Circulaire du 10 avril 1995 relative à l'exploitation et à la conservation des rapports administratifs

3. Présentation des rapports administratifs

Il est également avéré que nombre de travaux restent sans suite parce que leurs auteurs n'ont pas présenté de façon suffisamment opératoire leurs conclusions.
Aussi tout rapport administratif doit-il être assorti d'éléments de diagnostic et de recommandation précis, d'un résumé de ceux-ci, d'une table des matières détaillée et d'un index. Les mesures préconisées doivent être clairement identifiées et classées. Elles doivent être accompagnées de la détermination des moyens juridiques, budgétaires et administratifs à mobiliser et, dans toute la mesure du possible, de la présentation d'un bilan prévisionnel coût/avantages.
Il appartient également aux auteurs de respecter les recommandations relatives à la présentation des rapports formulées, à leur intention, par l'Afnor, à la demande du ministère de la recherche (1).

Paris, le 10 avril 1995.

1. Suites à donner aux travaux du Conseil d'Etat et du Médiateur de la République, ainsi que du comité central d'enquête sur le coût et le rendement des services publics, de la commission pour la simplification des formalités et des centres interministériels de renseignement administratif
L'administration doit tirer un meilleur profit des travaux réalisés par les organismes publics qui ont pour vocation, principale ou accessoire, de formuler des propositions concrètes en matière de réforme administrative et de modernisation de l'Etat.
C'est le cas du Conseil d'Etat et du Médiateur de la République, par leurs rapports annuels et leurs études. C'est aussi le cas du comité central d'enquête sur le coût et le rendement des services publics, de la commission pour la simplification des formalités et des centres interministériels de renseignement administratif.
Or, nombre de travaux de ces organismes sont aujourd'hui insuffisamment exploités, lorsqu'ils ne tombent pas simplement dans l'oubli. Seules les propositions du Médiateur de la République font l'objet d'une instruction interministérielle systématique dans le cadre de la procédure définie par la circulaire du 7 octobre 1986 citée en référence.
Aussi, ai-je décidé d'étendre cette procédure d'instruction, sous l'égide du ministre chargé de la réforme administrative, à l'ensemble des propositions, recommandations, études et rapports émanant des organismes précités.
Je vous demande donc de veiller à ce que vos services instruisent avec diligence ceux de ces travaux dont ils auront été destinataires et fassent connaître leurs observations à l'organisme qui a émis la proposition, au ministre chargé de la réforme administrative et au secrétaire général du Gouvernement.
Si la position ainsi exprimée ne lui apparaît pas satisfaisante et, en tout état de cause, lorsque la réforme préconisée intéresse plusieurs départements ministériels, le ministre chargé de la réforme administrative provoquera une réunion interministérielle d'instruction. Le secrétariat général du Gouvernement assurera le secrétariat de cette réunion, à laquelle participeront les correspondants ministériels du Médiateur de la République et de la commission pour la simplification des formalités, et un représentant de l'organisme auteur de la proposition. Il appartiendra au ministre chargé de la réforme administrative d'apprécier la suite à donner à la proposition ainsi instruite. S'il y a matière à une délibération interministérielle,
celle-ci sera prise selon la procédure classique d'une réunion présidée par un membre de mon cabinet.

2. Consultation et conservation des rapports administratifs

Si les travaux de ces organismes, mais aussi ceux réalisés par les assemblées parlementaires, par les administrations ou par les autres corps d'inspection et de contrôle, tombent dans l'oubli, c'est aussi bien souvent parce que leur conservation n'est pas assurée ou que leur accès est très difficile. Il en résulte notamment le risque que de nouveaux travaux soient entrepris dans l'ignorance des études antérieures sur le même sujet.
C'est justement pour répertorier et faire connaître les résultats des travaux antérieurs qu'a été conçue la banque d'information politique et d'actualité de la Documentation française (B.I.P.A.), chargée de recenser et de diffuser les publications de l'administration française et, en particulier, les études et rapports réalisés ou demandés par les assemblées parlementaires, les grands corps de l'Etat et l'ensemble des administrations, qu'ils soient édités ou non.
Les documents sont analysés dans la banque de données Logos, qui peut être interrogée par abonnement sur le serveur Questel ou par l'intermédiaire d'un service téléphonique (40-15-72-77). Ils peuvent être communiqués à toutes les administrations qui le souhaitent.
Le degré d'exhaustivité de cette banque de données, qui comporte aujourd'hui près de 4 000 références, dépend cependant de la bonne volonté de chaque administration. La liste des ministères et principaux organismes dont les publications sont répertoriées dans Logos figure en annexe à la présente circulaire.
Je vous demande donc de donner instruction aux services placés sous votre autorité d'adresser désormais systématiquement un exemplaire de chaque rapport ou étude produit par eux à la direction de la Documentation française (banque d'information politique et d'actualité, 8, avenue de l'Opéra, 75001 Paris), à l'exception de ceux:
- qui, par leur contenu, ne concernent pas l'action administrative;
- ou dont l'intérêt ne justifierait pas un enregistrement;
- ou que vous jugez inopportun de rendre accessibles et dont la communication peut être refusée au public en vertu de l'article 6 de la loi no 78-793 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal.
Je vous engage également, avant de demander tout nouveau rapport ou étude,
de faire en sorte que vos services consultent cette banque de données, afin d'éviter de nouvelles recherches lorsque la simple consultation des travaux existants permet de résoudre ou tout au moins de mieux circonscrire un problème.
Cet effort de rationalisation de la conservation des rapports administratifs pour le compte de l'ensemble des administrations ne doit toutefois pas vous dispenser d'améliorer, si nécessaire, les conditions de conservation de ceux-ci dans vos propres services. La commission de coordination de la documentation administrative (C.C.D.A.) a entrepris depuis plusieurs années, en liaison avec la direction de la Documentation française, ainsi qu'avec un certain nombre d'administrations, un vaste effort de collecte, de signalisation et de conservation des rapports administratifs non publiés (<< littérature grise >>). Vous pourrez notamment vous reporter à son rapport d'activités 1994.

(1) Ces recommandations peuvent être obtenues soit auprès de la commission de coordination de la documentation administrative, 72, rue de Varenne, 75007 Paris, soit auprès de l'Afnor, tour Europe, Cedex 7, 92049 Paris - La Défense.






A N N E X E


LISTE DES PRINCIPAUX ORGANISMES


DONT LES PUBLICATIONS SONT DEPOUILLEES DANS LOGOS

Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie (A.D.E.M.E.).
Agence française de normalisation (Afnor).
Agence nationale de valorisation de la recherche (Anvar).
Agence nationale pour l'amélioration des conditions de travail (A.N.A.C.T.). Agence nationale pour l'emploi (A.N.P.E.).
Agence pour le développement des relations interculturelles (A.D.R.I.).
Assemblée nationale.
Assemblée permanente des chambres d'agriculture (A.P.C.A.).
Association pour la formation professionnelle des adultes (A.F.P.A.).
Association pour le développement et la diffusion de l'information militaire (A.D.D.I.M.).
Banque de France.
Bibliothèque de France.
Bureau d'informations et de prévisions économiques (B.I.P.E.).
Caisse des dépôts et consignations.
Caisse nationale de l'assurance maladie des travailleurs salariés (C.N.A.M.T.S.).
Caisse nationale des allocations familiales (C.N.A.F.).
Centre d'études des revenus et des coûts (C.E.R.C.).
Centre d'études de l'emploi.
Centre d'études et de recherches sur les qualifications (Cereq).
Centre de recherche pour l'étude et l'observation des conditions de vie (Credoc).
Centre de recherche, d'étude et de documentation en économie de la santé (C.R.E.D.E.S.).
Centre de recherches sociologiques sur le droit et les institutions pénales (C.E.S.D.I.P.).
Centre français du commerce extérieur (C.F.C.E.).
Centre national d'information et de documentation des femmes et des familles.
Centre national de documentation pédagogique (C.N.D.P.).
Centre national de la cinématographie.
Centre national du machinisme agricole, du génie rural, des eaux et des forêts (Cemagref).
Chambre de commerce et d'industrie de Paris (C.C.I.P.).
Comité national d'évaluation.
Commissariat à l'énergie atomique (C.E.A.).
Commissariat général du Plan.
Commission bancaire.
Commission de la sécurité des consommateurs.
Conseil économique et social.
Conseil national des transports.
Conseil national des villes et du développement social urbain.
Conseil national du sida.
Conseil supérieur de l'audiovisuel (C.S.A.).
Conseil supérieur de la navigation de plaisance et des sports nautiques.
Délégation à l'aménagement du territoire et à l'action régionale (D.A.T.A.R.).
Délégation interministérielle à l'insertion des jeunes.
Délégation interministérielle au revenu minimum d'insertion.
Direction de la comptabilité publique.
Direction des relations économiques extérieures.
Direction du livre et de la lecture.
Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (D.G.C.C.R.F.).
Direction générale des collectivités locales (D.G.C.L.).
Ecole nationale d'administration (E.N.A.).
Etat-major de l'armée de terre.
France Télécom.
Groupement d'intérêt public Reclus (G.I.P. Reclus).
Haut Comité de la santé publique.
Haut Comité Education-économie.
Haut Conseil de la population et de la famille.
Inspection générale des affaires sociales (I.G.A.S.).
Institut de protection et de sûreté nucléaire (I.P.S.N.).
Institut international d'administration publique (I.I.A.P.).
Institut national d'études démographiques (I.N.E.D.).
Institut national de l'environnement industriel et des risques (Ineris).
Institut national de la consommation (I.N.C.).
Institut national de la santé et de la recherche médicale (I.N.S.E.R.M.).
Institut national de la statistique et des études économiques (I.N.S.E.E.). Institut national de recherche et de sécurité (I.N.R.S.).
La Documentation française.
La Poste.
Météo France.
Ministère de l'agriculture et de la pêche.
Ministère de l'économie.
Ministère de l'éducation nationale.
Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche.
Ministère de l'environnement.
Ministère de l'industrie, des postes et télécommunications et du commerce extérieur.
Ministère de l'intérieur et de l'aménagement du territoire.
Ministère de la communication.
Ministère de la coopération.
Ministère de la culture et de la francophonie.
Ministère de la fonction publique.
Ministère de la justice.
Ministère de la santé.
Ministère des affaires étrangères.
Ministère des affaires sociales, de la santé et de la ville.
Ministère des entreprises et du développement économique chargé des P.M.E., du commerce et de l'artisanat.
Ministère du budget.
Ministère du logement.
Ministère du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle.
Mission interministérielle Recherche expérimentation (M.I.R.E.).
Observatoire économique et statistique des transports (O.E.S.T.).
Office des migrations internationales (O.M.I.).
Office national d'information sur les enseignements et les professions (O.N.I.S.E.P.).
Office national des forêts (O.N.F.).
Premier ministre.
Sénat.
Service d'information et de diffusion du Premier ministre.
Service d'information et de relations publiques des armées (S.I.R.P.A.).

EDOUARD BALLADUR