Circulaire du 12 avril 1995 relative à la modernisation des procédures financières au service de la déconcentration (Nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'État)

Définition d'un instrument de gestion commun aux ordonnateurs et aux comptables en vue de faciliter et d'accélérer la présentation et le contrôle des dossiers d'ordonnancement
Clarification des échanges et harmonisation des procédures impliquent une aide à la gestion dans l'exécution de la dépense de l'Etat, objectif auquel concourt la nomenclature des pièces justificatives. Sa dimension pédagogique contribuera en outre à une meilleure connaissance des règles applicables,
gage d'une plus grande efficacité dans l'exécution et le contrôle de la dépense publique.

2. La généralisation

Le bilan de l'expérimentation permet aujourd'hui d'assurer la généralisation de cette nomenclature.
La nomenclature se veut un facteur de souplesse dans la gestion des dossiers. A terme, les pièces recensées dans ce document doivent constituer la norme dans la majorité des échanges entre ordonnateurs et comptables de l'Etat en conservant un caractère indicatif:
- le comptable peut, sous sa responsabilité, accepter la non-production de certaines pièces, dès lors qu'il estime que la régularité substantielle de l'opération est assurée par ailleurs;
- pour certains dossiers particuliers ou spécifiques, le comptable, après concertation avec l'ordonnateur, peut accepter d'autres pièces.
C'est pourquoi l'utilisation de la nomenclature doit être décidée en concertation entre le comptable et les ordonnateurs.
A cette fin, des réunions de présentation seront organisées par les trésoriers-payeurs généraux au profit des ordonnateurs assignés sur leur caisse, afin de définir les conditions de sa mise en oeuvre.
Par ailleurs, comme dans le cadre expérimental, toute proposition de simplification, de modification, d'ajout ou de suppression peut être formulée par les ordonnateurs et les comptables. A cette fin, un modèle de fiche de proposition d'aménagement est diffusé avec la nomenclature en vue d'une mise à jour périodique après transmission et validation par la direction de la comptabilité publique (bureau C 3).
La nomenclature proprement dite sera mise à disposition des services sous forme d'un classeur à feuillets mobiles. Il sera possible de se procurer d'autres exemplaires ultérieurement auprès de l'Imprimerie nationale.
Toute difficulté rencontrée dans la mise en oeuvre de ce dispositif devra immédiatement être portée à la connaissance du bureau C 3 de la direction de la comptabilité publique.

Clarification des échanges entre ordonnateurs et comptables

Une nomenclature des pièces justificatives, élaborée par nature de dépenses, constitue un cadre de référence commun et permet de faciliter la préparation des dossiers d'ordonnancement par les ordonnateurs. Ce cadre commun est porteur d'une amélioration qualitative de la présentation des dossiers et d'accélération de leur traitement en vue d'un règlement rapide des dépenses.

Le Premier ministre a approuvé, par circulaire du 13 juillet 1994 publiée au Journal officiel du 28 juillet 1994, un ensemble de mesures visant à adapter les procédures financières aux nouvelles réalités de la déconcentration.
Au nombre de ces mesures figure la mise en place, à titre définitif, de la Nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'Etat, expérimentée en 1992.
La présente circulaire a pour objet d'en préciser les modalités pratiques de mise en oeuvre après prise en compte des observations formulées au cours de l'expérimentation.


I. - Le principe d'une nomenclature

Le principe d'une nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'Etat a été arrêté pour satisfaire à trois objectifs:

Harmonisation des règles de paiement de la dépense de l'Etat

Une des observations fréquemment formulées par les ordonnateurs porte sur la diversité des justifications exigées par les comptables pour une dépense de même nature. Ce constat ne traduit pas obligatoirement une critique, mais il met en relief de la part des ordonnateurs une demande de procédures homogènes en vue de mieux comprendre le contrôle des comptables. L'harmonisation est donc susceptible de faciliter l'exercice de ces contrôles.

II. - La mise en place de la nomenclature


1. Une démarche expérimentale

C'est dans l'esprit qui vient d'être rappelé que le projet de nomenclature, élaboré en large association avec des ordonnateurs principaux, des ordonnateurs secondaires et des trésoriers-payeurs généraux, a été diffusé à titre expérimental par les lettres C.D. 821 et 822 du 24 février 1992.
Cette nomenclature comprenait la quasi-totalité des dépenses de l'Etat, à l'exclusion de celles spécifiques aux administrations centrales, celles exécutées à l'étranger ainsi que les dépenses militaires qui obéissent à des procédures d'exécution particulière. Ne figuraient pas les frais de déplacement pour lesquels la circulaire du 6 novembre 1990 précisait les justifications à fournir.
Comme ils y étaient invités, les ordonnateurs et les comptables, selon une démarche fondée sur la concertation, ont formulé plus de deux cent cinquante propositions d'aménagement, de simplification et de compléments. Après examen approfondi, la majeure partie de ces propositions a été finalement retenue et intégrée à la nouvelle version.
Il s'agit, pour la plupart, de propositions relatives aux rémunérations,
accessoires et indemnités qui tendent à simplifier, voire supprimer, la production d'un certain nombre de documents sans que les contrôles incombant aux comptables en soient pour autant affaiblis.
Par ailleurs, la nouvelle version intègre les justificatifs à produire en matière de frais de déplacement. De même, une rubrique spécifique est créée pour les paiements sur facture.

NICOLAS SARKOZY