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Déliberation - 23. Renouvellement de la Convention de Mandat Entre Loffice de Tourisme et le Musee md js
Document publié le Mardi 20 juin 2023 par la commune de Bernay.
Lien du pdf (Déliberation - 23. Renouvellement de la Convention de Mandat Entre Loffice de Tourisme et le Musee md js)
Thèmes du document : Tourisme, Union Européenne, Histoire et mémoire,
1
DELIBERATION DU CONSEIL MUNICIPAL
Séance du 20 JUIN 2023
Délibération n° 55-2023 Votants pour : 28
Rapporteur : Laurence BEATRIX Votants contre : 0
Abstentions : 0
L’an deux-mille-vingt-trois, le vingt-juin, à dix-huit heures trente, les membres du
conseil municipal se sont réunis à l’Hôtel de ville, sous la présidence de Marie-Lyne
VAGNER, Maire.
Présents : Marie-Lyne VAGNER, Sara FERAUD, Mickael PEREIRA, Louis CHOAIN, Sabrina BECHET, Pascal
SEJOURNE, Frédérique PARIS, Pierre JALET, Laure BONMARTEL, Jocelyn COUASNON, Valérie DIOT, Thierry
JOSSE, Laurence BEATRIX, Thérèse FICHET, Ulrich SCHLUMBERGER, Pascal GRIHAULT, Sébastien LERAT,
Claire PITETTE, Sandrine BOZEC, Pascal DIDTSCH, Simon JARAIE
Pouvoirs : Pierre BIBET à Marie-Lyne VAGNER, Julien LEFEVRE à Sara FERAUD, Julien VARANGLE à Mickael
PEREIRA, Camille DAEL à Louis CHOAIN, Françoise ROUTIER à Sabrina BECHET, Régis ROUSSEL à Thierry
JOSSE, Chantal HERVIEU à Laure BONMARTEL
Absents : Guillaume WIENER, Hugues CANTEL, Justine PIQUOT, François VANFLETEREN, Antonin PLANCHETTE
Date de la convocation : 14 juin 2023
Secrétaire de séance : Mickael PEREIRA
Objet :
APPROBATION DE LA CONVENTION DE MANDAT 2024 RENOUVELANT LE PARTENARIAT
POUR L'ACCUEIL DE GROUPES ENTRE LE MUSEE DES BEAUX-ARTS DE LA VILLE DE BERNAY
ET L'OFFICE DE TOURISME BERNAY TERRES DE NORMANDIE
Exposé des motifs :
Depuis 2020, une convention de mandat annuelle entre le service Commercial de l’Office de Tourisme Bernay Terres de Normandie d’une part, et le musée des Beaux-arts de la Ville de Bernay en lien avec le service du Patrimoine en charge du label Ville d’art et d’histoire d’autre part, organise les accords commerciaux entre les deux entités afin de permettre la mise en marché de prestations pour le public touristique.
La convention renouvelle en 2024 les prestations proposées par le musée des Beaux-arts en collaboration avec le service du Patrimoine :
- Une visite guidée de la ville et son patrimoine accompagnée d'un guide conférencier ou d'un médiateur culturel,
- Une visite guidée du musée des Beaux-arts accompagnée d'un guide conférencier ou d'un médiateur culturel.
La convention 2024 modifie les tarifs de ces prestations en accord avec la nouvelle politique tarifaire de la Ville de Bernay, à savoir :
- 120 € la visite d’1h30 en semaine avec un guide conférencier ou médiateur culturel, - 150 € la visite d’1h30 les weekends et jours fériés avec un guide conférencier ou médiateur culturel.
Il est demandé aux membres du Conseil municipal de renouveler la convention de mandat entre le musée des Beaux-arts et l’Office de Tourisme pour l’année 2024. 2
Délibération :
Vu le Code général des collectivités territoriales,
Vu la convention de mandat ci-annexée,
Après en avoir délibéré, le conseil municipal décide à l’unanimité d’autoriser Madame le Maire à
signer la présente convention de mandat, ainsi que ses éventuels avenants, établie pour une
période d'un an.
Pour copie certifiée conforme 3
ANNEXE : CONVENTION DE MANDAT 2024 4
Il est établi une convention de mandat entre les soussignés :
D’une part :
Le SERVICE COMMERCIAL DE L’OFFICE DE TOURISME BERNAY TERRES DE NORMANDIE
29, RUE THIERS – 27300 BERNAY
Tél : 02 32 44 05 79
Email : groupes@bernaynormandie.fr
Immatriculé au registre des opérateurs de voyages et de séjours sous le n°IM027200001
Et d’autre part :
MUSEE DES BEAUX-ARTS
Représenté par Barbara AUGER
Place de la République
27300 BERNAY
TEL : 02 32 46 63 23
EMAIL : musee@bernay27.fr
Siret :
..........................................................................................................................................................................
Convention Mandat
GROUPES 2024 5
PREAMBULE
L’Office de Tourisme Bernay Terres de Normandie assure de manière non exhaustive la production
et la commercialisation de produits touristiques à destination des groupes sur son territoire
de compétences. A ce titre, il est titulaire d’une immatriculation au registre des opérateurs de
voyage et de Séjours numéro IM027200001 conformément à l’article L211-148 du code du
tourisme.
ARTICLE I – OBJET
Le Service Commercial de l’Office de Tourisme Bernay Terres de Normandie est en charge de la production et la commercialisation de produits touristiques à destination des groupes sur son territoire Bernay Terres de Normandie.
La convention de mandat groupes a pour objet de définir les accords commerciaux entre le Service Commercial de l’Office de Tourisme Bernay Terres de Normandie et le prestataire, afin de permettre la mise en marché de la prestation de celui-ci.
ARTICLE II – PRESTATION ET TARIF
Le prestataire s’engage à fournir la prestation suivante au tarif suivant (préciser s’il s’agit d’un tarif par personne ou d’un prix forfaitaire par groupe).
Cocher s’il s’agit d’un tarif :
Tarif préférentiel net accordé au Service Commercial (tarif pour les groupes, celui-ci doit être inférieur à celui proposé au grand public)
Tarif TTC brut dont une commission de 20 % à déduire de ce tarif brut est accordée au Service Commercial (tarif grand public sur lequel l’office de tourisme prend une commission de 20 %)
DETAIL DE LA (DES) PRESTATION(S) :
Pour les établissements accueillants séminaires, activités et autres prestations destinées aux entreprises, veuillez détailler l’intégralité des prestations que vous souhaitez proposer (exemple : café d’accueil, demi-journée, journée, déjeuner, salles, hébergement, animations...)
Prestation Durée Tarifs Nombre de
personne
minimum et
maximum
pour un
groupe
Nombre
d’enfant
minimum et
maximum
pour un
groupe
scolaire
Nombre
d’adulte
minimum et
maximum
pour un
groupe
scolaire
EXEMPLE
Visite guidée 1h
5€
x Par personne
Forfait
20 à 50 20 à 30
Barrer cette case si
vous n’êtes pas
concerné
2 à 8
Barrer cette case si
vous n’êtes pas
concerné
Visite guidée
de Bernay
1h30 120 € en
semaine
150 € les
weekends et
jours fériés
10 à 30 6
Par
personne
Forfait
Visite guidée
du musée des
Beaux-Arts
1h 120 € en
semaine
150 € les
weekends et
jours fériés
Par
personne
Forfait
10 à 30
Visite guidée
de l’abbatiale
1h 120 € en
semaine
150 € les
weekends et
jours fériés
Par
personne
Forfait
10 à 50
Etes-vous équipés de toilettes ? Oui Non
Si oui combien ?
4 toilettes à la salle des fêtes
Le site est-il adapté aux personnes : se déplaçant avec une canne en fauteuil roulant
Fauteuils roulants : uniquement rez-de-chaussée du musée, se renseigner.
Sur demande du Service Commercial de l’Office de Tourisme de Bernay Terres de Normandie, il pourra être convenu d’une prestation particulière à un tarif défini.
Les prix de vente proposés par le prestataire à sa clientèle en direct ne peuvent être inférieurs à ceux convenus avec le Service Commercial de l’Office de Tourisme de Bernay Terres de Normandie.
En cas de modification du taux de TVA ces tarifs pourront être ajustés par accord entre le prestataire et le Service Commercial de l’Office de Tourisme de Bernay Terres de Normandie.
Gratuités accordées : 1 gratuité par tranche de 20 personnes payantes (attribuées aux chauffeurs, accompagnateurs, participants...)
Gratuités supplémentaires :
...................................................................................................................................
ARTICLE III – VALIDITE
Etablis d’un commun accord entre les deux parties, les prestations et tarifs sont définis pour toute la durée du mandat, soit jusqu’au 31 décembre 2024.
Validité : 2024, sur réservation préalable, tous les jours sauf :
Lundi, samedi matin et dimanche matin.
Préciser aussi les horaires et jours d’ouverture : (exemple : 8h-12h et 14h-18h)
Ouvertures du musée des Beaux-arts et de l’abbatiale, du mardi au dimanche de 14h à 18h. 7
Période de fermeture annuelle : (exemple : fermé du 30 septembre au 28 février de l’année suivante)
Du 1e novembre au 1e mai : ouvert uniquement aux publics scolaires et sur réservation de groupes
Pour les sites, préférence pour les visites : le matin l’après-midi pas de préférence ..................................................................................................................................................................................................................................
ARTICLE IV – PROCÉDURE D’OPTION / RÉSERVATION
- A la demande du client, le Service Commercial de l’Office de Tourisme de Bernay Terres de Normandie interroge le prestataire sur sa disponibilité et pose une option par email. Le prestataire valide la prise d’option par retour du document en mentionnant son « Bon pour accord » et signature.
- A la confirmation (ou annulation de l’option) du client, le Service Commercial de l’Office de Tourisme de Bernay Terres de Normandie en informe le prestataire par email. Le prestataire valide la confirmation de réservation par retour du document en mentionnant son « Bon pour accord » et signature.
-Aucune option ou réservation ne pourra être annulée par le prestataire sans l’accord du Service Commercial de l’Office de Tourisme de Bernay Terres de Normandie
- Le nombre de participants sera ensuite confirmé au prestataire par le Service Commercial de l’Office de Tourisme de Bernay Terres de Normandie dès qu’il lui sera communiqué par le client (sous réserve de modification jusqu’au jour de la réservation).
ARTICLE V – ANNULATION
En cas d’annulation du fait du client, le prestataire en sera immédiatement informé par le Service Commercial de l’Office de Tourisme Bernay Terres de Normandie.
En cas d’annulation tardive, des frais de dédommagement pourront être versés dans la limite des sommes encaissées à cet effet par le Service Commercial de l’Office de Tourisme Bernay Terres de Normandie et définies dans les conditions générales et particulières de vente.
ARTICLE VI – FACTURE ET RÈGLEMENT
Le prestataire s’engage à adresser sa facture via Chorus Pro au Service Commercial de l’Office de Tourisme Bernay Terres de Normandie accompagné du Bon d’Echange remis par le client, et ce dans un délai de 10 jours après la réalisation de la prestation.
Le règlement sera effectué par virement du Trésor Public dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception de la facture.
Merci de joindre un RIB.
ARTICLE VII – OBLIGATIONS DU SERVICE GROUPES / LOISIRS ACCUEIL DE L'EURE
Le Service Commercial de l’Office de Tourisme Bernay Terres de Normandie s’engage à :
- respecter l’ensemble des articles de la convention de mandat 8
- assurer la promotion et la commercialisation des prestations convenues dans le cadre de produits touristiques à destination des groupes
- conseiller les prestataires sur leur prestation à destination des groupes - régler au prestataire le montant des prestations mentionnées à la réservation et réalisées.
Tout frais supplémentaire entraîné par une modification apportée par le client et non mentionnée par le Service Commercial de l’Office de Tourisme Bernay Terres de Normandie devra être réglé par le client directement au prestataire.
- se réserver le droit de refuser à tout moment toute prestation qui ne lui semblerait pas conforme aux souhaits et exigences de la clientèle, et ce dans le but de valoriser l’ensemble des prestations du territoire Bernay Terres de Normandie.
ARTICLE VIII – OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE
Le prestataire s’engage à :
- respecter l’ensemble des articles de la convention de mandat
- apporter une réponse rapide au Service Commercial de l’Office de Tourisme Bernay Terres de Normandie par mail
- assurer un accueil et une prestation de qualité, conforme à celle convenue avec le Service Commercial de l’Office de Tourisme Bernay Terres de Normandie
- informer le Service Commercial de l’Office de Tourisme Bernay Terres de Normandie de tout litige avec un client
- diriger en priorité les clients vers le Service Commercial de l’Office de Tourisme Bernay Terres de Normandie pour toute demande de « forfait »
- participer à la fidélisation de la clientèle sur le territoire Bernay Terres de Normandie
ARTICLE IX – DROIT DE CONTRÔLE DU SERVICE COMMERCIAL BERNAY TERRES DE NORMANDIE
Au vu de la responsabilité qu’il engage envers ses clients, le Service Commercial de l’Office de Tourisme Bernay Terres de Normandie est autorisé à effectuer tout contrôle qu’il jugera utile, à tout moment, concernant les prestations fournies par le prestataire.
ARTICLE X – LITIGE
En cas de litige portant sur l’exécution de la prestation et si le litige est imputable à l’une des parties, celle-ci s’engage à prendre en charge les conséquences financières occasionnées par ce litige : dédommagement du client, proposition d’une prestation de même nature, remboursement... Tout litige ne pouvant trouver d’accord amiable sera porté devant le Tribunal d’Evreux.
Etabli en deux exemplaires,
Le 21 juin 2023
Le Vice-président délégué à Le A
l’Office de Tourisme, Pour le prestataire,
aux appels à projets et (signature et qualité, précédées
Développement touristique de la mention « lu et approuvé »