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unknown - Communauté d'agglomération - Albigeois - 14659 473 Annexe delib 2017 033 Convention SM SDTpdf
Document publié le Dimanche 1 janvier 2017
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Thèmes du document : Travail et emploi, Industrie, Assurance,
CONVENTION RELATIVE A L’INTERVENTION DES SERVICES COMMUNS INFORMATIQUE, FINANCES ET RESSOURCES HUMAINES ENTRE :
LA COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION DE L’ALBIGEOIS,
LE SYNDICAT MIXTE DU SAUT DU TARN,
Envoyé en préfecture le 03/04/2017
Reçu en préfecture le 03/04/2017
Affiché le 03/04/2017
ID : 081-248100737-20170327-DEL2017_033-DE Projet cde convention relative à l’intervention des services communs informatique, finances et ressources-humaines 2/ 8
Préambule
La Communauté d’Agglomération de l’Albigeois s’est dotée au cours des exercices 2015 et 2016 de services fonctionnels communs auxquels peuvent adhérer toutes les collectivités membres.
La commune de SAINT-JUERY a souhaité rejoindre ces services communs :
1- Service Informatique : le 1er février 2015
2- Service Finances : le 1er octobre 2015
3- Service Ressources Humaines : le 1er Mai 2016
Outre les prérogatives dévolues à chaque commune, la ville de SAINT-JUERY assurait un appui technique au SYNDICAT MIXTE DU SAUT DU TARN, dont elle est membre (Etablissement Public à caractère administratif).
Cette structure comprend 4 agents et assume la gestion du musée du Saut du Tarn, pour l’organisation de ses missions avec la mise en place d’actions d’éducation culturelle et scientifique.
Ses faibles moyens humains ont conduit la ville de SAINT-JUERY à intervenir en soutien dans ses missions fonctionnelles.
SITUATION ANTERIEURE AUX SERVICES COMMUNS
INFORMATIQUE
L’agent de la ville de SAINT-JUERY intervenait sur le parc informatique du musée pour dépannages, mises à jour, entretien, conseils et expertises. (5 ordinateurs) Les logiciels utilisés par le musée du Saut du Tarn sont, outre les logiciels bureautiques, les logiciels CIRIL pour la comptabilité et la gestion des ressources humaines (logiciels acquis par la Communauté d’agglomération de l’Albigeois mis à disposition de ses Communes membres), un logiciel de caisse ainsi qu’un logiciel d’animation des maquettes du musée en partenariat avec le Lycée Rascol d’ALBI.
RESSOURCES HUMAINES
L’agent de la commune de SAINT-JUERY intervenait sur la gestion des carrières des personnels du musée. Elle établissait chaque mois, les salaires et chaque trimestre les déclarations des charges sociales. Le temps d’intervention est estimé à 4 heures de travail par mois.
FINANCES
Les missions assurées par le service Comptabilité-finances de la commune de SAINT-JUERY étaient de l’ordre du conseil, de l’expertise et de l’accompagnement aux éditions budgétaires puisqu’un agent du SYNDICAT MIXTE DU SAUT DU TARN assurait toutes les écritures courantes, sauf dans le cas d’une indisponibilité de cet agent. Le temps annuel d’intervention de ce service est estimé à 2 jours par an.
Envoyé en préfecture le 03/04/2017
Reçu en préfecture le 03/04/2017
Affiché le 03/04/2017
ID : 081-248100737-20170327-DEL2017_033-DE Projet cde convention relative à l’intervention des services communs informatique, finances et ressources-humaines 3/ 8
Entre
La communauté d’agglomération de l’Albigeois, représentée par monsieur Philippe BONNECARRERE, son président, dûment autorisé à cet effet par délibération du conseil de communauté n°
Ci-après désignée « l’agglomération »,
Et
Le Syndicat Mixte du Saut du Tarn, représenté par Mme Joëlle VILLENEUVE, sa présidente, dûment autorisée à cet effet par délibération du Comité Syndical N° en date du
Ci-après désigné « le syndicat »,
Vu :
Le Code général des collectivités territoriales (CGCT),
Les statuts de l’Agglomération,
L’avis du comité technique de l’Agglomération en date du 24 mars 2017,
Considérant :
La nécessité de déterminer les conditions d’intervention des services communs de la Communauté d’’agglomération de l’Albigeois auprès du Syndicat Mixte du Saut du Tarn, en vue de poser un cadre juridique et financier aux relations entre les deux collectivités signataires de la présente convention.
Envoyé en préfecture le 03/04/2017
Reçu en préfecture le 03/04/2017
Affiché le 03/04/2017
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Il est convenu ce qui suit :
Article 1 - Objet de la convention
Les collectivités signataires de la présente convention décident, compte tenu des besoins exprimés par le Syndicat Mixte du Saut du Tarn, que les agents des services communs de la Communauté d’Agglomération de l’Albigeois assureront un ensemble de prestations définies à l’article 2.
La présente convention a pour objet de préciser les modalités d’intervention des services communs pour le compte du Syndicat Mixte du Saut du Tarn, ainsi que leurs conséquences financières.
Article 2 - périmètre fonctionnel de la convention
2-1 compétence « informatique »
Les prestations assurées doivent permettre au Syndicat Mixte du Saut du Tarn d’exercer son activité quand elle nécessite :
- L’usage des technologies de l’informatique et de la communication électronique - D’organiser son système d’information, méthodes et procédures
Le Service Commun des Systèmes d’Information et des Réseaux peut ainsi être défini comme le service qui :
- assure un conseil stratégique auprès de la collectivité signataire pour la conduite de ses systèmes d’information,
- assure une expertise stratégique auprès de la collectivité signataire lorsque l’exercice de ses compétences nécessite la mise en œuvre d’outils relevant du domaine des TIC, - assure une assistance aux utilisateurs pour l’usage des outils relevant du domaine des TIC,
- assure la mise en œuvre et l’exploitation d’un réseau de communications électroniques lorsque la collectivité en dispose,
- assure la mise en œuvre et l’administration des matériels relevant du domaine des TIC de la collectivité signataire,
- assure la mise en œuvre et l’administration des logiciels et progiciels de la collectivité signataire,
- met en œuvre les conditions de sécurité des systèmes d’information,
Aux termes de la présente convention, est bénéficiaire du SCSIR la collectivité signataire. Les termes « services », « bénéficiaires », « usagers », « utilisateurs » dont il est fait usage dans la présente convention se réfèrent aux services et agents de la collectivité signataire.
Les conditions d'accès et d'utilisation du SCSIR sont régies par des règles communes.
2-2 compétence « ressources humaines »
Les missions assurées doivent permettre au Syndicat Mixte du Saut du Tarn d’exercer son activité quand elle nécessite :
- La mise à disposition du logiciel de gestion des ressources humaines CIRIL - La gestion des salaires : déclaration et édition des bulletins de paie, mandatement des salaires, mandatement des charges patronales, salariales, des arrêts de travail - La gestion de la carrière des agents et la protection sociale - L’aide et l’expertise du service commun ressources humaines
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Reçu en préfecture le 03/04/2017
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Aux termes de la présente convention, est bénéficiaire du Service Commun des Ressources Humaines la collectivité signataire. Les termes « services », « bénéficiaires », « usagers », « utilisateurs » dont il est fait usage dans la présente convention se réfèrent aux services et agents de la collectivité signataire.
Les conditions d'accès et d'utilisation du Service Commun des Ressources Humaines sont régies par des règles communes.
2-3 compétence « finances »
Les missions assurées doivent permettre au Syndicat Mixte du Saut du Tarn d’exercer son activité quand elle nécessite :
- La mise à disposition du logiciel de gestion de comptabilité CIRIL - La création et la modification des tiers
- La déclaration du FCTVA
- Les éditions des documents budgétaires
- L’aide et l’expertise lorsque cela est nécessaire
- Les opérations de fin d’exercice
- Le remplacement de l’agent chargé du mandatement au sein de la structure, en cas d’indisponibilité
Aux termes de la présente convention, est bénéficiaire du Service Commun des Finances la collectivité signataire. Les termes « services », « bénéficiaires », « usagers », « utilisateurs » dont il est fait usage dans la présente convention se réfèrent aux services et agents de la collectivité signataire.
Les conditions d'accès et d'utilisation du Service Commun des Finances sont régies par des règles communes.
Article 3 - La situation des agents des services communs
Les agents titulaires et non titulaires des services communs sont des agents de la Communauté d’agglomération de l’Albigeois.
Le service est géré par l’agglomération qui dispose de l’ensemble des prérogatives reconnues à l’autorité investie du pouvoir de nomination.
L’autorité hiérarchique des agents relevant du service commun est exercée par l’agglomération. Le chef du service commun organise le service et la répartition des tâches.
La présidente du syndicat mixte exprimera les besoins auprès des chefs de service concernés lesquels sont chargés d’organiser les interventions des équipes.
Les dommages susceptibles d’être causés dans le cadre de l’exécution des missions confiées par le bénéficiaire de la convention aux agents des services communs relèvent de sa responsabilité exclusive, dans le cadre des contrats d’assurance qu’il a souscrits à cet effet.
Envoyé en préfecture le 03/04/2017
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Article 4 – La gestion et le fonctionnement des services de la communauté d’agglomération de l’Albigeois
Fonctionnement du service Informatique :
En ce qui concerne le respect des règles de l’art : Le SCSIR reste garant du respect des règles de l’art en vigueur pour la mise en œuvre des systèmes d’information. Il préconise systématiquement à chaque collectivité des solutions visant à améliorer l’existant en ciblant les plus rationnelles ou celles qui offrent le plus de perspectives en termes de mutualisation.
En ce qui concerne le respect des règlementations : Le SCSIR reste garant d’une utilisation des données conforme aux textes de lois en vigueur, qu’il s’agisse de textes relatifs au traitement des données nominatives (CNIL), de textes relatifs au code de la propriété intellectuelle, de textes relatifs aux lois de confiance en l’économie numérique. La règlementation en vigueur s’applique à chaque collectivité signataire et chaque collectivité reste responsable du respect de celle-ci. La responsabilité personnelle des agents du SCSIR, lorsqu’elle est prévue par les textes, ne saurait être engagée en cas de non-respect des préconisations émises par le SCSIR.
En ce qui concerne la sécurité : Le SCSIR reste garant de la sécurité à mettre en œuvre pour la protection des systèmes d’information. S’il s’agit d’outils mutualisés il met directement en œuvre la sécurité nécessaire, s’il s’agit du système d’information propre à une collectivité signataire, il formalise les règles à mettre en œuvre et les communique à la collectivité qui choisit ou non de les adopter. Si une collectivité ne souhaite pas mettre en œuvre les règles de sécurité proposées par le SCSIR, celui-ci ne saurait être tenu pour responsable des carences constatées ultérieurement.
Bilan d’activité :
Le responsable du service commun doit dresser annuellement un état des actions menées pour la collectivité. Un tableau de suivi de l’activité est établi chaque année. Ce tableau est basé sur les temps de travail consacrés et la nature des activités respectivement effectuées pour le compte de l’entité.
Fonctionnement des services communs « ressources humaines » et « finances » :
Le responsable de chaque service est garant du respect des procédures et des nomenclatures mises en œuvre.
L’utilisation des logiciels « métiers » est autorisée à titre exceptionnel. Aucun paramètre ne devra subir de modification sans l’accord expresse des responsables des services ressources humaines, finances et informatique.
Article 5 - biens meubles, matériels, logiciels, contrats, conventions, abonnements
Logiciels :
Chaque collectivité demeure détentrice du droit d’usage des logiciels nécessaires à l’exécution de ses compétences propres.
L’agglomération peut mettre à disposition des logiciels ou matériels au profit du syndicat.
Envoyé en préfecture le 03/04/2017
Reçu en préfecture le 03/04/2017
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Contrats, conventions et abonnements :
En matière de systèmes d’information, chaque collectivité reste redevable des droits et obligations qu’elle a contractualisés avant la signature de la convention, et ceci jusqu’à leur terme.
Pour les projets relevant de la gestion des systèmes d’information qui seraient souhaités par une collectivité après signature de la convention et dont elle serait la seule bénéficiaire, le SCSIR intervient en appui technique et la collectivité reste redevable des droits et obligations contractualisés.
Article 6 – Modalités d’intervention
L’évaluation des charges liées aux missions des services communs a donné lieu à une retenue sur l’attribution de compensation de la commune de Saint-Juery lors de son adhésion. Aussi, l’exécution de la présente convention ne fera l’objet d’aucune compensation financière.
Service Informatique:
Un forfait de 20 heures peut être estimé par an et sera ajusté en fonction des heures réellement passées.
Service ressources humaines et finances :
La durée des prestations assurées par ces deux services est fixée respectivement à 6 jours par an pour le service Ressources Humaines et 2 jours par an pour le service des finances.
Le temps d’intervention pourra être revu en fonction de l’évolution des besoins.
Article 7 – assurances et responsabilités
Dans le cadre des missions dévolues aux services communs, le ou les fonctionnaires/agents agissent sous la responsabilité de l’Agglomération.
L’Agglomération dispose des assurances requises pour toutes les activités exercées par ses agents, ou par ceux qui sont mis à sa disposition, dans le cadre des missions qu’elle exerce.
Article 8 - Durée de la convention, dénonciation, modification
La présente convention est conclue pour une durée indéterminée.
Elle peut être résiliée unilatéralement à tout moment, par simple décision de l’exécutif de l’une ou de l’autre des parties signataires, agissant en vertu d’une délibération exécutoire, notifiée au moins trois mois avant la fin de l’exercice budgétaire en cours, pour une prise d’effet l’année suivante.
Toute modification apportée à la présente convention fera l’objet d’un avenant qui devra être approuvé par les parties dans les formes requises.
Envoyé en préfecture le 03/04/2017
Reçu en préfecture le 03/04/2017
Affiché le 03/04/2017
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Article 9 - litiges
Les parties s’engagent à rechercher, en cas de litige sur l’interprétation ou sur l’application de la convention, toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une instance juridictionnelle.
Sauf impossibilité juridique ou sauf urgence, les parties recourront en cas d’épuisement des voies internes de conciliation, à la mission de conciliation prévue par l’article L. 211-4 du Code de justice administrative.
Ce n’est qu’en cas d’échec de ces voies amiables de résolution que tout contentieux portant sur l’interprétation ou sur l’application de la présente convention devra être porté devant la juridiction compétente.
Article 10 - exécution
La présente convention sera transmise en Préfecture et notifiée aux services concernés ainsi qu’aux trésoriers et aux assureurs respectifs de la Communauté et du Syndicat Mixte du Saut du Tarn.
Fait à Saint-Juéry, en deux exemplaires originaux, le XXX
Le Président La Présidente du Syndicat Mixte du Saut de la Communauté d'Agglomération du Tarn, de l'Albigeois,
Philippe BONNECARRÈRE. Joëlle VILLENEUVE
Lexique :
Cloud : plateforme technique collaborative accessible via l’Internet.
SaaS : software as a service (logiciel installé sur plateforme distante plutôt que sur serveur local ou poste local).
Système d’information : on appelle système d’information, un ensemble organisé de ressources (matériels, logiciels, méthodes, procédures, données..) permettant à une collectivité de traiter et diffuser l’information utile à son fonctionnement.
Réseaux : sous-entendu de « communications électroniques » au sens de l’article L32-1,2,4 du code des postes et des communications électroniques.
TIC (Technologies de l’information et de la communication) : Au sens de l’information numérique et de la communication électronique, l’acronyme TIC regroupe les techniques (matériels, logiciels, méthodes et procédures) permettant aux utilisateurs de communiquer, d’accéder aux sources d’information, de produire, manipuler, stocker et transmettre l’information sous toutes ses formes.
Envoyé en préfecture le 03/04/2017
Reçu en préfecture le 03/04/2017
Affiché le 03/04/2017
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