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unknown - Communauté de communes - Vallée de l'Hérault - 3512 Trail Argelliers 2024 convention de partenariat
Document publié le Lundi 1 janvier 2024
Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Vallée de l'Hérault - 3512 Trail Argelliers 2024 convention de partenariat)
Thèmes du document : Investissement et développement économique, Sport, Consommateurs,
Republique Fram;:aise
Departement de l'Herault
COMMUNAUTE DE COMMUNESVALLEE DE L'HERAULT
DELIBERATION DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE - Reunion du : lundi 27 mai 2024
ORGANISATION DU TRAIL D'ARGELLIERS
SAMEDI I ER JUIN 2024.
Le Conseil communautaire de la Cornrnunaute de communes Vallee de l'Herault s'est reuni ce jour, lundi 27 mai 2024 a 18h00 en Salle du Conseil communautaire, sous la presidence de Monsieur Jean- Franc;:ois SOTO, President de la cornrnunaute de communes. La convocation a ete adressee le 16 mai 2024.
Etaient presents ou
representes
Procurations
M. [ean-Francois SOTO, M. Philippe SALA SC, Mme Nicole MORERE, M. Ronny PONCE, M. Pierre AMALOU,
M. Olivier SERVEL, Mme Christine DEBEAUCE, M. Jean-Claude CROS, Mme Josette CUTANDA, M. Jean-
Pierre PUGENS, M. Anthony GARCIA, Mme Veronique NEIL, M. Xavier PEYRAUD, M. Pascal DELIEUZE,
Mme Jocelyne KUZNIAK, M. David CABLAT, M. Jean-Pierre GABAUDAN, Mme Roxane MARC, M. Yannick
VERNIERES, Mme Chantal DUMAS, M. Henry MARTINEZ, Mme Christine SANCHEZ, M. Yves GUIRAUD,
Mme Monique GIBERT, Mme Marie-Fran~oise NACHEZ, M. [ose MARTINEZ, M. Jean-Marc ISURE, Mme
Marie-Helene SANCHEZ, M. Philippe LASSALVY, M. Marcel CHRISTOL, M. Christian VILOING, M. Thibaut
BARRAL, Mme Valerie BOUYSSOU, M. Claude CARCELLER, Mme Marie-Agnes SIBERTIN-BLA NC, Mme
Martine BONNET, M. Gregory BRO, M. Jean-Pierre BERTOLINI, Mme Florence QUINONERO, M. Daniel
JAUDON - M.Jean-Philippe MORESMAU suppleant de M. Robert SIEGEL, M. Bernard CAUMEIL suppleant
de M. Daniel REQUIRAND.
Mme Beatrice FERNANDO a Mme Martine BONNET, Mme Martine LA BEUR a Mme Christine
DEBEAUCE, M. Bernard GOUZIN a M. Christian VILOING, M. Jean-Luc DARMANIN a Mme Monique
GIBERT.
M. Nicolas ROUSSARD, M. Laurent ILLUMINATI.
Quorum :25 Presents : 42 Votants :46 Pour: 46 Contre: 0
Secreta,re de seance :MoriB-Helene SANCHEZ Abstent1on : 0 Ne prend pas part : 0
Agissant conformement aux dispositions du Code general des collectivites territoriales et en particulier ses articles L 5214-/ et suivants et L 5211-6 alinea I.
Agissant conformement aux dispositions de son reglement interieur.
VU le Code general des collectivites territoriales, en particulier ses articles L. 2311-7 et L.5211-36; VU l'arrete n°2023-I 0-DRCL-0518 du I 0 octobre 2023 ftxant les derniers statuts en vigueur de la Communaute de communes et notamment sa competence supplementaire en matiere de manifestations sportives et evenements en lien avec les activites de pleine nature, comprenant notamment le soutien ou co- organisation de manifestations sportives a caractere exceptionnel d'impact au minimum departemental ;
CONSIDERANT que ce trail comprend trois parcours adulte de 23, 13 et 5 km, avec 500 m de denivele positif, sur les commune d'Argelliers, la Boissiere et Montarnaud qui circule entre les sentiers sauvages,
CONSIDERANT que cette manifestation est organisee par l'association « Argelliers Trail », en partenariat avec l'Office de Tourisme lntercommunal, la municipalite d'Argelliers et la Communaute de communes Vallee de l'Herault (CCVH),
CONSIDERANT que cette premiere manifestation rassemblera cette annee environ 400 coureurs, CONSIDERANT que les engagements et prerogatives de chaque partie prenante a ce projet sont mentionnes dans une convention de partenariat quadripartite, signee par l'association « Argelliers Trail », l'Office de Tourisme lntercommunal, la municipalite d'Argelliers et la CCVH, CONSIDERANT que la CCVH s'engage pour cette manifestation, a:
Participer aux comites d'organisation et a la programmation generale de la manifestation.
Un accompagnement technique et administratif pour cette manifestation.
Promouvoir les valeurs du grand site de France et des Gorges de l'Herault.
Assurer un relai de communication pour promouvoir le Trail d'Argelliers
Mettre a disposition de l'organisateur des moyens logistiques dans la limite du parc de materiel disponible.
D'accorder une subvention de 1000€. Le Conseil communautaire de la Cornmunaute de communes Vallee de l'Herault, APRES EN AVOIR DELIBERE,
Le quorum etant atteint
DECIDE
a l'unanimite des suffrages exprimes, 46
- d'approuver les termes de la convention d'objectifs et de moyens ci-joint annexee a conclure pour le mois de juin 2024, avec l'association le Argelliers Trail,
- d'accorder en consequence le versement d'une subvention de 1000€, - d'autoriser Monsieur le President a signer ladite convention ainsi que toutes les pieces afferentes a ce dossier
Transmission au Representant de l'Etat
N° 3512
Publication le 28 mai 2024
Notification le
DELIBERATION CERTIFIEE EXECUTOIRE
Gignac, le 28 mai 2024
ldentifiant de l'acte : 034-243400694-20240527-l7 l 78-DE-l-l
Auteur de l'acte: [ean-Francois SOTO, President de la
Cornmunaute de communes Vallee de l'Herault
Le President de la communaute de communes
Jean-Franc;:ois SOTO
Secretaire de seance
Marie-Helene SANCHEZ Convention de partenariat pour l'organisation du « Trail
d'Argelliers » 1er edition - Samedi 1er Juin 2024
ENTRE:
L'association « Argelliers Trail », dont le sieqe social est situe 4 chemins des gratades 34380 Argelliers , represente par Bastien Amalou, agissant en qualite de President.
Ci-apres desiqnee par « L'ORGANISATEUR »
D'UNE PART
ET
La Communaute de Communes Vallee de l'Herault, dont le sieqe est situe 2 parc d'activites de Carnalce, 34150 Gignac, representee par Monsieur Jean-Francois SOTO, agissant en qualite de President,
L'Office du Tourisme lntercommunal Saint-Guilhem-le-Desert/Vallee de l'Herault, situe 3 Parc d'Activites de Camalce, 34150 Gignac, represente par Monsieur Claude CARCELLER agissant en qualite de President
Ci-apres designes par « LES PARTENAIRES »
D'AUTRE PART,
Expose
La Communaute de Communes Vallee de l'Herault et la commune d'Argelliers accueilleront la premiere edition du « Trail d'Argelliers » /e samedi 1er juin 2024.
Cette manifestation est ouverte a tous les coureurs afin de mettre en valeur la commune et la garrigue du territoire.
L'association « Argelliers Trail» a pour objet de :
• Proposer la creation d'evenement sportifs ouverts a tous.
• De valoriser le territoire avec la course a pieds.
• De proposer des animations lors de la manifestation.
La Communaute de communes Vallee de l'Herault, dans le cadre de sa competence en matiere d'equipements sportifs d'interet communautaire destines a la pratique des activites de pleine nature assure une valorisation et un developpement maitrise de ces activites.
En parallele de la gestion courante des equipements dedies aux sports de nature, la Communaute de communes Vallee de l'Herault soutient l'organisation d'evenements sportifs sur son territoire de competences afin de promouvoir la destination, et dynamiser le reseau local de pratiquants.
L'Office de Tourisme lntercommunal Saint-Guilhem-le-Desert - Vallee de l'Herault assure la promotion de la Vallee l'Herault et ceuvre quotidiennement pour le developpement et la qualification du tourisme sur cette destination.
L'organisation du « Trail d'Argelliers » repond a un objectif partage, a savoir le developpement sportif et la promotion de la Vallee de l'Herault.
1 3 parcours de differents niveaux de difficulte seront proposes a l'occasion de ce rassemblement sportif ouvert a tous : ·
• Un trail de 23 km, avec 500m de denivele positif sur les communes d'Argelliers, la Boissiere et Montarnaud.
• Le trail de 13km, avec 300m de denivele sur les commune d'Argelliers et la Boissiere. • Le trail de 5km, sur la commune d'Argelliers.
La presente convention a pour objet de definir les engagements de chaque partie dans ce projet d'organisation.
Ceci prealablement propose, les parties sont convenues de ce qui suit :
Article 1 - Objet de la convention
La presente convention a pour objet de definir le r6Ie de chacune des parties dans l'organisation du « Trail d'Argelliers » et les conditions dans lesquelles elles interviendront.
Article 2 - Groupe de travail
2.1 - Objet
Le groupe de travail est mis en place afin de coordonner l'intervention et les actions des differents signataires.
2.2 - Composition
Un a trois representants de chaque institution composent le groupe de travail.
2.3 - Fonctionnement
Le secretariat du groupe de travail (convocation, proposition de l'ordre du jour, compte-rendu) est assure par L'ORGANISATEUR. Le rythme des reunions du groupe de travail est mensuel sur convocation telephonique ou par mail. 11 devra s'assurer que la majorite des personnes puisse etre presente.
2.4 - Competence
Le groupe de travail est un organe technique de reflexion garant de la pertinence et de la qualite d'organisation du projet. 11 discute, rassemble et synthetise les propositions d'actions ; presente des recommandations sur les orientations en matiere d'organisation, d'animation et d'accueil.
Article 3 - Description du projet
3.1 - Objectifs
• Promouvoir la pratique du trail, de la randonnee pedestre pour le grand public et les competiteurs, • Promouvoir la Vallee de l'Herault en tant que territoire de pratique des sports de nature, • lnciter au respect des valeurs du Grand Site de France « Gorges de l'Herault ».
2 3.2 - Publics vises
• les pratiquants de trail et de la randonnee pedestre de l'Herault et des departernents voisins desirant partager un moment sportif et convivial, et decouvrir les espaces naturels du Grand Site de France « Gorges de l'Herault » et plus largement de la Vallee de l'Herault. • la population locale, et notamment le public familial, qui pourra venir vivre un evenernent original en parcourant notamment le parcours familial.
3.3 - Contenu du projet
Le projet mobilise les cornpetences respectives de L'ORGANISATEUR et des PARTENAIRES sur les thematiques d'accueil, d'animation, d'organisation des activites de pleine nature, de communication, de promotion et de valorisation du territoire.
Organisation generale :
Le samedi 1er juin 2024 sont prevus :
• L'installation d'un village de depart permettant la gestion des inscriptions, du car podium d'Herault Sport et la coordination generale de la manifestation. 11 pourra egalement accueillir divers exposants (vendeurs de materiel outdoor, producteurs locaux, exposants associatifs ... );
• L'organisation de trois parcours de trail en boucles de 5kms, 13kms et 23 kms, au depart du village d'Argelliers.
3.4 - Responsabilite environnementale
La Communaute de communes Vallee de l'Herault (CCVH) et de l'Office de Tourisme Saint-Guilhem-le- Desert - Vallee de l'Herault ont adopte une « Charte des manifestations durables et ecoresponsables », mise a disposition des organisateurs d'evenements souhaitant mettre en ceuvre une demarche de developpement durable, coherente avec la politique et l'engagement de la collectivite dans le projet de territoire « Vallee 3D ».
Cette charte des bonnes pratiques s'adresse a tous les organisateurs d'evenements et a pour objectif de les aider a mieux integrer leur manifestation sur ce territoire, en promouvant une pratique durable et respectueuse des sites et du patrimoine naturel et paysager aupres de l'equipe d'organisation, et des participants a la manifestation.
Les principaux objectifs de la charte sont :
• PRESERVATION des sites naturels, du patrimoine et des paysages. • FAVORISER LE CIRCUIT COURT et promouvoir l'economie locale du territoire. • CREER UNE VERITABLE DYNAMIQUE CITOYENNE dans laquelle chaque participant de la manifestation pourra s'investir, qu'il soit benevole, sportif ou partenaire.
Et s'inscrivent dans les differentes actions des axes suivants :
AXE 1 : PROTEGER LES MILIEUX ET LES LIEUX
AXE 2 : REDUIRE LA PRODUCTION DE DECHETS
AXE 3: METTRE EN PLACE UNE COMMUNICATION RAISONNEE ET RESPONSABLE AXE 4 : LIMITER L'EMPREINTE CARBONE
AXE 5 : CONSOMMER LOCAL ET RESPONSABLE
AXE 6: FAVORISER LA COHESION SOCIALE ET LA SOLIDARITE AXE 7: HEBERGER EQUITABLE
En tant que signataire de la presente convention, L'ORGANISATEUR s'engage a mettre en ceuvre cette demarche et signer la Charte des manifestations durables et ecoresponsables.
3 Article 4 - Engagements des parties
4.1 - Association « Argelliers Trail »
En sa qualite d'ORGANISATEUR l'association « Argelliers Trail »:
•
•
•
coordonne et enterine les propositions du groupe de travail. La mise en ceuvre de ces propositions reste toutefois a son initiative.
fait son affaire de l'obtention de toutes les autorisations administratives necessaires a l'organisation de la manifestation dans son inteqralite ainsi que des assurances specifiques couvrant la responsabilite inherente aux manifestations se deroulant sur la voie publique, notamment l'assurance pour les participants occasionnels et les differentes animations proposees tout au long de la manifestation.
assure la promotion de l'evenernent a travers les moyens dont il dispose .
L'engagement de L'ORGANISATEUR porte egalement sur les points suivants :
Coordination et participation aux cornites d'organisation
Mise en ceuvre technique de ce projet d'organisation, en proposant plusieurs itineraires de differents niveaux de difficulte au depart d'Argelliers.
Mise en ceuvre logistique : signaletique, fournitures, ravitaillements ... Mise en ceuvre d'un dispositif de secours adapte aux besoins de l'organisation Mobilisation de benevoles pour les besoins de l'organisation
Promotion de l'evenement au sein de son reseau de contacts, et lors de ses deplacements sur des manifestations analogues.
4.2 - La Communaute de Communes Vallee de l'Herault
En sa qualite de PARTENAIRE, La Communaute de Communes Vallee de l'Herault prete son concours a la mise en ceuvre de ce projet sur les plans administratifs, techniques, et logistiques qui se deroulera le samedi 1er juin 2024.
L'implication de la Communaute de Communes Vallee de l'Herault s'articulera notamment autour des taches suivantes :
Participation aux comites d'organisation
Accompagnement pour la conception technique et administrative de cette manifestation, notamment dans le choix des itineraires empruntes a l'occasion de cette randonnee. S'assurer de la compatibilite de cette manifestation avec les enjeux des sites Natura 2000 qui seront traverses par les parcours.
Promouvoir les valeurs du Grand Site de France « Gorges de l'Herault » aupres du comite d'organisation et des participants.
Mise a disposition de materiel pour l'organisation de la manifestation
La Communaute de Communes de la Vallee de l'Herault s'engage en outre a soutenir materiellement et financierement l'association via une subvention de 1000€.
Le paiement de la prestation aura lieu a l'issue de l'evenement sur presentation du bilan et sous reserve de respect des dispositions prevues dans la presente convention. En cas d'annulation de l'evenement, la Communaute de communes se reserve le droit d'annuler tout ou partie du soutien financier prevu.
La Communaute de communes s'engage a accompagner L'ORGANISATEUR dans la demarche liee a la Charte des manifestations durables et ecoresponsables.
4 4.3 - L'Office du Tourisme lntercommunal St-Guilhem-le-Desert / Vallee de l'Herault
En sa qualite de PARTENAIRE L'Office du Tourisme Saint-Guilhem-le-Desert/Vallee de l'Herault prete son concours a la mise en ceuvre de ce projet en rnatiere de communication.
L'Office du Tourisme Saint-Guilhem-le-Desert/Vallee de l'Herault s'engage sur les points suivants :
Relayer ce projet d'organisation a travers ses differents outils de communication Diffuser l'information aupres de ses partenaires (OT du Pays, Pays, ADT, partenaires de l'OTI) Promouvoir cette manifestation aupres de ses partenaires locaux, en proposant une presence sur site, la fourniture de dotations pour le tirage au sort final, ou des remises pour l'achat d'un cadeau offert aux participants.
Article 5 - Communication
La communication sera deterrninee par un plan de communication, qui reprendra tout le programme de la manifestation.
L'ORGANISATEUR s'engage a:
•
•
faire apparaitre le soutien accorde par la Cornmunaute de communes Vallee de l'Herault dans l'ensemble de la communication liee a l'objet de la subvention, en particulier par l'apposition du logo de la collectivite sur ses supports de communication et, dans le cas d'un evenement, par l'installation sur site des materiels evenementiels (mats, banderoles ... ) fournis par la collectivite.
prendre contact, suffisamment en amont, avec le service communication de la communaute de communes pour obtenir de sa part les consignes d'utilisation du logo et des materiels evenementiels et lui faire valider les supports de communication avant parution.
Le plan de communication de la manifestation sera defini dans le cadre du comite d'organisation.
Le comite d'organisation porte une attention particuliere a l'utilisation d'outils de communication en ligne, principaux medias utilises aujourd'hui pour promouvoir l'evenementiel sportif.
Le plan de communication integre les taches suivantes :
Mise en page d'une affiche et d'un flyer : diffusion en ligne, et distribution sur d'autres manifestations en amont du « Trail d'Argelliers », en fonction des possibilites. L'utilisation de documents imprimes sera limitee au maximum au profit de la communication en ligne, afin de respecter les objectifs d'une manifestation ecoresponsable.
Mise a jour et animation du site internet et de la page Facebook de la manifestation, dans les objectifs suivants : informer et renseigner les participants, proposer un service d'inscription en ligne, proposer toutes les informations pratiques necessaires, administrer et gerer les donnees, favoriser les echanges et la production collaborative de contenus, et proposer des services transactionnels (inscription en ligne, vente de maillots ou autres prestations ... ).
Le choix des prestataires et la validation des differents documents (maquettes, BAT ... ) sera effectue par L'ORGANISATEUR.
5 Article 6 - Assurances et responsabilite
L'ORGANISATEUR de par sa qualite, est responsable de la securite des participants licencies ou non licencies, pendant la journee du samedi 1 er juin 2024.
A ce titre, L'ORGANISATEUR devra souscrire une assurance couvrant les participants au « Trail d'Argelliers » ainsi que les benevoles, au titre des dommages causes ou subis a l'occasion de cette manifestation.
L'ORGANISATEUR prendra toute mesure utile pour assurer la securite du public et des tiers lors de la manifestation, notamment par la mise en place d'un plan de secours approprie, et devra s'en garantir aupres d'une compagnie notoirement solvable.
LES PARTENAIRES declarent quant a eux etre d0ment assurees au titre de leur responsabilite civile afin de garantir tout dommage susceptible d'engager leur responsabilite.
Article 7 - Rapport d'activites
L'ORGANISATEUR devra transmettre aux PARTENAIRES, dans les trois mois qui suivent la realisation de l'evenernent, un rapport d'activites comprenant :
un bilan general de l'evenement
un bilan comptable de la manifestation
Article 8 : Recuperation et echange de donnees
L'ORGANISATEUR enregistre les informations nominatives des participants, sous reserve de leur accord, au moyen des fichiers d'inscriptions aux differentes epreuves et animations de la manifestation.
LES PARTENAIRES signataires de la presente convention sont autorises a recuperer et echanger ces informations nominatives afin d'en effectuer un traitement statistique et proceder a l'envoi de mailings d'information. La creation de cette base de donnees sera soumise a une declaration aupres de la CNIL.
Article 9 - Droit a l'image
Les organisateurs s'engagent a organiser le recueil des autorisations d'usage de leur image aupres des participants, afin de permettre sans risques juridiques les reclamations.
L'organisateur s'engage a demander aupres de chaque participant une autorisation de prise de vue au cours de l'evenement et d'utilisation par chacune des parties a la presente convention des images (photos, videos) ainsi obtenues, a travers le bulletin d'inscription ou tout document necessaire. Cette utilisation ne devra poursuivre aucun but commercial.
Article 10 - Partage des bases d'images
Conformement aux autorisations donnees, les differentes parties signataires s'engagent a partager toutes photos/videos qui pourraient etre realisees au cours de l'evenement, pour des besoins de communication.
6 Article 11 - lnscriptions
L'ORGANISATEUR s'engage a inteqrer sur le bulletin d'inscription les elernents suivants:
Reglement de la manifestation
Autorisation parentale pour les mineurs participants a la manifestation Conforrnement a l'article 9 susrnentionne ; les mentions :
o « J'autorise l'organisateur de la manifestation et ses partenaires institutionnels a utiliser les pnoios/videos prises sur l'evenement dans les aitterents outils de communication
assurant la promotion du territoire et des ectiviies de pleine nature » o « J'autorise l'organisateur a utiliser, ou communiquer mes coordonnees pour recevoir des informations relatives a cette manifestation »
Article 12 - Diffusion des supports de communication et affichage sauvage
L'ORGANISATEUR s'engage a respecter la reqlementation en vigueur relative a l'affichage, a la publicite et aux pre-enseiqnes, en evitant notamment l'affichage sauvage sur des supports inadaptes (type panneaux de siqnaletique routiere, abribus ... ).
Comme pour le balisage, L'ORGANISATEUR s'engage egalement a deposer les affiches et autres elernents de communication des la fin de la manifestation.
Tout manquement a cette reglementation constitue un motif de resiliation de plein droit de la presente convention.
Article 13 - L'eguilibre budgetaire
Le comite d'organisation sera particulierement attentif a l'equilibre budgetaire de la manifestation, dans un souci de perennisation de la manifestation. Les eventuelles recettes de billetterie contribueront au financement des projets de developpement de l'association.
Article 14 - Relation entre les parties
La presente convention ne confere aucun mandat et n'engendre aucun lien de subordination entre les parties. L'ORGANISATEUR assume la responsabilite de la manifestation.
Article 15 - Differend entre les parties
Les parties s'efforceront autant que faire se peut, de regler leurs differends a l'amiable pour tous les litiges relatifs a l'interpretation et a l'execution de la presente convention.
En cas de non reglement, les litiges releveront de la competence des tribunaux de droit commun de Montpellier.
En foi de quoi la presente convention a ete signee en trois exemplaires,
A Gignac, le .
Pour l'Association Pour la Communaute de Pour l'OTI « Argelliers Trail » Communes Vallee de l'Herault Saint Guilhem le Desert Le President Le President Le President
Bastien Amalou Jean-Franc;ois SOTO Claude CARCELLER
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