Déliberation - E.12122023.23 Mise en place du teletravail

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Déliberation - E.12122023.23 Mise en place du teletravail Document publié le Lundi 10 juin 1985 par la commune de Wallers. Lien du pdf (Déliberation - E.12122023.23 Mise en place du teletravail)Thèmes du document : Santé, Sécurité sociale, Cybersécurité, E.12122023.23

DEPARTEMENT

DU NORD

COMMUNE DE WALLERS ARENBERG

EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU

CONSEIL MUNICIPAL

----------------------------------

CONSEILLERS ELUS :

29

L’An Deux Mille Vingt-trois, le douze du mois de décembre, le Conseil Municipal de la Commune de WALLERS ARENBERG s’est réuni au lieu ordinaire de ses séances, sous la présidence de Monsieur Salvatore CASTIGLIONE, Maire, à la suite de la convocation qui lui a été faite cinq jours à l’avance, laquelle convocation a été affichée à la porte de l’Hôtel de Ville, conformément à la loi.

CONSEILLERS EN EXERCICE

29

Étaient présents (24) : Salvatore CASTIGLIONE, Maire, Cécile DEHOUCK, Tonino RUNCO, Magalie DUTRIEUX, Jean Pierre SELVEZ, Suzel JAWORSKI, Vincenza

CASTIGLIONE, Géry CATTIAU, Christophe DEHOUCK, Adjoints, Chantal SAEGERMAN, Jean-Pierre ABRAHAM, Marc STIEVENARD, Conseillers Municipaux Délégués, Marie- Pierre VARLEZ, Hermeline BOUTELIER, Armel BISIAUX, Bénédicte COTTEL, Emile LAURENT, Serge HARDY, Laurent STAQUET, Mathieu DECARPENTRY, Laurence SZYMONIAK, Catherine DEMEURISSE, Fabienne BENOIT, Dominique NICODEME, Conseillers Municipaux.

CONSEILLERS PRESENTS :

24

Étaient Excusés (4) : Yoann HOCHEDEZ (procuration à Marc STIEVENARD), Aurore DUSSART (procuration à Tonino RUNCO), Bernard CARON (procuration à Salvatore CASTIGLIONE), Cathy GOUPIL (procuration à Magalie DUTRIEUX).

Était Absent (1) : Marc BAUDRY.

Président de la séance : Salvatore CASTIGLIONE - Secrétaire de la séance : Marc STIEVENARD.

Date d’envoi de la convocation : 05/12/2023.

Objet : Mise en place du télétravail

Rapporteur : Salvatore CASTIGLIONE, Maire

Vu le Code Général de la Fonction Publique

Vu le décret n°85-603 du 10 juin 1985 relatif à l’hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu’à la médecine professionnelle et préventive dans la fonction publique ;

Vu le décret n°2016-151 du 11 février 2016 modifié relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature ;

Vu l’avis favorable du Comité Social Territorial en date du 29 novembre 2023 ;

La transformation numérique a, en quelques années, bouleversé nos modes de vie et produit des effets importants sur le monde du travail. Elle a un impact sur les formes, les conditions et l’organisation du travail et implique de nouveaux modes de production, de collaboration, de méthodes de pensée. Pour l’administration, l’enjeu n’est pas seulement de s’adapter ; c’est aussi d’en tirer pleinement parti tant pour moderniser ses modes de fonctionnement que pour proposer aux agents de meilleures conditions d’exercice de leurs fonctions.E.12122023.23

Considérant qu’en vertu de l’article 2 du décret n°2016-151 du 11 février 2016 modifié, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle les fonctions qui auraient pu être exercées par un agent dans les locaux où il est affecté sont réalisées hors de ces locaux en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Considérant qu’un agent qui exerce ses fonctions en télétravail ne doit pas être assimilé aux autres agents qui peuvent également être absents du bureau (au titre des congés, d’une autorisation de travail à temps partiel, d’une formation ou encore d’un congé maladie), car, contrairement à lui, ces derniers sont déchargés de toute obligation professionnelle.

Considérant que les agents exerçant leurs fonctions en télétravail bénéficient des mêmes droits et obligations que les agents exerçant sur leur lieu d'affectation ;

Considérant que la période d’expérimentation a permis de mettre en évidence l’efficience du travail réalisé sur des missions spécifiques mais nécessite de définir un cadre ;

Monsieur le maire propose à l’assemblée :

Article 1 : Eligibilité

L’autorité territoriale ou par délégation le chef de service apprécie la compatibilité de la demande avec la nature des activités exercées, l'intérêt du service et, lorsque le télétravail est organisé au domicile de l'agent, la conformité des installations aux spécifications techniques précisées par l'employeur.

Détermination des activités éligibles au télétravail :

• Rédaction de rapports, dossiers, notes, comptes rendus, procès-verbaux, actes administratifs, conventions, courriers, convocations, documents d’information et de communication, cahiers des charges… • Saisie et vérification de données (comptable, paies,…)

• Préparation de réunions, assemblée délibérante et représentative

• Mise à jour du site internet,

• Planification

Détermination des activités non-éligibles au télétravail :

• Maintenance et entretien des locaux, rendez-vous sur site ou à l’extérieur (réunions, ateliers, forums, concours…), interventions sur le terrain

• Accueil des usagers

• Activité qui nécessite la manipulation de documents sous format papier comportant des données confidentielles ne pouvant être transportées en dehors des locaux de l’employeur sans risques (rapports médicaux papier, bulletins de paie papier…)

Conditions matérielles requises

Le télétravailleur doit pouvoir disposer d’un espace de travail en adéquation avec ses besoins professionnels et respectant les garanties minimales d’ergonomie.

Il doit disposer d’une ligne internet en bon état de fonctionnement, suffisante pour ses besoins professionnels (possibilité d’effectuer un test de connectivité, ou de demander à l’agent de réaliser lui-même ce test et d’en fournir le résultat à la collectivité).

L’autorité territoriale se réserve le droit de refuser toutes demandes éligibles dans le cas où l’agent n’aurait pas la capacité de travailler en autonomie.

Article 2 : Locaux mis à disposition pour l’exercice du télétravail

Le télétravail a lieu exclusivement au domicile de l’agent.

Le télétravailleur exerce en principe ses fonctions seul à son domicile. Il ne doit pas être dérangé par des personnes étrangères à son activité professionnelle. Il ne peut ainsi avoir à surveiller ou s’occuper de l’entourage éventuellement présent.E.12122023.23

Ses interlocuteurs professionnels doivent pouvoir supposer que son environnement de travail est celui habituel, du bureau.

Article 3 : Les règles à respecter en matière de sécurité des systèmes d’information et de protection des données

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles et usages en vigueur dans la collectivité. Il doit se conformer à l'ensemble des règles en vigueur au sein de son service en matière de sécurité des systèmes d'information et en particulier aux règles relatives à la protection et à la confidentialité des données et des dossiers en les rendant inaccessibles aux tiers.

Seul l'agent visé par l'acte individuel peut utiliser le matériel mis à disposition par l'administration.

Les données à caractère personnel ne peuvent être recueillies et traitées que pour un usage déterminé et légitime, correspondant aux missions de la collectivité.

Le télétravailleur s’engage à réserver l’usage des outils informatiques mis à disposition par l’administration à un usage strictement professionnel.

Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, l’agent ne doit pas être amené à devoir imprimer des documents chez lui. Le télétravailleur devra donc anticiper la préparation de sa journée et privilégier les documents accessibles sur le réseau.

Article 4 : Les règles à respecter en matière de temps de travail, de sécurité et de protection de la santé

Temps de travail

L’agent en télétravail est soumis à la même durée du travail que les agents présents dans la collectivité.

La durée du travail respecte les garanties minimales prévues à l’article 3 du décret n° 2000-815 du 25 août 2000.

Par ailleurs, aucun télétravail ne doit en principe être accompli en horaires de nuit, le samedi, le dimanche ou un jour férié.

L’agent assurant ses fonctions en télétravail doit effectuer les mêmes horaires que ceux réalisés habituellement au sein de la collectivité. Il doit être joignable et disponible par mail et/ou par téléphone. L’agent n’est pas autorisé à quitter son lieu de télétravail pendant les plages horaires de présence obligatoire. Toutefois, durant la pause méridienne, l’agent n’étant plus à la disposition de son employeur, il est autorisé à quitter son lieu de télétravail.

Sécurité et protection de la santé

Le télétravailleur s’engage à respecter les dispositions légales et réglementaires en matière de santé et de sécurité au travail.

L’agent en télétravail bénéficie de la même couverture des risques que les autres agents travaillant sur site, dès lors que l’accident ou la maladie professionnelle est imputable au service.

Les agents travaillant à leur domicile sont couverts pour les accidents survenus à l’occasion de l’exécution des tâches confiées par l’employeur. Tout accident intervenant en dehors du lieu de télétravail pendant les heures normalement travaillées ne pourra donner lieu à une reconnaissance d'imputabilité au service. Le télétravailleur s’engage à déclarer tout accident survenu sur le lieu de télétravail. La procédure classique de traitement des accidents du travail sera ensuite observée.

L’agent télétravailleur bénéficie de la médecine préventive dans les mêmes conditions que l’ensemble des agents.

Le poste du télétravailleur fait l’objet d’une évaluation des risques professionnels au même titre que l’ensemble des postes de travail du service. Il doit répondre aux règles de sécurité et permettre un exercice optimal du travail.

Les risques liés au poste en télétravail sont pris en compte dans le document unique d’évaluation des risques.

L’agent télétravailleur doit exercer ses fonctions en télétravail dans de bonnes conditions d’ergonomie.E.12122023.23

Il alertera l’assistant de prévention, le cas échéant, sur les points de vigilance éventuels pouvant porter atteinte à terme à sa santé et sa sécurité dans son environnement de travail à domicile.

Article 5 : Les modalités de contrôle et de comptabilisation du temps de travail

L’agent doit remplir des formulaires d’auto-déclaration.

Article 6 : Télétravail temporaire

Une autorisation temporaire de télétravail peut être accordée en raison d'une situation exceptionnelle perturbant l'accès au service ou le travail sur site. Il sera comptabilisé sur le quota des jours flottants.

Un agent ne peut en aucun cas exercer ses fonctions en télétravail sans autorisation préalable de l’autorité hiérarchique.

Article 7 : Modalités et quotités autorisées

Modalités

L'autorisation de télétravail est délivrée pour un recours régulier au télétravail selon un planning défini à l’avance avec jour fixe. Il est également possible d’avoir recours à un volume de jours flottants pour répondre à un besoin ponctuel en fonction des missions et sous réserve de l’accord de l’autorité territoriale.

Les journées de télétravail sont réversibles si la présence de l’agent s’avère nécessaire.

Quotités

La quotité des fonctions pouvant être exercées en télétravail ne peut être supérieure à 1 jour par semaine. Le temps de présence sur le lieu d’affectation ne peut donc être inférieur à 4 jours

Il peut être dérogé à ces quotités :

- Pour une durée de six mois maximums, à la demande des agents dont l'état de santé, le handicap ou l'état de grossesse le justifient et après avis du service de médecine préventive ou du médecin du travail ; cette dérogation est renouvelable, après avis du service de médecine préventive ou du médecin du travail ;

- Lorsqu'une autorisation temporaire de télétravail a été demandée et accordée en raison d'une situation exceptionnelle perturbant l'accès au service ou le travail sur site

Article 8 : Les modalités de prise en charge, par l’employeur, des coûts découlant directement de l’exercice du télétravail

L’employeur prend en charge et met à la disposition des agents autorisés à exercer leurs fonctions en télétravail les outils de travail suivants (au minimum les outils nécessaires au travail à distance) :

• Ordinateur portable

• Téléphone professionnel

Le coût des abonnements (téléphone, internet, électricité) n’est pas pris en charge par l’employeur.

Dans le cas où la demande est formulée par un agent en situation de handicap, la collectivité mettra en œuvre sur le lieu de télétravail de l’agent les aménagements de poste nécessaires sous réserve que les charges consécutives à la mise en œuvre de ces mesures ne soient pas disproportionnées, notamment compte tenu des aides qui peuvent compenser, en tout ou partie, les dépenses engagées à ce titre et dans la limite de 1000 €.

Lorsqu'un agent demande l'utilisation des jours flottants de télétravail ou une autorisation temporaire de télétravail, il ne pourra être autorisé à utiliser son équipement informatique personnel.

Article 9 : Les modalités de formationE.12122023.23

Les agents concernés par le télétravail recevront une information de la collectivité, notamment par le service informatique afin d’accompagner les agents dans la bonne utilisation des équipements et outils nécessaires à l’exercice du télétravail.

Les personnels encadrants seront sensibilisés aux techniques de management des agents en télétravail. Ils sont régulièrement formés à l’utilisation des TIC (Technologies de l’Information et de la Communication).

Article 10 : Procédure

Demande

L'exercice des fonctions en télétravail est accordé sur demande écrite de l'agent. Celle-ci précise les modalités d'organisation souhaitées, notamment les jours de la semaine travaillés sous cette forme ainsi que le ou les lieux d'exercice.

Lorsque le télétravail est organisé au domicile de l’agent, une attestation de conformité des installations aux spécifications techniques est jointe à la demande. Cette attestation devra comporter les éléments suivants :

- Test de connectivité (en fonction des activités exercées par l’agent en télétravail)

- Attestation écrite de l’agent garantissant qu’il dispose d’un espace de travail en adéquation avec ses besoins professionnels et qui respecte les garanties minimales d’ergonomie.

L’agent doit informer son assureur qu’il télétravaille à son domicile. Il doit ainsi fournir une attestation de son assureur précisant qu’il a bien pris acte de cette information.

L’agent devra remplir l’auto-évaluation sur sa capacité à exercer ses fonctions en télétravail proposée par le guide de la DGAFP et figurant en annexe.

Réponse

L’autorité territoriale, sur avis du chef de service, apprécie la compatibilité de la demande avec la nature des activités exercées et l’intérêt du service.

Une réponse écrite est donnée à la demande de télétravail dans un délai d’un mois maximum à compter de la date de sa réception.

L'acte autorisant l'exercice des fonctions en télétravail mentionne :

- Les fonctions de l'agent exercées en télétravail ;

- Le lieu d'exercice en télétravail ;

- Les modalités de mise en œuvre du télétravail et, s'il y a lieu, sa durée, ainsi que les plages horaires durant lesquelles l'agent exerçant ses activités en télétravail est à la disposition de son employeur et peut être joint, par référence au cycle de travail de l'agent ;

- La date de prise d'effet de l'exercice des fonctions en télétravail ;

- Le cas échéant, la période d'adaptation et sa durée.

Lors de la notification de cet acte, le chef de service remet à l'agent intéressé :

- Un document d'information indiquant les conditions d'application à sa situation professionnelle de l'exercice des fonctions en télétravail, notamment :

• la nature et le fonctionnement des dispositifs de contrôle et de comptabilisation du temps de travail ; • la nature des équipements mis à disposition de l'agent exerçant ses activités en télétravail et leurs conditions d'installation et de restitution, les conditions d'utilisation, de renouvellement et de maintenance de ces équipements et de fourniture, par l'employeur, d'un service d'appui technique ;E.12122023.23

• une copie des règles prévues par la délibération et un document rappelant ses droits et obligations en matière de temps de travail et d'hygiène et de sécurité.

En cas de changement de fonctions, l'agent intéressé doit présenter une nouvelle demande.

Refus

Le refus opposé à une demande d'autorisation de télétravail ainsi que l'interruption du télétravail à l'initiative de l'administration doivent être motivés et précédés d'un entretien.

La commission administrative paritaire ou la commission consultative paritaire compétentes peuvent être saisies, par l'agent intéressé, du refus opposé à une demande initiale ou de renouvellement de télétravail formulée par lui pour l'exercice d'activités éligibles fixées par la délibération, ainsi que de l'interruption du télétravail à l'initiative de l'administration.

Ce refus peut également faire l’objet d’un recours contentieux devant le tribunal administratif dans un délai de deux mois à compter de sa notification.

Article 11 : Période d’adaptation et modalités d’arrêt du télétravail

L’autorisation comprendra une période d’adaptation de 3 mois maximum.

Il peut être mis fin à cette forme d'organisation du travail, à tout moment et par écrit, à l'initiative de l'administration ou de l'agent, moyennant un délai de prévenance de deux mois.

Dans le cas où il est mis fin à l'autorisation de télétravail à l'initiative de l'administration, le délai de prévenance peut être réduit en cas de nécessité du service dûment motivée. Pendant la période d'adaptation, ce délai est ramené à un mois.

Article 12 : Bilan annuel

Le télétravail fait l'objet d'un bilan annuel présenté au comité social territorial.

Article 13 : Date d’effet

Les dispositions de la présente délibération entreront en vigueur à partir du 1er janvier 2024.

Le Conseil Municipal, après avoir délibéré à l’unanimité des voix :

- APPROUVE la mise en place du télétravail ;

- ADOPTE les modalités de mise en œuvre telles que proposées ci-avant.

Au registre sont les signatures

Pour extrait conforme et certification du

caractère exécutoire de la présente délibération.

A Wallers Arenberg, le 12 décembre 2023

Le Maire,

Salvatore CASTIGLIONE