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Acte - documents copropriete
Document publié le Mercredi 1 janvier 2025 par la commune de Montsenelle.
Lien du pdf (Acte - documents copropriete)
Thèmes du document : Changement climatique, Logement, Budget,
COPROPRIÉTAIRES
L ’ADIL réunit l’État, les collectivités locales,
Action Logement, des organismes d’intérêt
général, des professionnels publics et privés
concourant au logement et des représentants
des usagers.
Agréée par l’État, l’ADIL s’appuie sur le centre
de ressources de l’ANIL (Agence nationale pour
l’information sur le logement) et vous offre un
conseil complet, neutre et gratuit sur toutes
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Les documents
de la
copropriété
Quels sont les documents
incontournables ?
À quoi servent-ils ?
ANIL - avril 2024
Un espace en ligne sécurisé doit être mis à
dispositions des copropriétaires et du conseil
syndical par le syndic professionnel.
Depuis le 1 er juillet 2020, la liste des documents
devant y figurer est encadrée.
bon
à savoir
Le Registre national des copropriétés * (RNC)
regroupe les informations financières et techniques
essentielles de chaque copropriété (nombre de lots,
nom du syndic...) et comporte certains documents
(carnet d’entretien, DTG, audit énergétique, DPE). Cette
démarche ainsi que les mises à jour sont réalisées par
le syndic.
LES DOCUMENTS PÉRIODIQUES
• L’appel des charges
- La note d’information sur les modalités de calcul des
charges de chauffage et de production d’eau chaude
sanitaire collectifs.
- L’évaluation de la consommation de chaleur et
de froid : dans les immeubles munis de compteurs
individuels d’énergie télérelevable.
• La convocation à l’AG : elle comporte l’ordre du
jour et les pièces justificatives obligatoires (cf. dépliant
« L’assemblée générale de copropriété ») ainsi qu’un
formulaire permettant de voter par correspondance.
Une fois par an, les copropriétaires sont convoqués en
AG et si besoin à des AG extraordinaires afin de prendre
les décisions nécessaires au bon fonctionnement de la
copropriété.
• Le procès-verbal de l’AG : il est tenu sur un registre
spécial par le syndic et adressé aux copropriétaires
absents et non représentés et ceux ayant voté contre
un ou plusieurs points de l’ordre du jour.
* L’inscription au RNC permet d’obtenir un numéro nécessaire à la
vente des lots et à l’obtention de subventions publiques (cf. dépliant
« Immatriculation des copropriétés »). Les documents de la copropriété permettent
de connaître la situation générale de l’immeuble
(description, budget annuel, état d’entretien...) et de
s’informer sur les règles applicables à la copropriété
en cas de projet de travaux dans son logement ou
sur les parties et équipements communs.
Ces documents sont détenus par le syndic et mis à la
disposition de tout copropriétaire.
LES DOCUMENTS SUR L ’ ORGANISATION
ET LE FONCTIONNEMENT DE LA
COPROPRIÉTÉ
Le règlement de copropriété et l’État descriptif de
division (EDD) sont établis au moment de la création
de la copropriété (construction de l’immeuble, division en
lots). Ils sont publiés au service de la publicité foncière,
tout comme leurs modifications ultérieures (cf. dépliant
« Le règlement de copropriété »).
Le règlement de copropriété détermine :
• les parties privatives (appartement, cave, parking...)
et les parties communes de l’immeuble (toiture, murs
porteurs...) ;
• la destination de ces parties (habitation, usage profes-
sionnel ou commercial) et leurs conditions d’utilisation
(interdiction d’exercer certaines activités commerciales ou
professionnelles...) ;
• les règles d’administration de la copropriété
(fonctionnement du conseil syndical, de l’assemblée générale...) ;
• les catégories de charges (générales et spéciales).
L’EDD précise, pour chaque lot de la copropriété, son
numéro d’identification, sa description et sa situation
(nombre de pièces, 2ème étage gauche...). Il peut être intégré
ou annexé au règlement de copropriété.
L’EDD fixe la quote-part des parties communes de
chaque lot (exprimée en millièmes ou en tantièmes).
Il détermine la répartition des charges ainsi que le
nombre de voix dont chaque copropriétaire dispose
en Assemblée générale (AG) (cf. dépliant « L’assemblée
générale de copropriété »)..
LES DOCUMENTS FINANCIERS ET
COMPTABLES
• L’état financier et le compte de gestion général de
la copropriété présentent de manière synthétique l’état
de la trésorerie de la copropriété, le montant de ses
créances, dettes, charges et recettes. Ces documents
comptables doivent être établis conformément à un
modèle type.
• Le budget de la copropriété comporte les dépenses
courantes et les travaux d’entretien. Il est établi de
manière prévisionnelle par le syndic avec l’appui du
conseil syndical pour l’année à venir. Ce budget est notifié
aux copropriétaires avec le comparatif du dernier budget
prévisionnel en vue de son adoption en AG. Le budget
est définitivement approuvé après l’exercice comptable.
La présentation du budget prévisionnel et du budget
définitif doivent être conformes à un modèle type.
• L’état daté est un document établi par le syndic à
l’occasion de la vente d’un lot de copropriété.
Il comporte les informations financières sur le lot cédé
(les sommes restant dues par le vendeur et celles qui lui
sont dues par la copropriété, les montants des impayés...).
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LES DOCUMENTS TECHNIQUES
• Le carnet d’entretien
Ce document répertorie les informations techniques sur
la maintenance et les travaux effectués dans l’immeuble.
Il mentionne l’adresse de l’immeuble, le nom du syndic,
les références des contrats d’assurance avec leur date
d’échéance. Il précise également l’année de réalisation de
travaux importants (réfection de la toiture, remplacement
de la chaudière ou de l’ascenseur...). Le carnet d’entretien
est établi et actualisé par le syndic. Il est mis à disposition
des copropriétaires.
• Les diagnostics et audits énergétiques
En plus des diagnostics réalisés sur le logement
lors de sa vente ou de sa location (constat de risque
d’exposition au plomb, diagnostic amiante, état relatif à
l’installation intérieure de gaz ou d’électricité...), certains
diagnostics sont obligatoires. Ces documents donnent
des informations sur la consommation énergétique du
logement et de la copropriété pour inciter les propriétaires
à envisager d’éventuels travaux pour la réduire. Un
Diagnostic de performance énergétique (DPE) ou un audit
doit être réalisé. La loi Climat et résilience du 22 août
2021 prévoit de soumettre progressivement toutes
les copropriétés dont le permis de construire a
été déposé avant le 1 er janvier 2013 à la réalisation
d’un DPE collectif. En conséquence, l’obligation pour
certaines copropriétés de réaliser un audit énergétique
est supprimée. Cette obligation est entrée en vigueur
selon le calendrier suivant :
En métropole :
- le 1 er janvier 2024 pour les copropriétés de plus de
200 lots (à usage de logement, bureau, commerce) ;
- le 1er janvier 2025 pour les copropriétés entre 50 et
200 lots ;
- le 1er janvier 2026 pour les copropriétés d’au plus
50 lots.
En Guadeloupe, Guyane, Martinique, à La Réunion
et à Mayotte, cette obligation entrera en vigueur le
1 er janvier 2028.
La réalisation d’un audit énergétique demeure
possible, si la copropriété le souhaite. Le DPE
collectif contient des recommandations visant à
améliorer ces performances et du montant des
dépenses théoriques.
• Le Diagnostic technique global (DTG) renseigne
les copropriétaires sur la situation générale de
l’immeuble et leur permet d’envisager d’éventuels
travaux. Il comporte la liste et le coût des travaux
nécessaires au cours des dix prochaines années afin
d’organiser leur réalisation. Les copropriétaires
décident en AG de faire réaliser un DTG pour
tout immeuble à destination partielle ou totale
d’habitation. Toute mise en copropriété d’un
immeuble construit depuis plus de 10 ans doit
également être précédée d’un DTG.
• Le Plan Pluriannuel de Travaux
Pour encourager les copropriétés à réaliser des
travaux de rénovation, les copropriétés de plus de
200 lots (à usage de logements, de bureaux ou de
commerces) doivent, depuis le 1er janvier 2023,
élaborer un projet de Plan pluriannuel de travaux
(PPT). Cette obligation est entrée en vigueur :
- le 1 er janvier 2024, pour les copropriétés
comprenant 51 à 200 lots ;
- le 1er janvier 2025, pour les copropriétés
comprenant moins de 51 lots.
Il comprend notamment une liste des travaux
nécessaires pour garder l’immeuble en bon état,
réaliser des économies d’énergie et réduire les
émissions de gaz à effet de serre. Il indique aussi une
estimation du niveau de performance énergétique
que ces travaux permettraient d’atteindre, une
estimation sommaire de leur coût, une proposition
d’échéancier dans les dix prochaines années, etc.
• La fiche synthétique est réalisée par le syndic et
regroupe les données financières et techniques
essentielles à la copropriété. Elle est mise à disposition
des copropriétaires (notamment, lors de la vente d’un lot
de copropriété).