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unknown - Communauté de communes - Vallée de l'Hérault - 1768 Soutien a lorganisation de la troisieme edition du Trail du Berger convention de partenaria Document publié le Mercredi 1 janvier 2025 Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Vallée de l'Hérault - 1768 Soutien a lorganisation de la troisieme edition du Trail du Berger convention de partenaria)Thèmes du document : Sport, Consommateurs, Investissement et développement économique, République Française

Département de l’Hérault

COMMUNAUTÉ DE COMMUNES VALLÉE DE L’HÉRAULT

~~~~~~

DÉLIBÉRATION DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE - Réunion du : lundi 24 septembre 2018

~~~~~~

SOUTIEN À L'ORGANISATION DE LA TROISIÈME ÉDITION DU "TRAIL DU BERGER" CONVENTION DE PARTENARIAT LIANT L’ASSOCIATION « AU DON DE SOI », L’OFFICE DE TOURISME INTERCOMMUNAL « SAINT-GUILHEM-LE-DÉSERT – VALLÉE DE L’HÉRAULT » ET LA COMMUNAUTÉ DE COMMUNES VALLÉE DE L’HÉRAULT.

Le Conseil communautaire de la Communauté de communes Vallée de l’Hérault s’est réuni ce jour, lundi 24 septembre 2018 à 18h00 à la Salle du Conseil Communautaire, sous la présidence de M. Louis VILLARET, Président de la communauté de communes.

Etaient présents ou

représentés :

M. Philippe SALASC, M. Georges PIERRUGUES, M. Michel SAINTPIERRE, M. René GOMEZ, Monsieur Claude CARCELLER, Mme Marie-Agnès VAILHE-SIBERTIN-BLANC, M. Louis VILLARET, Mme Martine BONNET, M. Jean-Pierre PECHIN, M. Jean-Pierre GABAUDAN, Mme Agnès CONSTANT, Monsieur Jean-Pierre BERTOLINI, Monsieur Olivier SERVEL, Madame Marie-Hélène SANCHEZ, Madame Isabelle ALIAGA, Mme Josette CUTANDA, Madame Véronique NEIL, Monsieur Jean-Claude CROS, Monsieur Christian VILOING, Monsieur Yannick VERNIERES, Monsieur Jean-François SOTO, Monsieur Marcel CHRISTOL, Monsieur David CABLAT, M. Pascal DELIEUZE, Mme Maria MENDES CHARLIER, Madame Annie LEROY, Monsieur José MARTINEZ, M. Bernard GOUZIN -M. Bernard CAUMEIL suppléant de M. Daniel REQUIRAND, M. Daniel JAUDON suppléant de M. Jacky GALABRUN, Monsieur Yves KOSKAS suppléant de Monsieur Stéphane SIMON

Procurations : Madame Roxane MARC Ã M. Jean-Pierre GABAUDAN, Monsieur Jean-Luc DARMANIN Ã Mme Agnès CONSTANT, Madame Béatrice FERNANDO Ã Monsieur José MARTINEZ, Madame Amélie MATEO Ã Monsieur Jean-François SOTO, Mme Nicole MORERE Ã M. Philippe SALASC, Monsieur Henry MARTINEZ Ã M. Jean-Pierre PECHIN

Excusés : M. Gérard CABELLO, Madame Marie-Françoise NACHEZ, Mme Florence QUINONERO, Monsieur René GARRO

Absents : M. Maurice DEJEAN, Monsieur Grégory BRO, Monsieur Jean-Luc BESSODES, M. Philippe MACHETEL, Monsieur Jean-André AGOSTINI

Quorum : 24 Présents : 31 Votants : 37 Pour 37

Contre 0

Abstention 0

Agissant conformément aux dispositions du Code général des collectivités territoriales et en particulier ses articles L 5214-1 et suivants et L 5211-6 alinéa 1.

Agissant conformément aux dispositions de son règlement intérieur.

VU l’arrêté préfectoral n°2017-1-1434 en date du 19 décembre 2017 fixant les derniers statuts en vigueur de la communauté de communes, en particulier sa compétence relative à la culture et au sport, et notamment le « soutien ou co-organisation de manifestations sportives à caractère exceptionnel d’impact au minimum départemental ».

CONSIDERANT que la commune de Puéchabon accueillera la troisième édition du Trail du Berger le dimanche 07 octobre 2018,

CONSIDERANT que cette manifestation est organisée par l’association « Au don de soi » dont l’objectif est de sensibiliser le plus grand nombre au don d’organes en organisant des manifestations sportives, en partenariat avec l’Office de Tourisme Intercommunal et la Communauté de communes Vallée de l’Hérault, et bénéficie du soutien d’Hérault Sport,

CONSIDERANT que le village de départ sera organisé dans la commune de Puéchabon qui accueillera le stand d’accueil et d’inscriptions, ainsi qu’un espace de convivialité pour la fin de la manifestation,

CONSIDERANT que trois parcours de différents niveaux de difficulté permettront de partir à la découverte du village de Puéchabon et du proche causse de Montcalmès,

CONSIDERANT que les parcours empruntent des équipements créés par la Communauté de communes Vallée de l’Hérault, notamment le belvédère du berger, valorisant ainsi le schéma de gestion et de développement des activités de pleine nature mis en œuvre par la communauté de communes,

CONSIDERANT que d’un point de vue organisationnel, cet évènement sportif et convivial vise les objectifs d’une manifestation éco-responsable et s’intègre dans les principes de gestion du Grand Site de France des Gorges de l’Hérault,

CONSIDERANT que cet évènement fédère également de nombreux bénévoles, issus du territoire, qui s’impliquent dans ce projet,

CONSIDERANT qu’afin de soutenir ce projet et d’encourager les principes d’organisation opérés, il est proposé de mettre en œuvre une convention de partenariat définissant les engagements des trois partenaires dans la mise en œuvre de ce projet,Le Conseil communautaire de la communauté de communes Vallée de l’Hérault, APRES EN AVOIR DELIBERE,

Le quorum étant atteint

DÉCIDE

à l'unanimité des suffrages exprimés,

- d'approuver les termes de la convention de partenariat ci-annexée à conclure avec l'association "Au don de soi"et l'Office de Tourisme Intercommunal Saint-Guilhem-le-Désert - Vallée de l'Hérault à l'occasion de l'organisation de la troisième édition du "Trail du berger" le dimanche 7 octobre 2018 ; - d'approuver en conséquence la participation de la communauté de communes qui portera sur les points suivants :

*Soutien à l’organisation générale de la manifestation

*Appui dans la définition d’une politique de communication

*Relais auprès des différents partenaires locaux

*Appui logistique à travers la mise à disposition de matériel

- d’autoriser Monsieur le Président à signer ladite convention ainsi que toutes les pièces afférentes à sa bonne exécution.

Transmission au Représentant de l'Etat

N° 1768 le 25/09/18

Publication le 25/09/18

Notification le

DÉLIBÉRATION CERTIFIÉE EXÉCUTOIRE

Gignac, le 25/09/18

Identifiant de l’acte : 034-243400694-20180924-lmc1107865-DE-1-1

Le Président de la communauté de communes

Signé : Louis VILLARET

Le Président de la communauté de communes

Louis VILLARET1

Convention de partenariat pour l’organisation du « Trail du berger » 3e édition – dimanche 07 octobre 2018

ENTRE :

L’association « Au don de soi », dont le siège social est situé 112 rue d’Astier de la vigerie 34000 MONTPELLIER représentée par Madame Laurence Vernisse, agissant en qualité de Présidente Ci-après désignée par « l’organisateur »

ET :

La Communauté de Communes Vallée de l'Hérault, située 2 parc d’activités de Camalcé, 34150 Gignac, représentée par Monsieur Louis Villaret, agissant en qualité de Président, ci-après désignée par «La Communauté de Communes Vallée de l'Hérault»

d’autre part,

ET :

L'Office du Tourisme Intercommunal Saint-Guilhem-le-Désert/Vallée de l'Hérault, situé 3 Parc d’Activités de Camalcé, 34150 Gignac, représenté par Monsieur Benoît PIQUART, agissant en qualité de Directeur, ci-après désigné par «L'Office du Tourisme Intercommunal Saint-Guilhem-le- Désert/Vallée de l'Hérault»

d’autre part,

❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖

Exposé

Le Grand Site de France « Saint-Guilhem-le-Désert – Gorges de l’Hérault » accueillera la troisième édition du « Trail du berger » le dimanche 07 octobre 2018. Cette manifestation est organisée par l’association « Au don de soi », en partenariat avec l’Office de Tourisme Intercommunal et la Communauté de communes Vallée de l’Hérault.

L’association « Au don de soi » a pour objet l’organisation de manifestations sportives (TRAIL) pour sensibiliser le monde des sportifs au don d’organes.

La Communauté de communes Vallée de l’Hérault, dans le cadre de sa compétence en matière d’équipements sportifs d’intérêt communautaire destinés à la pratique des activités de pleine nature assure une valorisation et un développement maitrisé de ces activités. Cela s’est notamment traduit par la création d’un parcours de randonnée pédestre sur le causse de Montcalmés « Les balcons de l’Hérault » ainsi que l’aménagement du belvédère du berger.

En parallèle de la gestion courante des équipements dédiés aux sports de nature, la Communauté de communes Vallée de l’Hérault soutient l’organisation d’évènements sportifs sur son territoire de compétences afin de promouvoir la destination, et dynamiser le réseau local de pratiquants.

L’Office de Tourisme Intercommunal Saint-Guilhem-le-Désert - Vallée de l’Hérault assure la promotion de la Vallée l’Hérault et œuvre quotidiennement pour le développement et la qualification du tourisme sur cette destination.

L’organisation du « Trail du berger » répond à un objectif partagé, à savoir le développement sportif et la promotion de la Vallée de l’Hérault.

sportif ouvert à tous.

La présente convention a pour objet de définir les engagements de chaque partie dans ce projet

Quatre parcours de différents niveaux de difficulté seront proposés à l’occasion de ce rassemblement2

d’organisation.

Ceci préalablement proposé, les parties sont convenues de ce qui suit :

Article 1 – Objet de la convention

La présente convention a pour objet de définir le rôle de chaque intervenant dans l'organisation du «Trail du berger » et les conditions dans lesquelles ils mettent sur pied la manifestation.

Article 2 – Groupe de travail

2-1 – Objet

Le groupe de travail est mis en place afin de coordonner l'intervention et les actions des différents signataires.

2-2 – Composition

Un à trois représentants de chaque institution composent le groupe de travail.

2-3 – Fonctionnement

Le secrétariat du comité de pilotage (convocation, proposition de l'ordre du jour, compte-rendu) est assuré par l'organisateur. Le rythme des réunions du groupe de travail est mensuel sur convocation téléphonique ou par mail. Il devra s’assurer que la majorité des personnes puisse être présente.

2-4 – Compétence

Le groupe de travail est un organe technique de réflexion garant de la pertinence et de la qualité d'organisation du projet. Il discute, rassemble et synthétise les propositions d'actions ; présente des recommandations sur les orientations en matière d'organisation, d'animation et d'accueil.

Article 3 – Description du projet

3-1 – Objectifs

● promouvoir la pratique du trail et de la randonnée pédestre, pour le grand public et les

compétiteurs,

● promouvoir la Vallée de l’Hérault en tant que territoire de pratique des sports de nature,

● inciter au respect des valeurs du Grand Site de France « Gorges de l’Hérault ».

3-2 – Publics visés

● les pratiquants de trail et de randonnée pédestre de l’Hérault et des départements voisins désirant partager un moment sportif et convivial, et découvrir les espaces naturels du Grand Site de France « Gorges de l’Hérault » et plus largement de la Vallée de l’Hérault. ● la population locale, et notamment le public familial, qui pourra venir vivre un évènement original en parcourant notamment le parcours familial.

3-3 – Contenu du projet

Le projet mobilise les compétences respectives de l'organisateur et des signataires sur les thématiques d'accueil, d'animation, d'organisation des activités de pleine nature, de communication, de promotion et de valorisation du territoire.3

Organisation générale :

Le dimanche 07 octobre 2018 sont prévus :

- l'installation d'un village de départ permettant la gestion des inscriptions, la mise en place du car podium et la coordination générale de la manifestation. Il pourra également accueillir divers exposants (revendeurs de matériel outdoor, producteurs locaux, exposants associatifs...)

- L'organisation de trois parcours de trail en boucles de 5 à 18km, au départ du village de Puéchabon.

3.4 - Une manifestation « éco-responsable »

Afin de relayer les principes de gestion du Grand Site de France « Gorges de l’Hérault », et promouvoir le respect des espaces naturels traversés, les membres du comité d’organisation s’engagent à respecter les principes du développement durable dans le cadre de ce projet, à travers différents points (liste non exhaustive) :

- Choisir des parcours compatibles avec les enjeux environnementaux du massif, cela pourra se traduire par la réalisation d’une étude d’incidences préalable si nécessaire. - Relayer à travers cette manifestation une information pédagogique sur le Grand Site « Gorges de l’Hérault » et l’esprit des lieux.

- Favoriser un ancrage local et une appropriation de la manifestation par les bénévoles. - Sur les ravitaillements, favoriser l’achat de produits fabriqués localement, et générant peu de déchets (conditionnement en grandes quantités).

- Utiliser des gobelets réutilisables ou des matériaux recyclables

- Trier les déchets issus de la manifestation

- Sensibiliser les participants au fait de ne pas jeter d’emballages dans les chemins - Favoriser une communication en ligne (dématérialisée) et réduire au maximum l’emploi d’éditions papier.

- Utiliser des supports de balisage ne laissant pas de traces (pas de peinture, favoriser l’emploi de rubalise)

- Favoriser une circulation diffuse sur le terrain (pas de départ groupé) - Inciter les participants à respecter les sentiers (pas de coupes dans les virages, pas de hors piste, éviter les dérapages…)

- Réduire au minimum l’emploi de véhicules motorisés pour les besoins de l’organisation - Etc…

Cette manifestation pourra constituer un laboratoire pour l’organisation de manifestations durables, et servir de socle à l’élaboration d’une charte signée par les organisateurs d’évènements éco-responsables sur le Grand Site de France « Gorges de l’Hérault ».4

Article 4 – Engagements des parties

4- 1 – Association « Au don de soi »

L’Organisateur coordonne et entérine les propositions du groupe de travail. La mise en œuvre de ces propositions reste à l’initiative de l’association « Au don de soi ».

L’Organisateur fait son affaire de l’obtention de toutes les autorisations administratives nécessaires à l’organisation de la manifestation dans son intégralité ainsi que des assurances spécifiques couvrant la responsabilité inhérente aux manifestations se déroulant sur la voie publique, notamment l’assurance pour les participants occasionnels et les différentes animations proposées tout au long de la manifestation. Il assure également la promotion de l’évènement à travers les moyens dont il dispose.

L’engagement de l’organisateur porte également sur les points suivants : - Coordination et participation aux comités d’organisation

- Mise en œuvre technique de ce projet d’organisation, en proposant plusieurs itinéraires de différents niveaux de difficulté au départ de Puéchabon

- Mise en œuvre logistique : signalétique, fournitures, ravitaillements... - Mise en œuvre d’un dispositif de secours adapté aux besoins de l’organisation

- Mobilisation de bénévoles pour les besoins de l’organisation

- Promotion de l’évènement au sein de son réseau de contacts, et lors de ses déplacements sur des manifestations analogues.

4-2 – La Communauté de Communes Vallée de l'Hérault

La Communauté de Communes Vallée de l’Hérault prête son concours à la mise en œuvre de ce projet sur les plans administratifs, techniques, et logistiques.

La Communauté de communes participe à la programmation de ce projet, qui se déroulera le dimanche 07 octobre 2018.

L’implication de la Communauté de Communes Vallée de l’Hérault s’articulera autour des tâches suivantes :

- Participation aux comités d’organisation

- Accompagnement pour la conception technique et administrative de cette manifestation, notamment dans le choix des itinéraires empruntés à l’occasion de cette randonnée. - S’assurer de la compatibilité de cette manifestation avec les enjeux des sites Natura 2000 qui seront traversés par les parcours.

- Promouvoir les valeurs du Grand Site de France « Gorges de l’Hérault » auprès du comité d’organisation et des participants.

- Mise à disposition de matériel pour l’organisation de la manifestation

4-3 – L'Office du Tourisme Intercommunal St-Guilhem-le-Désert / Vallée de l'Hérault

L'Office du Tourisme Saint-Guilhem-le-Désert/Vallée de l'Hérault prête son concours à la mise en œuvre de ce projet en matière de communication.

L'Office du Tourisme Saint-Guilhem-le-Désert/Vallée de l'Hérault s’engage sur les points suivants : - Relayer ce projet d’organisation à travers ses différents outils de communication - Diffuser l’information auprès de ses partenaires (OT du Pays, Pays, ADT, partenaires de l’OTI) - Promouvoir cette manifestation auprès de ses partenaires locaux, en proposant une présence sur site, la fourniture de dotations pour le tirage au sort final, ou des remises pour l’achat d’un cadeau offert aux participants.

- Programmer une visite guidée du village de Puéchabon, assurée par un guide conférencier qualifié5

Article 5 – Communication

Le plan de communication de la manifestation sera défini dans le cadre du comité d’organisation.

Le comité d’organisation porte une attention particulière à l’utilisation d’outils de communication en ligne, principaux médias utilisés aujourd’hui pour promouvoir l’évènementiel sportif.

Les parties s'engagent à rappeler la participation de l'ensemble des partenaires sur tout support de communication.

Le plan de communication intègre les tâches suivantes :

- Mise en page d’une affiche et d’un flyer : diffusion en ligne, et distribution sur d’autres manifestations en amont du « Trail du berger », en fonction des possibilités. L’utilisation de documents imprimés sera limitée au maximum afin de respecter les objectifs d’une manifestation éco-responsable.

- Mise à jour et animation du site internet de la manifestation, dans les objectifs suivants : informer et renseigner les participants, proposer un service d’inscription en ligne, proposer toutes les informations pratiques nécessaires, administrer et gérer les données, favoriser les échanges et la production collaborative de contenus, et proposer des services transactionnels (inscription en ligne, vente de maillots ou autres prestations…).

Le choix des prestataires et la validation des différents documents (maquettes, BAT…) sera effectué par l’organisateur.

Article 6 – Assurances et responsabilité

L’Organisateur de par sa qualité, est responsable de la sécurité des participants licenciés ou non licenciés, pendant la journée du dimanche 07 octobre 2018.

A ce titre, l’Organisateur devra souscrire une assurance couvrant les participants au « Trail du berger » ainsi que les bénévoles, au titre des dommages causés ou subis à l’occasion de cette manifestation.

L’Organisateur prendra toute mesure utile pour assurer la sécurité du public et des tiers lors de la manifestation, notamment par la mise en place d’un plan de secours approprié, et devra s’en garantir auprès d’une compagnie notoirement solvable.

Les parties déclarent être dûment assurées au titre de leur responsabilité civile afin de garantir tout dommage susceptible d'engager leur responsabilité.

Article 7 – Rapport d’activités

L’Organisateur devra transmettre aux partenaires signataires, dans les trois mois qui suivent la réalisation de l’évènement, un rapport d’activités comprenant :

- un bilan général de l’événement

- un bilan comptable de la manifestation

Article 8 : Récupération et échange de données

L’Organisateur enregistre les informations nominatives des participants, sous réserve de leur accord, au moyen des fichiers d’inscriptions aux différentes épreuves et animations de la manifestation. Les membres signataires de la présente convention sont autorisés à récupérer et échanger ces informations nominatives afin d’en effectuer un traitement statistique et procéder à l’envoi de mailings d’information. La création de cette base de données sera soumise à une déclaration auprès de la CNIL.6

Article 9 – Droit à l’image

L’organisateur s’engage à demander auprès de chaque participant une autorisation d’utilisation des images (photos, vidéos) qui pourraient être prise au cours de l’évènement, à travers le bulletin d’inscription ou tout document nécessaire.

Conformément aux autorisations données, les différentes parties signataires s’engagent à partager toutes photos/vidéos qui pourraient être réalisées au cours de l’évènement, pour des besoins de communication.

Article 10 – Inscriptions

L’organisateur s’engage à intégrer sur le bulletin d’inscription les éléments suivants : - Règlement de la manifestation

- Autorisation parentale pour les mineurs participant à la manifestation - Conformément à l’article 9 susmentionné ; les mentions :

- « J’autorise les organisateurs à utiliser les photos/vidéos prises sur l’évènement dans les différents outils de communication assurant la promotion du territoire et des activités de pleine nature »

- « J’autorise l’organisateur à utiliser, ou communiquer mes coordonnées pour recevoir des informations relatives à cette manifestation »

Article 11 – Diffusion des supports de communication et affichage sauvage L’organisation s’engage à respecter la règlementation en vigueur relative à l’affichage, à la publicité et aux pré-enseignes, en évitant notamment l’affichage sauvage sur des supports inadaptés (type panneaux de signalétique routière, abris bus…).

Comme pour le balisage, l’organisateur s’engage également à déposer les affiches et autres éléments de communication dès la fin de la manifestation.

Tout manquement à cette règlementation constituera un motif de résiliation de plein droit de la présente convention.

Article 12 – Equilibre budgétaire

Le comité d’organisation sera particulièrement attentif à l’équilibre budgétaire de la manifestation, dans un souci de pérennisation de la manifestation. Les éventuelles recettes de billetterie contribueront au financement des projets de développement de l’association.

Article 13 – Relation entre les parties

La présente convention ne confère aucun mandat et n'engendre aucun lien de subordination entre les parties. L’Organisateur assume la responsabilité de la manifestation.

Article 14 – Différends entre les parties

Les parties s’efforceront autant que faire se peut, de régler leurs différends à l’amiable pour tous les litiges relatifs à l’interprétation et à l’exécution de la présente convention. En cas de non règlement, les litiges relèveront de la compétence des tribunaux de droit commun de Montpellier.7

En foi de quoi la présente convention a été signée en trois exemplaires, à Gignac, le …………………..

L’association « Au

don de soi»

Nom :

…………………………

………………………

Qualité :

…………………………

……………………

Signature :

L’Office du tourisme

Intercommunal Saint

Guilhem le Désert /

Vallée de l’Hérault

Nom :

…………………………

………………………

Qualité :

…………………………

……………………

Signature :

La Communauté de

communes Vallée de

l’Hérault

Nom :

…………………………

………………………

Qualité :

…………………………

……………………

Signature :