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Déliberation - 24 03 19 RH annexe projet d adaptation du protocol
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unknown - 24 03 19 RH annexe projet d adaptation du protocole teletravail MEL17042024
Document publié le Lundi 1 avril 2024 par la commune de Clisson.
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Thèmes du document : Travail et emploi, Changement climatique, Grandes et moyennes entreprises,
Wuc DE
FCcAS CLISSON 4 DE cus50!
1
PROTOCOLE RELATIF
AU TÉLÉTRAVAIL
VILLE ET CCAS DE CLISSON
1er avril 2024 2
SOMMAIRE
PREAMBULE .......................................................................................................................... 3
Article 1 : Définition du télétravail .................................................................................. 3
Article 2 : Modalités d’exercice du télétravail ............................................................ 3/4 a) Temps télétravaillé .................................................................................................................. 3/4 b) Télétravail pour raisons médicales/handicap/situation de proche aidant .......... 4 c) Lieu d’exercice du télétravail ............................................................................................... 4
Article 3 : Accès au télétravail .......................................................................................... 5 a) Initiative ..................................................................................................................................... 5 b) Eligibilité .................................................................................................................................... 5 c) Conditions spécifiques au travail à domicile ................................................................. 5
Article 4 : Moyens et équipement / sécurité ................................................................. 6 a) Dotation en matériel ............................................................................................................ 6 b) Indemnité de télétravail ...................................................................................................... 6 c) Sécurité des données, des documents et sécurité informatique ........................... 6 d) Accident de travail ................................................................................................................ 7
Article 5 : Mise en œuvre du télétravail ......................................................................... 7/8 a) Procédure de candidature et examen ................................................................... 7 b) Modalités de réponse .................................................................................................. 7 c) Durée de l’autorisation, renouvellement et réversibilité .............................. 7/8
Article 6 : Suivi du protocole ............................................................................................. 8
Cadre juridique
Les modalités de mise en œuvre du télétravail pour l’ensemble de la fonction publique sont définies par l’article L430-1 du code général de la fonction publique (qui reprend les dispositions initialement prévues par l’article 133 de la loi n° 2012-347 du 12 mars 2012), par le décret n° 2016-151 du 11 février 2016 (qui a fait l’objet de modifications par le décret n° 2019-637 du 25 juin 2019, le décret n° 2020-524 du 5 mai 2020 et le décret n° 2021-1725 du 21 décembre 2021) et par l’accord du 13 juillet 2021 relatif à la mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique. 3
Préambule
Le protocole mettant en place le télétravail au sein de la Ville et du CCAS de Clisson a été approuvé par délibérations du Conseil d’Administration du CCAS en date du 19 mai 2021 et du Conseil Municipal en date du 27 mai 2021.
Le télétravail répond à plusieurs objectifs :
La préservation de l’environnement et la lutte contre le changement climatique (limitation des déplacements, réduction des gaz à effet de serre) ;
L’amélioration des conditions de travail et de l’efficacité professionnelle, en visant une meilleure articulation entre vie professionnelle et privée, la diminution du stress et de la fatigue ;
L’attractivité des postes et de la collectivité, en offrant des possibilités d’organisation qui répondent aux attentes des agents et des candidats à un emploi et contribuent à développer l’implication au travail ;
La modernisation de l’administration en promouvant le management par objectifs, qui implique confiance et responsabilisation ;
L’optimisation de l’utilisation des locaux.
Un premier bilan positif du télétravail peut être établi sur les principaux objectifs attendus : l’impact sur la qualité de vie des agents, l’organisation des services et la diminution des trajets en voiture.
Article 1 : Définition du télétravail
Le télétravail est défini par l’article 2 du décret n° 2016-151 du 11 février 2016 comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle les fonctions qui auraient pu être exercées par un agent dans les locaux où il est affecté sont réalisées hors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».
L’article 133 de la loi n° 2012-347 du 12 mars 2012, modifié par l’article 49 de la loi n° 2019-828 du 6 août 2019, dispose que le télétravail est accordé à la demande de l’agent et après acceptation du chef de service. Il peut y être mis fin à tout moment, sous réserve d’un délai de prévenance. Il précise également que les agents télétravailleurs bénéficient des mêmes droits que les agents en fonction dans les locaux de l’employeur.
Le télétravail repose ainsi sur la confiance réciproque entre l’agent, le supérieur hiérarchique et la collectivité.
Les conditions générales du dispositif sont définies au sein du présent protocole.
L’organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d'activité, déclenchés en cas de circonstances exceptionnelles, n'entre pas dans le champ d'application du présent protocole.
Article 2 : Modalités d’exercice du télétravail
a) Temps télétravaillé
L’article 3 du décret n° 2016-151 du 11 février 2016 prévoit que la quotité de travail ouverte au télétravail ne peut être supérieure à 3 jours par semaine. Le temps de présence sur le lieu d’affectation de l’agent ne peut donc être inférieur à 2 jours par semaine. L’intérêt du service et les besoins du collectif de travail peuvent notamment justifier que l’autorisation accordée par l’employeur soit inférieure à ce plafond. 4
Deux formules sont proposées dans ce cadre :
Formule hebdomadaire fixe : 1 jour entier par semaine. Ce jour est déterminé à l’avance en accord avec le responsable hiérarchique. Par dérogation et compte tenu des nécessités de service uniquement, certaines journées peuvent être décalées afin d’assurer une présence sur site.
Formule « à la carte » : enveloppe de 35 jours « flottants » entiers par an. L’agent propose à son responsable hiérarchique, selon un délai de prévenance convenu entre les deux parties, les jours où il souhaite télétravailler. Ces jours sont validés par le responsable hiérarchique en fonction des souhaits de l’agent et des impératifs de l’activité.
Une dérogation sur le nombre de jours télétravaillés pourra être accordée dans des circonstances particulières, notamment en période de pic d’activité et pour des missions qui nécessitent une importante concentration. Cette organisation exceptionnelle pourra être mise en œuvre après avis conforme du N+1 et du DGS.
Les jours non « utilisés » dans leur totalité ne sont pas reportables d’une année sur l’autre, dans le cas où l’agent bénéficierait d’un renouvellement de son autorisation de télétravailler.
Le télétravail ne constituant pas un aménagement du temps de travail, l’agent exerçant ses fonctions dans le cadre du télétravail est soumis aux même horaires que ceux appliqués dans les locaux de l’employeur. Il est à la disposition de son employeur, sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles. En conséquence, il doit être joignable à tout moment durant ces créneaux sur sa messagerie professionnelle et par téléphone.
Les jours télétravaillés ne peuvent faire l’objet d’acquisition d’heures supplémentaires ou complémentaires.
Pour nécessité de service, la direction peut rappeler l’agent le jour normalement télétravaillé. L’agent conserve le cas échéant la possibilité de télétravailler le reste de la journée.
Dans le cadre du télétravail, les agents bénéficient des mêmes droits que tous les agents de la collectivité (RTT et tickets restaurants le cas échéant, congés de toute nature, etc.). lls sont parallèlement astreints aux mêmes obligations et devront notamment mettre tout en œuvre pour assurer la sécurité, la discrétion et la confidentialité des dossiers et situations qu’ils auront à traiter.
b) Télétravail pour raisons médicales/handicap/situation de proche aidant
La possibilité de télétravailler plus de 3 jours par semaine peut être accordée (article 4 du décret n° 2016-151), sous réserve que les fonctions exercées soient éligibles au télétravail :
aux agents éligibles au congé de proche aidant, avec l'accord de l'employeur, pour une durée de 3 mois renouvelable, sans accord préalable du médecin du travail, aux femmes enceintes, sans accord préalable du médecin du travail, à la demande des agents dont l'état de santé ou le handicap le justifient, après avis du médecin du travail pour une durée de 6 mois ; cette dérogation est renouvelable, après avis du service de médecine préventive ou du médecin du travail.
c) Lieu d’exercice du télétravail
Le télétravail ne peut s’effectuer qu’au domicile de l’agent, c’est-à-dire à l’adresse déclarée auprès du service des ressources humaines. 7
D, NE A
5
Article 3 : Accès au télétravail
a) Initiative
L’accès au télétravail relève de la seule initiative de l’agent. Tout agent a la possibilité de déposer une demande d’autorisation de télétravailler dès lors qu’il remplit les conditions d’éligibilité définies ci-après. La mise en place du télétravail est subordonnée à l’accord de son N+1 et de la direction.
b) Eligibilité
Le télétravail est accessible aux agents titulaires, stagiaires et aux agents contractuels à temps complet, à temps partiel ou à temps non complet. Aucun critère d’ancienneté n’est requis mais la pratique du télétravail suppose une autonomie et une maîtrise du poste télétravaillé.
Il est ouvert par principe à toutes les activités pouvant être exercées, pour tout ou partie, à distance. Les agents exerçant des fonctions qui, par nature, requièrent la nécessité d’une présence physique permanente, ne peuvent être éligibles au télétravail. L’éligibilité au télétravail est indiquée dans la fiche de poste de chaque agent.
Il convient néanmoins de préciser que la mise en place du télétravail ne doit pas constituer une entrave au collectif de travail et à la cohésion d’équipe.
Aussi, il a été décidé d’instituer une journée sans télétravail au sein de la Ville et du CCAS, permettant l’organisation simplifiée de réunions transversales. Il appartient à chaque membre du Comité de direction (DGS/DGA/DST/DRH) de déterminer le jour non télétravaillé dans sa direction.
c) Conditions spécifiques au travail à domicile
La collectivité a une obligation de résultat vis-à-vis de la santé et de la sécurité de tous les agents, y compris les télétravailleurs.
Le télétravail s’effectue au domicile de l’agent qui s’engage par conséquent à ce que ce domicile et « l’espace bureau » prévu à cet effet répondent aux normes d’hygiène et de sécurité en vigueur.
L’agent doit disposer d’un environnement de travail ergonomique, calme et isolé.
L’agent ne fixe pas de rendez-vous professionnels à son domicile.
Le télétravailleur est soumis aux mêmes obligations générales et dispose des mêmes droits que l'agent qui exécute son travail dans les locaux de l'employeur : droit à la déconnexion, accès aux informations syndicales, participation aux élections professionnelles, accès à la formation, information et accès aux aides sociales pour bénéficier de conditions de travail et d'équipements adaptés. Il ou elle doit en outre bénéficier des mêmes entretiens professionnels avec sa hiérarchie, des mêmes mesures d'évaluation, de reconnaissance de son parcours professionnel etc. Le télétravail doit respecter l'égalité de traitement des agents en matière de promotion.
Prérequis « techniques » :
- Disposer d’une installation électriques aux normes,
- Être couvert par une assurance pour la pratique du télétravail,
- Disposer d’une connexion internet et être à jour de son abonnement. ER. D |:
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6
Article 4 : Moyens et équipements / sécurité
a) Dotation en matériel
La collectivité fournit à l’agent exerçant ses fonctions dans le cadre du télétravail les moyens suivants :
un ordinateur portable, une souris, une alimentation électrique, une housse de transport et un casque,
l’accès aux serveurs et logiciels métiers,
l’accès à la messagerie professionnelle,
une solution de softphonie, déployée en 2023 dans tous les services, à l’exception de la résidence Jacques-Bertrand ; le déploiement à l’EHPAD est programmé en 2024.
La collectivité ne fournit pas de téléphone portable spécifique pour le télétravail ni d’imprimante.
Le prêt d’un écran (qui devra être conservé par le télétravailleur à son domicile) pourra faire l’objet d’une demande par les agents. Une étude au cas par cas sera effectuée par la Direction. Une réponse motivée sera adressée aux agents demandeurs.
La collectivité reste propriétaire de l’ensemble du matériel mis à disposition du télétravailleur, qui s’engage à le maintenir en état et à le restituer à l’issue de la période de télétravail. La collectivité est garante de la maintenance qui sera réalisée, en cas de besoin, dans les locaux de la collectivité.
L’agent est autorisé à emmener le matériel cité ci-dessus à son domicile pour l’exercice du télétravail. Il a cependant l’obligation d’être en sa possession lorsqu’il exerce ses fonctions dans les locaux de l’employeur (à l’exception de l’éventuel prêt d’un écran supplémentaire).
Toute détérioration, perte ou vol du matériel devront être immédiatement signalés à la collectivité.
b) Indemnité de télétravail
La connexion Internet est celle du télétravailleur. A ce titre, la collectivité participera, dans le cadre de la formule hebdomadaire fixe, aux frais d’abonnement internet, à hauteur de 15 € nets par mois.
Le versement de cette indemnité est suspendue en cas d’absence pour maladie ou congés d’au moins un mois ou plus.
Pour la formule « à la carte », la collectivité versera une indemnité de 116 € nets par an, qui sera versée à la fin de chaque trimestre (soit 29 € nets par trimestre).
En cas d’absence de télétravail pendant 4 semaines consécutives d’un agent concerné par la formule fixe, celui-ci basculera automatiquement en formule « à la carte ». L’indemnité sera recalculée en conséquence.
c) Sécurité des données, des documents et sécurité informatique
L’agent est tenu de mettre en œuvre toutes dispositions afin de garantir la sécurité et la confidentialité :
Des données informatiques auxquelles il accède ;
Des documents qu’il est autorisé à transporter à son domicile.
A ce titre, l’agent s’engage à ne pas utiliser les outils mis à sa disposition à des fins personnelles. AV
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7
b) Accident de travail
Un agent télétravailleur, victime d’un accident de travail, doit informer la collectivité par tous moyens dans les plus brefs délais. Le traitement de la déclaration d’accident s’effectue de la même manière que pour un accident survenant dans les locaux de la collectivité ou sur un temps de trajet.
Les agents télétravailleurs sont couverts pour les accidents survenus à l’occasion de l’exécution des tâches qui leur sont confiées par la collectivité. Si un accident survient sur une période et dans les horaires de télétravail, le lien avec le service devra être démontré par l’agent.
Article 5 : Mise en œuvre du télétravail
a) Procédure de candidature et examen
L’agent souhaitant bénéficier du télétravail doit transmettre le formulaire d’inscription disponible auprès du service des ressources humaines, dûment complété.
La demande est soumise à l’avis du N+1 et de la direction des ressources humaines, au vu des conditions de faisabilité et de la maîtrise du poste dont fait preuve l’agent, notamment sa capacité à travailler en autonomie.
En cas de nécessité (exemple : plusieurs demandes au sein d’un même service), le chef de service devra réaliser un arbitrage sur la base des critères suivants :
Les conditions de travail : travail en open-space, bureau partagé/bureau individuel, L’état de santé de l’agent (avis du médecin du travail),
L’éloignement domicile-travail.
b) Modalités de réponse
La réponse de l’employeur est notifiée, sous un délai d’un mois.
En cas de réponse positive : l’agent recevra une copie du formulaire de demande validé et devra alors fournir au service des ressources humaines une attestation d’assurance pour la pratique du télétravail à son domicile.
Le service des ressources humaines prendra alors un arrêté individuel formalisant les modalités d’exercice du télétravail qui sera notifié à l’agent.
En cas de réponse négative : la collectivité adressera à l’agent un courrier de réponse motivant le refus. Cette réponse négative sera précédée d’un entretien entre l’agent et son N+1.
c) Durée de l’autorisation, renouvellement et réversibilité
L’autorisation de télétravailler est accordée pour une durée d’un an maximum, reconductible. Une période d’adaptation peut être prévue si nécessaire et sera indiquée dans l’arrêté individuel.
Cette autorisation peut être renouvelée sur demande de l’agent auprès de son N+1 et sous condition de transmettre de nouveau au service des ressources humaines une attestation d’assurance pour la pratique du télétravail à son domicile.
Un bilan de l’exercice du télétravail peut être réalisé à tout moment au cours de la période de télétravail ou à l’issue de celle-ci. Ce bilan vise à faire le point sur le fonctionnement du service entre l’agent télétravailleur, l’équipe et son N+1. Il doit être formalisé par un entretien.
En cas de changement de fonctions, il est mis fin à l’autorisation de télétravailler de l’agent qui devra refaire une demande correspondant à ses nouvelles fonctions.
Il en va de même en cas de changement d’adresse, le télétravail étant exercé au domicile de l’agent et celui-ci devant attester de la conformité de l’installation électrique de son domicile. 8
L’autorisation de télétravailler peut être résiliée avant la fin de la période d’un an :
soit à l’initiative de la collectivité, moyennant un délai de deux mois, s’il s’avère que les nécessités de service l’imposent ou que les résultats attendus dans le cadre du télétravail ne sont manifestement pas atteints,
soit à l’initiative de l’agent le délai de prévenance pouvant être convenu d’un commun accord entre l’agent et son service.
Elle peut être résiliée sans délai à l’initiative de la collectivité si les obligations imposées par le présent protocole ne sont plus réunies.
La réversibilité à l’initiative de la collectivité doit être motivée.
Article 6 : Suivi du présent protocole
Un bilan de l’application du présent protocole sera établi annuellement. Il aura pour objectif de mettre en lumière les éventuelles difficultés et les points à améliorer ou à clarifier.
Il sera présenté aux membres du Comité social territorial (CST).
Avis favorable du Comité social territorial en date du 25 mars 2024,
XXX par délibérations du Conseil municipal du 28 mars 2024 et du Conseil d’administration du CCAS en date du 8 avril 2024.