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Déliberation - cms 25 03 2022 CdE Autorisation CA en visioconference
Document publié le Vendredi 25 mars 2022 par la commune de Montrouge.
Lien du pdf (Déliberation - cms 25 03 2022 CdE Autorisation CA en visioconference)
Thèmes du document : Démocratie, Éducation, Télécommunications et internet,
REPUBLIQUE FRANCAISE
EXTRAIT DU REGISTRE DES
DEPARTEMENT DES HAUTS-DE-SEINE DELIBERATIONS DU
CONSEIL D'ADMINISTRATION
CAISSE DES ECOLES DE MONTROUGE
NOMBRE DE MEMBRES :
Composant le Conseil : 23
En exercice 129 SEANCE DU 25 Mars 2022 Présents : 14
Excusés : 05
Absents : 03
Représentée : 01
OBJET : Approbation de la tenue des Conseils d'administration de la Caisse des
Écoles à distance, en visioconférence
Sur convocation adressée le 9 mars 2022 le Conseil d'Administration de la Caisse des Écoles de MONTROUGE s'est réuni en sa séance à l'Hôtel de Ville, le 25 mars 2022, sous la présidence de Madame Marie COLAVITA, Vice-Présidente de la Caisse des Écoles.
PRÉSENTS: (14) Madame Marie COLAVITA, Madame Patricia BADIAS, Monsieur Antoine BOUCHEZ, Madame Anne-Laure CROCHAT, Monsieur Matthieu DEVRIENDT, Madame Claude FAVRA, Madame Sonia HADDAR, Madame Isabelle LEMÉE, Madame Christine LIOTARD, Madame Patricia SOYER, Monsieur Gérard VAUCORET, Monsieur Jean-Yves VERZEELE, Madame Régine VERZEELE, Monsieur Maxime VETILLARD.
EXCUSÉS : (5) Monsieur Etienne LENGEREAU, Madame Charlotte BAELDE, Monsieur Pierre BACCON, Madame Béatrice CHAMPROUX, Madame Isabelle LE HENAFF- GONCALVES.
ABSENTS : (3) Madame Nicole GIBERT, Monsieur Roger GIBERT, Madame Amina SAMBOU- HONORÉ.
REPRESENTEE: (1) Madame Typhaine VALAX donne pouvoir à Monsieur Jean-Yves VERZEELE.
Les membres présents peuvent délibérer valablement en exécution de l'article L.2121.17 du Code Général des Collectivités Territoriales. La Vice - Présidente a ouvert la séance à 18h10.
Adoption à l’unanimité. Approbation de la tenue des conseils d’administration en visioconférence avec modalités.
L'ordonnance n° 2020-391 du 1er avril 2020, adoptée par le Gouvernement dans le cadre de l'état d'urgence sanitaire, autorisait les exécutifs locaux à "décider que ia réunion de l'organe délibérant pouvait se tenir par visioconférence ou à défaut en audioconférence". La caisse des Écoles est un établissement public local et peut donc à ce titre adopter le parallélisme des formes. Il a donc été décidé de réunir les administrateurs et les administratrices lors de ce deuxième conseil d'administration de la Caisse des Écoles soit en présentiel soit par visioconférence afin d'assurer la continuité du fonctionnement de cet établissement public local.
Cette réunion du conseil d'administration, en dérogation du règlement intérieur de la Caisse des Écoles, par visioconférence a été communiquée à l'ensemble des administrateurs et administratrices élus, en accompagnement de leur convocation.
Le Président ou la Vice-Présidente doivent rendre compte, au cours de ce conseil d'Administration des diligences effectuées par leurs soins pour permettre la tenue du conseil d'administration à distance.
Le conseil d'administration doit donc par la suite déterminer par délibération :
* des modalités d'identification des participants (Noms et prénoms, avec appel nominal) d'enregistrement et de conservation des débats via un audiophone.
* des modalités de scrutin à main levée enregistrées en présentiel ou en Visio conférence de même que pour la liste d'émargement et conservés via l’audiophone. Il est rappelé que les scrutins par vote secret ne peuvent se tenir par visioconférence.
Tout d'abord, les solutions techniques retenues pour la tenue de ces séances à distance sont :
- Lien Teams sur messagerie sécurisée pour l'organisation des débats en visioconférence et pour le vote sous audio (sous réserve de l’évolution des outils proposés par la Caisse des Écoles),
- Préalablement à la convocation du conseil d'administration, les services de la ville ont pris contact avec l'ensemble des administrateurs par courriel pour leur présenter et tester avec eux les outils retenus,
- Dans la mesure où les séances sont possibles en présentiel il a été cependant utile de présenter aux administrateurs la démarche générale, et de s'assurer qu'ils disposaient du matériel et de la connexion requise pour participer au conseil d'administration par visioconférence, et de présenter et de faire pratiquer aux administrateurs les outils de visioconférence et de vote enregistré par audiophone.
Les convocations du conseil d'administration ont été transmises aux administrateurs par voie électronique, désormais elles le seront avec demande d'accusé de réception. Elles contenaient toutes les précisions utiles aux administrateurs et administratrices pour participer à la séance à distance, et ce notamment sur les modalités techniques de participation. En résumé, sont donc retenus :
+ Le lien teams avec messagerie personnelle (avec nom et prénoms) sous réserve de l’évolution des outils de la Caisse des Ecoles ;
e Un appel nominal en début de séance ;
e Un mode de scrutin public et non secret ;
e La mention présence Visio sur les feuilles d'émargement et de signatures tels le compte administratif ou le BP ;
e La prise de parole avec l'icône main levée ;
e L'enregistrement des débats par audiophone ou via le logiciel teams ainsi que leur conservation. Il appartient à présent au conseil d'administration de se prononcer par délibération sur les conditions de la tenue du conseil d'administration à distance, et notamment sur les modalités d'identification des participants, d'enregistrement et de conservation des débats, et sur les modalités de scrutin.
LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
Vu le Code des Collectivités Territoriales,
Vu les textes spécifiques régissant les Caisses des Ecoles, spécialement les lois des 10 avril 1967, 28 mars 1882 et le 30 octobre 1886 modifiées et les mesures réglementaires subséquentes,
Vu les statuts en vigueur de la Caisse des Ecoles de la Ville de Montrouge,
Vu L'ordonnance n° 2020-391 du 1er avril 2020, adoptée par le Gouvernement dans le cadre de l'état d'urgence sanitaire,
Considérant la nécessité d'organiser des conseils d'administration à distance,
APRÈS EN AVOIR DÉLIBÉRÉ,
Approuve la tenue des conseils d'administration en visioconférence,
Adopte les modalités telles que ci-dessous énumérées :
e Utilisation d'un le lien teams avec messagerie personnelle (avec nom et prénoms) sous réserve de l’évolution des outils de la Caisse des Écoles ; e Un appel nominal en début de séance ;
e Un mode de scrutin public et non secret ;
e La mention présence Visio sur les feuilles d'émargement et de signatures tels le compte administratif ou le BP ;
e La prise de parole avec l'icône main levée ;
e L'enregistrement des débats par audiophone ou via le logiciel teams ainsi que leur conservation.
Fait et délibéré en séance du 25 mars 2022
Ont signé les Membres présents
Signé par le Président
Etienne LENGEREAU
acte à été reçu
MO ET ANR 202