Déliberation - DEL2022118PO Renouvellement de conventions Actions culturelles Ainsi Danse Cantoria

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Déliberation - DEL2022118PO Renouvellement de conventions Actions culturelles Ainsi Danse Cantoria Document publié le Mercredi 14 décembre 2022 par la commune d'Hem. Lien du pdf (Déliberation - DEL2022118PO Renouvellement de conventions Actions culturelles Ainsi Danse Cantoria)Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Loisirs, ASSOCIATION AINSI DANSE

CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DE LOCAUX MUNICIPAUX 2023 (ANNEXE 1 DE LA CONVENTION D’OBJECTIFS)

Entre :

La Ville de Hem, représentée par son Maire, autorisé à signer la présente convention par délibération en date du 14 décembre 2022, ci-après dénommée la Ville, d’une part, Et :

L’association AINSI DANSE, ayant son siège social à la Cantoria, place de la République, représentée par sa Présidente, ci-après dénommée l’association, d’autre part,

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 – OBJET

Dans le cadre de la convention d’objectifs 2021-2023 en date du 17 décembre 2020, conclue entre la Ville et l’association, la Ville met à la disposition de l’association, qui accepte en l’état des locaux municipaux. La mise à disposition sera précédée d’un état des lieux contradictoire.

ARTICLE 2 – DESIGNATION

Les locaux mis à disposition sont situés dans le bâtiment La Cantoria, place de la République.  Deux bureaux (usage exclusif, pour 12.45 m² au rdc et 16.53 m² à l’étage) ;  Un « costumier » (usage exclusif pour 40.10 m²) ;

 3 vestiaires (usage exclusif pour 19.31 m², 19.15 m² et 15.73 m²) ;  Un hall d’accueil (30.45 m²) ;

 Deux studios de danse (pour 103.65 m² et 90.20 m²).

La salle Culturelle Le Zéphyr pourra être mise à disposition à titre exceptionnel à l’occasion du Gala des élèves, une fois par an, en fin d’année scolaire (les dates et horaires de représentations/répétitions seront à valider avec les services municipaux). L’assurance et la caution restent obligatoires. Les conditions de mise à disposition du Zéphyr seront définies entre la ville et l’association.

ARTICLE 3 – REDEVANCE

Les locaux sont mis à disposition à titre gratuit. Toutefois, l’association s’oblige à faire figurer dans tous ses documents budgétaires et comptables, l’avantage en nature ainsi consenti dont le coût lui sera notifié chaque année par la ville.

ARTICLE 4 – DUREE DE LA CONVENTION

La présente convention est consentie pour l’année 2023. Elle peut être renouvelée. Cependant, les parties se réservent le droit de l’interrompre à tout moment sur préavis de 15 jours, par lettre recommandée avec accusé de réception.

ARTICLE 5 – PLANNING D’UTILISATION ET CONDITIONS DE FONCTIONNEMENT

Les locaux ne peuvent être utilisés à d’autres fins que celles concourant à la réalisation de l’objet de la présente convention, sans l’accord des parties et, le cas échéant, des autorités administratives de tutelle.

La Ville se réserve le droit de procéder à d’éventuelles fermetures techniques nécessaires au bon fonctionnement des installations, des fermetures programmées pour l’organisation de manifestations et les jours fériés légaux ainsi que d’effectuer à tout moment, un contrôle technique des locaux et des installations afin de vérifier leur sécurité et leur bonne utilisation. Aucune transformation ou amélioration des lieux ne peut être décidée ou réalisée par l’association sans l’accord écrit de la ville.Les accès aux différentes salles est possible par badge selon un organigramme validé entre l’association et la ville selon les conditions définies par la ville de Hem.

L’association a, à sa charge directe, l’entretien des locaux à usage exclusif et devra veiller à l’entretien régulier de ceux-ci.

ARTICLE 6 – CHARGES – UTILISATION DES FLUIDES

Dans le cadre des dispositions prévues par l’Etat en faveur de la sobriété énergétique, les utilisateurs des locaux municipaux sont appelés à la plus grande vigilance quant à leur consommation énergétique. Il leur est en particulier demandé de veiller au respect des mesures adoptées par le conseil municipal le 5 octobre 2022, et ainsi dans le cadre de leurs activités, d’être strictement attentifs à ce que :

1. L’ensemble des équipements bureautiques et informatiques éventuellement utilisés soit effectivement éteint à l’issue de l’activité (et non simplement mis en veille) ; 2. La température de chauffage dans les locaux accueillant des activités culturelles ou de loisirs soit impérativement limitée à 19°C ; Cette mesure proscrit tout recours aux appareils chauffants électriques.

3. La température dans les salles de sport soit limitée à 16°C ; 4. Les équipements de loisirs occupés par les activités associatives, en particulier sportives, soient impérativement fermés au plus tard à 22 heures ;

5. Les salles mises à disposition soient utilisées de manière optimale, en rapport avec le format de la réunion ou de la manifestation prévue, ou de l’activité exercée. Si nécessaire, la ville se réserve la possibilité de relocaliser les activités de l’association en lien avec cette disposition.

Si nécessaire, d’autres initiatives pourront venir compléter cette stratégie de sobriété énergétique.

Par ailleurs, l’association s’engage à user raisonnablement des locaux et du matériel mis à sa disposition. Elle prendra en charge les dégâts qu’elle aura occasionnés. Durant l’utilisation des locaux partagés par la ville, c’est la responsabilité de celle-ci qui sera mise en cause en cas de dégâts signalés durant la période concernée.

En particulier, elle veillera :

1. A n’user du chauffage qu’en tant que nécessaire et à veiller à ce que fenêtres et issues soient closes quand le chauffage est activé ;

2. A souscrire personnellement ses abonnements téléphoniques (L’accès au WIFI de la ville de Hem est possible sous réserve de signature de la Charte Informatique) 3. A éteindre l’électricité dans les pièces vides et à tout éteindre (électricité et chauffage) en quittant les lieux

4. A fermer correctement les arrivées d’eau.

5. A effectuer le rangement des studios ainsi que les menues dépenses d’entretien des locaux selon les dispositions du décret n°87-712 du 26 août 1987 (remplacement des lampes, maintien en état de propreté des revêtements intérieurs, remplacement des badges perdus ou détériorés, et autres dépenses). Si la Ville engageait ces dépenses en lieu et place de l’association, elle lui en demanderait remboursement. La Ville assure la maintenance des bâtiments entrant dans sa responsabilité de propriétaire, conformément aux dispositions du Code Civil.

6. A s’assurer de la fermeture des issues et mise en œuvre des dispositifs de sécurité. Si l’association venait à constater un dysfonctionnement (fuite ou autre), elle en avertit immédiatement son service pilote, qui organisera la réparation nécessaire. Les consommations de fluides et abonnements (hors téléphonie) s’y rapportant sont supportés par la Ville.

ARTICLE 7 – CESSION ET SOUS-LOCATION

Toute cession des droits résultant de la présente ou sous-location des lieux mis à disposition est interdite.ARTICLE 8 – ASSURANCE

L’association souscrit toutes les polices d’assurance nécessaires pour garantir sa responsabilité civile et les risques locatifs de façon que la responsabilité de la collectivité ne puisse être mise en cause. Elle justifie à chaque demande de l’existence de telles polices d’assurance et du règlement des primes correspondantes.

La ville se réserve le droit de saisir directement l’assurance de l’association afin de couvrir les frais de tout sinistre survenant dans le local mis à disposition durant ses temps d’occupation.

ARTICLE 9 – AVENANT

Toute modification du contenu de la présente convention fera l’objet d’un avenant à celle-ci, autorisé par une délibération de la Ville et du Conseil d’Administration de l’association.

ARTICLE 10 – EXPIRATION

A l’expiration de la présente convention, l’occupant devra libérer les locaux et restituer l’intégralité des biens mis à sa disposition (matériel et mobilier), le tout en bon état d’entretien et de propreté. Cette restitution fera l’objet d’un état des lieux contradictoire.

ARTICLE 11 – RESILIATION

En cas de non-respect des engagements réciproques inscrits dans la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre des parties, à l’expiration d’un délai d’un mois suivant la réception d’une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure. Ce délai peut être ramené à 48 heures si un intérêt public l’exige expressément.

Hem, le

Pour le Maire et par délégation Pour l’association, L‘adjoint aux affaires culturelles,

à l’animation et à la vie associative, La Présidente

J.F. LECLERCQ Sabine LEBLANC

COORDONNEES D’ASSURANCE :

n° de police : Date de signature du contrat : Compagnie : Date d’échéance