Déliberation - 23 D 05b Avenant a la convention d objectifs avec le MAS

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Déliberation - 23 D 05b Avenant a la convention d objectifs avec le MAS Document publié le Samedi 10 juin 2023 par la commune de Saint-Germain-en-Laye. Lien du pdf (Déliberation - 23 D 05b Avenant a la convention d objectifs avec le MAS)Thèmes du document : Consommateurs, Justice et droit, Assurance, DÉPARTEMENT

DES

YVELINES

ARRONDISSEMENT

DE

SAINT-GERMAIN-EN-LAYE

SÉANCE DU

9 JUIN 2023

Le nombre de Conseillers

en exercice est de 45

OBJET

Avenant à la convention

d’objectifs et de moyens

avec la Maison des

Associations (MAS)

En vertu de l’article L.2131-1

du C.G.CT.

Le Maire de Saint-Germain-en-Laye

atteste que le présent document

a été publié le 10 juin 2023

par voie d’affichages

notifiée

transmis en sous-préfecture

le 10 juin 2023

et qu’il est donc exécutoire.

Le 10 juin 2023

Pour le Maire,

Par délégation,

Le Directeur Gé: des Services

Denis T ESSE

EXTRAIT DU REGISTRE

DES DÉLIBÉRATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL DE

LA COMMUNE NOUVELLE

DE SAINT-GERMAIN-EN-LAYE

L'an deux mille vingt trois, le 9 juin à 22 heures, le Conseil

Municipal de la commune nouvelle de Saint-Germain-en-

Laye, dûment convoqué par Monsieur le Maire le

2 juin deux mille vingt trois, s’est réuni à l'Hôtel de Ville sous

la Présidence de Monsieur Arnaud PÉRICARD, Maire de la

commune nouvelle.

Etaient présents :

Monsieur LEVEL, Madame HABERT-DUPUIS, Monsieur

SOLIGNAC, Madame PEUGNET, Monsieur BATTISTELLI,

Monsieur JOLY, Madame TEA, Monsieur PETROVIC,

Monsieur VENUS, Madame GUYARD, Monsieur HAÏAT,

Madame AGUINET, Madame BOUTIN, Monsieur

MILOUTINOVITCH, Madame de JACQUELOT, Monsieur

BASSINE, Madame GOTTI, Madame de CIDRAC, Monsieur

MIRABELLI, Monsieur MIGEON, Madame

PEYRESAUBES, Madame LESUEUR, Madame ANDRE,

Madame MEUNIER, Madame BRELURUS, Madame

NASRI, Madame SLEMPKES, Monsieur LEGUAY,

Monsieur SAUDO, Monsieur NDIAYE, Monsieur SALLE,

Madame BOGE, Monsieur JEAN-BAPTISTE, Madame

CASTIGLIEGO, Monsieur GREVET, Monsieur ROUXEL,

Monsieur LE GARSMEUR

Avaient donné procuration :

Madame MACE à Monsieur SAUDO

Madame NICOLAS à Monsieur PERICARD

Monsieur JOUSSE à Monsieur VENUS

Monsieur de BEAULAINCOURT à Monsieur SOLIGNAC

Madame GRANDPIERRE à Monsieur NDIAYE

Madame RHONE à Madame CASTIGLIEGO

Madame FRABOULET à Monsieur GREVET

Secrétaire de séance :

Madame de JACQUELOT Accusé de réception en préfecture 078-200086924-20230609-23-D-05b-DE Date de télétransmission : 10/06/2023 Date de réception préfecture : 10/06/2023N° DE DOSSIER: 23 D 05b

OBJET : AVENANT A LA CONVENTION D'OBJECTIFS ET DE MOYENS AVEC LA

MAISON DES ASSOCIATIONS (MAS)

RAPPORTEUR : Madame PEUGNET

Monsieur le Maire,

Mesdames, Messieurs,

La Maison des Associations (MAS) est un partenaire essentiel de la vie associative et locale de

la ville de Saint-Germain-en-Laye.

La Ville de Saint-Germain-en-Laye apporte son soutien constant et affirmé à cette association

par la mise à disposition de locaux et le versement d’une subvention annuelle dans le cadre

d’une convention d’objectifs et de moyens pluriannuelle.

La Maison des Associations, dans une recherche dynamique de nouvelles activités adaptées aux

besoins de la population et en concertation étroite avec la Ville, a modifié ses statuts afin d'offrir

aux particuliers adhérents d’une association adhérente au MAS, la possibilité de louer des

espaces dans les locaux qui lui sont confiés.

Il convient ainsi de modifier la convention d’objectifs et de moyens adoptée en décembre 2022

à savoir dans l’article 2-3 la mention :

«De mettre à disposition de ses associations membres des locaux et des moyens facilitant

l’activité et la gestion associative avec ou sans participation, ou de mettre à disposition des

membres des associations membres des locaux pour des événements privés, avec ou sans

participation » ;

Et dans l’article 9, la mention :

«Recettes de mises à disposition de salles au profit des associations ou de leurs membres ».

Il est proposé au Conseil Municipal d’approuver l’avenant à la convention d’objectifs et de

moyens avec la Maison des Associations tel qu’annexé à la présente délibération.DELIBERATION

LE CONSEIL MUNICIPAL,

Après avoir entendu les explications qui précèdent et en avoir délibéré,

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales,

À L'UNANIMITÉ,

APPROUVE l’avenant à la convention d’objectifs et de moyens avec la Maison des

Associations tel qu’annexé à la présente délibération.

POUR EXTRAIT CONFORME,

AU REGISTRE DES DÉLIBÉRATIONS,

Arnaud PÉRICAR

Maire de la commune nouvelle de Saint-Germain-en-Laye

La présente délibération ne pourrafaire l'objet d'un recours pour excès de pouvoir devant le Tribunal administratif de Versailles au-delà d'un délai de deux mois à compter de sa publication.nl is

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Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association le M.A.S

Avenant à la convention d’objectifs et de moyens

Années 2023 - 2024 - 2025

Entre les soussignés :

La Ville de Saint-Germain-en-Laye représentée par son Maire en activité, Monsieur le Maire Arnaud PERICARD, demeurant de droit en l’Hôtel de Ville sis 16 rue de Pontoise, spécialement habilité à cet effet par délibération du Conseil Municipal de Saint-Germain-en-Laye en date du 25 mai 2020, d’une part,

ci-après dénommée « la Ville »

Et

L'Association « MAISON DES ASSOCIATIONS SAINT-GERMANOISES », déclarée en sous- préfecture de Saint-Germain-en-Laye le 22 février 1979 sous le numéro : 2287, dont le siège est sis 3 rue de la République, et représentée en vertu d’une délibération de son Conseil d’Administration en date du 31 mars 2021, par Monsieur Etienne BERTRAND, Président de l’Association, d’autre part,

ci-après dénommée « l’Association ou le MAS»

L’ensemble étant dénommé ci-après les « Parties »

EXPOSENTPage | 2 /12

Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association le M.A.S

PRÉAMBULE

Dans le respect de ses statuts, l’Association a notamment pour objectifs :

La Maison des Associations Saint-Germanoises (MAS) a pour but d’entretenir et développer une communication inter-associations et d’être un lien entre ses membres et les Saint-Germanois. Dans le respect de ses statuts, l’association poursuit trois grandes missions :

Fédérer les associations autour de projets ou d’événements rassembleurs favorisant la cohésion associative : rencontres amicales, expositions, Expo-Associations, organisation de conférences thématiques sur les grands domaines du monde associatif ou en lien avec l’actualité associative, organisation de projets transversaux, Bourse aux Bénévoles ...

A ce titre, le MAS s’est donné pour ambition l’organisation :

 De rencontres inter-associatives sur les grands domaines de la vie associative : solidarité (Rencontres Solidaires en 2021), emploi/chômage, Art et Culture, Loisirs, Santé-Bien-Être, etc.

 Chaque semestre, d’une conférence sur des sujets transversaux comme : la place des jeunes, les enjeux environnementaux et le développement durable, les enjeux de la transformation digitale, les changements induits par la crise sanitaire dans la gouvernance des associations.

 D’un « MAS café », afin de donner l’occasion aux associations de rencontrer des membres du conseil d’administration le samedi matin.

 Chaque année, en plus de l’Expo-Associations, d’une rencontre conviviale – ludique.

 De rencontres régulières avec les autres pôles associatifs de la Ville, membres du MAS : la CLEF, l’Agasec, la Soucoupe, Ici et 2 Mains/le Quai des Possibles, afin de définir les synergies dans l’animation de la vie associative de la commune, et de réflexions avec la commune sur la vie associative sportive, en particulier l’implication du MAS et des associations lors de la présence de la Team GB pour les JO 2024.

Accompagner et soutenir les associations dans leur développement en leur offrant des opportunités de formation, d’échange, de partage et de rencontres répondant à leurs besoins. Cela peut comprendre la facilitation de rencontres et forums inter-associations, la mise à disposition d’un catalogue de formations, la mise à disposition de salles et de prestations bureautiques, des conseils juridiques, une médiation, un accès facilité aux informations d’intérêt général… .

A ce titre le MAS ambitionne de devenir un référent de la vie associative par des formations et des rencontres, dans un grand nombre de domaines : la transformation numérique, la bonne utilisation des réseaux sociaux, la mise à jour d’un site web, la communication sous toutes ses formes, la bonne gestion

d’une association ou d’un projet (finance, RH, projet, recherche de financement…), etc.

A travers ces formations, le MAS se fixe deux objectifs :

 Aider/assister/former/faire évoluer les associations de la commune.

 Etablir un dialogue transversal entre associations pour mieux se connaître, partager les expériences et les bonnes pratiques.Page | 3 /12

Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association le M.A.S

Communiquer pour accroître la visibilité des associations et leur attractivité en relayant leurs initiatives avec des moyens adaptés :

 Site internet www.mas.asso.fr (en cours de refonte en 2022/2023),

 Page Facebook,

 Diffusion du Lien Associatif et du Lien Express,

 Édition annuelle du Guide du MAS en format numérique et imprimé.

 Relations renforcées avec les médias locaux : Journal de Saint-Germain (objectif accroître la couverture des événements du MAS), Courrier des Yvelines (2 interviews réalisées en 2022), Saint- Germain Magazine (une interview en 2021).

 Affichage des événements sur les grilles du MAS, un très bel espace de communication en centre- ville !

Au regard de l’intérêt communal de ces différentes missions d’initiative associative, la Ville entend accorder son soutien à l’Association.

A cet effet, les Parties se sont rencontrées et il a été convenu ce qui suit :

ARTICLE 1 : Objet de la Convention

Constitue des subventions, les contributions facultatives de toute nature, valorisées dans l'acte d'attribution, décidées par les autorités administratives, justifiées par un intérêt général et destinées à la réalisation d'une action ou d'un projet d'investissement, à la contribution au développement d'activités ou au financement global de l'activité de l'organisme de droit privé bénéficiaire. Ces actions, projets ou activités sont initiés, définis et mis en œuvre par les organismes de droit privé bénéficiaires. Ces contributions ne peuvent constituer la rémunération de prestations individualisées répondant aux besoins des autorités ou organismes qui les accordent (Art. 9-1 de la loi n°2000-321).

La présente convention, conclue dans le cadre défini en préambule, a pour objet de préciser les conditions et modalités d’octroi de subvention communale à l’Association, pour les trois années civiles 2023, 2024 et 2025. Ces subventions annuelles sont dédiées à la réalisation de l’objet statutaire de l’Association, à travers des actions reconnues d’intérêt communal. La Ville n’attend aucune contrepartie directe de cette contribution.

Les articles qui suivent ont ainsi vocation à fixer les modalités de versement de la subvention municipale, les dépenses pour lesquelles cette subvention est octroyée, les contrôles que la Ville est en droit d’effectuer.

TITRE I – LES ENGAGEMENTS DE LA VILLE

ARTICLE 2 : Subvention(s)

2-1 Subvention annuelle

La Ville s'engage à soutenir financièrement l'Association. Elle fixe annuellement le montant de son concours financier en fonction des objectifs poursuivis, tels que décrits à l’article 1, en préambule et aux articles suivants.Page | 4 /12

Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association le M.A.S

Pour obtenir cette subvention annuelle, l'Association doit présenter tous les ans une demande de subvention, conformément aux stipulations de l’article 8 de la présente convention.

L'aide de la Ville sera créditée au compte de l'Association, sous réserve du respect des engagements figurant au titre II de la présente convention, sous réserve de l’admission de l’intérêt communal, et selon les procédures comptables en vigueur.

Le montant de la subvention municipale annuelle fera l’objet d’une notification dans le mois suivant son vote en Conseil Municipal. Cette délibération étant créatrice de droits sous réserve du respect par le bénéficiaire des conditions mises à son octroi par la personne publique, l’Association pourra s’en prévaloir auprès de la Ville et de tout tiers.

2-2 Conditions de détermination du coût des actions subventionnables

Les actions envisagées par l’Association sur la durée d’exécution de la présente convention, de nature à pouvoir faire l’objet d’une subvention municipale, sont estimées à environ 361 200 € (budget annuel de l’association x 3 années), soit environ 120 400 € par année. Ce coût prévisionnel a été évalué sur la base d’une demande motivée et chiffrée de l’Association, accompagnée notamment des documents suivants (Annexe n°2). Ces documents couvrent la période triennale de la convention :

Documents administratifs et comptables pour les 3 années en cause :

 Questionnaire municipal dûment rempli (selon modèle - Annexe n°3) ;

 Budget de l’exercice en cours ;

 Budget prévisionnel de l’année à venir, détaillant les dépenses et recettes contribuant directement à l’organisation des activités proposées, ainsi que les dépenses et recettes relatives au fonctionnement courant de l’Association ;

 Bilan et compte de résultats du dernier exercice clos ;

 Bilan et compte de résultats prévisionnels de l’exercice en cours (dits Prévisions de Fin d’Année - PFA) ;

 Compte-rendu de la dernière Assemblée Générale, retraçant l’activité de l’association ainsi que ses objectifs pour l’avenir ;

 Sauf s’ils n’ont pas changé depuis leur dernière communication à la Ville : statuts de l’association et relevé IBAN.

Documents opérationnels pour les 3 années en cause :

 Programme détaillé (prévisionnel ou arrêté) de l’année à venir (dite N+1), spécifiant le cas échéant ses évolutions par rapport à l’année en cours (dite N) ;

 Présentation des évolutions structurelles envisagées ou de l’absence d’évolutions de telle nature ;  Le cas échéant, le bilan de la précédente convention d’objectifs (selon modèle - Annexe n°4) ;  Attestation d’assurance en responsabilité civile.

2-3 Conditions de détermination de la subvention municipale

La Ville contribue financièrement à la réalisation des missions de l’Association. Le montant de la subvention allouée à l’Association pour l’année 2023 est de 22 600 €.

Le montant de la subvention des années 2024 et 2025 sera fixé annuellement par le Conseil Municipal sur

présentation de la demande de subvention visée à l’article 2.1, sous réserve de crédits disponibles au budget

municipal.Page | 5 /12

Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association le M.A.S

Les actions de l’Association fondant pour l’essentiel la décision de la Ville de lui allouer cette subvention

prévisionnelle annuelle de fonctionnement, sont les suivantes :

- D’être un des principaux vecteurs de l’information de l’activité associative saint-germanoise, à travers des actions de communication,

- De mettre à disposition de ses associations membres des locaux et des moyens facilitant l’activité et la gestion associative avec ou sans participation, ou de mettre à disposition des membres des associations membres des locaux pour des événements privés, avec ou sans participation, - D’offrir des services administratifs aux associations, en fonction des moyens dont elle dispose, - D’organiser des manifestations pour favoriser la cohésion associative,

- D’organiser des conférences en lien avec l’actualité associative.

2-4 Versement de la subvention annuelle

Sous réserve de tout ce qui précède, la contribution financière municipale annuelle sera versée selon les modalités suivantes, sans préjudice du contrôle de l’administration conformément à l’article 12 :

- un premier versement avant le 31 mai de chaque année, dans la limite de la moitié du montant annuel de la contribution mentionnée à l’article précédent,

- le solde sera versé avant la fin de l’exercice comptable de l’association (31 décembre). La contribution financière sera créditée au compte de l’association selon les procédures comptables en vigueur.

La subvention annuelle ainsi allouée, n’est ni actualisable, ni révisable, sous réserve d’un vote contraire et préalable du Conseil Municipal, prononcé selon les modalités qui précèdent.

2-5 Subventions exceptionnelles

Cette subvention communale annuelle ne fait pas obstacle à l’attribution de subventions exceptionnelles complémentaires. De telles subventions ont vocation à soutenir des projets spécifiques.

Ces subventions pourront être allouées à l’Association, sous réserve de l’accord du Conseil Municipal, sur la base de pré-projets détaillés, programmatiques et financiers, démontrant l’intérêt communal du projet en cause et sa fiabilité.

ARTICLE 3 : Mise à disposition gracieuse de locaux

Outre le versement d’une subvention annuelle en numéraire, la Ville peut accorder son concours par la mise à disposition de ses biens immobiliers. Cette mise à disposition peut être temporaire (salles…) ou annuelle, voire pluriannuelle.

L’ensemble fait l’objet de titres d’occupation distincts régis par des règles qui leur sont propres (disponibilité des salles…).

Il peut cependant être d’ores et déjà souligné que le bâtiment de l’hôtel de la Vrillière, sis 3, rue de la République à SAINT-GERMAIN-EN-LAYE, est gracieusement mis à disposition de l’Association par convention distincte à intervenir en 2018. Ce louage gracieux est constitutif d’une aide annuelle communale en nature, valorisée par France Domaine à la somme de 81 072 € hors charges. L’Association s’engage à intégrer cette valorisation dans sa comptabilité.

Les fluides (eau, électricité, chauffage, téléphone, internet) sont à la charge de l’occupant ainsi que l’ensemble des frais de gestion liés à cette mise à disposition.Page | 6 /12

Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association le M.A.S

Les locaux mis à disposition sont destinés à des activités entrant dans l’objet social de l’Association. A ce titre, l’Association est autorisée à mettre ces locaux à disposition de l’ensemble de ses adhérents en contrepartie d’une participation. L’Association devra transmettre, par courrier, chaque année à la Ville, la grille tarifaire. Elle s’engage à mettre à disposition ses locaux à ses adhérents dans le respect de l’égalité de traitement.

A l’issue de l’étude réalisée par la Ville sur les locaux municipaux en vue d’optimiser leur occupation, le MAS pourra se voir proposer en complément de l’hôtel de la Vrillière d’autres locaux.

La Ville se réserve par ailleurs la faculté de procéder à une révision des montants de subventions allouées à l’Association s’il apparaissait que le montant des participations ainsi perçues par l’Association étaient de nature à constituer un enrichissement sans cause de cette dernière.

Pour mener à bien certaines manifestations organisées par le MAS qui ne pourraient objectivement pas prendre place à l’Hôtel de la Vrillière, la Ville, sous réserve du planning d’occupation des salles municipales dont elle dispose à la date de la demande, peut mettre à disposition de l’Association et sous sa responsabilité, une salle pour une occupation conforme à ses statuts.

L’Association s’engage à faire figurer dans le compte-rendu financier annuel prévu à l’article 9 de la présente convention, l’ensemble des mises à disposition de locaux dont elle bénéficie, ainsi que le montant valorisé par la mise à disposition gratuite pour les Assemblées générales.

ARTICLE 4 : Mise à disposition de personnels et autres moyens municipaux

La Ville pourra autoriser ponctuellement, sous réserve des besoins du service et de l’intérêt communal, le personnel municipal à prêter son concours à l’Association durant les heures de service, afin de contribuer aux actions de l’Association.

La Ville pourra également, sous réserve des arbitrages budgétaires et des impératifs liés à la bonne marche des services communaux, l’ensemble relevant exclusivement de la libre appréciation de la Ville :

- autoriser la mise à la disposition de l’Association, gracieuse et temporaire, de matériels municipaux (tables, chaises, panneaux, vaisselles, plantes…etc).

- autoriser la réalisation gracieuse et ponctuelle de supports de communication au bénéfice de l’Association (tracts, affiches, cartons d’invitation….).

En tant que propriétaire, la Ville apportera son concours en maîtrise d’œuvre pour tous les travaux liés au bâtiment pris en charge par l’Association.

Les autorisations qui précèdent requièrent une demande préalable et motivée de l’Association, déposée auprès des services municipaux compétents. La demande doit être formulée dans un délai raisonnable qui ne saurait, sauf exception admise, être inférieur à un (1) mois.

Dans le respect de son obligation de dresser un bilan exhaustif des aides communales allouées, l’Association devra lister pour chaque opération, les aides municipales complémentaires ainsi délivrées en nature. Ce bilan sera établi selon le modèle joint en annexe (Annexe n°5) ou sous toute autre forme permettant de recueillir le même niveau d’informations.

ARTICLE 5 : Obligations générales de la Ville

La Ville étant dans l’obligation de veiller au bon usage des deniers publics, elle s’engage à contrôler l’usage des subventions allouées à l’Association en application des présentes.Page | 7 /12

Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association le M.A.S

Elle s’engage toutefois également à ne pas porter une atteinte manifestement excessive à l’activité de l’Association, par ses contrôles sur place et sur pièces.

TITRE II – LES ENGAGEMENTS DE L’ASSOCIATION

ARTICLE 6 : Incessibilité des droits

Dans le respect des dispositions de l’article L. 1611-4 du code général des collectivités territoriales, l’Association ne pourra pas reverser à une tierce entité, tout ou partie des subventions présentement allouées par la Ville.

Ladite interdiction s’étend à l’ensemble des droits qu’elle tire de cette convention.

ARTICLE 7 : Assurances et responsabilités

L'Association déclare avoir souscrit des polices d'assurance auprès de compagnies reconnues et solvables, nécessaires pour la garantie de sa responsabilité civile et multirisques locatifs.

L’Association déclare sous sa seule responsabilité, que cette police d’assurance recouvre l’ensemble de son activité statutaire et notamment celle contenue dans le programme annuel déposé au soutien de la demande de subvention, et qu’elle s’étend aux actions menées par les personnes relevant de son autorité, au sens notamment de l’article 1384 du code civil.

L’Association s’engage à maintenir cette couverture assurantielle pendant toute la durée des présentes.

L’Association est seule responsable des activités qu’elle mène, nonobstant leur intérêt communal. L’Association s’engage dès lors, d’une part, à ne rien faire qui puisse nuire aux intérêts de la Ville et donc à mettre immédiatement un terme à toute action de nature à nuire auxdits intérêts, et d’autre part, à assumer les responsabilités qui sont les siennes, tant à l’égard de ses adhérents que des tiers, dont les Saint- Germanois.

ARTICLE 8 : Demandes de subvention(s) annuelles

Au soutien de chaque demande de subvention exceptionnelle, l'Association devra délivrer une demande motivée et chiffrée comprenant l’ensemble des pièces exigées au précédent article 2.2.

Pour les demandes de subvention annuelle relevant de cette convention d’objectif, l’Association déposera sa demande de subvention, en accédant en ligne à la plateforme de l’Etat : www.demarches- simplifiees.fr/commencer/subvention-municipale, et ne sera tenue de produire que les documents suivants, au plus tard le 15 septembre de l’année en cours.

Ces documents ont vocation à permettre à la Ville, d’une part, de dresser un pré-bilan du bon usage de la subvention durant l’année en cours (évaluation quantitative et qualitative), et d’autre part, de s’assurer de la poursuite par l’Association des activités d’intérêt municipal fondant la contribution communale au regard de la présente convention d’objectif pluriannuelle. Ce dossier sera complété par les soins de la Ville, du compte-rendu financier remis antérieurement à la Ville en application de l’article qui suit.

Documents administratifs et comptables :

 Le questionnaire municipal dûment rempli (selon modèle - Annexe n°3) ;  Une synthèse financière, dite PFA (Prévisions de Fin d’Année) de nature à présenter la situation de l’Association à la date du 31 août de l’année en cours. Cette synthèse ne constitue, ni le bilan comptable de l’association, ni son compte de résultat. Elle n’a pas à être certifiée par un expert-comptable ;  Si ces derniers ont changé depuis l’année précédente : les statuts et le relevé IBAN de l’Association ;  La copie du dernier relevé des comptes bancaires ou postaux, disponibles à la date de la demande.Page | 8 /12

Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association le M.A.S

Documents opérationnels :

 Une synthèse des opérations programmées pour l’exercice à venir, essentiellement par comparaison avec les opérations de l’année en cours ;

 Présentation le cas échéant des évolutions structurelles envisagées ;

 Attestation d’assurance en responsabilité civile.

Tout ce qui précède n’est pas de nature à pouvoir remettre en cause le droit de contrôle a posteriori dont dispose la Ville en application des stipulations qui suivent.

ARTICLE 9 : Bilans comptables et opérationnels

Afin de permettre à la Ville de procéder à ses opérations de contrôle du bon usage des deniers publics, et d’évaluer ainsi la pertinence des actions conduites en regard des objectifs fixés, l’Association s’engage :

 A appliquer la présente convention de manière raisonnable et loyale.

 A respecter les obligations qui sont les siennes, notamment en application de la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec l’administration et de ses décrets d’application.

 A respecter le plan comptable des associations, ainsi que l’ensemble du régime fiscal et social applicable et à désigner, le cas échéant, un commissaire aux comptes (Art. L. 612-1 et suivants et R. 612-1 et suivants du Code de Commerce...).

 A user de la (des) subvention(s) allouée(s) afin de remplir les objectifs qu’elle s’est fixée pour l’année en cause, et ayant fondé l’octroi de ladite (lesdites) subvention(s) de la Ville.

 A communiquer dans un délai maximal de six (6) mois à compter de la clôture de l’exercice, le bilan certifié conforme de son activité, afin que la Ville puisse le cas échéant l’annexer à son compte administratif.

 A communiquer dans un délai maximal de six (6) mois suivant la fin de l’exercice comptable en cause, un compte-rendu financier conforme aux exigences de l’article 10 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000 et à l’arrêté n°PRMX0609605A du 11 octobre 2006 (formulaire cerfa ci-annexé). Ce compte- rendu comporte un bilan d’activité et comptable, quantitatif et qualitatif.

En outre, des indicateurs fournis annuellement par l’Association permettront de suivre l’évolution de son activité. Le bilan d’activité précité devra en conséquence permettre à la Ville d’apprécier, sous l’angle quantitatif et qualitatif, l’activité de l’Association au regard des items suivants :

- Nombre : d’associations adhérentes, de fréquentation et de manifestations ou de conférences organisées par l’Association et nombre de participants, éventuellement par comparaison avec l’année N-1,

- Recettes de mises à disposition de salles au profit des associations ou de leurs membres, - Partenariats ponctuels avec une ou plusieurs associations adhérentes.

Dans le prolongement de tout ce qui précède, les représentants de l'Association s’engagent à rencontrer durant l’année d’utilisation de la subvention communale, au moins une (1) fois et sur simple demande de la Ville, les représentants de la Ville pour évaluer les résultats et en tirer les conséquences à court et moyen terme.

En cas d'inexécution ou de modification des conditions d'exécution ou de retard pris dans l'exécution de la présente convention par l'Association, quelles qu’en soient les raisons, l’Association doit en informer la Ville sans délai par l’envoi d’un courrier électronique avec accusé de réception, à l’attention de la Direction municipale opérationnelle dont elle relève.Page | 9 /12

Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association le M.A.S

ARTICLE 10 : Communication

Lorsque la Ville est partenaire d’un événement organisé par l’association, cette dernière s’engage à apposer, sur ses supports de communication, le logo de la Ville complété par la formule « avec le soutien de la Ville».

L’Association s’engage à fournir à la Ville, dans un délai raisonnable lui permettant d’anticiper les actions en cause, un exemplaire de chacun des supports de communication qu’elle édite.

Si l’Association édite son propre site internet, elle y insère un lien vers le portail officiel de la Ville. La réciprocité ne pourra se faire que dans les limites des possibilités de la Ville tant en matière de place, que de sécurité informatique.

ARTICLE 11 : Autres engagements

L’Association s’engage à informer immédiatement la Ville de toute évolution la concernant, de nature à avoir un impact sur ses relations avec la Ville. Il s’agit entre autre des changements au sein de sa représentation, ainsi que de ses éventuelles difficultés financières, techniques ou opérationnelles, de nature à nuire à la bonne réalisation des actions ayant fondé le subventionnement communal.

A cet effet, l’Association doit entre autre, soit communiquer sans délai à l’administration la copie des déclarations mentionnées aux articles 3, 6 et 13-1 du décret du 16 août 1901 portant réglementation d’administration publique pour l’exécution de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association, soit informer la Ville, par lettre recommandée avec accusé de réception, de toute nouvelle déclaration enregistrée dans le Répertoire National des Associations (RNA) et fournir la copie de toute nouvelle domiciliation bancaire.

TITRE III – CLAUSES GENERALES

ARTICLE 12 : Durée de la convention

La présente convention est consentie et acceptée pour une durée de trois (3) années civiles, à savoir les années 2023, 2024 et 2025.

Ses effets s’étendent toutefois au-delà de cette durée, compte-tenu notamment des droits et obligations des Parties relevant des opérations de contrôle du bon usage des subventions allouées par la Ville.

ARTICLE 13 : Contrôles & Evaluations de la Ville

13-1 Evaluation

Tel que cela ressort notamment des articles 8 et 9 de la présente convention, l’Association s’engage à fournir, lors de ses nouvelles demandes de subventionnement, mais plus encore, au plus tard six (6) mois suivant la fin de son exercice comptable : un bilan d’ensemble de la mise en œuvre du programme à l’origine du soutien de la Ville.

La Ville procède, conjointement avec l’Association, à l’évaluation des conditions de réalisation du programme auquel la Ville a apporté son concours.

L'évaluation porte notamment sur la conformité des résultats à l'objet du subventionnement et sur l’impact du programme d’actions ou de l’action, au regard de l’intérêt local, conformément aux dispositions des articles L. 1611-4 et L. 2121-29 du code général des collectivités territoriales.Page | 10 /12

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13-2 Contrôles

La Ville contrôle annuellement, ainsi qu’à l’issue de la convention, que la (les) contribution(s) financière(s) allouée(s) n’excède(nt) pas le coût de la mise en œuvre des actions à son (leur) origine.

Pendant et au terme de la convention, la Ville se réserve également le droit, dans le respect des dispositions de l’article L. 1611-4 du code général des collectivités territoriales, d’effectuer sur place et/ou sur pièces, à tout moment, à toutes opérations de contrôle qu’elle jugera utile, de quelque nature qu’elles soient, afin de vérifier que l’Association satisfait aux obligations et engagements issus des présentes et de ses obligations légales et réglementaires.

L'Association s'engage à faciliter l'accès à ses locaux et à toutes pièces justificatives des dépenses et tout autre document dont la production serait jugée utile dans le cadre de ces opérations de contrôle.

Il est rappelé toutefois que l’Association demeure autonome. La Ville ne saurait dès lors, par ses contrôles, porter une atteinte manifestement abusive à l’activité de l’Association.

ARTICLE 14 : Sanctions

14-1 Détournement de la subvention

Si par extraordinaire, la subvention allouée était en tout ou partie utilisée à des fins contraires à celles prévues aux présentes, l’Association devra, d’une part, s’en justifier dans les plus brefs délais, et d’autre part, restituer tout ou partie de la subvention ainsi détournée, pour violation de ses obligations contractuelles. La Ville se réserve la faculté de ne pas rendre le remboursement exigible si elle estime que le détournement querellé n’est pas illégitime ou satisfait l’intérêt communal.

14-2 Non-utilisation de la totalité de la subvention exceptionnelle

Si la totalité de la subvention allouée, à titre « exceptionnel », n’est pas utilisée ou pour le moins, engagée avant la clôture de l’exercice comptable en cause, la Ville pourra :

 Soit exiger la restitution de la subvention non utilisée ;

 Soit, ne pas verser à due concurrence, les sommes restant dues, s’il s’avère que la totalité de la subvention allouée n’a pas encore été virée administrativement.

14-3 Fautes contractuelles

Le non-respect par l’Association, de tout ou partie de ses obligations contractuelles, peut également justifier, outre la résiliation de la convention selon les conditions développées infra, l’accroissement des obligations de l’Association, dont l’obligation pour cette dernière de délivrer à la Ville un bilan mensuel de ses actions subventionnées.

Au surplus, nonobstant tout ce qui précède, la Ville conserve la possibilité d’ester en justice aux fins de voire indemniser ses préjudices, dont l’atteinte à son image publique.

ARTICLE 15 : Résiliation de la convention

15.1 Résiliation pour non-respect des engagements contractuels

En cas de violation des présentes par l’une ou l’autre des Parties, la convention pourra être résiliée de plein droit par la partie la plus diligente, sans préjudice de tous autres droits qu’elle pourrait faire valoir. Cette résiliation interviendra à l’expiration d’un délai de deux (2) mois suivant l'envoi d'une lettre de mise en demeure envoyée par tout moyen de nature à en attester la réception et restée infructueuse.Page | 11 /12

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Lors d’une telle résiliation par la Ville pour faute, la part de subvention non-utilisée sera reversée à la Ville, sauf force majeure. En cas de subvention annuelle, l’Association devra reversée à la Ville, la somme la plus élevée entre, le montant de la subvention non-utilisée, précédemment évoquée, et le montant prorata temporis de la subvention annuelle octroyée.

Nonobstant tout ce qui précède, la Ville conserve la possibilité d’ester en justice aux fins de voire indemniser ses préjudices, dont l’atteinte à son image publique.

En cas de faute de la Ville, cette convention pourra être résiliée par l’Association. Nonobstant cette résiliation, l’Association devra utiliser les subventions allouées par la Ville, conformément aux engagements convenus.

15.2 Dénonciation

 par l’Association

L’Association a la faculté de dénoncer la présente convention au terme de chaque année civile, par lettre recommandée avec avis de réception, adressée au moins deux (2) mois avant le 31 décembre de l’année N-1. Une telle dénonciation ne saurait remettre en cause ses obligations relatives au bon usage des subventions municipales déjà allouées en vertu des présentes.

 par la Ville

La Ville se réserve la possibilité de dénoncer la présente en cas de disparition ou modification substantielle de l’objet social de l’Association, ou plus globalement, lorsque l’intérêt général le justifie. La Ville notifiera sa décision par lettre recommandée avec avis de réception ou par tout moyen permettant d’attester de la date de remise de ce pli, au moins deux (2) mois avant la prise d’effet de cette dénonciation anticipée.

Le cas échéant, les Parties se rencontreront avant l’expiration du délai mentionné ci-dessus pour étudier ensemble les conséquences de la fin anticipée de la convention.

ARTICLE 16 : Renouvellement de la convention

La présente convention est conclue pour une durée ferme et définitive de trois (3) années. Elle ne saurait en conséquence être renouvelée, sous réserve de la conclusion d’un nouveau partenariat communal, approuvé en Conseil Municipal.

ARTICLE 17 : Exécution et modification de la convention

17.1 Exécution de la convention

Il est convenu et entendu entre les Parties qu’en sa qualité de pouvoir exécutif, Monsieur le Maire ou l’autorité déléguée ont pleine compétence pour procéder à l’exécution des présentes.

Cette exécution sera notamment manifestée par de simples écrits de ces autorités, sans que le Conseil Municipal soit contraint de se prononcer. Il s’agit par exemple du prononcé d’une sanction qui peut aller jusqu’à la restitution de tout ou partie de la subvention, l’arrêt du versement de la subvention périodique en application des stipulations des présentes, du contrôle de l’activité ou de tout ce qui précède et suit en termes de modification et résiliation.Page | 12 /12

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17.2 Modifications de la convention relevant de l’autorité exécutrice

Il est précisé que l’ensemble des normes, communautaires, nationales et locales s’imposant à l’activité objet de la présente ou bien encore à la présente directement (convention portant subvention d’une activité associative), seront automatiquement applicables dès leur entrée en vigueur. Il est convenu que ces modifications ne sauraient fonder des demandes de dommages et intérêts à l’encontre de la Ville.

Dans l’hypothèse où tout ou partie des subventions allouées seraient versées sous forme d’acomptes, la Ville se réserve le droit de modifier à tout moment le montant de l’acompte convenu, dès lors que cette modification n’implique pas une forte perturbation de l’activité de l’Association. L’Association ne saurait en conséquence se prévaloir d’aucune indemnité de ce chef.

17.3 Autres modifications de la convention

Toutes autres modifications pouvant bouleverser l’économie de la présente devra faire l’objet d’une délibération du Conseil Municipal, motivée par l’intérêt communal.

Toute modification peut également être obtenue avec l’accord de l’ensemble des Parties. Si ces dernières ne bouleversent pas l’économie de la convention, elles seront acceptées par l’autorité communale exécutrice. De telles modifications ne nécessitant pas une délibération préalable du Conseil Municipal, peuvent notamment porter sur des modifications sommaires de l’usage d’une partie de la subvention octroyée par la Ville, dès lors que cet usage demeure conforme à l’intérêt communal admis par la délibération originelle de l’Assemblée délibérante municipale.

ARTICLE 18 : Correspondances entre les Parties

Pour l'exécution des présentes, sauf lorsque la loi, la réglementation ou les stipulations du présent contrat imposent une autre forme de notification, toutes les notifications sont valablement faites par (i) lettre recommandée avec demande d'avis de réception, (ii) ou par lettre recommandée électronique dans les conditions prévues à l’article 1369-8 du code civil et le décret n°2011-144 du 2 février 2011, adressés :

Pour la Ville :

Attention de: Monsieur le Maire

Adresse: Hôtel de Ville 16 rue de Pontoise 78104 Saint-Germain-en-Laye Email: arnaud.pericard@saintgermainenlaye.fr

Pour l’Association :

Attention de: Monsieur Etienne BERTRAND

Adresse: 3, rue de la République 78100 Saint-Germain-en-Laye Email: contact@mas-association.fr

Tout changement d'adresse postale ou électronique ou de représentant d'une Partie devra être notifié par la Partie concernée à l’autre Partie ainsi qu'il est prévu ci-dessus.

Les Parties conviennent également de la transmission par simple courrier électronique, de toute information requise ou utile à l’exécution de cette convention (Art. 1369-2 du code civil).Page | 13 /12

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ARTICLE 19 : Stipulations générales

Une tolérance relative à l’application des clauses et conditions de la présente convention ne pourra jamais, qu’elle qu’ait pu en être la durée ou la fréquence, être considérée comme une modification ou suppression de ces clauses et conditions.

Pour tout ce qui ne serait pas prévu aux présentes, les Parties entendent se soumettre aux droits et usages locaux.

Tout litige non résolu par la voie amiable et résultant de l’exécution de la présente convention, et, sous réserve de toute action pénale, du ressort du Tribunal Administratif de Versailles. Afin d’éviter toutefois toute procédure contentieuse, en cas de naissance d’un conflit, la partie la plus diligente pourra solliciter un règlement amiable. Il pourra être proposé lors de cette tentative amiable, la désignation d’un arbitre par la Ville.

A toutes fins utiles, il est rappelé que la présente convention est régie, en raison de son objet et des clauses y insérées, par les règles relatives au droit administratif.

Fait à Saint-Germain-en-Laye en deux (2) exemplaires,

Le ………………………………………………

Pour la Ville

Le Maire de Saint-Germain-en-Laye

Arnaud PERICARD

Pour l’Association le M.A.S.

Le Président

Etienne BERTRAND