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unknown - Métropole - Européenne de Lille - 23 C 0188 Document publié le Lundi 3 juillet 2023 Lien du pdf (unknown - Métropole - Européenne de Lille - 23 C 0188)Thèmes du document : Sport, Entrepreneuriat et startup, Grandes et moyennes entreprises, Pour rendu exécutoire

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(98170) / lundi 3 juillet 2023 à 08:05 1 / 4 DEVELOPPEMENT TERRITORIAL ET SOCIAL - SPORTS -

23-C-0188

Séance du vendredi 30 juin 2023

DELIBERATION DU CONSEIL

GRANDS EVENEMENTS - COUPE DU MONDE DE RUGBY 2023 : MATCH CITY TEAM BASE

I. Rappel du contexte

Dans le cadre du projet métropolitain mené en matière de Politique Sportive, il s’agit de poursuivre, par le biais des clubs et événements sportifs, les actions concourant au rayonnement national, européen et international de notre Métropole par sa capacité d’innovation, sa richesse sportive et son vivre ensemble.

La France accueillera la 10ème édition de la Coupe du Monde de Rugby du 8 septembre au 28 octobre 2023. La MEL et la Décathlon Aréna : Stade Pierre Mauroy font partie des 10 villes et 9 stades « hôtes » de la compétition. Cinq rencontres se dérouleront sur le territoire métropolitain à l’occasion de cet évènement international exceptionnel.

Afin d’accueillir les équipes qui viendront s’entrainer sur notre territoire en vue de leurs rencontres au stade, la MEL a été sollicitée par l’organisateur, le GIP France2023 (France 2023), pour identifier 4 « Match City Team Bases » ou « Bases Site de Match ». Chacune de ces "bases" se composera : d’un hôtel ; d’un stade de rugby ; d’une salle de musculation; d’un gymnase et d’une piscine.

Au-delà d’une obligation contractuelle entre la MEL et les organisateurs, c’est également l’opportunité de mettre en valeur notre territoire, de développer sa notoriété dans les médias nationaux et internationaux, dans le cadre de conférence de presse, d’entrainements ouverts au public… ; mais également de valoriser les équipements sportifs de la MEL et des communes auprès de représentants internationaux.

Les plannings prévisionnels d’utilisation des équipements seront transmis par France 2023 en fonction des demandes des délégations. L’accès aux équipements se fera au plus tôt à J-2 avant leur rencontre à la Décathlon Aréna – Stade Pierre Mauroy et au plus tard à J+1 après la rencontre. Certaines équipes, compte tenu de leur calendrier sportif, pourraient être amenées à séjourner sur le territoire sur des périodes plus longues, les équipements pourraient ainsi être mobilisés un peu plus longtemps.

Une convention de partenariat et ses annexes doivent être signés entre France 2023 et la MEL, afin de définir les conditions relatives à la coopération des parties et garantir le bon déroulement du processus de choix, de préparation et de(98170) / lundi 3 juillet 2023 à 08:05 2 / 4 DEVELOPPEMENT TERRITORIAL ET SOCIAL - SPORTS -

fonctionnement des sites d’entrainement. La MEL sera identifiée comme « porte- fort » pour les communes dont l’équipement sportif aura été retenu pour intégrer les Match City Team Base.

II. Objet de la délibération

1 - Description des objectifs et modalités du partenariat

Suite à des visites techniques France 2023 a identifié plusieurs équipements qui répondent au cahier des charges de ces sites d'entrainement, dont le Stadium à Villeneuve d’Ascq, pour le terrain d'Honneur, un de ses terrains annexes et sa salle de musculation.

Les autres équipements retenus sont :

 Le Stade Emmanuel Théry, la piscine du Triolo et le gymnase Pascal Lahousse à Villeneuve d’Ascq

 Le gymnase Pierre Mazeaud et la piscine municipale de Marcq-en-Barœul  La Salle du COSEC à Villeneuve d'Ascq. Cette salle de musculation universitaire fera l'objet d'un conventionnement direct entre France 2023 et l'Université de Lille.

Concernant les communes propriétaires d’équipement, non signataire de la convention, la MEL se portera forte de la ratification de la convention en leurs noms. Un acte juridique (lettre de ratification et d'exécution de la promesse de porte fort proposée par France2023 et annexée à la convention) sera transmis à chaque commune, pour signature et reprise des droits et obligations de la MEL mentionnés dans la convention. Les communes porteront ainsi la responsabilité de l'exécution de la convention dans leurs équipements.

Les terrains de rugby (terrain d’entrainement) sont sollicités pour une période de préparation de 10 jours avant l’arrivée de l’équipe et jusqu’à 2 jour après son départ. De plus, pour garantir la qualité de la surface de jeu et les meilleures conditions possibles, aucune utilisation de ces terrains ne pourra avoir lieu pendant une période de 12 semaines avant l’arrivée de l’équipe soit au plus tôt à compter du 14 juin 2023 et au plus tard le 9 août 2023 (après étude technique du terrain), jusqu’à la fin de la phase de compétition sur le territoire métropolitain. Bien que France 2023 se réservera la possibilité d’accorder des dérogations, cette disposition aura un impact pour les clubs résidents avec lesquels des échanges sont en cours, dans l'attente des plannings d'occupation définitifs

Conformément aux attentes de France 2023 et tel que repris dans la convention, la mise à disposition des équipements est consentie à l’exclusion de toute redevance telle que prévue à l’article 2125 du Code général de la propriété des personnes publiques eu égard au but non lucratif du GIP, qui concourt à la satisfaction de(98170) / lundi 3 juillet 2023 à 08:05 3 / 4 DEVELOPPEMENT TERRITORIAL ET SOCIAL - SPORTS -

l’intérêt général. Il est donc sollicité auprès de la MEL, une exonération des coûts de mise à disposition du Stadium et de ses équipements. Cette mise à disposition inclut toutes les charges de fonctionnement, le personnel d’accueil, technique et de sécurité lié à l’utilisation de l’équipement.

Celle-ci s’accompagne de la mise en conformité des équipements avec un cahier des charges (annexe 6 de la convention) incluant notamment :

 « Clean marketing », la MEL devra mettre à disposition vierge de toute publicité et de toute concession commerciale ses équipements ;

 Nettoyage, maintenance, entretien et fourniture des fluides du site à la charge de la MEL ;

 Une contribution aux dispositifs de sécurité, notamment en dehors des périodes de présence des équipes pour ce qui concerne les terrains et en cas d'ouverture au public. Les dispositifs de sécurité demeureront placés sous l'autorité de France 2023.

La valorisation de ces coûts de mise à disposition du Stadium, du personnel et des dispositifs de sécurisation du site est estimée à environ 60 000€.

Ces obligations concernent également les communes, qui consentiront aux mêmes efforts, au titre de la mise à disposition de leurs équipements respectifs.

Par ailleurs, France 2023 s’est engagé à respecter la Charte des 15 engagements écoresponsables pour les organisateurs d’évènements et gestionnaires d’équipements. Une stratégie RSE sera mise en œuvre pour générer un impact positif de l’évènement. La MEL fera ses meilleurs efforts pour respecter ses clauses, ainsi que le programme d’actions spécifiques des « Bases Site de Match » qui lui sera proposé.

La MEL sera sollicitée pour participer aux opérations de communication et de promotion mises en place par France 2023 et devra notamment proposer une salle de conférence de presse. Elle devra aussi dans la limite de ses compétences fournir ses meilleurs efforts pour protéger les marques et droits de la Coupe du Monde de rugby et de ses partenaires.

La MEL pourra proposer des concepts d’animations à l’occasion de la venue de l’équipe afin de mobiliser le territoire, de favoriser l’engouement des métropolitains pour la Coupe du Monde de rugby, accueillir les supporters lors des entrainements éventuellement ouverts au public… La MEL pourra ainsi solliciter la participation des acteurs locaux du rugby (clubs, Comité, Ligue), mais également structures sociales, établissements scolaires…

Parmi ses engagements, France 2023 œuvrera à la médiatisation, à la valorisation, au rayonnement et à l’exposition de la MEL. L’organisateur s’engage à un retour d’expérience et de formation auprès des personnels de la MEL et des communes (amélioration de la pelouse, vestiaires…). Il sera étudié l’opportunité de faire(98170) / lundi 3 juillet 2023 à 08:05 4 / 4 DEVELOPPEMENT TERRITORIAL ET SOCIAL - SPORTS -

bénéficier à la MEL et aux communes, du matériel sportif spécifiquement installé, à l’issue de l’utilisation des sites.

Compte tenu des enjeux de rayonnement, de retombées touristiques, économiques, sociales et médiatiques, il est proposé de signer la convention transmise par France2023. Les communes seront sollicitées pour la signature de la lettre relative au porte-fort pour approbation et exécution, leurs délibérations y seront annexées (et titres d’occupation privative au bénéfice de France 2023), le cas échéant.

Par conséquent, la commission principale Rayonnement de la Métropole, Culture, Sport, Tourisme, Jeunesse consultée, le Conseil de la Métropole décide :

1. De soutenir la participation de la MEL, des communes de Marcq-en-Barœul et de Villeneuve d’Ascq au projet « Match City Team Base » ;

2. D’accorder la mise à disposition du Stadium, en exonérant #France2023 de toute redevance des équipements, personnels et services mis à disposition ;

3. D’autoriser le Président ou son représentant à signer la convention et ses annexes avec #France 2023 et tout document concourant à la réalisation du projet ;

4. De transmettre aux communes de Villeneuve d’Ascq et Marcq-en-Barœul la convention, ses annexes et l’acte juridique transmis par #France2023 en vue de sa signature, pour ratification et exécution des droits et des engagements.

Résultat du vote : ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ