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unknown - Communauté d'agglomération - Niortais - C039 09 2023 1 Document publié le Dimanche 1 janvier 2023 Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Niortais - C039 09 2023 1)Thèmes du document : Investissement et développement économique, Transports, Institutions publiques, CONVENTION FINANCIERE CADRE ENTRE

LA VILLE DE NIORT,

LE CENTRE COMMUNAL D’ACTION SOCIALE,

LA COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION DU NIORTAIS

ET

L’ASSOCIATION DU RESTAURANT INTER ADMINISTRATIF DE NIORT

Année : 2023

ENTRE :

La Ville de Niort, représentée par son Maire Monsieur BALOGE Jérôme,

Le Centre Communal d’Action Sociale, représenté par son vice-président Monsieur VIDEAU Nicolas,

La Communauté d’Agglomération du Niortais, représentée par son vice-président Monsieur LABORDERIE Gérard,

ci-après dénommés « administrations associées », dûment mandatées à cet effet,

d’une part,

ET

L’association du Restaurant Inter Administratif de Niort ayant son siège au 14 rue Léon Blum, représentée par sa Présidente, Madame LARRIBAU Anne-Lydie

ci-après dénommée « le RIA »

d’autre part,

Vu la convention de mise à disposition du nouveau Restaurant Inter Administratif du 21 décembre 1995 ;

Vu l’avenant n°2 à la convention de mise à disposition du Restaurant Inter Administratif du 11 mars 1998 ;

Vu les statuts de l’association Restaurant Inter Administratif (RIA)

Vu la circulaire n°RDFF1526648C du 21 décembre 2015 en remplacement de la circulaire FP/4 n° 1859 du 12 juin 1995 sur l’organisation et le fonctionnement des restaurants inter administratifsPREAMBULE

La présente convention, établie dans le cadre fixé par la circulaire n°RDFF1526648C du 21 décembre 2015, a pour objet de définir les conditions d’accès au RIA des agents relevant de l’autorité hiérarchique de chaque administration associée, ainsi que les modalités de remboursement à l’association RIA des sommes que cette dernière avance en faveur des usagers relevant de leur autorité hiérarchique au titre des subventions-repas, ainsi que le matériel et mobilier, les fluides et autres charges d’exploitation pouvant faire l’objet d’une participation.

Dans toutes les dispositions de la présente convention, le terme « administration » recouvre tout service administratif de l’Etat, d’une collectivité territoriale, d’un établissement public ou assimilé.

IL EST CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

Titre I : dispositions générales

Article 1er

L’Association RIA s’engage à admettre au Restaurant Inter Administratif de Niort, les fonctionnaires et agents en résidence dans l’agglomération et relevant de l’autorité de chaque administration associée. A cet effet, leur qualité d’ayant-droit sera constatée par la présentation du dernier bulletin de salaire ou de tout document permettant d’une part de justifier de leur résidence administrative, d’autre part de leur indice nouveau majoré, visé par les DRH de chaque administration.

Article 2

Compte tenu du système électronique de gestion mis en place par l’association, chaque usager sera titulaire d’un numéro de compte individuel et un numéro de code identifiant son appartenance à l’administration associée.

Article 3

La détermination du bénéfice de la subvention-repas, enregistré lors de la saisie du compte dans la mémoire de la machine comptable, est effectuée d’après l’indice nouveau majoré de rémunération figurant sur le bulletin de salaire ou tout autre document s’y substituant présenté par l’usager lors de l’ouverture de son compte.

Article 4

Conformément aux instructions interministérielles en vigueur, l’association RIA s’engage à ristourner, à concurrence d’un seul repas par jour et par agent, la subvention repas sur le montant global du plateau pour tout usager visé à l’article 1er et dont l’indice nouveau majoré est inférieur ou égal à 534 au 1er septembre 2022.

Article 5

Le montant de cette subvention-repas sera modifié dès lors que les instructions interministérielles en matière de prestations sociales le stipuleront. L’Association RIA notifiera à chaque administration associée le nombre de subventions qu’elle aura accordées au bénéfice de ses agents d’après les états mensuels de fréquentation produits par la machinecomptable. Ce mémoire récapitulatif des avances effectuées par l’association RIA sera transmis au correspondant social que chaque administration associée lui désignera, à charge pour lui d’effectuer le remboursement du montant défini sur les crédits mis à sa disposition, par virement au compte indiqué par l’Association RIA Niort.

Article 6

Les repas pris par les agents de chaque administration associée visés à l’article 1 er feront l’objet d’une facturation sur laquelle apparaîtra distinctement d’une part l’admission qui leur est réclamée, laquelle demeurera inférieure à celle qui pourrait être réclamée aux usagers relevant de services ou collectivités autres que les administrations coordinatrices et associées, d’autre part le prix des plats qu’ils consomment, ainsi que des participations et, le cas échéant, de la subvention-repas et autres aides complémentaires dont ils bénéficient aux termes du titre II de la présente convention.

Article 7

L’administration associée devra, dès lors qu’elle en aura connaissance, signaler au RIA de Niort toute situation intervenant dans la situation administrative de ses agents, notamment en cas de dépassement de l’indice plafond visé à l’article 4, ainsi que leur départ éventuel de l’agglomération, pour quelque cause que ce soit.

Article 8

Les conditions dans lesquelles les agents de passage à Niort et issus des administrations coordinatrices et associées sont admises aux mêmes conditions de prix que celles appliquées à leurs collègues en résidence dans cette ville font l’objet de dispositions particulières au titre II.

L’Association RIA Niort veillera à ce que l’accès du restaurant à des tiers autorisés ne viennent ni restreindre les conditions d’accès des usagers visés aux articles 1 er et 8 (alinéa 1) de la présente convention, ni remettre en cause le régime fiscal spécifique dont bénéficie leurs repas. L’accès de tiers autorisés relevant d’organismes visés à l’article 12 des statuts de l’association RIA fait obligatoirement l’objet de la signature d’une convention simple.

Titre II : dispositions particulières

Sous-titre I : autres participations

Article 9 : frais de fonctionnement

A/ Participation aux frais de fonctionnement

A-1 Frais de fonctionnement pris en charge

• L’administration coordinatrice et les administrations associées prennent conjointement à leur charge les dépenses relatives aux fluides. A ce titre figurent notamment les dépenses d’eau froide et d’eau chaude, de gaz, d’électricité et d’abonnement téléphonique, ainsi que le chauffage, le ramassage des ordures ménagères, la location de containers, le traitement des eaux grasses et l’entretien des hottes.

• Les dépenses de fonctionnement des équipements et agencements des installations et du gros matériel sont à la charge des administrations au prorata de la fréquentation des usagers de leur ressort.• L’administration coordinatrice et les administrations associées conservent la charge de l’entretien contractuel des locaux, ainsi que du gros matériel ou des grosses réparations, à l’exclusion des interventions imputables à l’association ou aux personnes dont elle répond, ainsi que l’entretien technique périodique. Ainsi, les travaux d’entretien réalisés par la Ville de Niort en qualité de propriétaire du local seront intégralement facturés à l’association RIA qui procèdera ultérieurement à la répartition entre les administrations associées au prorata de la fréquentation.

• La liste des postes comptables d’imputation des frais de fonctionnement obligatoirement pris en charge par les administrations au titre du présent article est jointe en annexe. Sont, en tout état de cause, exclues de cette prise en charge les dépenses ne présentant pas de réelle utilité pour le fonctionnement du restaurant. La Ville de Niort facturera une partie du coût du responsable unique de sécurité au RIA qui effectuera la répartition entre les administrations associées au prorata de la fréquentation.

A-2 Modalités de prise en charge

Les administrations avancent 70% les fonds au vu du budget prévisionnel de l’année N et régularisent le solde en N+1 au vu des dépenses engagées correspondantes figurant au compte de résultat approuvé par le conseil d’administration de l’association.

L’avance prévue à l’alinéa précédent est facturée par l’association du RIA Niort et est exigible et payable avant la fin du premier semestre de l’année N. La ventilation de l’avance de l’année N entre les administrations est opérée par l’association du RIA de Niort sur la base de la fréquentation enregistrée au cours du dernier exercice (N-1).

La régularisation de N est exigible en N+1 et payable dans un délai de 3 mois après la clôture des comptes. Elle est ventilée entre les administrations sur la base de la fréquentation de l’année N.

Lorsque l’avance de l’année N s’avère supérieure aux dépenses enregistrées dans les comptes approuvés par l’assemblée générale en N+1, la régularisation négative s’impute sur la prochaine avance exigible.

A-3 obligations du RIA

En contrepartie, le RIA s’engage à imputer, à concurrence d’un seul repas par jour et par agent, cette participation de l’administration sur le montant global du plateau pour tout usager visé à l’article 1er de la présente convention.

Cette participation, actualisée tous les ans au 1er janvier par le conseil d’administration, est égale au montant des frais de fonctionnement visés au point A-1 ci-avant compris dans les comptes du dernier exercice approuvés par l’assemblée générale du RIA, divisée par le nombre de rationnaires desdites administrations au cours dudit exercice.

B/ Aides complémentaires

L’administration coordinatrice et les administrations associées peuvent mettre à la disposition de l’association les aides complémentaires suivantes : subventions de participation aux autres frais de fonctionnement et de personnel, « mise à disposition » de personnel complémentaire, fourniture de véhicules administratifs.

Ces aides complémentaires peuvent donner lieu à avance, régularisation et ristourne aux agents de l’administration coordinatrice et des administrations associées les versant dans des conditions à définir dans le cadre de conventions spécifiques.Article 10 : participation aux investissements

A/ Investissements concernés

L’administration coordinatrice et les administrations associées assurent le renouvellement du matériel immobilisé (y compris les chambres froides et les monte-charge) des grosses réparations du bâtiment et du gros matériel de cuisine.

L’association est responsable du matériel léger et fongible dont elle assure le remplacement et le renouvellement. La distinction entre gros matériel et matériel léger et fongible figure dans l’annexe 3 à la présente convention.

Le ministère de la Fonction publique participe, conjointement avec les administrations d’Etat, à l’investissement, après avis du CIAS, en cas d’extension ou de rénovation du RIA.

Les dépenses de matériel informatique présentant une réelle utilité pour le fonctionnement du restaurant sont conjointement à la charge de l’administration coordinatrice et des administrations associées. Le renouvellement sera assuré dans les mêmes conditions que pour le mobilier.

Les équipements n’entrant pas dans le cadre de ces dispositions sont à la charge de l’association.

B/ Modalités de répartition des investissements

L’administration coordinatrice et les administrations associées participent, au prorata des usagers de leur ressort sur la base de la fréquentation N-1, au financement de la totalité des investissements visés au A ci-avant et à leur remplacement éventuel sous forme d’une subvention d’équipement.

Chaque année, l’association RIA Niort présente aux organes dirigeants prévus par ses statuts le plan envisagé pour l’année suivante des investissements visés à l’alinéa précédent. Ce plan peut être pluriannuel.

Après adoption de ce plan, l’association RIA Niort fera connaître à chaque administration associée les besoins de financement lui incombant au titre de l’année N, compte tenu de l’importance de la fréquentation du RIA par ses agents au cours du dernier exercice dont les comptes ont été approuvés par l’assemblée générale.

C/ Financement des investissements

Dès lors que la décision de financement de sa quote-part relèverait de l’autorité supérieure, chaque administration associée prendra toutes dispositions utiles pour obtenir le déblocage des fonds nécessaires au cours du premier semestre de l’année N.

L’association du RIA Niort finance les investissements planifiés d’une part sur les acomptes de subventions d’équipements qu’elle a déjà pu percevoir, d’autre part sur ses fonds propres. En vue de sa liquidation, le solde de la subvention d’équipement exigible fait l’objet d’un état détaillé adressé aux administrations cadres et associées des investissements réalisés auquel sont joints les pièces justificatives correspondantes.

En cas de nécessité absolue, l’association RIA Niort peut procéder au remplacement d’un investissement non prévu au plan visé au second alinéa du B.Dans ce dernier cas, cette modification fait l’objet d’une approbation par le conseil d’administration le plus proche qui modifie en conséquence le plan d’investissement.

Article 11 : Administrations associables

Afin de permettre à leurs agents de bénéficier de conditions d’accès au moins équivalentes à celles offertes aux agents des administrations associées signataires de la présente convention, les autres administrations pourront être associées à la gestion du RIA. Les conditions d’accès qui seront offertes à leurs agents sont subordonnées à la signature avec le RIA Niort d’une convention spécifique faisant expressément référence à la présente convention. Les aides et participations financières en résultant devront être au moins équivalentes à celles auxquelles sont tenues les administrations associées telles qu’elles résultent des articles 4, 9 et 10.

La participation des administrations associées non-cadres au financement des investissements prévue à l’article 10 est déterminée :

• en ce qui concerne les administrations de l’Etat, selon les modalités visées à l’article 10 ;

• en ce qui concernent les autres administrations, sur la base d’un forfait par repas réactualisé tous les ans en fonction du plan d’investissement.

Sous-titre II : admission des passagers

Article 12

Le RIA s’engage à admettre également et exceptionnellement les fonctionnaires ou agents de l’Etat ainsi que de la Région et du Département de passage à Niort, pour quelle que cause que ce soit, aux conditions suivantes :

Le tarif passager s’applique à toute personne visée à l’alinéa précédent de passage à Niort pour une période inférieure à 5 jours ouvrables continus et ne pouvant bénéficier des conditions visées à l’article 13 ci-après.

Les usagers de passage à Niort pour une période au moins égale à 5 jours ouvrables continus peuvent, sur présentation d’une attestation de l’administration associée, se voir délivrer un code d’accès temporaire au RIA leur ouvrant droit aux mêmes conditions de prix que celles appliquées à leurs collègues en résidence.

Les usagers amenés à effectuer par intermittence mais fréquemment des passages à Niort peuvent, sur présentation des justifications visées à l’article 1er, se voir délivrer un code d’accès permanent.

Article 13

Sur présentation d’un ticket-repas délivré par l’administration associée, les usagers de passage peuvent bénéficier d’un repas complet dont les frais sont directement pris en charge par l’administration associée en post-paiement dans les conditions ci-après. Ce repas peut comprendre une entrée, un plat garni, un fromage, un dessert, un pain. Mensuellement, le RIA fera parvenir à l’administration associée un relevé des factures accompagné des tickets repas correspondant pour règlement selon les modalités et conditions visées à l’article 5.

L’application des dispositions du présent article est définie par le conseil d’administration du RIA et est subordonnée à la signature d’une convention spécifique définissant les conditions d’admission en post-paiement des stagiaires et autres agents de l’administration associée.Article 14 : durée et entrée en vigueur

La présente convention annule et remplace la convention-cadre précédente. Elle est conclue pour une période de trois ans à compter du 1 er janvier 2023 et sera renouvelable par tacite reconduction pour des périodes successives d’égale durée. Elle pourra être dénoncée ou modifiée à la demande de l’une ou l’autre des parties contractantes moyennant un préavis de trois mois.

Elle peut être complétée, en tant que de besoin, par une convention annexe bilatérale figurant en annexe, conclue entre le RIA et chacune des administrations associables visées à l’article 11 et associées dont les agents sont autorisés à fréquenter le restaurant inter administratif, définissant les modalités spécifiques d’application de la présente convention-cadre aux aides complémentaires (article 9 B) et/ou au post-paiement (article 13).

Ces dispositions entreront en vigueur au 1 er janvier 2023.

Fait, en quatre exemplaires, à Niort, le ………….....

Pour la Ville de Niort,

Jérôme BALOGE

La Présidente du RIA de Niort ;

Anne Lydie LARRIBAU

Pour la Communauté d’Agglomération du

Niortais

Gérard LABORDERIE

Pour le Centre Communal d’Action Sociale

Nicolas VIDEAU