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Déliberation - DELIB 7 Annexe avenant a la convention groupement de commandes
Document publié le Lundi 27 janvier 2014 par la commune de Guéret.
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Thèmes du document : Consommateurs, Justice et droit, Santé,
Avenant à la Convention constitutive du Groupement de commandes alimentaire de la région aquitaine – GARA
1
AVENANT A LA CONVENTION
CONSTITUTIVE DU
GROUPEMENT DE COMMANDES
ALIMENTAIRE DE LA REGION NOUVELLE
AQUITAINE
(GARA)
Accusé de réception en préfecture
023-212309603-20201123-lmc120200000103
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Date de télétransmission : 26/11/2020
Date de réception préfecture : 26/11/2020
Avenant à la Convention constitutive du Groupement de commandes alimentaire de la région aquitaine – GARA
2
Sommaire
PREAMBULE ......................................................................................................................................................................... 4
RAPPEL DU CONTEXTE ................................................................................................................................................... 4
RAPPEL DES REFERENCES JURIDIQUES – VISAS....................................................................................................... 5
1 POURSUITE DE LA COORDINATION DU GROUPEMENT DE COMMANDES ALIMENTAIRE DE LA REGION NOUVELLE AQUITAINE – GARA PORTE PAR LE CENTRE HOSPITALIER DE DAX COTE D’ARGENT ...................... 6
1.1 POURSUITE DU TRAVAIL DE COORDINATION DU GARA PORTE PAR LE CENTRE HOSPITALIER DAX COTE D’ARGENT ............................................................................................................................................................... 6
1.2 MEMBRES DU GROUPEMENT DE COMMANDES ALIMENTAIRE DE LA REGION NOUVELLE AQUITAINE – GARA 6
1.3 DENOMINATION ...................................................................................................................................................... 6
1.4 OBJET ...................................................................................................................................................................... 7
1.5 SIEGE SOCIAL ........................................................................................................................................................ 7
1.6 DATE D’EFFET ET DUREE ..................................................................................................................................... 7
2 ADHESION, DROITS ET OBLIGATIONS DES MEMBRES .......................................................................................... 8
2.1 ADHESION – EXCLUSION – RETRAIT .................................................................................................................. 8
2.1.1 ADHESION DE NOUVEAUX MEMBRES ......................................................................................................... 8
2.1.2 EXCLUSION D’UN MEMBRE ........................................................................................................................... 8
2.1.3 RETRAIT D’UN MEMBRE ................................................................................................................................ 9
2.2 DROITS ET OBLIGATIONS DES MEMBRES ....................................................................................................... 10
2.2.1 DROITS DES MEMBRES ............................................................................................................................... 10
2.2.2 OBLIGATIONS DES MEMBRES .................................................................................................................... 10
3 FONCTIONNEMENT ..................................................................................................................................................... 12
3.1 DESCRIPTION DES MODALITES DE COOPERATION ....................................................................................... 12
3.2 MODALITES D’INTERVENTION DES PERSONNELS ......................................................................................... 13
3.2.1 MODALITES D’INTERVENTION DES PERSONNELS DES MEMBRES ...................................................... 13
3.2.2 MODALITES D’INTERVENTION DES PERSONNELS DU GROUPEMENT ................................................. 13
3.2.3 MODALITES DE REMUNERATION ............................................................................................................... 13
3.3 MODALITES DE MISE A DISPOSITION DE BIENS ............................................................................................. 13
3.4 BUDGET PREVISIONNEL – MODALITES DE FINANCEMENT DU GROUPEMENT ......................................... 13
4 GOUVERNANCE .......................................................................................................................................................... 15
4.1 ASSEMBLEE GENERALE ..................................................................................................................................... 15
4.1.1 COMPOSITION DE L’ASSEMBLEE GENERALE .......................................................................................... 15
4.1.2 TENUE ET DEROULEMENT DE L’ASSEMBLEE GENERALE ..................................................................... 15
4.1.3 DELIBERATIONS DE L’ASSEMBLEE GENERALE ....................................................................................... 16
4.1.4 VOTES ET QUORUMS DE L’ASSEMBLEE GENERALE .............................................................................. 16
4.2 COMMISSIONS ...................................................................................................................................................... 16
4.2.1 COMMISSION TECHNIQUE .......................................................................................................................... 16
4.2.2 COMMISSION DES MARCHES DU GROUPEMENT (CIM) .......................................................................... 17
5 CONCILIATION – DISSOLUTION – LIQUIDATION .................................................................................................... 18
5.1 CONCILIATION ...................................................................................................................................................... 18
5.2 JURIDICTIONS COMPETENTES .......................................................................................................................... 18
5.3 DISSOLUTION ....................................................................................................................................................... 18
6 DISPOSITIONS DIVERSES .......................................................................................................................................... 19 Accusé de réception en préfecture 023-212309603-20201123-lmc120200000103
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6.1 REGLEMENT INTERIEUR ..................................................................................................................................... 19
6.2 MODIFICATIONS DE LA CONVENTION CONSTITUTIVE ................................................................................... 19
6.3 COMMUNICATION DES INFORMATIONS ........................................................................................................... 19
7 ANNEXES ..................................................................................................................................................................... 20
7.1 MEMBRES UTILISATEURS DU GROUPEMENT DE COMMANDES ALIMENTAIRE DE LA REGION NOUVELLE AQUITAINE – GARA..................................................................................................................................... 20
7.2 REGLEMENT INTERIEUR DU GROUPEMENT DE COMMANDES ALIMENTAIRE DE LA REGION NOUVELLE AQUITAINE – GARA ......................................................................................................................................................... 21
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PREAMBULE
RAPPEL DU CONTEXTE
• Contexte du projet
La formalisation d’un avenant à la convention constitutive du GARA du 27 janvier 2014 découle de plusieurs points :
o De la réforme des achats dans le cadre de la création des groupements hospitaliers de territoire.
La loi de modernisation du système de santé a modifié en profondeur le dispositif d’achats hospitaliers et par voie de conséquence celui des groupements d’achats en transférant pour tous les établissements parties d’un GHT la fonction achats à l’établissement support.
L’article L 6132-3 3° du Code de la Santé publique (CSP) dispose : « l’établissement support désigné par la convention constitutive assure (...) pour le compte des établissements parties au groupement (...) la fonction achats. »
L’article R6132-16 du CSP prévoit que la fonction achats mutualisée comprend les missions suivantes :
- L’élaboration de la politique et des stratégies d’achat de l’ensemble des domaines d’achat,
- La planification et la passation des marchés,
- Le contrôle de gestion des achats.
Il en résulte, comme l’indique l’instruction interministérielle du 4 Mai 2017 relative à l’organisation des groupements hospitaliers de territoire, que le recours à un groupement de commande est une décision de stratégie d’achat confiée à l’établissement support qui devient dès lors seul habilité à signer pour le compte de chaque établissement partie au GHT les conventions constitutives du groupement de commande. Le fonctionnement antérieur du groupement est impacté puisque au terme des marchés qu’ils portent, ils ne peuvent poursuivre leurs missions que dans le cadre d’avenants qui pourraient être signés par les établissements supports des GHT concernés pour le compte des établissements parties concernés.
Par ailleurs, l’instruction interministérielle du 4 mai 2017 relative à l’organisation des GHT qui est aujourd’hui le seul texte réglementaire à traiter de la question des groupements de commande dans le cadre des GHT prévoit que « les groupements de commandes conclues antérieurement au décret du 2 mai 2017 (y compris ceux dont la coordination est assurée par un établissement partie un support d’un GHT) continuent d’exister » et qu’ »au terme des marchés qu’ils portent, ils peuvent poursuivre leurs missions dans le cadre des avenants qui pourraient être signés par l’établissement support de chaque GHT concerné pour le compte de chaque établissement partie concerné »
o Du projet de création d’un Groupement de Coopération Sanitaire (GCS) Nouvelle Aquitaine Multi segments
Dans le cadre de la massification des achats, il est projeté la création d’un GCS multi segments qui pourrait reprendre les missions assurées actuellement par le GARA. Pour autant son échéancier de mise en œuvre fait apparaitre un doute, quant à son opérationnalité à l’échéance des marchés en cours. Accusé de réception en préfecture
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C’est pourquoi compte tenu d’une part de la nécessité de revoir les modalités de fonctionnement du GARA et d’autre part de tenir compte des délais de constitution d’un GCS multi segments, il est proposé la formalisation d’un avenant à la convention constitutive du GARA.
• De la décision de l’Assemblée Générale du GARA à laquelle a été présentée le projet d’avenant pour accord et validation.
Rappel des objectifs de coopération
L’objectif du Groupement de commandes alimentaire de la région Aquitaine (GARA) est de permettre la mise en œuvre des procédures nécessaires à la conclusion, pour chaque membre du groupement, des marchés nécessaires à la fourniture de denrées alimentaires. La liste des membres est annexée à la présente convention.
L’exécution des marchés passés dans le cadre de ce groupement est assurée respectivement par chaque membre du groupement à l’exception des missions du coordonnateur listées au chapitre 3 - article 1 du présent avenant.
Ses modalités de fonctionnement sont définies dans le présent avenant, complétée par un règlement intérieur en annexe.
RAPPEL DES REFERENCES JURIDIQUES – VISAS
Vu le code de la santé Publique
Vu la Loi n°200-879 du 21 juillet 2009 portant réforme de l’hôpital et relative aux patients, à la santé et aux
territoires, modifié par la loi n°2016-41 du 26 janvier 2016
Vu la loi n° 2016-41 du 26 janvier 2016 de modernisation de notre système de santé
Vu l’Ordonnance « marchés publics » du 23 juillet 2015 modifiée par l’ordonnance n° 2018-1074 du 26 novembre 2018 portant partie législative du code de la commande publique
Vu l’instruction interministérielle N°DGOS/ GHT/ DGFIP/ 2017/ 153 du 4 mai 2017 relative à l’organisation des groupements hospitaliers de territoire
Vu le Décret n° 2017-701 du 2 mai 2017 relatif aux modalités de mise en œuvre des activités, fonctions et missions mentionnées à l'article L. 6132-3 du code de la santé publique, au sein des groupements hospitaliers de territoire
Vu la délibération de l’Assemblée Générale en date du 27 Juin 2019 relative à l’approbation de l’avenant à la
convention constitutive du GARA.
Les soussignés ont convenu des dispositions qui suivent :
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1 POURSUITE DE LA COORDINATION DU GROUPEMENT DE COMMANDES ALIMENTAIRE DE LA REGION NOUVELLE AQUITAINE – GARA PORTE PAR LE CENTRE HOSPITALIER DE DAX COTE D’ARGENT
1.1 POURSUITE DU TRAVAIL DE COORDINATION DU GARA PORTE PAR LE CENTRE HOSPITALIER DAX COTE D’ARGENT
Il est confirmé entre les soussignés, établissement membres (Cf. PJ – ANNEXES), la poursuite du travail de
coordination du groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA porté par le Centre
Hospitalier Dax Côte d’Argent, ci-dessous désigné GARA, régi par les textes en vigueur et par le présent
avenant à la convention constitutive du GARA.
1.2 MEMBRES DU GROUPEMENT DE COMMANDES ALIMENTAIRE DE LA REGION NOUVELLE AQUITAINE – GARA
Les membres du groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA se décomposent
comme suit :
Le groupement est composé du Centre Hospitalier de DAX CÔTE D’ARGENT,
établissement coordonnateur,
Le groupement est composé d’établissements supports de GHT et d’Etablissements
Publics de Santé/Etablissement Sanitaires Sociaux et Médico Sociaux autonomes.
Le groupement est également composé d’établissements parties des GHT
L’ensemble des établissements bénéficiaires des prestations du groupement de commandes de la région
Nouvelle Aquitaine – GARA est désigné dans le présent avenant sous le terme de membres utilisateurs.
Lorsque cela n’est précisé le terme de membre s’entend comme membre utilisateur.
1.3 DENOMINATION
La dénomination du groupement de commandes est :
« GROUPEMENT DE COMMANDES ALIMENTAIRE DE LA REGION NOUVELLE AQUITAINE » ci-après
désigné « GARA»
Dans tous les actes et documents destinés aux tiers émanant du groupement ou des établissements qui le
composent pour les questions qui lui sont relatives, notamment les lettres, factures, annonces et publications
diverses, la désignation « Groupement de Commandes alimentaire de la région Nouvelle Aquitaine » devra
toujours être accompagnée des mots « GARA ».
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1.4 OBJET
L’objet du groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA est de permettre la mise en œuvre des procédures nécessaires à la conclusion, pour chaque membre du groupement, des marchés nécessaires à la fourniture de denrées alimentaires. La liste des membres est annexée au présent avenant à la convention constitutive du GARA.
Le travail de coordination du GARA est poursuivi par le Centre Hospitalier Dax Côte d’Argent.
La signature et la notification des marchés est assurée dans ce cadre par l’établissement support du GHT des LANDES : le Centre Hospitalier de Mont de Marsan .
L’exécution des marchés passés dans le cadre de ce groupement est assurée respectivement par chaque membre du groupement à l’exception des missions du coordonnateur listées au chapitre 3 - article 3.1 du présent avenant à la convention constitutive du GARA.
Ses modalités de fonctionnement sont définies dans le présent avenant à la convention constitutive du GARA, complétée par un règlement intérieur.
1.5 SIEGE SOCIAL
Le groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA a son siège social dans les locaux
suivants :
Centre Hospitalier Dax Côte d’Argent
BP 323
40107 DAX CEDEX
1.6 DATE D’EFFET ET DUREE
Le groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA a pour objet de poursuivre le travail
de coordination entrepris depuis plusieurs années. La durée du présent avenant à la convention constitutive
du GARA est d’une durée de 1 an renouvelable d’année en année par tacite reconduction jusqu’à la fin du
dernier marché ou accord cadre passé dans le cadre du groupement qui commencera à courir à compter de
son approbation par l’Assemblée Générale du GARA.
La non reconduction du Groupement pourra résulter d’une décision unanime ou de l’exclusion ou retrait de
membres rendant impossible la poursuite du Groupement.
Cette non reconduction entraînera la dissolution du groupement de commandes de la région Nouvelle
Aquitaine – GARA.
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2 ADHESION, DROITS ET OBLIGATIONS DES MEMBRES
Il s’agit de préciser les modalités d’adhésion des membres, d’admission de nouveaux membres, de retrait, d’exclusion ainsi que les obligations des membres et leurs droits.
2.1 ADHESION – EXCLUSION – RETRAIT
2.1.1 ADHESION DE NOUVEAUX MEMBRES
Le groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA peut, au cours de son existence, admettre de nouveaux membres, notamment des établissements hospitaliers et médico-sociaux, publics ou ESPIC, ainsi que des groupements de coopération sanitaire, de la région AQUITAINE (et des régions limitrophes).
Toute nouvelle adhésion ne peut être formulée que dans l’année précédant un renouvellement de marché et avant l’envoi de la publicité, afin de garantir la prise en compte de l’estimation préalable des besoins. La demande d’adhésion est adressée au coordonnateur, par le représentant légal de l'établissement pour les établissements non parties à un Groupement Hospitalier de Territoire.
Concernant les établissements parties (membre utilisateur) à un G.H.T, cette demande doit être également adressée au coordonnateur et formulée par le directeur de l’établissement support du G.H.T concerné. Il en est de même pour les établissements supports de G.H.T.
L’adhésion ne deviendra définitive qu’après l’approbation par l’Assemblée Générale du GARA.
Dans tous les cas, cette demande d’adhésion doit être accompagnée d’un état des besoins de l’établissement candidat. L’admission d’un nouveau membre ne lui confère les droits statutaires prévus à l’article [Article 2.2.1 Droits] qu’à la date d’approbation par l’Assemblée Générale du GARA.
Tout nouveau membre est réputé adhérer aux dispositions du présent avenant à la convention constitutive du GARA et de ses annexes, ainsi qu’à toutes les décisions déjà prises par les instances du Groupement et qui s’appliqueraient aux membres de celui-ci.
2.1.2 EXCLUSION D’UN MEMBRE
L’exclusion d’un membre est adoptée en cas de :
Non-respect des clauses de la présente convention, de ses avenants et/ou de ses annexes, ainsi
qu’à toutes les décisions déjà prises par les instances du Groupement et qui s’appliqueraient aux
membres de celui-ci
Non-respect du règlement intérieur
Non-respect des obligations antérieurement décidées ou contractées par le Groupement
Non versement des cotisations ou participations financières prévues par le présent avenant à la
convention constitutive du GARA
L’exclusion peut également être prononcée en cas d’ouverture d’une procédure d’ouverture de
sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire.
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Les mesures d’exclusion sont valablement prises sans que puissent participer au vote les représentants du
membre dont l’exclusion est demandée et les membres exclus du Groupement restent tenus des dettes
éventuelles du Groupement dont l’exigibilité résulte d’un fait générateur antérieur à la date de leur exclusion.
Le membre défaillant peut mettre en œuvre la procédure de conciliation prévue à l’article [Article 5.1-
conciliation ] de la présente convention dans le mois qui suit la mise en demeure. A défaut de régularisation ou
si la conciliation n’aboutit pas, l’exclusion est décidée par l’Assemblée Générale saisie par le coordonnateur
du groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA.
2.1.3 RETRAIT D’UN MEMBRE
2.1.3.1 RETRAIT VOLONTAIRE
En cours d’exécution de la convention, tout membre peut se retirer du groupement de commandes de la
région Nouvelle Aquitaine – GARA. Le membre du Groupement désirant se retirer doit notifier son intention au
coordonnateur du Groupement par courrier recommandé avec demande d’avis de réception, 6 mois au moins
avant la fin du marché.
Si le membre qui souhaite se retirer est un établissement non partie à un GHT, la demande de retrait est effectuée par le représentant légal de l’établissement.
Si le membre qui souhaite se retirer est Établissement partie à un G.H.T., la demande de retrait est effectuée par le Directeur de l’Etablissement support du G.H.T. Il en est de même pour les établissements supports de G.H.T.
Le membre qui souhaite se retirer en informe l’Assemblée Générale.
Le membre qui se retire reste engagé à l’égard du groupement pour les créances nées antérieurement à la
mention de son retrait auprès de l’Assemblée Générale du GARA. Les engagements vis à vis du marché
concerné continuent à courir jusqu’à sa fin d’exécution pour l’établissement demandeur.
2.1.3.2 RETRAIT D’OFFICE
Tout membre du Groupement cesse d’en faire partie et est réputé démissionnaire d’office :
Lors de la dissolution du Groupement
Par l’effet de la dissolution de l’établissement membre du Groupement.
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2.2 DROITS ET OBLIGATIONS DES MEMBRES
2.2.1 DROITS DES MEMBRES
En fonction de sa participation aux charges du groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine –
GARA, chacun des membres bénéficie de droits proportionnels.
Le total des droits sociaux et leur répartition entre les membres pourront évoluer :
soit en cas de modification significative de leur participation aux charges du Groupement
soit en considération de l’adhésion de nouveaux membres ou du retrait de certains autres
membres du Groupement
La régularisation qui en découlera sera effectuée, respectivement :
à la date de modification de la répartition des charges par l’Assemblée générale en cas de
modification significative de la participation des membres aux charges
à compter de la date de l’approbation par l’assemblée générale du GARA en cas d’adhésion ou
de retrait d’un membre.
2.2.2 OBLIGATIONS DES MEMBRES
Les membres s’engagent à participer activement à la réalisation des objectifs du groupement de commandes
de la région Nouvelle Aquitaine – GARA et à assurer les missions qui peuvent leur être confiées dans ce
cadre. Ils peuvent se voir proposer une mission permanente et proportionnée pour l’accomplissement des
objectifs de la présente démarche de coopération.
Dans les rapports entre eux, les membres du groupement sont tenus des obligations de celui-ci.
Les membres s’engagent à respecter de plein droit les dispositions du présent avenant à la convention
constitutive et ses avenants ultérieurs éventuels, le règlement intérieur du groupement de commandes de la
région Nouvelle Aquitaine – GARA et à assurer les missions qui peuvent leur être confiées dans ce cadre. Ils
peuvent se voir proposer une mission, ainsi que toutes décisions applicables aux membres du Groupement
qui peuvent leur être opposées. Ils sont également tenus des dettes du Groupement dans la proportion de
leurs droits.
Ainsi, chaque membre utilisateur du groupement désigne un représentant, qui sera l’interlocuteur principal du coordonnateur et de l’assemblée générale et représentera le Directeur de son établissement à l’Assemblée générale. Il désigne également un (ou plusieurs compte tenu des segments considérés) référent technique pour participer aux réunions du groupement.
Chaque membre adhérent du groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA mandate le Centre Hospitalier de Mont de Marsan, établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire des Landes pour signer et notifier les marchés à hauteur de ses propres besoins, tel qu’il les a préalablement déterminés lors du recensement effectué par le coordonnateur : le Centre Hospitalier de Dax Côte d’Argent, avant le lancement de la procédure de consultation collective.
Chaque membre utilisateur du groupement est seul responsable de l’exécution des marchés ou accords- cadres signés et notifiés pour son compte par le coordonnateur à l’exception des éléments mentionnés au chapitre 3 - article 3.1 du présent avenant à la convention constitutive du GARA.
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Chaque membre utilisateur du groupement s’engage notamment à : • transmettre au coordonnateur les éléments nécessaires à l’analyse de l’existant et toute autre information nécessaire à la consultation et la passation des marchés ou accords-cadres; • respecter les échéanciers et calendriers établis par le coordonnateur pour la passation des marchés ou accords-cadres ;
• exécuter les marchés ou accords-cadres dans les conditions contractuelles définies lors de la consultation collective ;
• informer le coordonnateur de toute difficulté dans l’exécution des marchés ou accords-cadres. • Ne pas s’engager dans un autre groupement de commandes pour un produit dès lors que l’établissement a mentionné des besoins pour ce même produit dans le présent groupement
Les membres du groupement sont tenus d’adopter un comportement loyal et sincère propre à assurer la
bonne réalisation par le groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA des missions qui
lui sont confiées conformément à l’article 1.4 des présentes.
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3 FONCTIONNEMENT
3.1 DESCRIPTION DES MODALITES DE COOPERATION
• Un établissement coordonnateur du groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA désigné : le Centre Hospitalier DAX CÔTE D’ARGENT.
o Préparation des marchés : identification et opportunité des besoins en lien avec les membres du GARA
o Passation des marchés
Rôle de l’établissement coordonnateur:
Le Centre Hospitalier de Dax Côte d’Argent, coordonnateur du GARA est chargé de procéder à l’organisation de l’ensemble des opérations de passation des marchés (stratégie achat du GARA, procédure de mise en concurrence, rédaction du DCE et publication, sélection d’un ou plusieurs cocontractants pour les marchés, résiliation des marchés ) passés dans le cadre du groupement.
Le Directeur de l’établissement coordonnateur désigne le référent technique du groupement parmi les personnes compétentes de son établissement, auquel il délègue notamment l’animation de la commission technique ainsi que l’information régulière des membres
Rôle de l’établissement support du GHT DES LANDES dans la passation des marchés :
Le Centre Hospitalier de Mont de Marsan est chargé de signer et de notifier les marchés ou accords-cadres.
Il est représenté par son directeur ou toute personne bénéficiant de sa délégation de signature.
o Exécution des marchés :
Rôle de l’établissement coordonnateur:
Les membres du groupement donnent mandat au coordonnateur pour :
• Etablir les certificats administratifs;
• Procéder aux reconductions des marchés;
• Etablir chaque année devant l’Assemblée Générale un bilan des marchés et de leur exécution,
Rôle de l’établissement support du GHT DES LANDES dans la passation des marchés :
Les membres du groupement donnent mandat à l’établissement pour :
• Procéder à la signature et à la notification des avenants de toute nature pouvant intervenir dans le cadre des marchés,
Rôle des établissements membres du groupement:
L’exécution des marchés passés dans ce cadre et les autres compétences relèvent des établissements membres.
• Concernant les marchés subséquents, ces derniers sont possibles et doivent être passés par l’établissement support dont dépend l’établissement partie adhérent du groupement de commandes Accusé de réception en préfecture 023-212309603-20201123-lmc120200000103 -DE
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• Une commission technique
Elle est composée de référents techniques des établissements membres du groupement, et animée par le référent technique du groupement.
Cette commission est chargée, notamment, d’élaborer l’allotissement et les critères de choix, puis de réaliser l’analyse technique et économique des offres et, enfin, d’établir et de transmettre au Directeur de l’établissement coordonnateur, et à la Commission des marchés, un classement justifié au regard des critères pondérés définis par le règlement de la consultation.
En fonction du contenu de la consultation, du nombre de lots ou d’autres spécificités, le référent technique du groupement peut être conduit à mettre en place des sous commissions techniques.
3.2 MODALITES D’INTERVENTION DES PERSONNELS
3.2.1 MODALITES D’INTERVENTION DES PERSONNELS DES MEMBRES
• Membre coordonnateur : le CH de DAX met à disposition du temps :
o Coordonnateur du Groupement de commandes ou par délégation son représentant
o Référent coordonnateur technique du GARA pour l’animation des commissions techniques
o Gestion administrative et budgétaire (temps d’assistant administrative,...)
• Membres utilisateurs :
o Référents techniques pour participer aux commissions techniques
3.2.2 MODALITES D’INTERVENTION DES PERSONNELS DU GROUPEMENT
Sans objet.
3.2.3 MODALITES DE REMUNERATION
Sans objet.
3.3 MODALITES DE MISE A DISPOSITION DE BIENS
Sans objet
3.4 BUDGET PREVISIONNEL – MODALITES DE FINANCEMENT DU GROUPEMENT
Le groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA est constitué d’un budget de fonctionnement prévisionnel, incluant l’ensemble des recettes et dépenses (frais de fonctionnement) prévisibles pour une année donnée.
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Les frais de personnel pour les tâches relevant exclusivement du groupement, de publicité, d’affranchissement, de reprographie, de matériels, de fournitures et prestations informatiques et toute autre dépenses justifiées, et engagées par le coordonnateur du groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA, sont supportées par l’ensemble des membres utilisateurs.
Chaque membre utilisateur participe à ces frais, à hauteur de son volume financier d’achat réalisé année N-1,
auquel il est appliqué un taux de participation de 0,557 %.
Accusé de réception en préfecture
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4 GOUVERNANCE
La gouvernance du groupement est assurée par :
Le directeur de l’établissement coordonnateur du groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA,
Une Assemblée Générale, garante de la représentativité et de l’expression de chaque membre utilisateur,
Une Commission Interne des Marchés (CIM), présidée par le directeur de l’établissement coordonnateur ou son représentant,
Une commission technique pilotée par les référents techniques du groupement.
4.1 ASSEMBLEE GENERALE
4.1.1 COMPOSITION DE L’ASSEMBLEE GENERALE
L’Assemblée Générale se compose de l’ensemble des membres. Chaque membre dispose d'un représentant
au sein de l’Assemblée Générale, en la personne du Directeur général ou de son représentant pour les
établissements publics de santé. Une même personne peut représenter plusieurs établissements, en cas de
Direction commune.
Les référents techniques désignés par chaque établissement membre assistent également à l’assemblée
générale, et enrichissent les échanges de leur expertise technique. Ils peuvent exprimer devant l’assemblée
leurs observations et commentaires sur le fonctionnement du groupement.
4.1.2 TENUE ET DEROULEMENT DE L’ASSEMBLEE GENERALE
L’Assemblée Générale se réunit, sur convocation du coordonnateur du groupement, au moins une fois par an
et/ ou à la demande ponctuelle d’au moins la moitié de ses membres.
L’Assemblée Générale est présidée par le Directeur de l’établissement coordonnateur du Groupement ou son représentant.
Le président assure la bonne tenue des séances, il veille à l’émargement de la feuille de présence, à la
désignation du secrétaire, à la vérification du quorum (soit la moitié des droits des membres) et à la rédaction
du procès-verbal, tenu au siège du groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA.
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4.1.3 DELIBERATIONS DE L’ASSEMBLEE GENERALE
La gouvernance du groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA repose sur l’Assemblée Générale, composée de l’ensemble des membres utilisateurs du groupement et, est compétente de droit, pour prendre toute décision intéressant le Groupement.
L’assemblée générale délibère sur les questions relevant de sa compétence, selon les termes de la présente convention :
• La définition de la politique et de la stratégie générale du groupement en fonction des orientations retenues
• L’assemblée générale statue sur toute question importante relative au fonctionnement et à la composition du groupement.
• Valide le budget annuel de fonctionnement du groupement et examine en particulier les modalités de calcul de la participation de chaque membre utilisateur aux frais de fonctionnement du groupement. • L’ensemble des modifications de la convention constitutive
• L’établissement du règlement intérieur
• L’admission, l’exclusion d’un membre, la constatation et les conditions de retrait d’un membre
• La prorogation, la dissolution du groupement ainsi que les mesures nécessaires à sa liquidation
• L’adhésion à une structure de coopération mentionnée à l’article L6134-1 ou le retrait à l’une d’elles
• La participation à des actions de coopération avec d’autres régions et notamment l’adhésion à une structure de coopération mentionnées à l’article L6134-1 du code de la santé publique ou le retrait de l’une d’elles
Elle est informée par le coordonnateur du groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA, de l’avancement des consultations et des résultats obtenus au regard des enjeux de performance et gains liés à la massification.
4.1.4 VOTES ET QUORUMS DE L’ASSEMBLEE GENERALE
Lors d’un vote, chaque membre utilisateur dispose d’une voix, pondérée au prorata de la valeur des achats enregistrés au titre du groupement, effectués dans les 12 mois précédents. Toutes les délibérations sont acquises à la majorité simple.
4.2 COMMISSIONS
4.2.1 COMMISSION TECHNIQUE
Le coordonnateur du groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA met en place une commission technique composée de référents techniques des établissements membres du groupement, et animée par le référent technique du groupement.
Cette commission est chargée, notamment, d’élaborer l’allotissement et les critères de choix, puis de réaliser l’analyse technique et économique des offres et, enfin, d’établir et de transmettre à l’établissement coordonnateur du groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA, et à la Commission des marchés, un classement justifié au regard des critères pondérés définis par le règlement de la consultation.
En fonction du contenu de la consultation, du nombre de lots ou d’autres spécificités, le référent technique du groupement peut être conduit à mettre en place des sous commissions techniques. Accusé de réception en préfecture 023-212309603-20201123-lmc120200000103 -DE Date de télétransmission : 26/11/2020
Date de réception préfecture : 26/11/2020
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4.2.2 COMMISSION DES MARCHES DU GROUPEMENT (CIM)
Le coordonnateur après avoir reçu le classement des offres de la commission technique, les présente à la commission des marchés pour information et pour observations sur les procédures retenues et les résultats obtenus dans le cadre du groupement.
Cette commission comprend, outre le directeur de l’établissement coordonnateur du GARA ou son représentant, le trésorier de l’établissement coordonnateur, un référent technique de l’établissement coordonnateur et un représentant des établissements désigné par l’Assemblée Générale dans le domaine traité.
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5 CONCILIATION – DISSOLUTION – LIQUIDATION
5.1 CONCILIATION
En cas de litige ou de différend survenant entre les membres du Groupement ou encore entre le Groupement
lui-même et l’un de ses membres en raison du présent avenant à la convention constitutive ou de son
application, les parties s’engagent expressément à soumettre leur différend à un conciliateur qu’elles auront
désigné.
Une solution amiable devra intervenir dans un délai maximum de 2 mois à compter de la date à laquelle la
désignation du premier conciliateur est notifiée à l’autre partie.
La proposition de solution amiable sera soumise pour avis, à l’Assemblée Générale.
Faute d’accord dans le délai imparti, la juridiction compétente pourra être saisie.
5.2 JURIDICTIONS COMPETENTES
Les litiges feront l’objet d’une réunion préalable de conciliation. Faute de conciliation, la juridiction compétente est le tribunal administratif de PAU.
5.3 DISSOLUTION
De manière non exhaustive et non limitative, le groupement peut être dissout de plein droit dans les conditions
suivantes :
• Le retrait de l’un de ses membres, s’il n’en compte plus que deux
• La dénonciation du présent avenant à la convention constitutive du GARA par l’ensemble des
membres du Groupement
• La décision de l’assemblée générale, notamment du fait de la réalisation ou de l’extinction de son objet
La dissolution du Groupement entraîne sa liquidation.
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6 DISPOSITIONS DIVERSES
6.1 REGLEMENT INTERIEUR
L’Assemblée Générale établit un règlement intérieur, relatif au fonctionnement du Groupement, opposable à
chacun des membres. Il est éventuellement modifié selon la même procédure.
Ce règlement constitue un élément complémentaire de l’avenant à la convention constitutive du GARA. Il est
annexé à la présente convention.
6.2 MODIFICATIONS DE LA CONVENTION CONSTITUTIVE
La convention constitutive du GARA peut être modifiée sur proposition d’au moins la moitié des membres. La
proposition de modification doit être approuvée à la majorité simple. Si elle est approuvée, la modification est
applicable 15 jours après la modification.
6.3 COMMUNICATION DES INFORMATIONS
Le présent avenant à la convention constitutive du GARA et tous avenants ultérieurs seront communiqués aux
membres du groupement dans un délai de 15 jours suivant leur signature.
Chacun des membres s’engage à communiquer aux autres toutes les informations qu’il détient et nécessaires
à la réalisation de l’objet de la coopération.
Fait à DAX, le 7 mai 2019
Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 26/11/2020
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de commandes alimentaire de la région aquitaine – G
ARA
7 ANNEXES 7.1
MEMBRES UTILISATEURS DU GROUPEMENT DE COMMANDES
ALIMENTAIRE DE LA REGION NOUVELLE AQUITAINE – GARA
En annexe.
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7.2 REGLEMENT INTERIEUR DU GROUPEMENT DE COMMANDES ALIMENTAIRE DE LA REGION NOUVELLE AQUITAINE – GARA
Article 1 : Objet
L’objet du groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA est de permettre la mise en œuvre des procédures nécessaires à la conclusion, pour chaque membre du groupement, des marchés nécessaires à la fourniture de denrées alimentaires. La liste des membres est annexée au présent avenant à la convention constitutive du GARA.
Le travail de coordination du GARA est poursuivi par le Centre Hospitalier Dax Côte d’Argent.
La signature et la notification des marchés est assurée dans ce cadre par l’établissement support du GHT des LANDES : le Centre Hospitalier de Mont de Marsan .
L’exécution des marchés passés dans le cadre de ce Groupement de Commandes alimentaire de la région nouvelle aquitaine (GARA) est assurée respectivement par chaque membre du groupement à l’exception des missions du coordonnateur listées au chapitre 3 - article 3-1 de la présente convention.
Le présent règlement intérieur a pour objectif de compléter les dispositions de l’avenant à la convention constitutive du GARA.
Il est adopté en Assemblée Générale à la majorité de ses membres. Il est remis à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouveau membre. Les dispositions du présent règlement sont obligatoires pour tous les membres du Groupement.
Article 2 : Membres
Les membres du groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA se décomposent
comme suit :
Le groupement est composé du Centre Hospitalier de DAX CÔTE D’ARGENT,
établissement coordonnateur,
Le groupement est composé d’établissements supports de GHT et d’Etablissements
Publics de Santé/Etablissement Sanitaires Sociaux et Médico Sociaux autonomes.
Le groupement est également composé d’établissements parties des GHT
L’ensemble des établissements bénéficiaires des prestations du groupement de commandes de la région
Nouvelle Aquitaine – GARA est désigné dans le présent avenant sous le terme de membres utilisateurs.
Lorsque cela n’est précisé le terme de membre s’entend comme membre utilisateur.
Article 3 : Droits et obligations des membres
Droits
En fonction de sa participation aux charges du Groupement de Commandes alimentaire de la région nouvelle
aquitaine (GARA), chacun des membres bénéficie de droits proportionnels.
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Le total des droits sociaux et leur répartition entre les membres pourront évoluer :
soit en cas de modification significative de leur participation aux charges du Groupement
soit en considération de l’adhésion de nouveaux membres ou du retrait de certains autres
membres du Groupement
La régularisation qui en découlera sera effectuée, respectivement :
à la date de modification de la répartition des charges par l’Assemblée générale en cas de
modification significative de la participation des membres aux charges
à compter de la date de l’approbation par l’Assemblée Générale du GARA en cas d’adhésion
ou de retrait d’un membre.
Obligations
Les membres s’engagent à participer activement à la réalisation des objectifs du groupement de commandes
de la région Nouvelle Aquitaine – GARA et à assurer les missions qui peuvent leur être confiées dans ce
cadre. Ils peuvent se voir proposer une mission permanente et proportionnée pour l’accomplissement des
objectifs de la présente démarche de coopération.
Dans les rapports entre eux, les membres du groupement sont tenus des obligations de celui-ci.
Les membres s’engagent à respecter de plein droit les dispositions du présent avenant à la convention
constitutive et ses avenants ultérieurs éventuels, le règlement intérieur du groupement de commandes de la
région Nouvelle Aquitaine – GARA et à assurer les missions qui peuvent leur être confiées dans ce cadre. Ils
peuvent se voir proposer une mission, ainsi que toutes décisions applicables aux membres du Groupement
qui peuvent leur être opposées. Ils sont également tenus des dettes du Groupement dans la proportion de
leurs droits.
Ainsi, chaque membre utilisateur du groupement désigne un représentant, qui sera l’interlocuteur principal du coordonnateur et de l’assemblée générale et représentera le Directeur de son établissement à l’Assemblée générale. Il désigne également un (ou plusieurs compte tenu des segments considérés) référent technique pour participer aux réunions du groupement.
Chaque membre adhérent du groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA mandate le Centre Hospitalier de Mont de Marsan, établissement support du Groupement Hospitalier des Landes pour signer et notifier les marchés à hauteur de ses propres besoins, tel qu’il les a préalablement déterminés lors du recensement effectué par le coordonnateur : le Centre Hospitalier de Dax Côte d’Argent, avant le lancement de la procédure de consultation collective.
Chaque membre utilisateur du groupement est seul responsable de l’exécution des marchés ou accords- cadres signés et notifiés pour son compte par le coordonnateur à l’exception des éléments mentionnés à l’article 4 de la présente convention.
Chaque membre utilisateur du groupement s’engage notamment à : • transmettre au coordonnateur les éléments nécessaires à l’analyse de l’existant et toute autre information nécessaire à la consultation et la passation des marchés ou accords-cadres; • respecter les échéanciers et calendriers établis par le coordonnateur pour la passation des marchés ou accords-cadres ;
• exécuter les marchés ou accords-cadres dans les conditions contractuelles définies lors de la consultation collective ;
• informer le coordonnateur de toute difficulté dans l’exécution des marchés ou accords-cadres. • Ne pas s’engager dans un autre groupement de commandes pour un produit dès lors que l’établissement a mentionné des besoins pour ce même produit dans le présent groupement Accusé de réception en préfecture 023-212309603-20201123-lmc120200000103
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Les membres du groupement sont tenus d’adopter un comportement loyal et sincère propre à assurer la
bonne réalisation par le groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA des missions qui
lui sont confiées conformément à l’article 1.4 de la convention constitutive.
Article 4 : Siège du GARA
Le groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA a son siège social dans les locaux
suivants :
Centre Hospitalier Dax Côte d’Argent
BP 323
40107 DAX CEDEX
Article 5 : Fonctionnement et gouvernance
Fonctionnement
• Un établissement coordonnateur du groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA : le Centre Hospitalier DAX CÔTE D’ARGENT.
o Préparation des marchés : identification et opportunité des besoins en lien avec les membres du GARA
o Passation des marchés
Rôle de l’établissement coordonnateur:
Le Centre Hospitalier de Dax Côte d’Argent, coordonnateur du GARA est chargé de procéder à l’organisation de l’ensemble des opérations de passation des marchés (stratégie achat du GARA, procédure de mise en concurrence, rédaction du DCE et publication, sélection d’un ou plusieurs cocontractants pour les marchés, résiliation des marchés) passés dans le cadre du groupement.
Le Directeur de l’établissement coordonnateur désigne le référent technique du groupement parmi les personnes compétentes de son établissement, auquel il délègue notamment l’animation de la commission technique ainsi que l’information régulière des membres
Rôle de l’établissement support du GHT DES LANDES dans la passation des marchés :
Le Centre Hospitalier de Mont de Marsan est chargé de signer et de notifier les marchés ou accords-cadres.
Il est représenté par son directeur ou toute personne bénéficiant de sa délégation de signature.
o Exécution des marchés :
Rôle de l’établissement coordonnateur:
Les membres du groupement donnent mandat au coordonnateur pour :
• Etablir les certificats administratifs;
• Procéder aux reconductions des marchés;
• Etablir chaque année devant l’Assemblée Générale un bilan des marchés et de leur exécution,
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Date de télétransmission : 26/11/2020
Date de réception préfecture : 26/11/2020
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Rôle de l’établissement support du GHT DES LANDES dans la passation des marchés :
Les membres du groupement donnent mandat à l’établissement pour :
• Procéder à la signature et à la notification des avenants de toute nature pouvant intervenir dans le cadre des marchés,
• Concernant les marchés subséquents, ces derniers sont possibles et doivent être passés par l’établissement support dont dépend l’établissement partie adhérent du groupement de commandes
Rôle des établissements membres du groupement:
L’exécution des marchés passés dans ce cadre et les autres compétences relèvent des établissements membres.
• Une commission technique
Elle est composée de référents techniques des établissements membres du groupement, et animée par le référent technique du groupement.
Cette commission est chargée, notamment, d’élaborer l’allotissement et les critères de choix, puis de réaliser l’analyse technique et économique des offres et, enfin, d’établir et de transmettre au Directeur de l’établissement coordonnateur, et à la Commission des marchés, un classement justifié au regard des critères pondérés définis par le règlement de la consultation.
En fonction du contenu de la consultation, du nombre de lots ou d’autres spécificités, le référent technique du groupement peut être conduit à mettre en place des sous commissions techniques.
Gouvernance
La gouvernance du groupement est assurée par :
L’établissement coordonnateur du Groupement de commandes,
Une Assemblée Générale, garante de la représentativité et de l’expression de chaque membre utilisateur,
Une Commission Interne des Marchés (CIM), présidée par l’administrateur de l’établissement coordonnateur ou son représentant,
Une commission technique pilotée par les référents techniques du groupement.
Article 6 : Modalités de participation de chaque membre utilisateur:
Les frais de personnel pour les tâches relevant exclusivement du groupement, de publicité, d’affranchissement, de reprographie, de matériels, de fournitures et prestations informatiques et tout autre dépenses justifiées, et engagées par le coordonnateur, sont supportées par l’ensemble des membres utilisateurs.
La redevance annuelle est calculée en janvier pour l’année précédente, en tenant compte des mouvements éventuels de membres utilisateurs (intégration ou retrait).
Chaque membre utilisateur participe à ces frais, à hauteur de son volume financier d’achat réalisé année N-1, auquel il est appliqué un taux de participation de 0,557 %.
Article 7 : Adhésion (cf. Chapitre 2 - article 2.1.2 de la convention constitutive du GCS)
Le groupement de commandes de la région Nouvelle Aquitaine – GARA peut, au cours de son existence, admettre de nouveaux membres, notamment des établissements hospitaliers et médico-sociaux, publics ou Accusé de réception en préfecture 023-212309603-20201123-lmc120200000103 -DE Date de télétransmission : 26/11/2020
Date de réception préfecture : 26/11/2020
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ESPIC, ainsi que des groupements de coopération sanitaire, de la région AQUITAINE (et des régions limitrophes).
Toute nouvelle adhésion ne peut être formulée que dans l’année précédant un renouvellement de marché et avant l’envoi de la publicité, afin de garantir la prise en compte de l’estimation préalable des besoins. La demande d’adhésion est adressée à l’établissement coordonnateur du GARA, par le représentant légal de l'établissement pour les établissements non parties à un Groupement Hospitalier de Territoire.
Concernant les établissements parties (membre utilisateur) à un G.H.T, cette demande doit être également adressée à l’établissement coordonnateur du GARA et formulée par le directeur de l’établissement support du G.H.T concerné.
Il en est de même pour les établissements supports de G.H.T.
L’adhésion ne deviendra définitive qu’après approbation par l’assemblée générale du GARA.
Sauf cas exceptionnel, le nouvel adhérent ne peut pas bénéficier des marchés publiés avant son adhésion.
Dans tous les cas, cette demande d’adhésion doit être accompagnée d’un état des besoins de l’établissement candidat. L’admission d’un nouveau membre ne lui confère les droits statutaires prévus à l’article [Article 2.2.1 Droits] qu’à la date d’approbation de l’avenant.
Tout nouveau membre est réputé adhérer aux dispositions de la présente convention et de ses annexes, ainsi qu’à toutes les décisions déjà prises par les instances du Groupement et qui s’appliqueraient aux membres de celui-ci.
Article 8 : Retrait du groupement
Retrait volontaire
En cours d’exécution de la convention, tout membre peut se retirer du groupement de commandes de la
région Nouvelle Aquitaine – GARA. Le membre du Groupement désirant se retirer doit notifier son intention à
l’établissement coordonnateur du Groupement par courrier recommandé avec demande d’avis de réception,
au moins 6 mois au moins avant la fin du marché.
Si le membre qui souhaite se retirer est un établissement non partie à un G.H.T, la demande de retrait est effectuée par le représentant légal de l’établissement. Si le membre qui souhaite se retirer est Établissement partie à un G.H.T., la demande de retrait est effectuée par le Directeur de l’Etablissement support du G.H.T. Il en est de même pour les établissements supports de G.H.T.
Le membre qui souhaite se retirer en informe l’Assemblée Générale.
Le membre qui se retire reste engagé à l’égard du groupement pour les créances nées antérieurement à la
mention de son retrait au recueil des actes administratifs de la Région. Les engagements vis à vis du marché
concerné continuent à courir jusqu’à sa fin d’exécution pour l’établissement demandeur.
La redevance annuelle, calculée sur le volume financier d’achat de l’année de retrait, est envoyée en janvier de l’année suivante.
Le cas échéant, l’abonnement à Epicure Web est dû pour l’année entière (condition de l’éditeur).
Retrait d’office
Tout membre du Groupement cesse d’en faire partie et est réputé démissionnaire d’office :
Lors de la dissolution du Groupement
Par l’effet de la dissolution de l’établissement membre du Groupement.
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Date de télétransmission : 26/11/2020
Date de réception préfecture : 26/11/2020
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Article 9 : Epicureweb – connexion obligatoire
Plate-forme d’échanges d’informations entre coordonnateur et membres utilisateurs (suggestion, quantification, notation, résultats...)
A prévoir le cas échéant, le remboursement au coordonnateur de l’abonnement annuel Epicureweb (Création du compte chez l’éditeur, calculé au prorata, en fonction du mois d’arrivée).
A , le .....................
Pour le coordonnateur
Le Directeur
A , le .....................
Pour le membre du groupement
Le Directeur Etablissement UTILISATEUR GARA
Le Directeur Etablissement SUPPORT (GHT°
Accusé de réception en préfecture
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