Déliberation - CM26 060 Approbation du modele de convention de partenariat avec les associations

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Déliberation - CM26 060 Approbation du modele de convention de partenariat avec les associations Document publié le Jeudi 1 janvier 2026 par la commune d'Avon. Lien du pdf (Déliberation - CM26 060 Approbation du modele de convention de partenariat avec les associations)Thèmes du document : Associations, ONG et mouvements politiques, Données personnelles, Consommateurs, Accusé de réception en préfecture

077-217700145-20260626-CM26-060-DE

Date de télétransmission : 26/06/2026

Date de réception préfecture : 26/06/2026Commune d’Avon – Direction des services à la population – 04/06/2026 1/9

Services Culture et Sport

CONVENTION DE PARTENARIAT

CONVENTION ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Commune d’AVON

représentée par son Maire, Madame Marie-Charlotte NOUHAUD, agissant ès qualité, conformément aux dispositions de l’article L. 2122-22 du Code Général des Collectivités Territoriales, après

délibération du Conseil Municipal n° CM 26-XXX en date du 23 juin 2026, ci-après désignée « la Ville » ou « la commune » d'une part ;

ET,

L’Association ********

Association à but non lucratif régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, dont le siège social est sise adresse de l’association déclarée le date en Sous-préfecture, représentée par Nom et Prénom du Président, agissant pour le compte de ladite association, ci-après désignée « l’association », d'autre part,

Préambule

Cette convention de partenariat a pour objet de fixer dans le cadre des textes en vigueur et

dans l'intérêt des parties en présence, les modalités d'application des différents types de relations entre

la commune d’Avon et les associations avonnaises, et ce dans un souci d'équité, de clarté et d'efficacité.

Le 1er juillet 2001, à l’occasion du 100ème anniversaire de la loi de 1901 instituant la liberté

d’association, une charte de la vie associative a été signée entre l’Etat et la Conférence Permanente

des Coordinations Associatives reconnaissant le rôle fondamental de la vie associative dans notre pays.

La municipalité d’Avon souhaite s’inscrire pleinement dans cette démarche et propose de développer

trois points dans sa relation avec les associations :

- Transparence afin que les règles soient connues de tous dans l’attribution des aides apportées

par la Commune aux associations : subventions, aides matérielles, mise à disposition de personnel

communal, etc.

- Equité afin que chaque association soit sur la même ligne de départ avec les mêmes chances

de recevoir le soutien de la Commune, soutien attribué selon des critères objectifs précis : intérêt

général, utilité sociale, implication des bénévoles, bonne gestion de l’association, nombre d’adhérent

avonnais, pertinence d’activité...

- Efficacité afin que chaque euro dépensé, dans un contexte de financement public restreint,

soit utile au plus grand nombre et contribue activement au développement de la Commune et à son

image.

Pour cela, il apparaît aujourd’hui nécessaire de davantage formaliser les relations entre la municipalité et les acteurs associatifs par la proposition d’une nouvelle convention de partenariat régissant les engagements, droits et devoirs de chacun.

Ceci exposé, il a été convenu et arrêté ce qui suit :Commune d’Avon – Direction des services à la population – 04/06/2026 2/9

ARTICLE 1 – OBJET DE LA PRESENTE CONVENTION ET OBJECTIFS

La présente convention a pour objet de définir les conditions dans lesquelles la Ville d’AVON et l’association « NOM DE L’ASSOCIATION » unissent leurs efforts pour le développement des activités culturelles, socio-éducatives ou sportives sur le territoire d’Avon, dans le cadre d’un esprit partenarial entre la commune et les associations.

Il s’agit également de fixer des objectifs communs et les moyens permettant de les atteindre, de définir les modalités d’évaluation des résultats, et de prévoir les mécanismes d’une nécessaire coordination.

Parmi les objectifs de l’association, ceux qui présentent un caractère d’intérêt général pour la Ville et qui justifient l’aide municipale sont les suivants :

- le développement de la culture, des activités socio-éducatives et sportives, pour tous en faveur de la population avonnaise, et plus particulièrement des jeunes, des ainés, des publics en difficultés.

- la promotion de la commune au travers de manifestations régulières ou exceptionnelles. - La mise en œuvre d’un projet d’activité qui participe pleinement à la création et au développement du lien social et civique entre adhérents

Au-delà de ces objectifs, l’association s’engage à viser les résultats uivants : (A changer selon les cas) - Mettre en œuvre un projet culturelle qui participe à la création et au développement du lien sociale et civique entre adhérents

- Promouvoir les bienfaits physiques et mentaux des pratiques culturelles - Participer à l’inclusion sur le territoire

- Participer à la promotion de la culture pour tous

- Favoriser l’expression artistique.

L’association s’engage à participer ponctuellement aux actions inscrites dans le cadre du projet associatif de la ville

- Participer aux manifestations culturelles et sportives municipales

- Actions liées à au développement de la culture pour tous

- Participer aux animations éventuelles de la municipalité.

ARTICLE 2 – MOYENS MIS EN ŒUVRE

2 - 1 CADRE GENERAL

Dans le but de permettre à l’association d’atteindre les objectifs communs fixés à l’article 1er, et sous la condition expresse qu’elle respecte toutes les clauses de la présente convention et soit en conformité avec les obligations légales, réglementaires et statutaires la concernant, la Ville lui apporte un soutien matériel. Chaque association s’engage :

 A remettre à la Commune copie de ses statuts, du Procès-Verbal de chaque Assemblée Générale, de la composition de ses instances de direction et de leurs modifications tels que déclarés en Préfecture ;

 A rendre lisibles leur projet associatif, leurs activités, leur organisation et leur fonctionnement ;  A mettre en valeur le bénévolat ;

 A autoriser la mairie à diffuser le cas échéant tous renseignements la concernant sur tous les documents municipaux et/ou sur son site Internet ;

 A respecter les procédures de demandes de subvention de la mairie (voir dossier de subventions).  A inscrire dans leur compte de résultat la valorisation des participations en nature octroyées par la Commune ;

 A certifier que leurs demandes d’aide à la Commune soient sincères et en conformité, quantitativement et qualitativement, avec leur projet associatif et avec leurs actions ;Commune d’Avon – Direction des services à la population – 04/06/2026 3/9

 A respecter les locaux comme le matériel appartenant aussi bien à la Commune qu'aux autres associations ;

 A s’assurer de l’utilisation de chaque créneau horaire par un nombre de personnes en rapport avec la capacité d’accueil de l’installation ;

 A participer, aux manifestations organisées par la Commune à sa demande dans un esprit de co- construction.

2 – 2 MISE A DISPOSITION DE LOCAUX ET INSTALLATIONS

2-2-1 Mise à disposition des créneaux

La Ville met gratuitement à la disposition de l’association qui l’accepte, des locaux et installations municipales sis à selon les créneaux horaires suivants, pour la saison …-…. (à préciser)

 Nom de la Salle :

o Créneaux

Les créneaux d’utilisation sont revus chaque année (au mois de mai) et définis par la Ville en fonction des besoins, des possibilités d’utilisation et des activités pratiquées. Cette mise à disposition de locaux appartenant au domaine public communal présente un caractère de droit public et est à ce titre précaire et révocable et non soumise aux règles du droit civil et du droit commercial.

Bien entendu, une mise à disposition supplémentaire pourra être accordée à titre onéreux par la Ville d’AVON pour tout événement (manifestation, réunion …) en fonction des disponibilités. Une mise à disposition gracieuse pourra être consentie une fois par an pour la tenue de l’assemblée générale de l’Association sous réserve de la présentation du compte rendu de l’Assemblée G précédente.

Toute demande de mise à disposition supplémentaire devra toutefois être faite par écrit, conformément aux dispositions du règlement intérieur fixant les conditions d’utilisation des salles et équipements municipaux mis à disposition.

Il est rappelé que l’usage des locaux et installations est défini par un règlement intérieur qui s’impose à tout occupant.

Les installations sont placées sous la surveillance d'un gardien (uniquement pour la Maison dans la Vallée), agent communal, qui n'a d'instructions à recevoir que de sa hiérarchie. Il a pour mission de faire respecter les règles d'utilisation et prescriptions de sécurité. L'association s'engage à suivre ses recommandations.

Elle s'engage à informer sans délai le gardien d’astreinte de tout incident ou dégradation survenant durant son temps d'occupation.

2-2-2 Délégation de sécurité

En l’absence d’un gardien sur site et conformément à l’arrêté du 25 juin 1980 portant approbation des dispositions générales du règlement de sécurité contre les risques d'incendie et de panique dans les établissements recevant du public, l’association est chargée d’organiser le service de sécurité sur les créneaux qui lui sont mis à disposition dans la convention de partenariat signée en début de saison. En présence d'un agent municipal sensibilisé au dispositif de sécurité, la sécurité incendie sera assurée par celui-ci.

2-2-3 Engagements de la villeCommune d’Avon – Direction des services à la population – 04/06/2026 4/9

La Ville est responsable du bon fonctionnement des moyens de sécurité disponibles dans chaque établissement recevant du public et de leur contrôle régulier.

Avant toute délégation de sécurité à l’association, la Ville s’engage à :

- Informer l’association des consignes générales et particulières de sécurité ; - Organiser une visite des locaux municipaux mis à disposition par une personne formée aux moyens de sécurité et d’incendie. Cette visite doit notamment permettre d’identifier les voies d'accès, les points de rassemblement, les issues de secours ;

- Afficher sur place les informations relatives aux consignes de sécurité dont dispose l'établissement ;

- Mobiliser un agent d’astreinte que l’association pourra joindre en dehors des heures d’ouverture de la mairie pour tout problème urgent sur place.

2-2-4 Engagements de l’association

Avant toute délégation de sécurité, l’association s’engage à :

- Prendre connaissance des consignes de sécurité données par la Ville et à les respecter ; - Procéder avec la collectivité à une visite des locaux mis à disposition et à une reconnaissance des voies d’accès et des issues de secours ;

- Transmettre à la Ville la liste des encadrants susceptibles d’assurer le service de sécurité ; - Transmettre aux encadrants figurant sur cette liste une copie de la convention de partenariat, du présent avenant et des consignes de sécurité ;

- Porter à la connaissance de ses adhérents les consignes de sécurité transmises lors de la visite préalable de l'établissement.

- Durant chaque créneau qui lui est mis à disposition, l’association désigne, parmi la liste des encadrants qu’elle a fournie à la Ville, une personne responsable du service de sécurité. Cette personne est responsable des missions suivantes :

- Ouvrir les locaux mis à disposition selon les modalités indiquées par la Ville ; - S'assurer que seuls les membres de l'association ou personnes autorisées par elle (spectateurs par exemple) accèdent aux locaux mis à disposition ;

- S’assurer du respect de la fréquentation maximale des locaux mis à disposition, en incluant les spectateurs le cas échéant (les capacités maximales figurent en annexe 1 du règlement intérieur des salles municipales et sont affichées dans chaque salle) ;

- S’assurer du départ de tous les usagers avant son départ ;

- Fermer les locaux mis à disposition selon les conditions de fermeture que lui aura indiquées la Ville (y compris lorsque l’encadrant de l’association utilisatrice du créneau suivant n’est pas arrivé) ;

- Signaler à la Ville tout dysfonctionnement relatif à l’utilisation des locaux.

En cas d'incendie ou de problème risquant de mettre en danger les utilisateurs de l’équipement, la personne en charge du service de sécurité doit :

- Alerter les services de secours ;

- Veiller à l'évacuation de l'ensemble des personnes présentes en les dirigeant vers le point de rassemblement ;

- Prendre les dispositions nécessaires à l'évacuation des personnes en situation de handicap ; - Mettre en œuvre les moyens de secours de l'établissement, notamment les extincteurs si la situation le permet (feu naissant, fumées non gênantes) ;

- Assurer l'accueil et l’orientation des secours à leur arrivée ;

- Informer l'astreinte de la Ville au 06.72.15.22.58.

Une fiche rappelant ces consignes de sécurité est affichée dans l’équipement.

2 – 3 MISE A DISPOSITION DE MATERIELCommune d’Avon – Direction des services à la population – 04/06/2026 5/9

Une mise à disposition de matériel communal pourra être consentie à titre gratuit à l'association. Ce matériel devra être utilisé conformément à sa destination, aux règles d'utilisation et de sécurité le concernant et aux recommandations du gardien. Il ne pourra en aucun cas sortir de l'enceinte des installations ni faire l'objet d'un prêt à titre onéreux ou gratuit à un tiers.

L'association s'engage à remettre en place le matériel après son temps d'utilisation, et à le rendre dans un état identique à celui dans lequel il se trouvait avant son utilisation.

L’association est responsable de l’utilisation du matériel mis à disposition durant son temps d’occupation et s’engage à rembourser la Ville de tout dommage pouvant survenir sur ces biens.

2 – 4 ACTIVITES COORGANISEES

Des activités ou manifestations culturelles, socio-éducatives ou sportives pourront être coorganisées par la Ville et l’Association sous la responsabilité de la Ville.

2 – 5 PROJET EDUCATIF DE TERRITOIRE

Pour mettre en œuvre son Projet Educatif de Territoire, la Commune d’Avon a besoin de s’appuyer sur tous les acteurs éducatifs de la Ville, parmi lesquels les associations culturelles et sportives. Par cette convention de partenariat, l’association s’engage à porter attention aux projets initiés dans le cadre du Projet Educatif de Territoire, et notamment à participer autant que possible aux temps d’informations qui seront organisés sur ce sujet.

2 – 6 COMMUNICATION

Le service communication de la ville peut relayer l'information des associations :  L’association envoie le contenu et si possible une photo (ayant le droit d’être publiée) à son service de référence

 Le service de référence vérifie la faisabilité de diffusion et transfère au service communication  Le service communication choisit le(s) support(s) adapté(s) parmi le site internet, l'application mobile, la page Facebook, je journal de la ville ou autre.

Dans le journal municipal (bimestriel), une rubrique est dédiée aux associations. Une parution sur ce support s'anticipe avec le service de référence.

Site internet www.avon77.com : l’association peut être présentée sur le site de la ville dans la rubrique Vie associative et un événement la concernant peut être relayé dans les actualités (fil infos visible dès la page d'accueil).

Application Ville d'Avon : les événements sont consultables dans la rubrique Agenda. Certaines informations associatives non liées à un rendez-vous sont diffusées dans la rubrique Actualités.

Page Facebook : une photo ou image est indispensable. Informations essentiellement événementielles.

2 – 7 MISE A DISPOSITION DU MINIBUS

2-7-1 Objet

La Ville d’Avon peut mettre à disposition des associations avonnaises et communautaires un véhicule

de 9 places pour des déplacements liés à leur activité le week-end (en dehors des vacances scolaires).

Cette mise à disposition ne peut en aucun cas être accordée pour un usage personnel.Commune d’Avon – Direction des services à la population – 04/06/2026 6/9

Le véhicule, objet de la présente convention, est le suivant : RENAULT Trafic 9 places - Immatriculation : GG-557-RY

2-7-2 Procédure de réservation

La mise à disposition doit faire l’objet d’une demande écrite auprès du service Education Sport (fiche de réservation spécifique). Aucune réservation ne doit être effectuée directement auprès de la Maison des Jeunes.

Une réponse sera communiquée à l’association dans les meilleurs délais. En cas de demandes multiples, la mise à disposition sera prioritairement accordée à l’association qui aura le moins utilisé le véhicule au cours de l’année.

2-7-3 Modalités de mise à disposition et de restitution

Le véhicule est stationné à la Maison des Jeunes : les clefs sont à récupérer sur place le vendredi avant 17h00 et à retourner sur place également le lundi matin, avant 12h00.

Un carnet de bord présent dans le véhicule doit être rempli au départ et à l’arrivée du véhicule. Toute remarque technique concernant le véhicule devra être inscrite sur ce carnet. Un état des lieux sera effectué par un agent municipal, le jour ouvrable suivant le retour du véhicule.

2-7-4 Conditions d’utilisation

Le Président de l’association doit fournir la liste des personnes habilitées à conduire le minibus, et la date d’obtention de leur permis, sachant que le conducteur doit être âgé de plus de 21 ans et avoir obtenu son permis de conduire depuis plus de 2 ans.

Les frais de carburant sont à la charge de l’association qui doit rendre le véhicule avec le même niveau de carburant qu’au départ du prêt. Les frais de réparation induits par une erreur de carburant sont à la charge exclusive du Président.

Le véhicule doit être rendu dans le même état de propreté qu’il a été prêté. Il est interdit de fumer, boire ou manger à l’intérieur. Le défaut de nettoyage sera facturé à l’association sur la base d’une heure de main d’œuvre selon le tarif en vigueur.

2-7-5 Responsabilité

Le véhicule est assuré par la Commune. Toutefois, la responsabilité de la Commune ne saurait être engagée en cas d’utilisation du véhicule par l’association non conforme à la réglementation en vigueur (code de la route, habilitation du conducteur...). Dans ces cas, seule la responsabilité du Président peut être engagée, ainsi que celle du conducteur en cas de responsabilité pénale (dont contraventions).

En cas d’accident, le conducteur préviendra sans délai et par tout moyen les services municipaux. Dans ce cas, la responsabilité de l’association est limitée au montant de la franchise. Le constat amiable devra être retourné en mairie, rempli et signé par les deux parties ainsi que les coordonnées des témoins s’il y a lieu.

En cas de vol, dégradation, accident ou toute négligence survenue au cours d’une sortie, la ville d’Avon se réserve le droit de se retourner contre le conducteur pour couvrir les dépenses engendrées.

Le non-respect de la présente convention (véhicule rendu sale, contradiction entre le carnet de bord et l’index kilométrique...) entraîne l’annulation de toutes les demandes ultérieures que l’association aura faite ou sera amenée à faire.Commune d’Avon – Direction des services à la population – 04/06/2026 7/9

ARTICLE 3 – RESPONSABILITÉS DE L’ASSOCIATION

Outre le respect des autres clauses de la présente convention, l’association s’engage : - A justifier à la demande de la Ville, et à tout moment, l’utilisation des subventions reçues, notamment par un libre accès aux documents administratifs et comptables, - A veiller à la tenue d’une comptabilité rigoureuse,

- A s’interdire la redistribution des fonds publics à d’autres associations, personnes morales ou personnes physiques (décret-loi du 2 mars 1938),

- A transmettre chaque année copie de ses comptes et bilan, ainsi que copie des procès-verbaux des assemblées générales et rapports (rapport moral et rapport financier), - A assurer leurs engagements vis-à-vis des tiers, en faisant la distinction entre les engagements de l’association et ceux relevant de la Commune.

- A systématiquement rechercher des sources de co-financements dans toutes leurs actions. - A faire preuve de civisme en veillant au non-gaspillage des deniers publics : demande de mise à disposition des locaux, du matériel et du personnel à minima, consommation des fluides & énergies à minima (eau, chauffage, climatisation, etc.).

- A signaler sans délai, par email ou par courrier adressé en Mairie, toute anomalie ou problème constaté dans les locaux, ainsi que pour le matériel mis à disposition.

- A respecter et faire respecter en tous points le règlement intérieur affiché dans les salles.

ARTICLE 4 – RESPONSABILITÉS DE LA COMMUNE

Outre le respect des autres clauses de la présente convention, la Ville d’AVON s’engage : - A apporter toute information ou conseil sollicité par l’association, notamment en matière de réglementation,

- A assurer, dans la mesure du possible, la promotion des actions des associations via les outils de communication de la Commune (sachant que chaque association conserve la responsabilité de la promotion de ses propres événements et que ce soutien de la Commune ne peut être que ponctuel et complémentaire).

- A apporter un soutien matériel et financier aux manifestations organisées par l’association en fonction de ses possibilités et si elle considère que l’action développée par l’association est de nature à créer du lien social, à renforcer l’attractivité de la ville d’Avon, ou à participer au mieux-vivre ensemble.

ARTICLE 5 – BILAN DES ACTIONS MENEES

Le bilan des actions menées interviendra chaque année, et s’effectuera à l’aide du dossier administratif de demande de subvention remis par l’association.

ARTICLE 6 – DUREE DE LA PRESENTE CONVENTION ET MODIFICATIONS

La présente convention est conclue pour la saison 2026-2027.

Elle est valable à compter du 1er septembre 2026 jusqu’au 31 août 2027 et ne peut être renouvelée tacitement.

En cas de non-respect des engagements réciproques inscrits dans la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l'une ou l'autre des parties, à l'expiration d'un délai de 15 jours suivant la réception d'une lettre de mise en demeure.

La présente convention pourra faire l'objet de modifications, par la voie d’avenants. La modification devra être approuvée par les deux cosignataires, dans les mêmes conditions que son approbation.

ARTICLE 7 - ASSURANCES ET RESPONSABILITE

L’association déclare disposer de toutes les autorisations administratives (au plan départemental, régional et national) nécessaires à son activité et s’engage à l’exercer dans le respect des lois et règlements en vigueur.Commune d’Avon – Direction des services à la population – 04/06/2026 8/9

L’association demeure responsable des dégradations éventuelles qui pourraient être commises par ses membres ou personnes non communales présentes dans les locaux ou installations durant son temps d’occupation.

En cas de perte, de vol ou de détérioration d’un badge remis dans le cadre de la mise à disposition des salles, son remplacement sera facturé à l’association selon le tarif en vigueur fixé par délibération du conseil municipal.

Les activités de l’association sont placées sous sa responsabilité exclusive. Elle déclare avoir souscrit tous les contrats d’assurance nécessaires (responsabilité civile et responsabilité en garantie des risques locatifs des locaux mis à sa disposition). La responsabilité de la Commune ne saurait être engagée à raison des activités organisées par l'association.

Les installations sont assurées par la Ville contre les risques incombant normalement à celle-ci. L'association renonce à tout recours contre la Commune en matière de responsabilité civile à l'occasion de tout accident dont serait victime un utilisateur.

L'association est responsable des dégradations éventuelles qui pourraient être commises par ses membres ou personne non-agent communal présente dans les installations durant son temps d'occupation et à ce titre elle s'engage à informer sans délai le gardien de tout incident. L'Association est responsable de l'utilisation du matériel communal durant son temps d'occupation et s'engage à rembourser la Ville de tout dommage pouvant survenir sur ces biens. Son attention est attirée sur le fait que la surveillance des installations par le gardien ne la décharge aucunement de sa responsabilité. La Commune ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable des vols et dégradations survenant sur les effets personnels des utilisateurs.

ARTICLE 8 – DONNEES PERSONNELLE

Les Parties s’engagent à assurer, et à faire assurer par le personnel ou sous-traitant agissant sous sa responsabilité, la confidentialité, la protection et la sécurité des données à caractère personnel traitées dans le respect des obligations posées par la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Les parties mettent en œuvre des traitements de données personnelles afin de simplifier les échanges et les étapes de validation de la présente convention. Dans ce contexte, les parties, chacune sous sa responsabilité propre, traitent les catégories de données suivantes relatives aux agents et sous- traitants des deux Parties :

- Données d'identification : Nom, prénom

- Données de contact : adresse postale, email, numéro de téléphone…

- Données de facturation

La durée de conservation des données traitées est de cinq (5) ans après la fin de la présente convention. Les données peuvent être conservées pour une durée raisonnable plus longue afin de tenir compte des durées de prescription et des obligations légales incombant aux parties.

Les parties s'engagent à ne pas procéder à des opérations de traitement autres que celles définies aux présentes sur les données personnelles confiées ou produites dans le cadre des prestations objet de la convention.

Les parties s'assureront que tous leurs employés, sous-traitants et prestataires fournissant des services en vertu de la présente convention connaissent et respectent les règles relatives à la confidentialité et à la protection des données personnelles et soient soumis à une obligation spécifique de confidentialité.

Les parties prennent les mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger les données personnelles contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte accidentelle,Commune d’Avon – Direction des services à la population – 04/06/2026 9/9

la modification, la divulgation ou l'accès non autorisés conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

Selon les traitements, il est possible d’exercer un droit d'accès, de rectification, de limitation des données ainsi que d'un droit d'opposition pour motif légitime.

ARTICLE 9 - COMPETENCE JURIDIQUE

En cas de litige sur l’interprétation ou l’application du présent contrat, les parties conviennent de s’en remettre à l’appréciation du Tribunal Administratif de Melun, seulement après avoir épuisé les recours habituels par les voies amiables (conciliation, arbitrage, …).

Fait en deux exemplaires à AVON le

Le Président de l’association le Maire,

Marie-Charlotte NOUHAUD