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Document publié le Lundi 13 mars 2023 par la commune de Weiterswiller.
Lien du pdf (Déliberation - DEL09 042023 Annexe)
Thèmes du document : Consommateurs, Médias, Numérique,
1/6
CONVENTION DE PARTENARIAT
AVEC LA COMMUNAUTÉ DE COMMUNESS DE HANAU-LA PETITE PIERRE POUR
LA VALORISATION DU CHATEAU DU LICHTENBERG
Entre
La Collectivité européenne d’Alsace, représentée par son Président, Monsieur Frédéric BIERRY, dûment
autorisé par délibération de la Commission permanente du Conseil de la Collectivité européenne d’Alsace
du 13 mars 2023, ci-après désignée par la « Collectivité européenne d’Alsace » ou la « CeA »
Et
La Communauté de Communes de Hanau-La Petite Pierre, gestionnaire du château du Lichtenberg,
représentée par son Président, Monsieur Patrick MICHEL, dûment autorisé par délibération du Conseil
Communautaire du 13 avril 2023 ci-après désignée par « la Communauté de Communes ».
VU l’article L 1111-4 du Code Général des Collectivités Territoriales instaurant une compétence partagée
entre tous les niveaux de collectivités en matière de culture ;
Il est convenu ce qui suit,
PREAMBULE
La Collectivité européenne d’Alsace (CeA) propose un partenariat avec la Communauté de Communes de Hanau – La Petite Pierre (gestionnaire du château) pour la valorisation du château fort du Lichtenberg. Cette action s’inscrit dans le cadre du projet transfrontalier INTERREG VI « Châteaux rhénans – Burgen am Oberrhein » associant des partenaires alsaciens, allemands et suisses. Ce projet se concrétise sur la Communauté de Communes par un événement dans le cadre du festival « Châteaux & Légendes » (anciennement « Les Portes du Temps »), un concours et un jeu de piste.
Dans l’axe de sa stratégie de valorisation du château de Lichtenberg, la Communauté de Communes de Hanau – La Petite Pierre a accepté de s’associer à ce projet transfrontalier et s’inscrit dans le festival « Châteaux & Légendes » en collaboration avec la CeA.
ARTICLE 1 – OBJET
La présente convention détermine les conditions du partenariat entre la Collectivité européenne d’Alsace et La Communauté de Communes, pour :
- l’organisation, l’accueil, et la prise en charge logistique et financière d’un évènement culturel annuel, dans le cadre du festival transfrontalier « Châteaux & Légendes »,
- un concours
- un jeu de piste via une application mobile
Accusé de réception en préfecture
067-200067783-20230413-230413D9-DE
Date de télétransmission : 17/04/2023
Date de réception préfecture : 17/04/2023 2/6
ARTICLE 2 – ORGANISATION ET PRISE EN CHARGE LOGISTIQUE ET FINANCIERE DE L’EVENEMENT « CHÂTEAUX & LEGENDES »
Article 2.1 – Responsabilité de l’organisation
Pour l’organisation de la manifestation, La Communauté de Communes et la CeA ont la qualité de co- organisateurs. Chaque partie n’est cependant tenue que par ses propres engagements tels que décrits ci- après.
La date de la manifestation au château du Lichtenberg est définie en accord entre les parties par mail avec accusé-réception entre les parties.
La Communauté de Communes et la CeA s’engagent à s’informer de tout élément qui aurait une incidence sur l’organisation de la manifestation et plus généralement sur l’exécution de la présente convention.
Article 2.2 – Engagements de la CeA
La « CeA » s’engage à :
- Prendre directement en charge les frais des intervenants artistiques et techniques, selon les devis acceptés par elle, dans le cadre de son budget « Action culturelle » dédié au festival ;
- Assurer la liaison entre les artiste(s), le(s) technicien(s) et la Communauté de Communes, en cas de besoin. La CeA sera leur principal interlocuteur ;
- Elaborer une fiche technique validée par l’ensemble des intervenants de la manifestation (gestionnaire / techniciens / artistes / autres intervenants) minimum un mois avant la manifestation ;
- Prendre en charge les dépenses concernant l’accueil des intervenants artistiques et techniques (comprenant fluide et repas) ;
- Déclarer la manifestation auprès de la préfecture ;
- Fournir à la Communauté de Communes tous les éléments de communication à temps pour assurer une bonne diffusion sur le territoire ;
- Transmettre les arbitrages des bilans et perspectives du festival suite à l’enquête de satisfaction des partenaires.
Article 2.3 – Engagements de la Communauté de Communes
La Communauté de Communes s’engage à prendre en charge l’organisation intégrale de la manifestation, à l’exception des engagements spécifiques de la « CeA » prévus à l’article 2.2.
Ses engagements sont les suivants :
- Elaborer, en partenariat avec la Collectivité européenne d'Alsace, la préparation de la manifestation : réunions préparatoires, sélection d’artistes, mise en réseau avec d’autres acteurs locaux nécessaires à la réalisation de la manifestation, accueil des répétitions, validation des fiches techniques, etc. ;
- Faire intervenir ou accueillir des partenaires nécessaires à l’élaboration de la manifestation tels que définis au préalable dans la fiche technique de la manifestation : restauration, relais culturel, médiathèques, associations, artistes, etc. ;
- Mettre à disposition gratuitement la cour intérieure et les espaces intérieurs du château de Lichtenberg nécessaires au déroulement de la manifestation, dans des conditions d’accueil, de sécurité et de confort optimaux, pour toutes les personnes présentes sur le site lors de la manifestation ou à l’occasion de sa préparation, y compris les adaptations éventuellement nécessaires en fonction de la situation sanitaire (gestion des entrées et des flux) ;
- Permettre et accompagner l’aménagement des espaces extérieurs pour les besoins spécifiques de la manifestation (installation du public) et remplir les conditions techniques des spectacles (accompagnement des prestataires techniques et artistiques) ; pour cela la CeA lui communiquera, 3/6
en tant que de besoin, une fiche technique sur les prérequis pour le déroulement de la manifestation ;
- Mettre gratuitement à disposition le personnel nécessaire à l’organisation, à la mise en place et au bon déroulement de la manifestation, ainsi qu’au bon accueil de(s) intervenant(s), et des visiteurs ;
- Accompagner la CeA dans la déclaration de la manifestation à la préfecture ;
- Gérer le flux des entrées et sorties pour la bonne gestion de l’événement ;
- S’enquérir auprès des artiste(s) amateur(s) des conditions d’enregistrement, de réutilisation et de diffusion, par tous procédés, de la manifestation, et recueillir, le cas échéant, son (leur) autorisation écrite ;
- Participer au bilan quantitatif et qualitatif de la manifestation à transmettre à la CeA.
Article 2.4 – Cas d’annulation du spectacle
La manifestation pourra être annulée en accord entre les parties en fonction de :
- Alertes météorologiques (vent, forte pluie ou neige, orage, sécheresse en cas de pyrotechnie),
- Alerte sanitaire,
- Alertes liées à la sécurité du site (inaccessibilité, risque lié à la détérioration du bâti, etc.).
Article 2.5 – Modalités de fixation annuelle du lieu et date du spectacle
Les parties fixeront chaque année le lieu et la date du spectacle par mail avec accusé réception selon un accord commun.
ARTICLE 3 - RESPONSABILITE ET ENGAGEMENT DES PARTIES POUR LE CONCOURS
La CeA propose un concours grand public dans le cadre du festival « Châteaux & Légendes » et en est
l’organisateur. Elle sollicite toutefois la Communauté de Communes en tant que membre du festival pour
être un relais du concours auprès du public cible.
ARTICLE 4 - RESPONSABILITE ET ENGAGEMENT DES PARTIES POUR LE JEU DE PISTE
Article 4.1 – Responsabilité du jeu de piste
Pour la mise à disposition du jeu de piste, la CeA et la Communauté de Communes de Lichtenberg ont la
qualité de co-partenaires. Chaque partie n’est cependant tenue que par ses propres engagements tels que
décrits ci-après.
Article 4.2 – Engagements de la CeA
La CeA s’engage à :
- Maintenir le jeu de piste et faire évoluer son contenu en partenariat avec la Communauté de Communes (gestionnaire du site) ;
- Intégrer le jeu de piste dans l’application mobile « Châteaux & Légendes » ;
- Inclure, en amont du jeu de piste, les consignes de sécurité et de bon usage du site vues avec la Communauté de Communes ;
- Prendre à sa charge les frais liés à la création, actualisation et traduction du jeu de piste, mais aussi les frais liés à l’hébergement et évolution de l’application mobile ;
- Fournir à la Communauté de Communes tous les éléments de communication pour assurer la bonne diffusion sur le territoire ;
- Fournir une évaluation annuelle de l’utilisation du jeu de piste.
Accusé de réception en préfecture
067-200067783-20230413-230413D9-DE
Date de télétransmission : 17/04/2023
Date de réception préfecture : 17/04/2023 4/6
Article 4.3 – Engagements de la Communauté de Communes
La Communauté de Communes s’engage à :
- Donner l’autorisation en tant que propriétaire pour l’intégration du château au jeu de piste ;
- Accompagner la CeA dans le suivi du jeu de piste (retours de mauvaises pratiques des usagers de l’application, évolution de la signalétique, propositions de pistes d’amélioration…) ;
- Alerter sans délai par mail la CeA d’évolutions liées à la sécurité du site ou à l’accès au château de Lichtenberg ;
- Assurer l’entretien, la réparation et la mise en sécurité du site du château de Lichtenberg dans le cadre habituel de son usage en tant que site ouvert au public et conformément aux obligations qui lui incombent en tant que gestionnaire des lieux ;
- Indiquer, dans les plus brefs délais, à la Collectivité européenne d'Alsace, la fermeture du château et
donc la mise en arrêt du jeu de piste sur l’application mobile en cas d’impossibilité de garantir
l’ouverture du site.
Article 4.4 – Engagements réciproques des parties
La CeA et la Communauté de Communes s’engagent, de manière générale, à s’informer par mail de tout élément susceptible d’avoir une incidence sur le bon fonctionnement du jeu de piste.
ARTICLE 5 - ASSURANCE
Chaque partie reste responsable de ses obligations tant sur le plan contractuel que délictuel ou quasi délictuel. A cet effet, la Communauté de Communes et la CeA devront être titulaires d’une police d’assurance couvrant les risques qu’elles peuvent encourir du fait de leur activité et de leurs engagements cités dans la présente convention.
ARTICLE 6 – COMMUNICATION
L’organisation de la communication s’effectuera sous la responsabilité et à la charge de la CeA en partenariat avec la Communauté de Communes.
La CeA s’engage à :
- Assurer la diffusion du matériel de communication (affiches numériques, programme) auprès de la Communauté de Communes ;
- Faire la promotion de la manifestation sur les outils mis en place pour le projet transfrontalier INTERREG VI « Châteaux rhénans – Burgen am Oberrhein » dont le festival « Châteaux & Légendes » (site internet, application, réseaux sociaux) ;
- Mettre à disposition de la Communauté de Communes des éléments d’identification de la manifestation pour le jour de sa réalisation (roll-up, banderole, affiches…) ;
- Rappeler, aussi fréquemment que possible, le nom des organisateurs et partenaires financiers de la manifestation.
La Communauté de Communes s’engage à :
- Assurer la diffusion du matériel de communication (affichage, distribution, relation avec la presse locale et les correspondants locaux de la presse régionale, etc.) ;
- Faire la promotion de la manifestation, du concours et du jeu de piste, notamment dans les Communauté de Communes environnantes ;
- Accompagner la CeA pour l’installation d’éléments d’identification de la manifestation (roll-up, banderole, affiches…). 5/6
ARTICLE 7 – DUREE
La présente convention entre en vigueur à sa signature et prend fin au terme de l’année civile de sa signature. Elle est automatiquement renouvelée pour une durée de 2 ans et prendrait donc fin au 31 décembre 2025.
Dans le cas où l’un des parties ne souhaite pas poursuivre le partenariat, un mail avec accusé-réception du partenaire sera à envoyer dans un délai minimum de 1 mois avant la date anniversaire du renouvellement de la convention.
ARTICLE 8 –RESILIATION DE LA CONVENTION
La présente convention pourra être résiliée de plein droit dans tous les cas reconnus de force majeure, ou pour motif d’intérêt public. Dans ces hypothèses, aucune indemnité d’aucune sorte ne sera due.
En cas de désaccord entre les parties, une réunion de concertation devra obligatoirement rechercher les voies et les moyens permettant de poursuivre l’exécution du contrat, dans un délai de 15 jours suivant l’envoi d‘une lettre recommandée avec accusé de réception exposant les motifs du désaccord. En cas de désaccord persistant, la présente convention sera résiliée.
En cas de non-respect par l’une des parties des obligations résultant du présent contrat, celui-ci pourra résilier par l’une ou l’autre partie, à l’expiration d’un délai de 15 jours suivant l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure de se conforter aux obligations contractuelles et restée infructueuse.
Dans l’hypothèse d’une annulation de la manifestation résultant du non-respect par la Communauté de Communes d’une obligation résultant de la présente convention, sauf cas de force majeure ou pour un motif d’intérêt public, la CeA pourra lui demander le remboursement de tout ou partie des frais engagés pour l’organisation de la manifestation.
ARTICLE 9 - REGLEMENT DES LITIGES
Pour tout litige relatif à l'exécution de la présente convention, la Communauté de Communes et la CeA conviennent d’une tentative de conciliation amiable, sans que cette tentative ne puisse être supérieure à 1 mois.
En cas d’échec de la tentative de règlement amiable, les parties conviennent de s’en remettre à l'appréciation du Tribunal administratif de Strasbourg.
ARTICLE 10 – DIVERS
Les parties soussignées déclarent avoir pris connaissance des conditions générales de la présente convention, qu’elles acceptent et s’obligent à exécuter et accomplir scrupuleusement et sans réserve.
Fait en 2 exemplaires,
À …………………………… le ……………………………….
Pour la Collectivité européenne d’Alsace,
Le Président,
Frédéric BIERRY
À …………………………… le ……………………………….
Pour la Communauté de Communes,
Le Président,
Patrick MICHEL