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unknown - Communauté de communes - Mellois en Poitou - file Document publié le Jeudi 7 décembre 2023 Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Mellois en Poitou - file)Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Justice et droit, Bureau communautaire du 7 décembre 2023

La Béronne (Les Arcades) à Melle

Procès-verbal de séance

Annexe :

- Support de présentation

L'an deux mille vingt trois, le sept décembre, à 18 h 00 en application des articles L. 2121-7 et L. 2122- 8 par renvoi à l’article L. 5211-2 du Code général des collectivités territoriales, les membres du conseil de la communauté de communes Mellois en Poitou, se sont réunis à la La Béronne (Les Arcades) à Melle, sur convocation adressée le 1 décembre 2023 par Monsieur Fabrice MICHELET, Président.

Nombre de membres : 30

Nombre de membres présents : 22

Nombre de membres votants : 23

Étaient présents :

BARILLOT Dorick, BERNARD Eric, BINET Frédérique, BLANCHET Philippe, BRILLAUD Chantal, BRUNET Sylvie, CACLIN Philippe, CHOURRÉ Gilles, COUSIN Sylvie, GAYET Olivier, GRIFFAULT Sylvain, GUERY Patrice, HEURTEBISE-DANIAUD Murielle, KLINGLER Sarah, MICHELET Fabrice, PELTIER Jérôme, PICARD Marylène, PICHON Gilles, POUVREAU Lise, RAGOT Nicolas, SAINTIER Marie- Emmanuelle, THELLIER Odile

Étaient représentés :

CHARPENTIER Patrick (pouvoir donné à BLANCHET Philippe)

Etaient absents (excusés et non excusés) :

CAQUINEAU Emmanuel, CHASSIN Julien, HAYE Jean-Marie, MERCIER Sébastien, NIVELLE Jean- Pierre, ROUXEL Patricia, THIBAULT Evelyne

La séance débute à 18h00.

Monsieur Jérôme PELTIER est désigné en qualité de secrétaire de séance.

Le quorum étant atteint, Monsieur le président ouvre la séance et énumère les pouvoirs.

AFFAIRES GÉNÉRALES

1. Approbation du procès-verbal du bureau communautaire du 19 octobre 2023 (annexes)

Rapporteur : Monsieur Fabrice MICHELET

Bureau communautaire du 7 déc. 2023 – Procès-verbal Page 1 sur 9Après en avoir délibéré, le Bureau communautaire, à l'unanimité, décide de :

- APPROUVER le procès-verbal du bureau communautaire du 19 octobre 2023.

SYSTÈMES D'INFORMATION

2. Outils de mutualisation - Avenant n°1 à la convention de service commun pour le déploiement et la maintenance du logiciel finances entre la communauté de communes Mellois en Poitou et le Centre Intercommunal d'Action Sociale (CIAS) (annexe)

Rapporteur : Monsieur Fabrice MICHELET

Le présent avenant a pour objet de déterminer le périmètre du service commun et de définir la nouvelle méthode de calcul du coût de fonctionnement du service commun et les conditions de remboursement.

Les modifications portent sur les articles 2 et 5 de la convention initiale. L’avenant est annexé à la présente délibération.

Après en avoir délibéré, le Bureau communautaire, à l'unanimité, décide de :

- APPROUVER l’avenant n°1 à la convention de service commun pour le déploiement et la maintenance du logiciel finances entre la communauté de communes Mellois en Poitou et le Centre Intercommunal d'Action Sociale (CIAS), joint en annexe et autoriser sa signature.

AMÉNAGEMENT

3. Outils de mutualisation - Avenant n°1 à la convention d'adhésion de la commune de Chef-Boutonne au service urbanisme de Mellois en Poitou (annexes)

Rapporteur : Monsieur Sylvain GRIFFAULT

Considérant que la convention de délégation de l’instruction des autorisations d’urbanisme du 22 septembre 2021 présente un périmètre différencié sur chaque territoire historique ;

Considérant le souhait émis par la commune de Chef-Boutonne de reprendre l’instruction des déclarations préalables. L’instruction des actes d’urbanisme confiée au service urbanisme de la communauté de communes est donc fixée comme suit :

Certificat d'urbanisme d'information (Cua)

Certificat d'urbanisme opérationnel (Cub) X

Déclaration Préalable (DP)

Permis de Construire Maison Individuelle (PCMI) X

Permis de Construire Maison Individuelle modificatif X

Permis de Construire (PC) X

Permis de Construire modificatif X

Permis de Démolir (PD) X

Permis d'Aménager (PA) X

Permis d'Aménager modificatif X

Transfert des actes X

Prorogation des actes X

Bureau communautaire du 7 déc. 2023 – Procès-verbal Page 2 sur 9Après en avoir délibéré, le Bureau communautaire, à l'unanimité, décide de :

- APPROUVER, à compter du 1er janvier 2024, l’avenant n°1 à la convention d’adhésion de la commune de Chef-Boutonne au service urbanisme de Mellois en Poitou, joint en annexe et autoriser sa signature.

COMMUNICATION

4. Avenant n°1 à la convention pluriannuelle d'objectifs avec l'association Radio D4B - Renouvellement de la subvention pour l'année 2024 (annexe)

Rapporteur : Monsieur Fabrice MICHELET

Dans le cadre de sa politique globale de communication, la communauté de communes Mellois en Poitou souhaite diffuser une information au plus près de la population concernant les actions liées à ses politiques publiques.

Dans ce sens, l’association radio D4B a une action complémentaire à celle de Mellois en Poitou par la diffusion d’informations auprès des habitants de la communauté de communes.

Considérant que la convention pluriannuelle d’objectifs avec l’association Radio D4B arrive à terme le 31 décembre 2023, il convient de procéder à une modification de la convention initiale.

Le présent avenant a pour objectif de prolonger la durée de la convention pour une année et ainsi de modifier l’article 2 de la convention initiale.

En effet, dans le prolongement de la réunion des vice-présidents, il est souhaité la réactualisation des objectifs convenus entre la communauté de communes Mellois en Poitou et l’association. Cette année supplémentaire permettra de construire cette réactualisation en partenariat avec l’association.

Le montant de la subvention reste inchangé ; soit 15 000 € pour l’année 2024.

Conformément à l’avis de la réunion des vice-présidents en date du 9 novembre 2023 ;

Après en avoir délibéré, le Bureau communautaire, à l'unanimité, décide de :

- APPROUVER l’avenant n°1 à la convention pluriannuelle d’objectifs avec l’association Radio D4B joint en annexe et autoriser sa signature.

ANIMATION DU TERRITOIRE

5. Associations culturelles, sportives et autres - Attribution des subventions (annexe)

Rapporteur : Madame Sylvie BRUNET

Le dynamisme de la vie associative est une des richesses qui contribue au développement de la vie locale dans les domaines culturel, éducatif, environnemental,social et sportif. La communauté de communes Mellois en Poitou soutient les initiatives menées par des associations, dans le cadre des compétences dont elle s’est dotée. Elle peut donc, à ce titre, accorder des subventions à des associations dont les objectifs sont reconnus d’intérêt communautaire et en cohérence avec les orientations du projet communautaire.

Bureau communautaire du 7 déc. 2023 – Procès-verbal Page 3 sur 9La commission subventions aux associations s’est réunie les 4 septembre 2023 pour étudier les dossiers de demande de subventions relatif à :

• l’aide à l’emploi,

• l’organisation d’une manifestation extraordinaire.

Conformément à l’avis favorable de la commission « Associations » en date du 4 septembre 2023 ;

Après en avoir délibéré, le Bureau communautaire, à l'unanimité, décide de :

- AUTORISER l’attribution d’une subvention, dans le cadre de l’aide au maintien à l’emploi, conformément au tableau ci-dessous :

Associations culturelles

et autres

Montant des subventions 2023 Rappel des subventions 2022

Compagnie MastOCK 3 600 € 3 600 €

- AUTORISER l’attribution d’une subvention, pour l’organisation d’une manifestation extraordinaire, conformément au tableau ci-dessous :

Associations culturelles

et autres

Montant des subventions 2023 Rappel des subventions 2022

Foyer rural de Saint-Martin-

Lès- Melle 500 € 0 €

6. Association Monet et Goyon - Attribution subvention (annexe)

Rapporteur : Madame Sylvie BRUNET

Le dynamisme de la vie associative est une des richesses qui contribue au développement de la vie locale dans les domaines culturel, éducatif, environnemental, social et sportif. La communauté de communes Mellois en Poitou soutient les initiatives menées par des associations, dans le cadre des compétences dont elle s’est dotée. Elle peut donc, à ce titre, accorder des subventions à des associations dont les objectifs sont reconnus d’intérêt communautaire et en cohérence avec les orientations du projet communautaire.

A ce titre, l’association Monet et Goyon a sollicité la communauté de communes en avril 2023 afin de bénéficier d’une subvention pour un montant de 3 000 € au titre de l’année 2023 pour développer son musée ludique pour la moto.

Monsieur Gagnaire a collectionné des motos anciennes de la marque Monet et Goyon. Il les met à disposition de l’association qui s’est installée à Melle dans l’espace Saint-Catherine pour qu’elles soient présentées au public. En 2023, le recrutement à temps partiel d’un salarié donne de nouvelles perspectives au musée. L’objectif de l’association est d’étendre la surface du site, de présenter de nouvelles motos et de créer des activités pédagogiques et de poursuivre l’augmentation de la billetterie. L’association cherche des financements pour lancer son activité et pérenniser le poste.

La commission subventions aux associations s’est réunie le 4 septembre 2023 pour étudier la demande. Elle propose au bureau communautaire de subventionner à hauteur de 1 500 € sur un budget annuel de 11 500 €.

Bureau communautaire du 7 déc. 2023 – Procès-verbal Page 4 sur 9Conformément à l’avis favorable de la commission « Associations » en date du 4 septembre 2023 ;

Après en avoir délibéré, le Bureau communautaire, à l'unanimité, décide de :

 APPROUVER l’attribution d’une subvention à l’association Monet et Goyon d’un montant de 1 500 € au titre de l’année 2023, dans les conditions présentées, les crédits nécessaires étant inscrits au budget.

PRÉVENTION ET GESTION DES DÉCHETS

7. Adhésion à un groupement de commandes portant sur l’étude d’optimisation de la collecte et du traitement des déchets (annexe)

Rapporteur : Monsieur Gilles CHOURRÉ

Les communautés de communes Haut Val de Sèvre, Val de Gâtine, Mellois en Poitou et Parthenay Gâtine exercent en lieu et place des communes membres la compétence collecte et traitement des déchets.

Actuellement, les 4 communautés de communes gèrent de façon différente cette compétence et souhaitent effectuer une étude sur l’optimisation de la collecte et du traitement des déchets.

Conformément à l’article L.2113-7 du Code de la Commande Publique, le coordonnateur du groupement sera chargé d’organiser au nom et pour le compte des membres l’ensemble des opérations relatives à la préparation, la passation et à l’exécution des contrats. Chaque partie est responsable de la définition de son propre besoin.

Il est donc proposé d’adhérer à un groupement de commandes et de signer la convention constitutive qui définit les modalités de fonctionnement, et prévoit notamment la désignation de la communauté de communes Haut Val de Sèvre comme coordonnateur du groupement. A ce titre, elle exercera les missions suivantes :

• Définir l’organisation technique et administrative de la procédure de consultation,

• Définir et recenser les besoins,

• Élaborer le dossier de consultation des entreprises (DCE),

• Soumettre le DCE aux membres du groupement pour validation,

• Assurer la rédaction et l’envoi des avis d’appel public à la concurrence,

• Gérer le profil acheteur et la plateforme permettant la dématérialisation des offres, le cas échéant,

• Rédiger et envoyer les éventuelles demandes de précisions aux candidats,

• Analyser les offres reçues et préparer le rapport d’analyse des offres après avis de la commission d’analyse (conformément à l’article 7.1 de la convention constitutive du groupement),

• Réunir la Commission d’Appel d’Offres ou la Commission des marchés pour attribuer les marchés aux prestataires retenus,

• Rédiger et envoyer les lettres de rejet aux soumissionnaires non retenus,

• Rédiger le rapport de présentation, le cas échéant

• Transmettre le marché en préfecture pour contrôle de la légalité, le cas échéant,

• Signer et notifier le marché,

Bureau communautaire du 7 déc. 2023 – Procès-verbal Page 5 sur 9• Procéder à la publication des avis d’attribution, le cas échéant,

• Adresser une copie du marché notifié à chacun des membres du groupement,

• Rédiger, signer, et notifier les éventuels avenants,

• Représenter les membres du groupement en justice pour tout litige relatif à la passation du marché.

Chaque membre procédera au règlement des dépenses de procédure et d’exécution du contrat pour la partie des prestations lui incombant.

Une commission d’analyse des offres et candidatures, comprenant un ou plusieurs représentants de chaque membre du groupement, est créé pour l’attribution des marchés.

Après en avoir délibéré, le Bureau communautaire, à l'unanimité, décide de :

- AUTORISER le président à signer la convention constitutive du groupement de commandes jointe en annexe ainsi que tout document y afférent.

- DESIGNER Monsieur Gilles CHOURRÉ, Vice-président à la prévention et la gestion des déchets, comme représentant de la communauté de communes Mellois en Poitou au sein de la commission d’analyse des offres et candidatures.

RESSOURCES HUMAINES ET COMMUNICATION INTERNE

8. Mise en place du dispositif de signalement des actes de violence, de discrimination, de harcèlement et d'agissement sexistes (AVDHAS) (annexe)

Rapporteur : Madame Sylvie COUSIN

L’article 80 de la loi n°2019-828 du 6 août 2019 de la transformation de la fonction publique a créé un nouvel article 6 quater A dans la loi n°83-634 du 13 juillet 1983, désormais codifié à l’article L 135-6 du code général de la fonction publique (CGFP), et prévoit l’obligation, pour chaque administration, d’instituer un dispositif de signalement des actes de violence, de discrimination, de harcèlement et d’agissements sexistes.

En application du décret n°2020-256 du 13 mars 2020 relatif au dispositif de signalement, de discrimination, de harcèlement et d’agissements sexistes dans la fonction publique, les employeurs territoriaux doivent répondre à l’obligation de mettre en place ce dispositif depuis le 1er mai 2020.

Ce dispositif s’adresse aux agents s’estimant victime d’un acte de violence, de discrimination, de harcèlement ou d’agissements sexistes et aux témoins de tels agissements. Il a pour double objectif de recueillir le signalement et d’orienter l’agent vers la ou les autorités compétentes en matière d’accompagnement, de soutien, de protection des victimes et de traitement des faits signalés.

Il peut être mis en place en interne ou mutualisé entre plusieurs collectivités territoriales ou établissements publics, la loi prévoit également la possibilité pour les collectivités territoriales et leurs établissements de confier, par voie de convention, la mise en place de ce dispositif au centre de gestion, en application de l’article L 452-43 du CGFP.

Afin que les collectivités territoriales et établissements publics des Deux-Sèvres remplissement leurs obligations, le centre de gestion des Deux-Sèvres (CDG 79) propose la mise en place d‘une nouvelle prestation d’accompagnement et de conseil dénommée « dispositif de signalement » par voie de convention. Cette convention prend effet dès sa signature par la collectivité et est conclue jusqu’au 31 décembre 2026.

Le dispositif comprend 3 étapes :

Bureau communautaire du 7 déc. 2023 – Procès-verbal Page 6 sur 91- le recueil des signalements effectués par les agents s’estimant victimes ou témoins des actes ou agissements en question via un formulaire disponible sur le site internet du CDG 79 et transmissible par voie électronique ou postales ;

2- l’orientation de ces agents vers les services et professionnels en charge de leur accompagnement et de leur soutien ;

3- l’accompagnement de la collectivité à travers la rédaction d’un courrier d’alerte assorti de préconisations.

Le tarif de la prestation comprend :

• une cotisation annuelle de 75 € ; et

• une part variable liée à la rédaction d’un rapport : 50 € l’heure dans la limite de 150 €, soit 3 heures maximum.

Le centre de gestion des Deux-Sèvres s’engage à respecter la confidentialité des données recueillies et la neutralité vis-à-vis des victimes et auteurs présumés des actes. De son côté, la collectivité doit s’engager à rendre accessible ce dispositif aux agents par tout moyen.

Conformément à l’information portée en Comité Social Territorial (CST) en date du 8 novembre 2023 ;

Après en avoir délibéré, le Bureau communautaire, à l'unanimité, décide de :

- APPROUVER l’adhésion à la prestation d’accompagnement et de conseil dénommée « dispositif de signalement » proposée par le centre de gestion des Deux-Sèvres ;

- AUTORISER le président à signer la convention d’adhésion dans les conditions financières détaillées dans la convention jointe en annexe, les crédits nécessaires étant inscrits au budget.

9. Contrat d'assurance des risques statutaires 2024-2027

Rapporteur : Madame Sylvie COUSIN

Considérant l’opportunité pour la communauté de communes Mellois en Poitou de pouvoir souscrire un contrat d’assurance des risques statutaires pour le personnel garantissant les frais laissés à sa charge, en vertu de l’application des textes régissant le statut de ses agents et en application de la réglementation susvisée ;

Considérant les garanties et les taux proposés par le centre de gestion de la fonction publique territoriale des Deux-Sèvres à l’issue de la mise en concurrence du contrat à effet au 1er janvier 2024 ;

La collectivité adhère depuis le 1er janvier 2020 au contrat groupe proposé par le centre de gestion des Deux-Sèvres (CDG 79) pour garantir les frais laissés à sa charge dans le cadre de la survenance de certains risques statutaires, en vertu de l’application des textes régissant le statut de ses agents territoriaux.

Étant donné que ce contrat groupe arrive à échéance le 31 décembre 2023 et compte-tenu de la procédure de négociation engagée par le centre de gestion des Deux-Sèvres (CDG 79), pour le compte de Mellois en Poitou, avec la CNP Assurances, par l’intermédiaire du courtier SOFAXIS, il est proposé d’adhérer au nouveau contrat d’assurance des risques statutaires.

Ce nouveau contrat prend effet à compter du 1er janvier 2024 jusqu’au 31 décembre 2027. Il concerne les agents permanents (titulaires ou stagiaires) affiliés à la C.N.R.A.C.L et s’applique selon les modalités suivantes :

Liste des risques garantis :

Bureau communautaire du 7 déc. 2023 – Procès-verbal Page 7 sur 9Choix obligatoire :

• Décès ; (Taux 0,23%)

Options choisies :

• Congé pour invalidité temporaire imputable au service (CITIS) : (Taux 2,19%)

Accident de service – Maladie imputable au service y compris temps partiel thérapeutique avec franchise de 15 jours par arrêts puis 100 % de taux de prise en charge des indemnités journalières.

• Longue maladie (CLM), longue durée (CLD) : (Taux 1,80%)

Y compris temps partiel thérapeutique, disponibilité d’office, invalidité temporaire) sans franchise et 100 % de taux de prise en charge des indemnités journalières.

Le taux global de la cotisation est donc de 4,22 %, en ajoutant à cela les frais d’intervention du centre de gestion (taux 0,19 % de la masse salariale assurée ; soit une augmentation de 0,07 % par rapport à celui du contrat précédent).

Après en avoir délibéré, le Bureau communautaire, à l'unanimité, décide de :

- VALIDER le nouveau contrat groupe d’assurance des risques statutaires avec les taux proposés pour une durée de 4 ans à compter du 1er janvier 2024.

- AUTORISER le président ou le vice-président délégué à signer le certificat d’adhésion au contrat groupe ainsi que la convention de gestion avec le centre de gestion de la fonction publique territoriale des Deux-Sèvres.

10. Nouveaux bénéficiaires des services du Comité National de l'Action Sociale (CNAS)

Rapporteur : Madame Chantal BRILLAUD

Considérant que la délibération initiale prévoyait de faire bénéficier des services du Comité National de l’Action Sociale (CNAS) aux seuls personnels suivants :

• agents titulaires en poste et leurs ayant droit dès leur recrutement ;

• agents non titulaires et leurs ayants droit affectés sur un poste permanent ou en remplacement dès qu’ils justifient d’un contrat de 6 mois minimum ;

• agent retraités : à compter de leur date de départ à la retraite et jusqu’au 31 décembre de l’année en cours,

Considérant l’introduction du contrat de projet dans la fonction publique ;

Considérant l’évolution de l’organisation et de l’organigramme cible de la communauté de communes et en particulier le recrutement d’un directeur de cabinet ;

Il convient d’élargir le champ des bénéficiaires des services du CNAS aux personnels suivants :

• agents recrutés sur la base d’un contrat de projet ;

• directeur de cabinet.

Débat :

Bureau communautaire du 7 déc. 2023 – Procès-verbal Page 8 sur 9Monsieur le président souligne la nécessité de connaître les retours de mobilisation des services du CNAS pour les agents de la communauté de communes.

Après en avoir délibéré, le Bureau communautaire, à l'unanimité, décide de :

- AUTORISER l’adhésion des agents recrutés sur la base d’un contrat de projet ainsi que le directeur de cabinet, à compter de la signature de la présente délibération, afin de pouvoir bénéficier des services du Comité National de l’Action Sociale (CNAS).

QUESTIONS DIVERSES

Agenda des réunions

• Jeudi le 7 décembre 2023 – Comité de pilotage / Projet du territoire - Salle de la Béronne, Les Arcades à Melle

• Jeudi 14 décembre 2023 – Conseil communautaire - Salle La Boutonnaise à Brioux-sur- Boutonne

• Jeudi 11 janvier 2024 – Conférence des maires – Salle des fêtes de Sepvret

• Jeudi 18 janvier 2024 – Bureau communautaire – Salle de la Béronne, Les Arcades à Melle

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 18h45.

Le secrétaire de séance

#signature2#

Jérôme PELTIER

Le Président

#signature1#

Fabrice MICHELET

Bureau communautaire du 7 déc. 2023 – Procès-verbal Page 9 sur 9