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Conseil Municipal - 8 30ann Document publié le Vendredi 1 janvier 2021 par la commune de Rouen. Lien du pdf (Conseil Municipal - 8 30ann)Thèmes du document : Consommateurs, Investissement et développement économique, Justice et droit, Projet 09/06/2021

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Armada 2023

CONVENTION DE PARTENARIAT

ENTRE :

La VILLE DE ROUEN

Hôtel de Ville - place du général de Gaulle à ROUEN 76000 (Seine Maritime), Représentée par son maire, Nicolas MAYER-ROSSIGNOL, agissant en cette qualité au nom et dans l’intérêt de la Ville de ROUEN, en exécution d’une délibération du Conseil municipal en date du 30 juin 2021,

Ci-après dénommée « la Ville »

d’une part,

ET :

L’ARMADA DE LA LIBERTE

Association régie par la loi du 1er juillet 1901,

Déclarée à la préfecture de Seine Maritime le 28 décembre 1990 sous le n° D.12373 (Journal Officiel du 6 février 1991),

Dont le siège est situé Port de plaisance, boulevard Émile Duchemin, à ROUEN 76000 (Seine Maritime),

Représentée par Jean-Paul RIVIERE, agissant en qualité de Président de l’Association, en exécution d’une délibération du Conseil d’Administration du 25 juin 2020.

Ci-après dénommée « l’Association »

d’autre part,

Il est exposé et convenu ce qui suit :Projet 09/06/2021

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I - EXPOSE

L’Association « L’ARMADA DE LA LIBERTE » a été constituée pour célébrer, en 1994, le 50ème anniversaire du Débarquement allié et de la Bataille de Normandie, en organisant, dans les ports de Rouen et du Havre, un rassemblement de grands voiliers et de navires modernes, réalisant toutes manifestations à cette occasion, et notamment, le dernier jour, la parade en Seine et à l’embouchure du fleuve.

Depuis, l’Association a modifié ses statuts, et en particulier son objet, afin d’organiser périodiquement de tels rassemblements, dont le dernier a eu lieu en 2019.

Le prochain rassemblement aura lieu du 8 au 18 juin 2023 dans le port de Rouen.

Pour mener à bien ce projet, l’Association a sollicité le concours financier de partenaires publics et privés.

La Ville de Rouen entend soutenir et contribuer à l’organisation de cette grande manifestation considérant :

- L’intérêt pour la Ville de Rouen de nouer un partenariat avec l’association Armada de la Liberté en vue de l’organisation de l’événement éponyme, facteur d’attractivité et de rayonnement pour la commune,

- La forte fréquentation touristique attendue sur le territoire rouennais, et son incidence positive pour l’économie locale,

- Le caractère populaire, gratuit et festif de l’événement, accessible à tous les Rouennais,

- Le caractère fédérateur de l’événement pour les habitants, les acteurs publics et privés de Rouen,

- Le caractère unique et exceptionnel de l’événement, qui permet à Rouen de bénéficier d’une notoriété internationale à cette occasion.

II - CONVENTION

Article 1 – Objet

La présente convention a pour objet d’établir les modalités de partenariat et les conditions de participation financière de la Ville dans la perspective de la prochaine édition de l’Armada qui se déroulera à Rouen du huit (8) juin au dix-huit (18) juin 2023.

Article 2 – Objectifs

La manifestation a pour objectif de reconduire le plus grand rassemblement du monde de grands voiliers civils et militaires et de bateaux de guerre modernes, de réaliser toutes manifestations àProjet 09/06/2021

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cette occasion permettant ainsi de renforcer l’image de la Ville et son rayonnement culturel, touristique et économique.

Article 3 – Gouvernance du projet

La Ville est associée à la préparation et à l’organisation de l’Armada 2023. Pour cela un Comité de Pilotage (COPIL) est mis en place. Outre les deux signataires, il réunit également la Région de Normandie, le Département de la Seine-Maritime et la Métropole Rouen Normandie. Chaque collectivité désignera son représentant au Comité de Pilotage, présidé par le Président de l’Association ou son représentant. Le comité de pilotage se réunira au moins une fois par an.

Des groupes de travail thématiques réuniront les référents techniques thématiques des différentes collectivités et l’association afin d’harmoniser et coordonner l’action des partenaires.

La Ville de Rouen s’engage à mettre en place un comité technique de projet regroupant l’ensemble des services municipaux concernés par l’organisation de l’événement.

Des réunions de travail régulières seront organisées au moins une fois par trimestre entre les services de la Ville de Rouen et l’Association, ouvertes le cas échéant à d’autres partenaires, pour faire le point sur l’avancement du projet.

D’autres instances de gouvernance pourront être créées autant que nécessaire pour assurer la bonne préparation, le bon déroulement et la bonne évaluation de l’événement.

Article 4 – Durée

La présente convention prendra effet à compter de sa signature par les parties, jusqu’au trente et un (31) décembre 2023.

Article 5 – Concours apporté par la Ville de Rouen

Pour l’organisation de cet événement, et sous la condition expresse que l’Association remplisse toutes les clauses de la présente convention, les concours apportés par la Ville à l’Association sont les suivants :

5.1 – Subvention

La Ville de Rouen versera une subvention d’un montant total de 500 000€ (cinq cent mille euros) à l’Association sous réserve que cette dernière respecte ses engagements tels que définis par l’article 9 de la présente convention.

Ce montant sera versé en plusieurs fois selon les modalités fixées à l’article 6.

Les montants sont fixés lors du budget de chaque année et font l’objet d’une notification par simple lettre à l’Association.

5.2 – Aide en nature et en prestationsProjet 09/06/2021

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La Ville de Rouen apportera en outre son concours à l’organisation de la manifestation par la mise en œuvre et/ou la prise en charge de prestations et de dépenses liées à la communication, aux relations publiques, à la logistique, à la technique, à la sécurité, à l’animation et à l’encadrement des bénévoles. Les moyens financiers affectés le seront dans la limite des crédits inscrits au budget de la Ville de Rouen (pour mémoire, 548 000 € budgétés en 2019).

Article 6 – Modalités de versement de la subvention

6.1 – Exercice 2022 : subvention de 250.000 €

Pour l’année 2022, la subvention fera l’objet d’un versement de la façon suivante :

- Après le vote de la subvention, un premier versement de 200.000 € sera opéré, - Le solde 2022 sera versé avant le 31 décembre 2022 et après réception des comptes clos 2021 détaillés et certifiés de l’association, intégrant le détail des dépenses engagées pour la manifestation, ainsi que du compte-rendu de l’assemblée générale les approuvant.

6.2 – Exercice 2023 : subvention de 250.000 €

Pour l’année 2023, la subvention fera l’objet d’un versement de la façon suivante :

- Après le vote de la subvention, un premier versement de 150.000 € sera effectué, - Le solde sera versé avant le 31 décembre 2023, et après réception des comptes clos 2022 détaillés et certifiés de l’association, intégrant le détail des dépenses engagées pour la manifestation, du compte-rendu de l’assemblée générale les approuvant, ainsi que du bilan qualitatif et quantitatif provisoire ou définitif et du compte rendu financier provisoire ou définitif de la manifestation attestant, conformément à l’article 10 de la loi du 12 avril 2000, de la conformité des dépenses effectuées à l’objet de la subvention.

6.3 – Coordonnées bancaires

Le montant des subventions sera viré au compte de l’Association :

- Code banque : 18306

- Code guichet : 00010

- Numéro du compte : 36103080503

- Clé R.N. : 56

- Numéro IBAN : FR76 1830 6000 1036 1030 8050 356

- Raison sociale de la banque : Crédit Agricole de Normandie-Seine

6.4 – Soldes Financiers de l’Association

6.4.1 – En cas de déficit, l’ensemble des partenaires se réunira afin d’engager toute discussion utile pour trouver des pistes d’économies et de recettes complémentaires.

6.4.2 – En cas de solde excédentaire à l’issue de l’exercice 2023, l’Armada reversera ce solde au prorata des subventions reçues de chaque collectivité locale.Projet 09/06/2021

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6.4.3 – En cas d’annulation de la manifestation, l’Armada procédera au remboursement des subventions perçues. Afin de ne pas pénaliser l’équilibre économique de l’Armada, la Ville ne réclamera pas le remboursement de la part des subventions employée à couvrir les dépenses réalisées avant la décision d’annulation de la manifestation. En cas d’annulation de la manifestation avant le vote de tout ou partie des subventions, la Ville ne procèdera pas à leur versement.

Article 7 – Promotion de la Ville

7.1 – L’Association s’engage à faire mention de la participation de la Ville sur tout support de communication et dans ses rapports avec les médias, ainsi qu’à associer la Ville à l’élaboration de son plan de communication.

L’utilisation du logo de la Ville doit respecter la charte graphique fournie à cet effet.

Les modalités concrètes des engagements pris par l’Association au titre des présentes dispositions seront réglées par échange de courriel (e-mail) entre l’Association et la direction de la communication et des relations publiques de la Ville.

La Ville dispose d’un délai de 48 heures, sauf urgence particulière, pour valider le bon à tirer et donner son accord sur l’utilisation de son logo ou formuler toutes observations. À défaut de réponse dans ce délai, l’accord de la Ville sera considéré comme tacite.

7.2 – L’Association accorde à la Ville l’exclusivité du titre SITE OFFICIEL de la future manifestation conformément au logo officiel déposé en date du 3 mars 2009.

Article 8 – Utilisation du logo de l’Armada

8.1 – Tous les logos et les titres des précédentes ARMADA ont fait l’objet d’un dépôt de marque, ainsi que le logo et le titre de « L’ARMADA 2023 », dont le logo est joint à la présente convention en Annexe.

La Ville pourra utiliser le logo de « L’ARMADA 2023 » pour sa communication pendant la durée de la convention, exclusivement à des fins non commerciales.

La Ville devra soumettre à l’Association le bon à tirer de tout document ou support comportant le logo de « L’ARMADA 2023 ».

Le bon à tirer sera soumis à l’Association qui aura un délai de 48 heures, sauf urgence particulière, pour donner son accord sur l’utilisation du logo ou ses observations. À défaut de réponse dans un délai de 48 heures, l’accord de l’Association sera considéré comme tacite.

8.2 – La Ville pourra notamment utiliser le logo de la manifestation sur les supports et dans les actions qui suivent :

- papier et enveloppes à en-tête,

- documents d’information,

- campagnes de presse et de promotion,

- communication interne et externeProjet 09/06/2021

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8.3 – La Ville ne pourra pas utiliser le logo pour marquer l’un de ses produits commercialisables, ni vendre aucun document ou produit comportant le logo de « L’ARMADA DE LA LIBERTE » ou L’ARMADA 2023, et ce, pour respecter les contrats signés avec les licenciés de marque.

Article 9 – Engagement de l’Association

9.1 – Obligations comptables et contrôle de l’utilisation des fonds

9.1.1 Comptabilité

L’Association s’engage à respecter les dispositions légales relatives aux obligations comptables des structures associatives et au contrôle de l’utilisation des fonds publics, notamment l’article L.1611-4 du code général des collectivités territoriales, le Décret n°2001-495 du 6 juin 2001 relatif à la transparence financière des aides octroyées par les personnes publiques, le Décret n°2009-540 du 14 mai 2009 relatif aux obligations de publicité des comptes annuels des associations et fondations, l’Arrêté du 11 octobre 2006 portant sur la présentation du compte rendu financier d'utilisation de subvention, l’Arrêté du 2 juin 2009 portant sur les obligations des associations et des fondations relatives à la publicité de leurs comptes annuels.

L’Association nomme au moins un commissaire aux comptes titulaire et un suppléant, conformément aux dispositions des Articles L.612-4 et D.612-5 du Code de commerce.

Pour ce faire, l’Association tient une comptabilité conforme aux règles définies par le plan comptable général et aux adaptations qui en découlent en application de l’arrêté du 8 avril 1999 portant homologation du règlement n° 99.01 du 16 février 1999 du Comité de la réglementation comptable relatif aux modalités d’établissement des comptes annuels des Associations, et fondations, et respecte la législation fiscale et sociale propre à son activité.

9.1.2 Justificatifs

L’Association s’engage à fournir dans les six (6) mois suivant la clôture de chaque exercice les documents ci-après :

-Le compte rendu financier conforme à l’arrêté du 11 octobre 2006 pris en application de l’article 10 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations (Cerfa n°15059) ;

-Les comptes annuels détaillés et le rapport du commissaire aux comptes prévus par l’article L. 612-4 du code de commerce ou la référence de leur publication au Journal officiel ; -Le rapport d’activité approuvé par l’assemblée générale.

Pour les comptes de l’exercice 2023, l’Association transmettra en outre une situation comptable intermédiaire arrêtée au 31 juillet 2023 certifiée par un commissaire aux comptes.

Les montants versés par la Ville, les autres collectivités territoriales et organismes divers doivent expressément figurer de manière détaillée en annexe des comptes qui sont transmis.

9.1.3 – Contrôle des fonds publics

L’Association s’engage à justifier, à tout moment, de l’utilisation des fonds versés et tiendra sa comptabilité à la disposition de la Ville. À ce titre, la Ville peut procéder à tout contrôle ouProjet 09/06/2021

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investigation qu’elle jugera utile, tant directement que par des personnes ou organismes dûment mandatés par elle, pour s’assurer du bien-fondé des actions entreprises par l’Association et du respect de ses engagements vis-à-vis de la Ville.

À défaut de la production des documents comptables et de ceux stipulés à l’article 9.1, la Ville se réserve le droit de ne pas procéder au versement de sa participation financière.

9.2 – Gestion

L’Association veille, chaque année, à équilibrer son budget et cherche à développer ses ressources propres.

9.3 – Information sur l’activité de l’Association

L’Association fournit, chaque année, un bilan d’activités détaillé de l’année précédente, le rapport moral de la dernière assemblée générale ordinaire et un projet d’activités et de budget pour l’exercice suivant.

L’Association doit également informer la Ville sans délai de toutes modifications intervenues dans ses statuts, la composition de son Conseil d’Administration ou de son Bureau.

9.4 – Demande de subvention

L’Association s’engage à utiliser les fonds conformément à son objet social, à sa demande, et aux lois et règlements en vigueur et notamment la réglementation en matière de débits de boisson, de braderie commerciale.

9.5 - Évaluation

Le Comité de Pilotage (COPIL) évoqué à l’article 3 a vocation à apprécier la bonne exécution de la présente convention.

9.6 – Développement durable

L’Association s’engage à organiser l’événement et à mener ses actions dans un esprit de développement durable, et mettra en œuvre des dispositions permettant de réduire l’empreinte écologique de la manifestation (consommation énergétique, production de déchets, matériaux durables et recyclables, politique d’achats responsable). Elle vise en particulier l’éco-labellisation de l’événement par la Métropole Rouen Normandie pour répondre à l’objectif de la Ville de Rouen de labelliser, dès 2022, toutes ses manifestations.

9.7 – Lutte contre les discriminations

L’Association s’engage à organiser l’événement et à mener ses actions dans un esprit de recherche et de valorisation des différentes formes de mixité : sociale, culturelle, des genres, générationnelle. Elle s’engage tout particulièrement à promouvoir l’égalité entre les femmes et les hommes.

Article 10 – Prestataires intervenant dans le cadre de la manifestation

Dans le cadre de la tenue de la manifestation, la Ville conviendra, en lien avec l’Association, des prestations

de services qu’elle prendra à sa charge (exemple : location de barrières, de tentes ; prestations de sécuritéProjet 09/06/2021

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gardiennage, etc.). Ces prestations seront alors réalisées soit par la Ville elle-même en régie soit par des

opérateurs retenus par elle.

Le choix de ces opérateurs sera ou aura été effectué dans le cadre des dispositions prévues par le Code de

la Commande Publique.

Ainsi, dès lors que la réalisation d’une prestation donnée serait « scindée » entre l’Association et la Ville,

ladite prestation pourrait alors être effectuée par 2 opérateurs distincts : celui retenu par l’Association d’une

part, celui retenu par la Ville d’autre part.

Il est en outre précisé que le versement de la subvention prévue dans la présente convention :

- n’est pas une modalité de financement d’une prestation de services qui relèverait en fait du ressort de la Ville et que celle-ci « délèguerait » à l’Association

- ne constitue pas une contrepartie à la réalisation d’une ou de prestations de services donnée.s.

Article 11 – Cession

Les droits et obligations de la présente convention ne pourront pas être cédés par l’une des parties sans le consentement préalable et écrit de l’autre.

Article 12 – Assurance Responsabilité

Les activités de l’Association sont placées sous sa responsabilité exclusive.

L’Association devra souscrire tout contrat d’assurance de façon à ce que la Ville ne soit ni recherchée ni inquiétée et produira chaque année à la Ville sur sa demande les attestations afférentes.

Article 13 – Résiliation

13.1 – En cas de non-respect par l’une des parties de l’une de ses obligations résultant de la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’autre partie, sans préjudice de tous autres droits qu’elle pourrait faire valoir, à l’expiration d’un délai de deux mois suivant l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure de se conformer aux obligations contractuelles et restée infructueuse.

13.2 – La présente convention sera résiliée de plein droit en cas de force majeure, de liquidation judiciaire ou d’insolvabilité notoire de l’Association.

13.3 – En cas d’annulation de la manifestation ou de résiliation de la convention, l’Association et la Ville conviennent de se rapprocher pour régler les conséquences juridiques et financières de cette annulation.

Article 14 – LitigesProjet 09/06/2021

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Les parties s’engagent à rechercher préalablement toute solution amiable en cas de différend concernant l’interprétation ou l’exécution de la présente convention.

Dans l’éventualité où les parties ne parviendraient pas à une résolution amiable du litige, celui-ci serait soumis au Tribunal administratif de Rouen.

Article 15 – Dispositions diverses

La présente convention représente le seul accord entre les parties, et toute modification devra faire l’objet d’un avenant signé par chacune des parties.

Fait à ROUEN, en deux exemplaires, le ……………

Pour L’ARMADA DE LA LIBERTE Pour la VILLE DE ROUEN Le président, Jean-Paul RIVIERE Le maire, Nicolas MAYER-ROSSIGNOLProjet 09/06/2021

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ANNEXE 1

BUDGET PREVISIONNEL DE LA MANIFESTATION

ANNEXE 2

LOGO DEPOSE