Déliberation - 20.14 BVH moyens 2024

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Déliberation - 20.14 BVH moyens 2024 Document publié le Jeudi 7 décembre 2023 par la commune d'Hem. Lien du pdf (Déliberation - 20.14 BVH moyens 2024)Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Justice et droit, ASSOCIATION BIEN VIVRE A HEM

CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DE LOCAUX ET MOYENS - 2024 (ANNEXE 1 DE LA CONVENTION D’OBJECTIFS)

Entre :

La Ville de Hem, représentée par son Maire, autorisé à signer la présente convention par délibération en date du 7 décembre 2023, ci-après dénommée la Ville, d’une part, Et :

L’association BIEN VIVRE A HEM (B.V.H.), représentée par sa présidente, ayant son siège social 42 rue du Général Leclerc à Hem, ci-après dénommée l’Association, d’autre part,

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 – OBJET

Dans le cadre de la convention d’objectifs 2024-2026 en date du 7 décembre 2023, conclue entre la Ville et l’association, la Ville met à la disposition de l’association, qui accepte en l’état, un local municipal. La mise à disposition sera précédée d’un état des lieux contradictoire.

ARTICLE 2 – DESIGNATION

Les locaux repris dans le tableau ci-après et le matériel mis à disposition de l’association sont ceux habituellement présents dans les salles municipales et ne feront pas l’objet d’un inventaire détaillé.

ARTICLE 3 – REDEVANCE

Cette mise à disposition est consentie à titre gratuit. Toutefois, l’association s’oblige à faire figurer dans tous ses documents budgétaires et comptables, l’avantage en nature ainsi consenti dont le coût lui sera notifié chaque année par la ville.

ARTICLE 4 – DUREE DE LA CONVENTION

La présente convention est consentie pour l’année 2024. Elle peut être renouvelée. Cependant, les parties se réservent le droit de l’interrompre à tout moment sur préavis de 15 jours, par lettre recommandée avec accusé de réception.

ARTICLE 5 – PLANNING D’UTILISATION ET CONDITIONS DE FONCTIONNEMENT

Les locaux ne peuvent être utilisés à d’autres fins que celles concourant à la réalisation de l’objet de la présente convention, sans l’accord des parties et, le cas échéant, des autorités administratives de tutelle.

La Ville se réserve le droit de procéder à d’éventuelles fermetures techniques nécessaires au bon fonctionnement des installations, des fermetures programmées pour l’organisation de manifestations et les jours fériés légaux ainsi que d’effectuer à tout moment, un contrôle technique des locaux et des installations afin de vérifier leur sécurité et leur bonne utilisation. Aucune transformation ou amélioration des lieux ne peut être décidée ou réalisée par l’association sans l’accord écrit de la ville. La duplication des clefs confiées par la ville est formellement interdite.

ARTICLE 6 – CHARGES – UTILISATION DES FLUIDES

Dans le cadre des dispositions prévues par l’Etat en faveur de la sobriété énergétique, les utilisateurs des locaux municipaux sont appelés à la plus grande vigilance quant à leur consommation énergétique. Il leur est en particulier demandé de veiller au respect des mesures adoptées par le conseil municipal le 5 octobre 2022, et ainsi dans le cadre de leurs activités, d’être strictement attentifs à ce que :

1. L’ensemble des équipements bureautiques et informatiques éventuellement utilisés soit effectivement éteint à l’issue de l’activité (et non simplement mis en veille) ;2. La température de chauffage dans les locaux accueillant des activités culturelles ou de loisirs soit impérativement limitée à 19°C ; Cette mesure proscrit tout recours aux appareils chauffants électriques.

3. La température dans les salles de sport soit limitée à 16°C ; 4. Les équipements de loisirs occupés par les activités associatives, en particulier sportives, soient impérativement fermés au plus tard à 22 heures ;

5. Les salles mises à disposition soient utilisées de manière optimale, en rapport avec le format de la réunion ou de la manifestation prévue, ou de l’activité exercée. Si nécessaire, la ville se réserve la possibilité de relocaliser les activités de l’association en lien avec cette disposition.

Si nécessaire, d’autres initiatives pourront venir compléter cette stratégie de sobriété énergétique.

Par ailleurs, l’association s’engage à user raisonnablement des locaux et du matériel mis à sa disposition. Elle prendra en charge les dégâts qu’elle aura occasionnés.

En particulier, elle veillera :

1. A n’user du chauffage qu’en tant que nécessaire et à veiller à ce que fenêtres et issues soient closes quand le chauffage est activé ;

2. A éteindre l’électricité dans les pièces vides et à tout éteindre (électricité et chauffage) en quittant les lieux

3. A fermer correctement les arrivées d’eau.

4. A effectuer le rangement et le nettoyage de la salle. ainsi que les menues dépenses d’entretien des locaux selon les dispositions du décret n°87-712 du 26 août 1987 (remplacement des lampes, maintien en état de propreté des revêtements intérieurs, remplacement des clés perdues ou détériorées, et autres dépenses). Si la Ville engageait ces dépenses en lieu et place de l’association, elle lui en demanderait remboursement. La Ville assure la maintenance des bâtiments entrant dans sa responsabilité de propriétaire, conformément aux dispositions du Code Civil.

5. A s’assurer de la fermeture des issues et mise en œuvre des dispositifs de sécurité. Si l’association venait à constater un dysfonctionnement (fuite ou autre), elle en avertit immédiatement son service pilote, qui organisera la réparation nécessaire. Les consommations de fluides et abonnements s’y rapportant sont supportés par la Ville.

ARTICLE 7 – CESSION ET SOUS-LOCATION

Toute cession des droits résultant de la présente ou sous-location des lieux mis à disposition est interdite.

ARTICLE 8 – ASSURANCE

L’association souscrit toutes les polices d’assurance nécessaires pour garantir sa responsabilité civile et les risques locatifs de façon que la responsabilité de la collectivité ne puisse être mise en cause. Elle justifie à chaque demande de l’existence de telles polices d’assurance et du règlement des primes correspondantes.

La ville se réserve le droit de saisir directement l’assurance de l’association afin de couvrir les frais de tout sinistre survenant dans le local mis à disposition.

ARTICLE 9 – AVENANT

Toute modification du contenu de la présente convention fera l’objet d’un avenant à celle-ci, autorisé par une délibération de la Ville et du Conseil d’Administration de l’association.

ARTICLE 10 – EXPIRATION

A l’expiration de la présente convention, l’occupant devra libérer les locaux et restituer l’intégralité des biens mis à sa disposition (matériel et mobilier), le tout en bon état d’entretien et de propreté. Cette restitution fera l’objet d’un état des lieux contradictoire.ARTICLE 11 – RESILIATION

En cas de non-respect des engagements réciproques inscrits dans la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre des parties, à l’expiration d’un délai d’un mois suivant la réception d’une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure. Ce délai peut être ramené à 48 heures si un intérêt public l’exige expressément.

Hem, le

Pour le Maire et par délégation Pour l’association, L‘adjoint aux affaires culturelles,

à l’animation et à la vie associative, la Présidente,

M. LECLERCQ Mme GUILLAIN

COORDONNEES D’ASSURANCE :

n° de police : Compagnie :

Date de signature du contrat : Date d’échéance

BIENS IMMOBILIERS MIS A DISPOSITION DE L’ASSOCIATION

Adresse Utilisation

Salle des fêtes Animations

Salle des Fêtes Hem en Fête

Parc de la Mairie Festivités d’Hem en Fête

Jardin des Perspectives Feu d’artifice

VOIES PUBLIQUES Festivités d’Hem en Fête

Espace culturel

Franchomme

Centre intergénérationnel

de Beaumont

Le Zéphyr (après accord de

la ville)

Théâtre Wallon, soirée

Cabaret