CONVENTION CADRE DE PARTENARIAT
RELATIVE A L’ACCES A l’ESPACE NUMERIQUE DE
TRAVAIL DANS LES ECOLES DE l’ACADEMIE DE
REIMS
Entre :
Le ministère de l’Education nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, représenté dans l’académie de Reims par Monsieur le recteur de l’académie de Reims, dont le siège est situé 1 rue Navier, 51100 REIMS,
Ci-après dénommée « l’académie »,
Et la collectivité compétente, et son représentant :
Commune de *******
SIRET : **********
Adresse : ***********
Représentée par : *************
En sa qualité de ************
Ci-après dénommée, « la collectivité ».
Il a été établi la convention suivante :
CONVENTION CADRE DE PARTENARIAT RELATIVE À L'UTILISATION DE L'ESPACE NUMÉRIQUE DE
TRAVAIL (ENT) DANS LES ÉCOLES DE L'ACADÉMIE
Dans le cadre de la mise en œuvre de la stratégie visant à faire entrer l'École dans l'ère du numérique, le ministère de l'Education nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche mène une politique volontariste de développement des usages du numérique pédagogique. Cette ambition est réaffirmée dans la loi n°2013-595 du 8 juillet 2013 d'orientation et de programmation pour la refondation de l’Ecole de la République, qui prévoit:
Une Direction du numérique pour l'éducation (DNE) comprenant un « Service du développement du numérique éducatif » et un « Service des technologies et des systèmes d'information » dont l'étroite collaboration permet de traiter à la fois des enjeux pédagogiques du numérique, du développement de nouveaux contenus et services en ligne de qualité, des infrastructures et des conditions techniques et de sécurité permettant la réussite des projets.
Dans l’académie de Reims, Monsieur le recteur a confié la mise en œuvre de cette stratégie à la Délégation régionale au numérique éducatif (DRANE), en partenariat pour la mise en œuvre de l’ENT dans le premier degré avec la DSDEN et ses services du numérique éducatif, et à la Direction des systèmes d’information (DSI). Le déploiement de l’ENT dans les écoles du premier degré est l’un des éléments de cette stratégie numérique nationale, l’ENT constituant un point d’entrée unifié permettant à l’utilisateur d’accéder, selon son profil et son niveau d’habilitation aux services et contenus numériques offerts.
Ce déploiement se réalise suivant une double dynamique :
• une éducation aux médias, à information et à l’usage responsable d'internet et des réseaux sociaux ; • une formation au et par le numérique aux élèves et aux enseignants.
L'engagement des deux parties, l’académie et la collectivité, est une condition essentielle à la réussite du déploiement de l’ENT. La gouvernance de ce projet réalise par le biais d’actions très concrètes : mise à disposition de l’ENT, prise en main et maintien en conditions opérationnelles dans les écoles, formation des utilisateurs et notamment des personnels de l’Education nationale, promotion des usages tant administratifs que pédagogiques.
Article 1 - Objet de la convention
La présente convention a pour objet de formaliser le partenariat entre la collectivité et l’académie et de définir les responsabilités et rôles de chacune des parties dans le cadre du déploiement de l’ENT.
Article 2 - Espace numérique de travail des écoles de la collectivité
L'Espace numérique de travail propose aux écoles de la collectivité une offre complète de services. Il se compose de :
• Services pédagogiques et services de communication
• Accès à des ressources pédagogiques financées par le Ministère ou proposées par des éditeurs privés par l’intermédiaire du MédiaCentre de l’ENT connecté au GAR (Gestionnaire d’Accès aux Ressources) proposé par le ministère de l’éducation nationale. L’ENT est notamment interconnecté au GAR qui permet un accès sécurisé à des ressources numériques externes à l’ENT. Ce dispositif est incontournable. Dans ce cadre, c’est l’académie qui centralise les demandes et est en relation avec le GAR. La collectivité s'engage à rendre accessible dans l’ENT, en accord avec l’équipe pédagogique, des services pédagogiques dans la limite des possibilités techniques et financières liées à la compatibilité de ces services ou produits : ressources référencées GAR.
• Services communs, services de base, services de communication et services de vie des écoles. • Services connectés.
En parallèle de ces services proposés aux acteurs de la communauté éducative, sont mis en place des services d'exploitation et d’administration de la plate-forme ENT.
Plus précisément, l’ENT a pour objet :
• de saisir et de mettre à disposition de tous les membres de la communauté éducative, des contenus et des services éducatifs et pédagogiques, des informations administratives, relatives à la vie scolaire, aux enseignements et au fonctionnement de l’établissement ;
• de permettre des échanges et des collaborations entre écoles ;
• de permettre, dans le respect de la loi du 6 janvier 1978 un accès à des tiers.
Article 3 - Principes fondateurs de gouvernance et de répartition des rôles
Il est convenu entre les parties les points suivants.
3.1 -Ecoles. CONVENTION CADRE DE PARTENARIAT RELATIVE À L'UTILISATION DE L'ESPACE NUMÉRIQUE DE
TRAVAIL (ENT) DANS LES ÉCOLES DE L'ACADÉMIE
L’ENT est l’outil de la communauté éducative. L’école est le centre opérationnel du projet.
3.2 - Le déploiement de ENT.
Le déploiement de l’ENT dans les écoles de la collectivité est mené en partenariat, dans le respect des prérogatives de chacun :
3.2.1. - L’académie :
• est associée au pilotage du déploiement de ENT ;
• accompagne les acteurs de terrain dans la prise en charge des usages de l'ENT ; • apporte un appui à la conduite du changement (formations, conseil, expertise...) ; • apporte l'expertise nécessaire à la conformité du dispositif, aux exigences de sécurité et auxinterfaces nécessaires avec le système d'information de l'Education nationale
• met à disposition de l’école, via la collectivité et/ou le prestataire retenu, les données àcaractère personnel, définies dans le cadre du respect des obligations légales notamment relatives à la loi « informatique et libertés » et au règlement général sur la protection des données (RGPD), issues de l’annuaire fédérateur, qui concernent les utilisateurs de l’'ENT.
• élabore avec la collectivité une politique de sécurité à appliquer au dispositif ENT et estassociée aux activités de contrôle de la collectivité sur ses prestataires concernant la sécurité • prend en charge les incidents de sécurité relevant de son champ de compétence décrite à l’article 6.
3.2.2. - La collectivité :
La collectivité est libre de contractualiser avec l’exploitant ENT de son choix. Celui-ci sera conforme aux préconisations du ministère de l’Éducation Nationale en matière de services et obligations de la solution développée, en particulier conforme aux éléments du SDET en vigueur (Schéma directeur des ENT). La collectivité contractualisera par l’intermédiaire d’un bon de commande, ou d’un marché public du règlement financier engendré.
La collectivité vérifiera, en cohérence auprès de la DSDEN de Meurthe-et-Moselle, la présence d’une fiche de traitement dans le registre RGPD pour cette solution ENT. Elle pourra prendre attache des services de l’éducation nationale (DRAN, DANE, DSDEN) pour mettre en cohérence le projet académique ou départemental et la démarche de choix du prestataire envisagée par la collectivité. Par l’intermédiaire du prestataire exploitant ENT choisi, la collectivité :
• assure la maîtrise d’ouvrage unique et globale du déploiement de l’ENT ; • garantit la qualité et la pérennité du service rendu aux écoles : prestations informatiques mises en place dans le respect des conditions de bon fonctionnement et de sécurité des services proposés ; • assure la mise en place de l’infrastructure numérique (ENT, réseaux, équipements) et de son administration technique
• élabore avec l’académie une politique de sécurité à appliquer au dispositif ENT et s’engage à contrôler ses prestataires concernant l’application de cette politique ;
• prend en charge les incidents de sécurité relevant du champ de compétence décrit à l’article 6 ; • • assure l’assistance aux écoles concernant ce dispositif.
Article 4 - Conduite du projet
La gouvernance de ce projet sera portée par un comité de pilotage stratégique en charge du suivi du déploiement de l’ENT sur le département. Ce comité de pilotage est composé de membres représentant des collectivités et de l'académie. Il se réunit au minimum une fois par an et pourra être associé à un comité départemental du numérique éducatif.
Le suivi du déploiement de l’'ENT, selon sa dimension, peut aussi donner lieu à des comités de projet ponctuels ou réguliers et des groupes de travail plus particulier pour l’ENT porté par la collectivité. Ces instances sont composées de membres de la collectivité et de l'académie. Elles peuvent être élargies à d’autres partenaires du projet. Ils se réunissent autant que de besoin.
Il est convenu entre les parties que, dans chaque école, le directeur d'école coordonne et anime ce projet dans le cadre des différents conseils.
Article 5 — Accompagnement, formation et suivi des usages
L’académie s’engage à assurer l’aide à l'élaboration des projets des écoles de la collectivité pour le développement des usages de l'ENT. Elle accompagne les équipes éducatives par des actions de formation, CONVENTION CADRE DE PARTENARIAT RELATIVE À L'UTILISATION DE L'ESPACE NUMÉRIQUE DE
TRAVAIL (ENT) DANS LES ÉCOLES DE L'ACADÉMIE
d’information, de documentation et d’animation menées par des formateurs ainsi que par la mise en place d’un réseau de proximité en étroite collaboration avec les responsables de suivi de l'ENT de la collectivité. Elle organise une formation continue de tous les personnels concernés par ce dispositif et sur l’ensemble des services proposés, notamment le travail collaboratif. Elle assure l’accompagnement à la conduite du changement des enseignants et directeurs des écoles publiques, y compris dans la gestion des difficultés. Elle développe des outils d'accompagnement et de formation au plus près des usages de l'ENT, par exemple des tutoriels, classes virtuelles ou encore forums et foire aux questions. Elle propose régulièrement des actions de sensibilisation à la sécurité, en particulier à destination des directeurs d’école. Les circonscriptions de l’éducation Nationale, sont des lieux essentiels et réactifs du dispositif d'accompagnement, tout particulièrement pour l'expertise, la formation, le transfert des compétences et le partage des usages pertinents. Autour des équipes de circonscription (IEN, ERUN, CPC), le réseau du numérique éducatif de la DSDEN du département pilote le projet. Par ailleurs, les parties proposent d’enrichir la charte des usages du numérique (ECCN) avec un modèle de charte des utilisateurs de l’ENT à faire adopter en conseil d’école, destiné à définir les règles de son utilisation et les droits et devoirs de chaque utilisateur. Les administrateurs informatiques de l’académie sont soumis à une charte spécifique. Dans le cadre du déploiement de l’ENT, l’académie organise des formations afin d’informer ces personnels sur leurs droits et obligations.
Les ENT s’inscrivent dans le dispositif national de mesure d’audience (DNMA) des ENT mis à disposition par le ministère de l’Education Nationale qui vise plusieurs objectifs :
- Bénéficier d’un plan de marquage harmonisé au niveau national qui définit l’ensemble des indicateurs génériques couvrant les services proposés par les ENT.
- Rendre compte de la fréquentation des ENT au travers de tableaux de bords accessibles aux porteurs de projets et aux décideurs.
- Apporter aux porteurs de projet des éléments de pilotage permettant d’apprécier l’évolution des usages liés à l’ENT, sur l’ensemble des établissements déployés comme au niveau de chacun d’entre eux. Les données anonymes utilisées par ce plan de marquage portent sur les différents profils (élève, enseignant, parent, personnel de collectivité), sur les différents services disponibles dans l’ENT et sur les caractéristiques des sessions de connexion (moment de la journée, durée, type de matériel utilisé). Elles sont issues de la solution logicielle et sont traitées par le prestataire de l’ENT, la cellule nationale qui gère ce dispositif et les instances locales de pilotage du projet au niveau de la région académique, des DSDEN et des circonscriptions.
Article 6 – Responsabilité éditoriale et règles déontologiques
L’ENT étant par définition l’outil de la communauté éducative, chaque partie est responsable de ses publications.
Pour les publications mises en ligne par les écoles, l’ IA-Dasen en qualité de directeur académique des services de l’éducation nationale assure la charge de directeur de la publication des espaces publics de l’ENT des écoles de son département.
Pour les publications émanant de la collectivité, le référent ville est désigné directeur de publication pour les espaces d’expression qui seront créés. A défaut, le responsable de la collectivité (maire ou président) porte cette responsabilité.
De même, si un espace était ouvert à une autre composante de la communauté éducative (exemple : périscolaire, association de parents d’élèves), la responsabilité éditoriale sera portée par le responsable de cette structure. Ces créations d’espaces se feront en lien avec le directeur de l’école. Le directeur de publication veille à ce qu’aucun contenu illicite, injurieux ou diffamatoire ne soit publié dans l’ENT. Il sensibilise les utilisateurs sur les infractions qui pourraient être réalisées mentionnées dans la charte validée par les utilisateurs. Celle-ci sera conforme aux règles déontologiques applicables à toute communication des usagers en particulier les règles de neutralité et sera en accord avec la circulaire n° II-67- 290 du 3 juillet 1967 et n° 76-440 du 10 décembre 1976 relatives à l’interdiction des pratiques commerciales dans les établissements publics d’enseignement. L’utilisateur s'interdit de faire de la publicité sur des produits ou services du commerce. Il s’interdit également d’afficher ses appartenances religieuses, politiques ou idéologiques, par le biais des outils et services fournis par l’ENT.
Les règles déontologiques à toute communication s’appliquent, notamment le devoir de neutralité, de discrétion professionnelle, de correction et de dignité dans les propos.
Article 7 - Assistance aux utilisateurs
L’assistance aux utilisateurs est intégrée au marché ou à la commande de la collectivité avec l’éditeur. L’éditeur se chargera de l’ensemble des retours utilisateurs concernant l’assistance liée à son interface en ligne. Localement, les formateurs de l’éducation nationale seront informés des remontés de ticket à l’assistance de l’éditeur et pourront intervenir en médiation avec les enseignants.
Dans le cadre de la présence du MédiaCentre et de l’accès aux ressources GAR, une procédure particulière sera mise en place par l’académie. CONVENTION CADRE DE PARTENARIAT RELATIVE À L'UTILISATION DE L'ESPACE NUMÉRIQUE DE
TRAVAIL (ENT) DANS LES ÉCOLES DE L'ACADÉMIE
Article 8 – Protection des données à caractère personnel - Sécurité des systèmes d’information
S'agissant de la sécurité du dispositif, trois champs de compétences distincts sont identifiés : • Champ de compétence exclusif de l'académie :
o gestion des incidents de sécurité relatifs aux usagers et aux personnels du ministère de l'Éducation nationale et informations relatives à l’utilisation du système d'information de l’école par les personnels et les usagers, notamment dans le cadre de la protection des mineurs ; o la fourniture, l’alimentation, la sécurisation et l’actualisation de l’annuaire de l’ENT à partir de l’annuaire fédérateur (AAF) pour les solutions ENT ayant un contrat de sous-traitance avec la Dsden du département. Cet annuaire est lui-même alimenté par les données issues de ONDE que le (la) directeur (trice) d’école doit tenir à jour. o La sensibilisation des utilisateurs de l’ENT.
o La documentation de conformité de cette activité de traitement (via une inscription dans son registre des activités de traitement) ; o Le respect des droits des personnes concernées.
• Champ de compétence partagé entre l'académie et la collectivité : o Gouvernance, gestion du dispositif ENT, co-responsabilité des DCP (Données à Caractère Personnel).
• Champ de compétence exclusif de la collectivité :o mise en œuvre et maintien en conditions opérationnelles conformes du dispositif.
Le présent article concerne le champ de compétence partagé qui implique une responsabilité conjointe de l'académie et de la collectivité.
L’académie et la collectivité s’engagent à élaborer une gouvernance de la sécurité, une politique générale de sécurité ainsi qu’une politique de sécurité opérationnelle pour le dispositif. Des engagements de collaboration et d’alerte entre les parties en cas d’incident de sécurité de toute nature y seront en particulier intégrés.
Les parties s’assureront de la parfaite conformité de la politique de sécurité du dispositif avec :
• les obligations légales notamment relatives à la loi « informatique et libertés », au règlement général sur la protection des données (RGPD) et au règlement européen « EIDAS »,
• les règles et bonnes pratiques, en application notamment du Référentiel Général de Sécurité version 2 (RGS) et ses évolutions ultérieures,
• les recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés et de l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information en particulier de la conformité des règles de sécurité à la Politique de Sécurité des Systèmes d’Information de l'Etat (PSSIE) ;
Par ailleurs chacune des parties s'engage à procéder aux formalités nécessaires qui lui incombent auprès de la CNIL, relatives aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de la mise en œuvre de l’ENT et à en informer l’autre dans tous les cas.
Pour rappel, les règlements et lois s’appliquant au moment de la contractualisation de cette convention : • le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à laprotection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) paru au Journal officiel de l'Union européenne L 119/1 du 4 mai 2016, modifié par le rectificatif publié dans le JOUE L127 2 du
23/05/2018 ;
• la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée et ses décrets d’application ;
• le schéma directeur national des ENT (SDET) publié sur le site EDUSCOL du ministère de l’Education nationale et de la jeunesse ;
Ce cadre particulier du traitement de données à caractère personnel fait l’objet d’une convention spécifique de sécurisation juridique du traitement de données à caractère personnel signée entre l’académie et la collectivité.
De plus une fiche de sous-traitance est présente dans le registre du RGPD de la collectivité et sur celui de l’académie et en particulier de la DSDEN du département s’agissant de l’ENT des écoles du premier degré. Pour rappel, s’agissant de l’activité de traitement, les personnes concernées disposent du droit :
• d’être informées de ses principales caractéristiques ;
• d’accéder aux données détenues par le responsable de traitement ;
• de solliciter une rectification des données erronées ou incomplètes les concernant ; • de s’opposer, lorsque des circonstances particulières le justifient au traitement de leurs données ; • de solliciter, dans les conditions fixées par la réglementation, la limitation du traitement ; • de formuler des directives post-mortem. CONVENTION CADRE DE PARTENARIAT RELATIVE À L'UTILISATION DE L'ESPACE NUMÉRIQUE DE
TRAVAIL (ENT) DANS LES ÉCOLES DE L'ACADÉMIE
Article 8 - Annexe à cette convention
Dans l’annexe 1, la collectivité et l’académie stipulent la liste des écoles qui bénéficient du dispositif ENT décrit dans cette présente convention.
L'annexe 2 à cette convention précise la mise à disposition des données à caractère personnel issues de l'annuaire fédérateur.
Article 9 - Mise en œuvre de la convention
Le suivi de la mise en œuvre de cette convention sera assuré par le comité de pilotage défini à l’art 4.
Article 10 - Avenant à la convention
Toute modification des conditions ou modalités d'exécution de la présente convention, définie d'un commun accord entre les parties, fera l'objet d'un avenant, préalablement approuvé par l’une ou l’autre des parties. Celui-ci précisera les éléments modifiés de la convention, sans que ceux-ci puissent conduire à remettre en cause les objectifs généraux fixés dans la convention.
Article 11 - Durée de la convention
Cette convention est conclue pour une durée de 4 ans à compter de sa signature par les parties. À l’issue de cette première période, elle sera renouvelée annuellement par tacite reconduction. Elle peut être dénoncée par l’un des signataires avec un préavis de 3 mois.
Article 12 — Modification et résiliation de la convention
Le comité de pilotage stratégique défini à l’article 4 se réserve la possibilité d’intégration d’un potentiel nouveau partenaire.
En cas de faute grave ou de non-respect de ses engagements contractuels par l’une des parties ne résultant pas d’un cas de force majeure, l’autre partie pourra résilier de plein droit la présente convention à l'expiration d’un délai de trois mois suivant l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception, valant mise en demeure, restée sans effet.
Jusqu’à l'expiration du délai de préavis, les parties à la présente convention seront tenues d'exécuter leurs
obligations contractuelles. Dans ces conditions, l’'ENT reste accessible jusqu’à la fin de l’année scolaire en
cours.
Article 13 — Litiges, conciliation
SI l’une des parties estime que la présente convention n’est pas respectée, elle adresse à l’autre partir une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure lui exposant ses griefs. Une conciliation entre les parties est alors organisée à l’initiative de la partie la plus diligente au plus tard dans le délai d’un moi. En cas d’échec de conciliation, la présente convention peut être résiliée de plein droit par la partie qui estime que les engagements réciproques inscrits dans la convention n’ont pas été respectés à l’expiration d’un délai de quinze jours suivant l’envoi de la lettre recommandée avec accusé de réception. Cette lettre précise les motifs de résiliation.
A défaut d’accord amiable dans un délai d’un mois à compter de la date du courrier visé à l’alinéa précédent, le litige pourra être porté devant la juridiction compétente.
Cette convention proposée par le recteur d’académie est validée ce jour par le représentant de la collectivité par signature dématérialisée par l’intermédiaire de la plateforme gouvernementale « Démarches simplifiées »
A Reims, le 30 août 2023
CONVENTION CADRE DE PARTENARIAT RELATIVE À L'UTILISATION DE L'ESPACE NUMÉRIQUE DE
TRAVAIL (ENT) DANS LES ÉCOLES DE L'ACADÉMIE
Annexe 1 : Les écoles du périmètre de la collectivité concernées :
Commune de ....................... dans laquelle se trouve les écoles..... (Préciser UAI et nom de ou des l’école(s))
Annexe 2 : Mise à disposition des données à caractère personnel issues de l’annuaire fédérateur
L’académie déterminera avec les correspondants techniques les informations suivantes :
- préfixe des fichiers fournis, sachant que les fichiers AAF extraits seront au format suivant :
__aaaammjj _nnnn.xml où o est parmi {« Delta », « Complet »}, o
aaaammj ets la date du jour de l’extraction , o est parmi « Eleve » « EtabEducNat »,
« PersEducNat », « PersRelEleve », « InfosEducNat », « MatiereEducNat », « MefEducNat », o nnnn est un
numéro d’ordre de fichier dans une même catégorie pour l’extraction courante.
- Type d’export (delta/complet) et modalités d’une initialisation éventuelle (exemple : dans un
complet ou dans un export par jour). Les complets seront fournis au choix du jour par la DSI de l’académie.
- Si nécessaire, bordereau au format texte indiquant les informations suivantes : le code destinataire,
la date d’envoi, le nom de l’archive tar et les noms des fichiers xml avec leur taille en lignes,
- Fourniture d’une archive tar ou non (et si oui, nom du fichier à fournir),
- Commande d’envoi quotidienne par sftp sur serveur distant du prestataire (après échange des clés
ssh avec les correspondants techniques de l’exploitant).
Ces archives seront à disposition de l’exploitant ENT ayant signé un contrat de sous-traitance avec
l’académie, sur des serveurs sécurisés. Les données seront alors intégrées quotidiennement sur la
plateforme ENT.
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TRAVAIL (ENT) DANS LES ÉCOLES DE L'ACADÉMIE
------------------------------------------------ seconde partie ------------------------------------------------
CONVENTION RELATIVE A LA SECURISATION JURIDIQUE DU
TRAITEMENT DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
PORTANT SUR LE DEPLOIEMENT D’UN ESPACE NUMERIQUE
DE TRVAIL (ENT) POUR LES ELEVES DES ECOLES PUBLIQUES
DE LA COLLECTIVITE
Raison sociale de la collectivité : COMMUNE de.............
ACCORD DE RESPONSABILITE CONJOINTE DU TRAITEMENT
Entre :
Le ministère de l’Education nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, représenté dans l’académie de Reims par Monsieur le recteur de l’académie de Reims, dont le siège est situé 1 rue Navier, 51100 REIMS,
Ci-après dénommée « l’académie »,
Et la collectivité compétente, et son représentant :
Commune de *******
SIRET : **********
Adresse : ***********
Représentée par : *************
En sa qualité de ************
Ci-après dénommée, « la collectivité ».
Ci-après conjointement dénommés « les parties »
Après avoir rappelé :
- Le règlement UE 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) paru au journal officiel de l’Union européenne L119/1 du 4 mai 2016 modifié par le rectificatif paru dans le JOUE du L127 2 du 23 mai 2018 :
- la loi n°78-17 du 6 janvier relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée et ses décrets d’application ;
- le schéma directeur des ENT (SDET) publié sur le site Eduscol du ministère de l’Education nationale , de l’Enseignement supérieur et de la Recherche ;
Il est établi la convention suivante :
PREAMBULE
Dans le cadre du développement des usages du numérique à l'Ecole, la collectivité et l’académie ont souhaité généraliser pour l’ensemble des écoles du territoire de la collectivité la mise à disposition d’un Espace Numérique de Travail, ci-après désigné « l’ENT ».
La collectivité est libre de souscrire un abonnement avec l’exploitant ENT de son choix. Celui-ci sera conforme aux préconisations du ministère de l’éducation nationale en matière de services et obligations de la solution développée, en particulier conforme aux éléments du SDET en vigueur (Schéma directeur des ENT). La collectivité fera son affaire par l’intermédiaire d’un bon de commande, ou d’un marché public du règlement financier engendré. La collectivité vérifiera, en cohérence auprès de la DSDEN de x, la présence d’une fiche de traitement dans le registre RGPD pour cette solution ENT. Elle pourra prendre attache des services de l’éducation nationale (DRAN, DANE, DSDEN) pour mettre en cohérence le projet académique ou départemental et la démarche de choix du prestataire envisagée par la collectivité. Pour rappel, un ENT est un ensemble intégré de services numériques choisis et mis à disposition de tous les acteurs de la communauté éducative, dans un cadre défini par le schéma directeur des ENT (SDET). A ce jour, un ENT représente un outil précieux à la mise en œuvre, par les écoles, de leur mission de service public.
Plus précisément, l’ENT a pour objet :
• de saisir et de mettre à disposition de tous les membres de la communauté éducative, descontenus et des services éducatifs et pédagogiques, des informations administratives, relatives à la vie scolaire, aux enseignements et au fonctionnement de l’établissement ;
• de permettre des échanges et des collaborations entre écoles ;
• de permettre, dans le respect de la loi du 6 janvier 1978 un accès à des tiers. Il constitue un point d’entrée unifié permettant à l’utilisateur d’accéder, selon son profil et son niveau d’habilitation aux services et contenus numériques offerts.
Dans l’académie de Nancy-Metz, le Recteur a confié la mise en œuvre de cette stratégie à la Délégation académique au numérique éducatif (Dane & Drane) en lien en particulier pour les actions premier degré avec la DSDEN de Meurthe-et-Moselle), ainsi qu’à la Direction des systèmes d’information (DSI), chacune dans son domaine de compétence.
Ce faisant, un ENT a vocation à héberger un grand nombre de données à caractère personnel au sens de la réglementation informatique et libertés.
Article 1 - Objet de la convention
La présente convention a pour objet de sécuriser juridiquement les conditions de traitement de ces données à caractère personnel en clarifiant notamment les obligations et responsabilités respectives de chacune de ses parties.
D’emblée, il est précisé, qu’à raison de la démarche partenariale engagée par les parties dans le déploiement de l’ENT, la qualification de responsable de traitement conjoint s’applique pour chacune des parties. Aussi, et conformément aux exigences légales issues des textes susvisés et notamment de l’article 26 du RGPD, la présente convention détaille successivement le champ de l’activité de traitement sur lequel elle porte, le statut, les obligations et les responsabilités de chacune des parties, le point de contact qu’elles ont entendu désigner ainsi que les droits et les conditions d’information des personnes concernées.
Article 2 : Activité de traitement relevant de la responsabilité conjointe
L’activité de traitement relevant de la responsabilité conjointe des parties porte sur le déploiement d’un ENT à destination des élèves scolarisés dans les écoles désignées dans la présente convention de partenariat, ainsi que des personnels de ces établissements.
Ce traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relève de l’autorité publique dont sont investis les responsables du traitement conformément au e) du 1. de l’article 6 du RGPD.
Article 3 – Rôle des parties
3.1 Détermination des finalités
Dans le cadre du comité de pilotage, les parties à la présente convention valident les grandes orientations stratégiques du déploiement de l’ENT.
A ce titre, elles participent conjointement à la détermination des finalités du traitement de données à caractère personnel y étant associé.
Il leur appartient, ainsi, conjointement, d’assurer la licéité, la légitimité et la transparence de ces finalités (conformément à l’article 5, 1. a) du RGPD).
3.2 Détermination des moyens
Chacune des parties détermine pour les modules qui lui sont propres les catégories de données pertinentes, les destinataires de ces données et les durées de conservation à respecter. Les conditions de garantie des principes d’exactitude et de sécurité procèdent toutefois de décisions concertées entre les parties. En tout état de cause, à cet effet, les parties s’engagent à respecter les préconisations figurant dans le SDET en vigueur et à les faire respecter par la société en charge du développement et de la maintenance de la solution ENT.
Au-delà de la détermination de ces finalités et moyens, les parties prennent respectivement les engagements qui suivent à l’article 4.
Article 4 - Obligations des parties
4.1 - Obligations de la collectivité :
• Ne pas traiter les données à caractère personnel transmises par l’académie à d’autres fins que celles visées au sein de la présente convention ;
• Choisir une solution ENT, le cas échéant, en concertation avec l’académie, qui respecte strictement le SDET en vigueur ;
• Vérifier que l’éditeur de la solution ENT retenue présente toutes les garanties requises à la sécurité des données à caractère personnel de ses utilisateurs ;
• Transmettre à l’académie la documentation de conformité aux règles de sécurité élémentaires de l’éditeur retenu ;
• Alerter l’académie des incidents éventuels liés à l’ENT, qui lui seraient notifiés, dans les plus brefs délais et au plus tard dans un délai maximal de 48h ;
• Ne faire évoluer les conditions de mise en œuvre dudit traitement qu’avec l’accord préalable de l’académie ;
• Apporter son assistance, dans la mesure du possible, à l’académie, dans le respect de ses obligations issues de la présente convention ;
• Transmettre à l’académie le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données ; • Inscrire au sein de son registre des activités de traitement, l’activité de traitement objet de la présente convention.
4.2 – Obligations de l’académie :
• Fournir au prestataire de la solution d’ENT les données extraites de l’annuaire fédérateur (AAF) pour alimenter l’annuaire de l’ENT conformément au SDET en vigueur ; • Mettre à jour, tout au long de l’année, l’annuaire fédérateur ainsi que lors de la suppression ou modification de comptes utilisateurs qui lui seront notifiées ;
• Effectuer tout transfert de données personnelles relatif à l’annuaire fédérateur de manière sécurisée ; • Contribuer à la sécurité des données traitées via :
o la formation des personnels de l’éducation nationale à l’utilisation de la solution ENT, o une sensibilisation de l’ensemble des utilisateurs des ENT aux mesures élémentaires de sécurité telles que la non-divulgation de leurs identifiants de connexion ;
• Signaler à la CNIL et notifier, le cas échéant, aux personnes concernées toutes les violations de données rencontrées afférentes à cette activité de traitement (A noter : il est également tout à fait possible de prévoir que les violations de données soient notifiées par l’une ou l’autre des parties selon le module concerné) ;
• Alerter la collectivité des incidents éventuels liés à l’ENT, qui lui seraient notifiés, dans les plus brefs délais et des suites leur ayant été données ;
• Apporter son assistance, dans la mesure du possible, à la collectivité, dans le respect de ses obligations issues de la présente convention ;
• Transmettre à la collectivité le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données ; • Inscrire au sein de son registre des activités de traitement, l’activité de traitement objet de la présente convention.
Article 5 – Obligations spécifiques des parties quant aux conditions d’information et de respect des droits des personnes concernées
Information des personnes concernées : Les personnes concernées par les opérations de traitement recevront les informations requises, au moment de la collecte de données lorsque des données à caractère personnel sont collectées auprès d’elles ou, dans les délais requis lorsque les données à caractère personnel n’ont pas été collectées auprès de la personne concernée, conformément aux articles 12 à 14 du RGPD. Plus précisément, les parties conviennent que ces informations seront fournies selon les modalités suivantes : Rôle de la collectivité : La collectivité veille auprès de l’éditeur de l’ENT, à ce que les mentions d’information obligatoires et validées par l’académie soient bien apposées en pied de page des écrans d’accueil et de connexion pour être visibles même si l’utilisateur n’est pas encore connecté. Elle rédige les mentions d’information pour les éventuels modules la concernant. Rôle de l’académie : L’académie valide les mentions d’information ainsi que toutes les modifications ultérieures de celles-ci.
Exercice des droits des personnes concernées : Les personnes dont les données à caractère personnel sont traitées peuvent exercer l’ensemble des droits que le RGPD leur confère (droits d’accès, de rectification, de limitation, ainsi que droit de formuler des directives post mortem), à l’égard de et contre chacun des deux responsables de traitement.
Les parties conviennent de traiter les demandes de droit selon la répartition suivante : • la collectivité traite toute demande portant sur un module lui étant propre ; • l’autorité académique traite toute demande portant sur un module lui étant propre ou excédant le champ d’application du seul établissement ;
• toute autre demande est traitée de façon centralisée par l’académie. Aussi, la collectivité s’engage à transmettre, au plus tard 8 jours après la réception d’une demande de droit d’une personne concernée, ne portant pas sur un de ses modules propres, toutes les informations utiles permettant à l’académie d’y faire suite. L’académie s’engage ensuite à faire part à la collectivité de la réponse apportée à la personne concernée.
En tout état de cause, les parties s’engagent à respecter l’effectivité des droits des personnes concernées et à effectuer à cet effet toutes les diligences requises, y compris, en tant que de besoin, de façon concertée.
Mise à disposition des grandes lignes de cet accord de responsabilité de traitement conjointe : Les grandes lignes de cet accord seront mises à disposition des personnes concernées, a minima selon les conditions suivantes :
• Information aux parents en début d’années scolaire ;
• Mise à disposition des documents relatifs à la protection des données de l’ENT pour tous les profils dans l’espace documentaire de l’ENT
Les parties conviennent de la possibilité de prévoir une modalité de diffusion complémentaire de ces grandes lignes, sous réserve d’en informer l’autre partie.
Article 6 – Point de contact privilégié
Le délégué à la protection des données de l’Académie est désigné comme le point de contact pour les personnes dont les données font l’objet de l’activité de traitement précitée. L’académie sera, à ce titre, l’interlocutrice privilégiée des personnes dont les données font l’objet de l’activité de traitement précitée.
Article 7 – Responsabilités
7.1 - Responsabilité à l’égard des personnes concernées
L’académie et la collectivité sont solidairement responsables vis-à-vis des personnes concernées par l’activité de traitement visée supra, en vertu des dispositions du RGPD.
La partie qui aura réparé intégralement le dommage subi, alors subrogée dans les droits de la personne concernée, pourra exiger de l’autre partie, dans la mesure où sa part de responsabilité aura été déterminée conjointement par les parties ou par le tribunal compétent en cas de litige, le versement de la somme correspondant à sa part de responsabilité.
Cette répartition de la charge de la réparation au prorata de leur part de responsabilité comprend outre l’indemnisation versée à la personne concernée tout coût, charge, dommage, dépense ou perte encourus par cette première partie.
7.2 - Responsabilité entre les responsables conjoints
Indépendamment de ce qui précède, l’académie et la collectivité sont responsables l’une envers l’autre pour les fautes commises.
Article 8- Durée de la convention
La durée de la présente convention est alignée sur celle de la convention cadre de partenariat portant sur le déploiement d’un ENT par la collectivité.
En tout état de cause, cette convention régira la responsabilité conjointe des parties, à toute époque, y compris à son terme portant sur le déploiement d’un ENT par la collectivité.
En tout état de cause, cette convention régira la responsabilité conjointe des parties, à toute époque, y compris à son terme.
Article 9 – Litiges
En cas de litige relatif à la présente convention et après avoir exploré tous les recours amiables, il est expressément donné compétence au tribunal administratif de Reims.
Liste des annexes : Annexe 3 lignes directrices de la présente convention
Cette convention proposée par le recteur d’académie est validée ce jour par le représentant de la collectivité par signature dématérialisée via la plateforme gouvernementale « Démarches simplifiées ».
A Reims, le 30 août 2023,
Commune de *******
Représentée par : *************
En sa qualité de ************
Olivier Brandouy,
Recteur de l’académie de Reims
Annexe 3 : LIGNE DIRECTRICE DE LA PRESENTE CONVENTION
Entre :
Le ministère de l’Education nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, représenté dans l’académie de Reims par Monsieur le recteur de l’académie de Reims, dont le siège est situé 1 rue Navier, 51100 REIMS,
Ci-après dénommée « l’académie »,
Et la collectivité compétente, et son représentant :
Commune de *******
SIRET : **********
Adresse : ***********
Représentée par : *************
En sa qualité de ************
Ci-après dénommée, « la collectivité ».
Dans le cadre du développement des usages du numérique à l’Ecole, l’académie de Reims et la collectivité territoriale COMMUNE de ...... ont signé une convention de partenariat portant sur la mise en place d’un Espace Numérique de Travail (ENT) portant sur les écoles de la COMMUNE....., impliquées l’une et l’autre dans le comité de pilotage stratégique de ce projet. Les parties sont conjointement responsables du traitement de données à caractère personnel portant sur le développement et le fonctionnement de cet ENT.
Dans ce cadre, les parties ont signé un accord de responsabilité de traitement (conformément à l’article 26 du RGPD), dont voici les grandes lignes.
Article 1 - Activité de traitement relevant de la responsabilité conjointe
L’activité de traitement relevant de la responsabilité conjointe des parties porte sur le déploiement d’un ENT à destination des élèves de la collectivité.
Article 2 : Obligations respectives des parties
La collectivité est notamment responsable :
• De la proportionnalité, de l’exactitude et de la fixation de durée de conservation adéquate des données à caractère personnel traitées, sur un portail de l’ENT lui étant dédié ;
• Du choix (Option : le cas échéant, concerté) d’une solution ENT répondant aux exigences du schéma directeur national des ENT et de la sécurisation juridique de la relation conventionnelle avec l’éditeur retenu.
L’académie est notamment responsable :
• De la proportionnalité, l’exactitude et la fixation de durée de conservation adéquate des données à caractère personnel des élèves et des personnels relevant de son autorité ;
• De la fourniture, de l’alimentation, de la sécurisation et de l’actualisation de l’annuaire de l’ENT à partir de l’annuaire fédérateur (AAF) ;
• De la sensibilisation des utilisateurs de l’ENT.
Les parties ont, pris par ailleurs, l’engagement mutuel :
• D’une information et d’une assistance réciproque, dans le respect de leurs obligations respectives ; • De la documentation de conformité de cette activité de traitement (via une inscription dans leur registre des activités de traitement) ; • Du respect des droits des personnes concernées. En tout état de cause, les parties sont solidairement responsables à l’égard des personnes concernées des opérations réalisées en responsabilité conjointe.
Article 3 – Droits des personnes concernées
Pour rappel, s’agissant de l’activité de traitement susvisée, les personnes concernées disposent du droit : • D’être informées de ses principales caractéristiques ;
• D’accéder aux données détenues par les responsables de traitement ;
• De solliciter une rectification des données erronées ou incomplètes les concernant ; • De s’opposer, lorsque des circonstances particulières le justifient au traitement de leurs données ; • De solliciter, dans les conditions fixées par la réglementation, la limitation du traitement ; • De formuler des directives post-mortem.
Article 4 – Point de contact
Les personnes concernées ayant des interrogations sur le traitement de leurs données ou souhaitant faire valoir l’un de leurs droits peuvent saisir de façon privilégiée le délégué à la protection des données de l’académie par courriel à : dpd@ac-reims.fr
Pour faire valoir un de leurs droits Informatique & Libertés susvisés, les personnes concernées peuvent également saisir le délégué à la protection des données de la collectivité.
CONVENTION CADRE DE PARTENARIAT RELATIVE À L'UTILISATION DE L'ESPACE NUMÉRIQUE DE
TRAVAIL (ENT) DANS LES ÉCOLES DE L'ACADÉMIE