Conseil Municipal - acte 00123578 D

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Conseil Municipal - acte 00123578 D Document publié le Dimanche 1 janvier 2034 par la commune de Bordeaux. Lien du pdf (Conseil Municipal - acte 00123578 D)Thèmes du document : Données personnelles, Consommateurs, Assurance, EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS

DU CONSEIL MUNICIPAL

___________

Conseillers en exercice : 65

Date de Publicité : 30/03/2022

Reçu en Préfecture le : 30/03/2022

ID Télétransmission : 033-213300635-

20220329-123578-DE-1-1

certifié exact,

Séance du mardi 29 mars 2022

D-2022/73

Aujourd'hui 29 mars 2022, à 14h09,

le Conseil Municipal de la Ville de Bordeaux s'est réuni à Bordeaux, sous la présidence de

Monsieur Pierre HURMIC - Maire

Sauf de 17h35 à 17h55 Madame Claudine BICHET

Etaient Présents :

Monsieur Pierre HURMIC, Madame Claudine BICHET, Monsieur Stéphane PFEIFFER, Monsieur Bernard-Louis BLANC, Madame Camille CHOPLIN, Monsieur Didier JEANJEAN, Madame Delphine JAMET, Monsieur Amine SMIHI, Madame Sylvie SCHMITT, Monsieur Dimitri BOUTLEUX, Madame Nadia SAADI, Monsieur Bernard G BLANC, Madame Céline PAPIN, Monsieur Olivier CAZAUX, Madame Pascale BOUSQUET-PITT, Monsieur Olivier ESCOTS, Madame Fannie LE BOULANGER, Monsieur Vincent MAURIN, Madame Sylvie JUSTOME, Monsieur Dominique BOUISSON, Madame Sandrine JACOTOT, Monsieur Laurent GUILLEMIN, Madame Françoise FREMY, Madame Véronique SEYRAL, Madame Marie-Claude NOEL, Monsieur Didier CUGY, Madame Véronique GARCIA, Monsieur Patrick PAPADATO, Madame Pascale ROUX, Madame Isabelle ACCOCEBERRY, Madame Isabelle FAURE, Madame Tiphaine ARDOUIN, Monsieur Francis FEYTOUT, Madame Eve DEMANGE, Monsieur Maxime GHESQUIERE, Monsieur Matthieu MANGIN, Monsieur Guillaume MARI, Madame Marie-Julie POULAT, Monsieur Jean-Baptiste THONY, Monsieur Radouane-Cyrille JABER, Monsieur Stéphane GOMOT, Monsieur Marc ETCHEVERRY, Madame Béatrice SABOURET, Monsieur Pierre De Gaétan NJIKAM MOULIOM, Madame Nathalie DELATTRE, Monsieur Nicolas FLORIAN, Madame Alexandra SIARRI, Madame Géraldine AMOUROUX, Monsieur Marik FETOUH, Monsieur Fabien ROBERT, Monsieur Guillaume CHABAN-DELMAS, Monsieur Nicolas PEREIRA, Madame Anne FAHMY, Monsieur Aziz SKALLI, Monsieur Thomas CAZENAVE, Madame Catherine FABRE, Madame Evelyne CERVANTES-DESCUBES, Monsieur Philippe POUTOU, Madame Myriam ECKERT,

Monsieur Bernard-Louis BLANC présent à partir de 14h34, Madame Nathalie DELATTRE présente à partir de 14h37, Monsieur Nicolas PEREIRA présent à partir de 14h37,

Excusés :

Monsieur Mathieu HAZOUARD, Madame Harmonie LECERF, Madame Brigitte BLOCH, Madame Servane CRUSSIERE, Monsieur Baptiste MAURIN, Madame Charlee DA TOS,Convention ACOSMB Ville de Bordeaux 2022

Madame Delphine JAMET, Adjointe au Maire, présente le rapport suivant :

Mesdames, Messieurs,

Dans le cadre de sa politique générale de gestion des ressources humaines, la Ville soutient l’activité de l’Association pour le comité des œuvres sociales des municipaux de Bordeaux (ACOSMB), qui exerce une activité d’action sociale en faveur du personnel (arbre de Noël des enfants du personnel, aide aux vacances, chèques cadeaux mariage, versement des primes médailles …).

Le soutien apporté par la Ville fait l’objet d’une convention de partenariat qui définit les objectifs et les moyens de cet organisme, les conditions matérielles et financières de l’aide apportée, la mise à disposition de personnel ainsi que les engagements des deux parties.

Le montant de la subvention de la ville à l’association tient compte de l’évolution des prestations versées (prime « médailles » depuis 2019), du réajustement de certaines dépenses (loyers et charges désormais valorisées à hauteur de 2 838 euros) mais aussi du contexte général budgétaire.

A ce titre, compte tenu du fait que l’association verse depuis 2019 les primes médailles aux agents de la Ville de Bordeaux et que du fait du retard d’instruction de ce dossier sur trois années, l’ACOSMB n’a pu délivrer ces primes dans leur entier, l’année 2022 sera une année de rattrapage. L’association, quoiqu’ayant conservé les sommes dans l’attente de l’instruction du dossier fait part d’un besoin de financement supérieur de 2 162 euros.

Le montant final de la subvention sollicitée s’établira ainsi pour 2022 à 380 000 euros.

Conformément à la délibération du conseil municipal de la Ville de Bordeaux n°2021- 407 du 14 décembre 2021 et afin de faciliter le fonctionnement de plusieurs organismes dans l’attente du vote du budget primitif de la Ville de Bordeaux, un acompte provisionnel a fait l’objet d’un versement en début d’exercice 2022 tel que précisé ci-après : montant de 283 378 euros.

La présente délibération est donc destinée à permettre la signature de la convention globale au titre de 2022 afin de procéder au versement de la subvention 2022 et de valider la mise à disposition de 2 agents métropolitains de catégorie C.

Ceci étant exposé, il vous est demandé, Mesdames, Messieurs, de bien vouloir si tel est votre avis adopter les termes de la délibération suivante

Le Conseil municipal,

VU l'article L2321-2 du code général des collectivités territoriales sur l'action sociale, et l'article 33 de la loi 84-53 relative à la définition des politiques d'action sociale, et l'article 9 de la loi 83-634 relative aux prestations d'action sociale ;VU la présentation par l’ACOSMB de la demande de subvention annuelle de fonctionnement dans les conditions requises ;

VU la délibération du conseil municipal de la ville de Bordeaux n°2021-407 du 14 décembre 2021 relative à l’adoption du budget 2022 – ouverture de crédits provisoires d’investissement dans le cadre de l’article L.1612-1 du CGCT.

CONSIDÉRANT QUE le budget provisionnel 2022 de l’ACOSMB fait apparaître un besoin de subvention de 380 000 € incluant l’ensemble des dépenses et leur évolution d’un budget à l’autre ;

ENTENDU le rapport de présentation

DÉCIDE

Article 1 : d'autoriser Monsieur le Maire à signer avec l'association ACOSMB la convention ci-jointe au titre de l'année 2022 qui inclut la mise à disposition à l’association des 2 agents de Bordeaux Métropole et les modalités de financement au titre de l’année 2022.

Article 2 : d'attribuer par la signature de cette convention une subvention de fonctionnement au bénéfice de l'association ACOSMB au titre de l'année 2022 d'un montant de 380 000 €.

Article 3 : d'inscrire la dépense correspondante au chapitre 65, article 65748 sous fonction 020 du budget de l'exercice 2022.

ADOPTE A L'UNANIMITE DES VOTANTS ABSTENTION DU GROUPE BORDEAUX EN LUTTES

Fait et Délibéré à Bordeaux, le 29 mars 2022

P/EXPEDITION CONFORME,

Madame Delphine JAMET1

CONVENTION 202 2

ACOSMB – VILLE DE BORDEAUX

ENTRE :

LA VILLE DE BORDEAUX,

Représentée par son Maire, Monsieur Pierre HURMIC, dûment habilité aux fins des présentes en vertu d'une délibération du Conseil municipal n° …………….. en date du 29 mars 2022, domiciliée à Bordeaux, Cité Municipale, 4 rue Claude Bonnier

ci-après désignée " la Ville de Bordeaux "

ET :

L'ASSOCIATION DU COMITE DES OEUVRES SOCIALES DES MUNICIPAUX DE BORDEAUX (ACOSMB),

Association de type loi de 1901, déclarée en Préfecture le 16 octobre 2014 et dont le siège social est situé 4, rue Claude Bonnier à Bordeaux, représentée par son Président Didier Saule, dûment habilité aux fins des présentes en vertu d'une décision du Conseil d’Administration de l’association en date du 11 avril 2016.

ci-après désignée "l'Association"

EXPOSE PREALABLE

L'ACOSMB, créée le 15 décembre 2003, a pour objet d’instituer en faveur des agents de la ville de Bordeaux adhérents de l’association, toutes formes d’aides sociales et de prestations permettant d’assurer la satisfaction des besoins de ses membres.

La Ville de Bordeaux, dans le cadre de l’aide à caractère social qu’elle apporte à ses agents, soutient financièrement et matériellement l’action de cette association.2

1ERE PARTIE : DISPOSITIONS D’ORDRE GENERAL

ENTRE L’ACOSMB ET LA VILLE DE BORDEAUX

Chapitre 1 : Objet et durée de la convention

Art. 1.1 : Objet de la convention

La présente convention a pour objet de définir les objectifs et les engagements réciproques des parties et les conditions dans lesquelles la ville de Bordeaux entend apporter un concours en moyens humains, matériels et financiers aux activités menées par l'Association au profit de ses adhérents.

Art. 1.2 : Durée de la convention

La présente convention est établie pour une durée d’un an, soit l’année 2022.

Chapitre 2 : Cadre de l'aide de la ville de Bordeaux

Art. 2.1 : Subvention

La ville de Bordeaux s’engage, sous réserve du vote des crédits correspondants, à verser à l’Association une subvention annuelle sur la base d’un montant de 380 000 € et ce dans l’hypothèse où le programme d’actions que l’Association entend conduire chaque année, présenté dans un budget prévisionnel, fait ressortir le besoin d’un tel financement.

Le montant de cette subvention assise sur le budget prévisionnel présenté par l’Association, fera l’objet chaque année d’une délibération du Conseil municipal.

Art. 2.2 : Dispositions relatives aux mises à disposition de l'ACOSMB

Art. 2.2.1 : Mise à disposition de personnel

A sa demande, la ville de Bordeaux ou la Métropole peuvent mettre à disposition de l'Association des agents de la collectivité, chargés de mettre en œuvre les décisions du Conseil d'Administration de l’Association.

Ce peut être des agents fonctionnaires mis à disposition ou des agents contractuels, en renfort du fait d’une maladie ou vacance de poste, sur un grade d’adjoint administratif et pour des missions identiques.

La liste mentionnant la catégorie des agents et leur fiche de poste fait l’objet d’une annexe à la présente convention (cf. Annexe 1).

L’Association remboursera à la collectivité la rémunération et les charges sociales des agents mis à disposition conformément à l’article 2 du décret n° 2008-580 du 18 juin 2008 relatif au régime de la mise à disposition applicable aux collectivités territoriales et aux établissements publics administratifs locaux. Ce remboursement ne concernera pas les "primes retraite" qui sont à la charge exclusive de la Mairie.

Le montant de cette valorisation fera l'objet chaque année d'une actualisation mais ne peut avoir d’incidence sur le montant global de la subvention annuelle.

Après évaluation par les services municipaux ou métropolitains gestionnaires de chaque mise à disposition, un titre de recette est émis par la Direction correspondante et adressé à l'ACOSMB.3

Les parties signataires s’engagent à se tenir mutuellement informées et sans délai de tout événement pouvant avoir une répercussion sur la situation du personnel mis à disposition.

Art. 2.2.2 : Mise à disposition de biens immobiliers et mobiliers

Art. 2.2.2.: Généralités

La Ville de Bordeaux met également à disposition de l'Association des locaux, équipements et matériels nécessaires à la réalisation de son objet social.

L'association s'engage à utiliser les biens mis à disposition aux seules fins de son activité, à en prendre soin et à en jouir raisonnablement. La maintenance des biens matériels mis à la disposition de l'Association est de la responsabilité de la Ville de Bordeaux. L’association doit lui signaler sans délai les défectuosités nécessitant la réparation ou le renouvellement des équipements qui lui sont confiés.

Art. 2.2.2.1 : Loyer et charges (fluides et maintenance)

L’association s’acquitte d’un loyer annuel, charges et maintenance comprises d’un montant de 2838 euros (loyer de 1972 euros, correspondant 34 m2x 58 euros le m2 et 866 euros de charges et maintenance). Un titre de recette annuel sera émis par la direction de l’immobilier et des bâtiments.

Art. 2.2.2.2 : Spécificités informatiques

Pour le matériel informatique mis à disposition, l’association s’engage à respecter les principes et obligations fixés par la charte informatique de Bordeaux Métropole et par la Direction générale numérique et systèmes d’information (DGNSI).

La DGNSI héberge sur un serveur métropolitain les logiciels de l’ACOSMB et en assure la sécurité et les accès limités aux seuls membres administrateurs de l’association et administrateurs de la DGNSI.

De façon générale, l'usage et les évolutions du parc de l’ACOSMB doivent respecter :

• La charte informatique (charte de bon usage des ressources informatiques),

• Les clauses d'architecture technique,

• L’ensemble des dispositions relatives à la sécurité des SI et aux obligations réglementaires liées à la Commission nationale informatique et liberté (CNIL),

• Les services proposés dans le catalogue des services de la DGNSI.

Sur la partie biens matériels informatiques et de télécommunication :

• La hot line et la maintenance passent par un appel du 10 pour les incidents et se traduisent par une prise en charge par les équipes de la DGNSI.

• Le renouvellement du matériel informatique (parc existant) est traité par la DGNSI dans le cadre de sa politique de renouvellement, comme pour tous les services métropolitains.

• Les nouvelles demandes d'acquisition de matériels passent par une demande adressée à la boîte aux lettres DGNSI.4

Sur la partie des logiciels informatiques :

• Les demandes d’évolution du parc logiciel de l’ACOSMB passent par une demande à la DGNSI sous la forme d’une fiche commande. L’arbitrage de la demande suivra la même procédure que les autres demandes inscrites aux feuilles de route de Bordeaux Métropole.

• La hot line et la maintenance portant sur les outils bureautiques passent par un appel au 10 pour les incidents et se traduisent par une prise en charge de la DGNSI.

• La hot line, la maintenance et l'accompagnement des solutions informatiques autres que bureautiques sont du ressort de l'éditeur de la solution ; cette prise en charge devra être stipulée dans le contrat de maintenance qui lie l’ACOSMB et l'éditeur.

Sur la partie imprimantes et photocopieurs

Pour les imprimantes et les copieurs seront facturés en sus et au regard des volumes d’impression les coûts copies soit le forfait initial : 48€ pour 12 000 pages monochromes par an pour l’imprimante et 403€ pour 12 000 pages noir et blanc et couleur par an pour le copieur multifonctions. Si la consommation dépasse ces forfaits, les tarifs de l’offre supérieure seront appliqués.

Art.2.2.3 Petites fournitures de bureau et envois postaux

Les fournitures de bureau (papiers, crayons…) si elles sont commandées et livrées par Bordeaux Métropole devront être remboursées par l’association ACOSMB et Bordeaux Métropole émettra un titre de recette annuel.

Pour les frais d’affranchissement, les règles sont les suivantes : à partir du compteur numérique du service, un état mensuel des consommations réel sera suivi et fera l’objet d’un remboursement sur la base du titre de recette annuel.

Art. 2.2.4. : Mise à disposition de matériels divers

L’Association pourra présenter des demandes de prêt de matériels tels que des appareils de sonorisation, de projection ou informatiques. Ces matériels ne devront être utilisés que dans le seul cadre des activités de l’Association, qui en précisera la nature dans ses demandes.

Art. 2.3. : Engagement des parties pour la protection des données personnelles et le respect de la vie privée pendant la durée de la convention

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à se conformer au cadre légal et réglementaire applicable et notamment aux dispositions :

- Du droit de propriété intellectuelle

- Du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil, du 27 avril 2016, entré en vigueur le 25 mai 2018 dénommé « Règlement Européen sur la Protection des Données ou RGPD- de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite « loi informatique et liberté » modifiée.

Dans la mesure où des traitements entrepris au titre de la présente convention comprennent des données à caractère personnel pilotés en toute autonomie par l’association, celle-ci a seule qualité de « responsable de traitement » vis-à-vis des données à caractère personnel. A ce titre, elle certifie veiller à se conformer aux obligations spécifiquement définies par la loi 78-17 modifiée et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).5

En particulier, l’association s’engage à constituer des traitements de données à caractère personnel licites conformes à la réglementation (article 6 du RGPD, chapitre II Loi 78-17 modifiée et règles de droits souple de la CNIL) et à informer les personnes concernées sur les traitements effectués, leurs droits et les modalités d’exercice de ceux-ci (articles 12 et 13 du RGPD).

Par ailleurs, dans le respect des principes énoncés à l’article 32 dudit règlement, elle s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, efficaces et régulièrement testées, telles qu’une identification /authentification à chaque accès des personnels habilités à traiter les données, conforme aux préconisations de la CNIL, ou encore, le chiffrement des données considérées comme sensibles afin de préserver leur sécurité et leur confidentialité et de protéger la vie privée des personnes concernées (confère conseils de la CNIL :

guide https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/cnil_guide_securite_personnelle.pdf)

Enfin, l’ACOSMB s'engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations et notamment d'empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des personnes non autorisées, notamment via une politique appropriée d'habilitation du personnel, lequel doit être formé en matière de protection des données à caractère personnel.

Particulièrement, elle s'engage à ce que le personnel ne prenne aucune copie des documents et supports d'informations, n’utilise pas les documents à d'autres fins que celles définies par la présente convention et ne divulgue pas ces informations à d'autres personnes.

Bordeaux Métropole met à disposition de l’association son délégué à la protection des données pour apporter sensibilisation, conseil et expertise auprès de l’association dans ses démarches de mise en conformité.

Les coordonnées du DPO/DPD (Data Protection Officier ou Délégué à la Protection des Données) désigné de la collectivité sont les suivantes : contact.cnil@bordeaux-metropole.fr, adresse postale Délégué à la Protection des données, Bordeaux Métropole, Direction des Affaires Juridiques, Esplanade Charles-de Gaulle, 33045 Bordeaux Cedex.

L’ACOSMB demeure néanmoins, en tant que responsable de traitement, seul responsable de la constitution de son propre registre de traitement de données à caractère personnel et de la documentation de la conformité des traitements effectués ainsi que de la bonne information des personnes concernées. Il doit tenir à disposition ces éléments, notamment en cas de contrôle de la CNIL.

Sur demande de la collectivité, l’association fournira à la collectivité la copie des informations consignées dans son registre de Responsable de Traitement sur les traitements, relatives aux traitements se rapportant à la mise en œuvre de la présente convention.

L’association doit aussi désigner son propre Délégué à la Protection des Données et en informer Bordeaux Métropole.

A défaut, le président de l’ACOSMB sera l’interlocuteur privilégié de Bordeaux Métropole pour toute interrogation sur les traitements de données à caractère personnel liés aux obligations du RGPD.

Art. 2.4. : Disponibilité des membres de l’Association

Il est convenu que le fonctionnement de l’Association nécessite des disponibilités de temps.6

La libre circulation des administrateurs de l’Association dans l’ensemble des services de la ville de Bordeaux est admise sauf en cas d’impossibilité liée à la nature même du service.

Un crédit global d’autorisations spéciales d’absence de 110 jours maximum est accordé pour :

- les membres du Bureau de l’Association,

- les membres du Conseil d’Administration,

- les membres exerçant des missions de représentation ou d’encadrement.

Les autorisations spéciales d’absence sont accordées exclusivement aux activités de gestion, de représentation ou d’encadrement de l’Association et ne concernent pas les activités des membres adhérents.

Les jours accordés peuvent être fractionnés par demi-journée ou par heure.

Pour en bénéficier les agents doivent :

- remplir une demande d’autorisation d’absence en précisant le motif et le type de réunion, - recueillir l’accord de leur hiérarchie,

Cette demande doit être transmise à la Direction des Ressources Humaines au plus tard 8 jours avant l’événement la justifiant.

Le Bureau de l’Association se charge de la répartition interne du crédit global de jours accordés dans la limite et les conditions fixées ci-dessus, ce crédit global étant exclusif de toute autre demande de congés exceptionnels.

Chapitre 3 : Dispositions spécifiques relatives à la subvention 2022

Les présentes dispositions ont pour objet de préciser les obligations de chaque partie signataire et en particulier de définir le montant et les modalités de versement de la subvention de fonctionnement à l’association au titre de l’année 2022.

Art. 3.1. : Montant de la Subvention

Pour faire suite au budget prévisionnel 2022 présenté par l’Association (cf. annexe 2) dans lequel une demande de subvention d'un montant de 380 000 € est inscrite, le montant de la subvention de base au titre de 2022 est fixé à 380 000.

Le montant de la subvention annuelle tient compte de l’évolution des dépenses et recettes, et notamment des nouvelles prestations que l’association peut servir à ses adhérents ou agents de la ville de Bordeaux. L’association a ainsi repris en 2019 le versement des médailles du travail aux agents de la Ville de Bordeaux et du fait d’un retard d’instruction des dossiers médailles par les services gestionnaires, les primes médailles n’ont pas pu être versées dans leur totalité. L’année 2022 sera donc une année de rattrapage, d’où une subvention plus élevée qu’en 2021.

Annuellement, si le montant des actions définies au programme précité s’avérait inférieur à l’estimation budgétaire initiale, la subvention serait réduite en considération du montant des dépenses à réaliser.

Si le programme précité fait apparaître, pour différentes raisons, un besoin prévisionnel de financement supérieur au montant de la subvention annuelle, celle-ci pourra être augmentée, sous réserve de l’acceptation dudit programme dans la délibération signée chaque année.7

Le cas échéant, une subvention exceptionnelle, correspondant à des dépenses exceptionnelles, pourra intervenir.

L'association et la ville de Bordeaux se rapprocheront au moins 2 fois par an à la demande de l'une ou de l'autre, pour constater l’évolution de la situation financière de l’Association.

L'association s’engage à transmettre à la ville de Bordeaux un état d’activité semestriel faisant ressortir notamment l’évolution du nombre d'adhérents et les prestations consommées.

Art. 3.2. : Affectation de la participation

Toute contribution inutilisée ou utilisée non conformément à son objet devra être remboursée. L’Association s’interdit, en outre, de reverser tout ou partie de la subvention considérée à d’autres associations, sociétés ou collectivités.

Art. 3.3. : Modalités de paiement

La Ville de Bordeaux s’acquittera de sa contribution annuelle par un versement unique de 380 000 euros en 2022 suivant la notification de la présente convention.

Afin de faciliter le fonctionnement de l’organisme, dans l’attente du vote du budget primitif de la ville de Bordeaux, un acompte prévisionnel a déjà fait l’objet d’un versement conformément à la délibération du conseil municipal de la Ville de Bordeaux n°2021-407 du 14 décembre 2021 pour un montant de 283 378 euros.

Art. 3.4. : Contrôle et évaluation des résultats

Le Président de l'Association ou son représentant s’engage :

• À venir présenter sur simple demande de la ville de Bordeaux, devant les membres des Commissions compétentes, un point d’étape des actions réalisées au cours de l’année, un état financier de l’exercice (recettes/dépenses) ainsi que le projet associatif formalisé,

• À faciliter le contrôle par les services municipaux, de la réalisation des actions, notamment par l’accès aux documents administratifs et comptables de l’association,

• À faire connaître à la collectivité, tous les changements survenus dans son administration ou sa direction et transmettre ses statuts actualisés.

• À lui transmettre, dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice, les documents permettant d’établir le montant définitif de la subvention annuelle notamment :

. - les bilans, comptes de résultat et annexes certifiés conformes,

. - un compte rendu d’activité détaillé

. - une note de commentaires expliquant le cas échéant les variations constatées sur les principaux postes de dépenses et de recettes par rapport au budget prévisionnel.

Chapitre 4 : Modalités d'exécution de la convention

Art. 4.1 : Modalités financières

Art. 4.1.1 : Obligations de l’Association8

L'octroi de la subvention est soumis à une demande écrite. Cette demande doit être adressée en fin d'année précédente à la Ville de Bordeaux par l'Association accompagnée du dossier de demande de subvention prévu par la procédure interne des aides publiques de la ville de Bordeaux, dûment complété, comprenant notamment le budget prévisionnel détaillé en recettes et en dépenses.

L'Association s'engage à adopter un cadre budgétaire et comptable conforme au plan comptable des associations. La présentation de ce budget devra permettre de comparer l'évolution des postes de dépenses et de recettes sur plusieurs années.

L’Association joindra au dossier de demande de subvention une présentation formalisée des projets de l’Association.

L’Association s’interdit de reverser tout ou partie de la subvention considérée à d’autres associations, sociétés ou collectivités sous forme de libéralités.

Art. 4.1.2 : Obligations de la collectivité

La collectivité s’engage à fournir à l’Association les montants des valorisations des différentes mises à disposition en vue de l’élaboration des comptes annuels de l’Association et de leur remboursement.

Art. 4.2. : Responsabilité et Assurances

Art. 4.2.1 : Assurance de responsabilité civile

L'Association est responsable du bon fonctionnement de son service. Elle s'engage à faire son affaire personnelle de tous les risques et litiges pouvant provenir du fait de son fonctionnement.

La responsabilité de la ville de Bordeaux ne pourra être recherchée à l'occasion de litiges provenant de la gestion ou du fonctionnement de l'Association, sauf le cas où ces litiges seraient liés au non-respect par la collectivité de ses engagements au titre de la présente convention.

Il appartient à l'Association de conclure les assurances qui couvriront les différents risques liés à son fonctionnement normal.

Art. 4.2.2 : Assurance de biens

La ville de Bordeaux déclarera dans sa police « dommage aux biens » les immeubles mis à disposition de l’Association. Il appartiendra à l’Association de contracter des garanties complémentaires afférentes aux meubles meublants lesdits immeubles (assurance locative).

Art. 4.3 : Réfèrent de l’association

Afin de faciliter les échanges entre l’Association et la ville de Bordeaux, cette dernière s’engage à mettre en place au sein de la DVAQVT un référent chargé de la coordination des actions des différents services intervenant dans le cadre de l’application de la convention.

Art. 4.4 : Possibilité de résiliation des différentes dispositions9

- Résiliation pour faute : en cas de non-respect, par l’une ou l’autre des deux parties signataires, des engagements des présentes dispositions, celles-ci pourront être résiliées sans préjudice d’une éventuelle action en responsabilité contractuelle, dans un délai de 30 jours à compter d’une mise en demeure restée sans effet.

- Résiliation pour motif d’intérêt général : la ville de Bordeaux conserve la faculté de résilier unilatéralement la présente convention pour un motif d’intérêt général, et sans qu’une telle résiliation puisse être assortie d’aucune indemnité.

Art. 4.5 : Fin du dispositif 2022 et modalités de poursuite après le 31/12/2022

A l'expiration de la présente convention, soit le 31/12/2022, ou en cas de résiliation de celle-ci, l'Association est tenue de restituer à la ville de Bordeaux, en état normal de fonctionnement et d'entretien, tous les locaux, matériels et équipements mis à disposition mentionnés dans la présente convention.

Six mois avant le terme de la Convention, les parties conviennent de se rencontrer pour mettre au point un nouveau cadre contractuel.

Art. 4.6 : Juridiction compétente

Les litiges pouvant naître de l'exécution de la présente convention seront portés près le Tribunal Administratif de Bordeaux.

Art. 4.7 : Annexes

Annexe 1 : fiches de poste des agents mis à disposition

Annexe 2 : Budget prévisionnel 2022

Chapitre 5 : Dispositions diverses

Art. 5.1 : Dépôt des archives de l’association

En application du code du Patrimoine, les archives produites par l’ACOSMB sont des archives privées.

La direction des Archives Bordeaux Métropole apportera à l’ACOSMB un appui méthodologique dans la gestion de sa production documentaire. Un référentiel sera élaboré pour déterminer la durée de conservation des documents et le sort qu’ils devront connaître (conservation comme archives définitives en raison de leur intérêt historique ou destruction). Des actions de formation du personnel de l’ACOSMB seront également mises en place.

Bordeaux Métropole mettra à disposition de l’ACOSMB des locaux permettant d’y conserver ses archives courantes et intermédiaires.

A l’issue des tris opérés par les agents de l’ACOSMB, ses archives définitives seront prises en charge par la direction des Archives Bordeaux Métropole dans le cadre d’un dépôt ou d’un don, selon le choix de l’association, formalisé dans une convention spécifique.

L’association et ses assureurs renoncent à tout recours contre Bordeaux Métropole et ses10

assureurs, pour quelque motif que ce soit y compris notamment destruction, perte ou dégât pouvant survenir au cours de la conservation de ses archives courantes et intermédiaires.

Art. 5.2 : Clause de publicité

L'association s'engage à mentionner le soutien apporté par Bordeaux Métropole sur les documents destinés au public ainsi qu'à l'occasion de toute manifestation publique qui pourrait être organisée par ses soins.

Elle s'engage, par ailleurs, à ce que les relations qu'elle pourra développer en direction de partenaires privés ou publics, dans le cadre d'opérations de mécénat ou de parrainage, ne puissent en aucune manière porter atteinte à l'image de Bordeaux Métropole ou laisser entendre, sauf autorisation expresse de sa part, que la collectivité apporte sa caution ou son soutien à ce partenaire.

Art. 5.3 : Respect des règles de la concurrence

Il est rappelé que l’association pourra être soumise aux directives métropolitaines de coordination des procédures de passation des marchés publics dans la mesure où celle-ci répondrait à la définition de « pouvoir adjudicateur » au sens du droit communautaire.

2EME PARTIE : DISPOSITIONS RELATIVES AUX

SITUATIONS DES AGENTS MIS A DISPOSITION

Art. 1 : Objet

Sont mis à disposition de l’A.C.O.S.M.B. deux agents adjoints administratifs, conformément aux dispositions de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée et du décret n° 2008-580 du 18 juin 2008, afin de contribuer au projet de développement de l’association.

Art. 2 : Durée

Cette mise à disposition sera d’une durée d’1 an à compter du 1er janvier 2022.

Les agents exerceront leurs fonctions selon les modalités de temps suivantes : 100% pour l’un et 50% pour l’autre.

Art. 3 : Autorité

Les agents concernés par la présente convention sont placés sous la responsabilité du Président de l’association. Ils restent toutefois soumis à l’autorité hiérarchique du Président de Bordeaux Métropole conformément aux dispositions législatives et réglementaires.

Art. 4 : Congés et temps de travail

Le Président de l’association fixe les modalités de travail du personnel. Il prend les décisions relatives aux congés annuels des agents mis à disposition et transmet à la DVAQVT les justificatifs dûment complétés. Le régime des congés est celui en vigueur pour le personnel métropolitain, de même pour le régime relatif au temps de travail.11

Art. 5 : Rémunération

Les agents mis à disposition continuent de percevoir la rémunération correspondant à leur grade, emploi et échelon. La rémunération comprend le traitement et ses compléments, les accessoires obligatoires du traitement et les primes et indemnités prévues pour le grade et l’emploi de l’agent, notamment la nouvelle bonification indiciaire « accueil ». La rémunération et les charges sociales des agents mis à disposition y afférentes sont remboursées annuellement par l’association, hors primes retraites versées par Bordeaux Métropole (2 mois de pension).

Art. 6 : Formation

Bordeaux Métropole autorise les congés de formation professionnelle après accord de l’association. Le coût des formations des agents mis à disposition est pris en charge par la collectivité en application du plan de formation, dans lequel un module peut être prévu lors des prises de poste, et même ensuite si besoin.

Art. 7 : Entretien professionnel

L'entretien professionnel d’un agent mis à disposition est effectué par le Président de l’association sous couvert de l’autorité territoriale et dans le respect des dispositions mises en œuvre par la Métropole en matière d’évaluation des agents.

Art. 8 : Discipline

L’autorité territoriale conserve seule le pouvoir disciplinaire à l’encontre des agents mis à disposition. Le Président de l’association saisit Bordeaux Métropole en l’informant des fautes reprochées à l’agent.

Art. 9 : Garanties

Les fonctionnaires mis à disposition sont maintenus au sein des effectifs de Bordeaux Métropole Ils bénéficient par conséquent du déroulement de carrière et des avantages accordés aux agents du cadre d’emploi correspondant.

Art. 10 : Fin de la mise à disposition

La mise à disposition prend fin avant le terme fixé par l’autorité territoriale, à la demande de celle-ci, de l’association ou du fonctionnaire mis à disposition, avec un préavis de 3 mois.

Si le fonctionnaire ne peut, à la fin de sa mise à disposition, être affecté dans les fonctions qu’il exerçait au sein de Bordeaux Métropole avant sa mise à disposition, il est affecté, après avis de la commission administrative paritaire, dans les fonctions d’un niveau hiérarchique comparable.

2 pièces annexes12

Fait à Bordeaux, le

Le Président de l’Association du

Comité des Œuvres Sociales de

Municipaux de Bordeaux (ACOSMB),

Le Maire de la Ville de Bordeaux,

Didier Saule

Pierre HURMIC