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Conseil Municipal - acte 00138616 D
Document publié le Mardi 4 février 2025 par la commune de Bordeaux.
Lien du pdf (Conseil Municipal - acte 00138616 D)
Thèmes du document : Consommateurs, Données personnelles, Assurance,
EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS
DU CONSEIL MUNICIPAL
___________
Conseillers en exercice : 65
Reçu en Préfecture le : 05/02/2025
ID Télétransmission : 033-213300635-20250204-138616-DE-
1-1
Date de mise en ligne : 07/02/2025
certifié exact,
Séance du mardi 4 février
2025
D-2025/12
Aujourd'hui 4 février 2025, à 14h02,
le Conseil Municipal de la Ville de Bordeaux s'est réuni à Bordeaux, sous la présidence de
Monsieur Pierre HURMIC - Maire
Etaient Présents :
Monsieur Pierre HURMIC, Madame Claudine BICHET, Monsieur Stéphane PFEIFFER, Madame Camille CHOPLIN, Monsieur Didier JEANJEAN, Madame Delphine JAMET, Monsieur Mathieu HAZOUARD, Madame Harmonie LECERF MEUNIER, Madame Sylvie SCHMITT, Monsieur Dimitri BOUTLEUX, Madame Nadia SAADI, Monsieur Bernard G BLANC, Madame Céline PAPIN, Monsieur Olivier CAZAUX, Madame Pascale BOUSQUET-PITT, Monsieur Olivier ESCOTS, Madame Fannie LE BOULANGER, Monsieur Vincent MAURIN, Madame Sylvie JUSTOME, Monsieur Dominique BOUISSON, Madame Sandrine JACOTOT, Monsieur Laurent GUILLEMIN, Madame Françoise FREMY, Madame Tiphaine ARDOUIN, Monsieur Baptiste MAURIN, Madame Marie-Claude NOEL, Monsieur Didier CUGY, Madame Véronique GARCIA, Monsieur Patrick PAPADATO, Madame Pascale ROUX, Madame Brigitte BLOCH, Madame Isabelle ACCOCEBERRY, Monsieur Francis FEYTOUT, Madame Eve DEMANGE, Monsieur Maxime GHESQUIERE, Monsieur Matthieu MANGIN, Monsieur Guillaume MARI, Madame Marie-Julie POULAT, Monsieur Jean- Baptiste THONY, Monsieur Marc ETCHEVERRY, Monsieur Maxime PAPIN, Madame Béatrice SABOURET, Monsieur Pierre De Gaétan NJIKAM MOULIOM, Madame Nathalie DELATTRE, Madame Alexandra SIARRI, Madame Anne FAHMY, Madame Géraldine AMOUROUX, Monsieur Marik FETOUH, Monsieur Aziz SKALLI, Monsieur Thomas CAZENAVE, Monsieur Fabien ROBERT, Monsieur Nicolas PEREIRA, Monsieur Philippe POUTOU, Madame Myriam ECKERT, Madame Magali FRONZES,
Monsieur Guillaume MARI présent à partir de 14h30, Madame Pascale BOUSQUET-PITT présente à partir de 14h40, Madame Nadia SAADI présente à partir de 16h15, Madame Nathalie DELATTRE présente jusqu'à 16H17
Excusés :
Madame Isabelle FAURE, Madame Servane CRUSSIERE, Monsieur Radouane-Cyrille JABER, Monsieur Stéphane GOMOT, Madame Charlee DA TOS, Monsieur Maxime ROSSELIN, Madame Léa ANDRE, Madame Catherine FABRE, Monsieur Guillaume CHABAN-DELMAS, Madame Evelyne CERVANTES-DESCUBES, Convention financière et de mise à disposition de moyens
matériels et humains entre la Ville de Bordeaux et l'ACOSMB
pour l'année 2025
Madame Delphine JAMET, Adjointe au Maire, présente le rapport suivant :
Mesdames, Messieurs,
Dans le cadre de sa politique générale de gestion des ressources humaines, la Ville soutient l’activité de l’Association pour le Comité des Œuvres Sociales des Municipaux de Bordeaux (ACOSMB), qui exerce une activité d’action sociale en faveur du personnel (arbre de Noël des enfants du personnel, aide aux vacances, chèques cadeaux mariage, versement des primes médailles …).
Le soutien apporté par la Ville fait l’objet d’une convention de partenariat qui définit les objectifs et les moyens de cet organisme, les conditions matérielles et financières de l’aide apportée, la mise à disposition de personnel ainsi que les engagements des deux parties.
Le montant de la subvention de la ville à l’association tient compte de l’évolution des prestations versées (prime médaille depuis 2019), du réajustement de certaines dépenses (évolutions des salaires) mais aussi du contexte général budgétaire dû à l’inflation qui se porte notamment sur les dépenses liées aux congés (linéaires) et les dépenses liées à l’organisation du Noël des enfants.
Enfin l’ACOSMB a modifié ses quotients familiaux permettant ainsi à certaines familles de prendre des congés avec une location de mobil-homme.
Au regard de l’évolution de cette dépense (prime des médailles) et d’une augmentation des frais de personnel le montant de la subvention s’est établi en 2024 à 430 000 euros. Ce sont deux agents à temps plein qui depuis le 1er janvier 2024 sont mis à disposition de la Ville auprès de l’association.
La subvention proposée pour 2025 sera donc de 438 000 euros permettant de suivre l’évolution, entre autres, des rémunérations des agents.
Conformément à la délibération du conseil municipal de la Ville de Bordeaux du 17/12/2024 et afin de faciliter le fonctionnement de plusieurs organismes dans l’attente du vote du Budget primitif de la Ville de Bordeaux, un acompte provisionnel a fait l’objet d’un premier versement de 310 500 euros.
La présente délibération est aussi destinée à permettre la signature de la convention globale au titre de 2025 afin de procéder au versement du solde de la subvention 2025 et de valider la mise à disposition de 2 agents de catégorie C.
Ceci étant exposé, il vous est demandé, Mesdames, Messieurs, de bien vouloir si tel est votre avis adopter les termes de la délibération suivante
Le Conseil municipal,
VU l'article L2 731- 1 et suivants du code général de la fonction publique,
VU la délibération du conseil municipal de la Ville de Bordeaux n°2023- 106 du 4 avril 2023 portant sur la mise à disposition de deux agents de la Ville de Bordeaux auprès de l’association
er
à compter du 1 janvier 2024,
VU la présentation par l’ACOSMB de la demande de subvention annuelle de fonctionnement 2025 dans les conditions requises,
VU la délibération du conseil municipal de la Ville de Bordeaux du 17/12/2024 relative à l’Adoption du budget 2025 - ouverture des crédits provisoires d’investissement dans le cadre de l’article L.1612-1 du CGCT, CONSIDÉRANT QUE le budget prévisionnel 2025 de l’ACOSMB fait apparaître un besoin de subvention de 438 000€ incluant l’ensemble des dépenses et leur évolution d’un budget à l’autre,
ENTENDU le rapport de présentation,
DÉCIDE
Article 1 : d'autoriser Monsieur le Maire à signer avec l'association ACOSMB la convention ci- jointe au titre de l'année 2025 qui inclut la mise à disposition à l’association des 2 agents de la Ville de Bordeaux de catégorie C et les modalités de financement au titre de l’année 2025,
Article 2 : d'attribuer par la signature de cette convention une subvention de fonctionnement au bénéfice de l'association ACOSMB au titre de l'année 2025 d'un montant de 438 000 €,
Article 3 : le versement de la subvention ne fait l’objet que d’un seul versement, Article 4 : d'inscrire la dépense correspondante au chapitre 65, article 65748 sous fonction 020 du budget de l'exercice 2025
ADOPTE A L'UNANIMITE DES VOTANTS ABSTENTION DU GROUPE ROUGE BORDEAUX ANTICAPITALISTE
Fait et Délibéré à Bordeaux, le 4 février 2025
P/EXPEDITION CONFORME,
Madame Delphine JAMET PRÉVISION BUDGET 2025 révisée au 21/11/2024
CHARGES PRODUITS
CONSOMMATION EXERCICE / TIERS 127 227,42
LOCATIONS IMMOBILIERES 2 900,00 SUBVENTION MAIRIE DE BORDEAUX 338 000,00
FOURNITURE DE BUREAU 700,00
PRIMES D'ASSURANCES 380,00
FRAIS GESTION PERSONNEL MAIRIE 100 000,00 SUBVENTION D'EXPLOITATION 100 000,00
ABONNEMENT TELEPHONE 850,00
FRAIS D'AFFRANCHISSEMENT 7 000,00 ADHÉSIONS (1350 ) 16 200,00
FRAIS GESTION COMPTABLE 6 000,00
HONORAIRES COM. COMPTES 6 500,00
COMMISSIONS ANCV 3 800,00 INTÉRÊTS LIVRET D'ÉPARGNE 10,00
FRAIS D'EXPEDITION ANCV 240,00 INTÉRÊTS PARTS SOCIALES 317,42
SERVICES BANCAIRES 600,00
REMISE CHEQUES CADEAUX -1 742,58
CHARGES SUR EXERCICES ANTERIEURS 0,00
PRESTATIONS 327 300,00
Arbre de noël 59 000,00
Odalys locations 5 000,00
Médailles 10 000,00
( BAFA ) prestations vacances 0,00
Bonification chèques vacacances famille 75 000,00
Bonification chèques vacances 110 000,00
Chèques cadeaux mariage 4 000,00
Chèques cadeaux naissance 4 000,00
Chèques cadeaux nöel naissance 4 000,00
Chèques cadeaux rentrée scolaire 52 300,00
Chèques cadeaux retraite 4 000,00
TOTAL DES CHARGES 454 527,42
DEFCIT ANTERIEUR 0,00
RÉSULTAT = équilibre 0,00
TOTAL 454 527,42 TOTAL 454 527,42 1
CONVENTION 2025
ACOSMB – VILLE DE BORDEAUX
ENTRE :
LA VILLE DE BORDEAUX,
Représentée par son Maire, Monsieur Pierre HURMIC, dûment habilité aux fins des présentes en vertu d'une délibération du Conseil municipal n° D-2025/ domiciliée à Bordeaux, Cité Municipale, 4 rue Claude Bonnier
ci-après désignée " la Ville de Bordeaux "
ET :
L'ASSOCIATION DU COMITE DES OEUVRES SOCIALES DES MUNICIPAUX DE BORDEAUX (ACOSMB),
Association de type loi de 1901, déclarée en Préfecture le 16 octobre 2014 et dont le siège social est situé 4, rue Claude Bonnier à Bordeaux, représentée par sa Présidente Murielle MILLIERE dûment habilitée aux fins des présentes en vertu d'une décision du Conseil d’Administration de l’association en date du 28 juin 2023
ci-après désignée "l'Association".
EXPOSE PREALABLE
L'ACOSMB, créée le 15 décembre 2003, a pour objet d’instituer en faveur des agents de la ville de Bordeaux adhérents de l’association, toutes formes d’aides sociales et de prestations permettant d’assurer la satisfaction des besoins de ses membres.
La Ville de Bordeaux, dans le cadre de l’aide à caractère social qu’elle apporte à ses agents, soutient financièrement et matériellement l’action de cette association.
1ERE PARTIE : DISPOSITIONS D’ORDRE GENERAL
ENTRE L’ACOSMB ET LA VILLE DE BORDEAUX 2
Chapitre 1 : Objet et durée de la convention
Art. 1.1 : Objet de la convention
La présente convention a pour objet de définir les objectifs et les engagements réciproques des parties et les conditions dans lesquelles la ville de Bordeaux entend apporter un concours en moyens humains, matériels et financiers aux activités menées par l'Association au profit de ses adhérents.
Art. 1.2 : Durée de la convention
La présente convention est établie pour une durée d’un an, soit l’année 2025
Chapitre 2 : Cadre de l'aide de la ville de Bordeaux
Art. 2.1 : Subvention
La ville de Bordeaux s’engage, sous réserve du vote des crédits correspondants, à verser à l’Association une subvention annuelle sur la base d’un montant de 438 000 € et ce dans l’hypothèse où le programme d’actions que l’Association entend conduire chaque année, présenté dans un budget prévisionnel, fait ressortir le besoin d’un tel financement.
Le montant de cette subvention assise sur le budget prévisionnel présenté par l’Association, fera l’objet chaque année d’une délibération du Conseil municipal.
Art. 2.2 : Dispositions relatives aux mises à disposition de l'ACOSMB
Art. 2.2.1 : Mise à disposition de personnel
A sa demande, la ville de Bordeaux peut mettre à disposition de l'Association des agents de la collectivité, titulaires chargés de mettre en œuvre les décisions du Conseil d'Administration de l’Association.
Les salaires des agents contractuels pris en remplacement d’agents titulaires empêchés ou de vacance de poste seront aussi valorisés.
La liste mentionnant la catégorie des agents et leur fiche de poste fait l’objet d’une annexe à la présente convention (cf. Annexe 1).
L’Association remboursera à la collectivité la rémunération et les charges sociales des agents mis à disposition conformément à l’article 2 du décret n° 2008-580 du 18 juin 2008 relatif au régime de la mise à disposition applicable aux collectivités territoriales et aux établissements publics administratifs locaux. Ce remboursement ne concernera pas les "primes retraite" qui sont à la charge exclusive de la Ville de Bordeaux.
Le montant de cette valorisation fera l'objet chaque année d'une actualisation mais ne peut avoir d’incidence sur le montant global de la subvention annuelle.
Après évaluation par les services municipaux ou métropolitains gestionnaires de chaque mise à disposition, un titre de recette est émis par la Direction correspondante et adressé à l'ACOSMB.
Les parties signataires s’engagent à se tenir mutuellement informées et sans délai de tout événement pouvant avoir une répercussion sur la situation du personnel mis à disposition. 3
Art. 2.2.2 : Mise à disposition de biens immobiliers et mobiliers
Art. 2.2.2.: Généralités
La Ville de Bordeaux met également à disposition de l'Association des locaux, équipements et matériels nécessaires à la réalisation de son objet social.
L'association s'engage à utiliser les biens mis à disposition aux seules fins de son activité, à en prendre soin et à en jouir raisonnablement. La maintenance des biens matériels mis à la disposition de l'Association est de la responsabilité de la Ville de Bordeaux. L’association doit lui signaler sans délai les défectuosités nécessitant la réparation ou le renouvellement des équipements qui lui sont confiés.
Art. 2.2.2.1 : Loyer et charges (fluides et maintenance)
L’association s’acquitte d’un loyer annuel, charges et maintenance comprises d’un montant de 2838 euros (loyer de 1972 euros, correspondant 34 m2x 58 euros le m2 et 866 euros de charges et maintenance). Un titre de recette annuel sera émis par la direction de l’immobilier et des bâtiments.
Art. 2.2.2.2 : Spécificités informatiques
Pour le matériel informatique mis à disposition, l’association s’engage à respecter les principes et obligations fixés par la charte informatique de Bordeaux Métropole et par la Direction générale numérique et systèmes d’information (DGNSI).
La DGNSI héberge sur un serveur métropolitain les logiciels de l’ACOSMB et en assure la sécurité et les accès limités aux seuls membres administrateurs de l’association et administrateurs de la DGNSI.
De façon générale, l'usage et les évolutions du parc de l’ACOSMB doivent respecter :
La charte informatique (charte de bon usage des ressources informatiques),
Les clauses d'architecture technique,
L’ensemble des dispositions relatives à la sécurité des SI et aux obligations réglementaires liées à la Commission nationale informatique et liberté (CNIL),
Les services proposés dans le catalogue des services de la DGNSI.
Sur la partie biens matériels informatiques et de télécommunication :
La hot line et la maintenance passent par un appel du 10 pour les incidents et se traduisent par une prise en charge par les équipes de la DGNSI.
Le renouvellement du matériel informatique (parc existant) est traité par la DGNSI dans le cadre de sa politique de renouvellement, comme pour tous les services métropolitains.
Les nouvelles demandes d'acquisition de matériels passent par une demande adressée à la boîte aux lettres DGNSI.
Sur la partie des logiciels informatiques : 4
Les demandes d’évolution du parc logiciel de l’ACOSMB passent par une demande à la DGNSI sous la forme d’une fiche commande. L’arbitrage de la demande suivra la même procédure que les autres demandes inscrites aux feuilles de route de Bordeaux Métropole.
La hot line et la maintenance portant sur les outils bureautiques passent par un appel au 10 pour les incidents et se traduisent par une prise en charge de la DGNSI.
La hot line, la maintenance et l'accompagnement des solutions informatiques autres que bureautiques sont du ressort de l'éditeur de la solution ; cette prise en charge devra être stipulée dans le contrat de maintenance qui lie l’ACOSMB et l'éditeur.
Sur la partie imprimantes et photocopieurs
Pour les imprimantes et les copieurs seront facturés en sus et au regard des volumes d’impression les coûts copies soit le forfait initial : 48 € pour 12 000 pages monochromes par an pour l’imprimante et 408 € pour 12 000 pages noir et blanc et couleur par an pour le copieur multifonctions. Si la consommation dépasse ces forfaits, les tarifs de l’offre supérieure seront appliqués.
Art.2.2.2.3 Petites fournitures de bureau et envois postaux
Les fournitures de bureau (papiers, crayons…) si elles sont commandées et livrées par Bordeaux Métropole devront être remboursées par l’association ACOSMB et Bordeaux Métropole émettra un titre de recette annuel.
Pour les frais d’affranchissement, les règles sont les suivantes : à partir du compteur numérique du service, un état mensuel des consommations réel sera suivi et fera l’objet d’un remboursement sur la base du titre de recette annuel.
Art. 2.2.2.4. : Mise à disposition de matériels divers
L’Association pourra présenter des demandes de prêt de matériels tels que des appareils de sonorisation, de projection ou informatiques. Ces matériels ne devront être utilisés que dans le seul cadre des activités de l’Association, qui en précisera la nature dans ses demandes.
Art. 2.3. : Engagement des parties pour la protection des données personnelles et le respect de la vie privée pendant la durée de la convention
Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à se conformer au cadre légal et réglementaire applicable et notamment aux dispositions :
- Du droit de propriété intellectuelle
- Du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil, du 27 avril 2016, entré en vigueur le 25 mai 2018 dénommé « Règlement Européen sur la Protection des Données ou RGPD- de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite « loi informatique et liberté » modifiée.
Dans la mesure où des traitements entrepris au titre de la présente convention comprennent des données à caractère personnel pilotés en toute autonomie par l’association, celle-ci a seule qualité de « responsable de traitement » vis-à-vis des données à caractère personnel. A ce titre, elle certifie veiller à se conformer aux obligations spécifiquement définies par la loi 78-17 modifiée et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
En particulier, l’association s’engage à constituer des traitements de données à caractère personnel licites conformes à la réglementation (article 6 du RGPD, chapitre II Loi 78-17 modifiée et règles de droits souple de la CNIL) et à informer les personnes concernées sur les 5
traitements effectués, leurs droits et les modalités d’exercice de ceux-ci (articles 12 et 13 du RGPD).
Par ailleurs, dans le respect des principes énoncés à l’article 32 dudit règlement, elle s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, efficaces et régulièrement testées, telles qu’une identification /authentification à chaque accès des personnels habilités à traiter les données, conforme aux préconisations de la CNIL, ou encore, le chiffrement des données considérées comme sensibles afin de préserver leur sécurité et leur confidentialité et de protéger la vie privée des personnes concernées (confère conseils de la CNIL :
guide https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/cnil_guide_securite_personnelle.pdf)
Enfin, l’ACOSMB s'engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations et notamment d'empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des personnes non autorisées, notamment via une politique appropriée d'habilitation du personnel, lequel doit être formé en matière de protection des données à caractère personnel.
Particulièrement, elle s'engage à ce que le personnel ne prenne aucune copie des documents et supports d'informations, n’utilise pas les documents à d'autres fins que celles définies par la présente convention et ne divulgue pas ces informations à d'autres personnes.
Bordeaux Métropole met à disposition de l’association son délégué à la protection des données pour apporter sensibilisation, conseil et expertise auprès de l’association dans ses démarches de mise en conformité.
Les coordonnées du DPO/DPD (Data Protection Officier ou Délégué à la Protection des Données) désigné de la collectivité sont les suivantes : contact.cnil@bordeaux-metropole.fr, adresse postale Délégué à la Protection des données, Bordeaux Métropole, Direction des Affaires Juridiques, Esplanade Charles-de Gaulle, 33045 Bordeaux Cedex.
L’ACOSMB demeure néanmoins, en tant que responsable de traitement, seul responsable de la constitution de son propre registre de traitement de données à caractère personnel et de la documentation de la conformité des traitements effectués ainsi que de la bonne information des personnes concernées. Il doit tenir à disposition ces éléments, notamment en cas de contrôle de la CNIL.
Sur demande de la collectivité, l’association fournira à la collectivité la copie des informations consignées dans son registre de Responsable de Traitement sur les traitements, relatives aux traitements se rapportant à la mise en œuvre de la présente convention.
L’association doit aussi désigner son propre Délégué à la Protection des Données et en informer Bordeaux Métropole.
A défaut, le président de l’ACOSMB sera l’interlocuteur privilégié de Bordeaux Métropole pour toute interrogation sur les traitements de données à caractère personnel liés aux obligations du RGPD.
Art. 2.4. : Disponibilité des membres de l’Association
Il est convenu que le fonctionnement de l’Association nécessite des disponibilités de temps.
La libre circulation des administrateurs de l’Association dans l’ensemble des services de la ville de Bordeaux est admise sauf en cas d’impossibilité liée à la nature même du service. 6
Un crédit global d’autorisations spéciales d’absence de 110 jours maximum est accordé pour :
- les membres du Bureau de l’Association,
- les membres du Conseil d’Administration,
- les membres exerçant des missions de représentation ou d’encadrement.
Les autorisations spéciales d’absence sont accordées exclusivement aux activités de gestion, de représentation ou d’encadrement de l’Association et ne concernent pas les activités des membres adhérents.
Les jours accordés peuvent être fractionnés par demi-journée ou par heure.
Pour en bénéficier les agents doivent :
- remplir une demande d’autorisation d’absence en précisant le motif et le type de réunion, - recueillir l’accord de leur hiérarchie,
Cette demande doit être transmise au gestionnaire du temps de l’agent concerné par l’autorisation d’absence.
Le Bureau de l’Association se charge de la répartition interne du crédit global de jours accordés dans la limite et les conditions fixées ci-dessus, ce crédit global étant exclusif de toute autre demande de congés exceptionnels.
Chapitre 3 : Dispositions spécifiques relatives à la subvention 2025
Les présentes dispositions ont pour objet de préciser les obligations de chaque partie signataire et en particulier de définir le montant et les modalités de versement de la subvention de fonctionnement à l’association au titre de l’année 2025.
Art. 3.1. : Montant de la Subvention
Pour faire suite au budget prévisionnel 2025 présenté par l’Association (cf. annexe 2) dans lequel une demande de subvention d'un montant de 438 000 € est inscrite, le montant de la subvention de base au titre de 2025 est fixé à 438 000 €.
Le montant de la subvention annuelle tient compte de l’évolution des dépenses et recettes, et notamment des nouvelles prestations que l’association peut servir à ses adhérents ou agents de la ville de Bordeaux.
L'association et la ville de Bordeaux se rapprocheront au moins 2 fois par an à la demande de l'une ou de l'autre, pour constater l’évolution de la situation financière de l’Association.
L'association s’engage à transmettre à la ville de Bordeaux un état d’activité semestriel faisant ressortir notamment l’évolution du nombre d'adhérents et les prestations consommées.
Art. 3.2. : Affectation de la participation 7
Toute contribution inutilisée ou utilisée non conformément à son objet devra être remboursée. L’Association s’interdit, en outre, de reverser tout ou partie de la subvention considérée à d’autres associations, sociétés ou collectivités.
Art. 3.3. : Modalités de paiement
Cette subvention fait en principe l’objet d’un seul versement, à l’issue de la signature de la convention entre les parties.
Cependant afin de faciliter le fonctionnement de l’organisme, dans l’attente du vote du Budget primitif de la Ville de Bordeaux, un acompte provisionnel a déjà fait l’objet d’un versement conformément à la délibération du conseil municipal de la Ville de Bordeaux 17/12/2024 pour un montant de 310 500 euros. La Ville de Bordeaux procèdera au versement du solde de la subvention d’un montant de 127 500 euros, déduction faite de l’acompte provisionnel versé, selon les modalités habituelles, après vote du conseil municipal autorisant la signature de la convention entre les parties. Le tableau des acomptes dont celui de l’Association est joint en annexe 3.
Art. 3.4. : Contrôle et évaluation des résultats
Le Président de l'Association ou son représentant s’engage :
À venir présenter sur simple demande de la ville de Bordeaux, devant les membres des Commissions compétentes, un point d’étape des actions réalisées au cours de l’année, un état financier de l’exercice (recettes/dépenses) ainsi que le projet associatif formalisé,
À faciliter le contrôle par les services municipaux, de la réalisation des actions, notamment par l’accès aux documents administratifs et comptables de l’association,
À faire connaître à la collectivité, tous les changements survenus dans son administration ou sa direction et transmettre ses statuts actualisés.
À lui transmettre, dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice, les documents permettant d’établir le montant définitif de la subvention annuelle notamment :
. - les bilans, comptes de résultat et annexes certifiés conformes,
. - un compte rendu d’activité détaillé
. - une note de commentaires expliquant le cas échéant les variations constatées sur les principaux postes de dépenses et de recettes par rapport au budget prévisionnel.
Chapitre 4 : Modalités d'exécution de la convention
Art. 4.1 : Modalités financières
Art. 4.1.1 : Obligations de l’Association
L'octroi de la subvention est soumis à une demande écrite. Cette demande doit être adressée en fin d'année précédente à la Ville de Bordeaux par l'Association accompagnée du dossier de demande de subvention prévu par la procédure interne des aides publiques de la ville de Bordeaux, dûment complété, comprenant notamment le budget prévisionnel détaillé en recettes et en dépenses. 8
L'Association s'engage à adopter un cadre budgétaire et comptable conforme au plan comptable des associations. La présentation de ce budget devra permettre de comparer l'évolution des postes de dépenses et de recettes sur plusieurs années.
L’Association joindra au dossier de demande de subvention une présentation formalisée des projets de l’Association.
L’Association s’interdit de reverser tout ou partie de la subvention considérée à d’autres associations, sociétés ou collectivités sous forme de libéralités.
Art. 4.1.2 : Obligations de la collectivité
La collectivité s’engage à fournir à l’Association les montants des valorisations des différentes mises à disposition en vue de l’élaboration des comptes annuels de l’Association et de leur remboursement.
Art. 4.2. : Responsabilité et Assurances
Art. 4.2.1 : Assurance de responsabilité civile
L'Association est responsable du bon fonctionnement de son service. Elle s'engage à faire son affaire personnelle de tous les risques et litiges pouvant provenir du fait de son fonctionnement.
La responsabilité de la ville de Bordeaux ne pourra être recherchée à l'occasion de litiges provenant de la gestion ou du fonctionnement de l'Association, sauf le cas où ces litiges seraient liés au non-respect par la collectivité de ses engagements au titre de la présente convention.
Il appartient à l'Association de conclure les assurances qui couvriront les différents risques liés à son fonctionnement normal.
Art. 4.2.2 : Assurance de biens
La ville de Bordeaux déclarera dans sa police « dommage aux biens » les immeubles mis à disposition de l’Association. Il appartiendra à l’Association de contracter des garanties complémentaires afférentes aux meubles meublants lesdits immeubles (assurance locative).
Art. 4.3 : Référent de l’association
Afin de faciliter les échanges entre l’Association et la ville de Bordeaux, cette dernière s’engage à mettre en place au sein de la Direction des Ressources Humaines un référent chargé de la coordination des actions des différents services intervenant dans le cadre de l’application de la convention.
Art. 4.4 : Possibilité de résiliation des différentes dispositions
- Résiliation pour faute : en cas de non-respect, par l’une ou l’autre des deux parties signataires, des engagements des présentes dispositions, celles-ci pourront être résiliées sans préjudice d’une éventuelle action en responsabilité contractuelle, dans un délai de 30 jours à compter d’une mise en demeure restée sans effet. 9
- Résiliation pour motif d’intérêt général : la ville de Bordeaux conserve la faculté de résilier unilatéralement la présente convention pour un motif d’intérêt général, et sans qu’une telle résiliation puisse être assortie d’aucune indemnité.
Art. 4.5 : Fin du dispositif 2024et modalités de poursuite après le 31 /12/2025
A l'expiration de la présente convention, soit le 31/12/2025 ou en cas de résiliation de celle-ci, l'Association est tenue de restituer à la ville de Bordeaux, en état normal de fonctionnement et d'entretien, tous les locaux, matériels et équipements mis à disposition mentionnés dans la présente convention.
Six mois avant le terme de la Convention, les parties conviennent de se rencontrer pour mettre au point un nouveau cadre contractuel.
Art. 4.6 : Juridiction compétente
Les litiges pouvant naître de l'exécution de la présente convention seront portés près le Tribunal Administratif de Bordeaux.
Art. 4.7 : Annexe
-Budget prévisionnel 2025
Chapitre 5 : Dispositions diverses
Art. 5.1 : Dépôt des archives de l’association
En application du code du Patrimoine, les archives produites par l’ACOSMB sont des archives privées.
La direction des Archives Bordeaux Métropole apportera à l’ACOSMB un appui méthodologique dans la gestion de sa production documentaire. Un référentiel sera élaboré pour déterminer la durée de conservation des documents et le sort qu’ils devront connaître (conservation comme archives définitives en raison de leur intérêt historique ou destruction). Des actions de formation du personnel de l’ACOSMB seront également mises en place.
Bordeaux Métropole mettra à disposition de l’ACOSMB des locaux permettant d’y conserver ses archives courantes et intermédiaires.
A l’issue des tris opérés par les agents de l’ACOSMB, ses archives définitives seront prises en charge par la direction des Archives Bordeaux Métropole dans le cadre d’un dépôt ou d’un don, selon le choix de l’association, formalisé dans une convention spécifique.
L’association et ses assureurs renoncent à tout recours contre Bordeaux Métropole et ses assureurs, pour quelque motif que ce soit y compris notamment destruction, perte ou dégât pouvant survenir au cours de la conservation de ses archives courantes et intermédiaires.
Art. 5.2 : Clause de publicité 10
L'association s'engage à mentionner le soutien apporté par la Ville de Bordeaux sur les documents destinés au public ainsi qu'à l'occasion de toute manifestation publique qui pourrait être organisée par ses soins.
Elle s'engage, par ailleurs, à ce que les relations qu'elle pourra développer en direction de partenaires privés ou publics, dans le cadre d'opérations de mécénat ou de parrainage, ne puissent en aucune manière porter atteinte à l'image de Bordeaux Métropole ou laisser entendre, sauf autorisation expresse de sa part, que la collectivité apporte sa caution ou son soutien à ce partenaire.
Art. 5.3 : Respect des règles de la concurrence
Il est rappelé que l’association pourra être soumise aux directives métropolitaines de coordination des procédures de passation des marchés publics dans la mesure où celle-ci répondrait à la définition de « pouvoir adjudicateur » au sens du droit communautaire.
2EME PARTIE : DISPOSITIONS RELATIVES AUX
SITUATIONS DES AGENTS MIS A DISPOSITION
Art. 1 : Objet
Sont mis à disposition de l’A.C.O.S.M.B. deux agents adjoints administratifs, à temps plein, conformément aux dispositions de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée et du décret n° 2008-580 du 18 juin 2008, afin de contribuer au projet de développement de l’association.
Art. 2 : Durée
La mise à disposition d’agents titulaires sera d’une durée d’1 an à compter du 1er janvier 2025, et pour les agents contractuels de la durée de leur contrat.
Art. 3 : Autorité
Les agents concernés par la présente convention sont placés sous la responsabilité de la Présidente de l’association. Ils restent toutefois soumis à l’autorité hiérarchique du Maire de la Ville de Bordeaux conformément aux dispositions législatives et réglementaires.
Art. 4 : Congés et temps de travail
La Présidente de l’association fixe les modalités de travail du personnel. Il prend les décisions relatives aux congés annuels des agents mis à disposition et transmet à la DVAQVT les justificatifs dûment complétés via l’outil de gestion e-temptation. Le régime des congés est celui en vigueur pour le personnel municipal, de même pour le régime relatif au temps de travail. 11
Art. 5 : Rémunération
Les agents mis à disposition continuent de percevoir la rémunération correspondant à leur grade, emploi et échelon. La rémunération comprend le traitement et ses compléments, les accessoires obligatoires du traitement et les primes et indemnités prévues pour le grade et l’emploi de l’agent, notamment la nouvelle bonification indiciaire « accueil ». La rémunération et les charges sociales des agents mis à disposition y afférentes sont remboursées annuellement par l’association, hors primes retraites versées par la Ville de Bordeaux (2 mois de pension).
Art. 6 : Formation
La Ville de Bordeaux autorise les congés de formation professionnelle après accord de l’association. Le coût des formations des agents mis à disposition est pris en charge par la collectivité en application du plan de formation, dans lequel un module peut être prévu lors des prises de poste, et même ensuite si besoin.
Art. 7 : Entretien professionnel
L'entretien professionnel d’un agent mis à disposition est effectué par la Présidente de l’association, sous couvert de l’autorité territoriale et dans le respect des dispositions mises en œuvre par la Ville de Bordeaux en matière d’évaluation des agents.
Art. 8 : Discipline
L’autorité territoriale conserve seule le pouvoir disciplinaire à l’encontre des agents mis à disposition. La Présidente de l’association saisit la Ville de Bordeaux en l’informant des fautes reprochées à l’agent.
Art. 9 : Garanties
Les fonctionnaires mis à disposition sont maintenus au sein des effectifs de la Ville de Bordeaux Ils bénéficient par conséquent du déroulement de carrière et des avantages accordés aux agents du cadre d’emploi correspondant.
Art. 10 : Fin de la mise à disposition
La mise à disposition prend fin avant le terme fixé par l’autorité territoriale, à la demande de celle-ci, de l’association ou du fonctionnaire mis à disposition, avec un préavis de 3 mois.
Si le fonctionnaire ne peut, à la fin de sa mise à disposition, être affecté dans les fonctions qu’il exerçait au sein de la Ville de Bordeaux avant sa mise à disposition, il est affecté, selon les formes juridiques adéquates, dans les fonctions d’un niveau hiérarchique comparable.
Fait à Bordeaux, le
La Présidente de l’Association du
Comité des Œuvres Sociales de
Municipaux de Bordeaux (ACOSMB),
Le Maire de la Ville de Bordeaux,
Muriel MILLIERE Pierre HURMIC