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unknown - Métropole - Européenne de Lille - 17 C 0683 Document publié le Jeudi 26 octobre 2017 Lien du pdf (unknown - Métropole - Européenne de Lille - 17 C 0683)Thèmes du document : Numérique, Télécommunications et internet, Investissement et développement économique, 17 C 0683

séance du 19/10/2017

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Délibération du CONSEIL

COMMUNICATION, PRESSE, PROTOCOLE - COMMUNICATION - -

Appel d'offres ouvert européen- Prestations de maintenance, veille digitale, référencement, production médias web et outils numériques en groupement de commandes avec SOURCEO - Décision- Financement

La Métropole Européenne de Lille a entrepris en 2017 de repenser sa communication numérique en proposant de nouveaux services aux usagers tout en facilitant la diffusion de l’information métropolitaine à destination du plus grand nombre.

Avec la refonte du site Internet de la MEL et sa sortie annoncée pour le premier semestre 2018, il est nécessaire de disposer de compétences et d’outils spécifiques qui ne peuvent être intégrées au sein des services de la MEL : référencement, virtualisation des documents papiers, maintenance et développement d’outils web, production de contenus interactifs de type infographie ou de réalité augmentée, ... Les objectifs visés sont donc avant tout d'améliorer le quotidien des métropolitains, faciliter l'identification des compétences et services fournis par la Métropole, valoriser l'action publique et renforcer le rayonnement de l'institution à l'échelon local, national et international. Dans le cadre de la refonte de l'écosystème numérique de la MEL, une délibération, décide, notamment, la refonte du nouveau site Internet de la Métropole qui sera au cœur du système d'information de la MEL.

En dehors du site Internet, la communication numérique s’organise autour de différents outils dont les applications mobiles, les outils marketing de type « newsletters » ainsi que l’ensemble des plateformes collaboratives et les réseaux sociaux. D’autres outils assurent la diffusion de l’information métropolitaine au format numérique comme l’application Calaméo® qui permet de dématérialiser et rendre facilement consultable la revue MEL.

Par délibération du Conseil n°15 C 0423 du 19 juin 2015, vous aviez autorisé le lancement d'un appel d'offres ouvert européen en vue de conclure 6 marchés à bons de commande portant sur des prestations de maintenance, veille digitale, référencement, production médias web et outils numériques.

La dernière année de leur exécution s'achevant en 2018, il est envisagé de lancer une nouvelle procédure en réduisant l’allotissement des prestations en ce domaine. En effet, le bilan des quatre ans de prestations nous conduit à revoir les modalités d'externalisation.

La présente délibération propose de disposer de différents prestataires pour : - être accompagné par un prestataire pour le référencement des sites Internet qui figurent dans notre écosystème numérique ;

- disposer des différents outils numériques pour la diffusion de l’information métropolitaine sous la forme d’abonnement ;17 C 0683

séance du 19/10/2017

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- conserver un prestataire en charge de la maintenance et de l’hébergement du site actuel (technologie Jahia) jusqu’à sa refonte complète et la migration des données des sites associés ;

- disposer d’un prestataire pour la mise en œuvre de sites dédiés ou mini sites et la maintenance des sites Internet dont la technologie est Drupal.

Aussi, afin d’assurer la prise en charge de l’ensemble des prestations ci-dessus, il est nécessaire d’organiser une procédure de mise en concurrence. Les prestations seront décomposées en 5 lots :

- Lot 1 : Prestations de maintenance corrective, évolutive et applicative du portail sous technologie Jahia

Sans minimum annuel de commandes ni maximum ;

- Lot 2 : Prestations de maintenance corrective, évolutive et applicative des sites satellites sous technologie Drupal

Sans minimum annuel de commandes ni maximum ;

- Lot 3 : Prestations de référencement

Sans minimum annuel de commandes ni maximum ;

- Lot 4 : Production de médias web, d’outils numériques et d’infographie Sans minimum annuel de commandes ni maximum ;

- Lot 5 : Prestations de veille digitale

Sans minimum annuel de commandes ni maximum.

Ce marché transversal est destiné au besoin de l'ensemble des directions de la MEL, ainsi que de Sourcéo. Par ailleurs, le volume et la planification des prestations ne sont pas toujours connus à l’avance d'une année sur l'autre. Aussi, les dépenses sont soumises à de fortes fluctuations. Pour cette raison, chaque accord-cadre sera conclu, sans minimum ni maximum de commandes, pour une durée d'un an, reconductible tacitement pour trois autres périodes annuelles.

Chaque lot donnera lieu à la conclusion d’un accord-cadre avec un prestataire, pour une durée d’un an reconductible trois fois. Cette durée permettra :

- Pour les lots 1 et 2, de garantir un coût de maintenance fixe sur la durée d'amortissement des investissements dès la contractualisation et facilitera les développements futurs des sites satellites au travers de la maintenance évolutive ;

- Pour les lots 3 à 5, de disposer de prestations spécifiques via bon de commande autant que pouvoir acquérir des solutions logicielles sous forme d’abonnement. En effet, les développements, les nouvelles réglementations et législations en termes de dématérialisation, de services aux usagers et de montée en compétence des équipes induisent un retour sur investissement long.

Les accords-cadres seront exécutés par l’émission de bons de commandes. A titre indicatif, les montants sont estimés à :

- 125 000 € HT sur 4 ans (50 000 € HT la 1ère année, puis 25 000 € les années suivantes) pour le lot 1,

- 375 000 € HT sur 4 ans (150 000 € HT la 1ère année, puis 75 000 € les années suivantes) pour le lot 2,17 C 0683

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- 175 000 € HT sur 4 ans (75 000 € HT la 1ère année, puis 50 000 €et 25 000 € HT les 2 dernières années) pour le lot 3,

- 150 000 € HT par an pour le lot 4,

- 100 000 € HT par an pour le lot 5.

L’accord-cadre sera conclu dans le cadre de la convention de groupement de commandes permanent avec SOURCEO dont la création a été autorisée par la délibération n°16 C 0466 du 24 juin 2016, modifiée par les délibérations n° 16 C 1054 du 2 décembre 2016 et 17 C 0292 du 1er juin 2017. La MEL sera coordonnateur de l’ensemble de la procédure de passation et une partie de l’exécution, à savoir toutes modifications au contrat. Sourcéo sera responsable du reste de l’exécution de l’accord-cadre le concernant (commandes, facturation, contrôle de l’exécution et constat de service fait).

Un appel d’offres ouvert sera donc lancé.

Par conséquent, la Commission Gouvernance et Administration consultée, le Conseil de la Métropole décide :

1°) de réaliser des prestations de maintenance, de référencement, de veille digitale et de production de médias web, d’outils numériques et d’infographie dans les conditions précisées ci-dessus ;

2°) d'autoriser Monsieur le Président à lancer un appel d’offres ouvert, en application des articles 66 à 68 et 78 du décret n° 2016-360 du 25/03/2016 relatif aux marchés publics ;

3°) d’autoriser Monsieur le Président à signer les marchés publics ;

4°) d’autoriser, au cas où l’appel d’offres serait déclaré infructueux, le lancement soit d’un nouvel appel d’offres, soit d’une procédure concurrentielle avec négociation dans les conditions prévues à l’article 25-II-6° du décret susmentionné, soit d’un marché négocié prévu à l’article 30-I-2° du décret susmentionné ;

5°) d’imputer les dépenses correspondantes sur les crédits ouverts section fonctionnement, chapitre 22, AP-EP 677E01, et section investissement, chapitre 22, AP-EP 677E02, dans la limite des crédits votés par le Conseil de la Métropole

Adopté à l'unanimité

Acte certifié exécutoire au 27/10/2017