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unknown - Le Havre Seine Métropole (communauté urbaine) - DELB 20230438 01
Document publié le Lundi 21 mars 2011
Lien du pdf (unknown - Le Havre Seine Métropole (communauté urbaine) - DELB 20230438 01)
Thèmes du document : Banque, Économie et finances, Justice et droit,
CONVENTION DE SERVICES COMPTABLES ET FINANCIERS
2023- 2026
MONSIEUR ÉDOUARD PHILIPPE
PRESIDENT DE LA COMMUNAUTE URBAINE LE HAVRE SEINE METROPOLE
M. DENIS GIROUDET
DIRECTEUR REGIONAL DES FINANCES PUBLIQUES POUR LA NORMANDIE ET LE DEPARTEMENT DE LA SEINE-MARITIME
MME LAURENCE KERDELHUE.
COMPTABLE DU SERVICE DE GESTION COMPTABLE LE HAVRE CONVENTION DE SERVICES COMPTABLES ET FINANCIERS
2023 – 2026
• Entre
-La Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole représentée par Monsieur Edouard PHILIPPE
Et
-La Direction Régionale des Finances Publiques pour la Normandie et le Département de la Seine- Maritime, représentée par Monsieur Denis GIROUDET, et le Service de Gestion Comptable du Havre (SGC), représentée par Mme Laurence KERDELHUE
Préambule
La communauté urbaine Le Havre Seine Métropole (CU) et les services de la Direction Régionale des Finances Publiques (DRFiP) entretiennent des relations étroites et régulières depuis la création de la communauté urbaine.
Cette collaboration s’est traduite par un premier partenariat avec une convention de recouvrement.
Suite à des échanges nourris, les trois signataires décident de poursuivre cette collaboration et de s'engager dans une nouvelle convention visant à la fois à :
- soutenir les bonnes pratiques en matière de recouvrement et de qualité de la base des tiers ;
- améliorer la qualité comptable pour accompagner le déploiement de la M57.
La convention à venir permettra de poursuivre certaines actions engagées ces dernières années dans le cadre de partenariats ciblés, de mettre en place de nouvelles actions ponctuelles ou annuelles dans le cadre d’un processus d’amélioration continue visant, entre autres, à améliorer la qualité comptable. Objet de la convention
La présente convention s’articule autour de 4 axes déclinés pour certains en plusieurs actions :
● Axe I : POURSUITE DE CONVENTION DE RECOUVREMENT
L’optimisation de la chaîne de recouvrement des recettes est subordonnée à la qualité des titres émis ainsi qu’à la prévisibilité et à la régularité de leur émission, puis à la mise en œuvre rapide d’actions de recouvrement.
● Axe II : INSTAURATION D’UNE CONVENTION RÉGIE
La Communauté urbaine le Havre Seine Métropole est engagée dans un processus de rationalisation de ses régies. De nombreuses actions de modernisation et de sécurisation des régies ont été menées.
● Axe III: INSTAURATION D’UNE CONVENTION « QUALITÉ COMPTABLE
L’amélioration de la qualité comptable permettra une information financière répondant mieux à une démarche possible de certification et d’adaptation au déploiement de la M57.
● Axe IV: INSTAURATION D’UNE POLITIQUE DE CONTRÔLE INTERNE
La maîtrise conjointe du calendrier peut ainsi être appréhendée comme une mesure débouchant sur un rendu plus rapide des comptes pour une meilleure qualité de ceux -ci.
Pour chacune de ces actions, le mode opératoire, les indicateurs et l’échéance sont définis.
Le détail de chaque convention est inséré en annexe de la présente CSCF.
Gouvernance et modalités de suivi de la convention
A la demande d’une des deux parties, le suivi des actions définies dans la convention sera assuré par un comité de suivi réunissant, un représentant de la Direction Générale de la Communauté urbaine le Havre Seine Métropole, un représentant de la Direction Régionale des Finances Publiques (DRFIP), le Directeur financier de la CU le Havre Seine Métropole et le comptable du Service de Gestion Comptable (SGC) afin d’apprécier leur niveau d’avancement et d’évaluer les résultats obtenus.
Fait au Havre le Edouard PHILIPPE Denis GIROUDET
Président de la Communauté urbaine Le Havre
Seine Métropole
Directeur régional des Finances publiques de la
région Normandie
Laurence KERDELHUE
Comptable du Service de Gestion Comptable du Havre CONVENTION DE SERVICES COMPTABLES ET FINANCIERS 2023- 2026
DIRECTION REGIONALE DES FINANCES PUBLIQUES
AXE I POURSUITE DE LA CONVENTION DE RECOUVREMENT
FICHE ACTION
Action 1 Qualité des titres émis
OBJECTIFS
Le travail sur la qualité des titres émis doit être poursuivi ainsi que sur la prévisibilité et la régularité de leur émission.
L’implication de l’ensemble des acteurs permet la mise en place d’une politique concertée, propre à assurer un traitement adapté aux enjeux et aux situations spécifiques, tout en assurant une meilleure information des redevables. Dans ce contexte, il est important d’améliorer la qualité des tiers.
L’ensemble des budgets de la Communauté Urbaine sont concernés.
En visant notamment à améliorer la lisibilité et la clarté des avis de sommes à payer, cette convention s'inscrit dans le cadre de la démarche « Qualité » de la Communauté Urbaine et participe ainsi à l'amélioration de ses relations avec les usagers.
CONTEXTE
La mise en œuvre de visa lors de la prise en charge des titres a mis en évidence des difficultés sur la qualité des tiers (bien que le taux de croisement avec les fichiers PERS soit d’un niveau élevé).
L’optimisation de la chaîne de recouvrement des recettes est subordonnée à la qualité des titres émis ainsi qu’à la prévisibilité et à la régularité de leur émission, puis à la mise en œuvre rapide d’actions de recouvrement.
DEMARCHE METHODOLOGIQUE
Il a été acté l’instauration de champs de saisie obligatoire lors de la création de tiers (date de naissance pour les personnes physiques, chaque fois qu’il sera possible, et numéro siret pour les personnes morales).
La convention permet également de rappeler quelques bonnes pratiques qui ont été actées comme :
• saisir tous les caractères en majuscules, non accentuées ;
• ne jamais mettre la civilité dans la zone réservée au nom ;
• un champ ne doit contenir qu’une seule donnée (un seul nom, un seul prénom dans les zones dédiées) ;
• Les caractères typographiques seront proscrits ;
• Aucune ponctuation ne doit apparaitre ;
• Le typage des tiers sera effectué : personne physique ou personne morale. INDICATEURS DE SUIVI ET/OU DE REALISATION
Le suivi sera réalisé au travers de croisement des fichiers de la Communauté Urbaine Le Havre Seine Métropole / dgfip base fiscale.
Le nombre de tiers non reconnus (en % de la base) sera également exploité ainsi que le suivi de rejet de titres avec les motifs sachant que la base est commune avec la Ville du Havre.
CALENDRIER
Les travaux se déroulent sur l’année et chaque année.
REFERENTS
Référent désigné par le Directeur des finances ou le ou la chef du service comptabilité pour la communauté urbaine et Madame Nicole COUTURIER adjointe du comptable public. Action 2 Améliorer le recouvrement.
OBJECTIFS
L’amélioration du recouvrement est un objectif partagé par l’ordonnateur et le comptable.
Les bénéfices attendus sont multiples :
Permettre à la Communauté urbaine :
- de réduire les réclamations sur les titres de recettes ;
- de réduire les risques d’impayés ;
- de bénéficier d’un recouvrement plus rapide.
Permettre au comptable
- d’augmenter le taux de recouvrement ;
- d’optimiser la trésorerie ;
- de sécuriser juridiquement les opérations de recouvrement ;
- d’adapter le recouvrement contentieux aux spécificités.
CONTEXTE
De longues périodes de suspension de poursuites suite au COVID ont fait reculer le taux de recouvrement. Cette convention a pour objectif, entre autres, d’infléchir cette tendance.
Elle comprendra un ensemble d’engagements réciproques.
L’ordonnateur et le comptable s’engageront notamment à communiquer rapidement tous les nouveaux renseignements en leur possession, utiles au recouvrement (les changements d’adresse, l’employeur du débiteur, les locataires du débiteur le cas échéant, la caution lorsqu’elle est connue au bail, les héritiers ou ayants droit …).
DEMARCHE METHODOLOGIQUE
Les services de l’ordonnateur émettent les titres de recettes dans le mois qui suit le fait générateur et régulièrement tout au long de l’exercice.
Afin de renforcer l’efficacité et la sécurité juridique du recouvrement des produits locaux, les titres de recettes et ampliations seront établis selon les dispositions de la circulaire NOR BCRE 1107021C du 21 mars 2011 des ministères chargés de l’intérieur et du budget relative à la forme et au contenu des pièces de recettes des collectivités territoriales et de leurs établissements publics.
La convention porte non seulement sur la qualité des titres mais également la gestion des tiers, la régularité des émissions, la mise en œuvre rapide d’actions de recouvrement, le type de poursuites, les échanges d’information.
La Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole accorde une autorisation générale et permanente de poursuites au comptable pour recourir aux saisies Administratives à Tiers Détenteur (SATD) et aux autres procédures civiles d'exécution (saisie-vente, saisie-attribution, saisie des véhicules terrestres à moteur, etc.), hors procédure de vente.
Le comptable, en l’absence de paiement spontané, engage les poursuites par voie de Saisie Administrative à Tiers Détenteur (SATD) entre les mains de tiers détenant des sommes pour le compte du débiteur :
employeur pour toutes les sommes supérieures à 80 € tous titres confondus
organisme bancaire pour toutes les sommes supérieures à 130 € tous titres confondus
en cas de SATD bancaire négatif , il ne sera pas notifié plus de deux actes
autres tiers pour toutes les sommes supérieures à 80 € tous titres confondus ;
Le comptable peut accorder des délais de règlement aux redevables confrontés à des difficultés sur justification (article L. 1617-5 du CGCT).
Le comptable adresse tous les 3 mois au Directeur des Finances de la CU le Havre Seine Métropole les états de restes à recouvrer de la collectivité supérieurs à 10.000€ et une fois par an les états de restes à recouvrer complets.
Cette présentation est l’occasion d’échanger sur les problématiques liées au recouvrement. L’ordonnateur et le comptable échangeront périodiquement sur les dossiers complexes et les problématiques liées au recouvrement.
Le comptable transmet chaque année par voie dématérialisée entre le 1er et 15 octobre un état des créances par date d’ancienneté / d’exercice et par budget.
Il transmet chaque année en fin d’exercice un bilan annuel des procédures de recouvrement mises en place.
En plus de cette présentation, le comptable s'engage à adresser, deux fois par an des propositions d'admission en non-valeur et des états de créances éteintes.
Le calendrier annuel des conseils communautaires est remis au comptable en début d'année en précisant, pour chacun de ces conseils communautaires, les dates limites de remise des propositions d'admission en non-valeur et des états de créances éteintes.
Les pièces justificatives de ces créances irrécouvrables sont tenues à disposition de
l’ordonnateur pour toutes les créances.
INDICATEURS DE SUIVI ET/OU DE REALISATION
L’ indicateur de suivi calculé par la DGFIP est le taux de recouvrement sur l’année et sur l’ exercice précédent.
Le poste comptable pourra fournir des statistiques sur des créances plus anciennes à la demande de la CU.
L’évolution du nombre et du montant des titres admis en non-valeur sera un indicateur ainsi que l’évolution du nombre de poursuites diligentées par type d’action. CALENDRIER
Les actions décrites sont réalisées tout au long de l’année.
REFERENTS
Référent à déterminer par le Directeur des finances ou le ou la chef du service comptabilité et Mme Caroline GROPALLO en charge du service recouvrement au SGC. CONVENTION DE SERVICES COMPTABLES ET FINANCIERS 2023- 2026
DIRECTION REGIONALE DES FINANCES PUBLIQUES
FICHE ACTION
AXE II
MISE EN PLACE D’ UNE CONVENTION RÉGIES
Action 1 Poursuite de la convention sur les régies
OBJECTIFS
La professionnalisation des processus liés au fonctionnement des régies et la maîtrise des risques inhérents à cette activité rendent nécessaire le renforcement de la coopération entre les services de la Communauté urbaine du Havre et ceux de la DGFIP sur ce sujet avec une consolidation du contrôle interne.
CONTEXTE
Les régies sont un secteur d’activité important avec un grand nombre d’entités et des masses financières significatives. La Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole a en effet développé au fil des années de nombreux services à la population qui ont induit la mise en place de plus de régies de recettes.
Elle s'est engagée dans un processus de rationalisation de ses régies. En outre, de nombreuses actions de modernisation et de sécurisation des régies ont été menées.
La signature d’une convention a pour objet de préciser les modalités de coopération entre la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole et les services de la DGFIP (Direction Régionale des Finances Publiques de Normandie et Service de gestion comptable du Havre) au sujet des régies.
DEMARCHE METHODOLOGIQUE
Cette convention a été conçue pour instaurer un contrôle partenarial, un programme de vérification élaboré conjointement et une rationalisation des régies.
Une priorité est donnée à la formation des régisseurs :
Tout nouveau régisseur entrant est inscrit d’office par la CU Le Havre Seine Métropole à la formation délivrée par le CNFPT «création et gestion comptable des régies d’avances ou de recettes». En cas de difficulté pour suivre cette formation, une inscription à une session de formation DGFIP sera recherchée en présentiel ou sous forme de MOOC.
De plus, un dispositif de prise de fonction est instauré selon les modalités suivantes :
Un entretien obligatoire de prise de fonction associant le Comptable public ou l’un de ses adjoints, la Direction des finances, la direction responsable de l’agent et le régisseur avec, le cas échéant, sa hiérarchie.
Cet entretien a pour objectif de rappeler les obligations incombant au régisseur et les conséquences de cette fonction.
En fonction du calendrier des formations sur les régies dispensées par le CNFPT et du nombre de nouveaux régisseurs à former, les services de la DRFIP de Normandie pourront assurer, à la demande, une session de formation sur le fonctionnement des régies.
Il sera organisé une session de formation continue à destination de tous les régisseurs à la demande de la CU.
Cette réunion sera animée conjointement par les services concernés de la Communauté urbaine et par les services de la DGFiP (SGC et DRFiP 76).
Elle a notamment pour objectif de présenter les nouveautés réglementaires ou comptables liées au fonctionnement des régies, de faire une synthèse des principales observations issues des contrôles opérés par le comptable sur pièces ou sur place et d’illustrer, à la lumière des expériences des régisseurs, les modes d’organisation des régies facilitant leur rationalisation et leur sécurisation.
La DGFiP autorise la personne en charge du suivi des régies au à accéder au portail DFT-net. Cet applicatif permet de consulter tous les comptes bancaires ouverts au nom des régisseurs.
De même, ce secteur a la possibilité de vérifier que les pièces justificatives transmises par les régisseurs préalablement à l'émission des titres correspondent pour chaque activité à la trajectoire des montants de recettes budgétaires attendues par la Communauté urbaine.
De son côté, le comptable, conformément aux dispositions de l'instruction codificatrice du 21 avril 2006 susvisée, exerce un contrôle contemporain des régies lors des dépôts des pièces justificatives, procède périodiquement à des contrôles sur place et s'engage à transmettre systématiquement à la Direction des Finances une copie des rapports rédigés suite à ses contrôles sur place de régies.
Enfin, un comité technique commun entre la Direction des Finances, le ou les autres services de la Communauté urbaine intéressés et le SGC se réunira ponctuellement sur le thème du suivi des régies. Il aura pour but, notamment, de développer les chantiers d’amélioration et de dégager les axes de communication et d'informations à délivrer auprès des régisseurs lors des réunions prévues dans la présente convention.
Les services de la CU Le Havre Seine Métropole et du comptable organisent les contrôles conjointement.
La Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole a déjà engagé des actions visant à favoriser le déploiement de moyens de paiement dématérialisés (paiement par internet) sur de nombreuses régies. Toutefois, un examen commun devra permettre d'identifier de nouvelles opérations à mettre en œuvre.
De même, la rationalisation de la carte des régies déjà engagée se poursuivra afin de supprimer les régies gérant un nombre limité d'opérations. En effet, le regroupement de régies permet de favoriser la professionnalisation de la fonction de régisseur et en facilite le pilotage et la supervision par les services de la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole et du SGC du Havre. INDICATEURS DE SUIVI ET/OU DE REALISATION
L’indicateur porte sur le taux de réalisation des contrôles sur place et synthèse des anomalies, le nombre de formations dispensées et le nombre de régies supprimées
CALENDRIER
Les actions décrites sont réalisées tout au long de l’année.
référents
La responsable du service comptabilité à la Direction des finances de la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole et Mme Gladys AUGUSTIN en charge du service comptabilité au SGC ; CONVENTION DE SERVICES COMPTABLES ET FINANCIERS 2023- 2026
DIRECTION REGIONALE DES FINANCES PUBLIQUES
FICHE ACTION
AXE III
QUALITÉ COMPTABLE
Action 1 Poursuivre l’amélioration de la qualité des comptes de la Communauté urbaine par des actions ciblées
OBJECTIFS
La qualité des comptes renvoie à un objectif permanent d’amélioration et de transparence de la gestion à travers la production de comptes fiables, condition préalable à une meilleure information des décideurs publics, des citoyens et des partenaires externes des organismes publics locaux.
Cet objectif se fonde sur le respect des principes généraux de la comptabilité et notamment celui de l’image fidèle consacré par la Constitution dont l'article 47-2 précise « Les comptes des administrations publiques sont réguliers et sincères. Ils donnent une image fidèle du résultat de leur gestion, de leur patrimoine et de leur situation financière ».
Les comptes fiabilisés constituent un levier de maîtrise de l’exécution budgétaire, d’anticipation des risques financiers (provisionnement des risques, fiabilité des analyses financières…) et d’optimisation de la gestion patrimoniale (connaissance du patrimoine, renouvellement et valorisation).
L’objectif est également de restituer une information financière répondant aux exigences d’une possible démarche de certification tout en préparant l’adoption de la M57.
CONTEXTE
Il a été constaté un indice de qualité comptable en repli du fait de la période de crise sanitaire liée au COVID puis des opérations de transfert de compétences suite à la création de la Communauté urbaine et enfin au changement de logiciel comptable.
DEMARCHE METHODOLOGIQUE
Un calendrier d’amélioration sur des thèmes ciblés et un contrôle des résultats atteints seront mis en place avec de nouveaux thèmes introduits sur l’ensemble de la période.
Les services du comptable tiennent les comptes d’imputation provisoire (subdivision des comptes 471 et 472) de la collectivité. Ils transmettent à l’ordonnateur à intervalle régulier les états de développement des soldes pour émission soit des titres soit des mandats. Des délais de régularisation trop élevés de ces montants sont constatés et retracés dans les échanges entre le SGC et la Direction des Finances de la CU.
Ces délais sont constatés au travers des contrôles comptables automatisés (CCA) envoyés régulièrement à la Direction des Finances.
Afin de renforcer l’efficacité et la sécurité juridique de ces recettes et de ces dépenses, le comptable devra transmettre une fois par mois les états de développement de solde (EDS) en recette et en dépense.
L’ordonnateur devra émettre les titres de régularisation dans un délai souhaité de trois mois et les mandats dans un délai souhaité de deux mois. Les délais seront raccourcis en fin de gestion en lien avec le calendrier des opérations de clôture. Le comptable s’engage également à prendre en charge rapidement les titres et mandats de régularisation émis par l’ordonnateur afin d’apurer ces EDS.
Les sommes figurant sur les EDS une fois ce délai écoulé feront l’objet d’un échange par mels ou lors de réunions entre l’ordonnateur et le comptable ou leurs équipes sur les motifs de non régularisation.
Les services de l’ordonnateur régularisent les recettes perçues avant émission de titre (régies) dans le délai d’un mois suivant la réception de l'état envoyé mensuellement par le SGC.
Les services du comptable transmettent à l’ordonnateur à intervalle régulier et au minimum une fois par an les états des retenues de garantie à régulariser. L’ordonnateur procédera, dans un délai de deux mois, aux mainlevées ou justifiera le maintien de ces retenues de garantie.
L’apurement des comptes 23 pour les travaux finis ou les biens mis en service sera effectué une fois par an avant la fin du mois d’octobre. Il permettra une tenue de l’actif plus proche de la réalité et de procéder, si nécessaire, aux opérations d’amortissement pour les éléments soumis à cette obligation.
Le rapprochement entre l’état de l’actif et de l’inventaire sera poursuivi au sein de l’équipe de la CU en lien avec le comptable.
L’apurement des comptes de rattachement des charges et produits sera fait avant le 30 juin de chaque année. Les comptes qui comprendraient des soldes à cette date feront l’objet d’échanges entre l’ordonnateur et le comptable.
Le comptable s’engage à transmettre à la Communauté Urbaine Le Havre Seine Métropole les
contrôles comptables automatisés et les différents indices de qualité dès leur réception.
Une restitution annuelle sur l’IPC est prévue par le comptable.
INDICATEURS DE SUIVI ET/OU DE REALISATION
L’avancement des travaux figurant à l’article 1 fera l’objet d’échanges continus entre
l’ordonnateur et le comptable, puis de nouveaux thèmes d’amélioration pourront être
introduits.
Si des améliorations plus rapides sont constatées, le délai pourra être réduit en conséquence.
Les délais de régularisation des comptes d’imputation provisoire seront mesurés.
La mesure se fera à l’aide des contrôles comptables automatisés et de l’‘indice de pilotage comptable (IPC), outils utilisés par la DGFIP.
CALENDRIER Les actions décrites sont réalisées tout au long de l’année.
REFERENTS
Le Directeur des Finances de la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole Mme Laurence KERDELHUE, comptable du SGC Le Havre
S Action 2 Préparer et anticiper le passage à la M57
OBJECTIFS
Le référentiel M57 étend à toutes les collectivités, les règles budgétaires assouplies dont bénéficient déjà les régions, ce qui offre une plus grande marge de manœuvre en matière de : Gestion pluriannuelle des crédits ;
Fongibilité des crédits ;
Gestion des crédits de dépenses imprévues.
Les collectivités restent soumises aux dispositions spécifiques qui les régissent en matière de dépenses obligatoires (aucune conséquence sur les règles de provision et d’amortissement).
CONTEXTE
Pour que la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole puisse passer à la M57, les prérequis sont :
- juridiques : délibérations sur la mise en œuvre du droit d'option, sur les durées d'amortissement, adoption d'un règlement budgétaire et financier.
- informatiques : s'assurer que le logiciel de gestion financière est en mesure d'appliquer la M57.
- comptables et budgétaires : transposition des comptes (notamment ceux de la classe 2 et 13xx), préparation de la mise en application du prorata temporis et de l'amortissement par composant.
DEMARCHE METHODOLOGIQUE L’adoption du référentiel M57 nécessite une délibération de l’organe délibérant en 2023 pour une application au 1er janvier 2024.
Un modèle- type sera fourni par le comptable.
La liste des budgets concernés sera établie.
L’avis du comptable public est joint au projet de délibération.
Le règlement budgétaire et financier (RBF) est obligatoire.
Il fixe notamment les modalités d’adoption du budget par l’organe délibérant et définit les règles de gestion par l’exécutif des Autorisations de Programme (AP)/ Autorisations d’engagement (AE).
L’amortissement prorata temporis devenant la règle, sauf pour certains actifs, la Communauté Urbaine adoptant le référentiel M57 délibérera pour préciser les règles spécifiques applicables, s’il y a lieu.
Le passage à la M57 implique l’utilisation d’un plan de comptes plus détaillé principalement pour les comptes « auxiliarisés immobilisation ».
Cette situation nécessite d’anticiper et de préparer les travaux de ventilation des comptes de classe 2 plus subdivisés.
Le travail de transposition est réalisé en amont, d’une part, à l’appui des tables de transposition en ligne sur le site des collectivités locales et, d’autre part, à l’appui de l’état de l’actif au format csv issu d’HELIOS.
L'état de l'actif dans HELIOS est disponible au format csv et permet de réaliser des filtres par compte nature afin de cibler les comptes qui changent de subdivision avec le passage à la M57.
Le travail de transposition est entièrement manuel et consiste pour la Communauté Urbaine le Havre Seine Métropole, à préciser, si possible, dans un document de travail proposé par le comptable et qui combine les données de l’état de l’actif au format csv et des tables de transposition, les ventilations attendues selon le plan de comptes M57 pour chaque bien.
Le résultat issu de ces traitements n’a cependant pas vocation à être intégré directement dans HELIOS.
Dans les deux cas, la ventilation retenue sera reportée début 2024 dans HELIOS par le comptable via la répartition des lignes du brouillard RBE.
La ventilation des comptes sera préparée et anticipée conjointement entre La Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole et le comptable.
Une fois la répartition actée, le tableau de transfert devra être vérifié et pourra éventuellement être mis à jour selon les modalités définies ci-dessus et la reprise des balances d’entrée pourra être demandée.
Lorsque la ventilation n’aura pas pu être établie au cours de l’exercice de la bascule, alors l’ensemble des biens doit être transféré sur les imputations comptables en terminaison 8.
Les fiches immobilisation seront régularisées en 2024 et basculées sur la bonne imputation dès lors que l’information aura été communiquée par l’ordonnateur soit avant la RBE, soit en cours d’exercice 2024 (à éviter en raison des pertes d’informations liées à ce mode opératoire).
Le tableau de transfert inter-exercices que le service du comptable a à sa disposition dans HELIOS permettra d’assurer le passage d’un exercice comptable 2023 à un exercice 2024 en déterminant selon quelles conditions les comptes présents en balance de sortie 2023 doivent fonctionner en 2024 (reprise à l’identique, compte subdivisé par exemple) en cas de bascule à la M57.
Le changement de nomenclature est géré via le tableau de transfert inter-exercices. Aussi, dès la fin de gestion 2023 (compte de gestion visé et approuvé) et, dès lors que la ventilation souhaitée par l’ordonnateur est connue et définitive et que le tableau de transfert inter- exercices est à jour (rappel : une mise à jour réglementaire est réalisée courant janvier), il est techniquement possible de clôturer l’exercice et de reprendre les balances d’entrée.
Pour tous les comptes qui changent de subdivision, les services du comptable répartiront les lignes du brouillard RBE ligne par ligne (une ligne par bien) afin de préciser l’imputation cible des biens dans le plan de comptes M57.
La procédure RBE n’est donc pas modifiée avec le passage à la M57.
Le recouvrement des pièces admises en non valeur est possible même si le compte de tiers des pièces concernées n’existe pas ou plus en M57.
INDICATEURS DE SUIVI ET/OU DE REALISATION
La Communauté urbaine le Havre Seine Métropole et le comptable se réunissent mensuellement pour échanger sur l’avancement des travaux de passage à la M57
REFERENTS
Le Directeur des Finances de la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole Mme Laurence KERDELHUE, comptable du SGC le Havre FICHE ACTION
AXE IV
DÉMARCHE DE CONTRÔLE INTERNE
Action 1 Maitriser le calendrier de production des comptes
OBJECTIFS
Le compte de gestion est préparé conjointement par l’ordonnateur et le comptable. Il est ensuite établi par le comptable et transmis à l’ordonnateur au plus tard le 1er juin de l’exercice suivant celui auquel il se rapporte.
La Direction régionale des Finances publiques a rappelé les consignes relatives au repère d'activité « taux de visa des comptes de gestion au 15 mars N+1 »
En 2023, les comptes ont été produits, tardivement à la mi-avril.
Une reddition plus rapide des comptes présente plusieurs avantages :
Cela permettra de connaître dès le début de N+1, les résultats de l’exercice budgétaire et comptable de l’année N afin de mieux instruire le budget et ses modifications de l’année N+1.
La collectivité disposera dans les meilleurs délais, d’informations fiables sur sa situation financière et ses marges de manœuvre.
CONTEXTE
L’accélération du rythme d’élaboration et de production des comptes est un exercice complexe qui nécessite une synergie entre les services ordonnateur et comptable.
Pour bien préparer les opérations de clôture des comptes de la collectivité, il importe d'engager au plus tôt une réflexion commune entre ordonnateur et comptable.
La maîtrise conjointe du calendrier peut ainsi être appréhendée comme une mesure débouchant sur un rendu plus rapide des comptes pour une meilleure qualité des comptes.
DEMARCHE METHODOLOGIQUE
L’accélération du rythme d’élaboration et de production des comptes est un exercice qui comporte des mesures conjointes déjà prises (élaboration de calendrier annuel) ;
- Les principaux points de difficultés ont été constatés en matière d’arrêté des comptes (lissage des mandats et titres, opérations de rattachement) sont connus mais doivent être surveillés et maîtrisés.
Il s'agit d'anticiper la passation des opérations réelles et d'ordre par un meilleur lissage de l'émission des mandats et des titres et par la mise en place d'un calendrier commun de passation des écritures.
Le lissage des opérations implique :
pour les services financiers :
- d’émettre régulièrement des mandats et des titres (dont titres de P503) ;
- de passer les opérations spécifiques dites de fin d’année au fil de l’eau dès que cela est possible (exemples : en avril ou mai N+1, l’affectation du résultat de l'année N et la dotation aux amortissements pour l’année N+1 pour les biens amortis en année pleine ;
pour le comptable :
- de procéder régulièrement aux pointages des consommations budgétaires avec les services financiers de l’ordonnateur.
- de procéder régulièrement aux ajustements comptables nécessaires (exploitation des états d’anomalies comptables, des états de développement des soldes).
- de régulariser rapidement les comptes d’imputations provisoires de recettes et dépenses suite à émission des titres et mandats de l’ordonnateur ;
- d’informer l’ordonnateur du montant du 515 tous les jours avec une prospective des dépenses et recettes lorsque la trésorerie arrivera au montant déterminé ensemble (30 millions).
Le comptable et l’ordonnateur s’accordent sur un calendrier pour les opérations spécifiques et les contrôles à effectuer.
Dans ce cadre, une date limite est fixée pour :
- l’engagement des crédits budgétaires pour l’exercice concerné ;
- l’émission des derniers mandats et titres ;
- les dates des opérations d’ordre (affectation du résultat, contre-passation des charges et produits rattachés, amortissements, reprise de subventions…) ;
- les dates de contrôle périodique de la concordance entre la comptabilité du comptable et celle de l’ordonnateur (prévisions et réalisations) : rapprochement des comptabilités et vérification de la concordance des résultats ;
- les dates du suivi de la consommation des crédits budgétaires ;
- l'édition de comptes de gestion / financiers provisoires pour vérification.
INDICATEURS DE SUIVI ET/OU DE REALISATION
. Le calendrier d’émission des opérations réelles et d’ordre décrit précédemment sera établi entre la direction des finances et le service du comptable
Le compte de gestion sera produit dès que possible en début d’année car la demande de la DGFIP compte tenu des visas et des travaux a réaliser en DRFIP est d’avoir une production de la part des postes comptables au 15 mars N+1
CALENDRIER
Les actions décrites sont réalisées tout au long de l’année.
REFERENTS
Le Directeur des Finances de la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole Mme Laurence KERDELHUE, comptable du SGC Le Havre. Annexe 1 Convention sur le recouvrement
CONVENTION SUR LE RECOUVREMENT
ENTRE L’ORDONNATEUR ET LE COMPTABLE PUBLIC (reprise de la convention existante entre
la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole et le poste comptable- précisions
apportées par rapport à la CSCF)
La Communauté Urbaine Le Havre Seine Métropole, représentée par Monsieur Edouard PHILIPPE, Président, ci-après dénommé « l’ordonnateur »,
Et
La Direction Régionale des Finances Publiques de Seine-Maritime, représentée par Monsieur Denis GIROUDET Directeur Régional des Finances Publiques de Normandie et du Département de la Seine-Maritime,
Le Service de Gestion comptable du Havre représenté par Madame Laurence KERDELHUE responsable de ce service, ci-après dénommé le «comptable»,
Vu le décret 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique ;1617-19 et l’annexe I du code général des collectivités territoriales ;
Détaillent et rappellent en même temps que la Convention de Services Comptables et Financiers, la présente convention instaurant l’optimisation de la chaîne de recouvrement entre l’ordonnateur et le comptable dont ils ont diagnostiqué et, le cas échéant, adapté les procédures afin d’assurer une maîtrise satisfaisante et durable des risques qu’elles comportent et tendre vers un recouvrement optimum.
Cette optimisation de la chaîne de recouvrement des recettes est subordonnée à la qualité des titres émis ainsi qu’à la prévisibilité et à la régularité de leur émission, puis à la mise en œuvre rapide d’actions de recouvrement. L’implication de l’ensemble des acteurs permet la mise en place d’une politique concertée, propre à assurer un traitement adapté aux enjeux et aux situations spécifiques, tout en assurant une meilleure information des redevables.
En visant notamment à améliorer la lisibilité et la clarté des avis de sommes à payer, cette convention s'inscrit dans le cadre de la démarche « Qualité » de la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole et participe ainsi à l'amélioration de ses relations avec les usagers. ART I C L E 1 – L’ E M I SS I O N D ES T I T R ES D E R EC E T T E S
Les services de l’ordonnateur émettent sauf exception les titres de recettes dans le mois qui suit le fait générateur et régulièrement tout au long de l’exercice.
Afin de renforcer l’efficacité et la sécurité juridique du recouvrement des produits locaux, les titres de recettes et ampliations seront établis selon les dispositions de la circulaire NOR BCRE 1107021C du 21 mars 2011 des ministères chargés de l’intérieur et du budget relative à la forme et au contenu des pièces de recettes des collectivités territoriales et de leurs établissements publics.
Les créances non fiscales de la collectivité ne sont mises en recouvrement, à l’exclusion des droits perçus au comptant, que lorsqu’elles atteignent la somme de quinze euros (article L. 1611-5 du CGCT).
Les services de l’ordonnateur régularisent les recettes perçues avant émission de titre dans le délai d’un mois suivant la réception de l'état envoyé par la Trésorerie.
-L’ordonnateur s’engage :
Sur la qualité de l’ensemble des informations figurant sur les avis de sommes à payer :
l’état civil complet des bénéficiaires de la prestation :
pour les personnes physiques : civilité (M. et/ou Mme), nom, prénom, date de naissance, éventuellement lien avec le bénéficiaire de la prestation ;
L’information sur la date de naissance sera complétée de manière systématique.
pour les personnes morales : raison sociale, numéro SIRET ;
l’adresse précise et complète des débiteurs ;
l’indication précise de la nature de la créance (période concernée, lieu de livraison) ;
-La référence aux textes et/ou au fait générateur sur lesquels est fondée l’existence de la créance (délibération fixant le tarif, période concernée le cas échéant, etc …) ;
- Sur les bases de la liquidation.
-Sur la qualité des pièces justificatives de la recette : délibération, bail, concession, contrat, jugement, facture, etc…
- A adresser, sans délai, au comptable une copie dématérialisée des délibérations de portée générale (tarifs des prestations, etc…).
La convention permet également de rappeler quelques bonnes pratiques qui ont été actés comme par exemple :
• saisir tous les caractères en majuscules, non accentuées ;
• ne jamais mettre la civilité dans la zone réservée au nom ; • un champ ne doit contenir qu’une seule donnée (un seul nom, un seul prénom dans les zones dédiées) ;
• Les caractères typographiques seront proscrits ;
• Aucune ponctuation ne doit apparaitre ;
• Le typage des tiers sera effectué : personne physique ou personne morale.
Echanges d’informations
L’ordonnateur et le comptable s’engagent mutuellement à communiquer rapidement tous les nouveaux renseignements en leur possession utiles au recouvrement (changements d’adresse, employeur du débiteur, locataires du débiteur le cas échéant, caution lorsqu’elle est connue au bail, héritiers ou ayants droit …).
Ils s’engagent à échanger sur les dossiers complexes.
Le comptable adresse tous les 3 mois au Directeur des Finances de la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole les états de restes à recouvrer de la collectivité supérieurs à 10 000€ et une fois par an les états de restes complets.
Le comptable présente une fois par an les états de restes à recouvrer à la direction générale de la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole. Cette présentation est l’occasion d’échanger sur les problématiques liées au recouvrement. Cet échange ainsi instauré à cette occasion permettra d’aborder l’ensemble de la problématique :
• difficultés sociales ou financières particulières (interventions sociales) ;
• échanges d’informations récentes en vue du recouvrement ;
• réflexion sur la mise en place et l’optimisation des régies ;
• réflexion sur les moyens de paiement et leurs évolutions (CB, prélèvement, TIP, paiement par internet, numéraire).
Le comptable présente deux fois par an, l’état des restes à recouvrer non détaillés mais précisant budget par budget le montant des créances de plus de 4 ans et celles inférieures à 4 afin que la communauté urbaine puisse analyser les provisions à passer et leurs montants.
Le recours gracieux
L’ordonnateur s’engage à informer le comptable des réclamations en cours d’instruction appelant une suspension temporaire du recouvrement.
Une réclamation adressée à tort au comptable est transmise sans délai à l’ordonnateur.
Le recours juridictionnel
L’ordonnateur s’engage à aviser le comptable des recours juridictionnels contestant le bien fondé des créances introduits par les débiteurs à l’encontre des titres de recettes, ces recours suspendant la force exécutoire des titres. Article 2 - LA PHASE AMIABLE ET PRE-CONTENTIEUSE
Le comptable s’engage à adresser une lettre de relance :
- dans les 30 jours suivant l'envoi de l'avis des sommes à payer aux débiteurs privés pour les budgets de la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole ;
- dans les 60 jours suivant l'envoi de l'avis des sommes à payer aux débiteurs publics pour les budgets Eau Potable et Assainissement et dans les 90 jours pour le budget Collecte et Recyclage des Déchets afin de tenir compte des délais de paiement mentionnés sur les avis de sommes à payer émis par ces budgets annexes.
- dans les 60 jours suivant l'envoi de l'avis des sommes à payer aux débiteurs publics pour tous les budgets de la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole.
Les créances des débiteurs privés non acquittées dans un délai de 30 jours après l'envoi de la lettre de relance peuvent faire l'objet d'une phase comminatoire par voie d'huissier (article L. 1617-5 du CGCT).
Pour les débiteurs publics une mise en demeure est adressée 90 jours après l'envoi de la lettre de relance.
Seul le comptable accorde les délais de règlement aux redevables confrontés à des difficultés sur justification (article L. 1617-5 du CGCT).
Lorsqu’une demande est formulée auprès des services de l’ordonnateur, elle est transmise au comptable qui s’engage à répondre dans un délai de quinze jours.
Article 3 - LA PHASE CONTENTIEUSE
L’ordonnateur accorde au comptable une autorisation générale et permanente de poursuites pour recourir aux Saisies Administratives à Tiers Détenteur (SATD) et aux autres procédures civiles d'exécution (saisie-vente, saisie-attribution, saisie des véhicules terrestres à moteur, etc.), hors procédure de vente.
Le comptable sollicite l’autorisation auprès de l’ordonnateur avant de procéder aux poursuites par voie de vente et de saisie immobilière.
Le comptable, en l’absence de paiement spontané, engage les poursuites par voie de Saisie Administrative à Tiers Détenteur (SATD) entre les mains de tiers détenant des sommes pour le compte du redevable :
• employeur pour toutes les sommes supérieures à 80 € tous titres confondus ;
• organisme bancaire pour toutes les sommes supérieures à 130 € tous titres confondus
• NB : La notification de cet acte entraîne des frais bancaires relativement important pour le redevable (plus ou moins 80 euros suivant l'établissement) ;
• En cas de SATD bancaire négatif , il ne sera pas notifié plus deux actes
• autres tiers pour toutes les sommes supérieures à 80 € tous titres confondus ; En cas d’échec des poursuites énumérées ci-dessus, la saisie vente-mobilière sera effectuée par huissier pour toutes les dettes (tous titres confondus) d’un montant supérieur à 1 000 € sachant que la vente mobilière ne sera, pour des raisons de coût, demandée à l’ordonnateur qu’à compter de 2 000 €.
Le comptable informe l'ordonnateur des dossiers faisant l'objet d'une procédure de saisie-vente mobilière. L’état de poursuite par voie de vente est adressé pour visa et autorisation préalable à l’ordonnateur.
L’ordonnateur s’engage à faire connaître sa décision dans le mois qui suit la réception de l’état.
En fonction de sa décision, le comptable entreprendra les actions suivantes :
en cas d’accord : le comptable, après autorisation hiérarchique du DRFIP, mandate à immédiatement l’huissier pour procéder à l’enlèvement et à la vente des meubles saisis ;
en cas de silence dans le délai d’un mois ou de refus d’autorisation à poursuivre, le comptable demande la présentation des dettes en non-valeur.
Concernant l’hypothèque légale, un seuil de 3000€ similaire aux créances de l’état est retenu. Les ventes immobilières qui peuvent en découler feront l’objet d’une demande
L’enchaînement des actes de poursuite :
-La lettre de relance
-La phase comminatoire (intervention amiable par huissier de justice)
-Satd employeur
-Satd bancaire
- Saisie-vente par les huissiers de la DGFIP
- Hypothèque légale
- Vente mobilière
- Vente immobilière
NB L’automate des poursuites de l’application Hélios, en cas d’impossibilité d’exécuter une des phases ci-dessus, passe automatiquement à la phase suivante.
Article 4 - LES CRÉANCES IRRÉCOUVRABLES
Il est rappelé que l'admission en non-valeur ne modifie pas les droits de l'organisme public vis- à-vis de son débiteur, alors que la remise gracieuse éteint juridiquement la créance.
En conséquence, l'admission en non-valeur ne fait pas obstacle à un recouvrement ultérieur dans l’hypothèse où le débiteur revient à meilleure fortune. L'admission en non-valeur est une mesure d'ordre budgétaire et comptable qui a pour but de faire disparaître les écritures de prise en charge en
comptabilité des créances irrécouvrables.
Le comptable s'engage à adresser, deux fois par an des propositions d'admission en non-valeur et des états de créances éteintes. Les présentations d'admission en non-valeurs comptabilisées au compte 6541 sont regroupées en deux catégories :
• les petits reliquats correspondent aux titres pris en charge depuis plus d'un an et dont le montant restant dû est inférieur à 15 euros. Ils ne font pas l'objet de poursuite ;
• les dettes supérieures ou égales à 15 euros faisant l’objet des relances et poursuites
décrites aux articles 2 et 3 de la présente convention : elles peuvent faire l’objet de contrôles de la part des services de la CU Le Havre Seine Métropole avant d'être présentées en non-valeur au conseil municipal.
Les créances éteintes sont comptabilisées au compte 6542. Elles résultent des trois situations suivantes :
• lors du prononcé d’un jugement de clôture de liquidation judiciaire pour insuffisance
d’actif (article L. 643-11 du code de commerce) ;
• lors du prononcé de la décision de la commission de surendettement imposant un rétablissement personnel) ;
• lors du prononcé de la clôture sans liquidation judiciaire (article L. 741-1 à L 741-4 du code de la consommation pour insuffisance d’actif d’une procédure de rétablissement personnel avec liquidation judiciaire (article L. 742-20 et L742-22 du code de la consommation).
Le calendrier annuel des conseils communautaires est remis au comptable en début d'année en précisant, pour chacun de ces conseils communautaires, les dates limites de remise des propositions d'admission en non-valeur et des états de créances éteintes.
Les pièces justificatives de ces créances irrécouvrables sont tenues à disposition de l’ordonnateur pour toutes les créances.
La présente convention est applicable dès sa signature et jusqu’au prochain renouvellement du conseil communautaire. Annexe 2
CONVENTION SUR LES RÉGIES
Reprise détaillée des orientations de la CSCF
CONVENTION DE COOPÉRATION POUR LA FORMATION DES RÉGISSEURS ET LA SÉCURISATION
DES RÉGIES DE LA COMMUNAUTÉ URBAINE LE HAVRE SEINE METROPOLE
La Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole, représentée par Monsieur Edouard PHILIPPE, Président de la Communauté Urbaine Le Havre Seine Métropole, ci-après dénommé « l’ordonnateur »,
Et
Le Direction Régionale des Finances Publiques de Seine-Maritime, représentée par Monsieur Denis GIROUDET Directeur Régional des Finances Publiques de Normandie et du Département de la Seine-Maritime,
Le Service de Gestion Comptable du Havre, représenté par Madame Laurence KERDELHUE responsable de ce service, ci-après dénommé le «comptable»,
Vu l'instruction codificatrice de la DGFIP n° 06.031.A.B.M du 21 avril 2006 relative aux régies du secteur public local ;
La Communauté urbaine le Havre Seine Métropole s'est engagée dans un processus de rationalisation de ses régies.
La professionnalisation des processus liés au fonctionnement des régies et la maîtrise des risques inhérents à cette activité rendent nécessaire le renforcement de la coopération entre les services de la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole et ceux de la DGFIP sur ce sujet.
La présente convention a pour objet de préciser les modalités de coopération entre la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole et les services de la DGFIP (Service de Gestion Comptable du Havre et Direction Régionale des Finances Publiques de Normandie).
Article 1 – DÉFINIR EN COMMUN LES MODALITÉS DE TENUE DES COMPTABILITÉS AU SEIN DE CHAQUE RÉGIE
Les enjeux liés à chaque régie diffèrent notamment au regard des masses financières gérées par chacune d'entre elles.
Le comptable du SGC Le Havre en lien avec la Direction des finances de la Communauté urbaine définit les régies qui doivent tenir obligatoirement une comptabilité développée avec utilisation d'un grand livre journal.
Les régies qui rentrent dans ce cadre sont dotées par la CU d'un logiciel comptable adapté. Action 2- RENFORCER LA FORMATION INITIALE DES NOUVEAUX RÉGISSEURS
Tout nouveau régisseur entrant est inscrit d’office par le secteur des régies à la formation délivrée par le CNFPT «création et gestion comptable des régies d’avances ou de recettes». Il se peut toutefois que le calendrier de celle-ci ne corresponde pas forcément à l'entrée en responsabilité des nouveaux régisseurs.
Aussi, un dispositif de prise de fonction est instauré selon les modalités suivantes :
Un entretien obligatoire de prise de fonction associant le trésorier municipal ou un de ses adjoints, la direction des finances, la direction responsable de l’agent et le régisseur. Cet entretien a pour objectif de rappeler les obligations incombant au régisseur et les conséquences de sa responsabilité personnelle et pécuniaire et de définir les attentes du comptable envers le régisseur (régularité des versements, qualité des pièces justificatives transmises et tenue de la comptabilité) selon les caractéristiques de la régie,
Si ces obligations comptables sont justifiées par la nature de la régie, une formation initiale est dispensée, dès la prise de fonction des nouveaux régisseurs, par les agents de du SGC pour la tenue du journal grand- livre.
En fonction du calendrier des formations sur les régies dispensées par le CNFPT et du nombre de nouveaux régisseurs à former, les services de la DRFLP de Normandie, pourront assurer, à la demande, une session de formation sur le fonctionnement des régies.
Action 3- ORGANISER A LA DEMANDE DE LA COMMUNAUTE URBAINE LE HAVRE SEINE METROPOLE UNE SESSION DE FORMATION A DESTINATION DE TOUS LES RÉGISSEURS
Cette réunion sera animée conjointement par les services concernés de la CU et par les services de la DGFiP (SGC et DRFiP 76).
Elle a notamment pour objectif de présenter les nouveautés réglementaires ou comptables liées au fonctionnement des régies, de faire une synthèse des principales observations issues des contrôles opérés par le comptable sur pièces ou sur place et d’illustrer, à la lumière des expériences des régisseurs, les modes d’organisation des régies facilitant leur rationalisation et leur sécurisation.
Action 4 : FAVORISER LA SUPERVISION CONJOINTE ET CONTINUE
La DGFiP autorise la personne en charge du suivi des régies à la Direction des finances à accéder au portail DFT-net qui permet de consulter tous les comptes bancaires ouverts au nom des régisseurs pour réaliser leurs encaissements et décaissements.
De même, ce secteur a la possibilité de vérifier que les pièces justificatives transmises par les régisseurs préalablement à l'émission des titres correspondent pour chaque activité à la trajectoire des montants de recettes budgétaires attendues par la Communauté urbaine le Havre Seine Métropole.
De son côté, le comptable, conformément aux dispositions de l'instruction codificatrice du 21 avril 2006 susvisée, exerce un contrôle contemporain des régies lors des dépôts des pièces justificatives et procède, périodiquement, à des contrôles sur place donnant lieu à la rédaction de rapports (a minima tous les deux ans pour les régies à enjeux).
Pour être efficaces, ces dispositifs de supervision doivent être mutualisés.
Ainsi, la personne en charge du suivi des régies à la Direction des finances s'engage à communiquer au comptable au fil de l'eau toutes les anomalies détectées des contrôles qu’elle pourrait être amenée à faire mais qui restent exceptionnels.
Le comptable s'engage de la même façon s'agissant de ses contrôles.
En outre, il s'engage à transmettre systématiquement à la direction des finances une copie des rapports rédigés suite à ses contrôles sur place de régies.
Enfin, un comité technique commun entre la direction des finances et le SGC se réunit ponctuellement sur le thème du suivi des régies de la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole. Il a pour but, notamment, de développer les chantiers d’amélioration et de dégager les axes de communication et d'informations à délivrer auprès des régisseurs lors des réunions prévues dans la présente convention.
ACTION 5 -EXAMINER EN COMMUN LES POSSIBILITÉS DE MODERNISER LE FONCTIONNEMENT DES RÉGIES ET D’EN ACCROÎTRE LA SÉCURISATION.
La Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole a déjà engagé des actions visant à favoriser le déploiement de moyens de paiement dématérialisés (paiement par internet) sur de nombreuses régies. Toutefois, un examen commun devra permettre d'identifier de nouvelles opérations à mettre en œuvre.
De même, la rationalisation de la carte des régies déjà engagée se poursuivra afin de supprimer les régies gérant un nombre limité d'opérations. En effet, le regroupement de régies permet de favoriser la professionnalisation de la fonction de régisseur et en facilite le pilotage et la supervision par les services de la communauté urbaine et du Service de Gestion Comptable du Havre.
Pour accroître les conditions de sécurité liées au maniement des espèces, les possibilités de mettre en place des dégagements de fonds par transports sécurisés directement auprès de la Banque de France feront l'objet d’une analyse conjointe pour les régies les plus importantes. Annexe 3 – convention sur la qualité comptable
Reprise détaillée des orientations de la CSCF
CONVENTION SUR L’AMÉLIORATION DE L’INFORMATION FINANCIÈRE ET COMPTABLE
La Communauté Urbaine Le Havre Seine Métropole, représentée par Monsieur Edouard PHILIPPE, Président, ci-après dénommé « l’ordonnateur »,
Et
La Direction Régionale des Finances Publiques de Seine-Maritime, représentée par Monsieur Denis GIROUDET Directeur Régional des Finances Publiques de Normandie et du Département de la Seine-Maritime,
Le Service de Gestion comptable du Havre représenté par Madame Laurence KERDELHUE responsable de ce service, ci-après dénommé le «comptable»,
Rappellent que l’amélioration de la qualité comptable permettra une information financière répondant mieux à une démarche possible de certification et d’adaptation au déploiement de la M57.
Article 1 – LE PROCESS MIS EN ŒUVRE
Une série de comptes sélectionnés mais limités en nombre
Les services du comptable tiennent les comptes d’imputation provisoire (subdivision des comptes 471 et 472) de la collectivité. Ils transmettent à l’ordonnateur à intervalle régulier les états de développement des soldes pour émission soit des titres soit des mandats. Des délais de régularisation trop élevés de ces montants sont constatés.
Afin de renforcer l’efficacité et la sécurité juridique de ces recettes et de ces dépenses, le comptable devra transmettre une fois par mois les états de développement de solde (EDS) en recette et une fois par mois en dépense. L’ordonnateur devra tout mettre en œuvre pour émettre les titres de régularisation dans un délai de trois mois et les mandats dans un délai de deux mois. Le comptable s’engage à également à prendre en charge rapidement les titres et mandats de régularisation émis par l’ordonnateur afin d’apurer ces EDS. Les sommes figurant sur les EDS, une fois ces délais écoulés, feront l’objet d’un échange par mels ou lors de réunions entre l’ordonnateur et le comptable ou leurs équipes sur les motifs de non régularisation.
Les services de l’ordonnateur régularisent les recettes perçues avant émission de titre (régies) dans le délai d’un mois suivant la réception de l'état envoyé par le SGC. Les services du comptable transmettent à l’ordonnateur à intervalle régulier et au minimum une fois par an les états des retenues de garantie à régulariser. L’ordonnateur procédera, dans un délai de deux mois, aux mainlevées ou justifiera le maintien de ces retenues de garanties
L’apurement des comptes 23 (pour les mouvements devant être effectués c’est-à-dire les travaux terminés ou les bâtiments mis en service par exemple) sera effectué une fois par an avant le 31/10/n. Il permettra une tenue de l’actif plus proche de la réalité et de procéder, si nécessaire, aux opérations d’amortissement pour les éléments soumis à cette obligation.
L’apurement des comptes de rattachement des charges et produits sera fait avant le trente juin. Les comptes qui comprendraient des soldes à cette date feront l’objet d’échanges entre l’ordonnateur et le comptable.
Le rapprochement entre l’état de l’actif et de l’inventaire sera poursuivi ;
Le comptable s’engage à transmettre à l’ordonnateur les contrôles comptables automatisés et les différents indices de qualité dès leur réception.
Article 2 - CALENDRIER
L’avancement des travaux figurant à l’article 1 fera l’objet d’échanges continus entre l’ordonnateur et le comptable, puis de nouveaux thèmes d’amélioration pourront être introduits.
Si des améliorations plus rapides sont constatées, le délai pourra être réduit en conséquence.
La mesure se fera à l’aide des contrôles comptables automatisés (CCA) et de l’indice de pilotage comptable (IPC), outils utilisés par la DGFIP ainsi que d’une synthèse de l’évolution du délai de régularisation (examen des soldes des EDS).
La présente convention est signée pour un an et reconduite automatiquement par tacite accord des signataires. De nouvelles actions pourront s'adjoindre par voie d'avenant à celles présentées dans cette convention.