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Déliberation - b 2021 008 guide des marches publics
Document publié le Samedi 31 décembre 2022 par la commune de Plaisia.
Lien du pdf (Déliberation - b 2021 008 guide des marches publics)
Thèmes du document : Consommateurs, Médias, Justice et droit,
Le GUIDE interne Le GUIDE interne
DES MARCHÉS PUBLICS
Mai 2021
Guide des marchés à usage
interne pour unifier les
procédures et respecter
certaines règles.
Ce guide :
• Détermine les modalités d’achats, assure l’homogénéité et la transparence des pratiques ;
• Encadre le recours aux outils à risques (Mapa sans publicité et sans mise en concurrence, achats imprévisibles) ;
• Répartit les responsabilités au sein de Terre d’Emeraude ;
Ce guide interne a une valeur contraignante et un caractère impératif : Le guide s’impose aux instances décisionnelles et élus de Terre d’Emeraude. Tous les agents intervenant dans le processus de la commande publique doivent s’y conformer.
Dérogation au guide interne :
Afin de sécuriser les procédures tout en ne paralysant pas
le processus de décision, les dérogations au guide sont
soumises à un processus de validation interne strictement
encadré : les acheteurs qui doivent -pour des raisons
d’urgence, cas de force majeure- y déroger devront faire
parvenir à l’attention de la direction générale une fiche
justificative argumentée et devront -en retour- avoir un
accord écrit. Avant tout achat, vérifier que les crédits suffisants sont inscrits au budget * Les petits marchés ne sont pas à l’abri de tout contentieux ! *
RÈGLES DE BASE RÈGLES DE BASE De 0 € à 25 000 €HT De 0 € à 25 000 €HT
Marchés publics
(seuil interne : le seuil actuel est de 40 000 €HT + seuil temporaire plus élevé
pour marchés de travaux 1)
1 Jusqu’au 31 décembre 2022 inclus les acheteurs peuvent conclure un marché de travaux
sans publicité ni mise en concurrence préalables pour répondre à un besoin dont la valeur estimée est inférieure à 100 000 euros hors taxes.
Attention de respecter néanmoins les quatre règles.
PROCÉDURE SIGNATURE
DE LA COMMANDE
Signature d’un bon de commande
ou de l’acceptation d’un devis
Il est préférable de demander 2
devis, et un 3ème si les différences de
prix sont significatives
- Président de la Communauté de
Communes.
- Autre si et seulement si
délégation.
Guide de bonnes pratiques Guide de bonnes pratiques
Marché inférieur
à 40 000 € HT
Marché
compris entre
40 000 € HT et
90 000 € HT
Marché
supérieur à
90 000 € HT et
inférieur aux
seuils européen
Marché
supérieur aux
seuils européen
Travaux : ≥ 5
350 000 € HT
Fournitures/services
≥ 214 000 € HT
Dispense de
publicité et mise
en concurrence
Publicité adaptée JAL ou BOAMP JAL et BOAMP
Seuil transitoire
COVID 19 :
Travaux inférieur
à 100 000 € HT
jusqu’au
31.12.2022
Dématérialisation de la procédure sur une plateforme
Accès au dossier de consultation (D.C.E.)
Ne pas oublier l’exigence de bonne
gestion des deniers publics
Seuil de transmission des
marchés au Contrôle de légalité :
214 000 € HT
Toujours... Toujours... ▶ Choisir une offre répondant de manière pertinente au besoin ;
▶ Respecter le principe de bonne utilisation des deniers publics ;
▶ Ne pas contracter systématiquement avec un même prestataire
lorsqu’il existe une pluralité d’offres potentielles susceptibles de
répondre au besoin.
▶ Ne pas découper son besoin dans le but de bénéficier
artificiellement de la dispense de procédure. (ou 100 000 € HT pour les marchés de travaux passés avant le 31
décembre 2022)
De 25 000 € à 40 000 € HT De 25 000 € à 40 000 € HT
PROCÉDURE RÔLE INTERVENANT(S)
Préparation
du dossier de
consultation
- Définir les besoins
Rédaction de : simple lettre ou dossier
complet comprenant :
- règlement de consultation (cf. fiche n°17)
- acte d’engagement
- prescriptions techniques,plans, le cas
échéant
- devis quantitatif estimatif, le cas échéant
- planning de réalisation ou date
prévisionnelle de commencement des
prestations
Définition des critères pour le choix de
l’offre
- prix
- coût global d’utilisation
- valeur technique de l’offre
- tout autre critère adapté à l’objet du
marché (fiche n° 5)
- Préparation par le
service concerné
- Approbation du projet
et autorisation de lancer
la consultation par VP
et/ou commission
Consultation
- Publicité : 2 à 4 lettres de consultations,
selon le niveau de concurrence ou mail
avec accusé de réception.
- Réception des offres (délai de réponse de
15 j minimum sauf si urgence justifiée)
- Par le service concerné
Choix de
l’entreprise
- Ouverture des candidatures, des offres
et proposition par le service gestionnaire,
rapport d’analyse des offres simplifié
- Envoi de Noti 1 + vérification/demande
de l’attestation de régularité fiscale2 et
l’attestation sociale3
- Lettres aux entreprises non retenues
- Validation par la
commission concernée
ou le groupe de travail
(V.P + 2 élus minimum)
- Signature par le
Président
PROCÉDURE RÔLE INTERVENANT(S)
Commande
Notification par lettre (l’envoi de l’acte
d’engagement peut suffire ou du devis
avec « bon pour accord »)
Lettre recommandée ou accusé de
réception si les délais d’exécution sont
contractuels
Information au Conseil de Communauté
des marchés passés en vertu des
délégations
- Préparation par le
service concerné
- Signature par le
Président4
Exécution
Validation du service fait sous forme de
visa de la facture - Par le service concerné
Facturation
Transmission de l’acte de l’engagement et
de la facture
Mandat de règlement de la facture sous 20
jours.
- Préparation par le
service comptabilité
(suite)
2 Obtenue par les entreprises directement en ligne à partir de leur compte fiscal pour
les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés ou, auprès de leur service des impôts gestionnaire.
3 Obtenue auprès des services sociaux ou en ligne sur le site de l’URSSAF.
4 Le Président a délégation pour prendre toute décision concernant la préparation,
l’exécution et le règlement des marchés et accord-cadre de travaux, de fournitures, de services, d’ingénierie et d’études jusqu’à 90 000€HT ainsi que toute décision concernant leurs avenants, dès lors que les crédits sont inscrits au budget , qu’ils ne dépassent pas 60 000€HT et qu’ils n’entrainent pas une augmentation du marché de 10% (fourniture ou service) ou 15% (travaux). Délibération 4 septembre 2020. De 40 000 € HT à 90 000 € HT De 40 000 € HT à 90 000 € HT
PROCÉDURE RÔLE INTERVENANT(S)
Préparation
du dossier de
consultation
- Définir les besoins
Rédaction de : simple lettre ou dossier
complet comprenant :
- règlement de consultation (cf. fiche n°17)
- acte d’engagement
- prescriptions techniques
- plans, le cas échéant
- devis quantitatif estimatif, le cas échéant
- planning de réalisation ou date
prévisionnelle de commencement des
prestations
Définition des critères pour le choix de
l’offre
Économiquement la plus avantageuse
appréciée selon les critères suivants pondérés :
- prix
- coût global d’utilisation
- valeur technique de l’offre
- tout autre critère adapté à l’objet du
marché (fiche n° 5)
- Préparation par le
service concerné
Consultation
- Publicité, avis d’appel public à
concurrence simplifié conseillé (JAL+
journal spécialisé si nécessaire) ou avis
sur le profil d’acheteur (cf. fiche n°3) et
dématérialisation (mise en ligne de la
consultation et réception des offres)
- Réception des offres (délai de réponse de
15 j minimum)
- Par le service et le
service juridique
Choix de
l’entreprise
- Ouverture des candidatures, des offres
et proposition par le service gestionnaire,
rapport d’analyse des offres simplifié
- Envoi de Noti 1 + vérification/demande
de l’attestation de régularité fiscale et
l’attestation sociale
- Lettres aux entreprises non retenues
- Préparation par le
service concerné et
maitre d’œuvre si il y en
a un
- Validation par la
commission concernée
ou le groupe de travail
(V.P + 2 élus minimum)
- Signature par le
Président
PROCÉDURE RÔLE INTERVENANT(S)
Commande
Notification par lettre au candidat retenu
Information au Conseil de Communauté
des marchés passés en vertu des
délégations
- Préparation par le
service concerné
- Signature par le
Président
Exécution
Validation du service fait sous forme de
visa de la facture - Par le service concerné
Facturation
Transmission de l’acte de l’engagement et
de la facture
Mandat de règlement de la facture sous 20
jours.
- Préparation par le
service comptabilité
(suite) De 90 000 € HT à 214 000 € HT De 90 000 € HT à 214 000 € HT 5 5
PROCÉDURE RÔLE INTERVENANT(S)
Préparation
du dossier de
consultation
Définir les besoins dans un DCE
comprenant :
- règlement de consultation (cf. fiche n°17)
- acte d’engagement
- plans, le cas échéant
- devis quantitatif estimatif, le cas échéant
- planning de réalisation ou date
prévisionnelle de commencement des
prestations
Rédaction de CCAP et CCTP
Définition des critères pour le choix de
l’offre
- prix
- coût global d’utilisation
- valeur technique de l’offre
- tout autre critère adapté à l’objet du
marché (fiche n°5)
- Préparation par le
service concerné et
relecture par le service
juridique
- Approbation du projet
et autorisation de
lancer la consultation
par délibération de
bureau(délégation du 4
septembre 2020)
Consultation
- Avis d’appel public à la concurrence au
BOAMP ou JAL et avis sur profil d’acheteur
+ journal spécialisé si nécessaire et
dématérialisation
- Réception des offres (délai de réponse de
3 semaines minimum)
- Par le service concerné
avec le service juridique
Choix de
l’entreprise
- Ouverture des offres
- Classement des offres
- Analyse des offres (rapport d’analyse des
offres)
- Lettres aux entreprises non retenues
- Envoi de Noti 1 + vérification/demande
de l’attestation de régularité fiscale et
l’attestation sociale.
- 10 jours après, signature du marché
- Préparation par le
service et relecture par
le service juridique
- Validation par la
commission d’ouverture
des plis
- Préparation par le
service concerné et
relecture par le service
juridique
- Signature par le
Président
PROCÉDURE RÔLE INTERVENANT(S)
Commande
- Notification du marché à l’entreprise
retenue
- Signature validant la notification du
marché
Information au Conseil de Communauté
des marchés passés en vertu des
délégations
- Préparation par le
service concerné et
relecture par le service
juridique
- Signature par le
Président
Exécution
Validation du service fait sous forme de
visa de la facture - Par le service concerné
Facturation
- Transmission de l’acte d’engagement et
de la facture
- Mandat de règlement de la facture (le
cas échéant avec le marché pour le 1er
acompte)
- Préparation par le
service comptabilité
(suite)
5 Décret 2019 De 214 000 € HT à 5 350 000 € HT pour les travaux De 214 000 € HT à 5 350 000 € HT pour les travaux
PROCÉDURE RÔLE INTERVENANT(S)
Préparation
du dossier de
consultation
Définir les besoins
- Règlement de consultation (cf. fiche n°17)
- Acte d’engagement
- Plans, le cas échéant
- Devis quantitatif estimatif, le cas échéant
- Planning de réalisation ou date
prévisionnelle commencement des
prestations
- Rédaction de CCAP et CCTP
Définition des critères pour le choix de
l’offre
- prix
- coût global d’utilisation
- valeur technique de l’offre
- tout autre critère adapté à l’objet du
marché (fiche n°5)
- Délibération de bureau
- Préparation par le
service concerné et
relecture par le service
juridique
Consultation
- Avis d’appel public à la concurrence au
BOAMP ou JAL et avis sur profil d’acheteur
+ journal spécialisé si nécessaire et
dématérialisation
- Réception des offres (délai de réponse de
3 semaines minimum)
- Par le service concerné
avec le service juridique
Choix de
l’entreprise
- Ouverture des offres - Présence d’un élu ?
- Classement des offres
- Analyse des offres (rapport d’analyse des
offres)
- envoi de Noti 1 + vérification/demande
de l’attestation de régularité fiscale et
l’attestation sociale.
- Attribution du marché
- Préparation par le-
maitre d’œuvre sous
contrôle du service
concerné
- Commission
d’ouverture des plis
- Commission
d’ouverture des plis
PROCÉDURE RÔLE INTERVENANT(S)
Choix de
l’entreprise - Lettres aux entreprises non retenues
- 10 jours après, signature du marché
- Préparation par le
service avec le service
juridique
- Signature par le
Président (ou V.P ayant
délégation)
Commande
- Notification du marché à l’entreprise
retenue par lettre RAR
- Signature validant la notification du
marché
Information au Conseil de Communauté
des marchés passés en vertu des
délégations
- Service concerné
- Signature par
le Président de la
Communauté de
Communes si conforme
à la délibération de
bureau
Transmission
au contrôle
de légalité
Si marché >214 000 € HT - Préparartion des
pièces par le service
concerné
- Transmission
dématérialisée par le
Secrétariat Général
Exécution
Validation du service fait sous forme de
visa de la facture - Par le service concerné
Facturation
- Transmission de l’acte d’engagement et
de la facture
- Mandat de règlement de la facture (le
cas échéant avec le marché pour le 1er
acompte)
- Préparation par le
service comptabilité
(suite) L’archivage s’applique à tous les marchés, aucune élimination sans
l’obtention d’un visa par le directeur des archives départementales.
Archivage Archivage
La commission d’ouverture des plis est composée
du Président ou de son représentant, qui préside la
commission, et de trois membres élus ou de trois
suppléants de la CAO.
La commission se réunit pour le choix des entreprises
correspondant à des marchés compris entre 90 000 €HT et
les seuils de procédures formalisées.
Les convocations aux réunions de la commission sont
adressées à ses membres au moins cinq jours (et non pas
cinq jours francs) avant la date prévue pour la réunion. Le
quorum est atteint lorsque plus de la moitié des membres
ayant voix délibérative sont présents.
Si, après une première convocation, ce quorum n’est pas
atteint, la commission est à nouveau convoquée. Ils se
réunissent alors valablement sans condition de quorum.
Commission d’ouverture Commission d’ouverture
des plis des plis
Terre d’Émeraude Communauté Terre d’Émeraude Communauté
Service Juridique
Armelle LARGER
03 84 25 88 36
marchespublics@terredemeraude.fr