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Déliberation - deliberation ndeg07 2025 090 11 06 2025 deliberation 20250703 17
Document publié le Jeudi 3 juillet 2025 par la commune de Saint-Genis-Laval.
Lien du pdf (Déliberation - deliberation ndeg07 2025 090 11 06 2025 deliberation 20250703 17)
Thèmes du document : Transports, Handicap et inclusivité, Institutions publiques,
DEPARTEMENT
DU RHONE
_____
ARRONDISSEMENT
DE LYON
____
CANTON
DE SAINT GENIS LAVAL
Nombre de membres
Art L2121-2
code des collectivités
territoriales :
35
CONDITIONS ET MODALITÉS DE
PRISE EN CHARGE DES FRAIS DES
ÉLUS POUR MISE EN
CONFORMITÉ
Délibération : 07-2025-090
Transmis en préfecture le : 08/07/2025
REPUBLIQUE FRANCAISE
____
CANTON DE SAINT GENIS LAVAL
_____
DELIBERATION DU CONSEIL MUNICIPAL
Séance du : 03 juillet 2025
Liste des délibérations examinées affichée le 09
juillet 2025
Date de convocation du Conseil Municipal : 27 juin
2025
Nombre des Conseillers Municipaux
en exercice au jour de la séance : 35
Président : Madame Marylène MILLET
Secrétaire élu : Monsieur Jacky BÉJEAN
Membres présents à la séance :
Marylène MILLET, Stéphane GONZALEZ, Laure
LAURENT, Jacky BÉJEAN, Ikrame TOURI, Françoise
BÉRARD, Patrick FAURE, Céline MAROLLEAU, Yves
GAVAULT, Aïcha BEZZAYER, Frédéric RAGON, Claudia
VOLFF, Etienne FILLOT, Eric VALOIS, Bruno DANDOY,
Coralie TRACQ, Laurent KAZMIERCZAK, Yamina SERI,
Emile BEYROUTI, Céline BALITRAN-FAURE, Jean-
Christian DARNE, Eliane NAVILLE, Pascale ROTIVEL,
Fabienne TIRTIAUX, Guillaume COUALLIER, Fabien
BAGNON, Eric PEREZ, Christophe GODIGNON
Membres absents excusés à la séance :
David HORNUS, Delphine CHAPUIS, Laurent
DURIEUX, Camille EL-BATAL, Sonia MONFORT,
Caroline VARGIOLU, Nejma REDJEM
Pouvoirs :
David HORNUS à Marylène MILLET, Laurent DURIEUX à
Stéphane GONZALEZ, Camille EL-BATAL à Céline
MAROLLEAU, Sonia MONFORT à Laure LAURENT,
Caroline VARGIOLU à Jacky BÉJEAN, Nejma REDJEM à
Fabien BAGNON,
Membres absents à la séance :RAPPORTEUR : Madame Françoise BÉRARD
Dans l’exercice de leur mandat, les élus du conseil municipal peuvent être appelés à effectuer différents types de déplacements qui peuvent ouvrir droit au remboursement des frais exposés pour leur accomplissement.
Depuis la loi n°2019-1461 du 27 décembre 2019 relative à l'engagement dans la vie locale et à la proximité de l'action publique, il appartient à la collectivité et notamment à l’assemblée délibérante de fixer par délibération les modalités de remboursement de ces frais.
Il est donc proposé de se prononcer sur les points suivants :
la définition des notions de résidence administrative et de résidence familiale, la définition des déplacements permettant une prise en charge par la commune, les taux de remboursement des frais de déplacement,
l’obligation pour l’élu de contracter une assurance lorsqu’il utilise son véhicule personnel, les taux de remboursement des frais de repas et d’hébergement, le remboursement des autres frais divers,
les frais liés à l’exécution d’un mandat spécial,
les déplacements dans le cadre du droit à la formation des élus, les justificatifs et les pièces à fournir pour bénéficier d’un remboursement.
Vu le code général des collectivités territoriales, notamment les articles L 2123-18, L 2123-18-1 et L 2123-12 ;
Vu le code général de la fonction publique ;
Vu le décret n°2001-654 du 19 juillet 2001 fixant les conditions et les modalités de règlements des frais occasionnés par les déplacements des personnels des collectivités locales et établissements publics ;
Vu le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État ;
Vu le décret n°2019-139 du 26 février 2019 modifiant le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État ;
Vu le décret n°2020-689 du 4 juin 2020 modifiant le décret n°2001-654 du 19 juillet 2001 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels des collectivités locales et établissements publics mentionnés à l'article 2 de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et abrogeant le décret n°91-573 du 19 juin 1991 ;
Vu l’arrêté du 3 juillet 2006 modifié fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l'article 10 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels de l’État, modifié par l’arrêté du 14 mars 2022 ;
Vu l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l’article 3 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État, modifié par l’arrêté du 20 septembre 2023 ;
Vu l’arrêté du 26 février 2019 pris en application de l'article 11-1 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État ;
Vu la loi n°2019-1461 du 27 décembre 2019 relative à l'engagement dans la vie locale et à la proximité de l'action publique ;
Vu l’arrêté du 28 décembre 2020 fixant le montant maximum de l'indemnité forfaitaire prévue à l'article 14 du décret n°2001-654 du 19 juillet 2001 fixant les conditions et les modalités derèglement des frais occasionnés par les déplacements des personnels des collectivités et établissements publics mentionnés à l'article 2 de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale ;
Vu l’avis de la commission n°4 « Finances, Affaires générales, Développement économique, Ressources humaines et Numérique » du 26 juin 2025 ;
Ouï l'exposé du rapporteur ;
Mesdames, Messieurs,
Je vous demande de bien vouloir :
APPROUVER le remboursement aux élus du conseil municipal des frais exposés par l’exercice de leur mandat communal, selon les modalités décrites dans les articles ci-après ;
D’INSCRIRE les crédits suffisants au budget principal VILLE de Saint-Genis-Laval ;
CONDITIONS ET MODALITÉS
ARTICLE 1 : NOTIONS DE RÉSIDENCE ADMINISTRATIVE ET DE RÉSIDENCE FAMILIALE
La résidence administrative désigne le territoire de la commune sur lequel le membre du conseil municipal exerce son mandat communal.
La résidence familiale désigne le territoire de la commune sur lequel se situe le domicile du membre du conseil municipal.
Dans le cadre de la prise en charge des frais de déplacement temporaire, la réglementation définit comme constituant une seule et même commune «la commune et les communes limitrophes desservies par des moyens de transports publics de voyageurs ».
Pour l'intérêt de la collectivité et la bonne exécution des missions, il est proposé de retenir une définition plus étroite : constitue donc une commune le territoire de la seule commune sur lequel le membre du conseil municipal exerce son mandat communal.
En principe, lorsque l’élu se déplace pour l’exercice de son mandat communal hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale, il peut prétendre à la prise en charge des frais engagés, à compter de sa résidence administrative.
A titre dérogatoire, le point de départ de l’indemnisation est la résidence familiale, dès lors que le trajet est plus direct pour l’élu et plus économique pour lui et la collectivité.
Le service gestionnaire veille à ces situations particulières, en tenant compte de la situation géographique, des horaires, de la durée du déplacement et du coût du transport.
ARTICLE 2 : DÉFINITION DES DÉPLACEMENTS PERMETTANT UNE PRISE EN CHARGE
Frais de déplacements courants sur le territoire de la commune :
Les frais de déplacements des élus liés à l’exercice normal de leur mandat sont couverts par l’indemnité de fonction prévue aux articles L 2123-20 et suivants du CGCT.
Frais pour se rendre à des réunions hors du territoire de la commune :
Conformément à l’article L 2123-18-1 du CGCT, les membres du conseil municipal peuvent être amenés à se rendre à des réunions où ils représentent la commune ès qualité, hors du territoire communal.
Dans ces cas, les élus peuvent bénéficier du remboursement des frais engagés sous réserve de l’établissement d’un ordre de mission préalablement signé par le Maire.ARTICLE 3 : TAUX DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT
Le déplacement doit se faire selon la voie la plus directe et la plus économique, en recourant au moyen de transport le mieux adapté à la nature du déplacement. Le recours à d’autres moyens de transport est apprécié au cas par cas et dans l’intérêt de la collectivité.
Les frais de transport susceptibles d’être pris en charge correspondent aux frais engagés pour se déplacer de sa résidence administrative ou familiale à la résidence où s’effectue le déplacement qu’il s’agisse :
De moyens de transport en commun avec priorité au tarif le moins onéreux à savoir le train (au tarif de seconde classe), le bus ; l’utilisation de transports plus onéreux tels que le taxi ou l’avion ne seront utilisés que lorsque l’intérêt de la mission le justifie (gain de temps considérable par exemple …), ou qu’il n’est pas possible d’aller sur le lieu de la mission en utilisant un autre moyen de transport et notamment les transports publics les moins onéreux ;
De l’utilisation du véhicule personnel de l’élu, d’un vélomoteur, motocyclette ou autre véhicule à moteur : l’élu bénéficie à ce titre d’indemnités kilométriques aux taux fixés par la réglementation en vigueur ; l’autorité territoriale peut autoriser, lorsque l’intérêt de la mission le justifie, l’utilisation du véhicule personnel pour les besoins du mandat ;
Les élus autorisés à utiliser leur véhicule à moteur pour les besoins de leur mandat sont indemnisés de leurs frais de transport sur la base des indemnités kilométriques, dont les taux sont fixés et revalorisés par arrêtés ministériels. Il s’agira du trajet le plus court selon le site source défini dans la procédure interne.
A titre indicatif, les taux des indemnités kilométriques actuellement en vigueur sont les suivants :
Pour les véhicules :
Puissance fiscale du véhicule Jusqu'à 2 000 km De 2 001 à 10 000 km Au-delà de 10 000 km 5 CV et moins 0,32 € 0,40 € 0,23 € 6 et 7 CV 0,41 € 0,51 € 0,30 € 8 CV et plus 0,45 € 0,55 € 0,32 €
Pour les motocyclettes, vélomoteurs ou autres véhicules à moteur : Motocyclettes
(cylindrée supérieure à 125 cm3)
Vélomoteurs et autres véhicules à moteur
0,15 € par kilomètre 0,12 € par kilomètre
Le remboursement est effectué sur la base du kilométrage parcouru depuis le 1 er janvier au 31 décembre de chaque année et nécessite donc un suivi précis par le service gestionnaire.
La prise en charge des frais annexes (frais de taxi, péages, stationnement, …) est laissée à l’appréciation de l’autorité territoriale. L’élu doit produire les justificatifs à l’ordonnateur de la dépense uniquement (article 15 du décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001) et peut prétendre à un remboursement sur la base des frais réellement exposés.
ARTICLE 4 : OBLIGATION POUR L’ÉLU DE CONTRACTER UNE ASSURANCE LORSQU’IL UTILISE SON VÉHICULE PERSONNEL
L'élu, utilisant son véhicule personnel pour les besoins de l’exécution de son mandat, doit avoir souscrit un contrat d'assurance pour les risques professionnels. La police doit aussi comprendre l’assurance contentieuse.
De ce fait, l’élu devra, au préalable s’assurer que son contrat d’assurance prévoit l’utilisation de son véhicule pour des déplacements professionnels ou souscrire une police d’assurance garantissant d’une manière illimitée la responsabilité de l’élu au titre de tous les dommages qui seraient causéspar l’utilisation du véhicule à des fins professionnelles. Cette assurance ne peut pas être prise en charge par l’employeur.
Une copie de ces documents sera conservée dans le dossier individuel de l’élu.
ARTICLE 5 : TAUX DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE REPAS
Pour la fonction publique d’État, un arrêté ministériel du 3 juillet 2006 fixe les taux forfaitaires de prise en charge. L’élu perçoit une indemnisation de ses repas pris dans le cadre de l’exécution de son mandat, dans la limite des taux forfaitaires prévus par l’arrêté.
A titre indicatif, le taux de remboursement forfaitaire des frais de repas en vigueur est actuellement fixé à 20 € par repas.
Ce remboursement forfaitaire sera revalorisé suivant les évolutions des textes réglementaires qui entreront en vigueur, sans qu’une nouvelle délibération soit nécessaire.
Le conseil municipal décide de retenir pour le remboursement des frais de repas du midi et du soir, le principe d’un remboursement aux frais réels des frais de repas effectivement engagés par l’élu, sur production des justificatifs de paiement dans la limite du montant maximal de 20 € par repas.
Ainsi, lorsque les frais de repas engagés sont inférieurs au montant de base forfaitaire réglementaire, la collectivité rembourse aux frais réels sur la base du justificatif produit.
Aucune indemnité de repas ne sera versée lorsque l’élu est nourri gratuitement.
ARTICLE 6 : TAUX DE REMBOURSEMENT DES FRAIS D’HÉBERGEMENT
Pour la fonction publique d’État, un arrêté ministériel du 3 juillet 2006 fixe les taux forfaitaires de prise en charge des frais d’hébergement.
Les hébergements se font, en principe, à l’hôtel, en chambre simple, avec petit déjeuner. Celui-ci est pris en charge, lorsqu’il n’est pas compris dans le prix de la réservation.
A titre indicatif, les taux de remboursement forfaitaires des frais d'hébergement (incluant le petit- déjeuner) actuellement en vigueur sont les suivants :
de 90 € par nuit, dans la majorité des cas (autres communes) ; de 120 € par nuit, en cas d’hébergement dans les grandes villes (population ≥ 200 000 habitants) et les communes de la métropole du Grand Paris ;
de 140 € par nuit en cas d’hébergement dans la commune de Paris ; de 150 € par nuit pour les élus reconnus en qualité de travailleurs handicapés et en situation de mobilité réduite ;
Il appartient à l’assemblée délibérante de fixer le barème des taux de remboursement forfaitaire des frais d’hébergement dans la limite du taux maximal. Le caractère forfaitaire de l’indemnité signifie que les forfaits prévus ci-dessous s’appliqueront quelle que soit la dépense réalisée par l’élu.
De ce fait, le conseil municipal décide de retenir :
le montant forfaitaire de 90 € par nuit pour les frais d'hébergement (comprenant la nuitée et le petit déjeuner) sur présentation des justificatifs, dans la majorité des cas (autres communes) ;
le montant forfaitaire de 120 € par nuit pour les frais d'hébergement (comprenant la nuitée et le petit déjeuner) sur présentation des justificatifs, dans les grandes villes (population ≥ 200 000 habitants) et les communes de la métropole du Grand Paris ; le montant forfaitaire de 140 € par nuit pour les frais d'hébergement (comprenant la nuitée et le petit déjeuner) sur présentation des justificatifs, en cas d’hébergement dans la commune de Paris ;
le montant forfaitaire de 150 € par nuit pour les frais d'hébergement (comprenant la nuitée et le petit déjeuner) sur présentation des justificatifs, pour les élus reconnus en qualité de travailleurs handicapés et en situation de mobilité réduite ;Ce remboursement forfaitaire sera revalorisé suivant les évolutions des textes réglementaires qui entreront en vigueur, sans qu’une nouvelle délibération soit nécessaire.
Aucune indemnité d’hébergement ne sera versée lorsque l’élu est logé gratuitement.
ARTICLE 7 : REMBOURSEMENT DES AUTRES FRAIS DIVERS
Dans l’intérêt de la collectivité, l’élu peut être amené au cours de l’exercice de son mandat à engager d’autres frais annexes et spécifiques (exemple : frais d’inscription, ticket d’entrée…).
Ces autres frais divers sont remboursés, sur autorisation de l’autorité territoriale en fonction des frais réellement payés par l’élu et sur présentation des justificatifs.
Conformément à l’article L 2123-18-1 du CGCT, les membres du conseil municipal en situation de handicap peuvent également bénéficier du remboursement des frais spécifiques de déplacement, d’accompagnement et d’aide technique engagés pour se rendre à des réunions dans des instances ou organismes où ils représentent la commune hors du territoire, ainsi que pour prendre part aux séances du conseil municipal et aux réunions de commissions et des instances dont ils font partie qui ont lieu sur le territoire de la commune.
La loi n°2019-1461 du 27 décembre 2019, relative à l'engagement dans la vie locale et à la proximité de l'action publique, précise que les membres du conseil municipal bénéficient d’un remboursement par la commune des frais de garde d’enfants ou d’assistance aux personnes âgées, handicapées ou ayant besoin d’une aide personnelle à leur domicile, qu’ils ont engagés en raison de leur participation aux réunions mentionnées à l’article L 2123-1 (conseils municipaux, commissions, bureaux…). Ce remboursement ne peut excéder, par heure, le montant horaire du salaire minimum interprofessionnel de croissance (SMIC).
ARTICLE 8 : FRAIS LIÉS A L’EXÉCUTION D’UN MANDAT SPÉCIAL
Comme le prévoit l’article L 2123-18 du CGCT, les élus municipaux peuvent être sollicités pour des missions à caractère exceptionnel, temporaire et ne relevant pas de leurs missions courantes. Ces missions doivent faire l’objet d’un mandat spécial octroyé par délibération du conseil municipal.
Le mandat spécial doit être accordé par le conseil municipal :
à des élus nommément désignés ;
pour une mission déterminée de façon précise et circonscrite dans le temps ; accomplie dans l’intérêt communal ;
préalablement à la mission.
Les missions à l’étranger et dans les territoires d’outre-mer menées par les élus municipaux relèvent de ces dispositions. Il est également traditionnellement admis que l’organisation d’une manifestation de grande ampleur, le lancement d’une opération nouvelle, un surcroît de travail exceptionnel pour la collectivité, peuvent justifier l’établissement d’un mandat spécial.
Le remboursement des frais liés à l’exercice d’un mandat spécial est effectué sur les bases et les taux maximums en vigueur au moment du déplacement prévus par le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006.
Sont pris en charge :
les frais de transport sur présentation d’un justificatif ;
l’indemnité journalière d’hébergement et de restauration. Ces indemnités de mission sont réduites de 65 % si l’élu est logé gratuitement, de 17,5 % si le repas du midi ou du soir est pris en charge et 35 % si les deux repas sont pris en charge (art. 2-2 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006).
La délibération chargeant un conseiller municipal d’un mandat spécial peut également autoriser le remboursement d’autres dépenses limitativement énumérées par cette délibération et liées à l’exercice de ce mandat spécial, notamment : les éventuels frais spécifiques de déplacement, d’accompagnement et d’aide technique liés à la situation de handicap du conseiller municipal ;
les frais de visas ;
les frais de vaccins ;
les frais pouvant être nécessaires à la mission (traduction, sécurité…).
ARTICLE 9 : DÉPLACEMENTS DANS LE CADRE DU DROIT A LA FORMATION DES ÉLUS
Le CGCT reconnaît aux élus locaux, dans son article L 2123-12, le droit à une formation adaptée à leurs fonctions. Les modalités d’exercice de ce droit sont fixées par les articles R 2123-12 à R 2123- 22 de ce même code.
Les frais de formation (droits d’inscription, hébergement, déplacement) constituent une dépense obligatoire pour la commune, sachant que la prise en charge par la collectivité ne s’applique que si l’organisme qui dispense la formation a fait l’objet d’un agrément délivré par le ministère de l’Intérieur, conformément aux articles L 2123-16 et L 1221-1 du CGCT.
Les taux de remboursement indiqués aux articles précédents de la présente délibération (notamment les articles 3, 5 et 6) s’appliquent aux frais liés à la formation des élus.
ARTICLE 10 : JUSTIFICATIFS ET PIECES A FOURNIR POUR BÉNÉFICIER D’UN REMBOURSEMENT DE FRAIS
En application de l’article 11-1 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 et de l’arrêté du 26 février 2019 pris en application de l’article 11-1 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006, les élus doivent obligatoirement fournir les justificatifs de leurs frais de transport et de repas (en plus, le cas échéant, de ceux relatifs aux frais d’hébergement) lorsque le montant total des frais est supérieur à 30 €. En dessous de ce seuil, leur communication n’est requise qu’en cas de demande de la part de l’ordonnateur. Les élus devront conserver leurs justificatifs de frais de transport et de frais de repas jusqu’à leur remboursement par l’employeur.
Toutefois si la collectivité a mis en place, dans la présente délibération, le mécanisme de remboursement aux frais réellement engagés, l’élu est tenu d’apporter les justificatifs des frais de repas à l’ordonnateur.
En cas de remboursement des frais d’hébergement, l’élu devra systématiquement transmettre les justificatifs (facture ou toute autre pièce attestant d’un hébergement à titre onéreux).
Dans tous les cas listés dans la présente délibération, l’indemnisation pourra être subordonnée à la production d’états de remboursement de frais et justificatifs de paiement. L’élu doit donc conserver toutes les pièces justificatives prouvant qu’il a effectivement engagé une dépense (factures repas/hôtel, billet de train, ticket de péage, de stationnement, …).
Faute de pouvoir justifier de l’effectivité de la dépense, l’élu ne pourra pas demander le remboursement de ses frais.
Le paiement des frais de mission est effectué à la fin du déplacement ou mensuellement à terme échu, sur présentation d’états justificatifs.
En application de l’article 7-3 du décret n°2001-654 du 19 juillet 2001 (modifié par le décret n°2020-689 du 4 juin 2020), des avances sur le paiement des frais de repas et d’hébergement peuvent être accordées aux élus qui en font la demande, dans les conditions suivantes : elles ne peuvent excéder 75% des sommes présumées dues à la fin du déplacement ; la dépense à engager doit avoir un caractère significatif ;
leur montant est précompté sur l’ordonnance ou le mandat de paiement émis à la fin du déplacement à l’appui duquel doivent être produits les états de frais ; en cas d’annulation de la mission du seul fait de l’élu, l’avance devra être intégralement remboursée à la collectivité.
Après avoir entendu l’exposé de Madame Françoise BÉRARD,Invité à se prononcer et après en avoir délibéré,
- LE CONSEIL ADOPTE A L'UNANIMITE CETTE DELIBERATION -
Le secrétaire de séance,
Jacky BÉJEAN
Ainsi fait et délibéré les jour, mois et an susdits,
La Maire,
Marylène MILLET
Liste des élus ayant voté POUR
Marylène MILLET, Stéphane GONZALEZ, Laure LAURENT, Jacky BÉJEAN, Ikrame TOURI, David HORNUS, Françoise BÉRARD, Patrick FAURE, Céline MAROLLEAU, Yves GAVAULT, Aïcha BEZZAYER, Laurent DURIEUX, Frédéric RAGON, Camille EL-BATAL, Claudia VOLFF, Etienne FILLOT, Eric VALOIS, Sonia MONFORT, Caroline VARGIOLU, Bruno DANDOY, Coralie TRACQ, Laurent KAZMIERCZAK, Yamina SERI, Emile BEYROUTI, Céline BALITRAN-FAURE, Jean-Christian DARNE, Eliane NAVILLE, Pascale ROTIVEL, Fabienne TIRTIAUX, Guillaume COUALLIER, Fabien BAGNON, Eric PEREZ, Christophe GODIGNON, Nejma REDJEM
Liste des élus ayant voté CONTRE
Liste des élus s'étant ABSTENU
En cas de contestation, la présente délibération peut faire l'objet d'un recours contentieux devant le Tribunal administratif de Lyon dans un délais de deux mois à compter de sa publication ou notification.