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unknown - Communauté de communes - Albret Communauté - DEL 125 Contrat Dassurances DES Risques Statutaires Annexe Rgpd Document publié le Lundi 1 janvier 2024 Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Albret Communauté - DEL 125 Contrat Dassurances DES Risques Statutaires Annexe Rgpd)Thèmes du document : Données personnelles, Consommateurs, Assurance, 1

ANNEXE RELATIVE A LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

CONTRAT GROUPE D’ASSURANCE STATUTAIRE

DU CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE DE LOT-ET-GARONNE

La présente annexe a pour objet de définir les conditions dans lesquelles le Centre de Gestion (ci-après

désigné CDG 47) s’engage à effectuer pour le compte des collectivités et établissements publics adhérents à

la convention de contrat groupe d’assurance statutaire (ci-après désigné « l’Employeur ») les opérations de

traitement de données à caractère personnel définies ci-après.

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur

applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du

Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable depuis le 25 mai 2018 (désigné ci-après, « le

règlement sur la protection des données ».

I. Qualification juridique des parties

Le CDG 47 a la qualité de sous-traitant au sens du règlement sur la protection des données.

L’Employeur a la qualité de responsable de traitement au sens du règlement sur la protection des données.

II. Définitions

Les définitions suivantes sont applicables à la présente convention :

- Données à caractère personnel : toute information relative à une personne physique, identifiée

ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement ;

- Traitement : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectués ou non à l’aide de procédés

automatisés et appliqués à des données à caractère personnel ou des ensembles de données à

caractère personnel, tels que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la

conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la

communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le

rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction ;

- Responsable du traitement : personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre

organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du

traitement ;

AR Prefecture

047-214701955-20240926-DEL1252024-DE

Reçu le 01/10/20242

- Sous-traitant : au sens du RGPD, le sous-traitant est la personne physique ou morale (entreprise

ou organisme public) qui traite des données à caractère personnel pour le compte d’un autre

organisme (le responsable de traitement), dans le cadre d’un service ou d’une prestation ;

- Violation de données : faille de sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la

destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel –

transmises, conservées ou traitées d’une autre manière – ou l’accès non autorisé à ces données.

III. Description du traitement faisant l’objet de la sous-traitance

Le CDG 47 est autorisé à traiter pour le compte de l’Employeur les données à caractère personnel

nécessaires pour fournir les services de la convention d’adhésion au contrat groupe d’assurance statutaire.

Les finalités du traitement sont :

- L’étude des besoins spécifiques et statistiques de chaque employeur afin de proposer des contrats

permettant de bénéficier de garanties contre les risques financiers découlant de leurs obligations

statutaires, conformément à l’article 26 de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984 (ou à sa future version

devant être intégrée dans le Code général de la fonction publique) ;

- Le suivi administratif des conventions et contrats groupes de la phase pré contractuelle jusqu’à leur

résiliation ;

- La consultation des données déclaratives sur un espace client dédié ;

- L’exécution des contrats, notamment la réalisation d’opérations techniques nécessaires à la mise en

œuvre des garanties, prestations et services de la convention d’adhésion au contrat groupe

d’assurance statutaire ;

- La fourniture de conseils dans la mise en œuvre du contrat groupe d’assurance statutaire ;

- La tenue de réunions d’information, formations auprès des employeurs et leurs agents ;

- L’élaboration de statistiques ;

- L’exercice des recours et la gestion des réclamations et des contentieux ;

- La facturation de la prestation fournie à l’Employeur dans le cadre de la convention d’adhésion au

contrat groupe d’assurance statutaire.

Les catégories de personnes concernées sont les assurés, leurs bénéficiaires, les ayants-droits, les tiers, les

témoins, etc. Ils sont représentés par les agents et les élus des employeurs.

Seules les données à caractère personnel nécessaires à la réalisation des objectifs poursuivis sont traitées par

le CDG 47. Cela peut concerner des données d’identification, des coordonnées, la nationalité, des données

liées à la rémunération, aux arrêts de travail et leurs éventuels justificatifs ou toute autre information

nécessaire à l’exécution de la convention d’adhésion au contrat groupe d’assurance statutaire.

IV. Obligations du CDG 47 vis-à-vis de l’Employeur :

Le CDG 47, en tant que sous-traitant, s’engage à :

AR Prefecture

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a) Traiter les données uniquement pour la réalisation des seules finalités qui font l’objet de la sous-

traitance.

b) Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre de la présente

convention.

c) Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu de la

présente convention :

- S’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale

appropriée de confidentialité ;

- Reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère

personnel.

d) Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de

protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

e) Le CDG 47 peut faire appel à des prestataires pour mener des activités de traitement spécifiques.

Dans ce cas, il informe préalablement et par écrit l’Employeur de tout changement envisagé

concernant l’ajout ou le remplacement d’autres prestataires (changement du courtier, de

l’assurance, mutualisation des prestations, etc.). L’Employeur dispose d’un délai minimum de 10

jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. En cas

de désaccord avec les décisions du CDG 47, l’Employeur aura la possibilité de résilier la convention

dans les conditions prévues dans la convention d’adhésion au contrat groupe d’assurance statutaire.

Les prestataires retenus sont tenus de respecter les obligations de la présente annexe. Il appartient

au CDG 47 de s’assurer que les prestataires présentent les mêmes garanties suffisantes quant à la

mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière que le

traitement réponde aux exigences du règlement européen sur la protection des données.

f) Dans la mesure du possible, le CDG 47 aidera l’Employeur à s’acquitter de son obligation de

donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées par les opérations de

traitement.

g) Le CDG 47 notifie à l’Employeur toute violation de données à caractère personnel dans les

meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance. Cette notification est

accompagnée de toute documentation utile afin de permettre à l’Employeur, si nécessaire, de

notifier cette violation à la Commission Nationale Informatique et Libertés (la CNIL).

h) Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation d’analyses d’impact relative à

la protection des données.

i) Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation de la consultation préalable de

l’autorité de contrôle.

j) Le CDG 47 s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité suivantes :

- Les moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la

résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;

- Les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et

l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique.

AR Prefecture

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k) Au terme de la prestation de services relatifs au traitement des données, le CDG 47 s’engage à

conserver les données collectées conformément à la réglementation en vigueur et ne détruire les

données qu’après la réalisation des objectifs poursuivis par la convention d’adhésion au contrat

groupe d’assurance statutaire. Le CDG 47 s’engage à renvoyer les données à caractère personnel sur

demande de l’Employeur, au plus tard dans un délai d'un an après la rupture de la convention

d’adhésion au contrat groupe d’assurance statutaire.

l) Conformément à l’article 37 du RGPD, le CDG 47 a désigné un délégué à la protection des

données. Celui-ci est joignable à l’adresse dpo@cdg47.fr ou par courrier à :

Centre de Gestion de Lot-et-Garonne

Pôle Ressources

53, rue de Cartou – CS 80050

47901 AGEN CEDEX 9

m) Le CDG 47 déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement

effectuées pour le compte de l’Employeur.

V. Obligations de l’Employeur vis-à-vis du CDG 47 :

L’Employeur, en tant que responsable de traitement, s’engage à :

a) Fournir au CDG 47 les données nécessaires à la réalisation des finalités prévues dans la présente

annexe ;

b) Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par le CDG 47 ;

c) Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par

le règlement européen sur la protection des données de la part du CDG 47 ;

d) Fournir, au moment de la collecte des données, l’information relative aux traitements des données

réalisés par le CDG 47 aux personnes concernées ;

e) Notifier une violation de données à caractère personnel à la CNIL dans les conditions de l’article

33 du RGPD.

VI. Conditions de mise à jour de la présente annexe :

Les parties reconnaissent que des ajustements peuvent être nécessaires pour refléter des situations

imprévues ou des changements d’ordre juridique. Etant soumises au Règlement Général sur la Protection

des Données, les parties s’engagent à respecter les orientations données par la Commission Nationale de

l’Informatique et des Libertés considérées comme l’autorité de contrôle en la matière. Pour des raisons de

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cohérence juridique et de clarté, le CDG 47 se réserve le droit d’apporter des modifications à la présente

annexe sans qu’il soit besoin de la faire signer par les parties.

Les parties seront informées par écrit de toute modification apportée dans la présente annexe.

Signatures des parties :

A …………………………….,

Le …../…../………….

Le responsable de traitement,

…………………………………….

…………………………………….

A …………………………….,

Le …../…../………….

Le sous-traitant,

Le CDG 47, représenté par son Président en

exercice,

………………………………………

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