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Document publié le Jeudi 26 juin 2025 par la commune de Rouen.
Lien du pdf (Conseil Municipal - 13 56ann1)
Thèmes du document : Consommateurs, Sport, Assurance,
1/7
EQUIPEMENTS SPORTIFS
Convention d’occupation par une association sportive
ou autre organisme à but non lucratif
ENTRE LES SOUSSIGNES :
- La Ville de ROUEN, représentée par Madame Sarah VAUZELLE, Adjointe au Maire chargée du Sport, agissant au nom et pour le compte de ladite ville en exécution de la délibération du Conseil Municipal en date du 26 juin 2025 et de l’arrêté de délégation du 27 décembre 2023,
D’une
part,
ET :
- L’association « », régie par la loi du 1er juillet 1901 , dont le siège est fixé , représentée par M Président agissant au nom et pour le compte de ladite association en application d’une décision du conseil d’administration en date du ,
ou
- ………………………………………………….(nom de l’organisme)
- dont le siège est fixé ,
- représentée par …………………………………………… (titre)……………………………………………………………..
dénommée par les termes « l’utilisateur » ,
d'autre part,
IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT : 2/7
I - EXPOSE
La présente convention détermine les modalités et les règles d'utilisation des équipements et matériels mis à la disposition de l'utilisateur pour la pratique de ses activités.
La pratique des activités physiques et sportives est reconnue pour les bienfaits qu’elle apporte à chaque personne tant sur le plan individuel que sur le plan collectif : bien être, santé, lien social, bien vivre ensemble, …
De façon générale, les pratiques sportives du loisir à la compétition contribuent à l’épanouissement de chacun, mais aussi à la dynamique et au rayonnement de notre territoire.
Dans le but de favoriser le développement des pratiques sportives dans leur diversité et au bénéfice du plus grand nombre, la ville met à disposition de toute association sportive ayant pour objectif de promouvoir la pratique des activités sportives les équipements et matériels sportifs dont elle est propriétaire.
lI - CONVENTION
Article 1er - Objet
La Ville met à la disposition de l'utilisateur les équipements municipaux suivants :
1.1 – Pour l’entraînement et les matches
• Voir document annexé
Ces équipements sportifs seront mis à la disposition de l’utilisateur aux horaires précisés dans les plannings établis par la Direction de la Vie Sportive avant chaque saison sportive et annexés à la présente convention, la ville se réservant le droit de récupérer sous un délai de 48 heures les créneaux horaires non occupés
Cette mise à disposition s’entend également pour les vestiaires.
1.2 – Pour son activité associative, les locaux annexes ou administratifs (s’il y a lieu)
• Voir document annexé
Cette mise à disposition sera révisée à chaque début de saison sportive
Les locaux, à l’exception des vestiaires, sont mis à disposition sans mobilier.
L'utilisateur occupe ces équipements conformément à ses statuts et à ses buts. Il ne peut utiliser ces équipements que pour des activités pour lesquelles ils sont conçus.
L'ensemble de ces équipements fait partie du domaine public de la Ville. Aucune contestation n'est recevable à cet égard.
Pour le cas où l'utilisateur viendrait à occuper ponctuellement d'autres équipements sportifs ou créneaux horaires que ceux mentionnés, les modalités de la présente convention sont applicables.
Cette utilisation ponctuelle devra faire l'objet :
a) d'une demande préalable écrite 15 jours au moins avant la date de mise à disposition,
b) dans le cas d'une manifestation exceptionnelle, cette demande écrite devra être adressée 3 mois avant la date de la manifestation et fera l’objet d’un formulaire spécifique mis à disposition par la Direction de la Vie Sportive.
Les relations créées entre la ville et l'utilisateur du fait de la présente convention respecteront la loi 84-610 du 16 juillet 1984 relative à l'organisation et à la promotion des activités physiques et sportives, modifiées 3/7
par la loi n° 99.1124 du 28 décembre 1999 et la loi n° 2000.627 du 6 juillet 2000 et le décret n° 2001.828 du 4 septembre 2001.
Article 2 - Conditions générales d'occupation
L’utilisation doit permettre aux adhérents la pratique (préciser la discipline) telle que définie dans les textes de la Fédération Française (préciser la discipline).
L'utilisateur pourra occuper, sous la responsabilité de ses dirigeants et de ses entraîneurs, les équipements désignés à l'article 1 pour ses entraînements, formations, matches inscrits aux calendriers officiels.
Cette utilisation se fera selon le planning horaire hebdomadaire d'ouverture de l'équipement, planning tenu par la Direction de la Vie Sportive.
La Ville se réserve le droit :
- de reprendre tout ou partie des équipements mis à disposition sur un créneau horaire s'avérant insuffisamment utilisé par l’utilisateur ou pour l'organisation de certaines manifestations. Toutefois, il est précisé que priorité est donnée à l’utilisateur pour ses entraînements et l'organisation de ses matches et compétitions inscrits aux calendriers officiels,
- de fermer l’un des équipements sportifs mis à disposition, si besoin en est, pour sa remise en état et son entretien.
- de modifier et / ou de minorer les horaires de mise à disposition en cas d’organisation à l’initiative de la ville d’une manifestation particulière et ponctuelle.
Les équipements sportifs devront être livrés en bon état pour le déroulement des activités sus-décrites.
En cas de dépassement horaire non prévu au planning, sauf compétition, un rappel des conditions de mise à disposition sera adressé à l'utilisateur. Après deux rappels infructueux, la facturation du dépassement au tarif horaire de l'équipement fixé en application de la délibération du Conseil Municipal en vigueur sera mise en oeuvre. (S’il y a lieu)
La Ville se réserve le droit de reprendre immédiatement tout ou partie des équipements mis à disposition de l'utilisateur en cas de motif grave ou d'ordre public.
L'utilisateur s'engage à ne pas céder son droit d'utilisation à des tiers pour quelque motif que ce soit, ni sous louer ni même mettre à disposition d’une autre personne physique ou morale.
L'utilisateur s'engage à informer la Ville (Direction de la Vie sportive) dans les 48 heures des pertes, vols ou dommages survenus à l'équipement ou au matériel du fait de son activité ou lors de son déroulement. L'utilisateur s'engage à dédommager la Ville conformément aux dispositions de l'article 11 sur présentation par elle des factures d'achat ou de réparation.
Article 3 - Organisation des compétitions
L'utilisateur assurera l'entière organisation sportive et l'accueil du public, dans les limites fixées par la commission de sécurité, lors de ses compétitions qu'elles soient payantes ou gratuites. Cette mission comprend :
- la billetterie et location
- le contrôle des entrées
- le placement des visiteurs
- les déclarations auprès des différents organismes concernés (administration fiscale, SACEM etc...)
L'utilisateur s'engage également à mettre en oeuvre toute mesure de sécurité de nature à préserver l'ordre public et à répondre aux prescriptions réglementaires.
L’utilisateur prendra à sa charge tous les impôts, contributions ou taxes de toutes natures. 4/7
Article 4 - Affichage - publicité
a) Informations relatives à l'activité du club :
L’utilisateur pourra utiliser les panneaux d'affichage réservés à cet effet dans le hall d'accueil.
b) Publicité, informations publicitaires, présence de marques commerciales : Dans le cadre de ses activités sportives, l’utilisateur peut être autorisé à poser des panneaux publicitaires liés à des annonceurs partenaires pendant la saison sportive.
Préalablement à toute installation, la Ville doit être consultée, par écrit, sur les annonceurs susceptibles de bénéficier d'une publicité dans l'équipement (non concurrence entre annonceurs).
Espaces publicitaires autorisés (s’il y a lieu) :
• (énumération des lieux d’implantation, du nombre de panneaux publicitaires autorisés et leur format)
Les publicités doivent respecter les normes de classement au feu.
Les emplacements publicitaires doivent être libérés pour toutes manifestations dont l'utilisateur n'est pas organisateur.
L'utilisateur encaisse la totalité des recettes correspondantes et paye la totalité des charges et taxes afférentes.
Article 5 - Accès aux équipements
La Ville se charge de permettre l'accès des équipements à l'utilisateur. L'utilisation de l'équipement et du matériel est placé sous la responsabilité exclusive de l'utilisateur durant la durée des créneaux attribués.
Article 6 - Maintenance – nettoyage
Equipement et matériel
La Ville assurera l'entretien et le nettoyage courants de l’équipement.
La Ville sera seule habilitée à faire intervenir les entreprises chargées de la maintenance. Toutefois en cas de danger l'utilisateur devra suspendre ses activités et le signaler d'urgence au responsable de l'équipement et/ou à la Direction de la Vie Sportive.
L’utilisateur s’engage à laisser les équipements propres et en bon état après chaque utilisation.
Article 7 - Aménagements et travaux
7.1 - A l'initiative de la Ville
La Ville se réserve le droit d'effectuer tous les travaux qu'elle jugera nécessaire dans les équipements mis à disposition, et par conséquent de fermer, le cas échéant, tout ou partie des équipements. La Ville informera l'utilisateur par écrit de la date et de la durée de ces travaux.
L'utilisateur devra souffrir sans aucune indemnité, quelles qu'en soient l'importance et la durée, tous les travaux que la Ville aura décidé concernant les équipements mis à disposition.
L'utilisateur devra souffrir également sans aucune indemnité toute modification décidée par la Ville quant à l'organisation et l'accès des équipements. 5/7
7.2 - A l'initiative de l'utilisateur
Toute réalisation par l'utilisateur d'aménagements matériels ponctuels ou permanents dans les équipements mis à disposition doit recueillir l'accord préalable écrit de la Ville sur la base d’un descriptif précis des travaux. En aucun cas l'utilisateur ne peut modifier la destination normale de l'équipement.
Ces aménagements seront toujours effectués sous le contrôle de la Ville (travaux demandés par l'utilisateur).
Article 8 - Fluides et sources énergétiques, téléphone
La Ville prend en charge la fourniture des fluides et sources énergétiques nécessaires au fonctionnement normal de l'équipement.
L’utilisateur prend à sa charge le coût de l'installation, de l'abonnement et des consommations des moyens de communication à son initiative.
Article 9 - Conditions d'hygiène et de sécurité
L'utilisateur s'engage à respecter les règles d'hygiène et de sécurité.
Article 10 - Redevance d'occupation
Ladite association exerçant une activité à but non lucratif et de promotion et de développement des activités physiques et sportives, concourant ainsi à la satisfaction d’un intérêt général, la mise à disposition est accordée à titre gratuit.
Article 11 - Responsabilité - assurances
11.1 - Responsable de l'équipement sportif
Pour tout problème lié à la mise à disposition des locaux désignés à l'article 1, l’utilisateur a pour interlocuteur la Direction de la Vie Sportive de la Ville.
11.2 - Règlement d'utilisation
L'utilisateur s'engage :
- à respecter les règles d'utilisation et les consignes de sécurité posées par la Ville, - à informer sans délai la Ville de toute détérioration ou toute anomalie, - à prendre toutes dispositions pour assurer, en cas d'urgence, l'évacuation des équipements mis à disposition.
11-3 - Responsabilité des activités de l'utilisateur
L'ensemble des activités exercées par le personnel, les dirigeants et les adhérents dans les équipements mis à disposition, est placé sous la responsabilité exclusive de l'utilisateur.
L'utilisateur est responsable de tout dommage causé par lui aux personnels, équipements et matériels municipaux constaté pendant ou à l'issue de la période de mise à disposition et prend à sa charge le coût de remise en état ou de remplacement.
L'utilisateur ne pourra exercer aucun recours contre la Ville en cas de perte d'exploitation résultant d'une impossibilité de fonctionnement. 6/7
11.4 - Assurances
L'utilisateur doit souscrire une police d'assurance couvrant sa responsabilité et les risques de dommages matériels et corporels pouvant résulter des activités exercées dans les équipements mis à disposition et pour les biens lui appartenant en propre. Une attestation d’assurance devra être présentée par l’utilisateur, en début de chaque année sportive.
Il est convenu d’une façon expresse entre l’utilisateur et la Ville que celle-ci ne pourra à aucun titre être rendue responsable des vols dont il pourrait être victime dans les lieux mis à sa disposition.
L’utilisateur fera son affaire personnelle de la souscription éventuelle d’un contrat d’assurance couvrant ses propres préjudices financiers. A ce titre, il ne pourra réclamer à la Ville aucune indemnité pour privation de jouissance en cas de sinistre.
L’utilisateur s’engage à produire les attestations d’assurance correspondantes et à justifier du paiement des primes, dès l’entrée en jouissance et pour toute la durée de l’occupation des lieux.
11.4.1- Renonciation à recours
Il est convenu que la Ville et ses assureurs renoncent exclusivement en cas d’incendie, explosions, dommages électriques ou dégâts des eaux, au recours qu’ils seraient fondés à exercer contre le preneur.
L’utilisateur et ses assureurs devront réciproquement renoncer exclusivement en cas d’incendie, explosions, dommages électriques ou dégât des eaux au recours qu’ils seraient fondés à exercer contre la Ville à raison des dommages causés par ses propres biens.
Il est toutefois précisé qu’en cas de sinistre dû à la malveillance de l’utilisateur, la Ville et des assureurs conservent l’intégralité de l’exercice de leurs recours contre le ou les auteurs responsables.
Article 12 - Dispositions financières
Recettes
L’utilisateur perçoit et est responsable des recettes liées à son activité dans l’équipement sportif.
Aucun agent municipal ne pourra percevoir de recette au nom et pour le compte de l’utilisateur.
Article 13 - Date d'effet - durée - reconduction
La présente convention prend effet après signature et notification aux parties.
La présente convention expire à la fin de chaque année scolaire, elle sera renouvelable par tacite reconduction dans une limite de 3 ans sauf dénonciation par l'une des parties trois mois avant l'échéance.
Article 14 - Résiliation
La Ville se réserve le droit de prononcer la résiliation aux torts de l'utilisateur en cas de manquement grave de ce dernier aux dispositions de la présente convention.
Dans cette hypothèse, la résiliation qui pourra intervenir à tout moment, sera notifiée par la Ville par lettre recommandée avec avis de réception, un mois avant la date souhaitée de l’expiration.
Toute résiliation, pour quelque cause que ce soit, ne donnera lieu, en aucun cas, à indemnisation.
L'utilisateur est en droit de demander à tout moment la résiliation de la présente convention. Dans ce cas, il devra en informer la Ville par lettre recommandée avec avis de réception trois mois au moins avant la date souhaitée de la résiliation. 7/7
Article 15 – Contentieux
A défaut de solution amiable, les contentieux survenant dans l’application de la présente convention seront présentés devant le tribunal administratif de Rouen.
Fait à Rouen, le en trois exemplaires.
Pour le Maire L’utilisateur L’Adjointe Déléguée
Sarah VAUZELLE