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Déliberation - 30 slow Document publié le Lundi 17 mars 2025 par la commune de Tarbes. Lien du pdf (Déliberation - 30 slow)Thèmes du document : Télécommunications et internet, Assurance, Institutions publiques, VILLE DE TARBES

EXTRAIT DU REG'STRE

DES DÉLIBÉRATIONS DU CO'VSE'L MUNICIPAL

Conseil Municipal de Tarbes

réuni en séance publique le 17 mars 2025 à 18 h 00

sous la présidence de M. Gérard TRÉIAÈGe, maire

Etaient présents à l'ouvedure de la séance :

M. Gérard TRÉMÈcE

M. Pascal CLAVERIE - Mme Andrée DOUBRERE - M. Gilles CRASPAY -

M. Romain GIRAL - M. Roger-Vincent CALATAYUD - Mme Anne-Marie BELTRAN - M. Jean-Paul GERBET - Mme Véronique DUTREY - M. Bruno LARROUX - M. Thomas DA COSTA - Mme Anne CANDEBAT-REQUET - M. Jean-Marc LACABANNE - Mme Laure VERDIER TRÉ-HARDY, adjoints au Maire.

M. Marc ANDRÈS - M. David LARRAZABAL - M. Amaury TROUSSARD -

Mme Cinthia PEYRET - M. Alain ROS, conseillers municipaux délégués.

Mme Jocelyne LAFOURCADE - M. Jean-Claude PIRON - Mme Nathalie HUMBERT - Mme Jordane JOUANOLOU - M. Pierre LAGONELLE - M. Sélim DAGDAG - M. Pierre SOULARD - Mme Rébecca CALEY - M. Laurent ROUGÉ - M. Christophe CAVAILLÈS - M. Hervé CHARLES - Mme Hélo'ise DASSE, conseillers municipaux.

Étaientabsents:

- M. Frédéric LAVAL

- Mme Laurence ANCIEN

- M. Kévin GIORDAN

- Mme Virginie SIANI WEMBOU

- Mme Myriam MENDEZ

Avaient donné pouvoir :

- Mme Marion MARIN à M. Jean-Marc LACABANNE

- Mme LoIa TOULOUZE à M. Gérard TRÉMÈGE

- Mme Catherine MARALDI à M. Romain GIRAL

- M. Laurent TEIXEIRA à M. Jean-Paul GERBET

- Mme ÉIisabeth BRUNET à Mme Andrée DOUBRÈRE

- Mme Élisabeth ARHEIX à Mme Nathalie HUMBERT

- Mme Angélique BERNISSANT à M. Alain ROS

ôÊ"6

Mme Jordane JOUANOLOU est désignée en qualité de secrétaire de séance.

ô,.'6

M. Christophe CAVAILLÈS quitte la séance après examen du point n' 26

« Acquisition d'un terrain situé impasse des Tanneurs à Tarbes » et ne donne pas pouvoir.

B.P 31329-65013TARBESCEDEX9 @0562443638 F&t:0562443800 E-mail: secxgen@mairie-tarbes.l Site: nll\vlarbes{rLe service Vie associative organise le Forum des Associations depuis 2022

Cette manifestation, très attendue des associations locales, se déroule le premier week-end de septembre, pendant deux jours, sous la Halle Marcadieu.

Les retours des associations participantes et l'expérience apportée par ces trois éditions font apparaître qu'une organisation sur une seule journée, le samedi, répondrait mieux aux attentes de tous.

Pour le bon déroulement de cet événement il convient donc de modifier le règlement intérieur du Forum des Associations afin de prendre en compte son changement de format et la nouvelle organisation qui en découle.

Ce document a vocation à établir des règles de fonctionnement, les conditions d'admission et de participation, l'installation et l'attribution de stands, la sécurité et la diffusion des informations relatives à cette organisation.

Après avis favorable de la commission Vie associative du 19 février 2025, il est proposé au Conseil municipal :

d'approuver le règlement intérieur du Forum des Associations ;

d'autoriser Monsieur le Maire ou son représentant à signer tous les actes ;

Cette délibération abroge et remplace celle du 28 mars 2022 établissant le règlement initial.

Nombre de conseillers en exercice :

Présents ou représentés à la séance :

Pour:

Contre:

Abstention

Ces propositions sorrt adoptées.

43

37

37

0

0

POUR EXTRAIT CONFORME

La secré ire de séance,

é

\

Le Maire,

Jordane JOUANOLOU Gérard TREMEGE

La pésenle délibéêlion peut fairc I'obJet d'un rccourc canlentieux devant le ttibunal administatif de Pau dans un délai de deux mois à compter de sa notification ou de sa publicalion élactronique. Le tribùnal adminislrctif peut être saisi par I'application inlormatique « Télérccours Citoyens » accessible par le site intenet www.telerecours fr ( https : //w,À/w. tele rc co u rc. A.

30. MODIFICATION DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU FORUM DES

ASSOCIATIONS

,*7TARBES

Direction du développement

au service des habitants

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU FoRUM DES ASSocIATIoNS

VILLE DE TARBES

Préambule

Le Forum des associations est un évènement permettant de promouvoir les activités des associations tarbaises ou localement représentées auprès du public.

Le Forum des associations est organisé par la Ville. Le service Vie associative est responsable de son déroulement. Ce service est le seul interlocuteur des associations pour leurs démarches concernant le forum et leur inscription.

Le règlement intérieur du Forum des associations a vocation à établir des règles de fonctionnement

transparentes sur l'objet de la manifestation, les conditions d'admission et de participation à la manifestation, l'installation et l'attnbution de stands, la sécurité et la diffusion des informations relatives à cette organisatlon.

ARTICLE 1 : OBJET

Le Forum des associations est un évènement de la vie associative tarbaise, il est organisé au mois

de septembre par la commune de Tarbes sous la responsabilité de son Maire ou de son représentant.

ARTICLE 2 : PRE-INSCRIPTION

Seules les associations ayant expressément demandé à participer au Forum des associations en remplissant le formulaire en ligne accessible sur Ie site de la ville de Tarbes dans les délais imposés pourront se voir attribuer un emplacement. Cette pré-inscription n'est en aucun cas automatique.

Toute demande de participation est soumrse à l'examen de la ville de Tarbes. Seules les demandes

complètes effectuées par le Président de l'association ou toute autre personne dûment accréditée par l association, seront étudiées.

Le cas échéant, il pourra être demandé :

- l'extrait du Journal Officiel ou récépissé de déclaration en Préfecture - les statuts de l'association

- la composition du bureau, mentionnant des coordonnées à jour - le dernier compte-rendu d'Assemblée

Générale

- I'attestationd'assurance

I

ARTICLE 3 : ADMISSION ET CONDITION DE PARTICIPATION

L'accès au forum des associations est gratuit tant pour les associations participantes que pour les

visiteurs. Les associations à but lucratif ou à caractère politique ne seront pas admises à participer au Forum.

Les demandeurs doivent répondre aux conditions suivantes :

- I'association doit être tarbaise (siège social à Tarbes) -

ou mener des actions sur le territoire de Tarbes.

IARTICLE 4 : INSCRIPTION

Si la demande est validée par la ville de Tarbes, l'association reçoit un mail de con{'irmation d'inscription.

Les associations dont I'inscription est validée ne peuvent en aucun cas concéder tout ou partie du

stand qui leur est attribué â une autre association.

ARTICLE 5: ANNULATION

Une âssociation inscrite au Forum des associations peut annuler sa participatjon. Elle doit alors prévenrr au plus tôt par mail le service Vie associative.

ARTICLE 6 : DUREE ET LIEU DE LA MANIFESTATION

Le Forum se déroule sur une journée (le samedi) de th à 19h dans l'enceinte de la Halle Marcadieu

de la ville de Tarbes.

ARTICLE 7 : INSTALLATION

Aucun véhicule d'exposants n'est autorisé à pénétrer sur le site. Un « dépose-minute » sera organisé au niveau des places de parking aux abords de Ia place l\itarcadieu (rue François Mousis, place Marcadieu).

L'aménagement intérieur des stands incombe exclusivement à l'association exposante.

Les emplacements seront mis à la disposition des exposants la veille du Forum de 15h à 20h pour

l'aménagement intérieur de leur stand. Les exposants devront avoir terminé leur installation la veille

du Forum à 20h et la désinstallation devra être réalisée le jour du Forum après 19h, heure de fermeture du Forum.

Aucun exposant ne pourra désinstaller ou quitter son stand avant la fermeture officielle du Forum à

19h.

ARTICLE 8 : OCCUPATION DES STANDS

Chaque stand est signalé par une affichette mentionnant son numéro et la thématique (culture, sport,

social et divers). ll est attribué à une seule association. ll est interdit d'accueillir une autre association

sous son propre stand sans l'accord préalable du service Vie associative. De même, le nom de l'association doit correspondre à celui du formulaire d'inscription. Aucun changement de stand ne sera possible.

Si l'association n'est pas venue installer son stand le vendredi à 19h, elle sera considérée « démissionnaire ».

Les organisateurs se réservenl alors le droit de réattribuer ou de supprimer l'emplacement, sans qu'aucune contestation ne puisse être émrse par l'association. La redistribution des stands s'effectue

selon l'ordre de la liste d'attente.

Les associations s'engagent à maintenir leur stand ouvert, avec la présence a minima d'un représentant de l'association durant la durée du forum.

ARTICLE 9 : MOYENS MATERIELS

Les moyens matériels d'organisation (grilles, tables, chaises, branchement électrique) sont mis à disposition des associations par la ville de Tarbes en fonction du matériel disponible et en prenant en compte Ie volume d'activité de l'association ;il existe deux catégories de stands:

- stand situé au centre de la halle Marcadieu: tente de 3m x 3m divisée en 4 triangles

composant chaque stand

2ARTICLE 10 : ANIMATIONS

Dans la limite des places disponibles et des capacités techniques du site, les associations qui en font la demande peuvent proposer une animation au public. Cette animation devra impérativement se dérouler sur un des espaces dédiés (à I'intérieur ou à l'extérieur de la Halle l/arcadieu) et ne pas dépasser 15 mn.

Lors de l'inscription en ligne, il faudra préciser quelle est l'animation proposée. Aucune annulation

ou modification de l'animation ne sera acceptée au dernier moment.

ll est interdit d'occuper les allées du Forum pour réaliser sa propre animation (problème lié à la sécurité du site) ou de diffuser de la musique à un niveau trop élevé (trouble de Ia tranquillité des stands voisins).

D'une manière générale, il est interdit de troubler le bon ordre du forum, notamment par des rixes, querelles, tapages, actions ou chants vindicatifs quelconques.

ARTICLE 11 : REGLEMENTATION

ll est formellement interdit de vendre des objets, boissons, nourriture ou toute autre marchandise dans l'enceinte du Forum ou à proximité immédiate de celui-ci. Les organisateurs se réservent le droit d'interrompre la vente et d'exclure l'association responsable de ces contraventions au règlement. Seuls les paiements d'adhésions et de cotisations aux associations pourront donner lieu à des échanges pécuniaires.

ll est également formellement interdit de fumer dans l'enceinte du Forum, de gêner les autres exposants par des activités bruyantes ou autres, de faire du feu dans les emplacements concédés, et d'utiliser des bouteilles de gaz butane ou propane.

Les organisâteurs se réservent le droit absolu de faire enlever tout appareil ou produit dangereux,

insalubre ou dégageant des odeurs désagréables ou nuisibles ou n'étant pas en conformité avec la

législation en vigueur. Toutes les mesures nécessaires pourront être prises au regard des comportements des exposants nécessitant une intervention.

ARTICLE 12 : ASSURANCE SECURITE ET GARDIENNAGE

Les associations participant au forum doivent pouvoir, sur simple demande de la ville, fournir une attestation d'assurance responsabilité civile.

Tous les exposants devront respecter les règlements de sécurité relatifs aux risques d'incendie et de panique dans les établissements recevant du public (arrêté du 25 juin '1980 et du 18 novembre 1987)

Un accès pompier réservé sera mis en place. Toutes les dispositions prises par la Ville pour la bonne tenue du Forum des Associations devront être rigoureusement suivies par les exposants.

- stand de 3 mètres linéaires contre le mur de la halle Marcadieu

Chaque stand disposera d'une table,2 chaises et de grilles. Les branchements électriques étant limités, l'électricité sera fournie dans la mesure du possible uniquement si l'association en fait la demande sur le formulaire d'inscription en ligne.

ll est demandé aux associations de respecter ce matériel. Aucun matériel pouvant gêner la visibilité

des autres stands ou le passage du public ne sera toléré.

Des toilettes et point d'eau potable sont à disposition des exposants.

3La ville de Tarbes fera exercer un service de surveillance active à l'intérieur de Ia halle firlarcadieu

de 20h à th la nuit du vendredi au samedi par une société de sécurité.

ARTICLE 13: PROPRETE

ll est demandé de nettoyer l'emplacement et d'enlever les déchets laissés dans le stand mis à disposition de l'association pour faciliter Ie travail des services techniques de la Ville. Tous les participants s'engagent à respecter les préconisations de la Municipalité en terme de tri de déchets et de sécurité. lls auront à leur disposition des containers spécifiques à l'intérieur de la halle Marcadieu.

ARTICLE 14 : DIFFUSION D,INFORMATIONS

Tout exposant aura la faculté de diffuser et de distribuer sur son stand dans I'emplacement qu'il occupe, des informations à l'aide de brochures, programmes, affiches, photographies ou autres, sous réserve que cette communication soit cohérente avec l'activité de l'association.

ll est formellement interdit de coller des affiches, d'accrocher des objets ou de distribuer à l'intérieur

ou à l'extérieur de la halle Marcadieu des documents à caractère politique, xénophobe, raciste, antisémite ou pour des commerces, des clubs, des entreprises ou d'autres associations.

Des documents pourront être affichés, uniquement à l'aide de ruban adhésif, sur les tables et grilles

de chaque stand.

Les annonces sonores organisées sous l'égide de la ville de Tarbes sont réservées aux seuls exposants du Forum.

ARTICLE 15 : GOMMUNICATION

La communication autour de ce forum est assurée par Ia lvlunicipalité par le biais du magazine municipal, d'afichage, de messages sur le panneau lumineux ainsi que sur le site internet et les réseaux sociaux.

Les assocrations sont invrtées à communiquer sur leur présence à cette manifestation et relayer la

communication générale de la manifestation auprès de leurs adhérents.

ARTICLE 16 : FIN DE LA MANIFESTATION

Le site ferme au public à 19h. Les stands doivent être impérativement occupés jusqu'à 19h, fin officielle de la manifestation. Toutes les associations participantes au forum s'engagent à plier les chaises et tables et à les placer sur les chariots mis à leur disposition en fin de Forum.

ARTICLE 17: CONTEXTE SANITAIRE

En cas de crise sanitaire, les recommandations gouvernementales eUou préfectorales s'imposeront

à tous. En complément, les organisateurs pourront être amenés à édicter une règlementation spécifique liée à la santé publique. Elle s'imposera également à tous. L'ultime étape de cette situation pourra âtre l'annulation de ce rassemblement.

ARTICLE'18: SANCTIONS

Toutes les associations sont tenues de respecter le règlement du Forum des associations

La ville de Tarbes se réserve le droit d'exclure provisoirement ou définitivement du forum, toute association qui ne respecterait pas les dispositions du présent règlement ainsi que l'ensemble de la réglementation concernant les établissements recevant du public et toutes les règles de sécurité, de sureté, et salubrité publique (y compris celles qui pourraient être prises ultérieurement).

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