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unknown - Communauté de communes - Vallée de l'Hérault - 1293 Randonnee VTT les Drailhes 2016 convention de partenariat
Document publié le Vendredi 1 janvier 2016
Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Vallée de l'Hérault - 1293 Randonnee VTT les Drailhes 2016 convention de partenariat)
Thèmes du document : Consommateurs, Investissement et développement économique, Sport,
République Française
Département de !'Hérault
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES VALLÉE DE L'HÉRA UL T
DÉLIBÉRA TION DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE - Réunion du: lundi 2 mai 2016
ORGANISATION DE LA RANDONNÉE VTT "LES DRAILHES DU DIABLE" 2016 CONVENTION DE PARTENARIAT LIANT L'ASSOCIATION "LA ROUE LIBRE GIGNACOISE", L'OFFICE DE TOURISME INTERCOMMUNAL SAINT-GUILHEM-LE-DÉSERT - VALLÉE DE L'HÉRAULTET LA COMMUNAUTÉ DE COMMUNES VALLÉE DE L'HÉRAULT.
Le Conseil communautaire de la Communauté de communes Vallée de !'Hérault s'est réuni ce jour, lundi 2 mai
2016 à 18h00 à la Salle du Conseil communautaire, sous la présidence de M. Louis VILLARET, Président de la
communauté de communes.
Etaient présents ou
œprésentés :
Procurations :
Excusés:
M. Georges PIERRUGUES, M. Michel SAINTPIERRE, M. René GOMEZ, M. Gérard CABELLO, M. Claude CARCELLER, Mme Marie-Agnès VAILHE-SIBERTIN-BLANC, M. Louis VILLARET, Mme Martine BONNET, M. Daniel REQUIRAND, Mme Agnès CONSTANT, M. Jean-Pierre BERTOLINI, Monsieur Christian VILOING, Madame Béatrice WILLOQUAUX, Monsieur Max ROUSSEL, Monsieur Bernard SALLES, Mme Florence QUINONERO, Mme Nicole MORERE, M. Bernard GOUZIN, M. David CABLAT, Monsieur Marcel CHRISTOL, Madame Lucie TENA, Monsieur Jean-Luc DARMANIN, Madame Véronique NEIL, Mme Josette CUTANDA, Madame Marie-Hélène SANCHEZ, Monsieur Olivier SERVEL, Madame Amélie MATEO, Monsieur Jean-François SOTO, Monsieur Stéphane SIMON, Monsieur Guy-Charles AGUILAR, Madame Béatrice NEGRIER, Madame Marie- Françoise NACHEZ -Monsieur Pascal THEVENIAUD suppléant de Monsieur Grégory BRO
M. Philippe SALASC à Mme Nicole MORERE, M. Maurice DEJEAN à M. Gérard CABELLO, M. Jacky GALABRUN à
Mme Agnès CONSTANT, Monsieur Christophe GAUX à Madame Marie-Hélène SANCHEZ, Madame Edwige
GENIEYS à M. Claude CARCELLER, Madame Isabelle ALIAGA à M. Louis VILLARET, M. José MARTINEZ à Mme
Martine BONNET, Madame Evelyne GELL Y à M. Jean-Pierre BERTOLINI, Madame Viviane RUIZ à M. Michel
SAINTPIERRE, Madame Michèle LAGACHERIE à M. David CABLAT, Monsieur Patrick LAMBOLEZ à Monsieur
Max ROUSSEL
Monsieur Alexis PESCHER, Monsieur Jean-André AGOSTINI, Monsieur Jean-Claude CROS
M. Philippe MACHETEL, Madame Chantal COMBACAL
Quorum: 25 l'résents : 33 IV otants : 44 ~our 44
lcontre 0
~bstention 0
Agissant conformément aux dispositions des articles du Code général des collectivités territoriales et en
particulier ses articles L 52 14-1 et suivants.
Agissant conformément aux dispositions de son règlement intérieur.
Vu le Code général des collectivités territoriales, notamment ses articles L231 l-7 et L52 I 1-36 ;
Vu les statuts de la communauté de communes, en particulier ses actions relatives au sport et à la
culture et notamment « /es manifestations en lien avec le patrimoine naturel et bâti et l'environnement à
l'échelle de la communauté de communes»;
Vu le vote du budget primitif en date du 25 janvier 2016 lors duquel a été approuvé le montant de la
subvention relative à l'organisation de la randonnée VTT « Les Drailhes du Diable» 2016 ;
Considérant que depuis 2007, la communauté de communes met en œuvre le schéma de gestion et
de développement des activités de pleine nature, afin d'assurer une valorisation et un développement maitrisé de ces activités,
Considérant que c'est dans ce cadre que le site du pont du Diable accueillera la troisième édition de
la randonnée VTT « Les Drailhes du Diable » le dimanche 8 mai 2016,
Considérant que cette manifestation est organisée par l'association « Roue Libre Gignacoise », en
partenariat avec l'Office de Tourisme Intercommunal et la communauté de communes, et bénéficie
du soutien d'Hérault Sport,
Considérant que l'organisation de cette randonnée répond à des objectifs partagés par les trois
partenaires susmentionnés, à savoir :
La mise en œuvre d'une manifestation sur l'espace VTT FFC Vallée de /'Hérault pour l'obtention du label délivré par la Fédération Français de Cyclisme.
La dynamisation de la politique évènementielle sportive.
La mise en valeur de la Vallée de /'Hérault pour la pratique des activités de pleine nature et la possibilité de communiquer auprès des pratiquants sur la nécessité de respecter ce massif particulier,Considérant que les engagements et prérogatives de chaque partie prenante à ce projet seront
mentionnés dans une convention de partenariat tripartite, signée par l'association la Roue Libre
Gignacoise, l'Office de Tourisme Intercommunal et la Communauté de communes Vallée de l'Hérault,
Le Conseil communautaire de la Communauté de communes Vallée de !'Hérault,
APRES EN AVOIR DELIBERE,
Le quorum étant atteint
DÉCIDE
à l'unanimité des suffrages exprimés,
- d'approuver les termes de la convention de partenariat ci-annexée à conclure avec l'association la Roue Libre Gignacoise et l'Office de Tourisme Intercommunal de la vallée de l'Hérault en vue de
l'organisation de la randonnée VTT "Les Drailhes du Diable" prévue le dimanche 8 mai 2016 ; - d'approuver en conséquence la participation de la Communauté de communes Vallée de l'Hérault, déterminée comme suit :
. Soutien à l'organisation générale de la manifestation,
. Appui dans la définition d'une politique de communication,
. Relais auprès des différents partenaires locaux,
. Appui logistique,
. Attribution d'une subvention de 5000€ euros individualisée au budget par délibération communautaire du 25 janvier 2016.
- d'autoriser le Président à signer ladite convention de partenariat ci-annexée ainsi que ses éventuels avenants.
ransmission au Représentant de l'Etat
N° 1293 le 04/05/ I 6
Publication le 04/05/16
Notification le
DÉLIBÉRATION CERTIFIÉE EXÉCUTOIRE
Gignac, le 04/05/ I 6
Identifiant de l'acte : 034-243400694-20160502-lmc 181342-DE-1- I
Le Président de la communauté de communes
igné : louis VILLARET
Le Prés" té de communesConvention de partenariat pour l'organisation de la randonnée VTT « Les Drailhes du Diable » - 3e édition - dimanche 8 mai 2016
ENTRE:
L'association « La Roue Libre Gignacoise », dont le siège social est situé 3 bis route de Montpellier, 34150 Gignac, représentée par Monsieur Xavier Grimbot, agissant en qualité de Président. Ci-après désignée par« l'organisateur»
La Communauté de Communes Vallée de !'Hérault, située 2 parc d'activités de Camalcé, 34150 Gignac, représentée par Monsieur Louis Villaret, agissant en qualité de Président, ci-après désignée par «La Communauté de Communes Vallée de !'Hérault»
d'autre part,
ET:
L'Office du Tourisme Intercommunal Saint-Guilhem-le-Désert/Vallée de l'Hérault, situé 3 Parc d'Activités de Camalcé, 34150 Gignac, représenté par Monsieur
Benoît PIQUART, agissant en qualité de Directeur, ci-après désigné par «L'Office du Tourisme Intercommunal Saint-Guilhem-le-Désert/Vallée de !'Hérault»
d'autre part,
□ □ □ □ □ □ Exposé
Le Grand Site de France « Saint-Guilhem-le-Désert - Gorges de l'Hérault » a accueilli la seconde édition de la randonnée VTT « Les Drailhes du Diable » le I O mai 2015. Cette manifestation, organisée par la Roue Libre Gignacoise, en partenariat avec l'Office de Tourisme Intercommunal et la Communauté de communes Vallée de l'Hérault a accueilli près de 850 participants sur les 4 parcours proposés à cette occasion.
La Roue Libre Gignacoise est un acteur incontournable du territoire intervenant sur le développement de la pratique du VTT, à travers notamment l'encadrement d'une école de VTT et l'organisation d'animations dédiées à cette pratique sportive.
L'association est partenaire de la Communauté de communes Vallée de l'Hérault pour l'entretien et l'animation de l'espace VTT FFC Vallée de l'Hérault.
La Communauté de communes Vallée de l'Hérault met en œuvre le schéma de gestion et de développement des activités de pleine nature, afin d'assurer une valorisation et un développement maitrisé de ces activités. Ce schéma s'est notamment traduit par la création d'un espace VTT FFC « Vallée de l'Hérault », comportant sept circuits balisés et labellisés, aménagés au départ des communes de Vendémian, Puéchabon et Montpeyroux.
En parallèle de la gestion courante de ces équipements, la Communauté de communes Vallée de l'Hérault soutient l'organisation d'évènements sportifs sur son territoire de compétences afin de promouvoir la destination, et dynamiser le réseau local de pratiquants de sports de nature.
L'Office de Tourisme Intercommunal Saint-Guilhem-le-Désert - Vallée de l'Hérault assure la promotion de la Vallée !'Hérault et œuvre quotidiennement pour le développement et la qualification du tourisme sur cette destination. Cet établissement public gère également le site du Pont du Diable, porte d'entrée et point d'accueil incontournable du Grand Site de France « Saint-Guilhem-le-Désert - Gorges de !'Hérault ».
L'organisation de la randonnée VTT « Les Drailhes du Diable » répond à un objectif partagé, à savoir le développement sportif et la promotion de la Vallée de !'Hérault.
La troisième édition sera organisée sous la forme d'un rassemblement ouvert à tous, le dimanche 08 maj 2016, au départ du site du Pont du Diable. Cinq parcours de différents niveaux de difficulté seront proposés à cette occasion.
1La présente convention a pour objet de définir les engagements de chaque partie dans ce projet d'organisation.
Ceci préalablement proposé, les parties sont convenues de ce qui suit :
Article I - Objet de la convention
La présente convention a pour objet de définir le rôle de chaque intervenant dans l'organisation de la Rando VTT « Les Drailhes du Diable » et les conditions dans lesquelles ils mettent sur pied la manifestation.
Article 2 - Groupe de travail
2-1 - Objet
Le groupe de travail est mis en place afin de coordonner l'intervention et les actions des différents signataires.
2-2 - Composition
Un à trois représentants de chaque institution composent le groupe de travail.
2-3 - Fonctionnement
Le secrétariat du comité de pilotage (convocation, proposition de l'ordre du jour, compte-rendu) est assuré par l'organisateur. Le rythme des réunions du groupe de travail est mensuel sur convocation téléphonique ou par mail. II devra s'assurer que la majorité des personnes puisse être présente.
2-4 - Compétence
Le groupe de travail est un organe technique de réflexion garant de la pertinence et de la qualité d'organisation du projet. II discute, rassemble et synthétise les propositions d'actions ; présente des recommandations sur les orientations en matière d'organisation, d'animation et d'accueil.
Article 3 - Description du projet
3-1 - Objectifs
• promouvoir la pratique du VTT, pour le grand public et hors compétition, • promouvoir la Vallée de l'Hérault en tant que territoire de pratique des sports de nature • Inciter au respect des valeurs du Grand Site de France « Saint-Guilhem-le-Désert - Gorges de l'Hérault »
3-2 - Publics visés
• les pratiquants de VTT de l'Hérault et des départements voisins désirant partager un moment sportif et convivial, et découvrir les espaces naturels du Grand Site de France « Saint-Guilhem-le-Désert - Gorges de l'Hérault » et plus largement de la Vallée de l'Hérault,
• la population locale, et notamment le public familial, qui pourra venir vivre un évènement original en parcourant notamment le parcours familial.
3-3 - Contenu du projet
Le projet mobilise les compétences respectives de l'organisateur et des signataires sur les thématiques d'accueil, d'animation, d'organisation des activités de pleine nature, de communication, de promotion et de valorisation du territoire.
2Organisation générale :
Le dimanche 08 mai 2016 sont prévus :
L'installation d'un village de départ permettant la gestion des inscriptions, la mise en place du car podium
et la coordination générale de la manifestation. II pourra également accueillir divers exposants
(revendeurs de cycle, producteurs locaux, exposants associatifs ... ).
L'organisation de cinq parcours de randonnée à VTT en boucle ( I 0, 24, 32, 44 et 64 km), au départ du site du Pont du Diable.
3.4 - Une manifestation « éco-responsable »
Afin de relayer les principes de gestion du Grand Site de France « Saint-Guilhem-le-Désert - Gorges de l'Hérault », et promouvoir le respect des espaces naturels traversés, les membres du comité d'organisation s'engagent à respecter les principes du développement durable dans le cadre de ce projet, à travers différents points (liste non exhaustive) :
Choisir des parcours compatibles avec les enjeux environnementaux du massif, cela pourra se traduire par la réalisation d'une étude d'incidences préalable si nécessaire.
Relayer à travers cette manifestation une information pédagogique sur le Grand Site « Saint-Guilhem-le- Désert - Gorges de l'Hérault » et l'esprit des lieux.
Favoriser un ancrage local et une appropriation de la manifestation par les bénévoles. Sur les ravitaillements, favoriser l'achat de produits fabriqués localement, et générant peu de déchets (conditionnement en grandes quantités).
Utiliser des gobelets réutilisables ou des matériaux recyclables.
Trier les déchets issus de la manifestation.
Sensibiliser les participants au fait de ne pas jeter d'emballages dans les chemins. Favoriser une communication en ligne (dématérialisée) et réduire au maximum l'emploi d'éditions papier. Utiliser des supports de balisage ne laissant pas de traces (pas de peinture, favoriser l'emploi de rubalise) Favoriser une circulation diffuse sur le terrain (pas de départ groupé).
Inciter les participants à respecter les sentiers (pas de coupes dans les virages, pas de hors piste, éviter les dérapages ... ).
Réduire au minimum l'emploi de véhicules motorisés pour les besoins de l'organisation. Etc ...
Cette manifestation pourra constituer un laboratoire pour l'organisation de manifestations durables, et servir de socle à l'élaboration d'une charte signée par les organisateurs d'évènements éco-responsables sur le Grand Site de France « Saint-Guilhem-le-Désert - Gorges de l'Hérault ».
Article 4 - Engagements des parties
4- I - La Roue Libre Gignacoise
L'Organisateur coordonne et entérine les propositions du groupe de travail. La mise en œuvre de ces propositions reste à l'initiative de la Roue Libre Gignacoise.
L'Organisateur fait son affaire de l'obtention de toutes les autorisations administratives nécessaires à l'organisation de la manifestation dans son intégralité ainsi que des assurances spécifiques couvrant la responsabilité inhérente aux manifestations se déroulant sur la voie publique, notamment l'assurance pour les participants occasionnels et les différentes animations proposées tout au long de la manifestation. II assure également la promotion de l'évènement à travers les moyens dont il dispose.
L'engagement de l'organisateur porte également sur les points suivants : Coordination et participation aux comités d'organisation.
Mise en œuvre technique de ce projet d'organisation, en proposant plusieurs itinéraires de randonnée de différents niveaux de difficulté au départ du Pont du Diable.
Mise en œuvre logistique : signalétique, fournitures, ravitaillements ...
Mise en œuvre d'un dispositif de secours adapté aux besoins de l'organisation.
Mobilisation de bénévoles pour les besoins de l'organisation.
3Promotion de l'évènement au sein de son réseau de contacts, et lors de ses déplacements sur des
manifestations analogues.
4-2 - La Communauté de communes Vallée de !'Hérault
La Communauté de communes Vallée de l'Hérault prête son concours à la mise en œuvre de ce projet sur les plans administratifs, techniques, humains et financiers.
La communauté de communes participe à la programmation de ce projet, qui se déroulera sur le site du Pont du Diable le dimanche 08 mai 2016.
L'implication de la Communauté de Communes Vallée de l'Hérault assurera les tâches suivantes :
Participation aux comités d'organisation.
Accompagnement sur le volet administratif, en assurant un relai avec les communes et les partenaires locaux.
Accompagnement pour la conception technique et administrative de cette manifestation, notamment dans le choix des itinéraires empruntés à l'occasion de cette randonnée. S'assurer de la compatibilité de cette manifestation avec les enjeux des sites Natura 2000 qui seront traversés par les parcours.
Promouvoir les valeurs du Grand Site de France « Saint-Guilhem-le-Désert - Gorges de l'Hérault » auprès du comité d'organisation et des participants.
La communauté de communes assure également un soutien financier à ce projet, en attribuant une subvention d'un montant de 5000 euros par délibération du conseil communautaire lors de séance du 25 janvier 2016.
4-3 - L'Office du Tourisme Intercommunal St-Guilhem-le-Désert/ Vallée de !'Hérault
L'Office du Tourisme Saint-Guilhem-le-Désert/Vallée de l'Hèrault prête son concours à la mise en œuvre de ce projet sur le plan humain et logistique.
L'Office du Tourisme Saint-Guilhem-le-Désert/Vallée de !'Hérault s'engage sur les points suivants: Autoriser l'accès gratuit au parking du site pour les participants à la manifestation le dimanche 08 mai 2016.
Relayer ce projet d'organisation à travers ses différents outils de communication. Diffuser l'information auprès de ses partenaires (OT du Pays, Pays, ADT, partenaires de l'OTI). Promouvoir cette manifestation auprès de ses partenaires locaux, en proposant une présence sur site, la fourniture de dotations pour le tirage au sort final, ou des remises pour l'achat d'un cadeau offert aux participants.
Article 5 - Communication
Le plan de communication de la manifestation sera défini dans le cadre du comité d'organisation.
Le comité d'organisation porte une attention particulière à l'utilisation d'outils de communication en ligne, principaux médias utilisés aujourd'hui pour promouvoir l'évènementiel sportif.
Les parties s'engagent à rappeler la participation de l'ensemble des partenaires sur tout support de communication.
Le plan de communication intègre les tâches suivantes :
Déclinaison du logo et de la charte graphique des « Drailhes du Diable » sur l'ensemble des supports de communication.
Mise en page d'une affiche et d'un flyer : diffusion en ligne, et distribution sur d'autres manifestations en amont de la randonnée VTT, en fonction des possibilités. L'utilisation de documents imprimés sera limitée au maximum afin de respecter les objectifs d'une manifestation éco-responsable.
4Mise à jour et animation du site internet de la manifestation, dans les objectifs suivants : informer et
renseigner les participants, proposer un service d'inscription en ligne, proposer toutes les informations pratiques nécessaires, administrer et gérer les données, favoriser les échanges et la production collaborative de contenus, et proposer des services transactionnels (inscription en ligne, vente de maillots ou autres prestations ... ).
Le choix des prestataires et la validation des différents documents (maquettes, BAT ... ) sera effectuée par l'organisateur.
Article 6 - Assurances et responsabilité
L'Organisateur de par sa qualité, est responsable de la sécurité des participants licenciés ou non licenciés, pendant la journée du dimanche 08 mai 2016.
A ce titre, !'Organisateur devra souscrire une assurance couvrant les participants de la randonnée VTT « Les Drailhes du Diable» ainsi que les bénévoles, au titre des dommages causés ou subis à l'occasion de cette manifestation.
La participation financière de la Communauté de Communes Vallée de ('Hérault sera versée sous réserve de la présentation d'un document attestant la souscription d'une telle assurance.
L'Organisateur prendra toute mesure utile pour assurer la sécurité du public et des tiers lors de la manifestation, notamment par la mise en place d'un plan de secours approprié, et devra s'en garantir auprès d'une compagnie notoirement solvable.
Les parties déclarent être dûment assurées au titre de leur responsabilité civile afin de garantir tout dommage susceptible d'engager leur responsabilité.
Article 7 - Rapport d'activités
L'Organisateur devra transmettre aux partenaires signataires, dans les trois mois qui suivent la réalisation de l'évènement, un rapport d'activités comprenant:
un bilan général de l'événement
un bilan comptable de la manifestation
Article 8 : Récupération et échange de données
L'Organisateur enregistre les informations nominatives des participants, sous réserve de leur accord, au moyen des fichiers d'inscriptions aux différentes épreuves et animations de la manifestation. Les membres signataires de la présente convention sont autorisés à récupérer et échanger ces informations nominatives afin d'en effectuer un traitement statistique et procéder à l'envoi de mailings d'information. La création de cette base de données sera soumise à une déclaration auprès de la CNIL.
Article 9 - Droit à l'image
L'organisateur s'engage à demander auprès de chaque participant une autorisation d'utilisation des images (photos, vidéos) qui pourraient être prises au cours de l'évènement, à travers le bulletin d'inscription ou tout document nécessaire.
Conformément aux autorisations données, les différentes parties signataires s'engagent à partager toutes photos/vidéos réalisées au cours de l'évènement, pour des besoins de communication.
Article I O -Inscriptions
L'organisateur s'engage à intégrer sur le bulletin d'inscription les éléments suivants: Règlement de la manifestation
Autorisation parentale pour les mineurs participants à la manifestation Conformément à l'article 9 susmentionné, les mentions :
0 « j'autorise les organisateurs à utiliser les photos/vidéos prises sur l'évènement dans les différents outils de communication assurant la promotion du territoire et des activités de pleine nature »,
50 « j'autorise l'organisateur à utiliser, ou communiquer mes coordonnées pour recevoir des informations
relatives à cette manifestation ».
Information relative à la remise d'une bouteille de vin à chaque participant majeur et d'un autre cadeau à chaque participant mineur recevra, lors de l'inscription le jour de la course. Information relative à l'organisation d'un tirage au sort pouvant être effectué pour permettre aux participants de remporter des lots mis à disposition par les partenaires de la course.
Article 12 - Diffusion des supports de communication et affichage sauvage
L'Organisateur s'engage à respecter la règlementation en vigueur relative à l'affichage, à la publicité et aux pré- enseignes, en évitant notamment l'affichage sauvage sur des supports inadaptés (type panneaux de signalétique routière, abris bus ... ).
Comme pour le balisage, l'organisateur s'engage également à déposer les affiches et autres éléments de communication dès la fin de la manifestation.
Tout manquement à cette règlementation constituera un motif de résiliation de plein droit de la présente convention.
Article 13 - Equilibre budgétaire
Le comité d'organisation sera particulièrement attentif à l'équilibre budgétaire de la manifestation, dans un souci de pérennisation de la manifestation. Les éventuelles recettes de billetterie contribueront au financement des projets de développement de l'association.
Article 14 - Relation entre les parties
La présente convention ne confère aucun mandat et n'engendre aucun lien de subordination entre les parties. L'Organisateur assume la responsabilité de la manifestation.
Article IS - Différends entre les parties
Les parties s'efforceront autant que faire se peut, de régler leurs différends à l'amiable pour tous les litiges relatifs à l'interprétation et à l'exécution de la présente convention.
En cas de non règlement, les litiges relèveront de la compétence des tribunaux de droit commun de Montpellier.
6En foi de quoi la présente convention a été signée en trois exemplaires, à Gignac, le ..
L'association « Roue Libre Gignacoise »
Nom: .
Qualité: .
Signature:
L'Office du tourisme Intercommunal Saint
Guilhem le Désert/ Vallée de !'Hérault
Nom: .
Qualité: .
Signature:
La Communauté de communes Vallée de
!'Hérault
Nom: .
Qualité: .
Signature:
7