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Document publié le Mercredi 1 janvier 2025 par la commune d'Alençon.
Lien du pdf (unknown - guide pratique association alenconnaise web)
Thèmes du document : Sport, Aménagement du territoire, Télécommunications et internet,
2
Sommaire
Éditos .............................................................................................................................. p.3
Avant-propos ................................................................................................................ p.4
Quelques chiffres sur la dynamique associative ...................................................... p.4
Engagement de la Ville
et des associations alençonnaises ........................................................................... p.5
La Ville d’Alençon : ses compétences et vos interlocuteurs ............................... p.6
Maison de la Vie Associative : un lieu ressource ................................................... p.8
Les différentes formes de soutien,
d’accompagnement et d’autorisations proposées
ou octroyées par la Ville d’Alençon ....................................................................... p.10
Accompagnements dans l’organisation
d’une manifestation sur le domaine public ......................................................... p.17
Communication de la Ville d’Alençon ...................................................................... p.20
Des événements pour les associations organisés par la Ville ............................. p.21
Comment créer une association ? ........................................................................... p.22
La communication de mon association.................................................................. p.23
Les ressources............................................................................................................. p.23
Réalisation : Services Vie Associative et Citoyenneté, Communication
Conception graphique : Service Communication - Ville d’Alençon - Mai 2025 3
Éditos
Chères Alençonnaises,
chers Alençonnais,
La force d’Alençon réside dans la
diversité et la vitalité de son tissu
associatif. Sport, culture, solidarité,
environnement : vos actions
enrichissent notre Ville et sont une
véritable source d’inspiration.
Ce « Guide pratique » a été
conçu pour vous apporter des
réponses claires et concrètes.
Vous y trouverez des informations
utiles sur les ressources mises
à votre disposition par la Ville,
les démarches administratives,
ainsi que des contacts pour
faciliter vos projets.
Votre engagement est le moteur
de notre dynamique collective.
Continuons de faire d’Alençon une
ville où les initiatives associatives
grandissent et fédérent.
Joaquim PUEYO
Maire d’Alençon
Président de la Communauté Urbaine
Conseiller départemental de l’Orne
Ancien député de l’Orne
Chères associations,
Le dynamisme associatif d’Alençon
est une richesse précieuse
pour notre Ville. Il témoigne de
l’engagement d’hommes et
de femmes qui, au quotidien,
animent la vie locale, tissent des
liens, et renforcent la solidarité.
En tant qu’adjoint à la vie
associative, il est pour moi
essentiel de vous accompagner
au plus près de vos besoins.
Avec ce « Guide pratique pour
les associations alençonnaises »,
nous souhaitons vous
accompagner dans vos projets
et faciliter vos démarches.
Emmanuel TURPIN
Adjoint au Maire
en charge de la Vie associative
et du Devoir de mémoire 4
Avant-propos
Plus de 1 000 associations sont
répertoriées sur l’ensemble
du territoire (Ville et CUA).
Reconnu pour sa richesse et son
dynamisme, le tissu associatif local
recouvre un très grand nombre de
domaines. Qu’elles soient sportives,
culturelles ou de loisirs, sociales ou
environnementales, ces associations
sont essentielles pour que chacun
puisse trouver sa place, s’intégrer
et s’épanouir. Elles permettent de
développer les solidarités, d’éviter
l’isolement et le repli sur soi. Elles
contribuent au bien-vivre ensemble.
La création de ce guide par la Ville
d’Alençon résulte d’une volonté de
clarifier les démarches, rappeler les
dispositifs dont peuvent bénéficier
les associations domiciliées sur le
territoire de la Ville d’Alençon et
trouver des réponses et des astuces
pour faire rayonner leur activité et
leurs événements. Bonne lecture !
Quelques chiffres sur
la dynamique associative :
La Ville d’Alençon compte sur
son territoire plusieurs centaines
d’associations, tous domaines
confondus. Ces structures participent
au dynamisme et à l’attractivité
du territoire. Elles œuvrent dans
des secteurs divers grâce à
l’engagement de leurs bénévoles et
sont accompagnées pour un certain
nombre par des professionnels.
Au fil de ce guide, vous
trouverez des fléchages
dont voici la légende :
I ndique votre contact
privilégié.
Vous réfère à une autre
page.
Vous donne des idées pour
faciliter votre quotidien.
À retenir !
Associations actives
Établissements associatifs
employeurs
Soit
des établissements du territoire
Emplois salariés associatifs
des emplois salariés
du territoire
de la masse salariale
du territoire 5
La Ville d’Alençon s’engage
Le dynamisme associatif alençonnais
favorise l’émergence d’initiatives,
l’animation de la vie locale et
économique du territoire ainsi que
la création de réseaux d’acteurs.
À ce titre, dans le respect de leur
indépendance et de leur autonomie,
la Ville d’Alençon s’engage aux côtés
des associations afin de permettre
le développement de projets et
la mise en place d’actions et de
manifestations répondant aux
besoins des habitants du territoire.
Les associations s’engagent
Les associations s’engagent à créer
les conditions favorables pour
rendre lisibles et visibles les actions
et manifestations mises en œuvre
mais également pour faire participer
le plus grand nombre.
Elles s’engagent aussi pour travailler
dans une logique de partenariat,
de confiance et de transparence
avec les différents services de la Ville,
dans le cadre des différents soutiens
apportés.
Engagement
de la Ville
et des associations
alençonnaises
Des valeurs et des principes
communs
La Ville d’Alençon et les associations
de son territoire respectent :
Les valeurs et les principes
républicains ;
La légitimité, le rôle et la mission
de chacun ;
La participation de la vie
associative au développement
local ;
La garantie pour tous les publics,
sans distinction, de l’accès
aux associations (activités et
gouvernance) ;
La lutte contre la discrimination
sous toutes ses formes ;
Les enjeux liés à l’écocitoyenneté
et au développement durable. 6
Les élus
La Ville d’Alençon étant régie
par un conseil municipal,
certains de vos interlocuteurs
sont des élus dont la délégation
est en rapport avec la vie
associative, événementielle
sportive ou culturelle.
Voici une liste non exhaustive d’élus
avec lesquels vous échangerez :
Le Maire
C’est à lui que vous adresserez
vos courriers : demande de
subventions, demande de
mise à disposition de salle ou
d’occupation du domaine public,
demande de prêt de matériel et
demandes d’accompagnement
en communication.
Il détient les pouvoirs de
police municipale et a le
pouvoir d’autoriser ou non
une manifestation.
Cabinet :
Demande d’accompagnement,
d’objets promotionnels
L’élu en charge de
la vie associative
Sa délégation peut être
jumelée avec une autre :
devoir de mémoire, sports…
La Ville
d’Alençon :
ses compétences
et vos interlocuteurs
La Ville d’Alençon, par
sa mission d’animation du territoire,
soutient et valorise les associations.
Elle en subventionne certaines
selon les critères d’attributions.
voir p. 10
Le soutien et l’accompagnement de
la Ville d’Alençon au tissu associatif
local prennent plusieurs formes :
La mise à disposition de
locaux, de matériel et de
services à la Maison de la Vie
Associative (MVA), structure
d’accueil et de ressources
installée 25, rue Demées ;
Une aide logistique et
matérielle pour l’organisation
d’événements particuliers ;
Une aide financière directe via
des subventions (fonctionnement,
projet et équipement). 7
L’élu en charge de
la culture, de la vie culturelle
et du tourisme
Valide les accompagnements :
prêt de matériel, salle,
communication…
L’élu en charge du sport
Promeut le sport alençonnais,
participe aux commissions
d’attribution des subventions
selon les critères et le règlement,
valorise les disciplines sportives au
cours d’événements, compétitions
locales ou interrégionales
L’élu en charge de
la mobilité, du développement durable
Coordonne des actions en faveur de
l’environnement ou des transitions
L’élu en charge de la solidarité
L’élu en charge de la
lutte contre les discriminations,
les exclusions et les violences
faites aux femmes
Il est important de savoir qui
sont vos interlocuteurs.
Les services internes
De la même manière, votre
interaction avec la Ville d’Alençon va
s’effectuer avec de nombreux services
qui vont vous permettre de réaliser
vos projets et vos événements
depuis la conception jusqu’au jour J :
Affaires Juridiques,
Assurances, Actes réglementaires :
Arrêtés d’occupation du domaine
public, de modification de la
circulation et du stationnement,
de demande de débit de boisson…
Espaces Verts,
Voirie, Déchets et propreté :
Selon l’endroit : parcs, travaux
et traitement des déchets
Salles municipales, Anova (CUA)
et régie spectacles :
Réservations de salles
Moyens logistiques :
Matériel, régie…
Communication :
Demande d’accompagnement,
de relai affichage, magazines, web
Voir p. 20 8
Maison de la
vie associative :
Un lieu ressource
Dans le cadre de son
accompagnement en faveur des
associations, la Ville d’Alençon gère
une Maison de la Vie Associative
(MVA). C’est une structure d’accueil
et de ressources à destination
des associations alençonnaises.
Son rôle
Accompagner, soutenir et
pérenniser la vie associative locale
dans ses démarches et ses projets ;
Renseigner, orienter et
accompagner les associations
constituées et aspirantes dans
différents domaines :
la création d’une association
le montage d’un projet
la recherche de financement
le fonctionnement
d’une association.
Accueillir des événements
ou des expositions
Pour ce faire, la MVA propose
aux associations un ensemble
de services dédiés, qui
contribuent à la structuration
des associations, à la création
de liens et à la mise en réseau :
la domiciliation du siège social
la mise à disposition de locaux
de différents types (salles de
réunion et de permanences, salle
de conférence, bureaux partagés)
l’accès et la mise à disposition
possible d’un hall d’exposition
un espace photocopies
du conseil et de l’assistance 9
Certains de ces services sont
proposés dans le cadre de la signature
d’une convention d’adhésion.
La Maison de la Vie Associative
est également le guichet unique
pour les dépôts de demandes de
subvention auprès de la Ville et de
la Communauté Urbaine d’Alençon.
Voir p. 10
Les associations peuvent ainsi être
accompagnées sur rendez-vous
quand elles souhaitent déposer
une demande de subvention sur
le portail de la vie associative.
Contact :
Service Politique de
la Ville et Citoyenneté
Maison de la Vie Associative
25 rue Demées
61000 Alençon
02 33 80 87 60
maison-vie-associative@ville-alencon.fr
Ouverture du lundi au vendredi
de 8 h 30 à 12 h et de 13 h 30 à 17 h 30
Fermeture au public le lundi matin 10
Les différentes
formes
de soutien,
d’accompagnement
et d’autorisations
proposées ou octroyées
par la Ville d’Alençon
Accompagnement financier
La Ville d’Alençon soutient
activement le dynamisme
associatif local, notamment par les
subventions qu’elle accorde chaque
année à plus de 250 associations
réparties en quatre domaines
d’activité : culture, sport, vie
associative et social.
En fonction du domaine
d’intervention, les associations
bénéficient d’un interlocuteur au
sein d’un service, pour des projets
spécifiques ou pour les questions
relatives au fonctionnement sur
les thématiques culture, sport, vie
associative, social.
Quelle que soit la nature de
la demande de subvention
(fonctionnement, investissement,
projet, événement ponctuel, liée
à la réalisation d’objectifs dans
un cadre contractuel), toute
demande doit être déposée en ligne
via le portail Internet suivant :
https://associations.
ville-alencon.fr/aides
Il est nécessaire au préalable de
s’inscrire et de créer un compte.
Il est possible à tout moment
d’accéder à ses données et de
suivre l’état d’avancement de
sa demande de subvention.
Besoin d’aide pour
remplir sa demande ?
Les agents de la Maison de la
Vie Associative se tiennent à
la disposition des associations
pour toute question ou aide
relative à une demande de
subvention : 02 33 80 87 60.
La Ville d’Alençon a
validé en juillet 2022 un
règlement d’attribution des
subventions, téléchargeable
en flashant ce QR-code :
ou sur www.alencon.fr
Rubrique Mes loisirs Vie associative 11
Accompagnement logistique :
utilisation de locaux
appartenant à la collectivité
Les salles de la MVA
Pour pouvoir utiliser les salles de la
MVA, il faut au préalable avoir conclu
une convention d’adhésion avec
la Ville d’Alençon. Les conditions
d’accès aux salles sont précisées
dans cette convention et dans le
règlement intérieur de la MVA.
Maison de la Vie Associative
25 rue Demées
61000 Alençon
02 33 80 87 60
maison-vie-associative@ville-alencon.fr
Les salles municipales
Salles Baudelaire
20 rue Porchaine à Alençon
Usage : réunions diverses, formation,
conférence
Accès PMR à demander (rampe
extérieure à mettre en place)
Salle de conférence Baudelaire
85.50 m2 - Capacité de
150 personnes
Salle de réunion Baudelaire
51 m2 - Capacité de 70 personnes
Bureau Baudelaire
17.10 m2 - Capacité de 12 personnes
Salle André Artois
1 rue des frères Niverd à Alençon
218 m2 - Capacité de 218 personnes
Usage : réunions diverses, formation,
conférence
Accès PMR à demander
(clef spéciale pour ascenseur)
Halle aux toiles
Cours Clemenceau à Alençon
Usage : congrès, spectacles, repas
Accès PMR fixe
Salle des spectacles
240 m2 - 286 sièges
660 personnes debout
Salle des congrès
216 m2 - 192 sièges
300 personnes debout
L’ensemble salle des spectacles et
salles des congrès
456 m2 - 478 sièges
960 personnes debout
Salle 1 ou salle 2 en sous-sol
93 m2 - 70 sièges
93 personnes
Ensemble salle 1 et salle 2
186 m2 - 186 personnes 12
Halle au blé
Place de la Halle au blé à Alençon
Usage : conférence, exposition,
vente, loisirs
Accès PMR fixe
Coupole au rez-de-chaussée
611 m2 - 611 personnes
Galerie au rez-de-chaussée
463 m2 - 463 personnes
Ensemble coupole et galerie
1074 m2
Salle de la Paix
Place de la Paix à Alençon
Usage : spectacles, repas, concerts
Accès PMR fixe
201 m2 - 200 personnes
Demande à effectuer auprès du
service salles municipales,
Anova (CUA) et régie spectacles
Directement sur place : accueil
physique dans l’enceinte d’Anova
Parc des Expositions (171 rue de
Bretagne à Alençon) :
se signaler au niveau de l’interphone
à gauche du bâtiment
Tél : 02 33 32 40 89
Email :
regisseur@ville-alencon.fr
Toute demande doit être
effectuée dans la mesure du
possible 1 mois avant la date
d’utilisation de la salle.
1. Après vérification de la
disponibilité par le service,
un bulletin de réservation est
envoyé et il est à retourner
ou à déposer obligatoirement
complété par l’association.
2. Une fois le bulletin de réservation
complété, une option est
posée par le service.
3. Le service envoie un devis
au demandeur.
4. Il est demandé au demandeur de
renvoyer le devis signé, accompagné
d’un chèque de caution et d’une
attestation d’assurance.
NB : le chèque de caution non
encaissé et l’attestation d’assurance
sont valables pour toutes les
demandes effectuées sur la même
année civile par l’association.
5. Le dossier est alors complet et
un courrier de confirmation est
envoyé à l’association, dans les
cas où les délais le permettent
et ont été respectés. 13
Les associations
alençonnaises ne paient pas
le coût de la location mais elles
paient le coût des charges et le coût
des éventuelles prestations
complémentaires.
Visite préalable de la salle
et besoins techniques
En cas de besoin, il est possible
de demander une visite de la
salle et de faire un point sur
les besoins techniques via une
demande à l’équipe de régisseurs
sur l’adresse mail suivante :
regisseur@ville-alencon.fr
État des lieux d’entrée et de sortie
Un état des lieux d’entrée et de
sortie est réalisé en présence d’un
représentant de l’association.
Un rendez-vous sur place
est généralement fixé la
semaine précédente pour
l’état des lieux d’entrée.
Le règlement financier après
l’utilisation de la salle
Le cas échéant, une facture est
envoyée par mail et l’association
dispose d’un délai d’un mois
pour effectuer le règlement (par
virement ou par chèque).
Les équipements sportifs
Les équipements sportifs présents
sur le territoire communal sont
multiples et multiformes et
concernent l’ensemble des usagers.
Quelles sont les conditions pour
utiliser des équipements sportifs ?
Pour bénéficier de la réservation
d’un équipement, l’association doit :
Être enregistrée auprès de la
Préfecture et être en activité,
Établir une demande auprès du
service Sports, avec les pièces
justificatives (statuts du club
ou de l’association, affiliation
à une fédération sportive).
Les demandes pour l’année sportive
sont examinées entre les mois de
mai et juin. La planification des
équipements est établie dans le
courant du mois de juillet pour la saison
qui démarre en septembre.
Les demandes d’utilisation ponctuelles
sont étudiées tout au long de l’année.
Un règlement intérieur des
équipements sportifs de la Ville
d’Alençon définit toutes les conditions
générales et particulières d’utilisation
de l’ensemble des équipements.
flashez ce QR-code
pour accéder
au réglement intérieur
Service Sports
Tél : 02 33 32 41 17
ou 02 33 32 41 27
Email :
servicesport@ville-alencon.fr 14
Les équipements culturels
Auditorium
15 rue Jullien à Alençon
Situé dans une ancienne chapelle,
son acoustique a été optimisée
pour la musique classique.
Capacité d’accueil : 196 places
Surface de la scène : 75 m 2
2 loges individuelles et 1 loge
collective pour 19 personnes
Conservatoire à rayonnement
départemental
Tél : 02 33 32 41 72
Email :
conservatoire@cu-alencon.fr
Salle Lamartine
2 rue Lamartine à Alençon
Associée au département Musiques
actuelles du conservatoire à
rayonnement départemental,
elle est un pôle d’information et
d’accompagnement à la création
pour les musiciens locaux.
En parallèle des ateliers musiques
actuelles, des cours théoriques
et instrumentaux dispensés au
conservatoire, la salle Lamartine
a pour but d’offrir aux musiciens
un lieu et un ensemble d’outils
afin de les accompagner dans
la mise en œuvre et la diffusion
de leur projet artistique.
Elle propose aux groupes une
salle de 100 m 2 équipée (amplis,
instruments, son et lumière, console
d’enregistrement) et insonorisée
leur permettant de travailler le son,
l’espace scénique, sous le regard
extérieur d’un professionnel.
Tél : 02 33 32 41 72
Email :
conservatoire@cu-alencon.fr
Le Théâtre
2 Avenue de Basingstoke à Alençon
Doté de 363 places, le théâtre
d’Alençon accueille durant l’année
des spectacles, concerts et autres
événements, hors programmation
de la Scène nationale 61.
Après avoir s’être renseigné
auprès de la Scène Nationale 61
sur la disponibilité du lieu, la
demande de réservation est
ensuite à adresser au service
Affaires Culturelles, Tourisme et
Camping de la Ville d’Alençon.
Service Affaires Culturelles,
Tourisme et Camping
Tél : 02 33 32 41 02
Email : ac@ville-alencon.fr
CUA
CUA 15
Les Maisons
des Initiatives Citoyennes
Les Maisons des Initiatives Citoyennes
(MIC) ont pour mission d’impulser et
valoriser des initiatives municipales,
communautaires, associatives et
citoyennes. Elles répondent à des
enjeux de mixité culturelle et sociale,
de renforcement de la cohésion
sociale et de citoyenneté de proximité.
La possibilité est offerte aux
associations alençonnaises de
bénéficier de locaux au sein des
MIC pour proposer des actions et
activités sur des créneaux spécifiques
à la condition d’adhérer aux valeurs
et objectifs précisés dans une
convention d’adhésion dédiée.
La gestion est assurée par le service
Politique de la Ville et Citoyenneté de
la Communauté Urbaine d’Alençon.
Maison des Initiatives
Citoyennes de Perseigne
Place de la Paix
61 000 Alençon
Tél : 02 33 32 41 67
Maison des Initiatives Citoyennes
de Courteille
Rue Edouard Branly
61000 Alençon
02 33 80 49 00
Demandes de matériel
en dehors des manifestation
sur le domaine public
Pour une demande de
matériel liée à une
manifestation ou une action ne se
déroulant pas sur le domaine public,
il convient d’adresser, pour chaque
demande, un mail à l’adresse
suivante :
demandemantelet@ville-alencon.fr
Délai requis : 1 mois avant
l’action ou la manifestation hors
délais spécifiques demandés par
la collectivité lors des périodes
riches en manifestations (par
exemple la période estivale).
Il est demandé d’avoir bien réfléchi
à ses besoins et au contenu de sa
demande avant de solliciter le service.
Être le plus précis possible
et indiquer :
La date et les horaires
Le lieu
La liste du matériel demandé
Le plan d’implantation du matériel
La nécessité d’installer le matériel
En l’absence de montage, le
matériel est à retirer sur
place, dans le cadre d’un rdv qui
sera fixé en amont à l’adresse de
retrait du matériel convenue avec
le service Moyens Logistiques. 16
Liste de base du matériel :
Tente de réception (5 m x 12 m)
Tente buvette (5 m x 5 m)
Stand couvert (3 m x 3 m)
Chalet
Table de 2 m en plastique
Table de 2,20 m en bois
Chaise pliante d’extérieur
Chaise pliante d’intérieur
Banc de 4 places
Barrière métallique
Barrière bois
Grille d’exposition
Pac Samia (2 m x 1 m)
Podium couvert (10 m x 5 m)
Remorque podium (7 m x 5 m)
Remorque podium (6 m x 3 m)
Parquet de danse
Flèches de signalisation* dans
la limite des stocks disponibles
et en fonction du nombre
d’événements en simultané
*Seul un texte court pourra être
apposé sur ces flèches
(Nom de l’événement – date – lieu).
Attention : la Ville d’Alençon,
à titre d’exception, se réserve
le droit de diminuer les
quantités en cas de force
majeure.
Il est indispensable de suivre les
conseils et préconisations du
service compétent qui adaptera le
matériel demandé et nécessaire,
notamment en fonction de
contraintes spécifiques liées à un lieu
et qui analyser l’opportunité et la
pertinence technique de la demande.
Service Moyens Logistiques
Email :
demandemantelet@ville-alencon.fr
Il est demandé aux
associations de restituer le
matériel mis à disposition
dans l’état initial (propreté, mode
de stockage ou d’emballage, etc.).
En cas de dégradation,
merci d’en alerter le service
immédiatement à la restitution.
Demandes de mini-bus
La Ville d’Alençon propose la
mise à disposition de minibus
aux associations alençonnaises,
dans le cadre d’un soutien
logistique visant à permettre le
développement d’activités sportives,
culturelles et socio-culturelles.
Quatre minibus de 9 places
sont disponibles du lundi au
dimanche, ou du vendredi au
dimanche, y compris jours fériés.
Les critères d’attribution
sont les suivants :
Associations sportives prioritaires
le samedi et le dimanche
Objet :
participation directe à
un événement en vue
d’un classement
participation à un stage
participation à un événement
Distance
Public transporté
Nombre de personnes
La gestion de ces réservations
est assurée par le service Sports,
sur la base d’un règlement
d’utilisation spécifique.
Service Sports
Tél : 02 33 32 41 17
ou 0233 32 41 27
Email :
servicesport@ville-alencon.fr 17
Accompagnements
dans l’organisation
d’une manifestation
sur le domaine public
Un formulaire dédié,
"Manifestation sur le domaine
public de la Ville d’Alençon", est le
support à utiliser obligatoirement
Occupation du domaine
public
Il est rappelé que la première
démarche consiste à s’assurer
de la disponibilité du site.
En cas de disponibilité du site,
la Mairie d’Alençon délivre une
autorisation d’occupation du
domaine public.
Le formulaire "Manifestation sur le
domaine public de la Ville d’Alençon"
est à retourner complété
8 semaines avant la date prévue
de la manifestation pour les
événements de grande ampleur
et 4 semaines pour les autres,
à l’adresse :
Ville d’Alençon
Hôtel de Ville
CS 50362
61014 Alençon cedex ou
courrier@ville-alencon.fr
En cas de manifestation
sportive
La déclaration ou demande
d’autorisation est à effectuer
uniquement par voie dématérialisée
sur la plateforme gouvernementale
www.manifestationsportive.fr
Circulation et stationnement
L’éventuel blocage de la
circulation et du stationnement
nécessite obligatoirement la
prise d’un ou plusieurs arrêtés
par la Ville d’Alençon.
En cas d’interdiction de
stationnement, l’association
organisatrice s’engage
à informer les riverains
concernés (flyers
sur véhicules et boites
aux lettres à minima)
Démarches
et informations
complémentaires
Buvette temporaire : à préciser
sur le formulaire car la vente
d’alcool nécessite obligatoirement
une autorisation délivrée par la
Mairie d’Alençon 18
Vente au déballage : nécessite de
faire une déclaration préalable
par formulaire Cerfa 13939*01,
accompagné d’un justificatif
d’identité du déclarant à
transmettre au service Affaires
Juridiques, Assurances, Actes
Réglementaires au plus tard
15 jours avant la manifestation.
Restauration : le respect de la
réglementation relative à l’hygiène
et la règlementation issue du Code
de la Santé Publique relève de
la responsabilité de l’association
organisatrice.
Sécurité et sûreté
Il convient de prévoir :
un service d’ordre, assuré par une
société de gardiennage idéalement
ou les membres de l’association
organisatrice de l’événement ;
un moyen d’alerte des services de
secours extérieurs ;
un dispositif de secours de secours
à personne, en fonction de
l’ampleur de la manifestation.
Pour les manifestations
regroupant plus de 1 500
personnes, un dossier de
sécurité devra être adressé
à la Préfecture de l’Orne
au minimum 1 mois avant,
et 4 mois avant pour plus
de 5 000 personnes.
Selon l’ampleur de l’événement,
il convient également de
prendre contact avec le SDIS,
la Police Nationale et Municipale.
Demande de matériel dans
le cadre d’une manifestation
sur le domaine public
Liste de base du matériel :
Voir p. 16
Flèches de jalonnement
à réserver via le formulaire
d’occupation du domaine public
dans la limite des stocks disponibles
et en fonction du nombre
d’événements en simultané.
Seul un texte court pourra être
apposé sur ces flèches
(Nom de l’événement – date – lieu).
Branchement électrique :
Préciser le type d’appareil qui sera
branché (permettant au service de
définir la puissance nécessaire)
Branchement eau :
Il est à noter que l’eau
fournie n’est pas potable.
Attention : la Ville d’Alençon,
à titre d’exception, se réserve le
droit de diminuer les quantités
en cas de force majeure.
Il est indispensable de suivre les
conseils et préconisations du
service compétent qui adaptera le
matériel demandé et nécessaire,
notamment en fonction de
contraintes spécifiques liées à un lieu
et qui analyser l’opportunité et la
pertinence technique de la demande. 19
Il est demandé aux
associations de restituer le
matériel mis à disposition
dans l’état initial (propreté, mode
de stockage ou d’emballage, etc.).
En cas de dégradation,
merci d’en alerter le service
immédiatement à la restitution.
Plantes vertes
Dans le cadre de manifestations
organisées sur le domaine public,
la Ville d’Alençon offre la possibilité
d’une mise à disposition de plantes
vertes, au maximum une fois par an
et par association organisatrice.
Il convient de préciser la
demande dans le formulaire.
Le service des Espaces Verts
joue également un rôle de conseil
technique, il convient donc de suivre
ses préconisations et la mise à
disposition est possible sous réserve
des stocks disponibles, en fonction du
nombre d’événements en simultané.
Gestion des déchets
La gestion des déchets relève de
la responsabilité de l’association
organisatrice de la manifestation.
Le service Déchets Ménagers de
la CUA met si besoin à disposition
des organisateurs des bacs de tri.
Assurance
L’association organisatrice déclare
être assurée en responsabilité civile
pour les dommages causés aux lieux,
aux biens confiés et aux personnes.
La Ville d’Alençon se réserve le droit
d’en demander la transmission.
Responsabilité
L’association organisatrice demeure
responsable de l’organisation
générale de la manifestation.
Elle doit être en mesure d’assurer,
par tout moyen, la sécurité de la
manifestation, y compris pendant
les périodes de montage et de
démontage des installations.
Demande de matériel
La demande de matériel liée à
l’organisation d’une manifestation
est incluse dans le formulaire.
Communication
La demande d’accompagnement
auprès de la Ville d’Alençon liée à
l’organisation de la manifestation
est incluse dans le formulaire
Possibilité d’ajouter l’événement sur
l’agenda Internet de la Ville d’Alençon
Voir page suivante et p.23 20
Un site internet de + 100
pages, un agenda, des
galeries photo et des documents
en ligne et aussi :
Une page Facebook
Un compte Instagram
Une page YouTube
Un réseau d’affichage
électronique « JEI » et municipal
multiformats
Si vous êtes une association
alençonnaise, subventionnée
ou non, et que vous organisez
un événement sur le territoire
alençonnais que vous souhaitez
valoriser, la Ville d’Alençon peut
vous aider. Il suffit d’envoyer un
mail avec toutes vos informations :
nom de l’événement, date, lieu,
tarifs et infos pratiques + visuels en
bonne définition de l’événement.
La Ville peut, sous réserve de
place, relayer votre événement sur
son réseau numérique : agenda
du site web, posts sur les réseaux
sociaux ou partage des vôtres
Veillez à faire figurer le
logo de la Ville d’Alençon
sur vos communications si vous
avez un partenariat en cours
(financier, matériel, etc.).
communication@cu-alencon.fr
Communication
de la Ville d’Alençon
La Ville et la Communauté Urbaine
d’Alençon disposent d’un service
Communication mutualisé que vous
pouvez solliciter dans le cadre de
la communication autour de votre
événement. Cet accompagnement
est d’ailleurs mentionné sur le
formulaire d’accompagnement du
domaine public
Vous pouvez également
utiliser le formulaire en ligne
sur le site de la Ville :
En effet, la Ville d’Alençon dispose
de plusieurs relais de communication
papier, web et affichage :
Un magazine municipal
« Alençon Magazine »,
bimestriel : janvier-février, mars-avril,
mai-juin, 2 hors-séries été / Noël et
trimestriel : sept-octobre-novembre 21
Des événements
pour les associations
organisés par la Ville
La Ville d’Alençon programme
différents événements au cours de
l’année pour permettre à chacune et
chacun de trouver l’activité sportive,
culturelle ou autre qui lui convient.
L’occasion aussi pour les services
et organismes d’accompagnement
de la vie associative et de
l’engagement citoyen au sens plus
large, de présenter leurs actions.
Fête du sport
La Ville d’Alençon organise la Fête
du sport avec les associations
sportives, un événement familial,
aux allures de grand terrain de sport
au parc des Promenades. Plus de 30
disciplines pour tous les âges sont
représentées par une quarantaine
d’associations sportives.
L’occasion pour les participants de
se renseigner, d’essayer un sport et
de s’inscrire pour la rentrée sportive.
Tout début de l’été
Fête de la vie associative
La Ville d’Alençon a organisé pour la
1re fois la Fête de la vie associative
en 2024 au parc des Promenades
afin de permettre aux associations
alençonnaises de se faire connaître
auprès du grand public, d’attirer
des adhérents, de trouver de
nouveaux bénévoles motivés pour
s’engager dans la vie associative et
de créer des liens avec de nouveaux
partenaires. Preuve de la diversité et
de la dynamique du tissu associatif
local, plus de 90 structures étaient
représentées (loisirs, sport, culture,
social et solidarité, socioculturel,
éducation populaire, insertion, santé,
développement durable, défense
des droits, protection animale…).
Tout début de l’automne 22
Journée de la vie associative
et du bénévolat
Conforter la légitimité de la Ville
d’Alençon dans son soutien au
monde associatif local et valoriser
le dynamisme des associations
auprès d’un large public : telles sont
les ambitions de la Journée de la
vie associative et du bénévolat.
Différents thèmes sont abordés :
la gouvernance associative, la
fonction employeur, le bénévolat,
les liens entre la collectivité et les
associations, la communication
et les usages numériques, etc.
Les responsables et bénévoles se
réunissent pour échanger autour de
thématiques et enjeux partagés mais
également pour s’informer et trouver
des réponses visant à consolider le
fonctionnement de leurs associations.
Décembre
Devenir bénévole
Une bonne idée !
J’acquiers
de l’expérience
Je me sens
utile
Je partage
mes compétences
Je fais de nouvelles
rencontres
Comment créer une association ?
Les étapes de création
Étape 1
Rédaction
des statuts
Étape 4
Déclarer l’association
en Préfecture
Étape 3
Réunir les documents
obligatoires
Étape 2
Désigner
les responsables
Étape 5
Publication
au Journal Officiel 23
La communication
de mon association
En tant qu’association, vous réalisez
vous-même votre communication.
Quelques astuces pour être et rester
visible (événement, identité, etc) :
Vous avez une page Facebook ?
Publiez régulièrement, à
heure ou du moins jour fixe
Pas trop de texte, mais les infos
principales : quoi, quand, où, infos
pratiques au besoin et contact
Une image « vivante »
plutôt qu’une affiche
Compressez vos liens avec
des réducteurs d’URL qui vous
permettent également de
consulter le nombre de clics
Communiquez via des
groupes pour + de lisibilité
Soignez vos relations presse :
Alençon est sur le secteur
de plusieurs titres de presse.
Envoyez-leur un communiqué
pour annoncer des événements,
des changements, des
appels à bénévoles.
Pensez aux rédactions des
radios sur le territoire.
Le moment de votre
communication est aussi
important que votre message :
Est-ce le bon moment ?
Actualités, jours fériés, jours à
thèmes, il existe un calendrier
national des événements.
La com’ n’est pas une
science exacte, tenez-vous
informés de ce domaine qui
change très vite, autant sur
le web qu'en impression !
Les ressources
Service public.fr différentes fiches et démarches relatives aux thématiques suivantes : création d’une association, ressources financières, agréments, instances dirigeantes, organisation d’événements, dissolution…
Associations.gouv.fr des informations sur les démarches à effectuer par une association, une guide juridique et fiscal, des données et informations sur la vie associative, un espace d ocumentation
associations.gouv.fr créer, gérer et développer son association
Lecompteasso-associations.gouv.fr site officiel de gestion pour les associations, permettant d’effectuer un ensemble de démarches en ligne www.alencon.fr ou sur et
Maison de la Vie Associative
25 rue Demées
61000 Alençon
Tél : 02 33 80 87 60
Email : maison-vie-associative@ville-alencon.fr
Ouverture du lundi au vendredi
de 8 h 30 à 12 h et de 13 h 30 à 17 h 30
Fermeture au public le lundi matin