Déliberation - DELIB 20250626 02. Convention mutualisation Ville CCAS Annexe

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Déliberation - DELIB 20250626 02. Convention mutualisation Ville CCAS Annexe Document publié le Jeudi 26 juin 2025 par la commune de Saint-Louis. Lien du pdf (Déliberation - DELIB 20250626 02. Convention mutualisation Ville CCAS Annexe)Thèmes du document : Travail et emploi, Consommateurs, Institutions publiques, 1

CONVENTION DE MUTUALISATION ENTRE LA VILLE DE SAINT-LOUIS

ET LE CENTRE COMMUNAL D’ACTION SOCIALE (CCAS)

ENTRE

La Ville de Saint-Louis, représentée par son Maire en exercice, Madame Pascale SCHMIDIGER, dûment habilitée par délibération du conseil municipal en date du 26 juin 2025, ci-après désignée par le terme de « Ville » d’une part,

ET

Le Centre Communal d'Action Sociale (CCAS), représenté par Madame Lola SFEIR, agissant en qualité de Vice-Présidente, en vertu d'une délibération du Conseil d'Administration en date du 26 juin 2025, ci-après désigné par le terme « CCAS » d’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Le statut des CCAS est régi par les articles L123-4 et suivants du code de l’action sociale et des familles.

En tant qu’établissement public administratif, le CCAS dispose d’un pouvoir propre, exercé à travers un budget et un personnel distinct de celui de la Ville.

Pour lui permettre d’assurer pleinement ses missions, la Ville attribue au CCAS une subvention annuelle et lui apporte également divers concours et services permettant d’optimiser l’utilisation des fonds publics et la gestion des moyens respectifs, tout en garantissant la cohérence globale du fonctionnement des services de l’action sociale.

Afin de satisfaire aux obligations légales en la matière, la Ville et le CCAS se sont accordés sur une mise en commun de leurs moyens via la conclusion d’une convention définissant l’étendue des prestations et concours apportés par la Ville en dehors de la subvention annuelle d’équilibre du budget du CCAS.

S’agissant de modifications de l’organisation / fonctionnement des services ou des conditions de travail des agents concernés, la présente convention de mutualisation a été présentée au Comité Social Territorial (CST) commun de la Ville et du CCAS en date du 19 juin 2025, qui a émis un avis favorable pour la mise en œuvre de la mutualisation Ville de Saint-Louis / CCAS telle qu’envisagée par la présente convention.

Article 1 : Objet

La présente convention a pour objet de fixer les dispositions générales régissant les modalités des concours et moyens apportés par la Ville au CCAS, en définissant et précisant la nature de ces derniers.

Accusé de réception en préfecture

068-216802975-20250626-D-20250626-02-DE

Date de télétransmission : 02/07/2025

Date de réception préfecture : 02/07/20252

Ladite convention recense les moyens et fonctions support concernées par ces concours. Les fonctions concernées par ce dispositif sont listées ci-après.

Article 2 : Définition des fonctions support

En vertu de la présente convention, le CCAS bénéficiera, pour son bon fonctionnement, du support régulier du Service des Finances, du Service des Ressources Humaines, du Service Juridique et Domanialité et du Service Informatique de la Ville.

Le contenu des tâches restant du ressort du CCAS d’une part, ainsi que les services et concours apportés par la Ville au CCAS dans le domaine des finances, des ressources humaines, des marchés publics et de l’informatique d’autre part, est détaillé comme suit :

1. Gestion financière

a. Tâches restant du ressort du CCAS

- Réalisation des documents de travail pour la préparation budgétaire, y compris la saisie des propositions budgétaires dans le logiciel de gestion financière Civil-Net Finances ; - Elaboration du débat d’orientation budgétaire (DOB) ;

- Préparation et saisie des bons de commande et engagements comptables ; - Suivi des crédits budgétaires et établissement des transferts de crédits au sein d’un même chapitre le cas échéant ;

- Gestion de la refacturation et des reversements auprès de l’association Les Lys d’Argent des charges liées à la gestion des agents mis à disposition et détachés ; - Suivi des encaissements et production des pièces justificatives des indemnités journalières et dossiers de sinistre et d’assurance statutaire ;

- Vérification des factures via le logiciel de gestion financière Civil-Net Finances ; - Encaissements des dons et diverses recettes de la régie de recettes du CCAS et dépôt des fonds à destination du Service de Gestion Comptable (SGC) de Mulhouse par l’intermédiaire de La Poste et production des justificatifs pour l’établissement des titres de recettes ; - Etablissement et suivi des demandes de subventions pour les projets d’investissement le cas échéant ;

- Suivi administratif et financier des marchés publics du CCAS.

b. Tâches réalisées par le Service des Finances de la Ville

- Elaboration des documents budgétaires : budget primitif (BP), compte administratif (CA) / compte financier unique (CFU), décisions modificatives (DM), en collaboration avec le CCAS ; - Vérification du compte de gestion et de l’état de l’actif avec le Service de Gestion Comptable (SGC) de Mulhouse ;

- Mandatement des factures et établissement des mandats de paie ; - Etablissement des titres de recettes, y compris ceux relatifs à la paie ; - Encaissements et versements des subventions.

2. Gestion administrative du personnel des agents du CCAS

a. Tâches restant du ressort du CCAS

- Budget du personnel : élaboration du budget, intégration des données statistiques dans le débat d’orientation budgétaire (DOB) et le rapport d’activité du CCAS ;

- Recrutement : rédaction et publication des offres, réalisation des entretiens de recrutement et choix des candidats ;

- Paie et carrière : fourniture au Service des Ressources Humaines de la Ville des données nécessaires pour la gestion de la paie et de la carrière des agents du CCAS (éléments variables, certificats médicaux…

- Paie : réalisation des déclarations annuelles auprès des organismes de protection sociale (FNC, ATIACL…) ;3

- Procédures collectives liées à la carrière : instruction des dossiers d’avancement de grade, promotion interne et médailles ;

- Retraite : instruction des dossiers ;

- Procédures disciplinaires ;

- Gestion des agents mis à disposition par le Centre de Gestion de la Fonction publique territoriale du Haut-Rhin ;

- Collecte des informations liées aux vacataires de soutien scolaire auprès des établissements scolaires et transmission des données au Service des Ressources Humaines de la Ville ; - Veille réglementaire relative à la carrière et à la paie ;

- Information et conseils aux agents sur les aspects RH et les spécificités du CCAS : paie, carrière, concours….

- Fiches de poste : rédaction et mise à jour ;

- Formation : établissement du plan de formation, recherche et organisation des formations, inscriptions aux concours ;

- Rédaction du rapport social unique ;

- Gestion des dossiers liés à la médecine du travail ;

- Instruction des dossiers auprès du Conseil médical en matière de maladie, d’accidents du travail et d’invalidité ;

- Assurance en matière de santé, prévoyance et d’assurance statutaire : gestion des conventions et instruction des dossiers de sinistres ;

- FIPHFP : réalisation des déclarations annuelles et des demandes de subvention ; - Gestion de la refacturation auprès de l’Association Les Lys d’Argent des charges liées à la gestion des agents mis à disposition et détachés.

b. Tâches réalisées par le Service des Ressources Humaines de la Ville

- Gestion de la carrière (nominations, avancements, positions administratives) : suivi des échéances et mise en œuvre des modifications ;

- Gestion de la paie : saisie des données variables à partir des données fournies par le CCAS et liquidation de l’ensemble de la paie ;

- Elaboration des arrêtés et contrats relatifs à la carrière et à la paie des agents : nominations, avancements, positions administratives, absences,…

- Veille réglementaire relative à la carrière et à la paie ;

- Absences : saisie des absences et interface en paie ;

- Indemnités journalières : réalisation des attestations de salaire auprès de la CPAM ; - Déclarations sociales : réalisation de la DSN et transmission des déclarations en découlant auprès des différents organismes de protection sociale ;

- Gestion des titres restaurant ;

- Organigramme : gestion de l’organigramme et des effectifs dans le SIRH ; - Entretiens professionnels : gestion de la campagne ;

- Gestion informatisée des temps de présence : paramétrage des plannings dans le logiciel dédié ;

- Gestion et préparation des réunions du CST commun à la Ville de Saint-Louis et au CCAS.

c. Tâches réalisées par le Service des Finances de la Ville

- Génération des mandats et des titres pour la paie et les charges patronales ; - Envoi au SGC des documents Protocole échange standard (PES) et Protocole échange standard Pièces justificatives (PES PJ) et tous autres documents nécessaires au versement de la paie.

3. Marchés publics

a. Tâches restant du ressort du CCAS

- Identification des besoins d’achats et transmission des éléments au Service Juridique et Domanialité ;

- Exécution (suivi administratif et financier) des marchés publics du CCAS ;4

- Organisation des réunions de la commission d’appel d’offres et passation des délibérations portant sur les marchés publics par le conseil d’administration le cas échéant. - Rédaction des besoins techniques : CCTP, BPU, …

b. Tâches réalisées par le Service Juridique et Domanialité de la Ville

- Elaboration des conventions périodiques de groupement de commandes conclues entre la Ville et le CCAS ;

- Passation et sécurisation des procédures de marchés publics ;

- Appui, si besoin, pour l’exécution des marchés publics (modalités d’application des pénalités, avenants, révision des prix, …) ;

- Saisie des marchés publics dans le logiciel de gestion financière Civil-Net Finances.

4. Informatique

Le système d’information du CCAS est hébergé sur l’infrastructure de la Ville, sans surcoût pour cette dernière.

Le CCAS bénéficie de l’utilisation d’applications informatiques souscrites par la Ville. Il est précisé que les achats de matériels informatiques restent du ressort du CCAS.

En sus de ce qui précède, le CCAS pourra avoir ponctuellement recours à l’expertise, au conseil et à l’assistance des services de la Ville non mentionnés à l’article 2.

Si tout ou partie de ces concours venaient toutefois à devenir réguliers ou récurrents, l’intégration au sein de l’article 2 précité des prestations en question sera réétudié.

Article 3 : Modalités de valorisation des moyens et fonctions ressources apportées par la Ville au CCAS

Les prestations et concours apportés par la Ville au CCAS sont réalisés en régie via ses propres services.

Les modalités de valorisation sont mises en œuvre sur la base d’un prorata de la masse salariale du service tel que défini ci-après :

3 500 € par an pour les RH ;

3 000 € par an pour les Finances ;

Forfait de 60 € par marché public pour le suivi administratif ;

Forfait de 120 € pour la passation d’un marché public.

En cas d’utilisation d’applications informatiques par la Ville et mises à disposition du CCAS, les éventuels surcoûts (maintenances, licences, frais d’utilisations,…) seront refacturés par la Ville au CCAS.

Article 4 : Modalités financières de refacturation des moyens et fonctions ressources

Les prestations apportées par le Service des Finances, le Service des Ressources Humaines, le Service Juridique et Domanialité et le Service Informatique de la Ville au CCAS font l’objet d’une facturation annuelle.

La Ville émettra le titre de recette correspondant à la somme des prestations valorisées sur la base des montants et modalités de valorisation arrêtés. Le CCAS remboursera la Ville sur cette base.

Les pièces justificatives des titres de recettes (mandats, mémoires récapitulatifs,…) seront transmises au CCAS.5

Article 5 : Durée et effets de la présente convention

La présente convention prendra effet le 1er juillet 2025 pour une durée indéterminée.

Article 6 : Modification et résiliation de la convention

Toute modification des conditions ou modalités d’exécution de la présente convention fera l'objet d'un avenant soumis au conseil municipal de la Ville et au conseil d'administration du CCAS.

En cas de modification portant sur la mise en œuvre de l'article 2, les parties conviennent que :

- La partie à l'initiative de la modification informe l'autre partie de son intention par écrit, moyennant l'observation d'un préavis de six mois et l'envoi d'un projet d'avenant ;

- Dans ce délai de six mois, le Comité Social Territorial (CST) commun de la Ville et du CCAS devra être saisi et émettre un avis dans le cas où cette modification entraînerait une modification de l'organisation / fonctionnement des services ou des conditions de travail des agents concernés.

La présente convention pourra être résiliée, soit d’un commun accord entre les parties, soit par l’une ou l’autre des parties moyennant le respect d’un préavis de six mois consécutifs à la notification de la délibération de l’organe délibérant compétent.

Dans ce délai de six mois, le Comité Social Territorial (CST) commun à la Ville et au CCAS devra être saisi et émettre un avis sur le projet de schéma de résiliation considéré.

Article 7 : Litiges relatifs à la présente convention

Les parties s’engagent à rechercher, en cas de litige sur l’interprétation ou l’application de la présente convention, toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une instance juridictionnelle.

En cas d’échec de ces voies amiables, tout litige pouvant survenir du fait de la présente convention relèvera de la compétence du Tribunal Administratif de Strasbourg.

Fait à Saint-Louis en double exemplaire

Le ……………..

Pour la Ville de Saint-Louis Pour le CCAS,

Le Maire, La Vice-Présidente, Pascale Schmidiger Lola SFEIR