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Arrêté - annexe no3 adhesion au service informatique commun de la ccvg
Document publié le Jeudi 1 février 2018 par la commune de Millery.
Lien du pdf (Arrêté - annexe no3 adhesion au service informatique commun de la ccvg)
Thèmes du document : Télécommunications et internet, Cybersécurité, Assurance,
SERVICE COMMUN SYSTEMES RESEAUX ET
INFORMATIQUES
INTEGRATION DE LA COMMUNE DE MILLERY 1
SERVICE COMMUN SYSTEMES ET RESEAUX INFORMATIQUES
INTEGRATION DE LA COMMUNE DE MILLERY
ENTRE
La Communauté de communes de la Vallée du Garon représentée par Françoise GAUQUELIN, sa
Présidente, dûment autorisée à cet effet par délibération du conseil communautaire du ……………………… ;
Ci-après désignée « la Communauté »
D’une part ;
ET la Commune de Millery, représentée par Françoise GAUQUELIN, son Maire, dûment autorisée à cet
effet par délibération du…………………………………………… ;
Ci-après désigné « Millery»
D'autre part ;
Vu le Code général des collectivités territoriales (CGCT) et notamment l'article L. 5211-4-2;
Vu l'arrêté préfectoral n° 69-2018-02- 01-002 du 01 février 2018, arrêtant les statuts de la Communauté de
communes de la vallée du Garon, précisant ses compétences et son régime fiscal ;
Vu l'avis du comité technique de la Communauté en date du …….
Vu l’avis de la commission administrative paritaire compétente pour la Commune de Millery en date du ……………
IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :
Le service commun « systèmes et réseaux informatiques » a été créé en 2018. Il intègre initialement, la CCVG, la commune de Brignais et la commune de Chaponost.
La commune de Millery a émis la volonté d’intégrer ce service commun à compter du 1er février 2021, n’étant pas doté de compétence au sein de ses services.
Considérant qu'en dehors des compétences transférées, un établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre et une ou plusieurs de ses communes membres peuvent se doter de services communs ;
Considérant que les services communs peuvent être chargés de l'exercice de missions opérationnelles ou de missions fonctionnelles en matière de gestion du personnel, à l'exception des missions mentionnées à l'article 23 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale pour les communes et établissements publics obligatoirement affiliés à un centre de gestion en application des articles 15 et 16 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 précitée, de gestion administrative et financière, d'informatique, d'expertise juridique, d'expertise fonctionnelle ainsi que de l'instruction des décisions prises par les maires au nom de la commune ou de l'Etat ; 2
Considérant la volonté de la communauté de communes et des communes membres de se rapprocher dans
l’objectif d’optimiser les procédures de maintenance et de gestion des parcs informatiques,
Considérant l’intérêt des parties de se doter d'un service commun dans le domaine afin d’aboutir à une gestion
rationalisée ;
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :
Article 1er : Objet de la convention
La présente convention a pour objet de déterminer, entre la Communauté de Communes de la Vallée du Garon,
et la commune de Millery, les effets, notamment administratives et financiers, de la création d’un service
commun dénommé « service commun des systèmes et réseaux informatiques ».
Ce service mutualisé sera l’unique correspondant technique des prestataires des collectivités membres (éditeurs,
opérateurs, fournisseurs de services …)
a. Le service commun réalise les prestations suivantes :
- Le maintien en conditions opérationnelles de l’infrastructure matériel (y compris écoles) et logiciel de la collectivité.
- Supervision, paramétrage et optimisation des équipements informatique (hyperviseurs, serveurs, postes, switchs …)
- Supervision, paramétrage et optimisation des équipements de sécurité (Antivirus, firewall, patchs …) - Budgétisation et déploiement de l’évolution du parc utilisateurs, hors infrastructure. - Gestion et suivi des contrats, hors éditeurs métiers.
- Supervision et gestion de la sauvegarde.
- Déploiement de correctifs.
- Mise à jour des logiciels métiers en production via le support de l’éditeur. - Maintien et supervision des liens data.
- Des préconisations quant à l’évolution des infrastructures informatique et téléphonique. - Des préconisations quant à l’évolution des liens data (accès internet, MPLS, VPN …). - Des demandes de devis ou appui dans la négociation auprès des prestataires. - Des préconisations dans le cadre de renouvellement / acquisition de logiciels métiers. - Une Vieille réglementaire.
- Le pilotage de projets techniques :
o Aide à la définition des nouveaux projets.
o Audit fonctionnel et organisationnel.
o Analyse des offres des consultations produites, décision.
o Suivi de la mise en œuvre de la solution retenue.
L’assistance du service commun ne comprend pas :
- Le support fonctionnel des différents logiciels métiers qui reste à la charge de l’éditeur si un contrat a été souscrit en ce sens par la collectivité.
- Le maintien des systèmes de téléphonie fixe ou mobile.
- Le développement d’applications / macros spécifiques.
- L’assistance à l’utilisation des outils de bureautique (à orienter vers une formation). - La fourniture de matériels et / ou composants défectueux.
- L’achat de matériels, licences, logiciels, consommables.
- La réalisation des CCTP nécessaires à la publication de consultations publiques. - La prestation de DPD externalisé.
- La constitution du registre des traitements de la collectivité.
- L’assistance ou le support sur la maintenance ou la refonte ou création de sites internet. - La gestion de noms de domaine. 3
- L’exécution et le suivi budgétaire.
- L’évolution et le maintien du réseau de vidéo protection.
- L’évolution et le maintien des réseaux de type GTB, GTC, Anti-intrusion, alarme incendie. - Les prestations de régisseur audio ou vidéo.
Plus particulièrement, le périmètre du support utilisateur est le suivant :
- Poste de travail.
- Accès réseau / internet.
- Imprimantes, hors copieurs (compris dans le marché des copieurs)
- Téléphonie mobile (paramétrage).
- Accès aux différents logiciels métiers.
- Messagerie.
L’assistance est disponible de 8h à12h et de 13h à 17h du lundi au jeudi et de 8h à12h et de 13h à 16h le vendredi, joignable par téléphone ou messagerie.
Elle ne fait pas l’objet d’astreinte.
Les interventions dans les locaux de la Mairie de Millery et ses annexes, dont comprise dans l’assistance mais pour des questions pratiques et hors urgences, les interventions ne pouvant pas faire l’objet d’une téléassistance seront regroupées sur une journée par semaine. Le jour de la semaine sera fixé en accord avec la collectivité.
b. Engagements de la commune de Millery :
La Commune s’engage à mettre à la disposition de la Communauté, à titre gratuit, à compter de l’entrée en vigueur de la convention, l’ensemble des informations nécessaires à la bonne exécution des contrats à venir et à régler sans délai le coût des prestations réalisées.
La Commune prend en charge les frais de logiciel, de dématérialisation, d'abonnement, de courrier et autres, liés à l'exécution des prestations.
Aucun contrat de la commune ne sera transféré à la Communauté des communes. Aucun contrat de la Communauté de communes ne sera transféré à la commune.
La commune de Millery s’engage :
- A souscrire auprès des constructeurs de matériels de leurs équipements critiques (switchs de cœur, firewall, hyperviseurs, serveurs, onduleurs …) les contrats de maintenance en adéquation avec leurs objectifs de temps de rétablissement (RTO).
- A faire évoluer son parc de logiciels (OS, applications métiers, firmware) afin que celui-ci soit toujours sous maintenance éditeur (patchs de sécurité / réglementaire / débogage / améliorations fonctionnelles). - A souscrire auprès des éditeurs de leurs logiciels métiers, les contrats de maintenance nécessaires à l’assistance technique du produit (hot line + mises à jour).
c. Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) :
Pour rappel, le RGPD doit entrer en vigueur le 25 mai 2018 pour toutes les collectivités de France. Ce règlement encadre le traitement, l’accès et la sécurité des données et traitements à caractères personnelles et rend obligatoire la nomination d’un Délégué à la Protection des Données (DPD), garant de l’application des bonnes conduites en matière de protection de données à caractères personnelles.
Le service informatique mutualisé n’a pas la capacité à traiter les conséquences de cette nouvelle réglementation au sein des collectivités membres. Il leur appartient donc à chacune de se mettre en conformité pour la date d’entrée en vigueur.
La résidence administrative du service commun systèmes et réseaux informatiques est au siège de la communauté de communes de la Vallée du Garon, 262 rue Barthélémy Thimonnier – ZA de Sacuny à Brignais. 4
Article 2 : Situation des agents des services communs
Les fonctionnaires et agents non titulaires des communes qui remplissent en totalité leurs fonctions dans un
service ou une partie de service mis en commun sont transférés de plein droit à la Communauté.
Les agents sont individuellement informés de la création du service commun dont ils relèvent.
Les agents transférés en vertu du premier alinéa du présent article conservent, s'ils y ont intérêt, le bénéfice du
régime indemnitaire qui leur était applicable ainsi que, à titre individuel, les avantages acquis en application du
troisième alinéa de l'article 111 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la
fonction publique territoriale.
Le service commun systèmes et réseaux informatiques est constitué :
- D'un ingénieur, responsable de service, agent de catégorie A
- D’un ingénieur, agent de catégorie A
- D'un technicien, agent de catégorie B
- D'un agent de catégorie C,
Sont concernés par cette situation, les fonctionnaires suivants : Pour la Commune de Millery : Aucun n’agent
n’est concerné. Il n’y a pas de transfert d’agent de la commune vers la CCVG.
Article 3 : La gestion du service commun systèmes et réseaux informatiques
L’autorité gestionnaire des fonctionnaires et agents non titulaires qui exercent en totalité leur fonction dans le
service commun systèmes et réseaux informatiques ou une partie de ce service est la Présidente de la
Communauté.
Le service commun systèmes et réseaux informatiques est géré par la Présidente de la Communauté qui dispose
de l’ensemble des prérogatives reconnues à l’autorité investie du pouvoir de nomination.
Dans ce cadre, l'évaluation des agents exerçant leurs missions dans un service commun relève de la compétence
du Président de la Communauté.
Les agents sont rémunérés par la Communauté.
La Présidente de la Communauté adresse directement aux cadres dirigeants des services concernés par la
présente convention toutes instructions nécessaires à l'exécution des tâches qu'il confie audit service. Il contrôle
l'exécution de ces tâches en tant qu’autorité gestionnaire des fonctionnaires et agents non titulaires. Il adresse
copie de ces actes et informations au Maire des Communes.
Le pouvoir disciplinaire relève de la Présidente de la Communauté mais sur ce point le Maire peut émettre des
avis ou des propositions et le Président de la Communauté s’engage à consulter, sauf urgence ou difficulté
particulière, le Maire dans l’exercice de ces deux prérogatives, sans pourtant que l’omission de cette consultation
puisse vicier la procédure disciplinaire.
La Communauté fixe les autres conditions de travail des personnels ainsi transférés. Elle prend les décisions
relatives aux congés.
La Communauté délivre les autorisations de travail à temps partiel et autorise les congés de formation
professionnelle ou pour formation syndicale. 5
En fonction de la mission réalisée, les agents affectés à un service commun sont placés sous l’autorité
fonctionnelle de la Présidente de la Communauté ou du Maire.
En cas de difficulté pour programmer les travaux confiés aux agents des services mutualisés, un arbitrage sera
réalisé, suivant la procédure suivante :
- les directeurs généraux (ou leurs adjoints ou le cas échéant, l’autorité hiérarchique supérieure des agents)
trouvent un compromis entre les besoins de chacune des deux collectivités ;
- à défaut d’accord, les directeurs généraux des services seront amenés à trouver une solution, en lien, si
nécessaire avec les élus concernés.
Le Président de la Communauté et les Maires peuvent donner, par arrêté, sous leur surveillance et leur
responsabilité, délégation de signature au chef de service commun pour l’exécution des missions qui lui sont
confiées.
Article 4 : Conditions financières et modalités de remboursement.
La Communauté de communes; en qualité de gestionnaire du service commun, est chargée de s'acquitter de
l'intégralité des dépenses afférentes au fonctionnement et à l'investissement du service commun systèmes et
réseaux informatiques.
Par analogie avec l’article D5211-16 du CGCT, le remboursement des frais de fonctionnement du service
commun, s'effectue sur la base d'un coût unitaire de fonctionnement du service, multiplié par le nombre d'unités
de fonctionnement constatées par la Communauté de communes.
4.1 La détermination du coût unitaire de fonctionnement.
La Communauté de communes, en tant que gestionnaire du service systèmes et réseaux informatiques,
détermine le coût unitaire de fonctionnement, chaque année, à partir des dépenses inscrites dans le dernier
compte administratif, actualisées des modifications prévisibles des conditions d'exercice de l'activité au vu du
budget primitif de l'année.
Le coût unitaire comprend :
- les charges liées au fonctionnement du service et en particulier les charges de personnel, - les fournitures,
- le coût de renouvellement des biens et les contrats de services rattachés
D'autres dépenses pourront être prises en compte dans le coût unitaire sous réserve d'avoir été acceptées par l'ensemble des parties, par voie d'avenant à la présente.
4.2 La détermination des unités de fonctionnement
Une unité correspond à une utilisation du service commun systèmes et réseaux informatiques par la commune.
Un état annuel dressera la liste des recours au service, convertis en unité de fonctionnement.
Le remboursement des frais s'effectue sur la base d'un état annuel indiquant la liste des recours au service,
convertis en unités de fonctionnement. Le coût unitaire est porté à la connaissance des communes, chaque
année, avant la date d'adoption du budget prévue à l'article L. 1612-2.
Pour l'année de signature de la convention, le coût unitaire est porté à la connaissance des bénéficiaires de la
mise à disposition de services dans un délai de trois mois à compter de sa signature.
Le remboursement s'effectue selon une périodicité annuelle selon les modalités suivantes 6
4.3 Imputation des effets de la présente convention sur l'attribution de compensation.
Conformément à l'article 5211-4-2 du CGCT, la Communauté des communes étant soumise au régime fiscal prévu
à l'article 1609 nonies C du code général des impôts, il est décidé d'imputer les effets financiers de la présente
convention sur l'attribution de compensation.
Le montant du remboursement de l'année n-1 sera pris en considération lors de la communication par la
Communauté de communes du montant prévisionnel de l'attribution de compensation, à la commune, avant le
15 février de chaque année, conformément à l'article précité du Code général des impôts.
Article 5 : Mise à disposition des biens matériels
Les biens affectés au service commun sont acquis, gérés et amortis par la Communauté.
Article 6 : Suivi des travaux du service commun systèmes et réseaux informatiques
Un comité de suivi sera chargé, au moins une fois par an :
- de réaliser un bilan de la mise en œuvre de la présente convention,
- d'examiner les conditions financières de ladite convention
- le cas échéant, être force de proposition pour améliorer la mutualisation des services entre la Communauté de communes et les communes membres.
Ce comité de suivi sera composé :
- du Président et des vice-présidents de la CCVG,
- des maires des communes membres,
- de Directeur général des services de la CCVG et du responsable de service commun -
Article 7 : Assurances et responsabilités
La commune et son assureur n'appelleront pas en garante la Communauté et n'engageront pas d'action
récursoire pour tout litige, sauf en cas d'inexécution par la Communauté des obligations nées de la présente
convention
Durant la mise en commun du service, le ou les fonctionnaires/agents transférés agiront sous la responsabilité
de la Communauté. Les sommes exposées au titre de cette gestion commune relèvent des remboursements de
frais de l’article précédent.
En cas d’affectation partielle d’un agent à un service commun, le ou les fonctionnaires/agents mis à disposition
agiront sous la responsabilité de la Communauté lorsqu’ils rempliront leur fonction au sein du service commun
et sous la responsabilité de leur structure d’origine pour les fonctions pour lesquelles ils n’ont pas été mis à
disposition.
En cas de faute lourde commise par l’une des deux parties au détriment de l’autre, la partie victime pourra
engager la responsabilité de l’autre partie, par dérogation aux stipulations de l’alinéa précédent, non sans avoir
tenté toute démarche amiable utile, dont la mise en œuvre des procédures de conciliation prévues à l’article 9
des présentes.
Article 8 : Durée
La présente convention est conclue pour une durée indéterminée, à compter du 1er février 2021 7
Elle peut être résiliée unilatéralement à tout moment, par décision l’une ou de l’autre des parties signataires,
agissant en vertu d’une délibération exécutoire, notifiée au moins six mois avant l’entrée en vigueur de cette
résiliation.
En cas de résiliation anticipée de la présente convention, la Commune versera à la Communauté une
indemnisation correspondant au coût des agents transférés jusqu’à ce que ces derniers soient réaffectés sans
qu’il en résulte un surnombre par rapport aux effectifs de l’année précédant la résiliation. Ce coût sera égal au
montant du maintien en surnombre au sein de la Communauté augmenté des sommes versées le cas échéant au
centre de gestion.
En cas de résiliation anticipée, les contrats éventuellement conclus par la Communauté pour des biens ou des
services transférés sont automatiquement transférés à la Commune pour la période restant à courir, la présente
clause devant être rappelée, aux bons soins de la Communauté, dans les contrats conclus par elle pour les services
faisant l’objet de la présente.
Article 9 : Litiges
Les parties s’engagent à rechercher, en cas de litige sur l’interprétation ou sur l’application de la convention,
toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une instance juridictionnelle.
Sauf impossibilité juridique ou sauf urgence, les parties recourront en cas d’épuisement des voies internes de
conciliation, à la mission de conciliation prévue par l’article L. 211-4 du Code de justice administrative.
Ce n’est qu’en cas d’échec de ces voies amiables de résolution que tout contentieux portant sur l’interprétation
ou sur l’application de la présente convention devra être porté devant la juridiction compétente.
Article 10 : Dispositions terminales
La présente convention sera transmise en Préfecture et notifiée aux services concernés ainsi qu’aux trésoriers et
aux assureurs respectifs de la Communauté et des Communes.
Fait à Brignais,
Pour la Communauté, le ……………………………….
Madame la Présidente, Françoise GAUQUELIN
Pour la Commune de Millery, le …………………………..
Madame la Présidente, Françoise GAUQUELIN 8