Procès Verbal - PV 00041642 D

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Procès Verbal - PV 00041642 D Document publié le Lundi 12 décembre 2016 par la commune de Bordeaux. Lien du pdf (Procès Verbal - PV 00041642 D)Thèmes du document : Investissement et développement économique, Industrie, Grandes et moyennes entreprises, DELEGATION DE Madame Virginie CALMELS

72RAPPORT DU CONSEIL MUNICIPAL

SEANCE DU lundi 12 décembre 2016

Direction Générale des Finances et de la Commande

Publique

Direction Performance de l'Achat

D-2016/465

Commande publique. Adhésion à la Charte

"Relations fournisseurs responsables"

Madame Virginie CALMELS, Adjoint au Maire, présente le rapport suivant :

Mesdames, Messieurs,

Le déséquilibre significatif des droits et obligations des parties à un contrat et la rupture brutale des relations commerciales établies font partie des difficultés fréquemment rencontrées par les Petites et moyennes entreprises (PME) dans leurs relations commerciales. La commande publique ne fait pas exception à ce constat.

Ainsi, la commande publique doit être considérée comme une politique publique à part entière, structurant un territoire et non simplement comme un moyen.

Pour ce faire, un projet ambitieux tourné vers « l’innovation et la commande publique » vient d’être initié conjointement par Bordeaux Métropole, la Ville et le CCAS de Bordeaux et doit répondre à des enjeux tels que l’accès des PME à l’achat public, l’innovation, la simplification, …

Dans ce cadre et notamment en vue de faciliter l’accès des PME à la commande publique, il convient de participer à la construction d’une relation qui se doit d’être équilibrée et pérenne entre les entreprises et les Collectivités publiques.

La Médiation des entreprises, instance placée auprès du Ministre de l’économie, de l’industrie et du numérique, s’adresse à tous les acteurs économiques, tant privés que publics et a pour missions :

- d’une part, de résoudre les différends rencontrés dans les relations contractuelles. Ce mode alternatif de résolution amiable des conflits dans la commande publique a été introduit à l’article 142 du décret du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics ;

- d’autre part, d’adopter et de diffuser des bonnes pratiques dans les relations commerciales entre partenaires publics et privés ou exclusivement privés.

73Dans la mise en œuvre de cette dernière mission, la médiation des entreprises propose l’adhésion à une charte « Relations fournisseurs responsables » qui comprend dix engagements pour des achats responsables, parmi lesquels :

- Créer une relation durable entre donneurs d’ordres et les PME en termes d’équité financière autrement dit le respect des délais de paiement ou de transparence sur le carnet de commandes ;

- Prendre en compte l’impact environnemental des activités considérées ;

- Respecter les législations en vigueur et plus particulièrement celles portant sur le droit de la commande publique. ;

- Apprécier le coût global de l’achat.

La Charte se veut être, en outre, un outil de communication à destination des entreprises et de l’ensemble de nos partenaires (chambres consulaires, administrations de l’Etat, Chambre régionale des comptes, …) sur nos bonnes pratiques en la matière.

Vous trouverez en annexe la charte « Relations fournisseurs responsables ».

Au 30 juin 2016, la charte « Relations fournisseurs responsables » compte près de 1 600 signataires mais peu de Collectivités territoriales (Région centre, Communauté d’agglomération de Rouen et d’Orléans).

Bordeaux Métropole a, dans sa séance du 21 octobre dernier, adhéré à la charte. Le CCAS de Bordeaux est en cours d’adhésion.

Je vous propose que la Ville de Bordeaux adhère à la charte « Relations fournisseurs responsables ».

En conséquence, nous vous demandons, Mesdames, Messieurs, de bien vouloir autoriser Monsieur le Maire à signer la charte d’adhésion « Relations fournisseurs responsables ».

Ceci étant exposé, il vous est demandé, Mesdames, Messieurs, de bien vouloir si tel est votre avis adopter les termes de la délibération suivante :

Le Conseil municipal,

VU l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 ;

VU le décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics et plus particulièrement son article 142 ;

74ENTENDU le rapport de présentation

CONSIDERANT QUE la démarche sur l’Innovation et la Commande publique implique que lui soit donnée de la visibilité auprès des entreprises et notamment des petites et moyennes entreprises (TPE-PME) ;

CONSIDERANT QUE la Charte « Relations fournisseurs responsables » établie par le Médiateur des entreprises, permet de créer un cadre de confiance avec ces entreprises ;

CONSIDERANT QUE l’adhésion à cette charte exprime la volonté d’appliquer les bonnes pratiques dans la connaissance et le respect des droits et devoirs de chacun, donneur d’ordre et entreprises :

DECIDE

Article 1 : d’adhérer à la Charte « Relations fournisseurs responsables ».

Article 2 : d’autoriser, Monsieur le Maire, à signer la charte d’adhésion dont le projet est joint en annexe.

751

PREAMBULE

L’étude des dossiers soumis à la Médiation du crédit depuis sa création en novembre 2008 a révélé un certain nombre de difficultés dans la relation des PME avec leurs grands clients, donneurs d’ordres.

Afin de remédier à ces difficultés, la présente Charte a été élaborée conjointement par la Médiation du crédit et la Compagnie des dirigeants et acheteurs de France (CDAF) afin d’engager les grands donneurs d’ordres signataires à mettre en place une démarche de progrès vis-à-vis de leurs fournisseurs et notamment les petites et moyennes entreprises (TPE-PME).

Les donneurs d’ordres signataires manifestent leur volonté d’appliquer les bonnes pratiques décrites ci-après et d’exercer leur responsabilité dans un cadre de confiance réciproque avec les fournisseurs, dans la connaissance et le respect des droits et devoirs respectifs.

Il est clairement établi pour tous les signataires :

- que l’ensemble des engagements pris dans cette Charte, ainsi que leur mise en œuvre, s’inscrivent dans le cadre de la législation en vigueur régulant l’économie de marché, du respect des dispositions européennes et nationales régissant les relations inter entreprises (Code du Commerce) ainsi que, pour les entreprises et entités concernées, des textes encadrant les marchés publics ;

- que certains des signataires appliquent d’ores et déjà tout ou partie des principes de la charte ;

- qu’enfin elle vise d’une manière générale :

 les entreprises ou entités ayant un gros volume d’achats ;

 les achats qui sont significatifs à la fois pour l’acheteur et pour le vendeur (le terme « fournisseurs stratégiques » désignant à l’article 2 les fournisseurs vendant un ou plusieurs produits ou services dont la place est importante dans l’un des métiers de l’acheteur).

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CHARTE DES « 10 ENGAGEMENTS POUR DES ACHATS RESPONSABLES »

1. Assurer une équité financière vis-à-vis des fournisseurs

L’attitude responsable du grand donneur d’ordres consiste à payer conformément à la loi LME, en appliquant ses dispositions de façon stricte et sincère. Les signataires s’engagent à ne pas déformer l’esprit de la loi et à s’abstenir, vis-à-vis des entreprises petites et moyennes, de pratiques telles que :

- imposition de taux d'escompte excessifs en contrepartie du respect des délais de paiement de la loi LME ;

- application unilatérale d’une retenue déraisonnable pour litige au moment du règlement sauf dispositions contractuelles ;

- défaut d’information du fournisseur en cas de litige ;

- retard volontaire dans le traitement du litige.

2. Favoriser la collaboration entre grands donneurs d’ordres et fournisseurs stratégiques

Les grands donneurs d’ordres souhaitent engager une collaboration avec leurs fournisseurs stratégiques, qui consiste par exemple à :

- partager les coûts de qualification, homologation finale ;

- aider les PME qui sont au cœur de leur panel stratégique à la performance de leur entreprise (production, achats….) ;

- aider la PME à utiliser de façon optimale les dispositifs existants ;

En veillant à respecter le management des entreprises concernées.

Cette démarche sera engagée de bonne foi par le client et le fournisseur, le cas échéant par convention, en excluant toute pratique assimilable à de la gestion de fait et en ne visant qu’à instaurer une relation partenariale.

3. Réduire les risques de dépendances réciproques entre donneurs d’ordres et fournisseurs

Le poids trop élevé d’un donneur d’ordres dans l’activité d’une PME peut être un facteur de risque en cas d’évolution brutale des volumes de commandes. De ce fait, toutes les actions qui peuvent être engagées par les PME (diversification, internationalisation, amélioration des savoir-faire) seront autant d’initiatives positives pour les donneurs d’ordre.

Le désengagement d’un grand donneur d’ordres sera anticipé et progressif afin de tenir compte de l’ancienneté des relations avec l’entreprise et le cas échéant du degré de dépendance, de ses possibilités de se diversifier ou de s’adapter.

Un fournisseur qui acquiert un monopole technique de fait peut mettre en risque les approvisionnements d’un donneur d’ordres. Ce dernier souhaitera alors logiquement une seconde source d’approvisionnement, qui pourra s’exprimer dans le cadre de la négociation par exemple sous forme de cession de licence normalement rémunérée.

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4. Impliquer les grands donneurs d’ordres dans leur filière

Dans sa relation bilatérale avec les fournisseurs dans sa filière, le grand donneur d’ordres s’engage à rechercher :

- une relation de confiance avec le management de l’entreprise, et en particulier le chef d’entreprise, qui sera invité dans cette logique à donner à son client la visibilité nécessaire sur son activité ;

- le développement d’une gestion prévisionnelle des achats pour donner de la visibilité aux fournisseurs en communiquant à l’avance les arrêts de commande et les niveaux prévisionnels d’activité moyen et long terme et favoriser ainsi l’adaptation des capacités ;

- la protection de la filière en évitant, dans la mesure du possible, de réintégrer brutalement des opérations en période de crise, et être attentif au maintien des capacités et des savoir-faire de sous-traitance qui seront nécessaires au moment de la reprise et du développement.

Les grands acheteurs seront attentifs à la consolidation des filières de production, surtout en cas d’avance technologique et favoriseront leur déploiement international.

5. Apprécier le coût total de l'achat

Pour apprécier la compétitivité entre des offres de différentes provenances, les grands donneurs d'ordres s’attacheront autant que faire se peut à :

- prendre en compte l’ensemble des composantes du coût (ne pas seulement comparer le prix du bien ou du service, mais intégrer l’ensemble des coûts complémentaires) comme :  les coûts logistiques associés supportés directement par l’acheteur (transport, stockage,…),  la durée de mise au point technique avec les allers et retours,

 le temps de formation et d’acquisition des compétences,

 les coûts en après-vente à services rendus équivalents,

 les coûts des audits qualité et RSE.

- intégrer, notamment en matière de sous-traitance, l’ensemble des aléas liés à l’évaluation de ces coûts totaux, tels que :

 ruptures des approvisionnements,

 conformité des produits et des services,

 risques liés au traitement des litiges,

 fluctuations de monnaies,

 risques sociaux et politiques, non couverts par des assurances,

 la fiabilité du service après-vente,

avec les conséquences possibles en termes de pertes d’exploitation et d’impact sur l’image de l’entreprise.

6. Intégrer la problématique environnementale

Le grand client doit anticiper les enjeux du développement durable et, notamment, les impacts environnementaux de sa politique d’achat, de ses sources d’approvisionnement et de son cahier des charges produits/services afin de se préparer à une vraisemblable augmentation des obligations réglementaires en la matière, aux hausses futures des combustibles fossiles ou à la taxation vraisemblable des émissions :

- recyclage en fin de vie,

- traitement des déchets, pollution consommation d’énergie,

- bilan carbone.

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Le grand donneur d’ordres a également un rôle d’exemplarité en vue de sensibiliser ses fournisseurs sur leur responsabilité au titre des problématiques de développement durable. Il intègre dans ses critères de choix les performances des fournisseurs en la matière.

7. Veiller à la responsabilité territoriale de son entreprise

Il relève de la responsabilité de toute entreprise de :

- créer un tissu de relations qui contribue à son développement en veillant aux bons échanges de relations d’affaires avec les clients et les fournisseurs implantés sur le même territoire ;

- rechercher, sur le territoire sur lequel elle exerce son activité, à contribuer le plus possible à développer l’activité économique.

8. Les Achats : une fonction et un processus

Le respect, au quotidien par une entreprise, de l’ensemble des principes énoncés repose sur le professionnalisme de ses acheteurs qui doivent être :

- formés aux techniques du métier Achat ;

- personnellement engagés à respecter l’éthique, faisant preuve d’impartialité et d’objectivité et évitant toute situation susceptible de générer des conflits d’intérêts ;

- chargés d’assurer une mise en concurrence ouverte, libre et loyale, gage d’efficacité sur la base des règles suivantes : libre accès aux appels d’offres, égalité de traitement des candidats, transparence et traçabilité des procédures, prise en compte du coût total tel que défini au point 5.

Les mêmes principes s’appliquent aux achats qui seraient faits par délégation à des tiers.

9. Une fonction Achat chargée de piloter globalement la relation fournisseurs

Chez un grand donneur d’ordres, les acteurs de la fonction Achat ne sont pas exclusivement les acheteurs, mais aussi notamment les prescripteurs et utilisateurs, qui peuvent être en contact quotidien avec les fournisseurs. La qualité de la relation avec les fournisseurs est le résultat d’un travail d’équipe, où la contribution de chacun est déterminante. Il s’agit d’une mission collective.

La fonction Achat pilote ou coordonne l’ensemble de la relation commerciale, financière et comptable vis-à-vis des fournisseurs en :

- animant une relation client – fournisseur, fondée sur le respect mutuel,

- mettant en place les moyens pertinents pour assurer un suivi des fournisseurs,

- communiquant sur sa politique d’achat avec le plus de transparence possible,

- privilégiant la négociation pour résoudre les litiges commerciaux.

La fonction Achat pilote ou coordonne les plans d’activité appropriés à la mise en œuvre de cette Charte, le suivi des indicateurs associés et des actions correctrices qui s’imposeraient.

Les donneurs d’ordres désigneront un ou plusieurs « correspondant PME » pouvant être saisi par les fournisseurs, à défaut de résolution du conflit avec l’acheteur local, de façon à privilégier la médiation.

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10. Fixer une politique cohérente de rémunération des acheteurs

La fixation des objectifs d’un acheteur – qu’il soit interne au donneur d’ordres ou délégué - voire l’architecture de la part variable de sa rémunération, intègre notamment l’ensemble de ces principes d’achat responsable sur les plans économique, financier, environnemental et territorial figurant dans cette Charte.

MISE EN ŒUVRE DE LA CHARTE

La CDAF et la médiation des entreprises coopéreront pour diffuser cette charte et promouvoir sa bonne application en coordination avec les signataires.

Notamment, la CDAF encouragera la signature de la présente charte par tous les acheteurs adhérant à l’association.

A cette fin, elles créent un Comité de pilotage qu’elles co-présideront et réuniront régulièrement à un rythme d’au moins deux séances par an.

Ces réunions permettront, le cas échéant, de faire évoluer cette Charte.

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