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Arrêté - Préfecture - Corrèze - Raa+spécial+n°+19 2018 006+du+26+janvier+2018
Document publié le Vendredi 26 janvier 2018
Lien du pdf (Arrêté - Préfecture - Corrèze - Raa+spécial+n°+19 2018 006+du+26+janvier+2018)
Thèmes du document : Industrie, Banque, Grandes et moyennes entreprises,
ed
Liberté + Egalité + Fraternité
RÉPUBLIQUE FRANÇAISE
1
CORRÈZE
RECUEIL DES ACTES
ADMINISTRATIFS SPÉCIAL
N°19-2018-006
PUBLIÉ LE 26 JANVIER 2018 Sommaire
Préfecture - Mission de coordination interministérielle
19-2017-12-29-001 - Convention de délégation de gestion (4 pages) Page 3
19-2017-12-29-002 - Convention de délégation de gestion (4 pages) Page 8
19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service (41 pages) Page 13
2 Préfecture - Mission de coordination interministérielle
19-2017-12-29-001
Convention de délégation de gestion
Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-001 - Convention de délégation de gestion 3 EE ES Liberté » Égalité + Fraternité RÉPUBLIQUE FRANÇAISE
PREFECTURE DE LA GIRONDE
PREFECTURE DE LA CORREZE
Convention de délégation de gestion
Vu le décret n° 92-681 du 20 juillet 1992 relatif aux régies de recettes et aux régies d’avances
des organismes publics ;
Vu le décret 2004-1085 du 14 octobre 2004 relatif à la délégation de gestion dans les services
de l'Etat modifié par le décret n°2005-436 du 9 mai 2005 portant statut particulier du corps du
contrôle général économique et financier,
Vu le décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable
publique et notamment son article 76,
Vu l'arrêté interministériel du 13 février 2013 habilitant les préfets à instituer des régies de
recettes et des régies d’avances auprès des services déconcentrés du ministère de l’intérieur :
Vu la circulaire n°16-213 du 09 mars 2016 relative à l’évolution de la cartographie Chorus au
sein des nouvelles grandes régions ;
Vu l'arrêté préfectoral du } 8 DEC. 2017 portant création de la régie régionale d’avances et de recettes auprès de la préfecture de la Gironde ;
Il est convenu ce qui suit entre :
° la préfecture de la Corrèze, représentée par M. Bertrand GAUME, Préfet de la Corrèze,
désigné sous le terme de « délégant »,
et
e la préfecture de la Gironde, représentée par M. Didier LALLEMENT, Préfet de la
Région Nouvelle-Aquitaine, Préfet de la Gironde, désigné sous le terme de
« délégataire »,
Article 1er: Obiet de la délégation
En application de l'article 2 du décret n° 2004-1085 du 14 octobre 2004 le délégant confie au
délégataire, en son nom et pour son compte, dans les conditions précisées par le présent
arrêté :
- Pordonnancement secondaire des dépenses et des recettes qui sera assuré par le Centre de
Services Partagés Régional (CSPR CHORUS) relevant du délégataire,
Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-001 - Convention de délégation de gestion 4 - le paiement de dépenses et l’encaissement de recettes que le délégataire effectuera par le bais
de la régie régionale d’avances et de recettes instituée par l’arrêté préfectoral susvisé,
Le délégant n’est pas dégagé de sa responsabilité sur les actes dont il a confié la réalisation au
délégataire.
Article 2 : Prestations accomplies par le délégataire
- au titre de l’ordonnancement secondaire des dépenses et des recettes :
Le CSPR Chorus placé auprès du délégataire assure pour le compte du délégant les actes
suivants :
e la saisie et la validation des engagements juridiques transmis par les interfaces Némo,
Place, Chorus-Formulaire, où tout autre et la création des tiers ;
e la notification des bons de commande aux fournisseurs ;
e l'information de la date de notification des actes ;
e ja réalisation, lorsqu'il y a lieu, de la saisine de l’autorité en charge du contrôle
financier et de l’ordonnateur secondaire selon les seuils en vigueur ;
« l'enregistrement de la certification du service fait sur la base de la constatation de
service fait du prescripteur ;
e ja saisie et la validation des engagements de tiers et des titres de perceptions
e la tenue de la comptabilité auxiliaire des immobilisations ;
e l'instruction, la saisie et la validation des demandes de paiement (pour les dépenses
non transférées au SFACT); Jin
° la réalisation en liaison avec les services du délégant des travaux de fin de gestion,
+ la mise en œuvre du contrôle interne financier en appui du délégant et du contrôle
interne financier de second niveau au sein de sa structure;
+ l’archivage des pièces qui lui incombent,
Il s'engage à fournir au délégant les informations demandées et à l’avertir sans délai en cas
d’indisponibilité des autorisations d'engagement.
Le délégant reste responsable, dans le cadre de la délégation de signature de l’ordonnateur
secondaire, de :
e la programmation des crédits,
+ _la décision de dépenses et recettes,
e la constatation du service fait,
e du pilotage des crédits de paiement,
e l'archivage des pièces qui lui incombent.
Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-001 - Convention de délégation de gestion 5 Un contrat de service conclu entre le délégant et le délégataire précise les engagements
réciproques, le cadre et les modalités de fonctionnement entre les services.
- au titre du paiement de dépenses et de l’encaissement de recettes sur la régie régionale
placée auprès du délégataire :
Le paiement des dépenses et l’encaissement des recettes doivent intervenir conformément aux
dispositions du décret n° 92-681 du 20 juillet 1992 relatif aux régies de recettes et aux régies
d’avances des organismes publics ainsi que dans le périmètre fixé par l’arrêté portant création
de la régie.
Article 3 : Obligations du délégataire
Le délégataire exécute la délégation dans les conditions et les limites fixées par le présent
document et acceptées par lui.
Le délégataire s'engage à assurer les prestations qui relèvent de ses attributions, à maintenir les
moyens nécessaires à la bonne exécution des prestations, à assurer la qualité comptable, et à
rendre compte régulièrement de son activité.
Le délégataire s'engage à respecter les prescriptions du délégant.
Il s’engage à fournir au délégant les informations demandées.
Il s'engage également, dans le cadre de la prise en charge de l’ordonnancement secondaire, à
l’avertir sans délai en cas d’indisponibilité des crédits et à solliciter son accord préalable pour
procéder à toute modification.
Article 4 : Obligations du délégant
Le délégant assure le pilotage des AE et des CP.
Le délégant n’engage pas de dépense sans validation préalable de l’engagement juridique dans
CHORUS et respecte les règles de la commande publique. De manière générale, il respecte
toutes les procédures comptables qui sont définies par les instructions ministérielles.
I s’obligé 4 fournir, en temps utile, tous les éléments d'information dont le délégataire a
besoin pour l'exercice de sa mission. Le contrat de service précise les éléments attendus.
Article 5 : Exécution financière de la délégation
Le délégataire est autorisé à subdéléguer à ses subordonnés, sous sa responsabilité, la
validation dans CHORUS des actes d’ordonnancement. La liste des agents qui exerceront
dans l’outil les actes nécessitant la qualité d’ordonnateur secondaire est précisée dans le
contrat de service annexé. En outre, les utilisateurs et valideurs Némo doivent bénéficier
d’une délégation d’ordonnancement à transmettre au responsable du CSPR.
Article 6 : Modification du document
Toute modification des conditions ou des modalités d'exécution de la présente délégation,
définie d'un commun accord entre les parties, fait l'objet d'un avenant dont un exemplaire est
transmis aux destinataires du présent document.
Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-001 - Convention de délégation de gestion 6 Article 7 : Durée, reconduction et résiliation du document
Le présent document prend effet au 1° janvier 2018 pour l'ensemble des parties concernées. Il
est établi pour l’année et reconduit tacitement, d’année en année. Les parties signataires
pourront apporter d’un commun accord toute modification au dispositif envisagé.
Il peut être mis fin à tout moment à la délégation de gestion, sur l'initiative d'une des parties
signataires et sous réserve du respect d'un préavis de trois mois. L’ordonnateur secondaire de
droit, le comptable assignataire et le contrôleur budgétaire doivent en être informés. La
dénonciation de la délégation de gestion doit prendre la forme d’une notification écrite.
La convention de délégation de gestion est transmise à l’autorité en charge du contrôle
financier et au comptable assignataire, accompagnée de la délégation d’ordonnancement
secondaire du délégant et du délégataire et de l’arrêté préfectoral portant création de la régie
régionale d’avances et de recettes.
Ce document sera publié au recueil des actes administratifs.
Fait, à Bordeaux, le 2 9 DE. 2017
Le délégant, Le délégataire,
4 \ Le Préfet dé la Corrèze,
BenVrioud GAUNE
Didier LALLEMENT
Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-001 - Convention de délégation de gestion 7 Préfecture - Mission de coordination interministérielle
19-2017-12-29-002
Convention de délégation de gestion
Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-002 - Convention de délégation de gestion 8 E = ot” à Liberté »* Egalité + Fraternité RÉPUBLIQUE FRANÇAISE
PREFECTURE DE LA CORREZE
DIRECTION REGIONALE DES FINANCES PUBLIQUES
DE LA NOUVELLE AQUITAINE
Convention de délégation de gestion
Vu le décret 2004-1085 du 14 octobre 2004 relatif à la délégation de gestion dans les services de
l'Etat modifié par le décret n°2005-436 du 9 mai 2005 portant statut particulier du corps du contrôle
général économique et financier,
Vu le décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique
et notamment son article 76,
Vu la circulaire n°16-213 du 09 mars 2016 relative à l’évolution de la cartographie Chorus au sein
des nouvelles grandes régions,
Il est convenu ce qui suit entre :
e la préfecture de la Corrèze, représentée par M. Bertrand GAUME, Préfet de la Corrèze, désigné
sous le terme de "délégant",
et
e la direction régionale des finances publique de Nouvelle-Aquitaine et du département de la
Gironde, représentée par Mme Isabelle MARTEL, Directrice des finances publiques de la
Gironde et de la Région Nouvelle-Aquitaine, désignée sous le terme de « délégataire ».
Article 1° : Objet de la délégation
En application de l'article 2 du décret n° 2004-1085 du 14 octobre 2004 et dans le cadre de sa
délégation d’ordonnancement secondaire, le délégant confie au délégataire, en son nom et pour son
compte, dans les conditions ci-après précisées, la réalisation de l’ordonnancement des dépenses.
Le délégant assure le pilotage des AE et des CP et n’est pas dégagé de sa responsabilité sur les actes
dont ils a confié la réalisation au délégataire.
La délégation de gestion porte sur les actes relevant de l’ordonnancement secondaire des dépenses.
Un contrat de service conclu entre le délégant et le délégataire précise les engagements réciproques,
le cadre et les modalités de fonctionnement entre les services.
Article 2 : Prestations accomplies par le SFACT
Le délégataire SFACT de la DRFTP assure pour le compte du délégant les actes suivants:
e il centralise la réception de l'ensemble des demandes de paiement, sauf cas particuliers
précisés dans le contrat de service annexé ;
e il instruit, saisit et valide les demandes de paiement ;
e il réalise en liaison avec les services du délégant les travaux de fin de gestion ;
e il réalise l'archivage des pièces qui lui incombent.
Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-002 - Convention de délégation de gestion 9 Le délégant reste responsable, dans le cadre de la délégation de signature de l’ordonnateur
secondaire, de :
e la programmation des crédits,
e la décision de dépenses et recettes,
e la constatation du service fait,
+ du pilotage des crédits de paiement,
e l’archivage des pièces qui lui incombent.
Article 3 : Obligations du délégataire
Le délégataire exécute la délégation dans les conditions et les limites fixées par le présent document
et acceptées par lui.
Le délégataire s'engage à assurer les prestations qui relèvent de ses attributions, à maintenir les
moyens nécessaires à la bonne exécution des prestations, à assurer la qualité comptable et à rendre
compte régulièrement de son activité.
Le délégataire s'engage à respecter les prescriptions du délégant.
Il s'engage à fournir au délégant les informations demandées, à l’avertir sans délai en cas
d’indisponibilité des crédits et à solliciter son accord préalable pour procéder à toute modification.
Article 4 : Obligations du délégant
Le délégant n’engage pas de dépense sans validation préalable de l’engagement juridique dans
CHORUS et respecte les règles de la commande publique. De manière générale, il respecte toutes
les procédures comptables qui sont définies par les instructions ministérielles.
IH s’oblige à fournir, en temps utile, tous les éléments d'information dont le délégataire a besoin pour
l'exercice de sa mission. Le contrat de service précise les éléments attendus.
Article 5 : Exécution financière de la délégation
Le délégataire est autorisé à subdéléguer à ses subordonnés, sous sa responsabilité, la validation
dans CHORUS des actes d’ordonnancement. La liste des agents qui exerceront dans l’outil les actes
nécessitant la qualité d’ordonnateur secondaire est précisée dans le contrat de service annexé.
Article 6 : Modification du document
Toute modification des conditions ou des modalités d'exécution de fa présente délégation, définie
d'un commun accord entre les parties, fait l'objet d'un avenant dont un exemplaire est transmis aux
destinataires du présent document.
Article 7 : Durée, reconduction et résiliation du document
Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-002 - Convention de délégation de gestion 10 Le présent document prend effet au 1% janvier 2018 pour l'ensemble des parties concernées. Il est
établi pour l’année et reconduit, tacitement, d’année en année Les parties signataires pourront
apporter d’un commun accord toutes modifications au dispositif envisagé.
Il peut être mis fin à tout moment à la délégation de gestion, sur l'initiative d'une des parties
signataires et sous réserve du respect d'un préavis de trois mois. L’ordonnateur secondaire de droit,
le comptable assignataire et le contrôleur budgétaire doivent en être informés. La dénonciation de la
délégation de gestion doit prendre la forme d’une notification écrite,
La convention de délégation de gestion est transmise à l’autorité en charge du contrôle financier et
au comptable assignataire, accompagnée de la délégation d’ordonnancement secondaire du délégant
et du délégataire.
Ce document sera publié au recueil des actes administratifs.
Le délégant,
Î[x Le Préfe la Corrèze ,
BonVraud GAUNE
Fait, à Bordeaux, le 2 9 DEC, 2pt7
Le délégataire, dés.
En... Y IAGA
L’Administfatriee Génératé des Finances Publiques,
Directrice Régionale des-Finances Publiques
de NotveHe=Aquitaine et du Département
de la Gironde,
Isabelle MARTEL
Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-002 - Convention de délégation de gestion 11 Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-002 - Convention de délégation de gestion 12 Préfecture - Mission de coordination interministérielle
19-2017-12-29-003
Protocole portant contrat de service
Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 13 PROTOCOLE PORTANT
CONTRAT DE SERVICE
et les 13 annexes
ENTRE
LA PREFECTURE DE LA CORREZE,
LE CENTRE DE SERVICES PARTAGES REGIONAL DE LA GIRONDE,
ESPLANADE CHARLES DE GAULLE
CS41397
33077 BORDEAUX CEDEX
LE SERVICE FACTURIER DE LA GIRONDE
24 RUE FRANCOIS DE SOURDIS
BP 908
33060 BORDEAUX CEDEX
Statut : validé DGFiP/D
Page 1/21
Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 14 sommaire
Préambule sure peneseveraresnenens oseLnssstresoetnngneeseseesenee puneenepsns ere eenrenev png ereneqreseneve nent ennnene nec eneiennteenentene 2
1 CADRE DE L'ORGANISATION FINANCIERE ET COMPTABLE MISE EN PLACE uses mer
4.1 Périmètre de l’organisation financière et comptable... nee 5
1.4.1 Le traitement de la dépense. Mise rnnennnnennnnnnnnerenrenernnnnenennennennasenenenses 5
1.1.2 Le traitement des immobilisations... nee 5
1.1.3 Les travaux de fin de gestion... ssinnnennenenennesennnenenenenpennnpeneenenees 6
1.2 Les conditions de mise en œuvre de l'organisation financière et comptable...’ ss 6
1,3 Animation locale : le centre de services partagés régional, moteur de la communication... 6
1.4 Documents de référence... egeennenneennnennennnennennenneennnnnenennennnenntss 7
1.4,1 Les procédures Métier... isnennennnnpennnneerenennennnnnnenneneansennnnunenne ns 7
1.4.2 Le tableau de synthèse des flux CHORUS par nature de dépense... 7
1.4.3 Les référentiels de contrôle interne... ssssennennennepaneenennenrenses 7
2 LE ROLE DES SERVICES PRESCRIPTEURS urersaseress pessesneenreneeneenvenseerenrgens Leone stoseruennmennanenes 7
2,1 Programmation, allocation de la ressource et rôle de « pilote des CP D... iuroeageeeserapeesessegneersesn ©
2.2 Le circuit de la dÉPRNSE.. iii rserver ne eneenmeneennarpeneemenmepaneeeeseecenearenennqnqenasunangeesnessenssesenee sans 8
2.2.1 La traduction des actes de gestion dans CHORUS........ ur neernnnnennaneneenenenneennennnns 9
2,2.1.1 L'engagement juridique... si sisi enenneneenrenepnnenenegennnnnnnneeneennns 9
2.2.1.2 La constatation du service fait... ieeresenenneennnenennnns 9
2.2,1.3 La demande de paigmMent..............iissinsereennenenngenennennnnee 9
2.2.2 Les pièces justificatives... gansennrennrnrennnnanmnnnenneenenneneensannnent 10
2.3 Le traitement des immobilisations non immobilières... ie ennennneneenennss 10
2.4 Les travaux de fin d'EXBrCICÉ........ user nevngeanranressersn ne een steam gneennenenenenenmeepnenageeneeneasenenennneenenns 11
3 LE ROLE DU CENTRE DE SERVICES PARTAGÉ Sue pnnttreareecareeneeeenegnenesenesnstenenenenenennneenennns À À
3.1 Le circuit de la dépense... ienneenneneennnieneenennennneneanennneneneneennennnennemnnenans 42
3.1.1 L'engagement juridique... issue enerepesageugesnenmnnennaneneeananeneensenneneepegeennannnes 42
3.1.2 La certification du service fait... éveeeenienpennenneuneneaeennnnpeenenengnnnennnenesennnnes 13
3.1.3 Les pièces justificatiVes. ss ueseieaneenngeeennnseneennnrteennpneenneennennennnentes 13
3.4.4 Clôture des engagements juridiques... ii earnenennennensnnanenneneinsengeennnenres 13
3.1.5 Les FACTURES. nus dsssrsoreensssasnnsesasennnsesen enr esara vespa age taaneenenepesneene ane geneneenenseneneneeenennmenens 13
3.1.6 Les demandes de paiement... sise ernennnsnnneeneeneeenntntgneensenanenneennens ets 14
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 15 3.1.7 Responsabilités en matière de signature des actes... essieu 14
3.2 La gestion des immobilisations... apaneenenneerennnennennnnennennneeeneets 14
3.2.1 Les immobilisations hors parç immobilier... in reseennerrnesnrennnses 14
3.2.2 Le par IMMOHINEF, rire eneeerena eue gnnennennee sua eugeennenganannepagenneinn en np enr anges snsnenrennarans 14
3.3 Les travaux de fin d'EXBrciCe....... us urirenraeernenrenrs espere eneannnrs een nee aunpnnreenrsseves sens gnegnrennnnregene 15
3.4 Les restitutions CHORUS et l'aide au pilotage... ini ennnenrenseninnenseernepsaneenanennree 15
4 LE ROLE DU SERVICE DEPENSE EN MODE FACTURIER sers srensrenenenensrossranenennennenreneennee 15
4,4 Réception et contrôle des pièces (factures, décisions d'attribution etc.) 16
4.1.1 Le délai de traitement (annexe 9)... iéssreppauesennneenngeenneenepugsennnanrerngpenragennennnre 16
4,1.2 Le renvoi des factures aux fOurnisS@UFS........ nn iériessneenrsesrrnnsaneneancenenre pur eneenneneenre se 16
4,1.3 Signalement de l'absence d'EJ ou de certification de service fait préalable lors de la réception
de la fACTUrE... iii se ereaneeinepennses ere aagngereesrrqpevunnsensennoasauennenngeénageeenennne sans enennn sq sneegnenenes 16
4,1.4 Signalement de l'absence de facture... sereine enr nnnent nan eenenreernier esse 17
4.1.5 Dépassement de la durée de validité des MAarChéS...... M ide seeernereasereeseeenssee TP
4.2 Les échanges d'iINformMatiDn............ ses nenennenennnnnnanneeneneeennepeneenersensennernnesnenenss ere 17
4.3 Gestion des ÉCANS.... unies ennppeneneennereenaneninnenennnngaenenre en veeenmenre esse senneepnetaneegnpeeppnesenneeseeseneuree 17
4,3,1 Principe général... eusinsrensennnernrrrnennasnnannenennnnnnneegennnmennneenes en vnegeeeeneiennagennesesenneense 17
4,3.2 La gestion des ÉCATIS..... sise sr rne asp onennnnnenreneennunenenenenennenngeemnnengeneengeneneennertanpennente 47
4,4 Contrôles de payeur et de CaISSier. sien nnanneaneennraspneaenenenseeneneenneseneennasenresnenennnnepenennes 17
4,5 Traitement des immobilisations... iieenenneennaenneneegneneenre gens 18
4.6 Pilotage des recensements el apurement des charges à rattacher... iennnes 18
4.7 Contribution à l'optimisation du délai global de paiement... iii 18
4.7.4 L'optimisation du délai global de paiement et le paiement à date... 18
4.7.2 Gestion des intérêts MOrAtOITES... nn héeenerennernurrenerennpe anse guerre pen ennussnnenneeeresnnnnne 19
4.8 Les restitutions et l'aide au pilotage... nnnpenneennnenennnnennenus 19
4.8.1 Les restitutions.......... ss enenannumnennneennennnnnnnennneenennnnenneennrenenns 19
4,8.2 La production de tableaux de Dord..... Li rrrenagneneenner ie nanegnennennenreenesnnreens 19
5 LE ROLE DES REFERENTS DEPARTEMENTAUX ssusssrnsenennenenenenennnnenennennnnnnenvese 20
6 GOUVERNANCE DU CONTRAT DE SERVICE rsmeanenenneeense sénreveseseneees nrossrseenerenvenersssnenre es 2 Ù
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 16 Préambule
Le présent contrat traite des relations entre les trois acteurs de la chaîne budgétaire et comptable :
les préfectures de département de la région Nouvelle Aquitaine,
le centre de services partagés régional (CSPR) CHORUS
le service dépense en mode facturier (SFACT) de la DRFIP.
Chaque acteur partie au protocole doit contribuer à :
Le contrat de service, signé par la Directrice Régionale des Finances Publiques de la Région Nouvelle- Aquitaine du département de la Gironde, le Préfet de la Région Nouvelle-Aquitaine et le préfet de la . Corrèze organise les relations entre les services prescripteurs, le centre de services partagés régional et
atteindre les objectifs des politiques publiques ;
optimiser l’utilisation des crédits et les délais de paiement de l'État ;
professionnaliser et fluidifier la chaîne de la dépense ;
améliorer la qualité des comptes de l'État ;
améliorer les relations avec les fournisseurs ;
sécuriser l'encaissement des recettes non fiscales ;
améliorer la valorisation du patrimoine de l'État.
le service facturier.
Statut :
Le centre de services partagés régional est placé auprès du Secrétaire Général de la Préfecture de la Gironde.
Le service facturier est placé auprès de la Directrice Régionale des Finances Publiques de la Région Nouvelle-Aquitaine et du département de la Gironde.
Les services prescripteurs sont placés auprès du Préfet de fa Corrèze.
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 17 1 CADRE DE L'ORGANISATION FINANCIERE ET COMPTABLE MISE
EN PLACE
Le présent protocole précise l'organisation financière et comptable qui associe dans une démarche
partagée, conforme à l'esprit de la LOLF, les services prescripteurs, le centre de services partagés
régional et le service facturier.
1.1 Périmètre de l’organisation financière et comptable
Le contrat de service couvre les processus de la dépense, les immobilisations et les traitements de fin
de gestion. Le rôle de chacun des acteurs est précisé infra.
1.1.1 Le traitement de la dépense
Le traitement de la dépense en mode facturier repose sur lenchaînement rigoureux des opérations
suivantes :
- établissement d'une Expression de Besoin via une application interfacée à CHORUS par le
service prescripteur, point de départ du processus ;
- enregistrement d’un Engagement Juridique dans le système d'information par le centre de
services partagés régional, sur demande du service prescripteur ;
Service Fait en deux étapes, la constatation par le service prescripteur au plus près de la
livraison via l'application ministérielle métier et la certification par le centre de services partagés
régional valant ordre de payer donné au comptable :
- réception des factures et traitement de la demande de paiement (création, contrôle, validation et
mise en paiement) par le service facturier.
Toutefois, à titre exceptionnel et en dérogation du système de réception directe des factures par le
service facturier envoyées par le fournisseur, certains aménagements peuvent être admis. Ces
aménagements exceptionnels sont détaillés, par nature de dépense, en annexe 7 au présent contrat.
1.1.2 Le traitement des immobilisations
Le périmètre des immobilisations traitées dans le système d’information comprend les immobilisations
du parc immobilier, les autres immobilisations corporelles, les immobilisations incorporelles.
ll repose sur l’enchaînement des opérations suivantes :
- inscription dans l'inventaire comptable via des fiches immobilisations créées par le centre de
services partagés régional, à la demande du service prescripteur :
- au fi de l'eau, mise en service comptable des autres immobilisations par le centre de services
partagés régional et des immobilisations immobilières par le service facturier
À l'exception du parc immobilier, l'inventaire physique dés immobilisations est tenu hors du système
d'information par lé service prescripteur.
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 18 4.1.3 Les travaux de fin de gestion
Les travaux de fin de gestion ont pour objet la clôture budgétaire et comptable de l'exercice en cours et la poursuite des opérations basculées sur l'exercice suivant. Le traitement des travaux de fin de gestion repose sur 4 étapes :
- le nettoyage des flux
- les modifications de la cartographie budgétaire et comptable
- la bascule des lots
-_ les opérations d'inventaire (ou clôture comptable)
4.2 Les conditions de mise en œuvre de l’organisation financière et comptable
Les conditions de réussite de ce partenariat entre ordonnateurs et comptable sont :
- le juste calibrage des moyens humains nécessaires ;
. l'engagement de l'ensemble des acteurs de la chaîne à assurer une formation initiale et continue adaptée visant à acquérir une connaissance suffisante des principes de la gestion publique modernisée ;
- la compréhension par chacun des enjeux et contraintes de ses partenaires. À ce titre, et afin de permettre aux agents d’avoir une approche concrète des chaînes de la dépense, des immobilisations, et des recettes non fiscales, les nouveaux arrivants pourront être conviés, en amont de la formation, à rencontrer l’ensemble des acteurs au sein de leurs services respectifs pour s'imprégner du contexte, et mieux appréhender les métiers de chacun ;
- la généralisation des échanges dématérialisés sous réserve des obligations réglementaires ;
. le respect des procédures régissant les relations entre le service prescripteur, le centre de
services partagés régional et le service facturier dans le traitement opérationnel de l'ensemble des macro-processus budgétaires et comptables.
-_ Ja fluidité de la communication des informations entre les services prescripteurs, le centre de services partagés régional et le service facturier grâce aux applications ministérielles métiers ; entre le CSPR et le SFACT via CHORUS formulaire — module communication.
.__Jes tableaux de bord de suivi d'activité partagés, notamment à destination des services prescripteurs et réalisés par le SFACT et/ou le CSPR.
4.3 Animation locale : le centre de services partagés régional, moteur de la communication
Le centre de services partagés régional veille à la fluidification des échanges entre les services prescripteurs, lui-même et le service facturier en organisant des comités locaux de gestion réguliers.
Ces comités, composés de représentants du centre de services partagés régional, du service facturier, de la cellule qualité comptable, et du représentant du service prescripteur se réunissent au moins 2 fois par an, à l'occasion des grands événements de la gestion et/ou sur demande de l'une ou lautre des parties : des experts pourront être associés en fonction des sujets abordés.
Ces comités feront l’objet d'un compte-rendu, qui sera adressé à l'ensemble des participants.
D'autres formats de rencontres, notamment bilatérales, entre les parties peuvent être planifiées en fonction de l'actualité et des besoins entre les services, notamment pour échanger sur :
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 19 - les bonnes pratiques pouvant être mises en œuvre afin de fluidifier le travail quotidien des agents,
-_ Je suivi d'activités et l'état des stocks,
-_ l'anticipation d'éventuels pics d'activité (notamment en prévision des travaux de fin de gestion) et les modalités de traitement permettant d'y faire face de manière concertée.
Dans la mesure du possible, ces rencontres seront adossées aux COSUI (comités de suivi), instances pilotées par les équipes d'administration centrale, qui pourraient également être organisés, si des sujets précis le nécessitaient. Les invitations au COSUI, qui réunit les mêmes acteurs que le comité local de gestion, seraient alors à l'initiative du responsable de centre de services partagés régional.
1.4 Documents de référence
La qualité des relations entre les différents acteurs de la chaîne et la qualité du traitement des actes
sont conditionnées par la connaissance, la maîtrise et le respect des circulaires définissant les macro- processus d'exécution des dépenses et des recettes mais également celle référençant les moyens de paiement.
1.4.1 Les procédures métier
L'ensemble des acteurs de la chaîne de la dépense s'engage à connaître, maîtriser et respecter les procédures métier. Les versions de référence sont mises en ligne et actualisées sur un espace dédié présent sur l'intranet du ministère de l'intérieur (site DEPAFI), sur l'intranet de la DGFIP (Nausicaa), sur Diapason et CHORUS aux Finances
1.4.2 Le tableau de synthèse des flux CHORUS par nature de dépense
Ce tableau reprend l'ensemble des circuits métier et des actes de gestion associés et précise le flux de dépense mis en œuvre dans CHORUS, la référence au circuit de gestion, le mode de transmission des éléments entre le service prescripteur et le centre de services partagés régional, le type d'engagement juridique (ou de demande de paiement) à utiliser dans CHORUS.
1.4.3 Les référentiels de contrôle interne
Deux processus sont documentés sous la forme de matrice des risques : Commande publique et Parc immobilier.
2 LE ROLE DES SERVICES PRESCRIPTEURS
Les services prescripteurs et les responsables budgétaires (RBOP RUO) demeurent les seuls responsables de la programmation, de l'exécution de leur budget et décident de leurs dépenses. Ils sont à l'origine de l'écriture de comptabilité générale et de comptabilité budgétaire
Leur périmètre fonctionnel recouvre par ailleurs les activités des macro-processus budgétaires et comptables suivants :
-__ MP2: Élaboration des budgets et mise à disposition des ressources ;
-__ MP3 : Exécution de la dépense ;
MPd4 : Travaux de fin de gestion ;
MP5 : Exécution des recettes non fiscales ;
- MP7 : Restitution, comptes-rendus, tableaux de bord ;
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 20 - _ MP9: Gestion des actifsLes services prescripteurs procèdent à l'expression de leurs besoins, définissent les niveaux de service attendus et attestent de la réalité de la dette ou de la créance de l'Etat (constatation du service fait).
Les services prescripteurs s'engagent à :
- transmettre au centre de services partagés régional et au service facturier le nom des agents
désignés dans la délégation d’ordonnancement secondaire et dans la subdélégation, seuls habilités à valider les actes dans les applications ministérielles dédiées, et s'engagent à en assurer la mise à jour aussi souvent que nécessaire ;
- communiquer dans les meilleurs délais toute modification intervenant dans leur organisation dans un souci de fluidification de la chaîne, notamment les adresses mails des boîtes aux lettres fonctionnelles (BALF) utilisées lorsque le service prescripteur a demandé à recevoir copie des envois des bons de commande aux fournisseurs ;
"- communiquer, s’il existe, leur organigramme fonctionnel actualisé ;
- respecter les règles de sécurité d'accès à tout système d'information interfacé à CHORUS ;
- répondre sans attendre et conformément aux circuits de gestion aux demandes d'information qui leur sont adressées par le centre de services partagés régional ou le service facturier ;
- informer le centre de services partagés régional et le service facturier de toute modification
pouvant impacter les relations avec ses partenaires (fournisseurs et clients)
2.4 Programmation, allocation de la ressource et rôle de « pilote des CP »
Les responsables budgétaires établissent leur programmation budgétaire, mettent en place les crédits sur les unités opérationnelles, suivent leurs budgets (autorisations d'engagement et crédits de paiement) tout au long de la gestion.
Dans le respect des normes réglementaires, grâce à leur rôle de « pilote des CP » et en fonction de l'exécution de la gestion, ils décident de prioriser leurs demandes de paiement, en particulier en fin d'exercice.
2.2 Le cireuit de la dépense
Les services prescripteurs gardent toutes leurs prérogatives en matière de passation des marchés et de choix des fournisseurs (dans les conditions prévues par le Code des Marchés Publics).
lis veillent à la qualité budgétaire et comptable des informations transmises pour traitement au centre de services partagés régional et au service facturier.
ls vérifient toutes les pièces de paiement avant envoi au CSPR afin qu'elles correspondent au code des Marchés Publics et au terme du marché.
ils utilisent obligatoirement l'application PLACE pour la publication de tous les marchés (dès 25 000€ HT)! ainsi que l'interface PLACE-CHORUS pour tout nouveau marché créé dans la plateforme de dématérialisation, conformément à la circulaire du 12 juillet 2013 du responsable ministériel des achats et de la circulaire du 30 octobre 2014 de modernisation de la chaîne de dépense de l'Etat.
‘Il est également possible de publier PLACE pour tous les autres marchés inférieurs à 25000 € HT. Page 8/21
Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 21 2.2 À La traduction des actes de gestion dans CHORUS
2.2.1.1 L'engagement juridique
Les services prescripteurs transmettent au centre de services partagés régional :
-__ les informations permettant de créer, enrichir ou modifier des engagements juridiques via les applications ministérielles métiers (formulaires interfacés ou formulaires non interfacés dits «fiches navettes ») ou via la PLACE pour la transmission des marchés ;
- les pièces justificatives utiles à la formalisation de l'engagement juridique (devis, ...) ou nécessaires au visa de l'ACCF (autorité en charge du contrôle financier), du préfet et du comptable, les pièces utiles pour la finalisation ou la clôture d'un engagement juridique ;
. les instructions relatives au cirouit de validation de l'engagement juridique via les applications ministérielles métiers,
L'ensemble des informations ainsi transmises concourt à la traduction ou à la modification d'un engagement juridique dans CHORUS.
2.2.1.2 La constatation du service fait
La constatation du service fait doit être effectuée au plus près de la livraison. Dès réception d'une marchandise ou réalisation d’une prestation de service, les services prescripteurs transmettent au centre de services partagés régional la constatation de service fait via les applications ministérielles métiers afin d’attester la réalité de la dette. ils organisent également en leur sein la conservation, le classement et l'archivage des pièces non dématérialisées relatives à la constatation du service fait (bon de livraison, bon d'intervention, .....).
La sincérité de la date de constat de service fait retenue est de la responsabilité du service prescripteur. Si les éléments transmis à l'appui de ce constat font apparaître une discordance, le centre de services partagés pourra modifier la date de constat de service fait afin que celle-ci reflète la réalité. Pour rappel, cette date, si elle est postérieure à la date d'arrivée de la facture dans le premier service de l'Etat, est celle retenue comme point de départ du délai global de paiement.
Dans le cas du flux 4 (demande de paiement direct sans engagement juridique préalable) et flux 3 annexe 9, les référents utilisent le module communication de CHORUS FORMULAIRES et transmettent au service facturier l'ordre de payer. Des cas dérogatoires peuvent nécessiter une transmission papier au SFACT. Au démarrage de la gestion, un tableau synthétique des dépenses de flux 4 et marchés flux 3 connues peut être adressé au SFACT afin qu'il puisse apprécier les dépenses à venir.
2.2.1.3 La demande de paiement
Le principe d'envoi des factures au service facturier
Sauf exceptions listées à l'annexe 5, la demande de paiement est traitée par le service facturier,
Les services prescripteurs informent les fournisseurs de la solution de transmission dématérialisée des factures? : le portail CHORUS-PRO et à défaut de l'obligation de la transmission des factures au service facturier dont les coordonnées figurent au point 4.1.
Les factures doivent comporter a minima les informations suivantes (si elles ne sont pas accompagnées du bon de commande GHORUS) : le numéro du bon de commande CHORUS (n° d'EJ }, ainsi que le
2 L'ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facture électronique privilégie cette solution,
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 22 code service exécutant si la facture est dématérialisée. Ces éléments devront, par ailleurs, être inscrits
au CCAP pour tout nouveau marché.
Dans le cas où des factures parviennent par erreur aux services prescripteurs, ces derniers les
transmettent au service facturier le plus rapidement possible une fois le cachet de la date d'arrivée apposé. Si cette situation venait à se répéter, il est préconisé de ne pas accuser réception de la facture et de la renvoyer au fournisseur afin qu'il mette à jour l'adresse de facturation liée à ce compte client.
Par dérogation au principe de réception des factures par le service facturier, pour certaines natures de dépenses, les factures arrivent directement dans les services prescripteurs, conformément à la liste des circuits de gestion {annexe 7).
Traitement des DP issues des applications de gestion des déplacements temporaires
Les services prescripteurs disposant d'applications métier générant des demandes de paiements
directes dans CHORUS s'engagent sur le fait que les demandes transmises à CHORUS ont bien été validées par une personne habilitée dans l'application remettante, Le comptable est informé de toute nouvelle délégation de signature en la matière.
Traitement des DP issues des Relevés d'Opérations Bancçcaires
Ge point est traité dans un circuit de gestion,
2.2.2 Les pièces justificatives
A l'exception des pièces justificatives de marchés dématérialisées via PLACE, le service prescripteur adresse au centre de services partagés régional l'ensemble des pièces référencées dans la nomenclature des pièces justificatives de la dépense. Le CSPR les transmet ensuite au comptable. La
conservation et la transmission de ces pièces à la Cour des comptes est assurée par le service facturier.
Par principe, le service facturier accepte les pièces justificatives dématérialisées nativement ou par duplication (copie scannée rattachée à l'EJ ou à la DP CHORUS). Les pièces justificatives originales
papier ayant servi à la duplication sont conservées par les services à l'origine de celles-ci.
Les autres documents dont ia transmission au service facturier n'est pas prévue par la nomenclature des pièces justificatives doivent être archivés au sein des services prescripteurs. Ces derniers doivent être en mesure de les présenter lors de contrôles d’auditeurs internes ou externes ou à la demande du comptable.
2.3 Le traitement des immobilisations non immobilières
La gestion des immobilisations non immobilières fait intervenir les services prescripteurs, le centre de services partagés régional, le service facturier et la division Comptabilité et autres opérations de l'État de la DRFIP.
En sus de leurs rôles classiques sur le domaine de la dépense, les services prescripteurs assurent aussi un rôle de gestionnaire de biens.
À ce titre, les services prescripteurs :
- décident de l'acquisition, la vente, l'entrée ou la sortie des biens immobilisés, ainsi que les
durées d'amortissement (lorsque celles-ci ne sont pas fixées de manière précise par la réglementation)
# Conformément à l'article 11 de l'arrêté du 9 septembre 2013 relatif aux modalités d'établissement, de conservation et de transmission sous forme dématérialisée des pièces justificatives.
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 23 - informent au fil de l’eau, via les fiches navettes adéquates, le centre de services partagés régional des événements de gestion ayant un impact sur leur patrimoine immobilisé, pour que celui-ci mette à jour l'inventaire comptable dans CHORUS (impact sur les fiches immobilisations en cours et les fiches immobilisations en service).
- organisent les travaux de comptage et maintiennent à jour un inventaire physique de leurs
immobilisations.
- s'assurent, au moins deux fois par an, de la cohérence entre cet inventaire physique et
linventaire comptable enregistré dans CHORUS.
La transmission régulière de ces informations (sur un rythme mensuel par exemple) permet d'éviter des nombreuses et importantes corrections et mises à jour en fin d'exercice de l'inventaire comptable tenu dans CHORUS.
2.4 Les travaux de fin d'exercice
Les travaux de fin d'exercice permettent d'assurer la continuité de gestion entre deux exercices avec
une interruption minimale de gestion et une continuité de paiement des fournisseurs dans les délais légaux. Ces travaux se décomposent en 4 étapes : le nettoyage des flux, les modifications de la cartographie budgétaire, la bascule des lots et la clôture comptable.
> étape n°1 : S'agissant du nettoyage des flux, les services prescripteurs transmettent au fil de la gestion au centre de services partagés régional la liste des postes des engagements juridiques à finaliser et des engagements juridiques à clôturer.
> étape n°2 : Si la cartographie budgétaire change entre deux exercices, les services prescripteurs le cas échéant mettent à jour les délégations de gestion et de signature pour assurer la continuité de gestion, et informent le centre de services partagés régional et le service facturier des changements opérés.
> étape n°3: Sur la base des restitutions transmises par le centre de services partagés régional, les services prescripteurs identifient également les priorités en matière de dépenses pour le début de gestion N+1 afin de faciliter la bascule des lots qui sera opérée par celui-ci.
D'une façon générale, les services prescripteurs contribuent à la réalisation des travaux d'inventaire en liaison étroite avec les responsables d'inventaire, le centre de services partagés régional et les services comptables
Pour les travaux d'inventaire, les services prescripteurs veillent au respect des dates fixées dans les instructions du Service Comptable de l'Etat.
important: Dans le cadre des travaux de fin d'exercice, le responsable budgétaire veille plus particulièrement à la date de fin de validité des tranches fonctionnelles.
3 LE ROLE DU CENTRE DE SERVICES PARTAGÉS
Le centre de services partagés régional (CSPR) transcrit dans CHORUS l'ensemble des actes de gestion relevant de son périmètre. A ce titre, il est expert outil et garant du respect de tous les nouveaux processus induits par la mise en place de CHORUS.
| participe à la qualité comptable notamment par la fiabilisation des imputations budgétaires et comptables dès l'engagement juridique, et par sa participation aux travaux d'inventaire.
Compte tenu de ce positionnement, il joue de concert avec le comptable, un rôle pédagogique, d'anticipation et d'alerte, auprès de tous les services prescripteurs.
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 24 Son périmètre fonctionnel recouvre par ailleurs les activités des macro-processus budgétaires et comptables suivants :
- _ MP3 : Exécution des dépenses ;
- MP4: Travaux de fin de gestion
-__ MP5: Exécution des recettes non fiscales :
-__ MP7: Pilotage transversal de la gestion : restitution, comptes-rendus, tableaux de bord ;
- _ MP9: Gestion des actifs : autres immobilisations
Le centre de services partagés régional s'engage à :
. fournir ses coordonnées et son organigramme fonctionnel aux services prescripteurs et au service facturier et à leur communiquer en temps réel toute évolution, à lister nominativement les agents ayant reçu délégation de signature. En cas d'actualisation de l'organigramme fonctionnel, celui-ci s'engage à le communiquer aux services prescripteurs et au service facturier pour permettre aux agents d'identifier rapidement leurs interlocuteurs. L'organigramme fonctionnel figure en annexe 1 ;
- assurer la continuité de service et la disponibilité nécessaire ;
- garantir la qualité des informations enregistrées dans CHORUS sur la base de l'ensemble des données transmises par le service prescripteur ;
- répondre dans les meilleurs délais aux demandes de prestations et d'informations du service prescripteur et du service facturier, afin de garantir la fluidité mais également la qualité de ses prestations de service notamment en s'engageant sur des délais ;
- assurer un contrôle de cohérence sur les données transmises (hors contrôles d'opportunité) ;
assurer la traçabilité des contrôles de supervision qu'il effectue ; 1
3.4 Le circuit de la dépense
3.1.1 L'engagement juridique
Le centre de services partagés régional, à l'exception des circuits de gestion en flux 4, matérialise pour le compte des services prescripteurs les engagements juridiques dans le système d'information. Le flux 4 se définit comme un mode de traitement des dépenses ne pouvant donner lieu à un engagement juridique préalable.
Dès lors que le service prescripteur lui a transmis l'ensemble des éléments lui permettant de traiter le dossier, le centre de services partagés saisit et valide l'engagement juridique dans CHORUS, en tenant compte du circuit de validation défini par le service prescripteur (visa CBR ou Préfet). I s'engage sur les délais et les conditions visées en annexes 8 et 10.
En cas de non respect des règles de nommage par le service prescripteur, le centre de services partagés régional ne peut être tenu pour responsable d’un défaut de transmission de l'EJ au visa du Contrôleur Budgétaire Régional.
Conformément aux circuits de gestion, le bon de commande issu de CHORUS est transmis au fournisseur par le centre de services partagés régional (hors cas dérogatoires précisés à l'annexe 6.
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 25 L'intégration d'un plan de facturation au niveau de l'engagement juridique doit respecter la procédure de
validation par le comptable.
3.1.2 La certification du service fait
Après constatation du service fait par le service prescripteur, la certification du service fait constitue,
avec l'engagement juridique préalable, l'une des étapes essentielles de la dépense.
À la vue des informations transmises par le service prescripteur, cette transaction atteste de la
conformité du bien livré ou de la prestation réalisée avec l'engagement contractuel] du fournisseur,
La certification du service fait est réalisée dans CHORUS par le centre de services partagés régional à
partir de la constatation de « service fait » transmis par le service prescripteur. Elle vaut ordre de payer
donné au comptable,
La certification du service fait dans loutil CHORUS par le centre de services partagés régional
s'effectue au maximum à j+1 à compter de sa réception au centre de services partagés régional. D'une
manière générale, l'enregistrement de la constatation du service fait doit être effectué au plus près de la
livraison des prestations acceptées. Le centre de services partagés régional s'assure du respect de
cette consigne par les services prescripteurs dans le délai fixé en annexes 8 et 10.
Lors des contrôles effectués par le CSPR pour la certification du service fait, il peut être amené à
modifier la date de constat de service fait retenue par le service prescripteur si celle-ci s'avère non
sincère,
3.1.3 Les pièces justificatives
Le centre de services partagés régional transmet au service facturier l'ensemble des pièces justificatives
de la dépense selon les modalités prévues dans les circuits de gestion dont la liste figure en annexe 9 et
en conformité avec la nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'Etat.
L'acceptation par le comptable des pièces justificatives dématérialisées (pour les dépenses sur et hors
marché) est précisée fixée par l'arrêté portant nomenclature des PJ des dépenses de l'Etat.
3.1.4 Clôture des engagements juridiques et leur modification
Sur demande du service prescripteur, le centre de services partagés régional procède à la modification,
à la finalisation des postes et à la clôture des engagements juridiques dès lors qu'aucun événement de
gestion est en cours ou attendu sur l'engagement juridique concerné (service fait, retenue de garantie, récupération d'avance forfaitaire, demande de paiement) et sur demande expresse du service
prescripteur à l'aide des modèles de fiche de transmission (modification EJ annuels et EJ pluriannuels ;
clôture des EJ).
Concernant les marchés publics, le centre de services partagés régional informe le comptable de la
clôture d’un EJ par voie dématérialisée.
Cette action réalisée au « fil de l'eau » réduit significativement le volume des tâches traditionnellement
reportées en fin d'exercice.
3.1.5 Les factures
En principe, toutes les factures doivent être adressées au service facturier sauf cas dérogatoires
indiqués en annexe 7, Les factures parvenant par erreur directement au centre de services partagés
régional sont transmises par courrier, au service facturier à J + 4 avec la mention de la date d'arrivée (J) apposée sur celle-ci. Le CSPR s'engage à rappeler sans délai au fournisseur l'adresse de facturation. Si cette situation venait à perdurer, il conviendrait de renvoyer systématiquement les factures au fournisseur à J+1,
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 26 3.1.6 Les demandes de paiement
Conformément aux éléments présentés dans l'annexe 5, le centre de services partagés régional, est responsable de la création et/ou de la validation de la demande de paiement pour certaines dépenses. Il reçoit des services prescripteurs les informations nécessaires à leur traitement.
3.1.7 Responsabilités en matière de signature des actes
Sauf indication contraire figurant au CCAP ou de la part du service prescripteur, les bons de commandes sont adressés aux fournisseurs sans qu'il soit nécessaire d'y apposer une signature.
3.2 La gestion des immobilisations
Un traitement au fil de l'eau des principaux évènements affectant les immobilisations (sur un rythme mensuel de préférence) permet d'éviter des corrections et mises à jour nombreuses et importantes en fin d'exercice.
3.2.1 Les immobilisations hors parc immobilier
La gestion des immobilisations fait intervenir les services prescripteurs, le centre de services partagés régional, le service facturier et la division Comptabilité et autres opérations de l'État de la DRFIP,
Le centre de services partagés régional tient la comptabilité auxiliaire des immobilisations non immobilières dans CHORUS (rôle Responsable de la Comptabilité Auxiliaire des Immobilisations), sur la base des informations qui lui sont communiquées par le service prescripteur :
Le centre de services partagés régional traduit dans CHORUS tous les évènements de gestion affectant une immobilisation (création fiche immobilisation, mise en service, ..)
3.2.2 Le parc immobilier
S'agissant du parc immobilier, le centre de service partagé régional tient la comptabilité auxiliaire des immobilisations avec France Domaine et le service facturier, sur la base des informations qui lui sont données par le service prescripteur et le gestionnaire du référentiel immobilier ministériel (GRIM).
France Domaine crée les fiches immobilisation en service (FIES) et le service facturier transfère les coûts de la fiche immobilisation en cours vers la ou les fiches immobilisation en service (FIES).
Le gestionnaire du référentiel immobilier ministériel est le correspondant principal de France Domaine, {] inscrit dans CHORUS (module RE-FEX) les données non structurantes de l'inventaire immobilier telles que les mesurages, les contrats, les occupants. Il produit, à l'adresse des services prescripteurs des préfectures, les informations et restitutions qui leur sont nécessaires pour suivre le parc immobilier qu'elles occupent.
Le service prescripteur de la préfecture intervient essentiellement dans le cadre d'une acquisition ou de travaux sur un bien immobilier, en accord avec la sous direction des affaires immobilières (SDAÏ). Il ordonne et pilote les travaux et communique au CSPR les informations utiles au traitement des dépenses et au suivi des budgets selon les modalités fixées à l'annexe 13 et dans le support de procédure du 15 février 2017.
Le centre de service partagé régional traduit dans CHORUS tous les évènements de gestion affectant un bien immobilier sur la base des informations qui lui sont communiquées par le service prescripteur.
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 27 3.3 Les travaux de fin d'exercice
Dans le cadre des travaux de fin d'exercice, le centre de services partagés régional intervient à différentes étapes :
- il s'occupe tout d'abord de finaliser les postes d'EJ et de clôturer les engagements juridiques à la demande des services prescripteurs.
. il constitue également les lots d'actes de gestion qui vont basculer sur la gestion N+1 au regard des priorités de début de gestion N+1 identifiées par les services prescripteurs et des contraintes outils.
- enfin, il intervient dans le cadre des travaux d'inventaire en liaison avec les services
prescripteurs et les services comptables.
Outre la finalisation des postes et la clôture des engagements juridiques, le centre de services partagés régional veille à apurer tous les dossiers recensés dans les indicateurs « nettoyage des flux », au plus tard le 31/12/N.
3.4 Les restitutions CHORUS et Paide au pilotage
Le centre de services partagés régional, contribue à la fiabilisation de la chaîne de la dépense et à l'optimisation des procédures, en apportant son expertise et ses conseils.
Le centre de services partagés régional tiendra différents tableaux de bord permettant, au travers
d'indicateurs, de dégager les marges de progrès dans le traitement de la dépense.
ls doivent permettre de suivre en particulier :
- l'activité du centre de services partagés régional ;
- la performance du centre de services partagés (productivité, temps de traitement d'un bon de commande, d'un EJ, etc.) ;
- les anomalies détectées notamment dans le cadre du Service Fait ;
- l'activité des services prescripteurs (taux de constatation des services faits après la réception de la facture, EJ de régularisation...)
Dans le cadre d'une recherche constante de l'amélioration des procédures, les points précités pourront
être évoqués lors des comités locaux de gestion initiés par les centres de services partagés régionaux.
Une cellule qualité comptable est constituée au sein du CSPR ;
Les référents des fonctions de contrôle (contrôle de gestion, contrôle interne financier) sont également destinataires de ses tableaux.
4 LE ROLE DU SERVICE FACTURIER
Le service facturier, chargé de la création des demandes de paiement, est responsable des étapes qui vont du contrôle de la liquidation jusqu'au paiement (Loi n°2001-692 du Ter août 2001 - Décret n°2012- 1246 du 7 novembre 2012) En concentrant les opérations de réception des factures, de création de la
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 28 demande de paiement dans CHORUS, puis en assurant sa mise en paiement, le service facturier
participe à l'amélioration de la qualité comptable et à l'optimisation des délais de paiement.
{| conviendra de développer avec les fournisseurs de l'ensemble des services prescripteurs une communication privilégiée. 1! pourra alors prendre une série de mesures concourant au respect du mode
facturier (rappel aux fournisseurs par divers canaux de communication de la nécessité du n° EJ sur la
facture et du service exécutant, renvoi des factures incomplètes aux fournisseurs, etc.).
Par ailleurs, dans un souci d'optimisation du traitement des factures, les centres de services partagés
régionaux sont invités à se rapprocher de leurs fournisseurs afin que ces derniers regroupent les
factures. I! conviendra de veiller à ce que ces factures présentent un niveau de détail suffisant pour permettre un suivi budgétaire à la maille désirée.
Le service facturier a pour mission de mettre en règlement dans les délais réglementaires les dépenses
présentées par le centre de services partagés régional et celles présentées, par exception, par les
services prescripteurs.
Le service facturier réalise en liaison avec le centre de services partagés régional et avec les services
prescripteurs, les procédures évoquées ci-après. En cas d'actualisation de l'organigramme fonctionnel,
celui-ci s'engage à le communiquer aux services prescripteurs et au centre de services partagés régional pour permettre aux agents d'identifier rapidement leurs interlocuteurs. L'organigramme
fonctionnel figure en annexe 2.
41 Réception et contrôle des pièces (factures, décisions d'attribution etc.)
En principe toutes les factures, sauf cas dérogatoires cités en annexe 5, doivent être adressées au
service facturier par voie dématérialisée via le portail CHORUS-factures, et à défaut à l'adresse
suivante :
DRFIP AQUITAINE
SERVICE FACTURIER
BP808
RUE FRANCOIS DE SOURDIS
33060 BORDEAUX CEDEX
4,1.1 Le délai de traitement (annexe 10)
Le délai de traitement des factures reçues et des pièces justificatives inclut le contrôle des pièces justificatives, la création de la demande de paiement et le rapprochement avec l'engagement.
À réception de la facture, le service facturier appose sur celle-ci la date d'arrivée (J).
4,1.2 Le renvoi des factures aux fournisseurs
Si la facture ne mentionne pas les références permettant de la traiter, notamment celle de l'EJ portant
commande {n° du bon de commande et/ou du marché), le service facturier renvoie la facture au dit fournisseur à J+1.
Ces délais peuvent faire l'objet d'aménagements en fin de gestion afin de fluidifier la chaîne de la
dépense.
Le service facturier en informe le centre de services partagés régional qui l'indique par mail au service
prescripteur.
4.1.3 Sianalement de l'absence d'EJ ou de certification de service fait préalable lors de la réception de
la facture
En cas d'absence d'EJ préalable à la réception de la facture {hors cas des DP directes}, le service facturier en informe le centre de services partagés régional et lui demande, de manière formalisée, de
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 29 régulariser au plus tôt ( 2 jours — cf. annexe 10) la situation afin que la facture puisse être traitée. Ce dernier interroge le référent départemental et lui demande éventuellement de saisir l'expression de besoin dans Némo.
En cas d'absence de service fait préalablement à la réception de la facture, le service facturier en informe le centre de services partagés afin d'obtenir la régularisation de cet événement.
4,1.4 Signalement de l'absence de facture
Si, dans un délai de 10 jours après la certification du service fait, la facture n’est toujours pas parvenue au service facturier, le service facturier peut prendre l'attache du fournisseur. Toutefois, en fin de gestion, le délai de rappel du fournisseur sera réduit à 2 jours. Le service facturier en informe également le CSPR qui en avisera le référent départemental.
4.1.5 Dépassement de la durée de validité des marchés
Le dépassement de la durée de validité d’un marché est signalé au centre de services partagés régional par le service facturier.
4.2 Les échanges d’information
Les échanges d'information avec le SFACT se font par le module communication de CHORUS Formulaires.
Néanmoins, certains actes nécessitent la transmission d'informations entre les services prescripteurs, le centre de services partagés régional et le service facturier hors outil CHORUS. Afin de garantir la piste d'audit, ces échanges d'information (y compris les courriels) sont archivés conformément au référentiel de contrôle interne organisationnel.
4,3 Gestion des écarts
4.3.1 Principe général
La vérification de la cohérence entre l'EJ, le service fait et la facture est automatique dans CHORUS.
4.3.2 La destion des écarts
La vérification de la cohérence entre l'engagement juridique, le service fait et la facture, réalisée lors de l'enregistrement de la DP, peut donner lieu à la constatation d'écarts.
Le service facturier est autorisé à mettre en paiement une dépense dans l'hypothèse d'un écart conforme aux seuils de tolérance fixés en annexe 11.
De ta même façon, il est autorisé à mettre en paiement une dépense dans l'hypothèse d'un écart lié aux modalités de calcul de la TVA dans la limité du seuil fixé en annexe 11.
Le service facturier en informe le centre de services partagés régional par tout moyen traçable et auditable.
Pour tout écart au-delà du montant ainsi arrêté, le service facturier contacte immédiatement le centre de services partagés régional, pour régularisation.
Une fois la situation régularisée, le service facturier met en paiement la DP. Dans le cas contraire, la facture est retournée au fournisseur avec une lettre d'accompagnement mentionnant le motif du retour. Le service facturier informe le centre de services partagés régional et les référents départementaux.
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 30 4,4 Contrôles de payeur et de caissier
Le service facturier notifie immédiatement au centre de services partagés régional toute anomalie
constatée (qu’elle empêche ou non la création de la demande de paiement), et ce dernier corrige l'anomalie dans les plus brefs délais.
En cas d'erreur d'imputation comptable, le service facturier ne procède pas à la création de la DP dans l'outil CHORUS. Il notifie cette information au centre de services partagés régional qui, en liaison avec le service prescripteur concerné modifie les éléments déterminant les imputations de l'EJ (groupe de marchandise, article, catégorie d'immobilisation).
4.5 Traitement des immobilisations
Le service facturier procède à des contrôles (correcte imputation en comptabilité générale et présence
du numéro d'inventaire) sur les données saisies lors de la création de la fiche immobilisation en cours (FIEC) par le centre de services partagés régional au vu des pièces. La division Comptabilité et autres opérations de l'État de la DRFIP procède au contrôle des fiches immobilisations en service créées par le
centre de services partagés régional, valide les écritures de réévaluation, et contrôle la sortie du bien de l'inventaire comptable.
4.6 Pilotage des recensements et apurement des charges à rattacher
En sa qualité de garant de la qualité des comptes, le service facturier pilote le recensement des charges à rattacher à l'exercice et apporte sur ce point toute information utile au centre de services partagés.
Les charges à payer classiques sont calculées automatiquement par CHORUS et donnent lieu à une
écriture automatique en comptabilité N+1.
Les charges à payer complémentaires sont initiées par le service facturier et font intervenir le CSPR :
- édition de restitutions spécifiques CHORUS par le service facturier
transmission papier au CSPR
validation du CSPR (retour papier)
-__ saisie par le service facturier des charges à payer complémentaires dans CHORUS
Les charges constatées d'avance et les nouvelles provisions sont initiées par le prescripteur et font intervenir le centre de services partagés régional. Le service facturier est sollicité dans le cadre de la validation (rôle comptable traditionnel).
4.1 Contribution à l'optimisation du délai global de paiement
Par son positionnement et son périmètre de compétence, le service facturier optimise le délai de paiement des dépenses (annexe 12).
4,7.1 L'optimisation du délai global de paiement et le paiement à date
En vertu du décret n° 2008-407 du 28 avril 2008, modifiant l'article 98 du Code des Marchés publics, le délai global de paiement est ramené à 30 jours pour la commande publique.
Sous CHORUS, le système du « paiement à date » automatise le délai de règlement de la facture. H est fixé en principe à 30 jours, au-delà desquels les intérêts moratoires sont automatiquement générés par l'outil. En fonction des nécessités (urgences signalées, dépenses à caractère social...), le service
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 31 prescripteur peut demander au service facturier de modifier la date d'échéance au moment de
l'enregistrement de la DP par tout moyen traçable et auditable. Le plan de facturation permet également
de garantir les paiements à échéances prédéterminées.
Le pilote des crédits de paiement conserve toujours ce rôle et peut intervenir après la mise en paiement.
En outre dans le cadre de la mobilisation des services de l'État en faveur des petites et moyennes
entreprises, les factures inférieures à 5 000€ ou portant la nouvelle condition de paiement ZPME sont
mises en paiement immédiatement et de manière automatique par CHORUSS#,
La modification du nombre de jours par le pilote des CP est donc impossible après comptabilisation pour
ces DP.
Le pilotage des crédits est de la compétence du RUO, qui priorise les demandes de paiements créées
(rôle CHORUS « pilote des crédits de paiement»), notamment en cas d'insuffisance de crédits de
paiement en fin d'exercice.
4.7.2 Gestion des intérêts moratoires
Dès lors que la date du paiement est dépassée, les intérêts moratoires sont automatiquement calculés
dans CHORUS et une DP est générée,
Le service facturier transmet au CSPR la liste des demandes de paiement d'intérêts moratoires (DP
d'IM) afin que celui-ci lui donne ordre de les payer. Si dans un délai de 8 jours l'ordonnateur n'a pas
communiqué sa réponse, le service facturier procède à la mise en paiement des DP d'IM. Le silence de
l'ordonnateur vaut ordre de payer au terme du délai de réponse qui lui est accordé.
4.8 Les restitutions et l'aide au pilotage
4.8.1 Les restitutions
L'amélioration de la qualité budgétaire et comptable, et plus globalement, de la performance des
processus de dépense, nécessite Un recensement et un suivi formalisé des anomalies qui permettent de
- quantifier les anomalies constatées dans le cadre des contrôles du comptable, à la fois en ce qui
concerne les paiements et les inventaires (notamment par revue analytique) :
-__ réaliser une analyse des risques en fonction de la nature de la dépense et/ou du prescripteur ;
cette analyse peut également se faire par programme ;
- informer régulièrement le centre de services partagés régional des résultats des contrôles et des
anomalies rencontrées :
- mesurer l'effet des actions mises en œuvre par le suivi des anomalies dans le temps ;
- adapter le plan de contrôle interne du comptable, au titre du service facturier (y compris pour les
processus de dépense), en adaptant les contrôles et/ou en redéfinissant éventuellement le
nombre d'acteurs devant intervenir sur un même dossier.
Ces informations donneront lieu à des restitutions au centre de services partagés régional et aux
référents contrôle interne intéressés, de la part du service facturier.
4.8.2 La production de tableaux de bord
Le service dépense en mode facturier tiendra différents tableaux de bord (suivi et pilotage de l'activité:
suivi et pilotage de la performance) permettant, au travers d'indicateurs, de dégager les marges de
progrès réalisées dans le traitement de la dépense. Ces tableaux de bord pourront être portés à la
4 Circulaire Pécresse-Guéant du 23 janvier 2042 (NOR : BCRE 1204822C)
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 32 connaissance du centre de services partagés régional et aux référents à leur demande, avec tous les éléments d'analyse nécessaires.
ls doivent permettre de suivre en particulier ‘
- l'activité du service facturier;
-__ les performances du service facturier (productivité, temps de traitement d'une facture...) ;
- la performance du processus de dépense dans son ensemble au travers du délai global de paiement et des intérêts moratoires payés (nombre de DP, montant et % par rapport au total);
- la qualité budgétaire et comptable de la dépense par le suivi des anomalies.
ls pourront être mis en parallèle avec les tableaux de bord initiés par le CSPR.
Dans le cadre d'une recherche constante de l'amélioration des procédures, les points précités pourront être évoqués lors des comités locaux de gestion initiés par les centres de services partagés régionaux.
5- LE ROLE DES REFERENTS DEPARTEMENTAUX :
Au sein de chaque préfecture de département est désigné un référent départemental et un suppléant.
ls sont les interlocuteurs du Centre de services partagés et du service facturier.
ls assurent pour leur compte le lien avec les services prescripteurs départementaux.
Ces correspondants disposent d'un accès au module communication de chorus-formulaires leur permettant d'échanger des informations et des documents avec le cspr et le sfact.
ls sont les principaux interlocuteurs des fournisseurs et sont correspondants pour le déploiement de l’utilisation de chorus-pro.
ls sont aussi les référents en matière de transmission des dossiers recettes et avances, le cas échéant.
La liste des référents départementaux avec leurs coordonnées est transmise au cspr et au sfact. Elle est annexée au présent contrat de service (annexe 4).
6 - GOUVERNANCE DU CONTRAT DE SERVICE
Le présent contrat de service prend effet à compter du 1janvier 2018 pour une durée de trois ans.
il se poursuit par tacite reconduction.
I convient, pour garantir un fonctionnement optimum des relations entre les trois parties, qu'une gouvernance adaptée soit instituée. Elle est basée sur une comitologie à deux niveaux :
> Le comité local de gestion ;
Des propositions d'évolutions ou de modification du présent contrat seront jointes au compte-rendu des comités locaux de gestion, et adressées le cas échéant aux équipes de pilotage des réseaux de chacun des ministères.
Ces demandes seront transmises, après analyse, auprès de l'instance d'arbitrage de niveau national.
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 33 > L'instance d'arbitrage, de niveau national
Composée de représentants des deux ministères, elle se réunit à minima une fois par trimestre ou à la
demande expresse de lun de ses membres. Elle étudie toutes les demandes d'évolution de
l'organisation mise en place et/ou des outils mis à disposition des acteurs de la chaîne budgétaire et
comptable.
Fait à Bordeaux, le
Le délégant, Les délégataires,
Le Préfet de la Région Nouvelle-Aquitaine,
Le Préfet de la Corrèze Préfet de la Gironde,
/ À | = Bertrand GAUME
Didier LALLEMENT
L'Administratrice générale des finances publiques
Directrice régionale des finances publi sde la Régior
Héffent. RE EPA et É à Gironde
TL isabelle MARTEL.
PAS
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 34 Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 35 kg€9vNINreUIPnel) TIAVH NvA Speo
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 36 16 92 0695 GO XI342NQ UIeIY Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 37 : SINNV490ëd
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 40 Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 41 |
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 46 Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 47 SOU
Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 48 (SA)
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 51 Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 52 Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 53 di44qüds2
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Préfecture - Mission de coordination interministérielle - 19-2017-12-29-003 - Protocole portant contrat de service 54