Compte-Rendu - cr sige 13 juin 2022

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Compte-Rendu - cr sige 13 juin 2022 Document publié le Lundi 13 juin 2022 par la commune de Saint-Lyé. Lien du pdf (Compte-Rendu - cr sige 13 juin 2022)Thèmes du document : Données personnelles, Handicap et inclusivité, Cybersécurité, SYNDICAT INTERCO MMUNAL DE Grange LÉTER, Mag À ue SYNDICAT INTERCOMMUNAL DE GRANGE L’EVEQUE COMPTE RENDU DE LA REUNION DU 13 JUIN 2022 Etaient présents sous la présidence de Denis PHILIPPE : Jean-Yves BRUÜUNEAU, Dominique FLEURET, Nicolas MENNETRIER, Annie SALAMI, Pascale SEVERIN, Laure THOYER, Angélique DROCOURT avec pouvoir donné par M. David VINCENT Assistait également à la réunion : Pauline TONNELIER 1/ Approbation du PV de la dernière séance Sur proposition du Président, le comité syndical approuve à l’unanimité le PV de la réunion du 21 mars 2022 2/ Désignation d’un secrétaire de séance Sur proposition du président et après appel de candidature, Mme Annie SALAMI est élue secrétaire. 3) Convention d'adhésion pour le règlement général sur la protection des données (RGPD) Exposé : Vu la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et plus particulièrement son article 25, Vu le décret n° 85-643 du 26 juin 1985 modifié relatif aux centres de gestion, Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, entrant en application le 25 mai 2018 (dit Règlement Général sur la Protection des données, soit « RGPD »). Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, Vu le décret n° 2019-536 du 29 mai 2019 pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, Vu les lignes directrices du G29 sur le Délégué à la Protection des Données — DPO Vu la délibération du 15 septembre 2021 du conseil d'administration du centre de gestion créant la mission R.G.P.D. au bénéfice des collectivités et établissements publics aubois qui le demandent. Le président rappelle à l'assemblée que : Le règlement européen 2016/679 dit « RGPD », entré en vigueur le 25 mai 2018, impose de nombreuses obligations en matière de sécurité des données à caractère personnel traitées par la commune, dont le non-respect entraîne des sanctions lourdes. Le RGPD s'applique au syndicat pour tous les traitements de données personnelles, qu'ils soient réalisés pour son propre compte ou non et quel que soit le support utilisé, papier ou informatique.Afin de répondre aux obligations en la matière des collectivités territoriales et des établissements

publics aubois qui le souhaitent, le CDG 10 propose à compter du 1° janvier 2022 une mission RGPD

dont la finalité sera d'assister et de conseiller l'autorité territoriale :

e dans la démarche d'évaluation des risques liés à la protection des données personnelles

e et dans la mise en place d'une politique de mise en conformité avec le RGPD.

Elle comprendra :

e La mise à disposition d’un délégué à la protection des données, dont la désignation constitue

une obligation légale pour toute entité publique. Un agent disposera d’une formation

spécifique et d’une expérience certaine en la matière. Il sera assisté d’une équipe dédiée au RGPD.

e Des réunions d'information /sensibilisation

e La mise à disposition d’une base documentaire: modèles types (fiches de registre,

mentions...) / procédures types / supports de communication

e L'accompagnement dans la réalisation des états de lieux / inventaires

e L'accompagnement à la réalisation des fiches de registre et à la mise à jour du registre de

traitements

e Des conseils / recommandations / avertissements / préconisations de plan d’actions en

matière de protection des données

e L'accompagnement à la réalisation des analyses d'impact

L'analyse sur demande de la conformité au RGPD de contrats / conventions / formulaires /

dossiers. et apport de préconisations et de mentions

L'accompagnement dans le traitement des demandes d'exercice de droits

L'accompagnement en cas de violation de données

Le relais auprès de la CNIL

La présentation d’un rapport annuel

Le coût annuel de cette mission pour la commune au titre de l’exercice 2022 est de 50 €.

Après en avoir délibéré, à l’unanimité, le comité syndical,

AUTORISE le président à signer la convention d'adhésion à la mission R.G.P.D. avec le centre de

gestion de l’Aube,

DIT Que les crédits nécessaires seront inscrits au budget 2022.

4/ Autorisation de recrutement d’un agent contractuel de remplacement

Vu la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction

publique territoriale, notamment son article 3-1.

Considérant que les besoins du service peuvent justifier le remplacement rapide de fonctionnaires

territoriaux ou d’agents contractuels indisponibles.

Après en avoir délibéré à l’unanimité, le comité syndical :

AUTORISE le président à recruter un agent contractuel dans les conditions fixées par l’article 3-1 de

la loi du 26 janvier 1984 précitée pour remplacer des fonctionnaires ou des agents contractuels

momentanément indisponibles.

DIT que le président sera chargé de la détermination des niveaux de recrutement et de rémunération

des candidats retenus selon la nature des fonctions concernées, leur expérience et leur profil.

INSCRIT au budget les crédits correspondants.5/ Approbation de la nouvelle répartition du capital social de la SPL Xdemat

La société publique locale dénommée SPL-Xdemat, a été créée le 27 février 2012 par les

Départements de l'Aube, des Ardennes et de la Marne, en vue de fournir à ses actionnaires, des

prestations liées à la dématérialisation.

Depuis, notre syndicat a adhéré à la société ainsi que les départements de la Haute-Marne, de

l’Aisne, de la Meuse, des Vosges, et de Meurthe-et-Moselle ainsi que de nombreuses communes et

plusieurs groupements de collectivités situés sur le territoire des 8 départements.

Fin avril 2022, SPL-Xdemat comptait 3 025 actionnaires.

Chaque année, conformément à l’article 225-100 du code du commerce, l'assemblée générale de la

société doit se réunir avant fin juin, pour approuver les comptes de l’année précédente et affecter le

résultat, après présentation des rapports du commissaire aux comptes.

À l'occasion de cette réunion, d’autres points peuvent lui être présentés tels qu’un point sur les

mandats des commissaires aux comptes ou l’adoption d’une nouvelle version du règlement intérieur.

Depuis 2020, il a été décidé d’ajouter à ces points, l'examen de la répartition du capital social suite

aux adhésions et sorties intervenues depuis la dernière assemblée.

En effet, tout au long de l’année, de nouvelles collectivités locales ou de nouveaux groupements de

collectivités souhaîtent devenir actionnaires de la société et achètent à ce titre une action de la

société, modifiant la répartition de son capital social. Il arrive également que certains actionnaires

décident de sortir de la société et revendent leur action, suite à leur disparition administrative ou

faute d’utilisation des outils mis à leur disposition.

Ainsi, depuis le 1° semestre 2021, 330 actions ont été vendues à des collectivités ou groupements de

collectivités pour leur entrée au sein de SPL-Xdemat et 7 ont été rachetées pour permettre à

6 actionnaires d’en sortir et un à revendre son action avant sa fusion avec une structure déjà

membre. Ces transferts d'actions ont eu pour conséquence de modifier la répartition du capital

social. Le capital social, divisé en 12 838 actions, est désormais réparti comme suit :

- le Département de l'Aube : 6 562 actions soit 51,11 % du capital social,

- le Département de l’Aisne : 766 actions soit 5,97 % du capital social,

- le Département des Ardennes : 298 actions soit 2,32 % du capital social,

- le Département de la Marne : 566 actions soit 4,41 % du capital social,

- le Département de la Haute-Marne : 276 actions soit 2,15 % du capital social,

- le Département de Meurthe-et-Moselle : 394 actions soit 3,07 % du capital social,

- le Département de la Meuse : 515 actions soit 4,01 % du capital social

- le Département des Vosges : 381 actions soit 2,97 % du capital social,

- les communes et groupements de communes : 3 080 actions soit 23,99 % du capital social.

Cette nouvelle répartition détaillée dans la liste des actionnaires annexée à la présente, sera soumise

à l'approbation de l’Assemblée générale.

Or, selon l’article L. 1524-1 du Code général des collectivités territoriales, applicable aux sociétés

publiques locales, « à peine de nullité, l'accord du représentant d’une collectivité territoriale (...) sur la

modification portant sur (..) la composition du capital (..) ne peut intervenir sans une délibération

préalable de son assemblée délibérante approuvant la modification ».

Il convient donc d'approuver la nouvelle répartition du capital social de la société SPL-Xdemat et

d'autoriser le représentant de la collectivité à voter la résolution correspondante lors de la prochaine

Assemblée générale de la société.

2 LS

Après en avoir délibéré à l’unanimité, le comité syndical :

- Approuve la nouvelle répartition du capital social de la société publique locale dénommée SPL-

Xdemat, divisé en 12 838 actions, à savoir :

- le Département de l’Aube : 6 562 actions soit 51,11 % du capital social,

- le Département de l'Aisne : 766 actions soit 5,97 % du capital social,

- le Département des Ardennes : 298 actions soit 2,32 % du capital social,

- le Département de la Marne : 566 actions soit 4,41 % du capital social,

- le Département de la Haute-Marne : 276 actions soit 2,15 % du capital social,

- le Département de Meurthe-et-Moselle : 394 actions soit 3,07 % du capital social,

- le Département de la Meuse : 515 actions soit 4,01 % du capital social

- le Département des Vosges : 381 actions soit 2,97 % du capital social,

- les communes et groupements de communes : 3 080 actions soit 23,99 % du capital social,

conformément à la liste des actionnaires annexée à la présente ;

- Donne pouvoir au représentant du syndicat à l’Assemblée générale de la société SPL-Xdemat,

pour voter cette nouvelle répartition de son capital social et la résolution en découlant, lors de sa

prochaine réunion.

6/ Rapport de gestion 2020 de la SPL Xdemat

Par délibération du 2 juillet 2012 notre comité syndical a décidé de devenir actionnaire de la société

SPL-Xdemat créée en février 2012 par les Départements des Ardennes, de l’Aube et de la Marne, afin

de bénéficier des outils de dématérialisation mis à disposition comme Xmarchés, Xactes, Xelec,

Xparaph, Xconvoc..

À présent, il convient d'examiner le rapport de gestion du conseil d'administration de la société.

Par décisions du 9 mars 2021, le conseil d'administration de la société a approuvé les termes de son

rapport de gestion sur les opérations de l'exercice clos le 31 décembre 2020 et donc l’activité de SPL-

Xdemat au cours de sa neuvième année d’existence, en vue de sa présentation à l’Assemblée

générale.

Cette dernière, réunie le 7 juin dernier, a été informée des conclusions de ce rapport et a approuvé à

l'unanimité les comptes annuels de l’année 2020 et les opérations traduites dans ces comptes.

En application des articles L. 1524-5 et L. 1531-1 du Code général des collectivités territoriales, il

convient que l’assemblée délibérante de chaque actionnaire examine à son tour le rapport de

gestion du Conseil d'administration.

Cet examen s'inscrit également dans l’organisation mise en place par la société SPL-Xdemat pour

permettre aux actionnaires d’exercer sur elle, collectivement et individuellement, un contrôle

similaire à celui qu'ils exercent sur leurs propres services, appelé contrôle analogue, constituant l’un

des principes fondateurs des SPL.

Le rapport de gestion, présenté ce jour, fait apparaître un nombre d'actionnaires toujours croissant

(2 705 au 31 décembre 2020), un chiffre d'affaires de 1 433 158 £, en très nette progression, et un résultat exceptionnel de 279 092 £ affecté en totalité au poste « autres réserves », porté à 462 004 €. Ce résultat exceptionnel s'explique par un nombre toujours croissant de collectivités actionnaires dela société, la vente sans précédent de plus de 2 500 certificats électroniques en 2020 {au lieu de 600

à 900 en moyenne) et par la mise en place d’une nouvelle organisation pour la gestion de

l'assistance.

Après examen, je prie le Conseil de bien vouloir se prononcer sur ce rapport écrit, conformément à

l’article L. 1524-5 du Code général des collectivités territoriales et de me donner acte de cette

communication.

Vu le Code général des collectivités territoriales en ses articles L. 1524-5 et L. 1531-1,

Vu les statuts et le pacte d'actionnaires de la société SPL-Xdemat,

Vu le rapport de gestion du Conseil d'administration,

Le comité syndical, après examen, décide, à l’unanimité, d'approuver le rapport de gestion du Conseil

d'administration, figurant en annexe, et de donner acte à M. le président de cette communication.

6/ Modalités de publicité des actes du syndicat

Le comité syndical

Vu l’article L. 2131-1 du code général des collectivités territoriales dans sa rédaction en vigueur au 1°

juillet 2022, par renvoi de l’article L. 5211-3 et de l’article L. 5711-1 du même code,

Vu l'ordonnance n° 2021-1310 du 7 octobre 2021 portant réforme des règles de publicité, d'entrée

en vigueur et de conservation des actes pris par les collectivités territoriales et leurs groupements,

Vu le décret n° 2021-1311 du 7 octobre 2021 portant réforme des règles de publicité, d'entrée en vigueur et de conservation des actes pris par les collectivités territoriales et leurs groupements,

Sur rapport de monsieur le président,

Le président rappelle au comité syndical que les actes pris par les syndicats (délibérations, décisions

et arrêtés) entrent en vigueur dès qu’ils sont publiés pour les actes règlementaires et notifiés aux

personnes intéressées pour les actes individuels et, le cas échant, après transmission au contrôle de

légalité.

À compter du 1er juillet 2022, par principe et pour toutes les collectivités, la publicité des actes

règlementaires et décisions ne présentant ni un caractère règlementaire ni un caractère individuel

sera assurée sous forme électronique sur leur site Internet.

Les syndicats de communes bénéficient cependant d’une dérogation. Pour ce faire, ils peuvent

choisir, par délibération, les modalités de publicité de leurs actes règlementaires et décisions ne présentant ni un caractère règlementaire ni.un caractère individuel :

- soit par affichage ;

- soit par publication sur papier ;

- soit par publication sous forme électronique.

Ce choix pourra être modifié ultérieurement, par une nouvelle délibération du comité syndical. A

défaut de délibération sur ce point au 1er juillet 2022, la publicité des actes se fera exclusivement par voie électronique dès cette date.

Considérant l'absence de site internet du syndicat intercommunal de Grange L’Evêque ;

Considérant la nécessité de maintenir une continuité dans les modalités de publicité des actes afin

d’une part, de faciliter l’accès à l'information de tous les administrés et d’autre part, de se donner le

temps d’une réflexion globale sur l'accès dématérialisé à ces actes.le président propose au comité syndical de choisir la modalité de publicité des actes règlementaires

et des décisions ne présentant ni un caractère règlementaire ni un caractère individuel, suivante :

- Publicité du syndicat par affichage à son siège et à Grange L’Evêque

- Publicité du syndicat sous forme électronique sur le site internet de la mairie de Saint-Lyé.

Ayant entendu l'exposé de monsieur le président et après en avoir délibéré le comité syndical

DECIDE :

D’ADOPTER la proposition du président qui sera appliquée à compter du 1er juillet 2022.

Informations diverses

Le Président :

- propose de fabriquer une boîte à livres à positionner à côté du distributeur de sacs de tri.

- informe que le distributeur de sacs de tri a été réapprovisionné. Il faudra faire attention afin

de détecter une éventuelle surconsommation.

-__ fait le point sur les travaux des vestiaires de Grange L’'Evêque : les douches, le lavabo, les WC

et les tuyaux d’évacuation sont posés. Il y a un problème de pente pour la fosse septique. Le

charpentier va commencer la semaine prochaine. Les travaux avancent mais pas aussi vite

que cela aurait été souhaitable.

- un devis devra être établi pour des travaux voie Pillée. Il faut cependant attendre des fortes

pluies pour pouvoir constater les soucis rencontrés par les administrés.

- des travaux sont à prévoir sur la rue Georges Brassens en 2023. Il faut toutefois voir au

préalable si des aides peuvent être mobilisées.

- des difficultés de circulation piétonne sont constatés rue Simphal en raison des fleurs. A

noter toutefois que l’arrachage des fleurs ne règlera pas ce problème dans sa totalité.

- le miroir à poser rue Eiffel a été commandé et livré le 10 juin.

- {a flèche a remplacer près du domicile de Mme Salami a été livrée à Saint-Lyé.

- Mme Lallement a demandé un abri pour ranger les jouets. Il y aurait la possibilité d'en

acheter un pour une somme de 1090 €: 9m°, en bois. I! faudra cependant faire une

déclaration préalable avant son installation.

- _ilest demandé d'aménager un banc ou de le déplacer pour le mettre à Bel Air près des cours

de tennis.

- informe de la réception d’un courrier de demande d’informations de l’URSSAF. L’instruction

est en cours.

Laure Thoyer :

- présente le projet de livret d'accueil.

- remercie pour l’organisation des élections.

Pauline Tonnelier :

- indique que, découragée par le manque d'accessibilité pour une personne handicapée, elle a

renoncé à venir voter. À noter que ce même problème se posera à nouveau pour l’accès aux

écoles.Annie Salami :

- demande si le local pompier de Grange L’Evêque sert toujours. M. Philippe répond qu’il

abrite toujours un véhicule des pompiers. Il est précisé que le local va être vidé et qu’il sera

peut-être mis en vente. Mme Salami demande alors s’il n’est pas possible d’en faire un local

de stockage. M. Philippe souligne que cela n’apporterait pas satisfaction pour l’école qui doit

disposer des cycles et jouets rapidement bref les avoir sous la main.

La séance est levée à 20H15.

Le Président,

Denis PHILIPPE