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unknown - Le Havre Seine Métropole (communauté urbaine) - DELB 20210209 01
Document publié le Jeudi 8 juillet 2021
Lien du pdf (unknown - Le Havre Seine Métropole (communauté urbaine) - DELB 20210209 01)
Thèmes du document : Justice et droit, Culture et patrimoine, Consommateurs,
Convention de versement 2021 – Communauté urbaine et HB Production – Hello Birds 1
CONVENTION DE VERSEMENT
Entre
La Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole
et
l’association HB PRODUCTION
Hello Birds 2020
ENTRE :
LA COMMUNAUTE URBAINE LE HAVRE SEINE METROPOLE, représentée par son
Président en exercice ou son représentant, agissant en cette qualité et en vertu d’une délibération du
Conseil Communautaire en date du 8 juillet 2021,
Désignée dans ce qui suit par " la Communauté urbaine"
D'UNE PART,
ET :
HB PRODUCTION, association Loi 1901, 21 rue Notre Dame – Les Hortensias, 76790 Etretat,
représentée par son Président, Monsieur Emmanuel BROCHEC, ou son représentant,
Désignée dans ce qui suit par les mots « HB Production »
D'AUTRE PART,
IL A TOUT D’ABORD ÉTÉ EXPOSÉ CE QUI SUIT :
Le festival Hello Birds est une manifestation dont la 8ème édition aura lieu à Etretat du 2 au 3 juillet
2021. Dans un esprit « slow tourisme » qui privilégie la découverte d’un lieu à la simple
consommation, le festival Hello Birds conjugue musique, sport, nature et gastronomie locale.
Les enquêtes de fréquentation menées par l’association organisatrice indiquent que le festival attire en
moyenne 5000 visiteurs par édition, avec un panier moyen de 450 € par festivalier. Le festival est
ouvert à tous, habitants de la Communauté urbaine et touristes. Par sa programmation, les
organisateurs souhaitent attirer à la fois un public jeune et familial.
Hello Birds dispose d’une très bonne visibilité sur les réseaux sociaux et met au cœur de sa
communication la valorisation des sites et paysages d’Etretat et de la Communauté urbaine plus
largement. Le festival Hello Birds s’inscrit également dans l’esprit de l’opération Grand Site, avec un
encouragement des festivaliers à découvrir le patrimoine naturel et culturel des communes voisines
d’Etretat. L’association réfléchit en outre à proposer un rendez-vous "kick off" Hello Birds au Havre
pour traduire le rapprochement des territoires.
Au titre de son action en faveur de l’attractivité du territoire et du tourisme, il est proposé que la
Communauté urbaine soutienne l’édition 2021 d’Hello Birds, en lui attribuant une subvention de 15
000 € maximum, sur la base des dépenses réellement engagées et justifiées selon les modalités prévues
à la convention. Convention de versement 2021 – Communauté urbaine et HB Production – Hello Birds 2
C'EST DANS CES CONDITIONS QU'IL A ETE CONVENU ENTRE LES PARTIES CE QUI
SUIT :
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION
La présente convention a pour objet de définir le montant, les conditions de versement, d’utilisation et
de contrôle d’une subvention de la Communauté urbaine, versée à HB Production pour permettre
l’organisation de l’évènement Hello Birds du 2 au 3 juillet 2021, tel que décrit en préambule.
TITRE 1 : OBLIGATIONS DE HB PRODUCTION
ARTICLE 2 : RESPONSABILITE SUR L’EVENEMENT « HELLO BIRDS »
HB Production dégage la Communauté urbaine de toute responsabilité sur le festival Hello Birds qu’il
organise, y compris concernant le matériel qui pourrait être éventuellement mis à sa disposition par la
Communauté urbaine. En aucun cas, la responsabilité de la Communauté urbaine ne pourra être mise
en cause. A cet effet, HB Production obtiendra notamment, des autorités compétentes dont les
communes concernées, toutes les autorisations (y compris de la Communauté urbaine, le cas échéant)
et prendra toutes les assurances et autres mesures nécessaires.
ARTICLE 3 : ACCESSIBILITE
HB Production s’engage à maintenir une accessibilité à Hello Birds au plus grand nombre et donc à
garder majoritairement un principe de gratuité pour les spectateurs. Le festival sera ouvert à toute
personne, dans la limite de la capacité d’accueil des sites et des jauges fixées pour les évènements et
visites.
HB Production sera libre de mettre en place un système de réservation à l’avance de places.
HB Production, comme organisateur, pourra cependant refuser l’accès au festival à toute personne
dont la tenue ou le comportement serait jugé par lui incompatible avec la bonne tenue ou la sécurité de
cet évènement.
ARTICLE 4 : UTILISATION DE LA SUBVENTION
HB Production s’engage à utiliser intégralement la subvention de la Communauté urbaine dans le
cadre d’Hello Birds et à pouvoir justifier de cette utilisation auprès de la Communauté urbaine.
Dans ce cadre, HB Production s’engage :
- A faire figurer dans les annexes comptables fournies à la Communauté urbaine, les éléments
permettant d’identifier l’origine, le montant total et la nature (fonctionnement ou équipement)
de l’ensemble des recettes publiques reçues toutes provenances confondues ;
- A nommer un Commissaire aux Comptes suppléant, dès lors (non cumulatif) :
ß Que l’association aura reçu de la Communauté urbaine, l’année civile précédente, un
montant cumulé de plus de 75 000 € de concours financiers ;
ß Que l’association exerce une activité économique et dépasse, à la fin de l’exercice ou
l’année civile précédente, les chiffres ci-dessous pour deux des trois critères suivants
(décret N° 85-295 du 1er mars 1985) : Convention de versement 2021 – Communauté urbaine et HB Production – Hello Birds 3
∑ Effectif salarié supérieur à 50 personnes,
∑ Chiffre d’affaires H.T. supérieur à 3,1 millions d’euros,
∑ Total du bilan comptable supérieur à 1,55 millions d’euros ;
ß Que l’association bénéficie d’une subvention publique supérieure à 153 000 €, l’année
précédente, toutes provenances confondues (loi n°93-122 du 29 janvier 1993 et décret
n°93-568 du 27 mars 1993) ;
- A tenir une comptabilité conforme aux règles en vigueur (registres, livres, pièces
justificatives…) ;
- A s’interdire la distribution (assimilable à une subvention, c’est-à-dire sans contrepartie
véritable et conforme à son objet statutaire) de fonds publics à d’autres associations,
collectivités privées ou œuvres, comme le stipule le décret-loi du 2 mai 1983, ainsi que tout
prêt ou avance à des personnes physiques ou morales ;
- A se conformer aux dispositions de l’article 10 de la loi n°200-231 du 12 avril 2000 et à son
décret d’application n° 2001-495 du 6 juin 2001 relatifs à la transparence financière des aides
octroyées par les Personnes Publiques ;
- A procéder, pour toutes les opérations, achats ou travaux dont le montant est supérieur à 15
000€, à une consultation formelle aussi large que possible auprès des fournisseurs potentiels ;
- A restituer à la Communauté urbaine, les cotisations ou subventions perçues, si leur affectation
n’était pas respectée, et ce conformément au décret du 30 juin 1934 ;
- A tenir informée la Communauté urbaine, en temps réel, de toute situation déclarée de
cessation de paiement ;
- A transmettre à la Communauté urbaine, au plus tard dans les 7 jours de son prononcé, tout
document juridique entrant dans le cadre de la loi 85-98 du 25 janvier 1985 sur le
redressement ou la liquidation judiciaire (jugement du tribunal constatant la cessation de
paiement, le redressement judiciaire, la nomination d’un administrateur judiciaire, etc.) ;
- A informer la Communauté urbaine, au plus tard dans les 7 jours, lors de la mise en place
d’une procédure d’alerte par le commissaire aux comptes de l’association.
ARTICLE 5 : COMMUNICATION DE L’EVENEMENT
La communication de l’évènement sera réalisée par HB Production, en accord avec la Communauté
urbaine. HB Production s’engage à faire apparaître le logo de la Communauté urbaine sur l’ensemble
des outils de communication (invitations, flyers, programme, annonces presse, réseaux sociaux, sur
site…) et de manière plus générale à mentionner le soutien de la Communauté urbaine lors de ses
communications.
HB Production s’engage à transmettre à la Communauté urbaine les fichiers numériques des
documents de communication afin que celle-ci puisse le cas échéant les relayer. A l’issue de la
manifestation, HB Production fournira à la Communauté urbaine un retour en images, au format jpeg
et libres de droit, sur l’édition afin que celle-ci puisse valoriser sa participation au projet. Convention de versement 2021 – Communauté urbaine et HB Production – Hello Birds 4
La Communauté urbaine sera ainsi invitée à participer aux éventuelles conférences de presse sur
l’évènement.
TITRE 2 : ENGAGEMENTS DE LA COMMUNAUTE URBAINE
ARTICLE 6 : SUBVENTION EXCEPTIONNELLE
Conformément à la délibération de son Conseil Communautaire, la participation financière de la
Communauté urbaine est fixée à 15 000 € maximum, soit environ 20% du montant prévisionnel des
dépenses, estimé à 76 000€ TTC.
Cette somme sera versée de la manière suivante :
- 50% lors de la notification de la présente convention
- 50% sur appel de fonds de HB Production après présentation du bilan moral et financier de
l’édition 2021 d’Hello Birds.
La Communauté urbaine se libérera des sommes dues, dans les 30 jours après réception de l’appel de
fonds et transmission du bilan moral et financier par virement sur le compte bancaire ouvert au nom de
HB Production auprès de son établissement bancaire (joindre RIB).
ARTICLE 7 : CONTROLE DE LA COMMUNAUTE URBAINE
HB Production rendra compte régulièrement à la Communauté urbaine pour le compte de ses actions
au titre de la présente convention.
Au titre de l’article L 1611-4 du Code Général des Collectivités Territoriales, HB Production s’engage
à faciliter le contrôle de la Communauté urbaine, tant d’un point de vue quantitatif que qualitatif, de
l’utilisation des aides attribuées et d’une manière générale de la bonne exécution de la présente
convention. Sur simple demande de la Communauté urbaine, HB Production devra lui communiquer
tout document de nature juridique, fiscale, sociale, comptable et de gestion utile. Dans ce cadre, HB
Production s’engage en particulier à lui communiquer les procès-verbaux des assemblées générales et
du conseil d’administration et toutes modifications statutaires.
HB Production s’engage à conserver l’ensemble des pièces justificatives de l’emploi des fonds
pendant 10 ans.
HB Production transmettra à la Communauté urbaine chaque année et au plus tard dans les 6 mois
suivant la fin de l’exercice pour lequel a été attribuée la subvention, un compte rendu moral et
financier, conforme à l’arrêté du 11 octobre 2006 pris en application de l’article 10 de la loi n°2000-
321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations,
lequel attestera de la conformité des dépenses effectuées liées à l’objet de la subvention et au budget
prévisionnel fourni.
Le compte rendu moral et financier comportera les éléments suivants :
- Résultat qualitatif de l’action réalisée (description précise de la mise en œuvre de l’action,
nombre approximatif de personnes bénéficiaires par type de publics dates et lieux de
réalisation, objectifs de l’action atteints ou pas au regard des indicateurs utilisés) ;
- Tableau de synthèse détaillé des dépenses et recettes (type compte de résultat). Les charges
indirectes font l’objet d’une explication sur leur clé de répartition ; Convention de versement 2021 – Communauté urbaine et HB Production – Hello Birds 5
- Le rapport d’activité.
HB Production transmettra également :
- Le rapport de gestion présenté à la dernière Assemblée Générale ;
- Les derniers comptes annuels détaillés (compte de résultat, bilan et annexes) approuvés par
l'Assemblée Générale de l'association et obligatoirement établis selon le plan comptable 1982
ou établis par un expert-comptable agréé ou validés par un Commissaire aux Comptes agrée ;
- Le rapport général et spécial du Commissaire aux Comptes agrée portant sur les comptes
annuels de l’exercice précédent (si nécessaire – confer article 4) ;
- Les statuts et toute modification statutaire ainsi que la liste à jour des membres du bureau et du
Conseil d’Administration en cas de modification ;
- La situation sociale de l’Association.
De plus, HB Production fournira un exemplaire de la décision de l’Assemblée Générale fixant les
montants des cotisations sollicitées à ses membres, dont la Communauté urbaine le cas échéant.
La Communauté urbaine pourra procéder ou faire procéder par les personnes de son choix aux
contrôles qu’elle jugera utiles.
La conformité de ces éléments contrôlés par la Communauté urbaine (notamment contrôle du fait que
l’opération n’est pas excédentaire), ainsi que la réception de l’appel de fonds, déclenchera le
versement du solde de la subvention.
En cas de non-conformité (persistante après demandes d’éclaircissement) ou opération en excédent, le
montant de la subvention sera remis en cause. Il pourra dès lors ne pas être versée la totalité du solde,
voire être demandé le remboursement de tout ou partie du premier versement.
TITRE 3 : CONDITIONS GENERALES
ARTICLE 8 : SUSPENSION DE VERSEMENT ET RESTITUTION
La Communauté urbaine peut suspendre ou remettre en cause le montant de la subvention, ou exiger la
restitution de tout ou partie des sommes déjà versées, en cas de non-application, de retard significatif
ou de modification substantielle des conditions d’exécution de la présente convention.
S’il est constaté, notamment, que HB Production ne produit pas dans les délais impartis les documents
visés dans la présente convention, trente jours après une mise en demeure restée sans résultat, la
Communauté urbaine peut suspendre tout ou partie de la subvention restant à effectuer.
En cas de refus de HB Production de communiquer ces documents, la Communauté urbaine peut
exiger la restitution des fonds déjà versés.
Dans ces hypothèses, un titre de perception sera émis à l’encontre du bénéficiaire.
ARTICLE 9 : RESILIATION
La présente convention sera résiliée de pleins droits, sans préavis, ni indemnité, en cas de faillite, de
liquidation judiciaire ou d’insolvabilité notoire de HB Production. Convention de versement 2021 – Communauté urbaine et HB Production – Hello Birds 6
Par ailleurs, en cas de non-respect par HB Production de ses engagements, en cas de faute grave de sa
part ou en cas de redressement judiciaire, la Communauté urbaine pourra résilier de plein droit la
présente convention, sans indemnité, à l’expiration d’un délai de 2 mois suivant l’envoi d’une lettre
recommandée avec accusé de réception.
La résiliation dans les conditions précitées pourra impliquer, à l’expiration du délai de 2 mois et à
l’initiative unique de la Communauté urbaine, la restitution immédiate des subventions versées. Un
titre de recette sera alors émis à cet effet.
ARTICLE 10 : ANNULATION
Force Majeure
La présente convention se trouverait suspendue ou annulée de plein droit et sans indemnité d’aucune sorte, dans tous les cas reconnus de force majeure. L'absence ou l'insuffisance de public, quelle qu'en soit la cause, ne saurait constituer en elle-même un cas de force majeure au sens des stipulations qui précèdent.
Annulation
Toute annulation du fait de HB Productions devra être accompagnée d’un justificatif et entraîne l’obligation de ce dernier à reverser à la Communauté urbaine, suite à l’émission d’un titre de paiement par cette dernière, le remboursement des sommes éventuellement perçues.
Crise sanitaire
En cas de crise sanitaire, de mesures règlementaires extérieures à chacune des parties empêchant la bonne tenue du festival, le montant de la subvention sera recalculé au prorata des dépenses réellement engagées sur présentation par HB production des factures acquittées, dans la limite de 15 000€ maximum.
ARTICLE 11 : DATE D’APPLICATION
La présente convention sera applicable après l’exécution des deux formalités suivantes :
- dépôt, en vue de l'exercice du contrôle de légalité, à la Sous-Préfecture du Havre,
- notification, à HB Production, par la Communauté urbaine
ARTICLE 12 : CONTESTATION ET DROIT APPLICABLE
Pour l’exécution de la présente convention, la Communauté urbaine fait élection de domicile en ses
locaux situés rue Georges Braque, au Havre.
Tout différend né de l’interprétation ou de l’exécution de la présente convention, qui ne pourrait être
résolu à l’amiable entre les parties, sera porté devant le tribunal compétent (tribunal administratif de
Rouen).
Fait au Havre,
En deux exemplaires
Pour la Communauté urbaine Pour HB Production