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Déliberation - 03 du 08 03 21 ANNEXE Convention Club Acheteurs SIGNEE
Document publié le Lundi 8 mars 2021 par la commune de Dole.
Lien du pdf (Déliberation - 03 du 08 03 21 ANNEXE Convention Club Acheteurs SIGNEE)
Thèmes du document : Justice et droit, Aménagement du territoire, Consommateurs,
CONVENTION-CADRE
DE GROUPEMENT DE COMMANDES PERMANENT
« CLUB ACHETEURS »
Entre,
La Communauté d'Agglomération du Grand Dole
Dont le siège est fixé
Place de l'Europe, 39100 DOLE
Représentée par son Président Jean-Pascal FICHERE, mandaté par
GRAND DOLE le Conseil Communautaire du 11 février 2021, Communauté d'agglomération
D'une part,
Et
La Ville de Dole
Place de l’Europe - 39100 DOLE
Représentée par son Maire, Jean-Baptiste GAGNOUX, mandaté par le Conseil Municipal du 8 mars 2021,
D'autre part,
Article 1 : Objet de la convention
La présente convention à pour objet de constituer un groupement de commandes, à durée indéterminée, nommé « Club Acheteurs » entre les personnes publiques indiquées en annexe 1 de la présente convention. La constitution de ce groupement de commandes permanent « Club Acheteurs » vise à associer durablement des établissements publics et des collectivités de la Communauté d'Agglomération du Grand Dole dans la mise en place d’une politique d'achats communs dans les domaines visés en annexe 2, conformément aux dispositions de l’article L.2113- 6 du Code de la Commande Publique.
Etant l'Etablissement Public de Coopération Intercommunale (EPCI) et le coordonnateur du groupement, la Communauté d'Agglomération du Grand Dole dispose de la faculté de mener tout ou partie de la procédure de passation des marchés et accords-cadres, et ce, quelles que soient les compétences qui lui ont été transférées, conformément aux dispositions de l'article L.5211-4-4 du Code Général des Collectivités Territoriales.
Les membres du groupement de commandes permanent « Club acheteurs » conservent toutefois la faculté de réaliser leurs achats dans les domaines précités sans recourir aux services dudit groupement.
Accusé de réception en préfecture
039-213901986-20210308-Conv21080303-CC
Date de télétransmission : 25/03/2021
Date de réception préfecture : 25/03/2021 Article 2 : Membres du « Club Acheteurs »
Le groupement de commandes permanent nommé « Club Acheteurs » est constitué par la Communauté d'Agglomération du Grand Dole et les autres signataires indiqués en annexe 1 de la présente convention, dénommés « membres » du « Club Acheteurs ».
Les membres de ce groupement de commandes permanent seront sollicités par la Communauté d'Agglomération du Grand Dole lors de la programmation de consultations relatives à des achats groupés. Chaque membre du « Club Acheteurs » pourra également faire remonter des besoins pouvant faire l'objet d'achats groupés.
Les membres du groupement ne sont pas tenus de participer à chaque consultation proposée. Chacun fera connaître son besoin en réponse à une demande de confirmation du coordonnateur.
Les membres du « Club Acheteurs » ayant confirmé leur souhait de participer à l'achat groupé concerné, à l'issue de la transmission du dossier de consultation des entreprises, comme prévu à l'article 6 de la présente convention, feront partie du groupement de commandes subséquent relatif à cette consultation.
Article 3 : Participation des membres aux groupements
A l'occasion d'une consultation, chaque membre du « Club Acheteurs » s'engage, conformément aux dispositions de l’article 6 de la présente convention, à :
- Transmettre un état de ses besoins dans les délais fixés par le coordonnateur, -Ane pas manifester le souhait de se retirer d’un groupement de commandes subséquent plus de 7 jours après la transmission du dossier de consultation des entreprises (DCE) final, conformément à l’article 6 de la présente convention,
- Respecter le choix du titulaire du marché correspondant à ses besoins propres tels que déterminés dans son état des besoins,
Chaque membre du « Club Acheteurs » sera chargé de l'exécution opérationnelle et financière du marché correspondant à ses besoins : envoi des ordres de services (OS), passation des commandes, gestion des livraisons, réception et paiement des factures, gestion des sous-traitances, avenants et reconduction...
À compter de l'exécution, en cas de litige avec le titulaire du marché, chaque membre du groupement sera chargé d'exercer sa propre action en justice.
Il appartiendra dans ce dernier cas, à chaque membre du groupement, d'informer la Communauté d'Agglomération du Grand Dole des éventuels litiges et des suites données.
Article 4 : Désignation et rôle du coordonnateur
La Communauté d'Agglomération du Grand Dole est désignée comme coordonnateur du groupement de commandes permanent nommé « Club Acheteurs », ayant la qualité de pouvoir adjudicateur.
Lors de la mise en œuvre de chaque groupement de commandes subséquent, les missions du coordonnateur sont les suivantes :
- Définir l’organisation technique et administrative de la procédure de consultation,
- Définir et recenser les besoins dans les conditions fixées à l'article 6 de la présente convention, - Elaborer le dossier de consultation des entreprises,
- Définir les critères et les faire valider par l'ensemble des membres, - Assurer l'envoi à la publication de l'avis d'appel public à la concurrence,
- Convoquer et conduire les réunions de la commission d'appel d'offres prévue à l’article L.1414-3 du Code Général des Collectivités Territoriales.
- Informer les candidats du résultat de la mise en concurrence, - Procéder à la publication de l'avis d'attribution,
-Transmettre le(s) marché(s) conclu(s) au service du contrôle de légalité dont relèvent les différents membres du groupement subséquent, le cas échéant,
- Rédiger le rapport de présentation, signé par l'exécutif de la collectivité qui assume la fonction de coordonnateur, le cas échéant,
- Signer, notifier le(s) marché(s), le cas échéant, le « Club Acheteurs » pouvant également décider pour certaines consultations, que chaque membre participant soit chargé de signer et notifier son propre marché pour la partie le concernant.
Accusé de réception en préfecture
039-213901986-20210308-Conv21080303-CC
Date de télétransmission : 25/03/2021
Date de réception préfecture : 25/03/2021 Article 5 : Procédure de dévolution des marchés
Le coordonnateur est chargé de l'ensemble des procédures de passation de marchés publics et accords-cadres dans les domaines visés en annexe 2.
En tant qu'EPCI coordonnateur, la Communauté d'Agglomération du Grand Dole dispose de la faculté de mener tout ou partie de la procédure de passation des marchés et accords-cadres, et ce, quelles que soient les compétences qui lui ont été transférées (en application de l'article L.5211-4-4 du Code Général des Collectivités Territoriales).
Il est chargé, sauf décision contraire du « Club Acheteurs », de signer et notifier les marchés publics et les accords-cadres pour le compte de chaque membre du « Club Acheteurs ».
La signature de la présente convention par les membres du « Ciub acheteurs » vaut autorisation donnée au coordonnateur (représentant de la Communauté d'Agglomération du Grand Dole) de signer les marchés issus des groupements de commandes subséquents.
Les membres de ces groupements de commandes subséquents sont chargés ensuite, chacun en ce qui les concernent, de l'exécution des marchés publics et accords-cadres.
Le coordonnateur s'engage à recueillir l'avis de tous les membres du « Club Acheteurs », à chacune des étapes des procédures de marchés publics où accords-cadres, à savoir : - Sollicitation des membres du « Club Acheteurs » pour connaître leur intention de participer à la consultation en préparation,
- Recueil des besoins des membres ayant manifesté leur souhait de participer au groupement de commandes subséquent,
- Validation du dossier de consultation des entreprises (dont cahier des charges) - Analyse des offres par les services du coordonnateur,
- Négociations et mises au point éventuelles des marchés
Article 6 : Descriptif du processus de passation des marchés et accords-cadres Afin de permettre une bonne exécution de la présente convention, les membres du « Club Acheteurs » s'engagent à respecter l'ensemble du processus de passation des marchés et accords- cadres suivant :
> Le coordonnateur informe, en début d’année civile pour un ensemble de consultations ou, au moins 2 mois avant la publication de l'avis d'appel à la concurrence d’une consultation spécifique, les membres du « Club Acheteurs » de l'initialisation d'achats groupés relevant de la présente convention. Une invitation à participer à la ou les procédure(s) est transmise par courriel à chaque membre du « Club Acheteurs ».
Ce courriel fixe la date prévisionnelle de publication du(es) marché(s) ou de(s) l’accord-cadre(s), et invite les membres à se prononcer sur leur participation au(x) groupement(s) de commandes subséquent(s). Il comporte à cet effet, un « cadre de réponse relatif aux besoins » permettant à chaque membre de fournir les informations relatives à ses besoins notamment les besoins actuels, les consommations passées, les besoins futurs, le mode de facturation accepté etc.
> Les membres disposent alors d'un délai maximum de 2 semaines pour faire part, de façon précise, de leurs besoins et signifier au coordonnateur leur volonté de participer à la(es) procédure(s) concernée(s), par courriel.
Le représentant de chaque collectivité ou établissement participant au « Club Acheteurs » (ou la personne désignée pour le suppléer) transmet à cet effet le « cadre de réponse relatif aux besoins » complété, au coordonnateur.
L'absence de réponse dans le délai fixé par le coordonnateur vaut refus de participer à la(es) procédure(s). Il n'est plus possible, pour un membre, une fois le délai de réponse forclos, d’être associé à la(es) procédure(s).
> Le coordonnateur contrôle le tableau consolidé des besoins et sollicite, si nécessaire, les membres.
A cet égard, les membres du « Club Acheteurs » s'assurent de leur capacité à répondre dans les plus brefs délais à toute sollicitation complémentaire du coordonnateur, visant à expliciter les éléments qu'ils ont transmis. Accusé de réception en préfecture
039-213901986-20210308-Conv21080303-CC
Date de télétransmission : 25/03/2021
Date de réception préfecture : 25/03/2021 > Le coordonnateur examine la compatibilité des besoins exprimés avec la stratégie d'achat et avec le(s) projet(s) de cahier des charges.
Il informe les membres de l'intégration ou non de leurs besoins dans la(es) procédure(s) à passer. Le refus d'intégrer un membre à une procédure fait toujours l'objet d'une décision motivée de la part du coordonnateur.
> Le coordonnateur réunit le « Club Acheteurs » et présente le projet de Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) aux membres participants à la procédure de marché/accord-cadre au moins 15 jours avant la date d'envoi à la publication de l'avis d'appel public à la concurrence.
A l'issue de cette réunion, le coordonnateur envoie le DCE final aux membres du « Club Acheteurs » participant à la procédure.
> Chaque membre du « Club acheteurs » doit confirmer son souhait de participer à la consultation en signant et renvoyant la lettre d'engagement définitif jointe par le coordonnateur au projet de DCE, dans un délai maximal 7 jours après transmission du DCE final.
Chaque membre du « Club Acheteurs » bénéficie du droit de ne pas adhérer à une procédure, droit qu'il lui revient d'exercer dans un délai maximal de 7 jours après transmission du projet de DCE par le coordonnateur, afin de ne pas mettre en péril la consultation.
Le refus de participer à une procédure ne constitue pas un retrait de la présente convention.
Le coordonnateur peut solliciter les adhérents à la procédure pour l'élaboration des réponses aux questions des candidats sur le DCE. Ils répondent dans le délai imparti par le coordonnateur.
Pour l'exécution du présent article, le Service Commande Publique du Grand Dole coordonne l'analyse des besoins et la participation aux procédures de passation dans les conditions prévues par les dispositions du Code de la Commande Publique.
Article 7 : Désignation de la Commission d'Appel d'Offres du « Club Acheteurs » La Commission d'Appel d'Offres (CAO) du « Club Acheteurs » est celle du coordonnateur du groupement de commandes permanent, soit celle de la Communauté d'Agglomération du Grand Dole.
La présidence est assurée par le Président de la Commission d'Appel d'Offres de la Communauté d'Agglomération du Grand Dole.
Le représentant légal de chaque membre du groupement de commandes subséquent (ou la personne désignée par ce dernier pour le suppléer), dont la consultation est inscrite à l'ordre du jour de la réunion de la CAO, sera invité et aura une voix consultative.
Article 8 : Adhésion
Chaque membre adhère au « Club Acheteurs » par délibération de son assemblée délibérante. Une copie de la délibération est notifiée au coordonnateur du groupement.
La participation de tout nouveau membre ne pourra intervenir qu’à l'occasion du renouvellement d'un marché ou accord-cadre (et non en cours d'exécution) ou du lancement d'une nouvelle consultation et entraînera une modification de l'annexe 1 à la présente convention.
Article 9 : Retrait
Les membres peuvent se retirer à tout moment du « Club Acheteurs ». Le retrait est décidé par une délibération de l'assemblée délibérante du membre souhaitant se retirer. La délibération est notifiée au coordonnateur du « Club Acheteurs », la Communauté d'Agglomération du Grand Dole. Toutefois, le membre qui décide de sortir du « Club Acheteurs » restera lié par le(s) marché(s) public(s) ou accord(s)-cadre(s) en cours d'exécution auquel(s) il participe et ce jusqu'à la fin de celui ou ceux-ci.
Accusé de réception en préfecture
039-213901986-20210308-Conv21080303-CC
Date de télétransmission : 25/03/2021
Date de réception préfecture : 25/03/2021 ADHESION
AU GROUPEMENT DE COMMANDES PERMANENT
« CLUB ACHETEURS »
| POUR LE MEMBRE DU « CLUB ACHETEURS »
Date :
Collectivité / établissement public : Ville de Dole
Adresse : Place de l'Europe, 39100 DOLE
Représentée par : Monsieur Jean-Baptiste GAGNOUX
Coordonnées de contact (adresse mail et numéro de téléphone) : mire
POUR LE COORDONNATEUR DU « CLUB ACHETEURS »
Accusé de réception en préfecture
039-213901986-20210308-Conv21080303-CC
Date de télétransmission : 25/03/2021
Date de réception préfecture : 25/03/2021 Article 10 : Durée du groupement
Le groupement de commandes permanent nommé « Club Acheteurs », est constitué pour la passation, et, le cas échéant, la signature et la notification des marchés concernant les besoins exprimés selon les modalités prévues à l'article 1, à compter de la signature de la présente convention par les personnes dûment habilitées à cet effet, pour une durée indéterminée.
Article 11: Capacité à ester en justice
Le coordonnateur peut ester en justice au nom et pour le compte des membres du « Club Acheteurs » pour les procédures dont il a la charge. Il informe et consulte les membres sur sa démarche et son évolution.
Les frais engendrés par d'éventuelles procédures seront à la charge du coordonnateur.
En revanche, les membres des groupements de commandes subséquents conservent leur capacité d'ester en justice pour les procédures liées à l'exécution du (des) marché(s) public(s) ou accord(s)- cadre(s) auquel(s) ils participent. Les frais engendrés par d'éventuelles procédures liées à l'exécution sont à la charge de chacun des membres concernés.
Article 12 : Substitution au coordonnateur
En cas de sortie du coordonnateur du « Club Acheteurs » où dans toute autre hypothèse où le coordonnateur ne serait plus en mesure d'assurer son rôle, un avenant à la présente convention interviendra pour désigner un nouveau coordonnateur.
Article 13 : Indemnisation du coordonnateur
Le coordonnateur n'est pas indemnisé par les membres des charges correspondant à ses fonctions. En cas de condamnation du coordonnateur au versement de dommages et intérêts par une décision devenue définitive, le coordonnateur divise la charge financière par le nombre de membres, pondéré
par le poids relatif de chacun d'entre eux dans le marché ou les marchés afférents au dossier de consultation concerné. Il effectue l'appel de fonds auprès de chaque membre pour la part qui lui revient.
Article 14: Modalités de prise en charge des frais de fonctionnement du « Club Acheteurs »
Le coordonnateur prendra en charge tous les frais de reprographie, d'envoi et de publication occasionnés.
Article 15: Conditions de modification de la présente convention
Toute modification des dispositions de la présente convention doit être approuvée dans les mêmes termes par l'ensemble des membres signataires de la convention initiale et toujours membres du « Club Acheteurs ».
La modification prend effet dès lors que chacun des membres du groupement a accepté par délibération la convention modifiée.
Les conditions de modification ci-dessus ne sont pas applicables aux annexes 1 et 2 de la présente convention, qui sont librement complétées par le coordonnateur à chaque nouvelle adhésion d'un
membre ainsi qu'à chaque insertion d’un domaine d'achat à la demande d'un membre. Les modifications sont portées à la connaissance de l'ensemble des membres du « Club Acheteurs ».
Article 16: Règlement des litiges
En cas de difficultés d'interprétation ou d'exécution de la présente convention, les membres s'efforceront de résoudre leur différend à l'amiable.
En cas de désaccord persistant des parties, la juridiction compétente pour connaitre les litiges relatifs
à l'exécution et à l'interprétation de la présente convention est le Tribunal Administratif de Besançon.
Accusé de réception en préfecture
039-213901986-20210308-Conv21080303-CC
Date de télétransmission : 25/03/2021
Date de réception préfecture : 25/03/2021 Coran dt 4 agçiorér ai en
ANNEXE 1 :
« CLUB ACHETEURS »
LISTE DES MEMBRES DU GROUPEMENT DE COMMANDES PERMANENT
MEMBRE (entité) COORDONNEES DATE D’ADHESION
ABERGEMENT LA RONCE 15/02/2019
AMANGE 23/01/2019
ARCHELANGE 15/02/2019
AUMUR 25/01/2019
AUXANGE 04/02/2019
BAVERANS 01/02/2019
BIARNE 12/02/2019
BREVANS 14/01/2019
CCAS de la Ville de Dole 17/12/2018
CHAMPDIVERS 11/02/2019
CHAMPVANS 28/01/2019
CHATENOIS 17/01/2019
CHEVIGNY 05/02/2019
CHOISEY 01/03/2019
CRISSEY 15/01/2019
DAMPARIS 12/02/2019
DOLE 19/12/2018
FALLETANS 23/09/2020
FOUCHERANS 04/02/2019
FRASNE LES MEULIERES 18/01/2019
GREDISANS 12/02/2019
JOUHE 13/09/2020
LAVANGEOT 25/02/2019
LAVANS LES DOLE 08/01/2019
LE DESCHAUX 15/03/2019
MENOTEY 11/02/2019
NEVY LES DOLE 25/01/2019
PARCEY 14/01/2019
PESEUX 27/03/2019
RAINANS 08/01/2019
ROCHEFORT 18/02/2019
ROMANGE 12/02/2019
SAINT AUBIN 18/12/2018
SIVOS DU VAL DES ANGES 05/03/2019
EEE GRANDE 05/03/2019
TAVAUX 04/02/2019
VRIANGE 15/03/2019
VILLERS-ROBERT FR /n175n19 Accusé de réception en préfecture 039-213901986-20210308-Conv21080303-CC Date de télétransmission : 25/03/2021
Date de réception préfecture : 25/03/2021 ANNEXE 2 :
DOMAINES D'ACHATS CONCERNES
PAR LE GROUPEMENT DE COMMANDES PERMANENT
« CLUB ACHETEURS »
et om
e Fourniture d'énergies (carburants, gaz, électricité...),
e Fourniture de sel de déneigement,
e Denrées alimentaires brutes en vue de la confection de repas,
e Fourniture de papiers et produits de l'édition,
e Fournitures de bureau,
e Produits d'entretien à usage domestique et articles de droguerie,
e Produits de peinture,
e Equipements de Protection Individuelle,
e Prestations de blanchisserie,
e Matériels techniques, outillage,
e Acquisition et maintenance de défibrillateurs,
e Fourniture et pose de matériel de signalisation,
e Fourniture et pose de matériel d'éclairage public, feux tricolores, bornes de stationnement, armoires urbaines associées
e Fourniture, maintenance et exploitation de mobilier urbain,
e Fourniture, installation et mise en service d'horodateurs,
° Matériels de sport et matériels de jeux d'enfants pour jardin publics où similaires,
e _Vérifications et contrôles périodiques obligatoires dans les bâtiments / ERP, et maintenance des équipements liés,
°e Fourniture pose de matériel et prestations de surveillance et de télésurveillance
e Entretien d'espaces verts
e Entretien de locaux et nettoyage de vitres
e Désinsectisation, dératisation
e Entretien de voirie, traitement des balayures de voirie
e Acquisition, réparation et entretien du parc automobile
e Location de véhicules
e Acquisition, location, maintenance du parc de photocopieurs et des équipements informatiques, et acquisition des consommables liés
e Téléphonie et services de télécommunication : équipements et abonnements,
e Prestations de transports
e Souscription de contrats d'assurance
e Conception graphique
e Conception, impression, reliure et distribution de documert< +t rontrâle da ls dietrihution Accusé de réception en préfecture 039-213901986-20210308-Conv21080303-CC
Date de télétransmission : 25/03/2021
Date de réception préfecture : 25/03/2021 Assistance à maitrise d'ouvrage
Prestations de maîtrise d'œuvre
Formations
Archivage
Columbariums
Vidange stations individuelles de traitement eaux (cf.SPANC)
Mobilier divers (bureau, salle de réunion, salle des fêtes, écoles...)
Fourniture et pose de matériel de vidéo protection
Fourniture d'installations énergétiques telles que chaudières, pompes à chaleur, climatisations, panneaux photovoltaïques, ventilations.…
Fourniture de bornes hydrauliques, poteaux et bouches incendie
Travaux de voirie
Travaux bâtiment
Fourniture de matériel pour l'entretien et l'aménagement des espaces verts
Fourniture et installation de bornes et stations de recharge de véhicules électriques, vélos
Accusé de réception en préfecture
039-213901986-20210308-Conv21080303-CC
Date de télétransmission : 25/03/2021
Date de réception préfecture : 25/03/2021 Accusé de réception en préfecture
039-213901986-20210308-Conv21080303-CC
Date de télétransmission : 25/03/2021
Date de réception préfecture : 25/03/2021