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Document publié le Lundi 1 janvier 2024
Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Niortais - C12 04 2024 1)
Thèmes du document : Travail et emploi, Banque, Grandes et moyennes entreprises,
Se
SPACE NIORT Ô
Monsieur le Président
CHAMBRE RÉGIONALE DES COMPTES
NOUVELLE AQUITAINE
3, place des Grands Hommes
CS 30059
33064 BORDEAUX CEDEX
Niort, 20 février 2024
Vos références : KSP GD230520 CRC
Dossier suivi par :
Manuel DAVIAUD, Greffier
Nos références : 004/2024
LR/AR N°1A 195 534 0424 1
Annexes :
Courrier de la Chambre Régionale des Comptes 19 décembre 2023
Lettre de la Ville de Niort 12 janvier 2024
Objet : Rapport de suite SEM SO SPACE
RAPPORT SUR LES ACTIONS
ENTREPRISES A LA SUITE DES
RECOMMANDATIONS DE LA CHAMBRE
RÉGIONALE DES COMPTES
ART L.243-9-1 DU CODE DES JURIDICTIONS FINANCIERES PRÉAMBULE
« Dans un délai d'un an à compter de la présentation du rapport d'observations définitives au conseil
d'administration ou au conseil de surveillance d'une société relevant du titre Il du livre V de la première partie du code général des collectivités territoriales, le représentant de la société présente à ce conseil d'administration ou de surveillance un rapport sur les actions qu'il a entreprises à la suite des
observations de la Chambre Régionale des Comptes.
Ce rapport est communiqué à la Chambre Régionale des Comptes. Il est également communiqué à
l'organe exécutif de toute collectivité territoriale ou de tout groupement qui détient une participation dans le capital de la société et inscrit à l'ordre du jour de la prochaine réunion de l'assemblée délibérante, pour que celle-ci délibère sur ce rapport.
Cette délibération est communiquée à la Chambre Régionale des Comptes. »
Le contrôle de la Chambre Régionale des Comptes relatif aux comptes et à la gestion de la SO SPACE
réalisé sur les exercices 2016 à 2020 a été formalisé par un rapport d'observations définitives notifié à la SO SPACE, avec les réponses qui avaient été apportées, le 10 février 2023.
Ce rapport a été présenté :
- au Conseil d'administration de la SO SPACE du 10 mars 2023,
- au Conseil Municipal du 20 mars 2023.
Etablissement Stationnement Tel : 05 49 06 84 50 Société Anonyme d’Economie Mixte 2
64, Avenue St-Jean d’Angély WWwWw.s0-space.fr à Conseil d'Administration 79000 NIORT Siège Social
SIRET 340 926 153 00024 — CODE APE 5221 Z Hôtel de ville 79000 NIORT CAPITAL de 3 488 742,50 € - SIRET 340 926 153 00016 - CODE APE 7010 Z La Chambre Régionale des Comptes a émis trois recommandations :
Recommandation n° 1 : contractualiser avec le délégant un compte d'exploitation prévisionnel courant jusqu'au terme de chacun des contrats de concession de parking après avoir formalisé un plan pluriannuel de maintenance et de renouvellement des équipements d'exploitation pour chaque ouvrage (en cours de mise en œuvre).
Recommandation n° 2 : se doter d'indicateurs et de tableaux de bord de suivi des composantes de la masse salariale et permettant de mesurer l'absence au travail (en cours de mise en œuvre).
Recommandation n° 3 : mettre en œuvre un suivi harmonisé du temps de travail au sein de l’entreprise pour en faciliter le contrôle (mise en œuvre).
Etablissement Stationnement Tel : 05 49 06 84 50 Société Anonyme d'Economie Mixte 3
64, Avenue St-Jean d’Angély WWwW.s0-space.fr à Conseil d'Administration
79000 NIORT Siège Social SIRET 340 926 153 00024 - CODE APE 5221 Z Hôtel de ville 79000 NIORT
CAPITAL de 3 488 742,50 € - SIRET 340 926 153 00016— CODE APE 7010 Z {ère PARTIE : SUITES DONNÉES AUX RECOMMANDATIONS DE LA
CHAMBRE
|. La Chambre Régionales des Comptes invitait la SEM par sa recommandation n° 3 à « mettre en
œuvre un suivi harmonisé du temps de travail au sein de la société pour en faciliter le contrôle
(mise en œuvre). »
La SEM s'est dotée dès décembre 2020 du logiciel Octime, et étendu en janvier 2022 l'outil de suivi
continu des heures travaillées de tous les salariés de la société.
Aujourd'hui, cet outil de gestion du temps et des activités permet :
- La planification des horaires de travail en fonction de l'activité ;
- Le suivi des temps de travail par l'installation généralisée à tout le personnel de badgeuses ;
- La répartition équitable de la charge de travail ;
- La gestion des congés et des absences.
Le suivi des heures de travail des collaborateurs est donc à ce stade harmonisé et opérationnel.
La SEM applique ainsi le cadre légal de la durée du travail, préserve le climat social par un suivi individuel
et assure la prévention des risques.
Sur cette année écoulée, un travail de collaboration entre la SEM et le prestataire Octime a été réalisé
sur le paramétrage de l'outil et ce afin d'être au plus près de nos spécificités organisationnelles : travail de nuit, travail le dimanche et les jours fériés, astreintes, roulement 24 heures sur 24 des opérateurs du Poste de Contrôle Centralisé.
Pour notre établissement de L'Acclameur soumis à de fortes variations saisonnières, ce travail a permis l'élaboration de programmation indicative à l’année de la durée du travail en lien avec chaque manager de service.
La mise en œuvre opérationnelle d'une annualisation du temps du travail, basée sur une durée
hebdomadaire de 35 heures, est entrée en vigueur au 1e janvier 2024. La convention collective des
bureaux d'étude technique (Syntec IDCC 1486), applicable à l'établissement L'Acclameur, permet une mise en œuvre aisée de ce mode d'organisation du temps du travail car un accord de branche est prévu
et étendu sur ce sujet. Cet accord permet de formaliser la durée annuelle du travail et d'adapter le temps
de travail des collaborateurs à l'activité réelle de l'Acclameur. En outre, les collaborateurs peuvent anticiper les repos nécessaires en amont et en aval d’une période de forte activité.
D'autre part, un projet d'instauration d'un compte épargne temps est en cours de mise en œuvre.
Etablissement Stationnement Tel : 05 49 06 84 50 Société Anonyme d’Economie Mixte 4 64, Avenue St-Jean d’Angély WwWw.s0-space.fr à Conseil d'Administration
79000 NIORT Siège Social
SIRET 340 926 153 00024 - CODE APE 5221 Z Hôtel de ville 79000 NIORT CAPITAL de 3 488 742,50 € - SIRET 340 926 153 00016 - CODE APE 7010 Z IL Dans ses conclusions sur la gestion des ressources humaines, la Chambre invitait la SEM par sa recommandation n°2 à «se doter d'indicateurs et de tableaux de bord de suivi des composantes de la masse salariale et permettant de mesurer l'absence au travail (en cours de mise en œuvre). »
La SEM a pu tenir ses engagements pris en termes de mise en place de tableaux de suivi des indicateurs
issus des outils de gestion des payes et du suivi des absences.
e La masse salariale
Au jour de la rédaction de ce rapport, les chiffres consolidés sur l’année 2023 ne sont pas encore connus,
le bilan étant en cours de réalisation. Nous reprendrons en interne le tableau des composantes salariales
proposé par la Chambre Régionale des Comptes dans son rapport d'observations définitives.
Grâce au logiciel de paie Silaé, nous disposons aujourd'hui de données fiables permettant la réalisation d'un bilan social.
L'embauche fin 2022 d'un poste en ressources humaines à 100% sur la SEM, poste auparavant mutualisé
avec la SEMIE à hauteur de 60% pour la SO SPACE, permet à la société de disposer des ressources
pour alimenter les indicateurs de suivi de l'évolution des composantes de la masse salariale.
Vous trouverez ainsi à suivre les indicateurs et tableaux de bord de suivi des composantes de la masse salariale et de mesure l'absence au travail.
e Les déterminants de la masse salariale
1. Les salaires bruts
Sur l'année écoulée, un travail de mise en cohérence des fiches de poste des collaborateurs avec leur classification hiérarchique a été réalisé.
Les salaires bruts sont conformes aux minimas conventionnels prévus par la convention collective applicable.
La SEM poursuit ses efforts pour définir une politique de rémunération en adéquation avec l'objet de la
société et a décidé de lancer les négociations annuelles avec le représentant syndical au Comité Social et Économique à partir de 2024.
Etablissement Stationnement Tel : 05 49 06 84 50 Société Anonyme d’Economie Mixte 5
64, Avenue St-Jean d’Angély WWwW.so-space.fr à Conseil d'Administration
79000 NIORT Siège Social SIRET 340 926 153 00024 - CODE APE 5221 Z Hôtel de ville 79000 NIORT
CAPITAL de 3 488 742,50 € - SIRET 340 926 153 00016- CODE APE 7010 Z 2. Effectifs et emplois
L'outil de gestion de la paye, Silaé, dont nous disposons permet aujourd'hui :
e Le calcul annuel légal des effectifs de la SEM ;
e La visibilité sur des indicateurs tels que :
a. L'état des effectifs par âge et H/F du 01/01/2023 au 31/12/2023 ;
- Effectifs au 31/12/2023
0 : - :
65 +
60 +
55 L
50 +
45 À
40 À
35 +
30 +
25 +
20
Agde
(tranches
és
5
ans)
Total : 9
Age moyen : 39
b. L'ancienneté des effectifs ;
Effectifs au 31/12/2023
50 :
45 -
40 -
35 -
Ancienneté
(tranches
de
5
ans)
Etablissement Stationnement Tel : 05 49 06 84 50 Société Anonyme d’Economie Mixte 6 64, Avenue St-Jean d’Angély wWwWw.so-space.fr à Conseil d'Administration
79000 NIORT Siège Social
SIRET 340 926 153 00024 - CODE APE 5221 Z Hôtel de ville 79000 NIORT CAPITAL de 3 488 742,50 € - SIRET 340 926 153 00016 - CODE APE 7010 Z C. La typologie de contrat de travail ;
Répartition de l'effectif au 31/12/2023
CD! Femmes: 9 (30,00%}
[CD TL Hommes. 1963330) 7
En 2023, l'embauche en contrat à durée déterminée a été nécessaire pour pouvoir au remplacement d'un salarié absent.
FÉDÉRATION DES
e ENTREPRISES PUBLIQUES LOCALES
Etablissement Stationnement
64, Avenue St-Jean d’Angély
79000 NIORT
SIRET 340 926 153 00024 - CODE APE 5221 Z
Tel : 05 49 06 84 50
wWww.s0o-space.fr
Société Anonyme d’Economie Mixte 7
à Conseil d'Administration
Siège Social
Hôtel de ville 79000 NIORT
CAPITAL de 3 488 742,50 € - SIRET 340 926 153 00016 - CODE APE 7010 Z 3. Mesurer l'absence au travail
L'outil de gestion de la paie nous permet de réaliser un état de l'absentéisme au sein de la SEM.
Le taux d’absentéisme par établissement sur la période allant du 01/01/2023 au 31/12/2023 :
Nombre de journées d'absences pour MALADIE au 31/12/2023
Jours travaillés jours LÉ TT
théoriques d'absences d'absentéisme (%)
L'ACCLAMEUR
STATIONNEMENT
à Moins Malte TC d (Sets ATTE
Catégone
| L'ACCLAMEUR
| STATIONNEMENT
de 3 jours 3 et 7 jours 8et30jours | 31 et 90 jours de 90 jours
Le taux constaté pour l'année 2023 sur l'établissement de L’Acclameur s'explique par l'absence de deux
salariés touchés par une longue maladie, avec un effet de proportion important du fait de la taille de
l'équipe.
Nous pouvons noter le taux particulièrement bas de 1,21 % sur l'année écoulée pour l'absentéisme de
l’activité du stationnement.
Au-delà des données chiffrées et des indicateurs, la SO SPACE déploie des actions de prévention de
l'absentéisme, dans le cadre de sa politique de santé et de sécurité au travail. Le sujet est également
connecté aux enjeux managériaux de la structure. Ainsi, nous avons mis en place un accompagnement
de nos managers (ils sont 5 à la SO SPACE) afin notamment de moderniser les pratiques managériales
d'encadrement intermédiaire. Grâce à la réalisation des entretiens professionnels qui ont lieu tous les
deux ans, un plan de formation en adéquation avec l’activité de la SEM a pu être élaboré, notamment sur les enjeux en matière de santé et de sécurité au travail.
Ces pratiques entraînent des répercussions positives sur le taux d'absentéisme.
FÉDÉRATION DES Etablissement Stationnement Tel : 05 49 06 84 50 Société Anonyme d'Economie Mixte 8 64, Avenue St-Jean d’Angély www.s0-space.fr à Conseil d'Administration 79000 NIORT Siège Social
SIRET 340 926 153 00024 - CODE APE 52217 Hôtel de ville 79000 NIORT CAPITAL de 3 488 742,50 € - SIRET 340 926 153 00016 - CODE APE 7010 Z Il. Dans ses conclusions sur les relations avec le délégant, la Chambre Régionale des Comptes invitait la SEM par sa recommandation n°1 « à contractualiser avec le délégant un compte d'exploitation prévisionnel courant jusqu'au terme de chacun des contrats de concession de parking après avoir formalisé un plan pluriannuel de maintenance et de renouvellement des équipements d'exploitation pour chaque ouvrage (en cours de mise en œuvre). »
Les rapports annuels du délégataire des parkings en concession comportent actuellement des tableaux de cadencement des travaux de remplacement et de gros entretien sur plusieurs années (de 2011 à 2030 sur période comprise entre 12 et 20 ans selon les parkings) avec les montants prévus et réalisés par typologie de travaux.
Un audit sur l'état des ouvrages concernés va être réalisé en 2024, le chiffrage de cette opération est en COUrS.
Celui-ci va permettre :
e la prévision des investissements à réaliser pour les années à venir,
e la réalisation des comptes d'exploitation prévisionnels,
e la contractualisation des comptes d'exploitation prévisionnels.
Etablissement Stationnement Tel : 05 49 06 84 50 Société Anonyme d'Economie Mixte 9
64, Avenue St-Jean d’Angély WWwW.so-space.fr à Conseil d'Administration
79000 NIORT Siège Social SIRET 340 926 153 00024 — CODE APE 5221 Z Hôtel de ville 79000 NIORT
CAPITAL de 3 488 742,50 € - SIRET 340 926 153 00016 — CODE APE 7010 Z 2ème PARTIE : SUITES DONNÉES A LA DÉMARCHE ENGAGÉE
À la suite du contrôle mené par la Chambre Régionale des Comptes, un dialogue de gestion financier et
juridique a été renforcé entre la Ville de Niort et la SO SPACE ; la SO SPACE constituant un opérateur
majeur de la Ville.
Les objectifs poursuivis par cette démarche sont de 3 ordres :
1-_ Arrêter un programme de travail pour répondre à la Chambre Régionale des Comptes,
2- Enrichir le dialogue de gestion Ville/SO SPACE,
3- Engager un travail chantier par chantier avec les services opérationnels sur les 5 prochaines
années.
Ainsi à partir du rapport de la Chambre Régionale des Comptes (recommandations et observations) et
en collaboration avec les services opérationnels en relation avec la SO SPACE, une liste des chantiers à
mener a été dressée.
Les chantiers ont été classés en 8 thématiques, intégrant des actions concrètes d'amélioration et d'approfondissement des relations entre la SO SPACE et la Ville de Niort.
Le plan de contrôle est décliné de la manière suivante :
1. Sécurisation juridique. Outre les recommandations de la Chambre Régionale des Comptes en
termes de contractualisation avec le délégant d’un compte prévisionnel courant ou encore la
formalisation d'un plan pluriannuel de maintenance, cette thématique recoupe des actions
comme la sécurisation des productions et des délais de transmission des actes de la SO SPACE
aux organes délibérants et au contrôle de légalité. La SO SPACE travaille d'ailleurs avec un
cabinet spécialisé qui s'assure de la bonne réalisation de la gestion administrative des conseils
d'administration et des assemblées générales de la SO SPACE.
2. Optimisation des relations financières. Plusieurs actions sont prévues et notamment la mise
en place d'une cartographie des risques, l'automatisation du suivi financier (effectif depuis 2023
avec la mise en place d’un outil informatique dédié).
3. La sécurisation des régies est également un enjeu important sur lequel des démarches de
consolidation ont été effectuées en 2022/2023 en partenariat entre les deux structures.
4. La poursuite des actions en matière de qualité de la transmission des données.
La SO SPACE a consolidé son fonctionnement à travers l'élaboration de tableaux de bord comme
décrit supra. Il s'agit à présent de suivre ces éléments dans les instances de direction et de
contrôle. Ces enjeux s'appliquent également aux rapports annuels du délégataire et aux rapports
des mandataires.
Etablissement Stationnement Tel : 05 49 06 84 50 Société Anonyme d’Economie Mixte 64, Avenue St-Jean d’Angély WwWwWw.so-space.fr à Conseil d'Administration
79000 NIORT Siège Social
SIRET 340 926 153 00024 — CODE APE 52217 Hôtel de ville 79000 NIORT
10
CAPITAL de 3 488 742,50 € - SIRET 340 926 153 00016 — CODE APE 7010 Z 5. Le suivi de gestion. La SO SPACE s'engage dans des démarches d'évaluation de ses actions,
à des fins de rendu compte auprès du délégataire. Citons à cet égard une étude à venir sur
l'évaluation de la généralisation de la première heure gratuite de stationnement dans les parkings
en ouvrage.
6. Le contrôle de l’efficience de l’action de la SO SPACE. Il s’agit de poursuivre les actions en
matière de maitrise des charges d'exploitation, d'optimisation des recettes et de développement
de l'évaluation quantitative et qualitative des différentes activités.
7. Le suivi des actions en matière de ressources humaines (voir supra).
8. Le partage des stratégies. La SEM et son délégataire poursuivent les réflexions en matière de stratégie de stationnement (usages, évolution et comparatif tarifaire) et d’attractivité (prospective sur le devenir de l’Acclameur par exemple).
Outre les organes réglementaires de gouvernance intéressés au sujet, un comité de coordination est institué, composé de techniciens des deux structures, sous l'égide de l'adjoint au Maire en charge du suivi des satellites, pour assurer le suivi des actions susmentionnées.
Nous vous prions d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de notre considération distinguée.
Le Directeur Général
Sébastien PORTET
Annexes :
Courrier de la Chambre Régionale des Comptes 19 décembre 2023
Lettre de la Ville de Niort 12 janvier 2024
Etablissement Stationnement Tel : 05 49 06 84 50 Société Anonyme d’Economie Mixte 11
64, Avenue St-Jean d’Angély www.so-space.fr à Conseil d'Administration
79000 NIORT Siège Social SIRET 340 926 153 00024 - CODE APE 5221Z Hôtel de ville 79000 NIORT
CAPITAL de 3 488 742,50 € - SIRET 340 926 153 00016 - CODE APE 7010 Z Chambre régionale
des comptes
Nouvelle-Aquitaine
3, place des Grands Hommes - CS 30059 - 33064 BORDEAUX CEDEX - www.ccomptes.fr LT 34 quater
Le président Bordeaux, le
à
Monsieur Sébastien Portet
Directeur général de la SEM SO SPACE
s.portet@so-space.fr
Dossier suivi par :
Manuel DAVIAUD, greffier
T. 05 56 56 47 00
Mél : na-greffe@crtc.ccomptes.fr
Nos références : KSP GD230520 CRC
Contrôle n° 2021-0063
Objet : Suivi des observations définitives
Pièce jointe : tableau récapitulatif des recommandations
Envoi dématérialisé avec accusé de réception
(Article R. 241-9 du code des juridictions financières)
Par lettre recommandée avec accusé de réception en date du 10 février 2023, je vous rappelais les termes de l’article L. 243-9 du code des juridictions financières qui dispose que « dans un délai d'un an à compter de la présentation du rapport d'observations définitives à l'assemblée délibérante, l'exécutif de la collectivité territoriale ou le président de l'établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre présente, dans un rapport devant cette même assemblée, les actions qu'il a entreprises à la suite des observations de la chambre régionale des comptes. Ce rapport est communiqué à la chambre régionale des comptes, qui fait une synthèse annuelle des rapports qui lui sont communiqués. Cette synthèse est présentée par le président de la chambre régionale des comptes devant la conférence territoriale de l'action publique. Chaque chambre régionale des comptes transmet cette synthèse à la Cour des comptes en vue de la présentation prescrite à l'article L. 143-9 ».
Le rapport d’observations définitives portant sur les comptes et la gestion SEM SO SPACE ayant été présenté à l’assemblée délibérante le 10 mars 2023, il vous appartient de présenter devant cette même assemblée, avant le 10 mars 2024, un rapport retraçant les actions que vous avez entreprises à la suite des observations de la Chambre.
Comme je vous l’indiquais dans la lettre d’envoi du rapport d’observations définitives, vous voudrez bien y préciser notamment les suites que vous aurez pu donner aux recommandations qui sont formulées dans le rapport, en les assortissant des justifications qu’il vous paraîtra utile de joindre, afin de permettre à la chambre d’en mesurer le degré de mise en œuvre.
Il vous appartiendra alors, toujours selon les dispositions de l’article précité, de me communiquer votre rapport dans les meilleurs délais possibles.
Paul Serre
Conseiller maître à la Cour des comptes
19 décembre 2023 Chambre régionale
des comptes
Nouvelle-Aquitaine
3, place des Grands Hommes - CS 30059 - 33064 BORDEAUX CEDEX - www.ccomptes.fr
SEM SO SPACE
Tableau récapitulatif des recommandations
Numéro Libellé recommandation
1
contractualiser avec le délégant un compte d'exploitation prévisionnel courant jusqu'au terme de chacun des contrats de concession de parking après avoir formalisé un plan pluriannuel de maintenance et de renouvellement des équipements d'exploitation pour chaque ouvrage.
2 se doter d'indicateurs et de tableaux de bord de suivi des composantes de la masse salariale et permettant de mesurer l'absence au travail.
3 mettre en œuvre un suivi harmonisé du temps de travail au sein de l'entreprise pour en faciliter le contrôle. (Mise en œuvre complète) VILLE DE NIORT
RÉPUBLIQUE FRANÇAISE
DEUX-SÈVRES
Niort, le 12/01/2024
Monsieur Sébastien PORTET
Directeur Général
SO SPACE
64, AVENUE SAINT JEAN D'ANGELY
79000 NIORT
Obijet : Suites à donner au contrôle de la Chambre Régionale des Comptes
Direction des Finances
Anne CHARDONNEAU
0549787685
FIN/2024-01-125
Liste des chantiers
Mairie de Niort
Monsieur le Directeur Général,
Suite au contrôle de la Chambre Régionale des Comptes (CRC), l'article L243-9-1 du code des juridictions financières prévoit, dans un délai d’un an à compter de la présentation du rapport d'observations définitives au Conseil d'administration, la présentation par le représentant de la société au conseil d'administration d’un rapport sur les actions entreprises à la suite des observations de la CRC. Ce rapport sera communiqué à la CRC et à l'organe exécutif de toute collectivité territoriale ou de tout groupement détenant une participation dans le capital. Une fois que l'assemblée délibérante aura délibéré sur le rapport, la délibération sera communiquée à la CRC.
Ainsi, une démarche de dialogue de gestion et juridique s'est engagée avec la So Space qui est un opérateur majeur de la Ville, ce dialogue est à la fois juridique et financier.
3 objectifs sont poursuivis :
1 - Arrêter un programme de travail pour répondre à la CRC
2 - Enrichir le dialogue de gestion avec la So Space
3 - Engager un travail chantier par chantier avec les services opérationnels sur les 5 prochaines années.
Une liste des chantiers a été établie à partir du rapport de la CRC et avec la collaboration des services opérationnels en relation avec la So Space. Les chantiers ont été classés en 8 thématiques : 1 - Conformité au droit, 2- Finances, 3 - Régies, 4 - Qualité de la transmission des données, 5 — Gestion, 6 — Efficience, 7- RH et le dernier thème la stratégie. Il s’agit dans l'immédiat de commencer par répondre à la CRC et d'arrêter un programme de travail sur les 8 thèmes. La directrice de projet est Sarah ABRIC, Directrice des Finances, et la cheffe de projet est Anne CHARDONNEAU, en lien avec les Directions opérationnelles de la Ville.
Je vous prie de croire, Monsieur le Directeur Général, à l'expression de mes salutations distinguées.
Le Maire de Niort
Jérôme BALOGE