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Document publié le Mercredi 1 janvier 2025
Lien du pdf (unknown - Agglomération - Loire - Forez - 2025CD1261 1202 SC SDM)
Thèmes du document : Travail et emploi, Institutions publiques, Démocratie locale et participation citoyenne,
Page 1 sur 9
SERVICE COMMUN DE SECRETARIAT DE MAIRIE
PORTE PAR LOIRE FOREZ AGGLOMERATION
CONVENTION D’ADHESION AU SERVICE COMMUN
ENTRE
LA COMMUNE DE GREZIEUX-LE-FROMENTAL
ET
LOIRE FOREZ AGGLOMERATION
Entre
Loire Forez agglomération, représentée par son vice-président, Monsieur Patrick ROMESTAING,
autorisé aux fins des présentes, en vertu de l’arrêté n° 2020ARR000430 en date du 20 juillet
2020 lui donnant délégation, ci-après dénommée « Loire Forez agglomération », d’une part,
Et
La commune de Grézieux-le-Fromental, représentée par son maire, Monsieur Yannick TOURAND,
dûment autorisé à cet effet par délibération n° du 14 octobre 2025, ci-après
dénommée « la commune », d’autre part,
Vu le code général des collectivités territoriales et notamment ses articles L5211-10 et L.5211-4-2,
VU les statuts de la Communauté,
Vu la délibération n° 1 du conseil communautaire du 19 décembre 2017 adoptant son schéma
de mutualisation,
Vu la délibération n° 33 du conseil communautaire du 13 décembre 2016, décidant de la
création d’un service commun de secrétariat de mairie,
Vu la saisine pour avis du comité social territorial de la communauté qui se tiendra le 21 octobre
2025,
Vu la saisine pour avis du comité social territorial du centre de gestion de la Loire qui se tiendra
le 6 novembre 2025,
Préambule
Augmenter l’efficience des politiques publiques sans dégrader le service rendu, dans un
contexte budgétaire contraint constitue un enjeu majeur pour le mandat en cours. Veiller à
préserver les capacités d’investissement public du territoire pour leurs effets d’entraînement sur
l’économie locale est une priorité. Cela induit de nouvelles logiques de solidarité entre les
communes et l’intercommunalité et oblige à repenser le mode d’élaboration des politiques
publiques. De plus, la réforme des collectivités et la modernisation de l’action publique
territoriale ont d’importantes répercussions au cœur de chaque collectivité. L’organisation et la
conduite des projets du territoire se fondent désormais sur des principes de mutualisation, de
prévision, d’optimisation.
12-2025 Page 2 sur 9
L'article L. 5211-4-2 du code général des collectivités territoriales, tel qu'issu de la loi n°2010- 1563
du 16 décembre 2010 de réforme des collectivités territoriales, modifié par la Loi n° 2015-991 du
7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République, permet à un
établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre et à une ou plusieurs de
ses communes membres de se doter de services communs, indépendamment de tout transfert
de compétences.
C’est dans cette dynamique que s’inscrit le schéma de mutualisation, approuvé par son conseil
communautaire en date du 19 décembre 2017. Il prévoit notamment la création de services
communs visant à améliorer la qualité du service rendu aux administrés ainsi qu’à rationaliser les
moyens du bloc communal pour l’exercice de ces missions de service public.
Ce schéma, fondé sur des enjeux et des valeurs communs met notamment en avant le
renforcement d’une culture territoriale et des liens de solidarité entre les membres du bloc
communal, ainsi que la sécurisation et l’épanouissement des communes au sein de celui-ci.
Il met également en avant des principes et des garanties dans sa mise en œuvre : respecter la
libre adhésion, le principe de subsidiarité ; garantir la lisibilité et la transparence et, enfin,
favoriser la co-construction et l’expérimentation. Dans ce cadre, un certain nombre de mises en
commun de ressources et de moyens ont été imaginées.
Le service commun constitue un outil de mutualisation permettant de regrouper les services et
équipements de la communauté et de ses communes-membres, de mettre en commun,
d’améliorer et de rationaliser les moyens pour l’accomplissement des missions des
cocontractants.
Il a ainsi été décidé ce qui suit :
Article 1er : Objet de la convention
La présente convention a pour objet, conformément à l’article L5211-4-2 du CGCT, l’adhésion
de la commune au service commun, chargé de l'exercice des missions dévolues à la fonction
de secrétaire de mairie.
Elle précise les modalités d’organisation du service commun ainsi que les conditions
d’installation des agents exerçant ces missions au profit de chaque commune adhérente du
service, pour leur bonne administration.
L’organisation de la commune étant une compétence communale, le secrétaire de mairie met
en œuvre, sous les directives des élus communaux, les politiques déclinées par l'équipe
municipale. Il assiste le maire, organise les services de la commune, élabore le budget et gère
les ressources humaines.
Ses missions principales sont les suivantes :
➢ Les finances
▪ Assister le maire dans la préparation du budget.
▪ Maîtriser les règles budgétaires et comptables et du Code de la commande
publique.
➢ Le management et les ressources humaines
▪ Organiser les services
▪ Veiller à la qualité du travail rendu Page 3 sur 9
▪ Recrutement, formation, entretien professionnel, gestion de la carrière des agents
▪ Gestion de la paye des agents.
➢ La rédaction des actes administratifs
▪ Préparer et rédiger les délibérations, les arrêtés municipaux
▪ Connaître le Code général des collectivités territoriales
➢ La commande publique
▪ Instruction des dossiers relatifs à la commande publique
▪ Application du code de la commande publique
➢ L'urbanisme et le foncier
▪ Réception et suivi des demandes.
▪ Respect de la réglementation relative à l'urbanisme, en se conformant aux
règlements d’urbanisme.
▪ Connaissance du code de l'urbanisme.
➢ L’état civil, les élections, la gestion du cimetière et l’accueil du public
▪ Mettre en place l'organisation des élections
▪ Tenir à jour la liste électorale
▪ Connaître le code électoral
▪ Préparer et rédiger les actes d'état civil
▪ Organiser et assurer l'accueil des usagers
▪ Maîtriser les outils de communication et de gestion des conflits
➢ La gestion des services et des installations
▪ Gestion des services scolaires et périscolaires, transport, aides sociales/CCAS
▪ Gestion des salles et équipements
▪ Gestion des bâtiments publics
➢ Le montage des dossiers et l'animation de réseaux
▪ Préparer les demandes de subventions, les conseils municipaux, les dossiers
d'enquête publique...
▪ Fédérer des projets nécessitant des partenariats,
▪ Travailler à l'émergence de réseaux d'information, de communication.
▪ Animer des réunions.
Ce service commun de secrétariat de mairie est géré par la communauté.
Les agents assurant la fonction et les missions de secrétaire de mairie sont maintenus en poste,
au sein du service commun, dans les mêmes conditions.
Article 2 : Situation des agents exerçant leurs fonctions dans le service
Les fonctionnaires et contractuels de la commune qui remplissent en totalité leurs fonctions dans
le service mis en commun sont transférés de plein droit à la communauté. Les agents sont
individuellement informés du service commun dont ils relèvent mais ne peuvent s’opposer à ce
transfert.
Les agents transférés en vertu du premier alinéa du présent article conservent, s'ils y ont intérêt,
le bénéfice du régime indemnitaire qui leur était applicable ainsi que, à titre individuel, les
avantages acquis en application de l'article L. 714-11 du Code général de la fonction publique. Page 4 sur 9
Toutefois, compte tenu du départ imminent de la secrétaire de mairie en poste à la date de
l’adhésion, l’adhésion est convenue sans mise à disposition ni transfert de cette dernière.
Par ailleurs, il est convenu que le recrutement du nouvel agent par Loire Forez, se fera sur un
temps de travail de 12 heures hebdomadaires.
Article 3 : La gestion du service commun
Pour les agents qui exercent en totalité leur fonction dans un service commun, l’autorité
gestionnaire des fonctionnaires et contractuels du service commun est le président de la
communauté qui dispose de l’ensemble des prérogatives reconnues à l’autorité investie du
pouvoir de nomination.
Dans ce cadre, l’évaluation individuelle annuelle (entretien professionnel) des agents exerçant
leurs missions dans un service commun relève de la compétence de la communauté, sur
proposition d’avis émis par le maire de la commune au sein de laquelle ils exercent
principalement leurs missions.
A cet effet, un rapport sur la manière de servir de l’agent assorti d’une proposition
d’appréciation de la valeur professionnelle est établi par le maire et transmis au président de la
communauté.
Le renouvellement d’un poste de secrétaire de mairie fait l’objet d’un jury dans lequel siège le
maire de la commune où exercera principalement l’agent. Au terme de la procédure de
recrutement, un candidat ne pourra être imposé au maire. Il en sera de même si la proposition
d’affectation d’un nouvel agent se fait dans le cadre d’une mobilité interne du service
commun.
Les autres modalités liées aux conditions de travail des agents sont fixées par la communauté,
laquelle s’engage à recueillir et prendre en compte l’avis de la commune pour les décisions
relatives aux absences, congés annuels et congés pour indisponibilité physique. Selon les
mêmes modalités, la communauté délivre les autorisations de travail à temps partiel et autorise
les congés de formation professionnelle ou pour formation syndicale en accord avec la
commune si ces décisions ont un impact substantiel pour celle-ci.
Lorsqu’un agent est mis à disposition du service commun, son évaluation individuelle annuelle
(entretien professionnel) relève de la compétence de la commune de laquelle il est employé,
sur proposition d’avis émis par le président, gestionnaire du service commun.
Les autres modalités liées aux conditions de travail du personnel mis à disposition sont fixées par
la commune, laquelle s’engage à recueillir et prendre en compte l’avis de la communauté
pour les décisions relatives aux absences, congés annuels et congés pour indisponibilité
physique.
Selon les mêmes modalités, la commune délivre les autorisations de travail à temps partiel et
autorise les congés de formation professionnelle ou pour formation syndicale en accord avec la
communauté si ces décisions ont un impact substantiel pour celle-ci. Page 5 sur 9
Article 4 : Modalités d’intervention du service
Instructions :
Le maire de la commune adresse directement au secrétaire de mairie ou au cadre du service,
toutes instructions nécessaires à l’exécution et au contrôle des tâches dans la limite du temps et
des missions définis dans la convention.
Délégation :
Le maire peut donner, par arrêté, sous sa surveillance et sa responsabilité, délégation de
signature au secrétaire de mairie, pour l’exécution des missions qui lui sont confiées.
Temps de travail :
Le secrétaire de mairie continue d’exercer la totalité de son temps de travail, tel qu’il a été
transféré au service commun, essentiellement pour le bénéfice de la commune.
Toutefois, son appartenance au service commun entraîne des activités qui pourront se situer en
dehors de la commune : réunions de service, sessions d’information sur les procédures
intéressant la fonction, mutualisation de tâches pour plusieurs adhérents dès lors qu’elles
constituent une rationalisation, permanences, sur d’autres sites dans le cadre de la continuité du
service etc...
En tout état de cause, cette organisation ne devra pas gêner le bon fonctionnement de
l’activité communale et notamment les plages d’ouverture au public.
Remplacement :
Le service commun n’est pas un service de remplacement mais s’engage à assurer une
continuité de service pour ses adhérents. A la demande de la commune :
• Pendant les périodes d’absence du secrétaire mis à disposition (congés, formation…), un
autre agent du service assure une présence physique d’une demi-journée par semaine
d’absence ainsi qu’une permanence téléphonique quotidienne pour le maire et ses
adjoints. Des demi-journées complémentaires de remplacement sont possibles,
• En cas de mutation, pendant la durée nécessaire au recrutement, un remplacement
régulier peut être mis en place pour un volume horaire convenu avec la commune,
• En cas d’arrêt de travail du secrétaire de mairie :
✓ Durant les 14 premiers jours de l’arrêt : une permanence téléphonique pour le
maire et les adjoints est mise en place ainsi qu’une présence physique :
o D’1/2 journée par semaine si le temps de travail de la SDM en arrêt est
inférieur à 28 heures par semaine,
o D’une journée par semaine si le temps de travail de la SDM en arrêt est
supérieur ou égale à 28 heures par semaine.
Des demi-journées supplémentaires de remplacement peuvent être demandées.
✓ A partir du 15ème jour consécutif d’arrêt : un remplacement régulier est mis en
place, pour un volume horaire convenu avec la commune.
Outils de travail :
Chaque commune assume, pour son compte, la charge des matériels et fournitures nécessaires
au fonctionnement du service mis à sa disposition.
Afin d’optimiser les capacités du service commun à bien répondre aux besoins de ses
adhérents, les communes signataires s’engagent à entrer dans une démarche d’harmonisation
de leurs outils de gestion : logiciels métiers, procédures etc., à échéance des contrats en cours
avec leurs prestataires. Page 6 sur 9
Article 4bis : Spécificité du poste de secrétaire de mairie volant du service commun
Le service commun de secrétariat de mairie est doté d’un poste de secrétaire de mairie
« volant » à temps plein.
Les spécificités de ce poste sont les suivantes :
Missions :
Ses missions sont en concordance avec les missions principales d’un secrétaire de mission et
seront adaptées et priorisées en fonction de la durée de remplacement et du souhait du Maire
en collaboration avec le chef de service.
Résidence administrative
La résidence administrative du secrétaire de mairie volant est située à Montbrison, siège de Loire
Forez agglomération.
Outils de travail
En intervention sur la commune, le SDM volant utilise le poste informatique de la commune et
dispose de codes d’accès aux applications métiers lui permettant de réaliser ses missions.
Modalités d’intervention et motifs de sollicitation
A la demande du maire dans le respect de la procédure mise en place (moyens de saisine,
délai de prévenance, organisation…)
Son planning d’intervention en commune est déterminé par Loire Forez agglomération (chef de
service) afin d’optimiser ses déplacements et ses interventions en communes.
Article 5 : Conditions financières et modalités de remboursement
Les communes remboursent à la communauté, les charges du service commun, sur la base
d’un coût horaire moyen constaté des secrétaires de mairie des communes-membres de Loire
Forez, par strate de population et par grade pour les agents de catégorie A (attachés et
secrétaires de mairie). Sont exclues du calcul du coût horaire moyen, les charges relatives à la
rémunération du ou des agents affectés à la direction et l’animation du service commun, ainsi
que le surcoût éventuel de rémunération du secrétaire de mairie après transfert, qui sont prises
en charge par la communauté.
Pour l’année 2025, les taux horaires sont les suivants :
1 - moins de 500 hab. (hors attachés) 21,70 €
2 - de 500 à 1000 hab. (hors attachés) 22,26 €
3 – plus de 1000 hab. (hors attachés) 25,18 €
4 - Agents de catégorie A (attachés et grade de
secrétaires de mairie) quelle que soit la strate de la
commune
35,35 €
Ce taux horaire évolue à la hausse chaque année de 2,5 %.
Afin d’atténuer la différence entre la rémunération versée par la commune au secrétaire de
mairie avant adhésion et le coût horaire pris en compte pour sa participation après adhésion,
un lissage est effectué sur 3 ans (en plus ou en moins) pour atteindre, la troisième année, le coût
horaire correspondant à la strate. Page 7 sur 9
La participation de la commune est calculée de la manière suivante :
La totalité du temps de travail de l’agent, tel que décrit dans la fiche d’impact annexée à la
présente convention, au prorata des heures effectuées.
Ainsi :
- sont ajoutées les heures mises à disposition par le service à la demande de l’adhérent pour :
- Assurer une continuité dans la commune, lors des périodes d’absence de l’agent,
- Venir en renfort du secrétaire de mairie en poste,
- Accompagner le secrétaire de mairie nouvellement recruté.
- le cas échéant, sont déduites les heures effectuées par le secrétaire de mairie de la
commune, pour un remplacement dans une autre commune ou un autre service.
En cas d’arrêt de travail du secrétaire de mairie en poste :
Durant les 14 premiers jours de l’arrêt : le remplacement de l’agent est pris en charge
financièrement par Loire Forez hors des demi-journées supplémentaires en référence à l’article 4
de la présente convention. De son côté, la participation de la commune est maintenue à
l’identique
A partir du 15ème jour consécutif d’arrêt : la mise en place d’un remplacement régulier dont le
volume est convenu avec la commune, entraîne une participation de la commune uniquement
sur le volume d’heures remplacées.
Prise en charge du poste de secrétaire de mairie volant :
On distingue 2 types de coût :
- Le coût du poste qui comprend la rémunération (temps de travail, de congés, de jours
fériés, d’absences et de formation) et frais accessoires (CNAS, médecine du travail,
assurance statutaire et frais de formation) et l’équipement de travail (poste
informatique et téléphone portable)
- Les frais liés aux déplacements (temps de déplacement et frais de véhicules).
Le coût du poste est financé par :
- Les adhérents utilisateurs au taux horaire de leur strate pour les heures effectuées sur site
(y compris forfait temps de trajet) et à distance (hors ½ journée ou journée intervenant
dans les 14 premiers jours d’arrêt maladie de la SDM en poste, pris en charge par Loire
Forez) auquel est appliqué un coefficient de 1,1325 pour le financement des congés
payés (1820/1607) (a) ;
- Loire Forez agglomération pour le coût des heures de remplacement intervenant dans
les 14 premiers jours d’arrêt maladie d’un SDM (1/2 journées supplémentaires de
remplacement) au tarif de la strate des communes concernées (b),
- Loire Forez agglomération dans la limite de 50% du coût du poste après déduction des
participations des adhérents et de Loire Forez ci-dessus (c), le cas échéant,
- Toutes les communes adhérentes sur le reliquat (coût du poste – participations ci-dessus
(a, b et c), au prorata du volume horaire conventionnel de chacun des adhérents.
Les frais liés aux déplacements :
Pour chaque intervention sur site, pour remplacement, renfort ou accompagnement, par la
SDM volante, un forfait est appliqué pour le temps de trajet et les frais de véhicule. Ce forfait
correspond à la moyenne des temps et kilomètres pour effectuer les trajets entre le siège de
Loire Forez agglomération à Montbrison (résidence administrative du SDM volant) et toutes les
communes adhérentes à savoir 45 min et 40 kms pour le trajet A/R.
Ces frais kilométriques sont calculés au taux de l’indemnité kilométrique en vigueur.
Les frais liés aux déplacements s’appliquent dès la première heure de remplacement. Page 8 sur 9
Les modalités de remboursement de ces coûts ainsi définis par la commune à la communauté
sont fixées de la manière suivante :
Règlement :
Les charges de la première année du service commun font l’objet d’une évaluation qui
donnera lieu, au cours du 4ème trimestre de l’année, à l’émission d’un mandat ou d’un titre établi
sur la base de cette première estimation.
En début d’année n + 1, sera pratiqué un rattrapage, à la hausse ou à la baisse, des différences
sur la base des comptes administratifs de l’année n.
Il est ensuite pratiqué ainsi année après année.
Article 6 : Dispositif de suivi et d’évaluation du service commun
Les adhérents du service commun sont invités à prendre connaissance, chaque année, du bilan
du service dans le cadre d’un comité de suivi. Il s’agit d’un bilan qualitatif et financier. A cette
occasion, ils peuvent émettre des préconisations ou prévoir des améliorations dans
l’organisation de celui-ci.
Par ailleurs, la création du service commun de secrétariat de mairie s’inscrit dans un processus
global formalisé dans le schéma de mutualisation de la communauté d’agglomération et ses
communes membres. Le schéma de mutualisation prévoit ses modalités de suivi et d’évaluation
de l’ensemble de ses actions par la supervision d’un comité stratégique, la consultation de la
conférence des maires et, enfin le débat dans le cadre de réunions de secteurs.
Article 7 : Assurances et responsabilités
Durant leur service, les agents concernés agiront sous la responsabilité de chacune des deux
parties pour ce qui la concerne.
Toutefois, il est convenu qu’en tant qu’autorité gestionnaire du service, la communauté
souscrira toute assurance nécessaire. Les sommes exposées au titre de cette gestion commune
relèvent des remboursements de frais de l’article 6.
En cas de faute lourde commise par l’une des deux parties au détriment de l’autre, la partie
victime pourra engager la responsabilité de l’autre partie, par dérogation aux stipulations de
l’alinéa précédent, non sans avoir tenté toute démarche amiable utile.
Article 8 : Durée et résiliation
La présente convention est conclue pour une durée indéterminée. Elle prend effet à compter
du 1er décembre 2025.
Elle peut être dénoncée par chaque partie à tout moment, par simple décision de l’exécutif de
l’une ou de l’autre des parties signataires, agissant en vertu d’une délibération exécutoire,
notifiée au moins six mois avant l’entrée en vigueur de cette résiliation.
Tout manquement de l’une ou l’autre des parties aux obligations de la présente convention
entraînera la résiliation de plein droit de ladite convention, un mois après la mise en demeure
d’exécution par lettre recommandée avec accusé de réception restée sans effet.
Une fois la présente convention expirée ou résiliée, l’année suivant son application, il est
pratiqué un ajustement entre les sommes payées lors de la dernière année de son application
et les sommes effectivement constatées dans le dernier compte administratif afférent à cette
période. Page 9 sur 9
Cet ajustement donne lieu à un mandatement dans un sens ou dans l’autre en une seule fois,
dans le mois qui suit la date d’adoption de ce compte administratif.
Situation des agents en cas de résiliation de la convention : Le secrétaire de mairie transféré par
la commune au moment de son adhésion au service commun ou recruté par la communauté
et qui exerce essentiellement ses missions pour le compte de la commune concernée, est
réaffecté dans sa commune. Ce nouveau transfert fait l’objet, si nécessaire, d’une convention
conclue entre la communauté et la commune concernée. Cette convention est soumise pour
avis aux comités sociaux territoriaux. Elle est notifiée aux fonctionnaires et aux contractuels
concernés, après avis, des commissions administratives paritaires compétentes.
Les fonctionnaires et contractuels concernés sont transférés aux communes en application de la
convention ou de l'arrêté de répartition dans les conditions de statut et d'emploi qui sont les
leurs.
Les agents fonctionnaires ou contractuels qui sont chargés, pour une partie seulement de leurs
fonctions, du secrétariat de mairie de la commune sortante reçoivent une affectation au sein
de la communauté correspondant à leur grade ou niveau de responsabilité.
Article 9 : Litiges relatifs à la présente convention
Tout litige pouvant survenir dans le cadre de l’application de la présente convention relèvera
de la compétence du tribunal administratif de Lyon. Les parties s’engagent toutefois à
rechercher préalablement une solution amiable au litige.
Article 10 : Dispositions terminales
La présente convention sera transmise en Préfecture et notifiée aux services concernés ainsi
qu’aux trésoriers et aux assureurs respectifs de la communauté et de la commune.
Fait à ...................................................., le ..............................................................
Pour la commune de Pour Loire Forez agglomération Grézieux-le-Fromental
Le Maire
Yannick TOURAND
14 octobre 2025 Grézieux Le Fromental