Déliberation - 29.7 ORDINATHEM Convention de locaux 2024

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Déliberation - 29.7 ORDINATHEM Convention de locaux 2024 Document publié le Jeudi 7 décembre 2023 par la commune d'Hem. Lien du pdf (Déliberation - 29.7 ORDINATHEM Convention de locaux 2024)Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Justice et droit, ASSOCIATION ORDINAT’HEM

CONVENTION DE MISE A DISPOSITION D’UN LOCAL MUNICIPAL – 2024 (ANNEXE DE LA CONVENTION D’OBJECTIFS)

ENSEIGNEMENT PROFESSIONNEL

Entre :

La Ville de Hem, représentée par son Maire, autorisé à signer la présente convention par délibération du Conseil Municipal en date du 7 décembre 2023, ci-après dénommée la Ville, d’une part,

Et :

L’Association ORDINAT’HEM, représentée par son Président, ayant son siège social à l’Espace Formation Bernard DUPISSON, 180 avenue du Dr Schweitzer à Hem, ci- après dénommée l’association, d’autre part,

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 – OBJET

Dans le cadre de la convention d’objectifs 2024-2026 en date du 7 décembre 2023, conclue entre la Ville et l’association, la Ville met à la disposition de l’association, qui accepte en l’état, un local municipal. La mise à disposition sera précédée d’un état des lieux contradictoire.

ARTICLE 2 – DESIGNATION

Les locaux mis à disposition sont constitués des locaux situés au rez-de-chaussée de l’Espace Formation Bernard DUPISSON, 180 avenue du Dr Schweitzer à Hem, pour une surface totale de 331 m² de façon continue, à l‘exclusion de tout autre locataire.

ARTICLE 3 – REDEVANCE

Cette mise à disposition est consentie à titre gratuit. Toutefois, l’association s’oblige à faire figurer dans tous ses documents budgétaires et comptables, l’avantage en nature ainsi consenti dont le coût lui sera notifié chaque année par la Ville.

ARTICLE 4 – DUREE DE LA CONVENTION

La présente convention est consentie pour l’année 2024. Elle peut être renouvelée.

ARTICLE 5 – PLANNING D’UTILISATION ET CONDITIONS DE FONCTIONNEMENT

Les locaux ne peuvent être utilisés à d’autres fins que celles concourant à la réalisation de l’objet de la présente convention et de la convention générale d’objectifs, sans l’accord des parties et, le cas échéant, des autorités administratives de tutelle. La Ville se réserve le droit de procéder à d’éventuelles fermetures techniques nécessaires au bon fonctionnement des installations, des fermetures programmées pour l’organisation de manifestations et les jours fériés légaux ainsi que d’effectuer à tout moment, un contrôle technique des locaux et des installations afin de vérifier leur sécurité et leur bonne utilisation.

Aucune transformation ou amélioration des lieux ne peut être décidée ou réalisée par l’association sans l’accord écrit de la Ville. La duplication des clefs confiées par la ville est formellement interdite.

ARTICLE 6 – CHARGES – UTILISATION DES FLUIDES

Dans le cadre des dispositions prévues par l’Etat en faveur de la sobriété énergétique, les utilisateurs des locaux municipaux sont appelés à la plus grande vigilance quant à leur consommation énergétique. Il leur est en particulier demandé de veiller aurespect des mesures adoptées par le conseil municipal le 5 octobre 2022, et ainsi dans le cadre de leurs activités, d’être strictement attentifs à ce que :

1. L’ensemble des équipements bureautiques et informatiques éventuellement utilisés soit effectivement éteint à l’issue de l’activité (et non simplement mis en veille) ;

2. La température de chauffage dans les locaux accueillant des activités culturelles ou de loisirs soit impérativement limitée à 19°C ; Cette mesure proscrit tout recours aux appareils chauffants électriques.

3. La température dans les salles de sport soit limitée à 16°C ; 4. Les équipements de loisirs occupés par les activités associatives, en particulier sportives, soient impérativement fermés au plus tard à 22 heures ; 5. Les salles mises à disposition soient utilisées de manière optimale, en rapport avec le format de la réunion ou de la manifestation prévue, ou de l’activité exercée. Si nécessaire, la ville se réserve la possibilité de relocaliser les activités de l’association en lien avec cette disposition.

Si nécessaire, d’autres initiatives pourront venir compléter cette stratégie de sobriété énergétique.

Par ailleurs, l’association s’engage à user raisonnablement des locaux et du matériel mis à sa disposition. Elle prendra en charge les dégâts qu’elle aura occasionnés. En particulier, elle veillera :

1. A n’user du chauffage qu’en tant que nécessaire et à veiller à ce que fenêtres et issues soient closes quand le chauffage est activé ;

2. A éteindre l’électricité dans les pièces vides et à tout éteindre (électricité et chauffage) en quittant les lieux ;

3. A fermer correctement les arrivées d’eau ;

4. A effectuer le rangement et le nettoyage de la salle, ainsi que les menues dépenses d’entretien des locaux selon les dispositions du décret n°87-712 du 26 août 1987 (remplacement des lampes, maintien en état de propreté des revêtements intérieurs, remplacement des clés perdues ou détériorées, et autres dépenses). Si la Ville engageait ces dépenses en lieu et place de l’association, elle lui en demanderait remboursement. La Ville assure la maintenance des bâtiments entrant dans sa responsabilité de propriétaire, conformément aux dispositions du Code Civil ;

5. A s’assurer de la fermeture des issues et mise en œuvre des dispositifs de sécurité.

Si l’association venait à constater un dysfonctionnement (fuite ou autre), elle en avertit immédiatement son service pilote, qui organisera la réparation nécessaire. En particulier, elle assumera entièrement la fourniture et la consommation des fluides liés aux locaux mis à disposition.

ARTICLE 7 – CESSION ET SOUS-LOCATION

Toute cession des droits résultant de la présente ou sous-location des lieux mis à disposition est interdite.

ARTICLE 8 – ASSURANCE

L’association souscrit toutes les polices d’assurance nécessaires pour garantir sa responsabilité civile et les risques locatifs de façon que la responsabilité de la collectivité ne puisse être mise en cause. Elle justifie à chaque demande de l’existence de telles polices d’assurance et du règlement des primes correspondantes. La Ville se réserve le droit de saisir directement l’assurance de l’association afin de couvrir les frais de tout sinistre survenant dans le local mis à disposition.ARTICLE 9 – AVENANT

Toute modification du contenu de la présente convention fera l’objet d’un avenant à celle-ci, autorisé par une délibération de la Ville et du Conseil d’Administration de l’association.

ARTICLE 10 – EXPIRATION

A l’expiration de la présente convention, l’occupant devra libérer les locaux et restituer l’intégralité des biens mis à sa disposition (matériel et mobilier), le tout en bon état d’entretien et de propreté. Cette restitution fera l’objet d’un état des lieux contradictoire.

ARTICLE 11 – RESILIATION

En cas de non-respect des engagements réciproques inscrits dans la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre des parties, à l’expiration d’un délai d’un mois suivant la réception d’une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure. Ce délai peut être ramené à 48 heures si un intérêt public l’exige expressément. Les avantages liés à la présente tomberaient alors de plein droit.

Hem, le

Pour le Maire et par délégation Pour l’association, L’adjoint à l’éducation et à la jeunesse

Le Président,

F.LEPERS D. NOEL

COORDONNEES D’ASSURANCE : MAIF – 12 Rue de Cambrai 59000 Lille n° de police : 1455775 J

Compagnie : MAIF

Date de signature du contrat : 27/11/2018

Date d’échéance : 31 décembre 2023, contrat renouvelable par tacite reconduction annuelle le 1er janvier de chaque année.ORDINAT’HEM

CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DE LOCAUX MUNICIPAUX 2024 (ANNEXE DE LA CONVENTION D’OBJECTIFS – ENSEIGNEMENT SCOLAIRE)

Entre

La Ville de Hem, représentée par son Maire, autorisé à signer la présente convention par délibération du Conseil Municipal en date du 7 décembre 2023 ci-après dénommée la Ville, d’une part,

Et,

L’association ORDINAT’HEM, représentée par son président, ayant son siège social à l’Espace Formation Bernard DUPISSON, 180 avenue du Dr Schweitzer à Hem, ci- après dénommée l’Association, d’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

ARTICLE 1 – OBJET

Dans le cadre de la convention d’objectifs 2024-2026 en date du 7 décembre 2023, conclue entre la Ville et l’Association, la Ville met à la disposition de l’association, qui accepte en l’état, des locaux ainsi que du matériel favorisant son activité, dont la liste est jointe en annexe. La mise à disposition sera précédée d’un état des lieux établi en présence des deux parties.

ARTICLE 2 - DESIGNATION :

Les locaux mis à disposition sont constitués :

➢ Du rez de chaussée de l’Espace Formation Bernard DUPISSON de façon continue, à l‘exclusion de tout autre locataire pour une surface de 331 m² ;

➢ Des sites informatiques des écoles publiques pendant et hors temps scolaire.

ARTICLE 3 – REDEVANCE

Cette mise à disposition est consentie à titre gratuit. Toutefois, l’association s’oblige à faire figurer dans tous ses documents budgétaires et comptables, l’avantage en nature ainsi consenti dont le coût lui sera notifié chaque année par la ville.

ARTICLE 4 – DUREE DE LA CONVENTION

La présente convention est consentie pour l’année 2024. Elle est renouvelable.

ARTICLE 5 – PLANNING D’UTILISATION ET CONDITIONS DE FONCTIONNEMENT

Les locaux ne pourront être utilisés à d’autres fins que celles concourant à la réalisation de l’objet de la présente convention et de la convention générale d’objectifs, sans l’accord des parties et, le cas échéant, des autorités administratives de tutelle. Les périodes, jours et heures d’utilisation des installations sont arrêtés par la ville, sur proposition de l’association. La ville se réserve le droit de les modifier après avoir consulté l’association et les lui avoir notifiés. Toute utilisation en dehors des périodes et des horaires autorisés fera l’objet d’une demande écrite de l’association. La ville programme les fermetures nécessaires à l’organisation de manifestations ainsi que celles concernant les jours fériés.

Elle se réserve également la possibilité de contrôler à tout moment la sécurité et la bonne utilisation des locaux ainsi que de procéder aux fermetures techniques qui seraient indispensables au bon fonctionnement des installations. Elle en prévient l’association dans les meilleurs délais.L’accès des utilisateurs aux locaux sera possible après ouverture par la personne désignée à cet effet, exclusivement aux horaires arrêtés, et après avoir pris connaissance des conditions particulières d’accès et de sécurité pour les sites. Aucune transformation ou amélioration des lieux ne pourra être décidée ou réalisée par l’occupant sans l’accord écrit du propriétaire.

ARTICLE 6 – CHARGES

Dans le cadre des dispositions prévues par l’Etat en faveur de la sobriété énergétique, les utilisateurs des locaux municipaux sont appelés à la plus grande vigilance quant à leur consommation énergétique. Il leur est en particulier demandé de veiller au respect des mesures adoptées par le conseil municipal le 5 octobre 2022, et ainsi dans le cadre de leurs activités, d’être strictement attentifs à ce que :

1. L’ensemble des équipements bureautiques et informatiques éventuellement utilisés soit effectivement éteint à l’issue de l’activité (et non simplement mis en veille) ;

2. La température de chauffage dans les locaux accueillant des activités culturelles ou de loisirs soit impérativement limitée à 19°C ; Cette mesure proscrit tout recours aux appareils chauffants électriques.

3. La température dans les salles de sport soit limitée à 16°C ; 4. Les équipements de loisirs occupés par les activités associatives, en particulier sportives, soient impérativement fermés au plus tard à 22 heures ; 5. Les salles mises à disposition soient utilisées de manière optimale, en rapport avec le format de la réunion ou de la manifestation prévue, ou de l’activité exercée. Si nécessaire, la ville se réserve la possibilité de relocaliser les activités de l’association en lien avec cette disposition.

Si nécessaire, d’autres initiatives pourront venir compléter cette stratégie de sobriété énergétique.

Par ailleurs, l’association s’engage à user raisonnablement des locaux et du matériel mis à sa disposition. Elle prendra en charge les dégâts qu’elle aura occasionnés. En particulier, elle veillera :

1. A n’user du chauffage qu’en tant que nécessaire et à veiller à ce que fenêtres et issues soient closes quand le chauffage est activé ;

2. A éteindre l’électricité dans les pièces vides et à tout éteindre (électricité et chauffage) en quittant les lieux

3. A fermer correctement les arrivées d’eau.

4. à effectuer le rangement et le nettoyage de la salle. ainsi que les menues dépenses d’entretien des locaux selon les dispositions du décret n°87-712 du 26 août 1987 (remplacement des lampes, maintien en état de propreté des revêtements intérieurs, remplacement des clés perdues ou détériorées, et autres dépenses). Si la Ville engageait ces dépenses en lieu et place de l’association, elle lui en demanderait remboursement. La Ville assure la maintenance des bâtiments entrant dans sa responsabilité de propriétaire, conformément aux dispositions du Code Civil.

5. A s’assurer de la fermeture des issues et mise en œuvre des dispositifs de sécurité.

Si l’association venait à constater un disfonctionnement (fuite ou autre), elle en avertit immédiatement son service pilote, qui organisera la réparation nécessaire.

Le nettoyage et l’entretien courant des sites informatiques aménagés dans les écoles sont assumés par la Ville. Les consommations de fluides et abonnements s’y rapportant seront directement à la charge de la Ville.ARTICLE 7 – CESSION ET SOUS LOCATION

Toute cession des droits résultant de la présente ou sous-location des lieux mis à disposition est interdite.

ARTICLE 8 – ASSURANCE

L’association souscrit toutes les polices d’assurance nécessaires pour garantir sa responsabilité civile et les risques locatifs. Elle paie les primes et cotisations de ces assurances sans que la responsabilité de la Ville puisse être mise en cause. Elle justifie à chaque demande de l’existence de telles polices d’assurance et du règlement des primes correspondantes.

En tout état de cause, la ville se réserve le droit de saisir directement l’assurance de l’association en cas de sinistre survenant dans ce local.

ARTICLE 9 - AVENANT

Toute modification du contenu de la présente convention fera l’objet d’un avenant à celle-ci autorisé par une délibération de la ville et du Conseil d’Administration de l’Association.

ARTICLE 10 – EXPIRATION

A l’expiration de la présente convention, l’occupant devra libérer les locaux et restituer l’intégralité des biens mis à la disposition (matériel et mobilier), le tout en bon état d’entretien et de propreté. Cette restitution fera l’objet d’un état des lieux signé par les parties.

ARTICLE 11 – RESILIATION

En cas de non-respect des engagements réciproques inscrits dans la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre des parties, à l’expiration d’un délai de 1 mois suivant la réception d’une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure. Ce délai peut être ramené à 48 heures si un intérêt public l’exige expressément. Les avantages liés à la présente tomberaient alors de plein droit.

Hem, le

Pour le Maire et par délégation Pour l’association, L’adjoint à l’éducation et à la jeunesse

Le Président,

F.LEPERS D.NOEL

COORDONNEES D’ASSURANCE : MAIF – 12 Rue de Cambrai 59000 Lille n° de police : 1455775 J

Compagnie : MAIF

Date de signature du contrat : 27/11/2018

Date d’échéance : 1er Janvier 2021 (chaque 1er Janvier)