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Document publié le Jeudi 27 avril 2023
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Thèmes du document : Eau et assainissement, Banque, Budget,
1
Rapport relatif aux actions entreprises à la
suite des observations de la chambre
régionale des comptes 2
1. Rappel de la procédure de contrôle et de suivi
1.1 Présentation d’un rapport de suivi
L’article L243- 9 du code des juridictions financières prescrit la production et la présentation en Assemblée délibérante d’un rapport relatant les actions entreprises par l’EPCI, à la suite des observations de la Chambre régionale des comptes. Ce rapport est communiqué à la Chambre régionale des comptes.
Article L243-9 du code des juridictions financières :
« Dans un délai d'un an à compter de la présentation du rapport d'observations définitives à l'assemblée délibérante, l'ordonnateur de la collectivité territoriale ou le président de l'établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre présente, dans un rapport devant cette même assemblée, les actions qu'il a entreprises à la suite des observations de la chambre régionale des comptes. Ce rapport est communiqué à la chambre régionale des comptes, qui fait une synthèse annuelle des rapports qui lui sont communiqués. Cette synthèse est présentée par le président de la chambre régionale des comptes devant la conférence territoriale de l'action publique. Chaque chambre régionale des comptes transmet cette synthèse à la Cour des comptes en vue de la présentation prescrite à l'article L. 143-9. »
1.2 Calendrier de la procédure d’examen de la gestion par la Chambre régionale des Comptes
Le 27 avril 2023, la Chambre régionale des comptes a transmis à la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole le rapport d’observations définitives relatif à la gestion de la Communauté d’agglomération havraise puis de la Communauté urbaine, pour les exercices 2018 à 2021.
Ce rapport, comprenant la réponse de la Communauté urbaine aux observations définitives, a été présenté au conseil communautaire, qui a pris acte de sa communication lors de sa séance du 6 juillet 2023.
1.3 Recommandations et obligations de faire
Pour mémoire, la Chambre régionale des comptes a mentionné au titre des « principales recommandations », les propos suivants :
- S’inscrire dans une démarche de maîtrise des risques (fiabilité des comptes, gestion du personnel) ;
- Fiabiliser le suivi du patrimoine (contrôle de cohérence avec les données de la trésorerie, intégration des biens mis à disposition par d’autres collectivités dans le cadre de transferts de compétence, connaissance du réseau d’eau) ;
- Poursuivre le travail de rationalisation et de contrôle des régies.
En outre, la Chambre régionale des comptes a mentionné les « obligations de faire » suivantes :
- Améliorer la qualité de l’information budgétaire (rapports sur les orientations budgétaires, annexes des comptes administratifs, restes à réaliser, subventions aux associations, programmation pluriannuelle des investissements) ; 3
- Se conformer aux obligations règlementaires en matière d’écritures de fin d’exercice (apurement régulier des comptes d’attente, provisions obligatoires) ;
- Procéder à l’amortissement des immobilisations acquises visées par l’article R 2321-1 du CGCT dès leur mise en service et à l’apurement régulier des comptes d’immobilisations en cours ; - Régulariser la situation des personnels titulaires et non titulaires affectés dans les différents SPIC relevant de la gestion de la Communauté urbaine. 4
2. Suivi des recommandations de faire
2.1 S’inscrire dans une démarche de maîtrise des risques (fiabilité des comptes, gestion du personnel)
Remarques de la Chambre
régionale des comptes
Eléments de réponses et de suivi
Sur la fiabilité des comptes Il s’agit d’une recommandation générale pour laquelle la Communauté urbaine s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue. La Communauté urbaine a d’ailleurs créé un poste relatif à la qualité comptable antérieurement aux observations définitives de la Chambre.
D’une manière générale, comme évoqué dans la réponse de l’ordonnateur, ce contrôle est intervenu peu après la fusion-création de la Communauté urbaine qui impose un nombre important d’écritures comptables, notamment relatives à la gestion de l’actif. Par ailleurs, il est à noter que ce travail dépend également du poste de gestion comptable du Havre qui dispose de moyens humains parfois contraints pour travailler sur cette thématique.
Néanmoins, le travail d’apurement de l’actif est en cours et s’est accéléré durant l’année 2023 sur le budget principal et le budget annexe des transports. Un travail particulier avec les services financiers fonctionnels est mis en place en 2024 pour continuer l’apurement de l’actif, notamment sur les budgets eau potable, assainissement et eau de la zone industrielle (EZI), et mettre en place des process.
La mise en œuvre de la recommandation de la Chambre est engagée.
Sur la gestion des
ressources humaines
A la suite du contrôle de la Chambre régionale des comptes, la Communauté urbaine a supprimé la prime de fin d’année, en lui substituant une part de technicité, dans le cadre du RIFSEEP. Il faut préciser que les montants sur lesquels la Chambre a porté son contrôle étaient déjà en conformité avec les plafonds règlementaires, ce qui est toujours le cas avec le dispositif actuel.
La Communauté urbaine a également délibéré, comme souhaité par la Chambre, afin de compléter les modalités de paiement des heures supplémentaires. En outre, et conformément à la recommandation de la Chambre, la délibération relative aux avantages en nature a été adoptée lors du conseil communautaire du 15 février 2024 et sera désormais présentée chaque année.
La recommandation de la Chambre est mise en œuvre. 5
2.2 Fiabiliser le suivi du patrimoine (Contrôle de cohérence avec les données de la trésorerie, Intégration des biens mis à disposition par d’autres collectivités dans le cadre de transferts de compétence, Connaissance du réseau d’eau)
Remarques de la Chambre
régional des comptes
Eléments de réponses et de suivi
Contrôle de cohérence
avec les données de la
trésorerie
La mise en cohérence des comptes administratifs et des comptes de gestion a débuté avant même le contrôle de la Chambre régionale des comptes. Une méthode a été formalisée dans le cadre de la convention de services comptables et financiers, délibérée le 9 novembre 2023. Ce point fait l’objet d’échanges réguliers avec le service de gestion comptable du Havre.
La mise en œuvre de la recommandation de la Chambre est engagée.
Intégration des biens mis
à disposition par d’autres
collectivités dans le cadre
de transferts de
compétence
La création de la Communauté urbaine a eu deux effets significatifs au niveau patrimonial :
• l’obligation d’intégrer dans le patrimoine de la Communauté urbaine l’actif des 54 communes concernant, entre autres, la voirie, l’éclairage public, le PLU, tous les actifs et passifs des compétences qui n’étaient pas, jusqu’à fin 2018, assumées par les 3 anciens EPCI ;
• l’obligation de mettre fin aux mises à disposition des actifs, en lien avec les compétences assumées par les 3 anciens EPCI avant la création de la Communauté urbaine, et les transférer de manière définitive dans le patrimoine de la Communauté urbaine via un process complexe de retour dans les communes avant transfert définitif.
Sur le premier point, tout le travail d’intégration et d’identification du patrimoine transféré pour des centaines de millions d’euros par les 54 communes a été fait sur 2019/2020, ce qui a induit un travail considérable.
Sur le second point, l’intégration des biens mis à disposition par les anciennes communautés a débuté. Cependant, cet exercice est complexe. Il impose de retrouver les données relatives aux biens mis à disposition depuis plus de 20 ans, d’une part auprès du service de gestion comptable du Havre et de celui des communes concernées, et d’autre part au niveau des états de l’actif des communes et de la Communauté urbaine.
Le processus doit se faire en trois temps :
1. Rapprochement des états de l’actif de la Communauté urbaine avec celui du service de gestion comptable du Havre : en cours ;
2. Rapprochement des états de l’actif du service de gestion comptable du Havre avec celui des communes : non engagé ; 3. Apurement des biens à sortir (obsolescence ou mise au rebut), puis réintégration des biens dans les comptes des communes avant qu’elles ne délibèrent pour un transfert définitif à la Communauté urbaine : non engagé. 6
Ce processus est également dépendant du travail du service de gestion comptable qui ne dispose pas toujours de moyens humains pour travailler dans les mêmes délais que la Communauté urbaine sur ce dossier.
La mise en œuvre de la recommandation de la Chambre est engagée.
Connaissance du réseau
d’eau
Dans le cadre de l'amélioration de la qualité de la connaissance des réseaux sur les territoires des anciens syndicats d’eau présents sur les communautés de communes de Saint-Romain-de-Colbosc et de Criquetot-l'Esneval, la direction cycle de l’eau a entrepris les actions suivantes :
- Les plans des réseaux existants d’eau potable connus à ce jour ont été intégrés au système d’information spatialisée de la direction en novembre 2023.
- Afin d’améliorer la connaissance et la précision de ces réseaux, un marché d'amélioration du Plan de Corps de Rue Simplifié (PCRS) a été lancé (1er trimestre 2024) par le service topographie dont l’objectif est d’étendre le PCRS, mais également de relever la position des affleurants présents sur les territoires mentionnés. Ce relevé des affleurants servira de point de départ essentiel pour un second marché de cartographie des réseaux, assurant ainsi une base précise pour nos travaux d'amélioration de la connaissance de ces réseaux. - Dans un second temps un marché de cartographie des réseaux sera lancé par la direction cycle de l’eau, qui se déroulera en deux phases majeures (mi-2025 à fin 2027) :
• Phase 1 : Acquisition des profondeurs des affleurants notamment pour les réseaux d'assainissement,
initialement relevées par le service topographie, ainsi que la profondeur à l'intérieur des vannes. • Phase 2 : Création d'une cartographie numérique et intégration dans la base de données des réseaux complétés et correctement positionnés, facilitant ainsi la gestion et les interventions sur l’ensemble des réseaux.
La mise en œuvre de la recommandation de la Chambre est engagée. 7
3 / Poursuivre le travail de rationalisation et de contrôle des régies.
Remarques de la Chambre
régional des comptes
Eléments de réponses et de suivi
Des écarts significatifs
dans les flux enregistrés
par les régies entre les
données de la Trésorerie
et celles de la
Communauté urbaine
Le comptable avait expliqué que ces écarts étaient le fruit d’un décalage d’encaissement en fin d’exercice. Afin d’assurer la régularité de fin d’exercice de la régie, le bilan réalisé en début d’exercice en lien avec les régisseurs fera l’objet d’un pointage de la direction des finances, ce qui n’avait pas été le cas sur ces exercices.
La recommandation de la Chambre est mise en œuvre.
Inadéquation, pour 4
régies, du montant des
cautionnements et des
indemnités prévus par
les actes constitutifs de
ces régies
Les montants des cautionnements font l’objet d’adaptations régulières (examen a minima annuel et/ou tout au long du fonctionnement de la régie) toujours en accord et en lien avec les services de gestion comptable. Certaines de ces régies ont connu des baisses exceptionnelles de recettes compte tenu de la situation sanitaire en 2020 et 2021 (fermeture totale ou partielle des complexes aquatiques, de la crèche Les farfadets). Dès lors, il a été proposé au service de gestion comptable de ne pas répercuter immédiatement ces situations exceptionnelles de recettes sur les cautionnements et les indemnités des régisseurs concernés. Cette adaptation sera bien évidement effectuée si, après retour à la normale du fonctionnement de ces équipements, les inadéquations persistent.
Certains montants ont d’ores et déjà été adaptés et d’autres le seront si les contrôles du service de gestion comptable du Havre relèvent des montants inadaptés.
La recommandation de la Chambre est mise en œuvre.
Nombre de contrôles
inadaptés
Le nombre de régies relevant de la Communauté a nettement augmenté, passant de 12 en 2018, à 20 en 2019 et 22 aujourd’hui. Il faut noter que le nombre de contrôles exécutés dépend du service de gestion comptable. Cette évolution a rendu difficile le maintien des procédures de contrôles mises en œuvre.
Depuis, les services de gestion comptable du Havre ont entrepris des campagnes de contrôles plus nombreuses. Des contrôles administratifs ont eu lieu en 2023 et sont programmées en 2024. Par ailleurs, des réunions de situation sont organisées avec les services de la gestion comptable.
La recommandation de la Chambre est mise en œuvre. 8
Procès-verbal de
contrôle relatif à la régie
« vente aux enchères en
ligne – cartes grises »
Le procès-verbal, fruit d’un contrôle du comptable, fait état de points qui, au moment du contrôle, étaient en cours de régularisation (changement de régisseur, nouvelle organisation…). Cette procédure a connu différentes étapes et a permis de résoudre les problématiques évoquées dans le rapport.
La recommandation de la Chambre est mise en œuvre. 9
3. Suivi des obligations de faire
3.1 Améliorer la qualité de l’information budgétaire (rapports sur les orientations budgétaires, annexes des comptes administratifs, restes à réaliser, subventions aux associations, programmation pluriannuelle des investissements
Remarques de la Chambre
régional des comptes
Eléments de réponses et de suivi
Rapports sur les
orientations budgétaires
La Chambre recommandait la réduction du nombre de budgets annexes.
Par délibération en date du 6 juillet 2023, la Communauté urbaine a supprimé 6 budgets annexes au 1er janvier 2024 et les a intégrés au sein du budget principal.
La Chambre recommandait une amélioration du rapport d’orientations budgétaires, notamment en distinguant les budgets annexes et en présentant les engagements pluriannuels. Le rapport d’orientations budgétaires pour l’exercice 2024, débattu lors de la séance du 9 novembre 2023, distingue désormais les budgets annexes de l’eau, de l’assainissement, de l’eau de la zone industrielle, des transports et des déchets. Les budgets annexes relatifs aux zones d’aménagement demeurent présentés dans leur ensemble, compte tenu du peu d’écritures. En outre, les autorisations de programmes – crédits de paiements ont été annexées pour information au rapport d’orientations budgétaires.
L’obligation de faire de la Chambre est mise en œuvre.
Annexes des comptes
administratifs et
subventions aux
associations
La Chambre recommandait de lister les avantages en nature accordés aux associations. Cet état a été mis à jour pour le compte administratif, délibéré lors de la séance du Conseil communautaire du 1er juin 2023. Une note de service a été publiée rappelant cette obligation et la procédure pour y répondre au sein de la collectivité.
Concernant la publicité sur le site internet de la Communauté urbaine des subventions aux associations, une procédure a été mise en place en interne à l’été 2023 afin de répondre à cette obligation. Les informations sont désormais consultables sur le site internet de la Communauté urbaine.
Par ailleurs, les écarts relatifs à l’emprunt entre le compte de gestion et le compte administratif ont été corrigés.
L’obligation de faire de la Chambre est mise en œuvre. 10
Restes à réaliser La Chambre a relevé des engagements reportés en restes à réaliser élevés et parfois non justifiés. Un travail d’analyse de ces restes à réaliser a été opéré dès 2023 puis sur le compte administratif 2023. Ainsi, les restes à réaliser en dépenses d’investissement sont passés d’environ 50 M€ en dépenses et recettes d’investissement reportées en 2018 à seulement environ 1 M€ en recettes et dépenses au compte administratif 2023.
Les emprunts inscrits en restes à réaliser ont été supprimés dès le compte administratif 2022.
L’obligation de faire de la Chambre est mise en œuvre et fait l’objet d’une vigilance récurrente.
Programmation
pluriannuelle des
investissements (plan
pluriannuel
d’investissement et les
autorisations de
programme et crédits de
paiement)
La Chambre sollicitait d’une part l’étude et la prise en compte des dépenses de fonctionnement générées par les projets d’investissement, et d’autre part le vote du plan pluriannuel d’investissement.
La démarche relative à l’étude des coûts de fonctionnement est intégrée dans la prospective financière, qui permet de déterminer les conditions de l’équilibre pluriannuel du budget, en prenant en compte les charges de fonctionnement et la programmation d’investissement.
La dernière actualisation du plan pluriannuel d’actions communautaires a notamment intégré, comme critère de choix des investissements, leurs conséquences en matière de fonctionnement. C’est ainsi qu’ont notamment été préservés les travaux de rénovation énergétique permettant des économies de gestion et que certains projets créant des déficits de fonctionnement ont été écartés.
Considérant l’absence d’obligation règlementaire, le plan pluriannuel d’investissement ne fait pas l’objet d’une délibération spécifique. Toutefois, les élus disposent de l’ensemble des informations nécessaires, dans le cadre du rapport d’orientations budgétaires et du rapport relatif au budget primitif.
En outre, les procédures relatives à la gestion des autorisations de programme et crédits de paiements ont été formalisées dans le règlement budgétaire et financier, délibéré le 9 novembre 2023, préalablement au passage à la nomenclature M57. Les autorisations de programmes, valant programmation pluriannuelle d’investissement, ont été dûment délibérées au cours de la séance de vote du budget primitif 2024 et sont régulièrement actualisées. Contrairement aux APCP ouvertes sur le précédent mandat qui pouvaient parfois être trop importantes ou paraître manquer de précision, les APCP ouvertes sur le mandat actuel sont plus fines, plus détaillées pour une meilleure lisibilité.
L’obligation de faire de la Chambre est mise en œuvre et l’exercice budgétaire 2024 est le premier exercice d’application du règlement budgétaire et financier. 11
3.2 Se conformer aux obligations règlementaires en matière d’écritures de fin d’exercice (apurement régulier des comptes d’attente, provisions obligatoires)
Remarques de la Chambre
régionale des comptes
Eléments de réponses et de suivi
Apurement régulier des
comptes d’attente
Un travail particulier est en cours avec le service de la gestion comptable, et la direction des finances et les services financiers déconcentrés de la Communauté urbaine, afin de réduire les comptes d’attente au titre de la clôture de l’exercice 2023.
Sur le budget principal, celui pour lequel les comptes d’attente sont les plus importants, le compte 471 qui était de 23,2 M€ en 2019 (une des années du contrôle) est de 7,9 M€ au compte administratif 2023.
Par ailleurs, une attention particulière est demandée à nos créanciers pour un meilleur intitulé des informations transmises, afin d’émettre de façon plus précise et plus rapide les titres de recettes. Cependant, ce processus demeure perfectible et la direction des finances rencontre des difficultés à apurer les P503 compte tenu du manque d’informations des organismes financeurs.
La mise en œuvre de l’obligation de faire est engagée.
Provisions obligatoires La Chambre mentionnait d’une part un niveau trop élevé de provisions sur les budgets de l’eau potable et de l’assainissement et d’autre part, l’absence de provisions sur les autres budgets.
Les montants de provisions ont été réduits sur l’exercice 2024 sur les budgets annexes de l’eau potable et de l’assainissement afin que les montants provisionnés soient en conformité avec la méthode de détermination des provisions mise en place en 2023. Ces montants seront évidemment ajustés chaque année.
Des provisions ont été inscrites au budget principal et aux autres budgets annexes, sur la base d’une méthode mise en place en 2024. Les écritures seront passées sur 2024 et les provisions seront ajustées en fonction de l’évolution des dossiers et de la méthode d’évaluation mise en place.
L’obligation de faire de la Chambre est mise en œuvre. 12
3.3 Procéder à l’amortissement des immobilisations acquises visées par l’article R 2321-1 du CGCT dès leur mise en service et à l’apurement des comptes d’immobilisations en cours. Année 2021
Remarques de la Chambre
régional des comptes
Eléments de réponses et de suivi
Amortissements des
biens
Cette règle est mise en place progressivement, sur la base des fiches d’actif et des déclarations de mise en service par les directions opérationnelles, en lien avec les services financiers déconcentrés. Une attention particulière est portée au budget des transports urbains, dont les biens sont amortis, et le compte 23 a été apuré pour ce qui devait l’être.
La mise en œuvre de l’obligation de faire de la Chambre est engagée, le point de vigilance est connu des directions.
Intégration des comptes
d’immobilisations en
cours (compte 23 et
2032)
Au cours de l’année 2023, les comptes 203 et 23 ont fait l’objet d’intégrations importantes vers les comptes 21 ad hoc, pour un montant total de plus de 165 millions d’euros principalement sur le budget principal et le budget transports urbains.
Ce travail d’intégration prendra du temps pour apurer l’antériorité des comptes 203 et 23, mais un travail de fond est engagé par la direction des finances, en lien avec les responsables financiers internes des directions.
Le règlement budgétaire et financier adopté à l’automne 2023 a permis de mieux sensibiliser les directions à ces opérations d’intégration dans les comptes d’immobilisations.
La mise en œuvre de l’obligation de faire de la Chambre est engagée 13
3.4 Régulariser la situation des personnes titulaires et non titulaires affectés dans les différents SPIC relevant de la gestion de la Communauté urbaine
Remarques de la Chambre
régional des comptes
Eléments de réponses et de suivi
Régulariser la situation
des agents affectés dans
les SPIC
Un marché d’assistance à maîtrise d’ouvrage a été engagé afin d’accompagner la Communauté urbaine dans cette démarche et préciser le calendrier de mise en œuvre.
La mise en œuvre de l’obligation de faire de la Chambre est engagée.