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Déliberation - del 24 034 cig Document publié le Lundi 1 janvier 2024 par la commune d'Épône. Lien du pdf (Déliberation - del 24 034 cig)Thèmes du document : Institutions publiques, Justice et droit, Données personnelles, A Envoyé en préfecture le 19/07/2024

AIR Reçu en préfecture le 19/07/2024 # e PR RR CET

C 1 Nù n ep Publié le 19/07/2024 ee

Ke JE | ID : 078-217802172-20240627-DEL24 034-DE Sr MA VILLE, MA VIE. 2024/

Commune d'Épône

Conseil Municipal du 27/06/2024 — Délibération C5 N° 24-034

4.1 Fonction Publique - Personnel titulaires et stagiaires de la F.P.T.

République Française Département des Yvelines Liberté Egalité Fraternité Arrondissement de Mantes-la-Jolie Commune d'Épône Canton de Limay

EXTRAIT DU REGISTRE DES DÉLIBÉRATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL D'ÉPÔNE

SEANCE DU 27 JUIN 2024

L'an deux mille vingt-quatre, le 27 juin, à vingt heures trente, le Conseil Municipal, légalement convoqué, s'est réuni à la Mairie en séance publique sous la Présidence de Monsieur lvica JOVIC, Maire d'Epône.

Présents :

M. lvica JOVIC, Mme Isabelle MARTIN, M. Jacques FASQUEL, Mme Béatrice D! PERNO, M. Pascal DAGORY, Mme Danièle MOTTIN, M. Didier DIROL, Mme Nathalie BAUDOUIN, M. Olivier ECHARD, M. Francis RIALLAND, Mme Danièle CLOUARD, M. Philippe LEFEVRE, Mme Marie TAINMONT, M. Rémi

PUISSEGUR-RIPET, M. Raoul LIMA, Mme Isabelle ROMAIN, M. Emmanuel BOLLE, M. Stéphane TRUFFAUT, M. Syed-Navid HUSSAIN-ZAIDI, Mme Nicole DEMAISON, M. Daniel RIPERT, Mme Sofia RAFAÏ Mme Eliane GILLARD, M. Franck BUNEL, Guy MULLER.

Absents ayant donné procuration :

M. Thierry ARF4I procuration à M. Olivier ECHARD

Mme Véronique LOURDIN procuration à Mme Isabelle MARTIN

Mme Florence JOUANNEAU procuration à Mme Béatrice DI PERNO

Mme Harmony LE CALLENNEC procuration à Mme Nathalie BAUDOUIN

Madame Marie TAINMONT est élue secrétaire de séance

DATE DE LA CONVOCATION : NOMBRE DE CONSEILLERS : 21/06/2024 En exercice 29

Présents 25

DATE D'’AFFICHAGE : Votants 29 21/06/2024

OBJET : MISE A DISPOSITION D'UN ARCHIVISTE PAR LE CIG (CENTRE DE GESTION DE LA GRANDE COURONNE)

Le Conseil Municipal,

Vu le Code Général des Collectivités territoriales ;

Vu le Code Général de la Fonction Publique,

Considérant que le CIG de la Grande Couronne, au-delà du champ d'intervention de ses missions

institutionnelles et en vertu de l’article L 452-40 du Code Général de la Fonction Publique a développé un service d'accompagnement à la gestion des archives à destination des collectivités territoriales.

- que la tenue des archives est une obligation légale au titre des articles L212-6 et suivants du Code du

Patrimoine et de l’article R1421-9 du Code Général des Collectivités Territoriales qui peut engager la responsabilité du Maire en cas de faute constatée.

- que le service d'accompagnement à la gestion des archives du CIG de la Grande Couronne est destiné à

accompagner les collectivités dans la gestion des archives papier en leur proposant des prestations

adaptées en mettant à disposition un archiviste qualifié.Envoyé en préfecture le 19/07/2024

Reçu en préfecture le 19/07/2024

Publié le 19/07/2024

ID : 078-217802172-20240627-DEL24 034-DE

2024/

Commune d'Épône

Conseil Municipal du 27/06/2024 -— Délibération C4 N° 24-034

4.1 Fonction Publique - Personnel titulaires et stagiaires de la F.P.T.

- qu’il convient pour la commune d'Epône de procéder à une élimination règlementaire sur le fonds existant

afin de permettre un classement et de gagner en place.

- qu'il convient de procéder à la signature d’une convention avec le CIG de la Grande Couronne mettant à

la disposition de la commune un archiviste qui dans le cadre de la mission de maintenance se chargera de

procéder à une élimination réglementaire portant sur les fonds d'archives. Il est rappelé que la destruction physique des archives ne peut se programmer qu'à réception du visa des Archives Départementales.

- que cette opération permettra de dégager un espace non négligeable et de déterminer ainsi le métrage

exact des archives qui devront être traitées règlementairement.

- que la collectivité mettra tout en œuvre afin de respecter les dispositions du Code du Travail en matière

d'hygiène, de sécurité, et en ce qui concerne également la médecine professionnelle et préventive dans la

fonction publique territoriale.

- que de son côté, le CIG de la Grande Couronne mettra tout en œuvre pour veiller au respect de la

manipulation des données personnelles (RGPD).

- que le présent accord n'entre pas dans le cadre des marchés publics mais concerne une mise à disposition

d'agent selon l'article L 452-40 du code général de la fonction publique territoriale.

- que la présente convention est convenue pour une durée de trois ans et la collectivité participera aux frais

d'intervention du CIG de la Grande Couronne à concurrence du nombre d'heures de travail effectuées et selon le tarif horaire fixé par une délibération soit 42 euros par heure de travail. L'archiviste interviendra 10 jours de 8 heures ce qui fait un total d'environ 3 360 euros.

Considérant l'avis favorable de la Commission des Affaires Générales, Ressources Humaines, Fêtes et

Cérémonies, consultée le 3 juin 2024,

Après avoir entendu l'exposé de Madame Béatrice DI PERNO, Adjointe au Maire, déléguée aux Affaires Générales, Ressources Humaines, Fêtes et Cérémonies,

Après en avoir délibéré, A l’Unanimité (29 Voix Pour),

1. DECIDE :

-DE PROCEDER à la signature d’une convention avec le Centre de Gestion de la Grande Couronne mettant à disposition un archiviste afin de permettre une campagne d'éliminations réglementaires.

- D'INSCRIRE les crédits correspondants au budget.

2. PRECISE que la délibération sera adressée à :

- la Préfecture de Versailles.

EPONE (Yvelines)

Certifié exécutoire le présent acte

Transmis au Préfet des Yvelines

LE 1 9 JUIL. 2024

Et publié/affiché le 4 9 JUIL, 2024

Fe d'Epône

Marie TAINMONT

Secrétaire de-séffce

_Lonnun

ATEnvoyé en préfecture le 19/07/2024

Reçu en préfecture le 19/07/2024

OLA Publié le 19/07/2024 EM

ID : 078-217802172-20240627-DEL24 034-DE

de la Région d'Ile-de-France GRANDE COURONNE

CONVENTION N° 24-0132

RELATIVE À LA MISE À DISPOSITION D'UN AGENT DU CENTRE DE GESTION POUR UNE MISSION D'ASSISTANCE À L'ARCHIVAGE

AUPRÈS DE LA MAIRIE D'EPONE (78)

(TERRITOIRE DE LA COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION DU GRAND PARIS SEINE ET OISE)

Entre les soussignés :

le Centre Interdépartemental de Gestion de la Grande Couronne de la Région d'Île-de-France, dont le siège est situé 15, rue

Boileau — 78000 Versailles, représenté par son Président, Daniel LEVEL, en application de l'article 28 du décret n° 85-643 du 26

juin 1985

d'une part,

Et la Mairie d'Epône ci-dessous appelée la Collectivité, représentée par son Maire, H, Tinta Fouc , habilité à signer la

présente convention en vertu de l'autorisation donnée par le conseil municipal par délibération du 2Æsrin ZOO.

d'autre part,

Il a été convenu ce qui suit:

Article 1 :

Sur la demande de la Collectivité, le Centre Interdépartemental de Gestion intervient dans les conditions définies par la

présente convention, conformément aux dispositions de l'article 25 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée.

Article 2 :

L'intervention du Centre Interdépartemental de Gestion portera au choix de la Collectivité sur tout ou partie des missions

suivantes:

e Tri,élimination, classement, inventaire et indexation des archives selon la réglementation en vigueur

+ Rédaction et fourniture d'un inventaire etd'index

e Sensibilisation du personnel aux techniques de gestion des archives

+ Etudes diverses portant sur les archives papier et numériques (conditions de conservation, création de services,

création de réseau de correspondants archives, rédaction de tableaux de gestion, refonte d'arborescence, mise

en place de politique d'archivage).

« Remplacement d'archiviste (congé maternité), accompagnement à la prise de poste d'un archiviste.

Ëc Missions archives . o 1

Siret : 287 800 544 PAREnvoyé en préfecture le 19/07/2024

Reçu en préfecture le 19/07/2024

Publié le 19/07/2024 EM

ID : 078-217802172-20240627-DEL24 034-DE

Article 3

En cas d'annulation ou de report de la mission du fait de la Collectivité dans un délai inf

correspondant à 39 heures de travail hebdomadaires sera facturé à la Collectivité.

Article 4 :

L'intervention de l'archiviste du Centre Interdépartemental de Gestion s'effectuera principalement dans les locaux de la

collectivité qui devra mettre à la disposition de l'archiviste les moyens matériels et les locaux équipés nécessaires à sa

mission. À ce titre, la Collectivité sera tenue d'assurer les obligations prévues par le décret n° 85-603 du 10 juin 1985 modifié

relatif à l'hygiène et la sécurité du travail ainsi qu'à la médecine professionnelle et préventive dans la Fonction Publique

Territoriale, rendant notamment applicables les dispositions du Code du Travail concernant les conditions d'hygiène et

sécurité nécessaires à la santé des personnes. Si ces conditions n'étaient pas ou plus remplies au début ou au cours de

l'intervention de l'archiviste, le Centre Interdépartemental de Gestion se réserve la possibilité de reporter le début ou la

poursuite de la mission.

Article 5 :

La Collectivité s'engage à fournir au Centre Interdépartemental de Gestion toute information qu'il jugera utile pour

l'accomplissement de la mission.

Article 6 :

La présente convention est convenue pour une durée de trois ans. À cette échéance, une nouvelle convention est passée

entre les parties si celles-ci désirent poursuivre le partenariat.

Elle prend effet à compter de sa date de signature.

Article 7 :

La Collectivité participera aux frais d'intervention du Centre Interdépartemental de Gestion à concurrence du nombre

d'heures de travail effectivement accomplies et selon un tarif forfaitaire fixé chaque année par délibération du Conseil

d'administration du Centre Interdépartemental de Gestion soit, pour 2023 pour les regroupements de communes sur le

territoire de la GPSEO:

Collectivités affiliées jusqu’à 500 habitants : 18.00 € par heure de travail

Collectivités affiliées de 501 à 1000 habitants : 28.50 € par heure de travail

Collectivités affiliées de 1001 à 3000 habitants : 36.00 € par heure de travail

Collectivités affiliées de 3001 à 7000 habitants : 42.00 € par heure de travail Collectivités affiliées de 7001 à 17000 habitants : 43.00 € par heure de travail

Collectivités affiliées de plus de 17001 habitants : 49.50 € par heure de travail

Collectivités et établissements publics non affiliés : 71.50 €

Le recouvrement des frais de la mission sera assuré mensuellement par le Centre Interdépartemental de Gestion.

Le règlement interviendra par mandat administratif dont le montant sera versé à :

BDF Versailles

30001 * 00866 * C7850000000 * 67

Code IBAN : FR70 3000 1008 66C7 8500 0000 067 BDFEFRPPCCT

M. le Payeur Départementaldes Yvelines

Paierie départementale des Yvelines

2 bis, rue Montbauron

78000 VERSAILLES

Éc Missions archives . 2 oO Siret : 287 800 544 Convention n° 24-0132CENTRE INTERDÉPARTEMENTAL DE GESTION DE LA GRANDE COURONNE DE LA REGION D'ILE-DE-FRANCE

Envoyé en préfecture le 19/07/2024

Reçu en préfecture le 19/07/2024

Publié le 19/07/2024 EM

ID : 078-217802172-20240627-DEL24 034-DE

GRANDE COURONNE

Article 8 :

Le CIG, en tant que sous-traitant, est autorisé à traiter pour le compte de la Collectivité (le responsable de traitement) les

données personnelles nécessaires pour fournir les prestations décrites à l'article 2 de la convention, selon les modalités

décrites ci-dessous.

Finalité du 1- Prise en charge des archives dans la collectivité par les archivistes mis à disposition

traitement |! 2- Rédaction d'instruments de recherche à l’aide d’un applicatif métier

ent Les administrés, le personnel de la collectivité, les élus de la collectivité

| Dansle cadre dela prise en charge des archives

État-civil : nom, prénom, adresse, coordonnées, numéro de sécurité sociale

Vie personnelle : situation familiale

Vie professionnelle : grade, échelon, nombre d'heures travaillées

Catégorie de Informations d'ordre économique et financier: revenus, frais de missions, indemnités journalières,

données IBAN, RIB

personnelles Données révélant les opinions politiques ou appartenance syndicale

Données révélant les convictions religieuses ou philosophiques

Données concernant la santé

Données relatives à des condamnations pénales ou infractions

Dans le cadre des instruments de recherche : nom, prénom, fonction le cas échéant

Dans le cadre de la prise en charge des archives

Nature des | Consultation et organisation aux fins d'archivage

opérations | Dansle cadre des instruments de recherche

Hébergement _

La durée du traitement, dans le cadre de la prise en charge des archives, correspond à la durée de

l'intervention de l'archiviste. Cette intervention peut être réalisée à de multiples reprises sur la période

Durée du de validité de la convention.

traitement | . = La durée du traitement, dans le cadre des instruments de recherche, est de 5 ans tacitement | reconductible. .

Le CIG s'engage à:

- traiter les données personnelles exclusivement selon les consignes écrites de la Collectivité et en respect de la

réglementation sur les archives publiques

- ce que les agents du CIG accédant aux données personnelles s'engagent à respecter leur confidentialité et soient

soumis au code de déontologie des archivistes

demander l'autorisation préalable de la Collectivité en cas de changement de prestataire (actuellement Avenio)

qui utiliserait les données personnelles (sous-traitant ültérieur) et à mettre en place un contrat avec un tel

prestataire qui prévoit les mêmes obligations que le présent article ;

- mettre à la disposition de la Collectivité toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de la loi

en matière de protection des données et permettre la réalisation d'audit par la Collectivité.

CENTRE INTERDÉPARTEMENTAL DE GESTION DE LA GRANDE COURONNE DE LA RÉGION D'TLE-DE-FRANCEEnvoyé en préfecture le 19/07/2024

Reçu en préfecture le 19/07/2024

Publié le 19/07/2024 EM

ID : 078-217802172-20240627-DEL24 034-DE

- mettre en place les mesures suivantes afin d'assurer la protection des données personnelles :

Politique de mot de passe (Windows et logiciel)

Connexion sécurisée au réseau du CIG (VPN)

Sauvegarde des serveurs

Anti-virus sur les potes

» Outil de suivi des mises à jour logiciel et Windows

Le CIG pourra, à la demande de la Collectivité par courriel à l'adresse rgpd@cigversailles.fr, [ui apporter assistance :

- pour répondre aux demandes des personnes portant sur l'utilisation de leurs données personnelles

- pour toutes les formalités nécessaires à réaliser auprès de la CNIL, et

- encas de violation de données, dont la Collectivité sera informée au plus vite.

Article 9 :

Le Centre Interdépartemental de Gestion n'assurant qu'une mission d'aide et de conseil, se dégage de toute

responsabilité concernant les décisions retenues par la Collectivité et de leurs suites.

Article 10:

En cas de litige survenant entre les parties, à l'occasion de l'exécution de la présente convention, compétence sera

donnée au tribunal administratif de Versailles.

Fait en deux exemplaires

à Versailles, le 11 janvier 2024 À Epône, le

Pour le Centre de Gestion Pour la Collectivité

Le Président,

éléguée de Fourqueux

CENTRE INTERDÉPARTEMENTAL DE GESTION DE LA GRANDE COURONNE DE LA RÉGION D'ÎLE-DE-FRANCE