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unknown - Communauté de communes - Seignanx - 2025 07 16 ann
Déliberation - DEL4 Approbation Contrat Service SAE CD40
unknown - Communauté de communes - Seignanx - 2025 05 08 ann
unknown - Communauté de communes - Seignanx - 2023 05 08 annexe2 contrat versement SAE
Document publié le Mardi 11 novembre 2025 à 22h24
Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Seignanx - 2023 05 08 annexe2 contrat versement SAE)
Thèmes du document : Justice et droit, Histoire et mémoire, Télécommunications et internet,
Envoyé
en
préfecture
le 07/06/2023
Reçu
en
préfecture
le
07/06/2023
Publié
le 08/06/2023
ID
: 040-244000659-20230531-2023
05
08-DE
Département des
Landes
CONSEIL
DEPARTEMENTAL
DES
LANDES
SYSTEME
D'ARCHIVAGE
ELECTRONIQUE
(SAE)
«
COLLECTIVITES
»
Dépôt
des
archives
électroniques
de
la
Communauté
de
communes
du
Seignanx
auprès
du
Conseil
départemental
des
Landes
Contrat
de
versement
des
archives
des
conseils
municipaux
ou
communautaires
Version
du
contrat
de
versement
vi
Rédacteur
du
document
Conseil
départemental
des
Landes
: Archives
départementales
des
Landes!
Contrat
de
service
Ce
contrat
de
versement
dépend
du
contrat
de
service
signé
entre
la
collectivité
et
le
Conseil
départemental
des
Landes
Révision 1 La
rédaction
de
ce
document
s’est
appuyée
sur
le
modèle
de
contrat
de
versement
proposé
par
le
Service
interministériel
des
Archives
de
France
(Bibliothèque
de
documents
de
référence
-Contrat
de
versement
-
v
1.0,
février
2018).
Le
document-type
à
partir
duquel
il
a
été
décliné
a
été
établi
avec
la
Direction
de
l’organisation
des
systèmes
d'information
et
du
numérique. Envoyé
en
préfecture
le 07/06/2023
Reçu
en
préfecture
le
07/06/2023
Publié
le 08/06/2023
(8)
ID
: 040-244000659-20230531-2023
05 08-DE
1.
Objet
du
contrat
de
versement
Ce
contrat
de
versement
est
une
déclinaison
du
contrat
de
service
conclu
entre
la
Communauté
de
communes
du
Seignanx
et
le
Conseil
départemental
des
Landes
(CD40)
formalisant
le dépôt
de
ses
archives
électroniques
auprès
des
Archives
départementales
(AD40).
Il
cadre
de
manière
opérationnelle
les
conditions
de
versement
d'une
catégorie
(ou
de
plusieurs
catégories)
d'archives
donnée(s)
dans
le
«
SAE
Collectivités
»
porté
par
le
CD40.
C'est
à
la
fois
un
document
engageant
et
un
memento
pratique
qui
rassemble
les
informations
utiles,
d'une
part
à
la
collectivité
utilisatrice,
pour
constituer
ses
versements
et
les
verser
dans
le
SAE
et
d'autre
part
aux
AD40,
pour
être
en
capacité
de
vérifier
la
conformité
des
informations
reçues
et
de
les
traiter.
Les
différents
types
de
versements
proposés
aux
collectivités
dans
le
«
SAE
Collectivités
»
font
l’objet
d’un
mode
opératoire
commun,
établi
après
une
étude
de
cas
menée
auprès
de
collectivités
tests
volontaires:
les
éléments
de
ce
mode
opératoire
sont
consignés
dans
ce
contrat
de
versement
et
sont
ainsi
précisés
comme
étant
fixes. 2.
Description
des
archives
à
verser
Eléments
généraux
de
cadrage
des
versements
attendus
Archives
issues
de
la
gestion
et
de
la
tenue
des
conseils
municipaux
ou
communautaires
de
la
collectivité :
+
préparation
et
tenue
du
conseil
: documents
de
préparation
et
de
convocation
(convocation,
ordre
du
jour,
rapport
de
synthèse,
feuille
d'émargement
scannée
si
elle
existe),
liste
des
délibérations,
procès-verbal
de
séance,
enregistrement
audio
et/ou
vidéo
;
+
__
délibérations
: délibérations
définitives
et
leurs
annexes
revenues
|
|
tamponnées
du
contrôle
de
légalité
;
Archives
à
verser
2
-
5
e
_.
_—_——
* __
décisions
présentées
lors
de
la
séance
: décisions
définitives
et
leurs
annexes
revenues
tamponnées
du
contrôle
de
légalité
;
*
documents
complémentaires
illustrant
le
conseil
:
par
exemple,
présentations
thématiques,
coupures
de
presse,
ou
tout
autre
document
utile.
Nombre
moyen
de
conseils
tenus
par
an
par
la
collectivité
: 11.
Nombre
moyen
de
délibérations
par
conseil
: 40.
Conseils
tenus
à
partir
de
la
signature
de
ce
présent
document.
La
collectivité
réalisera
des
versements
de
conseils
antérieurs.
Attention,
seuls
les
conseils
pour
lesquels
l'ensemble
des
documents
numériques
natifs
existent
sont
acceptés.
Niveau
faisant |
Un
conseil
=
un
versement.
Période
à
couvrir
l'unité
d'un
versement
Constats
génériques
issus
de
l'étude
de
cas
menée
auprès
de
collectivités
tests
volontaires
:
Contexte
de |
-
les
documents
sont
issus
de
la
préparation
et
de
la
gestion
des
conseils :
production
produits
à
l’aide
d'outils
bureautiques
(dans
quelques
cas
à
l'aide
d’un
logiciel
dédié),
ils
sont
stockés
majoritairement
dans
l'arborescence
Windows
des
collectivités
; Envoyé
en
préfecture
le 07/06/2023
Reçu
en
préfecture
le
07/06/2023
Publié
le
08/06/2023
|
ID
: 040-244000659-20230531-2023
05 08-DE
-
le
contrôle
de
légalité
est
dématérialisé
:
les
sont
envoyées
à
la
Préfecture
via
Landes.public.org,
puis
reviennent
«
tamponnées
» ;
- la
dématérialisation
de
la
publicité
des
actes
est
obligatoire,
depuis
le
1°
juillet
2022,
pour
les
communes
de
plus
de
3
500
habitants
et
les
EPCI
à
fiscalité
propre
; elle
est
facultative
pour
les
autres.
- la
tenue
de
registres
de
délibérations
papier
reste
prescrite.
déNlDératlons
et
dÉCISIONS
le
tiers
de
télétransmission
Modélisation
du
fonctionnement
de
la
gestion
des
conseils
—
mise
à jour
suite
à
la
réforme
du
1°’ juillet
2022
DE
Des
documents
de
Les
élus
sont
Les
projets
de
Les
délibérations
;
;
Les
principaux
:
à
;
Les
délibérations
so
4
travail sont peu
à
destinataire d'un
délibération sont
sont télétransmises
rendues Bubli EURE de
documents numériques
peu assemblés
afin
dossier de séance
repris et reçoivent
sous
forme
la collectivité :
issus de 1
ne
sont
de
composer
un
contenant
les
leur contenu
et
numérique
à la
publication
°
Sième
darntae
ordre du jour de la
documents
mise en page
Préfecture, via la
dématérialisée
électronique du
séance.
Pour
les
d'organisation,
le
définitifs : ce
sont
plateforme
obligatoire
pour
les
Département.
collectivités
les
rapport
de
les délibérations
Landespublic.org,
communes
de
plus
de
plus structurées, ils
synthèse,
parfois
définitives.
dans
le cadre
du
3 500
habitants
et les
Plus tard, le procès-
peuvent
émaner
de
les projets
de
contrôle
de
légalité
EPCI à
fiscalité propre
verbal et les
leurs différents
délibérations.
Les
délibérations
dématérialisé.
publication
au
choix
a
services.
|
sont signées
par
(publication
En
“Elle
éh reg
.
Ces
envois
aux
élus
le Maire
ou
le
Elles
reviennent
dématérialisée,
papier,
comme
le
Des
projets de
peuvent être
Président
« tamponnées
» par
publication papier ou
prévoit la loi
délibérations
sont
dématérialisès
(signature
la Préfecture.
affichage)
pour
les
‘
rédigés.
selon
les
manuscrite
après
autres.
À
l'issue de leur Durée
collectivités.
Impression,
y
Des
accusés
de
d'utilité
administrative,
Les
documents
d'organisation
de
la
La
séance
fait selon
compris
si les
délibérations
ont
réception
numériques
sont
émis
par
la
Le
procès-verbal
et la
liste des
délibérations
les documents éliminables,
sous
forme
séance
sont
les
collectivités
été
signées
avec
Préfecture.
il
nn
2
élaborés,
par
ex
:
l'objet
d'un
un
parapheur
cris
EE
SORTE
APEES
VE
.
.
L
à
d'un
bordereau
convocation,
ordre
enregistrement
électronique).
le
site
Internet
de
la
d'élimination
signé
par
du
jour,
pouvoirs,
audio
et/ou
vidéo.
collectivité
le
directeur
des
etc.
:
La
table
des
‘
Archives
À
l'issue,
un
procès-
délibérations
est
départementales.
verbal
est établi.
complétée.
EC
EE
Historique
de
la |
Si
nécessaire,
précisions
complémentaires,
propres
à
la
collectivité.
conservation
par
le
service
IntEUIÉ
conseil
[municipal/communautaire]
du
[date]
-
[nom
de
la
collectivité].
Date(s)
Les
AD490
attribueront
au
versement
la
date
de
la
tenue
du
conseil.
Mots-clés
sous
réserve
du
suivi
du
mode
opératoire
décrit ci-dessous,
les
recherches
F
. | suivantes
seront
possibles
dans
les
archives
versées
au
SAE
:
associés,
qui
-
recherches
par
nom
de
la
collectivité
et
par
date
du
conseil
;
-
recherches
par
termes
des
objets
des
délibérations
et
des
décisions.
>
Ces
recherches
doivent
permettre
de
retrouver
un
texte
facilement,
ar
simple
saisie
de
terme(s)
de
son objet.
gles
de gestion
|
-
instruction
DAF/DPACI/RES/2009/018
du
28
août
2009
(«Tri
et
conservation
des
archives
produites
par
les
services
communs
à
l'ensemble
des
collectivités
territoriales
(communes,
départements
et
régions)
et
structures
intercommunales
»),
chapitre
1
;
serviront
ensuite
de
critères
de
recherche. Texte(s) réglementaire(s) |
- ordonnance
n°
2021-1310
du
7
octobre
2021
portant
réforme
des
règles
de
publicité,
d'entrée
en
vigueur
et
de
conservation
des
actes
pris
par
les
collectivités
territoriales
et
leurs
groupements,
et
décret
n°
2021-1311
du
même
jour
pris
pour
son
application. Envoyé
en
préfecture
le 07/06/2023
Reçu
en
préfecture
le
07/06/2023
Publié
le 08/06/2023
Ke?
ID
: 040-244000659-20230531-2023
05
08-DE
De
plus,
les
AD40
ont
réalisé
à
partir
de
ces
texXtes-orrtavreanrecapreoratn
de
l'archivage
de
l’ensemble
des
documents
papier
et
numériques
produits
dans
le
cadre
de
l’organisation
et
de
la
tenue
des
conseils.
Durée
d'utilité
1
an
administrative Sort
final
Conservation
définitive
gestion eu
qe
Archivage
de
sécurisation
au
plus
tôt,
après
chaque
séance
et
l'envoi
au
archives
contrôle
de
légalité,
lorsque
les
documents
sont
clos
et
définitifs.
Délai
de |
Le
délai
de
communicabilité
des
documents
aux
usagers
prévu
par
le
Code
communicabilité
du
patrimoine
(L.
213-2)
est :
-
immédiat
pour
l’ensemble
des
archives
décrites
plus
haut
:
-
de
50
ans
à
partir
de
la
date
du
document,
pour
les
décisions
comportant
des
informations
à
caractère
personnel.
3.
Modalités
pratiques
techniques
du
versement
Les
agents
désignés
par
la
collectivité
qui
réalisent
les
versements
sont :
-
Stéphanie
GABILLON
Assistante
de
direction
-
Mireille
CHAROY
Gestionnaire
d'informations-Archiviste
-
Bérengère
HOUBRON-LARRE
Responsable
service
Culture
et
Patrimoine
Modalités
à
suivre
Mode
de
versement
Les
versements
se
font
en
ligne
via
l'interface
de
versement
https://archivage-electronique.landes.fr.
Les
agents
de
la
collectivité
habilités
à
réaliser
les
versements,
se
connectent
avec
leur
compte
individuel,
et
accèdent
à
un
formulaire
de
versement,
où
ils
saisissent
les
informations
nécessaires
et
joignent
les
documents.
L'interface
est
reliée
au
SAE,
à
qui
elle
soumet
les
versements.
Les
agents
des
AD40
contrôlent
alors
ces
versements
et
procèdent
soit
à
leur
intégration
dans
le
SAE,
soit
à
leur
renvoi
à
l'utilisateur
s'il
ÿ
a
des
modifications
à
pratiquer.
L'interface
permet
de
suivre
l'état
du
traitement
des
versements
soumis.
Un
tutoriel
est
fourni.
LL
Département des
Landes
versae
Un
environnement
de
test
est
disponible,
afin
de
réaliser
des
exercices
de
versement,
à
l'adresse
suivante
:
https://archivage-electronique-form.landes.fr
Périodicité
des
versements
La
collectivité
réalise
un
versement
après
chaque
séance
de
conseil,
après
l'envoi
au
contrôle
de
légalité,
lorsque
les
documents
sont
clos
et
définitifs. Envoyé
en
préfecture
le 07/06/2023
|
Reçu
en
préfecture
le
07/06/2023
(a
]
Publié
le 08/06/2023
SU
ID
: 040-244000659-20230531-2023
05 08-DE
E
E
5
me
bb
F
EC
pe
na
RETE
Caractéristiques
techniq
U
s
La
collectivité
doit
verser
des
documeEs
au
format
PDF
exclusivement.
La
production
ou
la
conversion
des
documents
en
PDF/A
est
vivement
recommandée
(voir
aide
présentée
dans
le
tutoriel).
Fontets
des
Hehlers
j
dinnées
Les
enregistrements
son
ou
audio
sont
attendus
aux
formats
MP3
et
MP4.
Ces
formats
correspondent
aux
formats
identifiés
dans
le
Référentiel
général
d'interopérabilité
de
l'État.
C'est
le
formulaire
de
versement
susdit
qui
structure
le
versement
réalisé
par
la
collectivité
: les
documents
sont
à
joindre
simplement,
où
qu'ils
soient
stockés
dans
le système
informatique
de
la
collectivité.
Précisions
éventuelles
sur
la
composition
et/ou
la
structure
des
fichiers
/
données
Ceci
dit,
il
est
probable
que
la
collectivité
puisse
trouver
un
avantage
sur
le
long
terme
à
ranger
ses
dossiers
d'arborescence
en
identifiant
un
dossier
par
conseil,
organisé
par
types
de
documents
Actuellement
non.
Présence
de
documents
signés
électroniquement
?
NB
: l'ordonnance
n°
2021-1310
du
7
octobre
2021
portant
Rappel:
la signature
électronique
est
|
réforme
des
règles
de
publicité,
d'entrée
en
vigueur
et
de
pratiquée
à l'aide
d'une
solution
de
conservation
des
actes
pris
par
les
collectivités
territoriales
parapheur
éléctranique,
permettant
et
leurs
groupements,
prévoit
la
possibilité
de
signer
les
d'appliquer
une
signature
certifiée.
à
jrs
2
.
:
Elle ne doit pas être confondue
avec
actes
à
l’aide
d'un
parapheur
électronique
; toutefois,
elle
une
image
scannée
d’une
signature
maintient
le
principe
de
la
signature
manuscrite
manuscrite,
indispensable
sur
l'exemplaire
papier
des
délibérations.
La
collectivité
verse
des
documents
comportant
un
nommage
conforme
aux
bonnes
pratiques:
pas
d'espaces,
pas
de
caractères
interdits
(pas
d’accents,
pas
de
signes
de
ponctuation)
et
nombre
de
caractères
restreints.
Nommage
des
fichiers
Prendre
l'habitude
de
nommer
les
documents
dès
leur
création
avec
des
bonnes
pratiques
permettra
de
réduire
considérablement
le
temps
de
préparation
des
documents
à
verser.
4,
Accès,
consultation
et
communication
des
archives
La
collectivité
conserve
un
exemplaire
des
archives
pour
l'exercice
quotidien
de
ses
fonctions
pour
la
durée
où
il
lui
est
nécessaire
d'accéder
aux
informations
qu'elles
contiennent.
*
Exemplaires
des
archives
versées
dans
le
SAE
:
Les
agents
désignés
par
la
collectivité,
habilités
à
demander
des
archives
en
communication
sont
:
-
Stéphanie
GABILLON
-
Assistante
de
direction
- Mireille
CHAROY
- Gestionnaire
d'informations-Archiviste
-
Bérengère
HOUBRON-LARRE
-
Responsable
service
Culture
et
Patrimoine
-
Karine
DUBUC
-
DGA
-
Laurent
CLAUDE
-
DGS Envoyé
en
préfecture
le 97/06/2023
Reçu
en
gréfecture
le
07/06/2025
Publié
le 08/06/2023
ID
: G40-244000668-20250531-2023
05 08-DE
La
collectivité
formule
sa
demande
par
mail
(arch.elec.coll@landes.fr)
et
fournit
une
des
indications
suivantes
aux
AD40
: type(s)
de
document(s)
recherché(s)
(délibération,
procès-
verbal,
décision...),
la
date
du
conseil
:
pour
la
recherche
d'une
délibération
en
particulier,
des
termes
de
son
objet).
Les
archives
sont
mises
à
disposition
dans
un
délai
de
8
jours,
sur
un
serveur
de
fichiers.
Il
est
important
de
suivre
les
précautions
de
confidentialité
et
de
sécurité,
notamment
si
des
copies
sont
réalisées,
et
de
les
éliminer
une
fois
que
le
service
n'en
a
plus
besoin.
*
Gel
des
archives
versées
dans
le
SAE
en
cas
d'utilisation
pour
un
contentieux :
En
cas
de
contentieux,
les
archives
utilisées
dans
le
cadre
du
litige
peuvent
être
«
gelées
»
dans
le
SAËE
(elles
deviennent
indisponibles
à
toute
autre
utilisation).
Si
elle
souhaite
que
les
AD40
procède
à
un
gel
d'archives,
la
collectivité
formule
sa
demande
par
mail
(arch.elec.coll@landes.fr)
et
fournit
une
des
indications
suivantes
aux
AD40
: type(s)
de
document(s)
recherché(s)
(délibération,
procès-verbal,
décision..),
la
date
du
conseil
: pour
la
recherche
d'une
délibération
en
particulier,
des
termes
de
son
objet).
Elle
informe
les
AD
de
l'échéance
du
contentieux,
afin
qu'elles
puissent
procéder
au
«
dégel
».
5,
Documentation
technique
associée
Les
AD40
ont
établi
la
documentation
utilisateurs
et
la
documentation
technique
associées
suivantes
:
-__
documentation
utilisateurs
: tutoriel
de
l'interface
de
versement,
tableau
récapitulatif
de
l'archivage
des
documents
papier
et
numériques
produits
lors
de
la
gestion
des
conseils
municipaux
et
communautaires
dans
le
SAE
du
Département
des
Landes :
-
documentation
technique
:
documentation
issue
de
l’étude
de
cas
menée
auprès
de
collectivités
tests
volontaires,
profil
d'archivage
et
spécifications
du
formulaire
de
versement
des
archives
des
conseils
municipaux
et
communautaires.
La
documentation
utilisateurs
est
remise
à
la
collectivité;
la
documentation
technique
est
disponible
sur
demande.
Fait
à
1 ER
,
en
deux
exemplaires,
La
collectivité,
représentée
par
son
Maire
ou
Le
Département
des
Landes,
représenté
par
son
Président
son
Président