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unknown - Communauté d'agglomération - Pays de Fontainebleau - 2025 154 Ann 05 du contrat
Document publié le Mercredi 1 janvier 2025
Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Pays de Fontainebleau - 2025 154 Ann 05 du contrat)
Thèmes du document : Télécommunications et internet, Médias, Numérique,
Annexe A5 – Descriptif des modalités d’exécution du
service
Centre de Coworking et de Bureaux Flexibles Tavernier – Fontainebleau
1. Cadre général d’exploitation
La société COALYO, société dédiée créée spécifiquement pour assurer la gestion et l’exploitation du
Centre d’affaires dans le cadre de la présente concession, mettra en œuvre une organisation
professionnelle, structurée et conforme aux principes du service public.
L’objectif est de garantir :
• La continuité du service, sans rupture ni baisse de qualité,
• L’égalité d’accès et de traitement des usagers,
• Le respect du règlement intérieur, des règles de sécurité et des engagements de performance.
2. Horaires et accessibilité
• Accueil physique : du lundi au vendredi, de 9h à 17h30 avec 1h de pause déjeuner .
• Accès 24/7 : pour les occupants titulaires de contrats sur bureaux et des espaces privatifs, via
badge sécurisé.
• Accès de 8h à 18h du lundi au vendredi : pour les occupants titulaires de contrats sur des
espaces non privatifs, via badge sécurisé.
• Amplitude horaire exceptionnelle : vacances scolaires, jours fériés et ponts, dans la limite
contractuelle de 25 jours annuels, réduction de 9 heures à 16 heures avec fermeture d’une heure
le midi.
3. Répartition des prestations
a) Prestations permanentes incluses
i) Bureaux et espaces privatifs
• Mise à disposition d’un espace de travail meublé et équipé,
• Accès aux services de base : Wi-Fi/fibre, chauffage, climatisation, ménage, mobilier, sécurité,
maintenance courante,
• Accueil téléphonique et physique pendant les heures d’ouverture,
• Accès aux espaces communs : cuisine, salons, sanitaires,
• Réception du courrier,
• Domiciliation, Accusé de réception en préfecture 077-200072346-20251016-2025-154-DE
Date de réception préfecture : 17/10/2025 • Accès, le jour même et sous réserve de disponibilité, à une salle de réunion communautaire, un
accès gratuit d’une durée maximale de deux (2) heures par jour et par contrat.
ii) Espaces non privatifs
• Mise à disposition d’un espace de travail,
• Accès aux services de base : Wi-Fi/fibre, chauffage, climatisation, ménage, mobilier, sécurité,
maintenance courante,
• Accueil téléphonique et physique pendant les heures d’ouverture,
• Accès aux espaces communs : cuisine, salons, sanitaires.
b) Prestations ponctuelles et optionnelles
• Location de salles de réunion équipées (TV, paperboard, visio),
• Prestations de reprographie (scan, impression),
• Réservation de postes journaliers en coworking libre,
• Domiciliation commerciale seule ou avec services,
• Projet d’accès exceptionnel à un espace privatif à la journée.
4. Modalités de contractualisation
• Chaque usager signe un contrat de prestation de services, encadré par les CGV.
• Le contrat mentionne :
o Le type d’espace et la durée d’engagement,
o Les services inclus,
o Le tarif applicable (plein, réduit, lauréat CAPF),
o Le préavis de résiliation (1 à 3 mois).
• Les contrats sont dématérialisés et signés électroniquement, via un portail sécurisé.
5. Facturation et modalités de paiement
• Les prestations sont facturées mensuellement par avance.
• Moyens de paiement : prélèvement SEPA ou carte bancaire.
• Les factures mentionnent :
o L’identification du client,
o Le type d’espace occupé ou service souscrit,
o Le tarif HT et les services inclus,
o Les remises éventuellement appliquées.
• Tout impayé déclenche un rappel automatisé, suivi d’une relance humaine à 10 jours. Accusé de réception en préfecture 077-200072346-20251016-2025-154-DE
Date de réception préfecture : 17/10/2025 6. Réservation des services
• Un portail web responsive permet :
o La réservation de salles de réunion ou de postes en coworking,
o Le suivi des consommations (impressions, heures utilisées),
o L’accès aux documents contractuels, factures et informations du site.
• Un système de badge permet de tracer les accès (pour sécurité et statistiques).
7. Animation et vie du site
• Élaboration d’un planning d’animation annuel, soumis à la CAPF,
• Organisation d’au moins 24 événements par an, combinant :
o Des actions d’animation et de mise en réseau des résidents : journées portes ouvertes,
petits-déjeuners networking, afterworks, ateliers thématiques, conférences, formations,
en s’appuyant le cas échéant sur des partenaires locaux (réseaux d’entreprises,
associations professionnelles, établissements de formation…),
o D’événements spécifiques pour les entreprises ESS et jeunes structures,
• Mise à disposition gratuite d’une salle de réunion ½ journée par mois à la CAPF ou à des
partenaires désignés.
Les événements seront communiqués via :
• Affichage sur site,
• Portail client,
• Réseaux sociaux (LinkedIn, Instagram).
8. Qualité, incidents, continuité
• Une charte qualité est affichée et intégrée au livret d’accueil,
• Mise en place d’un registre numérique des incidents, suivi hebdomadaire,
• Délai de traitement cible : < 48h ouvrées,
• Enquête de satisfaction annuelle, résultats partagés avec la CAPF,
• Plan de remplacement interne en cas d’absence du responsable de site ou de l’agent d’accueil.
Accusé de réception en préfecture
077-200072346-20251016-2025-154-DE
Date de réception préfecture : 17/10/2025 9. Interface avec la CAPF
• Participation au comité de suivi au moins deux fois par an,
• Transmission du rapport annuel complet, comprenant :
o Chiffres de fréquentation,
o Répartition des usagers (catégorie, contrat, durée),
o Événements réalisés,
o Indicateurs qualité et écarts éventuels,
o Bilan des actions correctives,
• Communication immédiate à la CAPF en cas d’incident grave ou dysfonctionnement prolongé.
Ce dispositif d’exécution du service vise à garantir une exploitation stable, qualitative et conforme au
contrat, au bénéfice des usagers et dans un esprit de service public responsable, réactif et moderne.
Accusé de réception en préfecture
077-200072346-20251016-2025-154-DE
Date de réception préfecture : 17/10/2025