unknown - Le Havre Seine Métropole (communauté urbaine) - DELB 20200449 04

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unknown - Le Havre Seine Métropole (communauté urbaine) - DELB 20200449 04 Document publié le Jeudi 17 décembre 2020 Lien du pdf (unknown - Le Havre Seine Métropole (communauté urbaine) - DELB 20200449 04)Thèmes du document : Culture et patrimoine, Données personnelles, Consommateurs, CONVENTION D’OBJECTIFS

Entre

La Communauté urbaine

et

L’EPCC Le Volcan

ENTRE :

LA COMMUNAUTE URBAINE LE HAVRE SEINE METROPOLE, représentée par son Président en exercice ou son représentant, agissant en cette qualité et en vertu d’une délibération du Conseil Communautaire en date du 17 décembre 2020,

Désignée ci-après par " la Communauté urbaine"

D'UNE PART,

ET :

L’EPCC LE VOLCAN, établissement public de coopération culturel, ayant son siège social Espace Oscar Niemeyer 76600 LE HAVRE, représenté par son Président en exercice ou son représentant dument habilité,

Désignée ci-après par « le partenaire »

D'AUTRE PART,

IL A TOUT D’ABORD ÉTÉ EXPOSÉ CE QUI SUIT :

L’Etablissement Public de Coopération Culturelle (EPCC) Le Volcan, Scène nationale du Havre, a initié en 2017 la première édition du Ad Hoc festival qui se définit comme suit :  un festival dédié à l’enfance, de 2 à 12 ans, en famille ou en classe, pendant 6 jours en décembre,

 un festival nomade, grâce à l’implication de la communauté urbaine et des villes et villages partenaires,

 un festival de création qui met à l’honneur les spectacles à destination du jeune public et propose des formes adaptées au territoire.

Sur 3 éditions (de 2017 à 2019), le Ad Hoc festival en chiffres c’est :

 28 spectacles, dont 18 créations soutenues

 149 représentations (65 séances tout public, 84 séances scolaires)

 14 847 entrées aux spectacles, 86.5% de fréquentation, 17 200 visiteurs

Grâce à un maillage important avec les acteurs du territoire, à une communication forte sur l’agglomération, mais aussi en région et au national, le festival est aujourd’hui un rendez-vous identifié et attendu des familles.

Celles-ci peuvent participer au riche programme d’ateliers parents-enfants et accéder aux nombreuses représentations proposées près de chez elles au tarif unique de 5 €.

Avec le soutien de la DRAC Normandie, l’Education Nationale et les villes partenaires, une résidence jumelage est proposée à chaque édition :

 3 compagnies en résidence d’éducation artistique dans 3 écoles de 3 villes  Plus de 50h d’ateliers pour plus de 100 élèves chaque annéeTout au long du festival, les jeunes spectateurs sillonnent le territoire et voyagent en bus entre les villes et les lieux de représentation pour profiter de chaque spectacle !

Depuis sa création en 2017, Ad Hoc Festival s’engage également à soutenir la création destinée au jeune public. Celle-ci est toujours plus riche et foisonnante, portée par des compagnies et des artistes qui développent une réelle écriture pour ce public. Des compagnies régionales, nationales ou européennes sont accompagnées. Le festival apporte un soutien en production ou en coproduction, et propose suivant les projets un accueil en résidence sur les plateaux du Volcan ou des théâtres partenaires.

Après trois éditions réussies du Ad Hoc Festival, Le Volcan redéfinit ses partenariats et son périmètre d’action afin de construire de nouvelles éditions ayant l’ambition de se déployer sur le nouveau territoire de la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole.

Aussi, consciente de l’atout que constitue l’existence d’un tel festival sur son territoire, la Communauté urbaine accepte la proposition du Volcan d’un partenariat permettant de proposer aux familles de l’intercommunalité une programmation culturelle jeune public et des actions d’éducation artistique en proximité.

C'EST DANS CES CONDITIONS QU'IL A ETE CONVENU ENTRE LES PARTIES CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION

La présente convention a pour objet de définir les conditions de partenariat entre l’EPCC Le Volcan et la Communauté urbaine ainsi que le montant, les conditions de versement, d’utilisation et de contrôle de la subvention de la Communauté urbaine destinée à soutenir l’organisation des éditions 2021, 2022 et 2023 du Ad Hoc Festival.

ARTICLE 2 : CONTENU DE L’ACTION

Le Volcan, Scène nationale du Havre, propose d’élargir le territoire du Ad Hoc Festival à l’ensemble des villes et villages de la nouvelle Communauté urbaine.

Ainsi, entre neuf et onze communes pourront accueillir des propositions artistiques en 2021 (en préservant l’équilibre entre partenaires historiques et nouvelles communes, entre villes équipées de théâtre et villes non équipées).

Depuis la création du festival, les villes partenaires sont pleinement mobilisées dans la réussite de l’événement en mettant à disposition leurs moyens techniques et humains et en coréalisant les spectacles accueillis dans leurs communes à 50/50 avec le Volcan.

Afin d’offrir la possibilité à des petites villes ou villages de rejoindre l’événement, et ainsi permettre un maillage équitable du territoire, Le Volcan propose de fixer une participation forfaitaire avec deux seuils :

- un premier seuil pour les communes de moins de 2 000 habitants : 1 000 € - un deuxième seuil pour celles entre 2 000 et 3 500 habitants : 2 000 €

Au-delà de 3 500 habitants, Le Volcan propose de conserver le principe de coréalisation 50/50 entre la ville et le Volcan.

La prochaine édition pourrait se tenir du 4 au 12 décembre 2021, pour 9 jours de festivités. Cette édition sera exceptionnelle à plus d’un titre puisqu’elle s’inscrira également dans l’année des 60 ans du Volcan.

Deux ou trois communes supplémentaires pourraient ensuite rejoindre l’événement en 2022.L’orientation que Le Volcan souhaite donner au Ad Hoc Festival correspond à l’état d’esprit recherché par la Communauté urbaine dans sa politique d’animation du territoire, à savoir : - Toucher un public le plus large et diversifié possible

- Créer des occasions pour les habitants de se retrouver, de favoriser les liens sociaux et encourager la convivialité

- Proposer des rendez-vous accessibles à toute la famille et qui jettent des passerelles entre les générations

- Susciter la curiosité et l’intérêt pour l’art et la culture

- Mailler le territoire rural

- Etre aux côtés des habitants pour leur apporter de l’évasion et favoriser leur épanouissement dans leur vie quotidienne

- Encourager une pluralité de partenariats avec le territoire en associant la population et/ou les acteurs locaux

- Faire émerger une identité de territoire et un sentiment de fierté et d’appartenance chez ses habitants

ARTICLE 3 : DATE D’APPLICATION

La présente convention est conclue pour les éditions 2021, 2022 et 2023 du Ad Hoc Festival tel que prévu à l’article 2. Elle prendra effet à compter de sa notification par la Communauté urbaine au Volcan après transmission au contrôle de légalité. La convention ne prendra irrémédiablement fin qu’après que l’ensemble des obligations des parties aura été satisfait.

Afin de prendre en considération les prévisions budgétaires des deux parties, dans les six mois précédant la fin de la convention, celles-ci envisageront la rédaction ou non d’une nouvelle convention. Il appartiendra au partenaire de produire une nouvelle demande.

TITRE 1 : OBLIGATIONS DU VOLCAN

ARTICLE 4 : UTILISATION DE LA SUBVENTION

Le Volcan s’engage à utiliser intégralement la subvention de la Communauté urbaine dans le cadre de la mise en œuvre du Ad Hoc Festival tel que défini en préambule et dans l’article 2 de la présente convention. Le Volcan s’engage à élaborer ses projets en cohérence avec les politiques menées par la Communauté urbaine.

Un comité de suivi composé de représentants du Volcan et de représentants de la Communauté urbaine se réunira une fois par an pour analyser et évaluer le rapport d’activités de l’année écoulée et valider les projets proposés pour l’année N+1.

Le Volcan s’efforcera de présenter des documents complets et étayés établissant le bilan de chaque action. De même, Le Volcan présentera le projet de l’année N+1 au comité de suivi à l’aide d’un support écrit précisant le titre de l’action, son descriptif, son lieu, sa jauge, le public ciblé, son format, ses objectifs, son budget prévisionnel…

ARTICLE 5 : OBLIGATIONS COMPTABLES ET CONTRÔLE DE L’UTILISATION DES FONDS

Le Volcan s’engage :

- A transmettre à la Communauté urbaine, au plus tard à l’expiration d’un délai de 6 mois suivant la clôture du dernier exercice, le compte administratif et le compte de gestion.

- A faire figurer dans les annexes comptables fournies à la Communauté urbaine, les éléments permettant d’identifier l’origine, le montant total et la nature (fonctionnement ou équipement) de l’ensemble des recettes publiques reçues toutes provenances confondues ;- A restituer à la Communauté urbaine, les subventions perçues, si leur affectation n’était pas respectée, et ce conformément au décret du 30 juin 1934 ;

ARTICLE 6 : COMMUNICATION

La communication de l’évènement sera réalisée par Le Volcan, en accord avec la Communauté urbaine. Le Volcan s’engage à faire apparaître le logo de la Communauté urbaine sur l’ensemble des outils de communication (invitations, flyers, programme, annonces presse, réseaux sociaux, sur site…) et de manière plus générale à mentionner le soutien de la Communauté urbaine lors de ses communications. Le Volcan s’engage alors à respecter la charte graphique de la Communauté urbaine qui lui sera fournie.

Le Volcan s’engage à transmettre à la Communauté urbaine les fichiers numériques des documents de communication afin que celle-ci puisse le cas échéant les relayer. A l’issue de la manifestation, Le Volcan fournira à la Communauté urbaine un retour en images, au format jpeg et libres de droit, sur l’édition afin que celle-ci puisse valoriser sa participation au projet.

La Communauté urbaine sera ainsi invitée à participer aux éventuelles conférences de presse sur l’événement.

Par ailleurs, Le Volcan s’engage à informer la Communauté urbaine de toute évolution, report, retard ou modification des conditions d’exécution.

ARTICLE 7 : RESPONSABILITE

Les activités du Volcan sont placées sous sa responsabilité exclusive. Le Volcan doit souscrire tout contrat d’assurance propre à garantir sa responsabilité de façon à ce que la Communauté urbaine ne soit ni recherchée ni inquiétée.

Le Volcan produit chaque année à la Communauté urbaine les attestations des assurances souscrites.

ARTICLE 8 : REGLEMENTATION ET TAXES

Le Volcan se conforme aux prescriptions réglementaires relatives à l'exercice de son objet et à l’activité exercée de telle sorte que la Communauté urbaine ne puisse être inquiétée à ce sujet en aucune façon. Elle doit, en outre, faire son affaire personnelle de toutes les taxes et redevances présentes et futures constituant ses obligations fiscales.

TITRE 2 : ENGAGEMENTS DE LA COMMUNAUTE URBAINE

ARTICLE 9 : SUBVENTION EXCEPTIONNELLE

9-1. - Montant de la subvention

Le montant 2021 de la subvention est arrêté à 60 000 €.

A titre indicatif et sans qu’il soit fait obstacle au principe d’annualité budgétaire, le montant de la

subvention 2022 s’élèverait à 70 000 €. Les montants des subventions 2022 et 2023 seront actés

définitivement chaque année par délibération du conseil communautaire après présentation et

validation du projet par le comité de suivi.9-2 – Modalités de versements de la subvention

Le mandatement de la subvention s’effectuera par acompte.

Pour l’année 2021 :

- Un premier acompte de 70% sera versé à la notification de la présente convention.

- Le solde sera versé à réception d’un rapport final de réalisation du programme d’actions et

présenté en comité de suivi.

Pour les années 2022 et 2023 :

- Un premier acompte de 70% sera versé après que la délibération actant le montant de la

subvention adoptée par le conseil communautaire soit exécutoire, sous condition d’avoir reçu

la demande de subvention présentant les projets proposés pour l’année à venir et le budget

prévisionnel correspondant, les statuts à jour, le compte administratif et le rapport moral de

l’année précédente avant le 15 octobre de l’année N-1.

- Le solde sera versé à réception d’un rapport final de réalisation du programme d’actions et

présenté en comité de suivi.

Le cas échéant, le partenaire reversera le trop perçu.

La Communauté urbaine se libérera des sommes dues, dans les 30 jours par virement sur le compte bancaire ouvert au nom du partenaire auprès de son établissement bancaire.

ARTICLE 10 : CONTROLE DE LA COMMUNAUTE URBAINE

Le partenaire rendra compte régulièrement à la Communauté urbaine pour le compte de ses actions au titre de la présente convention.

Au titre de l’article L 1611-4 du Code Général des Collectivités Territoriales, le partenaire s’engage à faciliter le contrôle de la Communauté urbaine, tant d’un point de vue quantitatif que qualitatif, de l’utilisation des aides attribuées et d’une manière générale de la bonne exécution de la présente convention. Sur simple de demande de la Communauté urbaine, le partenaire devra lui communiquer tout document de nature juridique, fiscale, sociale, comptable et de gestion utile.

Le partenaire s’engage à conserver l’ensemble des pièces justificatives de l’emploi des fonds pendant 10 ans.

Le partenaire transmettra à la Communauté urbaine chaque année et au plus tard dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice pour lequel a été attribuée la subvention, un compte rendu moral et financier (compte administratif et compte de gestion), conforme à l’arrêté du 11 octobre 2006 pris en application de l’article 10 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, lequel attestera de la conformité des dépenses effectuées liées à l’objet de la subvention et au budget prévisionnel fourni,

Le compte rendu moral et financier comportera les éléments suivants :

- Résultat qualitatif de l’action réalisée (description précise de la mise en œuvre de l’action, nombre approximatif de personnes bénéficiaires par type de publics dates et lieux de réalisation, objectifs de l’action atteints ou pas au regard des indicateurs utilisés) ; - Tableau de synthèse détaillé des dépenses et recettes (type compte de résultat). Les charges indirectes font l’objet d’une explication sur leur clé de répartition ;

- Le rapport d’activité.La Communauté urbaine pourra procéder ou faire procéder par les personnes de son choix aux contrôles qu’elle jugera utiles.

La conformité de ces éléments contrôlés par la Communauté urbaine (notamment contrôle du fait que l’opération n’est pas excédentaire), ainsi que la réception de l’appel de fonds, déclenchera le versement du solde de la subvention.

TITRE 3 : CONDITIONS GENERALES

ARTICLE 11 : SUSPENSION DE VERSEMENT ET RESTITUTION

En cas d’inexécution, partielle ou totale, de modification substantielle des conditions d’exécution de la convention, ou en cas de retard substantiel dans l’exécution, hors cas de force majeure, par l’EPCC sans accord écrit de La Communauté urbaine, celle-ci peut soit exiger le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention, soit diminuer ou suspendre le montant de la subvention, au prorata de somme effectivement engagées par Le Volcan

S’il est constaté, notamment, que le partenaire ne produit pas dans les délais impartis les documents visés dans la présente convention, trente jours après une mise en demeure restée sans résultat, la Communauté urbaine peut suspendre tout ou partie de la subvention restant à effectuer. En cas de refus du partenaire de communiquer ces documents, la Communauté urbaine peut décider de supprimer la subvention pour l’avenir et exiger la restitution des fonds déjà versés. Dans ces hypothèses, un titre de perception sera émis à l’encontre du bénéficiaire.

ARTICLE 12 : RESILIATION

Si l’ensemble des recours amiables ne permettent pas l’obtention d’un accord, l’une ou l’autre des parties peut mettre fin à la présente convention par envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception à l’expiration d’un délai de 2 mois suivant l’envoi, sans indemnité. La participation financière de la Communauté urbaine due au Volcan à la date d’effet de la fin de la convention est liquidée en fonction des engagements effectivement réalisés. Le cas échéant, le Volcan est tenu au reversement des sommes indûment perçues. Un titre de recette sera alors émis à cet effet.

ARTICLE 13 : CRISE SANITAIRE

En cas de crise sanitaire empêchant la tenue des actions, que la ou les annulations résultent de maladie parmi les équipes du partenaire ou de la Communauté urbaine, d’une décision administrative ou d’une interdiction légale, les partenaires peuvent décider d’un commun accord de reporter, de remplacer ou de modifier l’action.

Les partenaires se déclarent déterminés à échanger et examiner en toute bonne foi et transparence tous les éléments permettant d'arriver à un accord équilibré et satisfaisant pour chacun d’entre eux.

ARTICLE 14 : INFORMATIQUE ET LIBERTES

Les informations recueillies, notamment la copie certifiée du budget et des comptes de l’exercice écoulé ainsi que la communication de tous documents faisant apparaître les résultats du partenaire, font l'objet d'un traitement informatique destiné au suivi du dossier. Ces informations sont uniquement consultées par les agents habilités à y accéder en raison de leur fonction. La base légale du traitement est l’article 6.1 (c et e) du règlement européen sur la protection des données personnelles. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978 modifiée par l’ordonnance n°2018- 1125 du 12 décembre 2018 et au règlement européen n°2016/679 relatif à la protection des données, le partenaire bénéficie d'un droit d'accès, de rectification, de portabilité, d’effacement, de limitation,d’opposition aux informations qui le concernent. S’il souhaite exercer ce droit et obtenir communication des informations la concernant, le partenaire doit en faire la demande écrite à la direction Animation, services et événements communautaires de la Communauté urbaine.

ARTICLE 15 : CONTESTATION ET DROIT APPLICABLE

Pour l’exécution de la présente convention, la Communauté urbaine fait élection de domicile en ses locaux situés rue Georges Braque, au Havre.

Tout différend né de l’interprétation ou de l’exécution de la présente convention, qui ne pourrait être résolu à l’amiable entre les parties, sera porté devant le tribunal compétent (tribunal administratif de Rouen).

Fait au Havre,

En deux exemplaires

Pour la Communauté urbaine Pour Le Volcan