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Conseil Municipal - 9 31ann Document publié le Jeudi 1 janvier 2026 par la commune de Rouen. Lien du pdf (Conseil Municipal - 9 31ann)Thèmes du document : Assurance, Consommateurs, Propriété intellectuelle et industrielle, Convention de partenariat

entre la Ville de Rouen et l’Association

« Les Amis des Archives municipales de Rouen » : renouvellement

Préambule

Les relations entre une ville et une association s’inscrivent dans un partenariat caractérisé par le partage d’objectifs communs. En application de la Loi n° 2000 – 321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, une convention doit venir formaliser les objectifs poursuivis dans le cadre de ce partenariat ainsi que les principales modalités de leur mise en œuvre.

Article 1 : Objet de la convention

La présente convention a pour but de renouveler les modalités de partenariat entre l’Association les Amis des Archives Municipales de Rouen et la Ville de Rouen, établies dans le cadre d’une première convention établie en novembre 2021. Les rapports entre les parties, les droits et obligations respectifs sont formulés dans les articles suivants.

Article 2 : Date d’effet et Durée de la convention :

La présente convention est établie à partir du 12 février 2026 pour une durée d’un an. Son renouvellement nécessitera la clarification d’une durée spécifique supérieure et la modification des modalités de ce partenariat, le cas échéant.

Article 2 : Engagements de l’Association :

Consultation des archives municipales

L’Association engage ses membres à respecter les règles de communication intégrées dans le Règlement de salle de lecture. La consultation des archives sera réalisée uniquement dans la Salle de lecture située au 3ème étage de l’Hôtel de Ville ou dans un bureau spécifique dans le cadre d’Ateliers. Les membres de l’Association disposeront des instruments de recherche. Ils n’auront pas accès à l’outil de gestion, à savoir le logiciel d’archivage Avenio ni aux fichiers bureautiques de traitement.

L’Association s’engage à présenter à la Ville de Rouen les pistes de recherche que ses membres souhaitent valoriser à travers l’exploitation et l’indexation collaborative des archives municipales. Ces sujets de recherche seront soumis à validation collective lors de la réunion annuelle prévue à cet effet.

Indexation collaborative

Les membres de l’Association auront accès à des sources afin de participer à leur indexation et à compléter la description archivistique réalisée au sein des instruments de recherche du Service Archives et Documentation. Une liste des sources soumises à indexation sera définie en début de partenariat. Les travaux d’indexation feront l’objet d’une publication à l’issue du contrôle réciproque de l’indexation.

Collecte et dons d’archives privées

L’Association s’engage à participer à l’appel au don d’archives privées pour compléter les fonds des archives municipales sous tout support.

Valorisation des archives

L’Association s’engage à participer à la valorisation des fonds classés par le Service Archives municipales et des listes de sources indexées par le biais de manifestations ou publications spécifiques.

Réutilisation des sources

L’Association s’engage à exploiter les sources des archives municipales au sein de publications ou sites dédiés en respectant la licence de réutilisation, conformément à la délibération votée par le Conseil municipal de Rouen le 29 janvier 2020. La réutilisation à des fins commerciales sera soumise aux règles précitées.Gestion des droits de propriété intellectuelle

Les membres de l’Association garantissent le respect de l’exploitation et de la réutilisation des archives publiques traitées dans le cadre de ce partenariat. La diffusion sur des sites internets ou dans le cadre de publications externes devra être validée par le Service Archives et Documentation, en respect de la licence de réutilisation préétablie. La réutilisation des archives par les membres de l’Association sera soumise aux règles identiques dans le cadre d’expositions et de conférences intégrant des publications.

Article 3 : Engagements du Service Archives et Documentation de la Ville de Rouen : Mise à disposition des archives

Le personnel du Service Archives Municipales (service commun de la Métropole de Rouen Normandie) s’engage à communiquer la liste des sources et les boîtes d’archives associées durant les séances de consultation des membres de l’Association et selon les champs d’études et d’actions de valorisation définis au préalable lors des réunions des deux parties.

Utilisation des locaux du Service Archives :

Le personnel du Service Archives municipales de la Ville de Rouen doit être présent lors des ateliers de travail des membres de l’Association pour assurer la sécurité des archives. Les membres de l’Association devront réserver leurs séances de consultation par le biais du formulaire disponible pour les lecteurs. L’Association bénéficie à titre gratuit des locaux de consultation et des équipements informatiques dédiés au regard du caractère non lucratif de l'association et de la satisfaction de l'intérêt général.

La salle de lecture, située à l’Hôtel de Ville, est équipée de 3 postes informatiques pour les membres de l’Association. L’accès est sécurisé et la connexion au wifi public est disponible. Par ailleurs, le personnel du Service Archives Municipales transmettra via aux Amis par mail via des plateformes sécurisées des copies de fichiers d’archives sélectionnées à des fins d’exploitation et de rédaction de publications.

Article 4 : Assurances et responsabilité civile

La Ville de Rouen s’engage à souscrire une garantie couvrant sa responsabilité civile en qualité d’organisateur des réunions ou d’éventuelles manifestations requérant la présence des membres de l’Association, pour les dommages qu’il pourrait causer ou subir de son fait. L’Association s’engage à souscrire une garantie couvrant sa responsabilité civile lors des actions menées au cours de ce partenariat pour les dommages qu’elle pourrait causer ou subir de son fait. Dans cette perspective, une attestation sera fournie par l’Association auprès de la Ville de Rouen.

Article 5 : Modifications

Toute modification de la présente convention fera l’objet d’un avenant signé entre les parties.

Article 6 : Résiliation

En cas de manquement par l’une ou l’autre des parties à ses obligations contractuelles, la convention est résiliée par l’une ou l’autre des parties moyennant un préavis d’un mois, par lettre recommandée avec avis de réception.

Article 7 : Règlement des litiges

Les parties à la présente convention s’engagent à rechercher une issue amiable à tout litige, avant la saisie de la juridiction compétente.

Fait à Rouen, le 12 février 2026

Pour l’Association, Pour la Ville de Rouen

Le Président Le Maire

M. Patrice PUSATERI M. Nicolas MAYER -ROSSIGNOL