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Conseil Municipal - conseil municipal du 11 10 2023 annexe convention de prestations de services referents deontologues elus
Document publié le Vendredi 30 juin 2023 par la commune de Chéreng.
Lien du pdf (Conseil Municipal - conseil municipal du 11 10 2023 annexe convention de prestations de services referents deontologues elus)
Thèmes du document : Justice et droit, Démocratie locale et participation citoyenne, Institutions publiques,
1
CONVENTION DE PRESTATION DE SERVICES
L. 5215-27 du CGCT
ENTRE :
La Métropole Européenne de Lille, dont le siège est situé 2 boulevard des Cités Unies, à LILLE, représentée par son vice-président, M. Michel COLIN, dûment habilité par la délibération du Conseil de la Métropole en date du 30 juin 2023,
Ci-après désigné « la MEL »
D’UNE PART
et
La Commune de Chéreng, représentée par son Maire, Pascal ZOUTE, agissant aux présentes en vertu d’une délibération du Conseil Municipal n° 2023/ 7/ 6 en date du 11 octobre 2023 rendue exécutoire le
Ci-après désigné « la Commune »,
D’AUTRE PART
Ensemble « Les Parties », individuellement « Chaque Partie » ou « une Partie »
Vu la délibération du Conseil de la Métropole du 30 juin 2023,
Vu la délibération du Conseil municipal de la Commune de Chéreng n° 2023/ 7 / 6 du 11 octobre 2023, 2
Préambule
Conformément aux dispositions de l’article 218 de la loi n° 2022-217 du 21 février 2022 dite loi 3DS, ayant modifié les dispositions de l’article L.1111-1-1 du code général des collectivités territoriales, tout élu local peut désormais consulter un référent déontologue chargé de lui apporter tout conseil utile au respect des principes déontologiques consacrés dans la charte de l’élu local.
En application du décret n° 2022-1520 du 6 décembre 2022, les collectivités territoriales, groupements de collectivités territoriales et les syndicats mixtes ouverts doivent désigner un référent déontologue pour leurs élus au plus tard le 1er juin 2023. Plusieurs collectivités territoriales, groupements de collectivités territoriales ou syndicats mixtes ouverts peuvent désigner un même référent déontologue pour leurs élus par délibérations concordantes.
Plusieurs maires de communes membres de la MEL s’étant montrées intéressées par la mise à disposition par la MEL d’un référent déontologue des élus mutualisé au bénéfice des communes, la MEL a proposé aux communes de désigner conjointement en qualité de référents déontologues Mme Elise UNTERMAIER-KERLEO et M. Jean-Pierre BOUCHUT, membres du comité de déontologie et d’éthique de la MEL, selon conditions et modalités définies à la présente convention et repris par courrier de M. le Vice-président Michel COLIN.
La Commune ayant confirmé son intérêt pour adhérer au dispositif proposé par la MEL, le conseil municipal a procédé par délibération n° 2023/ 7 / 6 en date du 11 octobre 2023 à la désignation conjointe de Mme Elise UNTERMAIER-KERLEO et M. Jean-Pierre BOUCHUT en qualité de référents déontologues des élus municipaux et a autorisé Monsieur le Maire à conclure la présente convention.
Il est convenu ce qui suit :
Article 1: Objet de la convention
La présente convention fixe les modalités et conditions dans lesquelles la MEL assure pour le compte de la Commune la coordination opérationnelle, administrative et financière afférent à la saisine des référents déontologues par les élus de la Commune.
Article 2: Obligations de la MEL
2.1 Coordination opérationnelle
La MEL met à disposition les moyens matériels nécessaires à l’exercice par les référents déontologues de leur mission auprès des élus de la Commune, et en particulier des adresses mail et postales de saisine.
La saisine des référents déontologues s’effectue par courriel envoyé à l’adresse suivante : deontologue.elus.communes@lillemetropole.fr ou à toute adresse électronique que la MEL communiquerait à la Commune en cas de changement. Les référents déontologues sont les seules personnes à pouvoir consulter cette messagerie électronique et répondre aux courriels qui leur sont adressés par les élus municipaux. 3
De manière exceptionnelle, la saisine des référents déontologues peut également être effectuée par voie postale à l’adresse suivante, sous double pli confidentiel :
Référents déontologues des élus de la commune de Chéreng
Métropole Européenne de Lille
Mission Médiation déontologie éthique
2 boulevard des Cités Unies
CS 70043
59040 Lille Cedex
En cas de saisine des référents déontologues par voie postale, la MEL effectue la réexpédition du second pli confidentiel non ouvert à l’adresse personnelle de l’un des référents déontologues, dans les meilleurs délais.
La MEL mettra également à disposition des salles de réunion permettant de recevoir les élus municipaux, sur demande des référents déontologues.
2.2. Coordination administrative et financière
La MEL procède, pour le compte de la Commune, à l’engagement, à la liquidation et au règlement des vacations des référents déontologues au titre de la saisine de ces derniers par les élus de la Commune.
Dans ce cadre notamment, la MEL établit une lettre de vacation annuelle permettant de formaliser l’engagement comptable des dépenses prévisionnelles annuelles de vacations. Si besoin, la MEL établit des lettres de vacations supplémentaires au cours de l’année civile. La MEL constate et valide le service fait des vacations sur la base des états déclaratifs établis par les référents déontologues et communiqués à la MEL par ces derniers.
Les états déclaratifs font apparaître par commune et par référent déontologue pour la période passée : le nom de la commune, le nombre de dossiers traités, le coût unitaire et global des vacations, les frais de déplacement, hébergement, restauration éventuels. En raison de l’obligation de secret et de discrétion professionnels des référents déontologues, les états déclaratifs ne mentionnent ni le nom de l’élu auteur de la saisine, ni les motifs de saisine. Ces informations ne peuvent en aucun cas être divulguées à la MEL ou à la Commune, ce que la Commune reconnait et accepte.
Sur la base des états déclaratifs susvisés, la MEL procède à la liquidation des vacations par l’édition d’un bulletin de paie, par référent déontologue, et procède au mandatement des vacations et au remboursement de frais éventuels auprès du comptable public, en fournissant toutes pièces justificatives afférentes. La MEL s’assure du bon règlement des vacations et frais par le comptable public.
Article 3: Obligations de la Commune
La Commune communique à la MEL, dans les huit jours suivant leur caractère exécutoire : - La délibération du conseil municipal portant désignation conjointe des référents déontologues et autorisation à signer la présente convention,
- La présente convention.
La Commune s’engage à transmettre à la MEL la liste des élus municipaux de la Commune à la date de signature de la présente convention (Annexe 1). La Commune tiendra informée la MEL de tout changement pouvant intervenir dans la composition de son conseil, par l’envoi à 4
la MEL de la liste des élus municipaux mise à jour dans les 10 jours suivant modification de la composition du conseil.
Toute communication à effectuer par la Commune à l’attention de la MEL sera réalisée par mail à l’adresse suivante : assemblees@lillemetropole.fr.
La Commune donne mandat à la MEL pour assurer la formalisation et le suivi de l’engagement, de la liquidation et du mandatement des vacations et frais des référents déontologues au titre de la saisine de ces derniers par les élus de la Commune.
La Commune s’engage à rembourser la MEL des vacations réglées aux référents déontologues afférent à des saisines réalisées par des élus de la Commune, ainsi que des frais de déplacement, hébergement et restauration afférents.
Article 4: Conditions financières – refacturation – paiement
Les prestations de coordination opérationnelle, administrative et financière objet de la présente convention sont prises en charge par la MEL ne sont pas facturées à la Commune.
La MEL refacture, semestriellement, le montant des vacations et frais de déplacement, hébergement et restauration réglées par ses soins au profit des référents déontologues à raison des saisines effectuées au cours de la période passée à l’initiative des élus de la Commune.
La refacturation des vacations et frais des référents déontologues sera incluse dans la facturation semestrielle applicable dans le cadre du schéma de mutualisation métropolitain.
La commune s’engage à rembourser la MEL dans un délai de 30 jours après réception de l’avis de sommes à payer.
Article 5: Entrée en vigueur - Durée – Fin de la convention
La présente convention entre en vigueur à la date de signature par les deux Parties, et à la condition suspensive que la délibération prise par la Commune pour la désignation conjointe des référents déontologues des élus soit conforme au projet de délibération concordante communiqué par la MEL à la Commune,
La présente convention est conclue pour une durée déterminée expirant à la date de cessation du mandat des référents déontologues désignés par la délibération susvisée.
Chaque Partie peut mettre fin à la convention à tout moment par Lettre Recommandée avec Avis de Réception, moyennant le respect d’un préavis de 3 mois.
La résiliation de la présente convention aura pour effet de mettre automatiquement fin au mandat des référents déontologues.
Article 6: Modifications
Toute modification aux stipulations de la présente convention fera l’objet d’un avenant signé des deux parties. 5
Article 7: Règlement des litiges
Les Parties s’efforceront de régler à l’amiable tout différent relatif à l’interprétation et/ou à l’exécution de la présente convention. Elles disposeront d’un délai de trois mois à compter de la réception du premier courrier de l’une des Parties faisant part de son désaccord à l’autre Partie, pour aboutir à une solution amiable.
À défaut d’accord amiable, les litiges sont de la compétence du Tribunal Administratif de Lille
Fait le ……………….., en deux exemplaires.
Signatures et cachet
Pour la Métropole Européenne de Lille Pour la Commune
M. Michel COLIN
Vice-président
M. Pascal ZOUTE
Maire de Chéreng