Compte-Rendu - D 2021.09.16 04 Convention mise à disposition salles communales partagées

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Compte-Rendu - D 2021.09.16 04 Convention mise à disposition salles communales partagées Document publié le Samedi 23 mai 2020 par la commune de Lauzerte. Lien du pdf (Compte-Rendu - D 2021.09.16 04 Convention mise à disposition salles communales partagées)Thèmes du document : Assurance, Consommateurs, Banque, Paraphe Maire

Lauzerte!

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Convention de mise à

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Lauzerte 5 rue de la mairie

82110 Lauzerte

05 63 94 65 14

Salle des fêtes / Gymnase / Salle Tournesol / Salle Eglantine /

Salle Mimosa / Salle Violette / Salle de l’Éveillé Amanda Mills

Conclue dans le cadre d'un prêt de locaux (article 1875 et s. du code civil) d'une part :

entre l'association emprunteuse dénommée : ………………………………………………………………………………………………….. déclarée à la Préfecture de : ……………………………………………………………………………………………………………………………… sous le N° : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… dont le siège social est à : ………………………………………………………………………………………………………………………………….. dont l'objet est ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. représentée par son représentant légal : …………………………………………………………………………………………………………… en qualité de : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Ci‐après dénommée « L’UTILISATEUR » ou « L’ASSOCIATION UTILISATRICE »

et d'autre part :

LE PRETEUR du local, dénommé : la commune de LAUZERTE, représentée par son Maire François LE MOING, dûment autorisé par la délibération du conseil municipal du 23 mai 2020.

‐ coordonnées téléphoniques : 05.63.94.65.14

Ci‐après dénommée « LA COMMUNE » ou « LE PRETEUR »

Il est convenu ce qui suit :

LE PRETEUR consent à mettre à disposition le local : Salle des Fêtes / Gymnase / Tournesol / Eglantine / Violette / Mimosa

/ Salle de l’Éveillé Amanda Mills

à l'utilisateur : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… représenté par …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

TITRE I : DESCRIPTION DU LOCAL ET DE L’ACTIVITE CONCERNEE

Article 1 : Objet de la convention

LA COMMUNE décide de soutenir l’association …………………………………………………… dans la poursuite de ses objectifs, en mettant à sa disposition les locaux ci‐après désignés. La présente convention vaut autorisation d'occupation du domaine privé de la commune. Elle est faite à titre précaire et révocable à tout moment pour des motifs d'intérêt général.

Article 2 : Description du local : Ci‐après dénommé "les locaux"

Nom de la salle utilisée : Salle des Fêtes / Gymnase / Tournesol / Eglantine / Violette / Mimosa / Salle de l’Éveillé Amanda Mills

Description des pièces mises à disposition : selon la salle demandée (voir annexe) Taille de la salle : selon la salle demandée (voir annexe)

Jauge à ne pas dépasser : selon la salle demandée (voir annexe)

Article 3 : Description de l’activité :

Conformément à ses statuts, l’association …………………………………………………… mettra en place l'activité suivante dans le local concerné par la présente convention : ………………………………………………………………………………

Cette activité se déroulera tous les :

JOURS : ………………………………….. de ………… h à ………… h dans la salle ……………………………………………………… JOURS : ………………………………….. de ………… h à ………… h dans la salle ……………………………………………………… JOURS : ………………………………….. de ………… h à ………… h dans la salle ………………………………………………………AR PREFECTURE

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TITRE II : LA DUREE ET LA RECONDUCTION

Article 1 : La durée de l’usage :

LE PRETEUR s'engage à mettre à disposition le local concerné par la présente convention du ……../……../…….. au ……../……../…….. .

Article 2 : La reconduction de la convention :

Chaque année la convention devra être mise à jour et renouvelée pour la durée demandée, sauf demande dans le mois précédent l'échéance du terme, ou modification de l’activité lors de l’établissement du planning annuel. Le renouvellement de la convention devient obligatoire à chaque changement du président de l’association ou de l’équipe municipale.

TITRE III : LES DROITS ET OBLIGATIONS DE L’UTILISATEUR

Article 1 : Les droits de L’UTILISATEUR :

L’UTILISATEUR peut user des locaux conformément à l'article 3 du titre 1 de la présente convention, et ce conformément à la réservation préalable faite par l’association utilisatrice.

L’UTILISATEUR peut user des locaux désignés pendant la durée et aux heures fixées par la présente convention.

Article 2 : Les obligations de L’UTILISATEUR :

L’UTILISATEUR

s’engage à restituer le nombre de clés remises par la commune.

s’engage à ne pas faire des doubles des clés remises.

Toute clé perdue ou non restituée sera facturée à l’association pour un montant de 30 €. s’engage à utiliser la salle qui lui a été attribuée à l’horaire donné.

s’engage à n’utiliser la salle que pour l'usage susmentionné en respectant la jauge d’accueil du public liée à la salle. s’engage à faire respecter les principes fondamentaux de la laïcité dans les bâtiments publics. s’engage à prévenir LE PRETEUR de tout accident ou incident survenu dans les locaux durant son utilisation. s’engage à ne pas modifier l’aménagement intérieur des locaux, ne faire aucun percement de mur, cloison ou plancher. s’engage à restituer le matériel et les équipements des locaux en parfait état de marche et de propreté. déclare avoir souscrit un contrat d'assurance auprès de l’assurance …………………………………, N° de police ……….. / Compte ………………………………… couvrant tous les dommages pouvant résulter des activités exercées dans Salle des Fêtes /

Gymnase / Tournesol / Eglantine / Violette / Mimosa / Salle de l’Éveillé Amanda Mills, au cours de son utilisation par L’UTILISATEUR. L'association utilisatrice fournira une attestation de son assureur certifiant que sa responsabilité civile est couverte pour l'activité qu'elle organise dans les locaux mis à sa disposition.

L’UTILISATEUR sera personnellement responsable vis‐à‐vis de la commune et des tiers des conséquences dommageables résultant des infractions aux clauses et conditions de la présente convention, de son fait ou de celui de ses membres ou de ses préposés. L’UTILISATEUR répondra des dégradations causées aux locaux mis à disposition pendant le temps qu'elle en aura la jouissance et commises tant par elle‐même que par ses membres, préposés, et toute personne effectuant des travaux pour son compte. L’UTILISATEUR s’engage à veiller à la bonne utilisation, à la garde, à la conservation et à l’entretien du local prêté pendant la durée de la convention et à l’issue de chaque utilisation.

Les locaux doivent être rendus propres : Dans la salle des fêtes et le gymnase balais et pelle sont à disposition dans le local électrique situé à côté de l'escalier d'accès au 1er étage, ainsi que dans chaque salle de l’étage. Les produits d’entretien ne sont pas fournis, prévoir produit nettoyage du sol, produit vaisselle, sacs poubelles et éponge. Les sacs poubelle et les déchets destinés au tri sélectif (canettes, emballages plastique et carton, etc.…) seront déposés en vrac dans les containers prévus à cet usage. Le verre sera porté au container verre le plus proche. Il est strictement interdit de laisser des déchets dans les poubelles à l’intérieur des salles.

Les grilles d'entrée ou portes (dans la salle des fêtes uniquement si les grilles sont momentanément hors service) seront fermées à clef après chaque utilisation.

Tous les éclairages (salles, vestiaires, toilettes, gymnase...) seront éteints. Les robinets seront fermés.

Dans le bar et la cuisine, le sol, les appareils électroménagers, les réfrigérateurs et les éviers seront nettoyés après chaque utilisation, de même que les plans de travail et le bar.

Les sanitaires (sol, lavabos et toilettes) seront lavés et les chasses d’eau tirées après chaque utilisation. Les tables et les chaises seront nettoyées puis rangées dans le local "matériel" (ou dans la salle à laquelle elles sont attribuées) selon les panneaux indicateurs, sauf avis contraire d’un agent technique amené à moduler leur dispersion au gré des besoins des manifestations.

L’utilisation de l’échelle est sous l’unique responsabilité de L’UTILISATEUR. Les associations ne peuvent apporter de matériel dans les salles sans l’autorisation DU PRETEUR. Ce matériel, s’il est laissé dans les salles, sera sous la responsabilité de L’UTILISATEUR.

Il est strictement interdit de fumer.

Pour des besoins d’accès et de sécurité rien ne doit être posé sur et autour des armoires. Pour des raisons de sécurité, les passages et libres portes doivent rester libres et dégagés (ni table, ni chaise, ni matériel).AR PREFECTURE

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Tout manquement à une des obligations décrites par cet article, toutes dégradations et ou mauvaises utilisations d’une salle ou d’un matériel feront l’objet d’un avertissement. Au bout du troisième avertissement, L’UTILISATEUR sera exclu définitivement et cette convention sera caduque.

TITRE IV : TARIFICATION

Article 1 : Calcul du coût :

Pour votre information le prix horaire d'utilisation de la salle est évalué à : 14,42€ et englobe les frais d’entretien général, de chauffage, d’eau et d’électricité.

Le nombre d’heures prévues par l’utilisateur est de ……. heures par semaine sur ……. semaines, soit ……. heures annuelles. Ce qui équivaut à un coût annuel de ………… €.

NB : La mise à disposition de locaux communaux au profit d’une association est assimilée à une subvention en nature, sa valeur doit figurer dans le bilan financier de l’association.

Article 2 : Mode de paiement :

Mise à disposition valant subvention en nature

Paiement du coût de la salle

TITRE V : LES DROITS ET OBLIGATIONS DU PRETEUR

Article 1 : Les droits DU PRETEUR :

LE PRETEUR retrouve la pleine propriété de son bien mis à disposition à l'échéance du terme prévu à l'article 3 du titre 1 de la présente convention, ainsi que par la dissolution de l’association pour quelque cause que ce soit. LE PRETEUR peut demander, en cours d'exécution, la restitution des locaux mis à disposition de L’UTILISATEUR s’il en a besoin pour un motif impérieux et imprévu. La révocation de la présente convention ne donnera lieu à aucune indemnisation. LE PRETEUR peut facturer les dégradations de matériel à l’association responsable. LE PRETEUR dispose d'un droit de visite des locaux, afin de vérifier que l'activité organisée est en conformité avec l'article 3 du titre 1 de la présente convention.

Article 2 : Les obligations DU PRETEUR :

LE PRETEUR s'engage à mettre à disposition les locaux désignés par l'article 2 du titre 1 pour la durée fixée à l'article 1 du titre 2. Les dépenses d’eau et d’électricité sont à la charge DU PRETEUR.

LE PRETEUR s’engage à confier les lieux propres et à entretenir régulièrement les locaux.

Fait à Lauzerte, le ………………………………

LE PRETEUR représenté par L’UTILISATEUR représenté par

Le Maire, Nom, Prénom : ……………………………………………………………………………..

Fonction au sein de l’association : ………………………………………………...

François LE MOINGAR PREFECTURE

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ANNEXE 1 : État des lieux

MAIRIE DE LAUZERTE

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Signatures Utilisateur et

Délégué MairieAR PREFECTURE

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Reçu le 21/03/2021

Attestation de respect des règles sanitaires liées à COUD-19

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Président de l'association: .......................... iii eee deu ue eu ue een cue een eue ee aue ue eeeceu eue

Atteste sur l'honneur que les conditions d'accueil proposées permettent de garantir que toutes les

mesures sanitaires ont été mises en place pour protéger les membres de l'association, les pratiquants

aux activités de l’association ainsi que les personnes avec lesquels l'association est amenée à interagir.

Je m'engage à informer chaque personne qui se rendra sur le site des règles d'hygiène et sanitaires à

respecter.

Je m'engage à faire respecter les règles sanitaires en vigueur dans les salles mises à la disposition de

mon association par la commune.

Fait à Lauzerte, le...

Signature du Président de l'association

Paraphe Maire 5 Paraphe Utilisateur / 6

ANNEXE 2 : Attestation Covid

prénom et nomAR PREFECTURE

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ANNEXE 3 : Description, taille et jauge des salles

Salle des Fêtes (dite CAI)

Description des pièces mises à disposition : 1 grande pièce, WC avec lavabos, vestiaires Taille de la salle : 30 m X 20 m soit 600 m2

Jauge à ne pas dépasser : 1 personne par m2 soit maximum 600 personnes

Salle Tournesol (étage Salle des Fêtes)

Description des pièces mises à disposition : 1 grande pièce, WC avec lavabos, Taille de la salle : 7,40m x 7,60m soit 56m2

Jauge à ne pas dépasser : 1 personne par m2 soit maximum 56 personnes

Salle Mimosa (étage Salle des Fêtes)

Description des pièces mises à disposition : 1 grande pièce, WC avec lavabos, Taille de la salle : 7m x 11 m soit 77m2

Jauge à ne pas dépasser : 1 personne par m2 soit maximum 77 personnes

Salle Violette (étage Salle des Fêtes)

Description des pièces mises à disposition : 1 grande pièce, WC avec lavabos, Taille de la salle : 7m x 5,80m soit 40,6m2

Jauge à ne pas dépasser : 1 personne par m2 soit maximum 40 personnes

Salle Eglantine (étage Salle des Fêtes)

Description des pièces mises à disposition : 1 grande pièce, WC avec lavabos, vestiaires Taille de la salle : 20m x 6,70 m soit 134 m2

Jauge à ne pas dépasser : 1 personne par m2 soit maximum 134 personnes

Gymnase (mitoyen Salle des Fêtes)

Description des pièces mises à disposition : 1 grande pièce, WC avec lavabos, vestiaires Taille de la salle : 40m x 20m soit 800m2

Jauge à ne pas dépasser : 400 personnes

Salle de l’Éveillé Amanda Mills (Promenade de l’Éveillé, sous l’école maternelle Paul Leygue, bâtiment cadastré AB24) Description des pièces mises à disposition : 2 pièces équipées d’un évier, de toilettes et d’un lavabo, ainsi que de 20 chaises et 8 tables.

Taille de la salle : 1ère pièce : 50m2, 2ème pièce : 35m2

Jauge : 19 personnes / 49 personnes si validation ouverture du bureau et accès par deuxième sortie